Manual de access

 Concepto de Bases de Datos
 Una base de datos de Microsoft Access es un
conjunto de información relacionada con un
tema o propósito particular.
 El primer paso que debe seguir para la
creación de bases de datos consiste en crear
tablas.
 Cualquiera que sea la información que tenga,
necesita una o más tablas en la base de datos
para almacenar dicha información.

 Una vez que tenga sus tablas, puede crear
consultas, formularios, informes y otros
objetos que le ayuden a usar sus datos.
 También es posible modificar la apariencia o el
funcionamiento de un objeto cambiando sus
propiedades, así como utilizar los Asistentes y
las herramientas de Microsoft Access para
crear y modificar objetos. Sólo puede tener
abierta una B.D. de Microsoft Access a la vez,
sin embargo, es posible abrir varias tablas al
mismo tiempo en una B.D.

 Microsoft Access es un sistema interactivo de
administración de bases de datos para
Windows.
 Access tiene la capacidad de organizar, buscar
y presentar la información resultante del
manejo de sus bases de datos. Entre sus
principales características se encuentran:
 Access es gráfico, por lo que aprovecha al
máximo la potencia gráfica de Windows,
ofreciendo métodos usuales de acceso a los
datos y proporcionando métodos simples y
directos de trabajar con la información.

 Access facilita la administración de datos, ya que
sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan
a encontrar rápidamente la información deseada,
cualquiera que sea su formato o lugar de
almacenamiento.
 Con Access es posible producir formularios e
informes sofisticados y efectivos, así como gráficos
y combinaciones de informes en un solo
documento. Access permite lograr un considerable
aumento en la productividad mediante el uso de los
asistentes y las macros. Estos permiten
automatizar fácilmente muchas tareas sin
necesidad de programar.

 La instalación de la versión 2.0 de Access requiere lo
siguiente:
 Procesador 80386 o superior.
Disco Duro con 19 megabytes de espacio libre
(instalación normal).
Mouse u otro dispositivo o señalador compatible.
PantallaVGA o superior.
6 Mb de memoria RAM (se recomiendan 8 Mb o
más).
Microsoft Windows versión 3.1 o superior, Windows
NT o Windows para trabajo en grupo.

 Emplee el programa de instalación
(INSTALAR.EXE) para instalar Access como
sigue:
 Introduzca el disco 1 en la unidad de disco A (o
en la B según su configuración).
 Siga los pasos indicados por el propio proceso
de instalación. Puede ahorrarse espacio en el
disco eligiendo la opción de instalación
Completa/Personalizada y seleccionando sólo
los componentes que desee instalar.

 Una B.D. de Access no es sólo una tabla de datos,
sino que es un conjunto de objetos. Access le
permite crear formularios, informes y otros objetos
que le ayudan a presentar sus datos tal como lo
desee, pero la información propiamente dicha, se
almacena en tablas.
Tablas
 Una tabla es un conjunto de datos acerca de un
tema específico. Los datos de la tabla se
representan en columnas (llamadas campos) y filas
(llamadas registros).

 En una tabla, un campo es una categoría o
tipo de información. Pueden ser nombres
de empresas, fechas de contratación de
empleados, precios de productos, etc.
 Un registro es un conjunto de información
acerca de una persona, cosa o evento y por
lo general incluye información de varios
campos.

 Una consulta es una pregunta que Ud. plantea
acerca de la información contenida en su base de
datos, como por ejemplo ¿Qué productos tienen
proveedores australianos?.
 Los datos que responden a la pregunta pueden
provenir de una tabla o de varias; la consulta reúne
la información solicitada.
 El conjunto de registros que responden a la
consulta se denomina hoja de respuestas dinámica.
 Una hoja de respuestas dinámica es un tipo
actualizable de conjunto de registros, que es
cualquier conjunto de registros definido por una
tabla o consulta

 Un formulario es, por lo general, un buen
diseño para introducir, cambiar y ver los
registros de su base de datos.
 Al abrir un formulario, Access recupera los
datos deseados de las tablas y los presenta
de acuerdo con su diseño ya sea en la
pantalla o en formato impreso.
 En un formulario se muestran
determinados registros, con un diseño
personalizado.

