Las Cinco W y la H, y el ciclo de mejora en la gestión de procesos
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Este documento describe cómo la combinación de la regla de las 5W+H y el ciclo PDCA pueden facilitar la mejora continua de procesos. Se usan como ejemplos dos subprocesos de auditoría interna en LATU: la gestión del programa de auditorías y la gestión de hallazgos. Aplicando 5W+H y PDCA, se identificaron acciones para mejorar el cumplimiento del programa de auditorías y la gestión de registros de hallazgos. Indicadores miden la efectividad de las mejoras implementadas.
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Algunas reflexiones
La mejora de procesos es una parte
central en la gestión empresarial.
El uso generalizado a nivel internacio-
nal del ciclo PDCA demuestra que es
una herramienta sistemática, sencilla
de aplicar y muy efectiva para imple-
mentar mejoras en cualquier proceso.
Sin embargo, resulta esencial definir
acciones adecuadas durante la etapa
del ACT. La regla de las 5W+H permi-
te definir exactamente esas acciones.
Obliga a definir quién, cómo, cuando,
por qué, dónde y cómo se mejorará,
es decir, todos los aspectos que de-
finen completamente una acción, lo
que permite lograr una sinergia entre
ambas reglas.
En resumen, cada proceso es mejora-
ble y por tanto aplicable el ciclo PDCA;
combinándolo con la regla 5W+H se
obtiene una sinergia que resulta en
una herramienta efectiva para la mejo-
ra de un proceso.
Por medio del proceso de auditorías
internas se comprobó esta sinergia. Se
visualizó que aplicando el ciclo PDCA
sistemáticamente en sus subprocesos
componentes y definiendo acciones
efectivas, se logra la mejora del pro-
ceso, evidente por las mejoras en sus
indicadores.
La efectividad de las herramientas aquí
descriptas puede probarse en otros pro-
cesos clave de la empresa, tales como
Planificación Estratégica y Dirección.
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Las Cinco W y la H, y el ciclo de mejora en la gestión de procesos
- 1. 20 Resumen “An organization is much more likely to improve its current performance and underlying health by using a combination of complementary practices rather than any one of them alone.” Extraído de Managing Your Organization by Evidence, de los autores Keith Leslie, Mark A. Loch y William Schaninger What, Why, When, Where, Who, How: la regla de las 5W+H facilita la aplicación del ciclo de mejora PDCA (PLAN, DO, CHECK, ACT) en la gestión del proceso de auditorías internas. Las 5 W + H y el ciclo de mejora en la gestión de procesos Autores Mónica Trías Patricia González Simone Fajardo Laura Flores Departamento de Coordinación de Calidad Laboratorio Tecnológico del Uruguay LATU
- 3. GESTION INN TEC 22 N º 1 - 2 0 0 9 La mejora de los procesos La 5W+H es una metodología de análisis empresarial que consiste en contestar seis preguntas básicas: qué (WHAT), por qué (WHY), cuán- do (WHEN), dónde (WHERE), quién (WHO) y cómo (HOW). Esta regla creada por Lasswell (1979) puede considerarse como una lista de veri- ficación mediante la cual es posible generar estrategias para implementar una mejora. Hoy en día las empresas deben ser cada vez más eficientes y efectivas, de manera de optimizar la calidad y el precio de los servicios o produc- tos que brinda a sus clientes para ser competitivas y así mantener o aumen- tar su llegada al mercado. Una forma de mejorar estos parámetros es me- diante la aplicación de la mejora en sus procesos. La mejora puede aplicarse como “cam- bios radicales” o “pequeños cambios”. La primera opción puede aplicarse en pocas ocasiones, mientras que la se- gunda opción es aplicable en forma reiterada en un mismo proceso. Es la denominada “mejora continua”. Es posible visualizar en forma cíclica la mejora continua de un proceso: cada mejora genera otra posibilidad de me- jora. Este ciclo ha sido denominado ci- clo de mejora, y es también conocido como ciclo PDCA, ciclo de Deming o ciclo de calidad (ver figura). El ciclo PDCA (PLAN, DO, CHECK, ACT) es una herramienta de mejora de larga trayectoria, muy utilizada, dado que la mejora continua no es solo un método para la resolución de proble- mas, sino también una forma de pen- sar orientada a los procesos. La regla de las 5W+H facilita la plani- ficación de las acciones a desarrollar para la aplicación de las acciones ge- neradas por la utilización del ciclo de mejora PDCA. La medición de la efectividad de las acciones de mejora implementadas se fundamenta en una adecuada selec- ción de indicadores que informen qué tan cercanos o alejados estamos de la meta definida. Las empresas cuentan con muchas prácticas para identificar acciones de mejora. Una de las herramientas más usadas es la auditoría interna. Los objetivos que tienen las auditorías han cambiado a través del tiempo. En sus inicios, la finalidad