Manual Access
- 2. BASE DE DATOS PLANA: aquella que posee sólo una tabla. Puede mantenerse manualmente o ser informatizada. Esta ultima es creada y mantenida por un conjunto de aplicaciones diseñadas para esa tarea o por medio de un SGBD (sistemas de gestión de base de datos), que son un tipo de software encargado de definir, construir, mantener y manipular las bases de datos. Los procedimientos para trabajar con bases de datos son: •Definir una base de datos: especificar los tipos de datos, estructuras y restricciones para lo que se almacenará. •Construir una base de datos: proceso de almacenar los datos. •Manipular la base de datos: incluye funciones como consulta, actualización, etc. de bases de datos. El lenguaje de consulta más habitual para las bases de datos es el SQL. Las bases de datos contienen tablas relacionadas entre sí y cada tabla tiene registros que a su vez contienen campos.
- 3. USUARIOS SOBRE BASES DE DATOS •Administrador de bases de datos (ABD o DBA) •Diseñador de bases de datos •Usuario final: aquella persona cuyo trabajo requiere acceder a la base de datos para consultarla, actualizarla y/o generar informes. •Analista de sistemas y programador de aplicaciones ALMACENAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS Las bases de datos son conceptuales, pero básicamente terminan almacenándose en forma de archivos, generalmente en discos magnéticos. Dependerá del tipo de base de datos, del tipo de SGBD y de la estructura creada, la forma de organización de los archivos y las técnicas para acceder a los datos que estos contienen. Una base de datos contiene datos relacionados, es decir, usted puede crear varias bases de datos sin que la información se mezcle. Microsoft Office Access incluye un conjunto de eficaces herramientas que permiten compartir información, realizar su seguimiento y elaborar informes en un entorno administrable.
- 4. ¿CÓMO INICIAR ACCES? •Inicio-Programas-Microsoft Access •Inicio-Ejecutar-Digitar “MSaccess”-Enter CONCEPTOS BÁSICOS Dato: hechos, observaciones o sucesos que pueden tomar la forma de números, letras, símbolos o señales. Información: resultado de procesar los datos. Campo: columna de una tabla. Donde se guardan los datos. Registro: fila o renglón de una tabla. Varios datos relacionados entre sí. Conocidos como Tupla. Tabla: colección de datos relacionados con un tema específico. Conjunto de registros, todos del mismo tipo que guardan alguna relación entre sí. Base de datos: conjunto de tablas relacionadas entre sí. SGDB o DBMS: (data base Management system-Sistema administrador de bases de datos). Son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre La base de datos, El usuario y las aplicaciones que la utilizan. Código Fecha Nombre Salario 1 2 05/02/0 706/04/07 Andrés 110.000 Luisa 120.000 Campo Registro Dato Tabla
- 5. ENTORNO DE TRABAJO El inicio y la ejecución de la aplicación mostrarán una introducción a Microsoft Office Access, que permite el acceso rápido a la aplicación y a una biblioteca de plantillas de base de datos de diseño profesional. Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa, con tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseñado de modo que se puedan usar inmediatamente o para crear de manera más fácil la base de datos que se ajuste a sus necesidades. PARTES DE LA VENTANA a. Barra de título: contiene el nombre de la base de datos sobre la que se está trabajando en ese momento. b. Botón de Office: contiene las opciones de manejo de base de datos como: nuevo, abrir, guardar, publicar, etc. c. Barra de herramientas de acceso rápido: aparece sobre la cinta de opciones y permite el acceso instantáneo a los comandos de mayor uso. Contiene además. El botón “personalizar barra de herramientas” para agregar o quitar botones. d. Botón minimizar e. Botón Maximizar f. Botón cerrar
- 6. g. Cinta de opciones: área ubicada en la parte superior de la ventana donde se encuentran con mayor facilidad los grupos de comandos relacionados. h. Fichas de comandos: muestran y combinan comandos de forma que aparecen cuando se necesitan. Estas fichas contienen los comandos que se aplicarían con mayor probabilidad a lo que se está haciendo. i. Cerrar objeto: permite cerrar los diferentes objetos. j. Panel de exploración: contiene los iconos que representan los componentes (objetos) de la base de datos. Aparece al crear una base de datos nueva o abrir una ya existente. Sus elementos son: • Tablas: cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas. Antes de crearlas se deben examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñara la base para determinar la tabla que se necesita. • Consultas: instrucciones almacenadas que seleccionan datos para generar informes o con el propósito de analizar o administrarlos. • Formularios: objeto que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla, desde ellos se puede controlar el acceso a los datos. • Informes: listados agrupados de información obtenida de la base de datos.