 Un informe se utiliza para representar los
datos en una página impresa y para
mostrar los subtotales y totales
correspondientes a todo un conjunto de
registros.
 Los informes se pueden presentar con un
diseño personalizado.
 Nota: Una B.D. puede contener o no
cualesquiera de estos objetos, pero al
menos debe contener una tabla

 Operaciones con las bases de datos: La
ventana de la base de datos
 Cuando abra o cree una base de datos,
Access presentará la ventana de la base de
datos en la ventana de Access.
 La ventana de la base de datos (ver fig. 1)
es su centro de control. Desde aquí puede
crear y usar cualquier objeto de su base de
datos.

 La barra de menús incluye los menús y los
comandos que le permiten crear y usar
objetos en su base de datos.
 La barra de herramientas contiene las
opciones que puede utilizar para llevar a
cabo operaciones comunes y para obtener
ayuda sobre la tarea actual (ver fig. 2).

Fig. 2

 Al crear objetos y abrir nuevas ventanas en Access,
la barra de menús y la barra de herramientas
cambian para presentar los comandos y las
opciones que se aplican al trabajo en cada ventana.
 Los botones de selección de objetos de la ventana
de la base de datos proporcionan acceso directo a
todos los objetos de su base.
 Abrir una Base de Datos.
 Cuando se abre una B.D. en Access, lo que se abre
es un archivo que contiene los datos y las
estructuras de las tablas, así como las consultas,
formularios, informes y otros objetos que
constituyen la B.D.

 Para abrir una base de datos existente:
 Haga clic en el botón Abrir base de datos ( )
de la barra de herramientas (o bien en el menú
Archivo, elija Abrir base de datos (ver fig. 5)).
 Aparecerá la caja de diálogo Abrir base de
datos (ver fig. 6). Para abrir la base de datos
con acceso de sólo lectura, seleccione la
opción Solo lectura en el cuadro de diálogo
Abrir base de datos. Este modo de acceso le
permite ver pero no modificar los datos y
objetos de la base de datos.

 Para abrir la base de datos con acceso
exclusivo, seleccione la opción Exclusivo.
Este modo de acceso impide que otros
usuarios modifiquen los datos y objetos en
la base. Desactive esta opción para
compartir los datos en un entorno
multiusuario.

 Nota: En la ventana inicial de Access, puede abrirse una base de
datos utilizando los números y los nombres que aparecen en la
parte inferior del menú Archivo, que son las últimas cuatro
bases de datos que se han abierto. Esta operación se puede
simplificar oprimiendo la combinación de teclas Ctrl + O.
 Crear una base de datos
 Para crear una base de datos, haga clic en el botón Nueva base
de datos ( ) de la barra de herramientas (o en el menú Archivo
elija Nueva base de datos u oprima Ctrl + N). (Ver fig. 3).
 Access mostrará el cuadro de diálogo Nueva Base de Datos (ver
fig. 4), donde podrá especificar un nombre y una ubicación para
la base de datos. Un nombre de base de datos puede tener un
máximo de 8 caracteres, pero no puede contener espacios. Si
selecciona el nombre de una base de datos existente, Access le
preguntará si desea reemplazarla.

 Access abre automáticamente una nueva
base de datos con acceso exclusivo.
 Cerrar una base de datos
 Cambie a la ventana de la base de datos si
ésta no está activa (haga clic en la ventana
de la base de datos o bien, en la barra de
herramientas haga clic en el botónVentana
de la base de datos ( ).
 En el menú Archivo, elija Cerrar base de
datos.

 Empleo de las fichas-guía
 Las fichas guía que reemplazan al tutorial
normal que generalmente requiere una
estructura predeterminada, operan como un
profesor, ayudándole a trabajar con su base de
datos mientras aprende. Las fichas-guía y
Access se usan simultáneamente sin necesidad
de pasar de uno a otro. Puede usar las fichas-
guía para crear toda una base de datos o
puede consultarlas cuando necesite ayuda
sobre una tarea específica (ver fig. 7).

 Diseñar una base de datos
 En una base de datos relacional, como las que se crean
con Access, la información sobre diferentes temas se
almacena en tablas separadas. Para reunir la
información de una manera significativa, deberá indicar
a Access cómo se relacionan entre sí los diferentes
temas.
 Para diseñar una base de datos:
 Determine el propósito de la base de datos. Esto le
ayudará a decidir qué se desea almacenar.
 Determine las tablas: Divida la información en
diferentes temas, como por ejemplo, empleados o
pedidos. Cada tema será una tabla de la base de datos.