de una audito- ría era la identificación del no cumpli- miento con los requisitos establecidos, conocidos también como no confor- midades, debilidades o puntos débi- les. Posteriormente se sumó la iden- tificación de acciones para la mejora (Scheiber, 1999). En el pasado, el peligro de las audi- torías enfocadas en el cumplimiento era la suboptimización del desem- peño del sistema como un todo, “se miraba el árbol pero no el bosque”. Actualmente, el enfoque es hacia procesos, lo cual nos conduce más allá de las barreras organizacionales (Russell, 2005). Actualmente las auditorías tienen un enfoque sistémico y de mejora. Son concebidas para agregar valor en una empresa, contribuyendo al logro de sus objetivos y metas, y mejoran- do la eficiencia y eficacia de los pro- cesos de gestión. Las auditorías son consideradas un proceso con objeti- vos, indicadores y metas propias que se alimentan de las estrategias de la empresa y de las necesidades de los grupos de interés. El de auditorias internas facilita la dis- ponibilidad de información de primera mano para la toma de decisiones de una empresa. La información fidedigna y actualizada es un elemento clave para nutrir estas decisiones y lograr la mejora empresarial. Ciclo PDCA
- 4. 23 Aplicación en un caso real Este trabajo desarrolla una metodolo- gía que logra la sinergia de las bonda- des de la regla 5W+H y el ciclo PDCA a la hora de implementar mejoras en un proceso. Se toman como casos de estudio dos subprocesos del proceso de auditorías internas del Laboratorio Tecnológico del Uruguay (LATU): gestión del programa de auditorías y gestión de los hallazgos de las au- ditorías internas (ver figura “Proceso de auditorías internas”). Proceso de auditorías internas Cadaunodeestosdenominadossubpro- cesos son gestionados como procesos en sí mismos. Se muestran datos reales de la gestión de estos subprocesos en LATU con la finalidad de lograr el objeti- vo para el proceso global de auditorías: la mejora de la gestión de los registros de hallazgos de auditorías internas. Aplicando el ciclo PDCA en cada subpro- ceso, se hace posible identificar las ac- ciones para su mejora, e implementando luego la regla 5W+H se planifica la ejecu- ción de estas acciones. Mediante indica- dores se mide la efectividad de las accio- nes tomadas (ver cuadros pág. 22). Algunas definiciones Auditoría Proceso sistemático, inde- pendiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los crite- rios de auditoría (Internatio- nal Standard Organization, 2005). Auditoría interna Las auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorías de primera parte, se realizan por o en nombre de la pro- pia organización para fines internos y pueden constituir la base para la auto-decla- ración de conformidad de una organización (Instituto Uruguayo de Normas Técni- cas, 2002). Hallazgos de la auditoría Resultados de la evaluación de la evidencia de la audi- toría recopilada frente a los criterios de auditoría (Inter- national Standard Organiza- tion, 2005). Plan de auditoría Descripción de las activida- des y de los detalles acor- dados de una auditoría (Ins- tituto Uruguayo de Normas Técnicas, 2002). Programa de la auditoría Conjunto de una o más au- ditorías planificadas para un período de tiempo deter- minado y dirigidas hacia un propósito específico (Inter- national Standard Organiza- tion, 2005).
- 5. GESTION INN TEC 24 N º 1 - 2 0 0 9 Dimensión Objetivo Indicador Meta Medida Análisis Acciones Subproceso: Gestión del Programa de auditorías internas en LATU* Se cambia la meta a 90 % de cumplimiento. La fecha de la auditoría se planificará con mayor detalle. Se dará mayor seguimiento al cumplimiento del programa. No se logró la meta establecida aun pudiendo ser más exigente. Las auditorías no han sido realizadas en plazo debido al hecho que los recursos planificados (horas auditor) no fueron suficientes 65 77 88 90 80 80 90 90 % de cumplimiento = (nº de auditorías realizadas/ nº de auditorías planificadas) x 100 Mejorar la gestión del Programa de auditorías internas 2004 2005 2006 2007 Dimensión Indicador Meta Medida Análisis Acciones Subproceso: Gestión de los hallazgos de las auditorías internas** Se centraliza ingreso de hallazgos por personal entrenado y se modifica el software de gestión de hallazgos y formato de informes de auditorías. Como consecuencia del incremento del número de auditorías realizadas en el período, se evidencia un impacto negativo en los registros vinculados. Los hallazgos han sido solucionados en plazo, pero no evidencian registros completos de los hechos. Nota: En 2005 se planificaron 68 auditorías internas y en 2006 se planificaron 109. Nº de no conformidades tipo 1 solucionadas efectivamente / Nº de no conformidades tipo 1 detectadas 1 1 1 1 2004 2005 2006 2007 0.8 0.8 0.4 0.9 **Evidencia objetiva de la mejora