Intro Asistente de Gerencia
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El documento describe la evolución del rol de los secretarios y asistentes ejecutivos, así como las funciones gerenciales y estilos de dirección. También cubre temas como la administración del tiempo, priorización de tareas, y métodos para maximizar la eficiencia como el método japonés de las 5S.
Intro Asistente de Gerencia
- 1. Mg. Jontxu Pardo Rodriguez-Gachs
- 2. ROL EN EL CONTEXTO ACTUAL DE LAS INSTITUCIONES
- 3. Origen de la palabra “Secretario” Secretum Información secreta Secretarii maneada por estos Consejeros del gobierno en la Europa del medioevo
- 4. Transformación de la Economía de Servicios Cambios Tendencias Avances en Sociales de negocios TI Poíticas Gubernamentales Globalización Nuevos mercados y categorías de productos Incremento de la demanda por servicios Competencia mas intensa Innovaciones en servicios, productos y sistemas de entrega, estimulada por una mejor tecnología. Los clientes tienen más opciones y más poder ejercer El éxito depende de: Comprensión clientes y competidores Modelos de negocio viables Creación de valor para los clientes y la empresa
- 5. IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN
- 6. "Un@ asistente ejecutiv@ es colabor@ inmediat@ de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitad@ para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.
- 11. Organizar, y en ciertos casos, asistir a Establecer Organizar los reuniones buenos viajes de contactos negocios, telefónicos etcétera. Redactar y Preparar Es una presentar presentaciones profesional correctamente de productos o que trabaja informes, servicios comunicados, etc en equipo: Planificar su Concertar, tiempo y el de su acoger y atender jefe a las visitas Preparar y tratar la información adecuadamente
- 14. Clasificación de los administradores Administradores superiores Administradores intermedios Administradores de primera línea Operativos
- 16. Funciones de la Administración FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Dirección
- 17. Roles Administrativos Interpersonales ROLES ADMINISTRATIVOS Decisionales De información
- 19. Orientaciones fundamentales Preocupación Preocupación por alcanzar por el personal los objetivos
- 20. Estilos de dirección eficaces Orientación Tarea: Compromiso-Integración Alto POSITIVISTA MAXIMALISTA (Más fuerte que los otros) Medio REALISTA (Igual que los otros) Bajo MINIMALISTA (Menos fuerte COOPERATIVISTA que los otros) Orientación Relación: Cooperación Bajo Medio Alto (Menos fuerte (Igual que los (Más fuerte que que los otros) otros) los otros)
- 21. Estilos de dirección ineficaces Orientación Tarea: Compromiso-Integración Alto MATERIALISTA IDEALISTA (Más fuerte que los otros) Medio OPORTUNISTA (Igual que los otros) Bajo ESCAPISTA (Menos fuerte POPULISTA que los otros) Orientación Relación: Cooperación Bajo Medio Alto (Menos fuerte (Igual que los (Más fuerte que que los otros) otros) los otros)
- 23. Tomar tiempo para planificar amplía la visión, produce satisfacción personal, evita el estrés y ayuda a lograr los objetivos.