- 7. • Macros: herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles. • Módulos: colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Sirven para aumentar la funcionalidad de la BD, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Microsoft Visual Basic para aplicaciones (VBA). k. Área de trabajo: espacio destinado para trabajar con los objetos, en sus diferentes vistas (hoja de datos, tabla dinámica, gráfico dinámico, vista de diseño) l. Control de navegación: manera más rápida de desplazarse por los registros. • Vistas: se muestran dependiendo del objeto activo. Cuando se abre una tabla, el diseño o el contenido de ella se puede observar desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no sólo cambia el aspecto, sino que también varían el menú y la barra de herramientas. • Tablas: vista de hoja de datos, de tabla dinámica, de gráfico dinámico, de diseño. • Consultas: vista de hoja de datos, de tabla dinámica, de gráfico dinámico, de SQL, de diseño. • Formularios: vista formulario, de hoja de datos, de tabla dinámica, de gráfico dinámico, de presentación, de diseño. • Informes: vista de informe, preliminar, de presentación y de diseño.
- 8. CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS a. Ingresar a Access b. Clic en el icono (Base de datos en blanco) o CTRL+U c. En el panel de control Base de datos en blanco, elija la unidad de disco donde guardará la base de datos y digite el nombre de ésta. d. Clic en crear. TENGA EN CUENTA Las propiedades principales de una base de datos son: •La extensión es .accdb •Al crear una base de datos nueva su tamaño aproximado es de 280-296 KB. •Siempre que una base de datos se encuentra abierta, en la misma unidad de disco se crea otro archivo temporal de bloqueo, que indican que esta BD está siendo editada. Se crea con el mismo nombre, pero con extensión .laccdb y al cerrar la base de datos el archivo .laccdb se cierra automáticamente.
- 9. CERRAR UNA BASE DE DATOS Se cierra haciendo clic en el botón de office Cerrar base de datos. ABRIR UNA BASE DE DATOS •Ingresar a Access •Clic en el botón de office •Elija la unidad de disco donde se guardó la base de datos y doble clic en el nombre de la base de datos que se desea abrir o en la ventana de introducción de Microsoft Access dar clic en el ícono de Más… TENGA EN CUENTA •Si la base de datos se guardó en un dispositivo de almacenamiento extraíble, no retire éste dispositivo hasta que se cierre el archivo temporal .laccdb. •Antes de cerrar una base de datos, siempre verifique la opción de compactar al cerrar, que permite optimizar el espacio usado por la base de datos en el dispositivo de almacenamiento. Haga clic en el botón de Microsof office Haga clic en el botón Opciones de Access Haga clic en la categoría Base de datos actual y, bajo Opciones de aplicación, active la casilla de verificación Compactar al cerrar
- 10. Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos para determinar las tablas que necesita. CREACIÓN DE UNA TABLA Existen cuatro formas de crear tablas: Tabla, Plantillas de tabla, Diseño de tabla y Lista de SharePoint. •Clic en la cinta Crear •Escoger la opción deseada. Crear Tabla (crear una tabla introduciendo datos en la vista Tabla) Permite crear la tabla introduciendo los datos directamente en ella, sin necesidad de definir la estructura de los campos que la conforman. Al finalizar el ingreso de los datos, cierre la tabla del botón Cerrar Objeto y asígnele un nombre a la tabla, luego clic en aceptar. TENGA EN CUENTA •Para cambiar el nombre de un campo basta con hacer doble clic en la cabecera de este y digitar el nuevo nombre. •Para eliminar un campo haga clic derecho e el nombre y seleccione eliminar. •Para ingresar los datos, digite el dato correspondiente en cada campo y después enter. •Para ocultar la columna Agregar nuevo campo, pulse clic derecho sobre la cabecera y después en Ocultar.