 Determine los campos: Decida qué información
desea almacenar en cada tabla. Cada campo se
muestra como una columna en la tabla. Por
ejemplo, un campo de la tabla Empleados podría
ser Apellidos y otro podría ser Fecha de
Contratación.
 Determine las relaciones entre la información:
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los
datos de cada tabla con los datos de las otras tablas
de la base de datos. Agregue campos a las tablas o
cree nuevas tablas si es necesario.
 Defina las relaciones entre las tablas.

 Refine su diseño: Asegúrese de que el diseño no
tenga errores. Cree las tablas y algunos registros de
datos como muestra.Vea si obtiene los resultados
deseados y haga los ajustes necesarios.
 Uso de los Asistentes de Access para crear objetos
 Al crear una nueva tabla, consulta, formulario o
informe, Access presenta un cuadro de diálogo
donde puede elegir si desea comenzar con un
objeto en blanco y crearlo usted o, por el contrario,
si desea utilizar un Asistente de Access como ayuda
para crearlo (ver fig. 8).

 Un Asistente de Access es como un experto
en bases de datos que hace ciertas
preguntas acerca del objeto deseado y
después lo crea basándose en sus
respuestas.

 2.Tablas
 Diferentes modos de ver las tablas
 Access permite alternar entre ver el contenido o la
estructura de la base de datos. Para ello nos brinda
dos modos de trabajo o dos modos de ver nuestras
tablas. Para cambiar el modo de ver, después de
abrir una tabla, puede seleccionar:
 Modo de ver Diseño ( ), que muestra la estructura y
que permite crear y modificar la estructura de una
tabla, o el modo de ver Hoja de datos ( ), que
muestra el contenido, para visualizar, agregar,
eliminar y editar los datos de una tabla.

 Modo de presentación Diseño
 Para abrir una tabla existente en modo de
presentación Diseño, seleccionamos el
nombre de la tabla, luego damos clic en el
botón Diseñar (ver fig. 9) y aparece la
estructura de la tabla (ver fig. 10).

 Fig. 9
 Para cambiar al modo de ver Hoja de Datos desde el modo
Diseño, seleccionamos el botón correspondiente.

 Fig. 10
 Conceptos fundamentales
 Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema particular.
Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas
campos) y filas (llamadas registros).Toda la información de la
tabla describe el tema de ésta.
 En una tabla, un campo es una categoría o tipo de información.
Un registro es un conjunto de información acerca de una
persona, cosa o evento. Cada registro de una tabla contiene el
mismo conjunto de campos y cada campo contiene el mismo
tipo de información para cada registro.
 Cada campo debe tener definido un tipo de datos. El tipo de
datos determina la clase y el rango de los valores que se pueden
introducir en el campo, así como la cantidad de espacio
disponible para almacenaje en éste.

 El nombre de un campo puede contener hasta 64
caracteres incluyendo espacios, el tipo identifica el tipo
de información que se almacenará en él (si es texto,
número, tipo fecha, etc). Además se puede agregar una
descripción que permite conocer qué contendrá cada
campo.
 A continuación mostramos los distintos tipos de
campos (datos) que podemos definir en ACCESS:
 Texto (Implícito):Texto o combinaciones de texto y
números con los cuales no se realizan cálculos
matemáticos, como por ejemplo, nombres y
direcciones, números de teléfono y códigos postales.
Un campo de tipo texto puede contener hasta 255
caracteres

 Memo:Texto largo y números, como comentarios y
explicaciones. Un campo de tipo memo puede contener
hasta 64.000 caracteres.
 Numérico: Datos numéricos con los que se realizarán
cálculos matemáticos pero no monetarios. Establezca la
propiedadTamaño del Campo (FieldSize) para definir el
tipo de dato numérico específico.
 Fecha/Hora: Fechas y horas. Se ofrece una variedad de
formatos de presentación. MonedaValores monetarios.
No use el tipo de datos Numérico para valores
monetarios, pues durante el cálculo, los números a la
derecha del separador decimal podrían redondearse. El
tipo de datos Monetario mantiene un número fijo de
dígitos a la derecha del decimal.