- 24. Criterios para priorizar actividades Tipo A: Tareas importantes y urgentes Tareas Tipo C: Tareas Tipo B: Tareas que no son importantes o importantes urgentes, pero ni urgentes no ambas sino rutinarias cosas
- 26. Clasificación de tareas (adaptación a partir de Covey) Más urgentes Menos urgentes I.Importantes y urgentes(A) II.Importantes no urgentes(B) Importantes •Crisis •Prevención de actividades •Problemas apremiantes •Construir relaciones Más •Proyectos cuyas fechas •Reconocer nuevas actividades Vencen •Planificación, recreación Menos importantes III.Urgentes no importantes IV.No importantes y no urgentes (B) (C) •Interrupciones, algunas •Rivalidades, ajetreo inútil llamadas •Algunas cartas •Correo,algunos informes •Algunas llamadas telefónicas •Algunas reuniones •Pérdidas de tiempo •Cuestiones inmediatas •Actividades agradables •Actividades populares
- 27. Maximización de la eficacia Punto máximo de media Punto máximo de media mañana: ideal para las tarde: ideal para las tareas A tareas B Nivel de Rendimiento El nivel de energía empieza a descender al final de la jornada laboral Punto mínimo después de almuerzo: ideal para las tareas C 8am 9am 10am 11am 12m 1pm 2pm 3pm 4pm 5pm 6pm Hora
- 28. Generaciones de administradores de tiempo (Stephen Covey) Cuarta generación: Autoorganizados (en lugar de administrar el tiempo se organizan ellos mismos). Tercera generación: Priorizadores (Fijan objetivos y actúan de acuerdo a prioridades). Segunda generación: Programadores (planean y usan la agenda) Primera Generación: Hacedores de listas (conciencia de lo que deben hacer)
- 29. Cinco palabras en japonés SEIRI (Clasificar) SEITON (Ordenar) SEISO (Limpiar) SEI: SENTIDO SEIKETSU (Estandarizar) SHITSUKE (Continuar)
- 30. Cómo lo Hacemos? Se usa con frecuencia Colocar cerca ¿Es un objeto o Se usa ocasionalmente información necesaria Colocar menos para el objetivo del cerca puesto de trabajo? Usados muy de Colocar lejos vez en cuando Clasificar No es útil para nadie Vender, donar o tirar ¿Es un objeto o información innecesaria para el objetivo del puesto de A alguien le puede servir Transferir trabajo?
- 31. LA COMUNICACIÓN EN EL ROL DEL ASISTENTE DE GERENCIA
- 32. La comunicación “Es más revelador lo que hacemos que lo que decimos” • Comunicación no verbal – La mirada – La expresión facial – El atuendo – Las posturas – La proximidad y la orientación – Las manos – Los movimientos – Los aspectos no verbales del lenguaje
- 33. “Las personas muchas veces decimos cosas distintas a las que pretendemos expresar” • Comunicación verbal – No utilizar tecnicismos – Transmitir el mensaje acercándose al nivel socio- cultural del receptor – Informar sólo sobre lo que se nos pregunta – Hacer empleo de un lenguaje positivo – “El no hay no existe” – El “tuteo” – Utilizar frases sencillas
- 34. Tipos de asistentes PINTURITA EMPRENDEDORA CONFORMISTA TELEFÓNICA CENTRALIZADORA CONVENCIONAL MISTERIOSA INFORMADA GUARDIAN SUPERMADRE METÓDICA GUERRERA AMBICIOSA SOCIABLE PELEADORA
- 35. EL PERFIL DEL ASISTENTE EMPRENDEDOR@ Privilegiar las relaciones Estudiosa y lectora de todo Capacidad para adaptarse a interpersonales y el los cambios, sin morir en el tipo de libros y material sobre conocimiento justo a tiempo el cambio y mejoramiento intento de técnicas y principios de organizacional. gestión. Tolerante a la incertidumbre Con visión global del negocio con que se mueven los Con capacidad de crear, negocios. innovar e implementar de la empresa Manejar la tecnología informática moderna para Carácter, personalidad, Hablar por lo menos inglés obtener información y hábitos y estilos proactivos y conocimiento de valor de alto estándar profesional. agregado. De secretaria de un ejecutivo a un área o gerencia, a una administradora de procesos en estructuras desmontables, descartables, desechables, transportables o virtuales.
- 36. Habilidades Generales y Conocimientos Esenciales Siguientes: • Tareas prioritarias • Organización del trabajo de modo que las tareas importantes se realicen primero. • Indicación de Áreas para mejorar la propia oficina: • Proporcionar sugerencias concretas para realizar mejoras • Problemas Transnacionales de la empresa: • Dominar los negocios y las áreas interconectadas con la Empresa. • Conocer la información de interés de cada país que permitan auxiliar al ejecutivo en la organización de sus viajes. • Conversaciones y Comentarios • Importancia de la dignidad profesional. • No debe confundir cordialidad con intimidad.
- 37. Contacto e Información Mg. Jontxu Pardo Rodriguez-Gachs jontxupardo@autonoma.edu.pe Twitter: @jontxu01 Blog: www.blogspot.com/komaconsulting