- 11. Plantilla de tablas Access incluye plantillas para asuntos comunes como contactos, tareas, problemas, eventos, activos, que son tablas pre-diseñadas con campos que Access considera necesarias. Para ello escoja el tipo de plantilla. Se pueden eliminar, insertar o mover campos. Funciona muy similar a la opción Crear Tabla. Lista de SharePoint Windows SharePoint Services es una tecnología versátil que tanto unidades de negocio como organizaciones de cualquier tamaño pueden utilizar para aumentar la eficacia de los procesos empresariales y mejorar la productividad del grupo. Windows SharePoint Services proporciona a los usuarios el acceso a la información que necesitan, pues integra herramientas de colaboración que les ayudan a estar conectados más allá de las fronteras geográficas y organizativas. Ofrece, además, una plataforma de infraestructuras para la creación de aplicaciones empresariales basadas en Web. Crear una tabla en Vista de Diseño Es la manera más técnica para crear tablas, porque permite desde un principio definir los tipos de los campos y sus propiedades, para garantizar que el ingreso de los datos sea el más preciso y así optimizar al máximo el almacenamiento de la información.
- 12. Pasos: 1. Clic en la ficha o cinta Crear. 2. Clic en el ícono Diseño de tabla. Automáticamente se abre la ventana de la tabla en vista diseño, con los siguientes elementos: a. Nombre del campo: es el nombre que llevará la columna (cabecera del campo). Se recomienda que no tenga espacios en blanco ni caracteres especiales, sólo letras, números y el underline. Debe ser nemotécnico. b. Tipo de datos: permite definir como es el dato que se introducirá en dicho campo. Como se observa en la lista desplegable están: • Texto: se utiliza para datos alfanuméricos y números que no se utilicen para realizar cálculos matemáticos, como: cédulas, números de teléfono, códigos, entre otros. Permite valores con una longitud hasta de 225 caracteres. • Memo: permite almacenar datos cuyo texto sea muy extenso, hasta 63.999 caracteres. Por ejemplo: historias clínicas, laborales, entre otros. • Número: almacena datos numéricos que se utilicen para realizar cálculos matemáticos, como: números de horas, salarios, edad, entre otros. • Fecha/Hora: almacena fechas y horas para los años del 100 al 9999. Ejemplo: fecha de factura, de ingreso, hora de salida, entre otros. • Moneda: se comporta igual que los de tipo número, pero le asigna el signo pesos que contengan entre 1 y 4 decimales.
- 13. • Autonumérico: número secuencial que se incrementa de uno en uno, cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. • Si/No: campos lógicos con sólo dos respuestas valores (si/no, verdadero/falso, activado/desactivado). • Objeto OLE: permite insertar un objeto gráfico o imagen, hojas de cálculo de Excel, sonidos, entre otros. • Hipervínculo: texto que se utiliza como un enlace o ruta de destino hacia un documento o página web. • Datos adjuntos: puede anexar imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficas y otro tipo de archivos admitidos a los registros de la base de datos, de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. También puede ver y modificar los archivos adjuntos, dependiendo de cómo haya configurado el campo de datos adjuntos el diseñador de la base de datos. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original. • Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores. c. Descripción: amplía o aclara la información relacionada con el campo. Ejemplo: en el campo cédula, no ingresar tarjetas de identidad. d. General: indica las características o propiedades generales del campo seleccionado. e. Búsqueda: define listas de valores válidos para el campo.