obtenida es el valor del indicador de procesamiento de no conformidades tipo 1 (aquellas que debido a su naturaleza tienen mayor impacto en el proceso) luego de la mejora obtenida. *Una evidencia objetiva de la mejora obtenida es el valor del indicador % de cumplimiento del Programa de auditorías internas luego de la mejora incorporada. Subproceso: Gestión del Programa de auditorías internas El subproceso de Gestión del Progra- ma de auditorías internas se planifica en función del ciclo PDCA según las siguientes etapas: La planificación (PLAN) se realiza en base a una programación a largo pla- zo, cubriendo el total de las activida- des desarrolladas en el laboratorio (15 procesos principales y ocho procesos de apoyo) en un período de tres años. La programación en el tiempo y requi- sitos se definen teniendo en cuenta la Misión, Visión y Estrategias del labora- torio. Una vez a probado por Gerencia General se genera el programa anual. Este programa incluye los acuerdos de alcance, recursos, plazos, competen- cias necesarias para el equipo auditor y criterios de auditoría a ser ejecuta- dos en un período anual. Luego de coordinada, cada auditoría interna se lleva a cabo siguiendo los lineamientos del sistema de gestión, lo cual conforma la ejecución del progra- ma de auditorías (DO). El seguimiento del grado de cum- plimiento del Programa (CHECK) se realiza por medio del monitoreo de in- dicadores del estado de avance de la implementación y registros de actua- ción (informes). Como consecuencia de la evaluación pueden surgir acciones a desarrollar en cada período (ACT). Un ejemplo de acción desarrollada fi- nalizado el programa de 2005 es el si- guiente: si bien el porcentaje de cum- plimiento del programa incrementaba año a año, se detectó la necesidad de incrementar la meta y definir una ac- ción a fin de lograr el cumplimiento. Aplicando la regla 5W+H: WHAT (¿qué se quiere mejorar?): In- crementar el cumplimiento del Progra- ma de auditorías. WHY (¿por qué se quiere mejorar?): Aún no se ha logrado la meta estable- cida y en este período se incrementa. WHEN (¿cuándo se quiere mejorar?): Próximo Programa de auditorías. WHERE (¿dónde se va a mejorar?): En todo el Laboratorio. WHO (¿quién lo va a mejorar?): Auditores competentes. HOW (¿cómo lo van a mejorar?): Se comienza a planificar las auditorías con mayor detalle (dentro del mes). Se da mayor seguimiento a la fecha planificada. En el caso que en esa fecha no se ejecute, Coordinación de Calidad asigna las auditorías en base a los requisitos de auditores y la dis- ponibilidad de horas a otros auditores competentes.
- 6. 25 Algunas reflexiones La mejora de procesos es una parte central en la gestión empresarial. El uso generalizado a nivel internacio- nal del ciclo PDCA demuestra que es una herramienta sistemática, sencilla de aplicar y muy efectiva para imple- mentar mejoras en cualquier proceso. Sin embargo, resulta esencial definir acciones adecuadas durante la etapa del ACT. La regla de las 5W+H permi- te definir exactamente esas acciones. Obliga a definir quién, cómo, cuando, por qué, dónde y cómo se mejorará, es decir, todos los aspectos que de- finen completamente una acción, lo que permite lograr una sinergia entre ambas reglas. En resumen, cada proceso es mejora- ble y por tanto aplicable el ciclo PDCA; combinándolo con la regla 5W+H se obtiene una sinergia que resulta en una herramienta efectiva para la mejo- ra de un proceso. Por medio del proceso de auditorías internas se comprobó esta sinergia. Se visualizó que aplicando el ciclo PDCA sistemáticamente en sus subprocesos componentes y definiendo acciones efectivas, se logra la mejora del pro- ceso, evidente por las mejoras en sus indicadores. La efectividad de las herramientas aquí descriptas puede probarse en otros pro- cesos clave de la empresa, tales como Planificación Estratégica y Dirección. Referencias INSTITUTO URUGUAYO DE NORMAS TÉCNICAS (Uruguay). UNIT – ISO 19011: Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. Montevideo: UNIT, 2002. INTERNATIONAL STANDARD ORGA- NIZATION (Suiza). ISO 9000: Sistemas de gestión de calidad – Fundamentos y vocabulario. Ginebra: ISO, 2005. LASSWELL, H. Estructura y función de la comunicación en la sociedad. En: DE MORAGAS, Miguel. Sociología de la comunicación de masas. Barcelona: Gili, 1979. pp. 158-172 LESLIE, K.; LOCH, M. A.; SCHA- NINGER, W. Managing your orga- nization by the evidence [En línea]. En: The McKinsey Quarterly [Con- sulta: 27 de abril de 2009]. Disponi- ble en: <http://www.cfo.com/article. cfm/7932569?f=related> RUSSELL, J. P. The ASQ auditing handbook: principles, implementation, and use. 3a. ed. Milwaukee: ASQ Qua- lity Press, 2005. ISBN: 978-0-87389- 666-5. SCHEIBER, K. ISO 9000 La gran revi- sión: guía para la implantación de re- quisitos de la norma. 2a. ed. Viena: ÖVQ, 1999. p. 183