- 14. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Cada campo de una tabla posee una serie de características que varían según el tipo de datos. Los utilizados son: Tamaño del campo Para los campos tipo Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Por defecto es de 50 caracteres y el valor máximo es de 255 caracteres. Para los campos tipo Número, las opciones más utilizadas son: •Byte: equivale a un carácter, permite almacenar valores entre 0 y 255 •Entero: almacena valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767 •Entero Largo: se utiliza para valores enteros entre -2.147’483.648 y 2.147’483.647 •Simple: intervalo de valores de -3,402823E38 a -1,401298E-45 para valores negativos y de 1,401298E-45 a 3,402823E38 para valores positivos. •Doble: intervalo de -1,79769313486231E308 a -4,94065645841247E-324 para valores negativos y de 4,94065645841247E-324 a 1,79769313486231E308 para valores positivos. •Moneda: proporciona un intervalo de -922’337.203’685.477,5808 a 922’337.203’685.477.5807
- 15. Formato Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o imprime. Para los campos tipo Texto se utilizan los signos: > Muestra los valores en letras mayúsculas < Muestra los valores en letras minúsculas Para los campos tipo Número y Moneda son: •Número general: muestra los números tal y como fueron digitados. •Moneda: muestra los valores digitados con separador de miles y símbolo de moneda. •Euro: utiliza formato de moneda con el símbolo de Euro. •Fijo: presenta el valor sin separador de miles. •Estándar: presenta el valor con separador de miles. •Porcentaje: multiplica por 100 el valor y le añade el signo de porcentaje (%) •Científico: presenta el número con notación científica. Para los campos tipo Fecha/Hora son: Fecha general, fecha larga, fecha mediana, fecha corta, hora larga, hora mediana y hora corta. Lugares decimales Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar campos de tipo numérico o moneda. Sin importar como se haya digitado
- 16. Máscara de entrada Se utiliza para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden ingresar. Por ejemplo, para un número de celular se crea una máscara para que el número del operador aparezca entre paréntesis, así: (310) 455 66 77, su máscara sería: (000) 000 00 00. Las más utilizadas son: 0: La entrada será un número obligatorio, es decir, el usuario debe digitar como mínimo un dígito. No admite letras. #: permite el ingreso de números no obligatorios. L: la entrada será de letra obligatorias. C: cualquier carácter o un espacio (entrada opcional) ?: permite la entrada de letras no obligatorias, incluye espacios en blanco. !: hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Título Será el nombre que llevará la cabecera del campo. Cuando no se utiliza esta propiedad, Access coloca por defecto en la cabecera del campo el nombre del campo. Valor predeterminado Especifica un valor que se introduce automáticamente en el campo cuando se crea un nuevo registro, evitando que el usuario lo digite.
- 17. Regla de validación Permite controlar la entrada de los datos según un criterio o condición específica. Por ejemplo: >1 y <20 ---------------------------------------- La entrada debe ser un valor entre 2 y 19 Como “A????” -------------------------------- La entrada debe tener 5 caracteres y empezar por A Texto de validación Es el mensaje que aparece en pantalla si se ingresa un valor que infringe con la regla de validación. Requerido Indica que el usuario debe digitar obligatoriamente un dato en dicho campo Permitir longitud cero Permite controlar que la entrada de datos de un campo requerido no tome como válidos los espacios en blanco. Indexado Se utiliza para agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización de un índice. Esta propiedad dispone de tres valores: •No: sin índice. •Sí (con duplicados): se asigna un índice a ese campo y además admite valores duplicados. •Sí (sin duplicados): se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.
- 18. Comprensión unicode Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una gran cantidad de texto (menor de 4.096 caracteres). Modo IME y modo de oraciones IME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows. Etiquetas inteligentes Anexar una tarjeta inteligente al campo. Sólo anexar Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un campo Memo. Formato de texto Seleccionar el texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir el formato de texto enriquecido. Seleccionar texto sin formato para almacenar sólo texto. Alineación del texto Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control. Precisión Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los que aparecen a la derecha y a la izquierda de la coma decimal. Escala Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la derecha y a la izquierda de la coma decimal.
- 19. MANEJO DE REGISTROS Los registros de una tabla guardan información sobre algún elemento que conforma la base de datos; por ejemplo, en un directorio telefónico los registros serían la información concerniente a una sola persona, es decir, nombre, apellido, número de teléfono y dirección. En Access es posible manipular los registros de una base de datos, permitiendo agregar, modificar, eliminar, buscar, ordenar y filtrar los registros, etc. Desplazamiento por los registros •Control de navegación: manera más rápida de desplazarse por los registros, se encuentra en la parte inferior de la tabla, cuando la ventana de una hoja de datos está activa. •Teclas del movimiento del cursor: Ctrl Ctrl Desplaza el indicador de registro al registro anterior Sitúa el indicador de registro en el siguiente registro + Ubica el indicador en el primer registro + Lleva el indicador al último registro
- 20. Grupo Registros En este grupo encontraremos los iconos que permiten la manipulación de los registros: • Actualizar todo: proporciona una serie de herramientas para actualizar registros existentes, incluidos formularios, hojas de datos, consultas, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar y la nueva característica Recopilación de datos. • Nuevo: crea registro. • Guardar: guarda los cambios. • Eliminar: elimina registros seleccionados. • Totales: ofrece las opciones de suma, promedio, cuenta, máximo, mínimo, desviación estándar y varianza, dependiendo del tipo del dato sobre la columna que esté. Estas opciones aparecen en el registro en blanco. • Revisión ortográfica: revisa la ortografía de la información en el campo. • Más: ofrece opciones como: alto de fila, hoja secundaria de datos, ocultar columnas, Mostrar columnas, inmovilizar, liberar, ancho de columna. Grupo ordenar y filtrar registros Podemos encontrar íconos para ordenar los registros o para realizar una serie de filtros (para buscar uno o varios registros más específicamente). • Ordenar columna de forma ascendente • Ordenar columna de forma descendente • Borra todos los criterios de ordenación • Filtro: permite asignar o eliminar un filtro sobre la columna donde se encuentre ubicado.
- 21. •Filtro por selección: si el valor que desea usar como base para un filtro está actualmente seleccionado, podrá filtrar rápidamente la vista haciendo clic en uno de los comandos de selección. Los comandos disponibles varían dependiendo del tipo de datos del valor seleccionado. Estos comandos también están disponibles en el menú contextual del campo, al que se obtiene acceso haciendo clic con el botón secundario en el campo. •Filtro por formulario: está técnica resulta útil cuando se desea filtrar por varios campos en un formulario o una hoja de datos, o bien, cuando se intenta buscar un registro específico. Access crea un formulario o una hoja de datos en blanco similar al formulario o la hoja de datos original. A continuación, permite al usuario rellenar tantos campos como desee. Una vez finalizado, Access busca los registros que contengan los valores especificados. Access mostrará un registro en blanco. Se debe ubicar el cursor en el primer campo por el que se desea filtrar, desplegar la lista que allí aparece y seleccionar o indicar un valor. Luego seleccione algún otro campo y elija otro valor para filtrar. Realice el mismo procedimiento por cada uno de los campos que se incluirán en el filtro. Clic en el ícono avanzadas – escoja la opción aplicar filtro u ordenar. •Filtros avanzados: es posible que desee aplicar un filtro no incluido en la lista de filtros comunes. Por ejemplo, si desea buscar los registros con fechas de los últimos siete días o los últimos seis meses, puede que tenga que escribir los criterios del filtro. El uso de esta característica requiere que el usuario esté familiarizado con las expresiones, estas son similares a las fórmulas que se escriben en Excel y a los criterios que se especifican cuando se diseña una consulta.