 Contador: Números sucesivos insertados
automáticamente por Microsoft Access. La numeración
comienza en 1. Un campo con tipo de datos Contador es
una buena clave principal, y es compatible con el tipo de
datos Numérico con la propiedad Tamaño del campo
(FieldSize) establecida como Entero largo.
 Sí/No: Sí/No,Verdadero/Falso, Activado/Desactivado o
campos que sólo contendrán uno de dos valores.
 Objeto OLE: Objetos creados en otros programas
usando el protocolo OLE, que se pueden vincular o
incrustar en una base de datos de Microsoft Access a
través de un control en un formulario o informe.
Limitado por el espacio disponible en disco.

 Crear una tabla
 Toda la información de las bases de datos se almacena
en tablas. A partir de una tabla, posteriormente pueden
crearse formularios, informes o consultas relacionadas
con ella.
 Cada tabla de su base de datos debe almacenar la
información de un solo asunto. Una vez que haya
diseñado sus tablas, las puede crear, agregarles unos
cuantos registros de información y probar la base para
verificar si éstas proporcionan la información deseada.
 Para crear una tabla, en la ventana de la base de datos
seleccione la opciónTabla y aparecerá una nueva
ventana (ver fig. 11), donde debe seleccionar el botón
NuevaTabla.

 A continuación aparece una nueva pantalla, donde puede
definir todos los campos que desee para su tabla (ver fig.
12).

 Para agregar un campo, deberá escribir un nombre de
campo y elegir un tipo de datos.
 El nombre de campo identifica los datos almacenados
en un campo. Puede tener hasta 64 caracteres,
incluyendo espacios en blanco.
 El tipo de datos indica a Access qué tipo de datos
corresponde al campo, como por ejemplo, texto,
números, fechas o moneda. Es importante elegir el tipo
de datos adecuado para un campo, antes de comenzar a
introducir información en la tabla. Siempre puede
cambiar el tipo de un campo, incluso cuando ya
contiene información, sin embargo, si los tipos de datos
no son compatibles, se pueden perder.

 Agregar campos a la tabla
 Escriba el nombre del campo en el primer artículo
vacío que hay en la columna Nombre de campo.
 PresioneTab para pasar al cuadroTipo de datos.
Implícitamente Access tiene tipoTexto, pero si
queremos variarlo, desplegamos la lista haciendo
clic en la flecha y seleccionamos el tipo adecuado.
PresioneTab para pasar al cuadro Descripción y
escriba una pequeña descripción para cada campo
que aparecerá en la barra de estado en el modo de
presentación Hoja de datos, cada vez que
seleccione el campo.

 Insertar un nuevo campo
 Haga clic sobre la fila situada debajo de la posición
donde desea insertar el campo y después haga clic
sobre el botón Insertar fila ( ) de la barra de
herramientas. En la columna Nombre de campo
escriba el nombre que le desea dar al nuevo campo,
en la columnaTipo de Datos seleccione el tipo de
datos que contendrá ese campo y si lo desea,
establezca las propiedades que desee para dicho
campo (con F6 puede cambiar hacia la ventana de
las propiedades) y en la columna Descripción
escriba una pequeña descripción de lo que contiene
el campo. Esta última columna es opcional.

 Borrar campos
 Seleccione los campos que quiera eliminar.
Para esto haga clic sobre el selector de filas de
ese campo. Si quiere seleccionar un grupo de
campos, arrastre el puntero por encima de los
selectores de filas de esos campos. Haga clic
sobre el botón Eliminar fila ( ) en la barra de
herramientas. Si alguno de los campos
contiene datos, Access preguntará si desea
continuar. Si desea eliminar, elija Aceptar. Si
se arrepiente de la operación, elija Cancelar.

 Propiedades de los campos
 Las propiedades son las características de un objeto como, por
ejemplo, su nombre, tamaño o color.Todos los objetos de Access
tienen propiedades que se pueden establecer para determinar la
apariencia o el funcionamiento de los mismos.
 Cada campo de una tabla, posee un conjunto de propiedades.
 Cambiando las propiedades de un campo, puede controlar la
manera en que Access almacena, manipula y presenta los datos del
campo. Las propiedades que pueden establecerse para cada
campo, dependen del tipo de datos que se seleccione para el
campo. Por ejemplo, una de las propiedades de los campos se
llama Formato. Esta propiedad indica el formato que Access debe
usar al presentar la información del campo.

 Cuando se ven los datos del campo en una hoja de
datos o en un formulario, Access los presenta
automáticamente en el formato establecido para
dicho campo.
 A continuación veremos cómo se establecen las
propiedades de los campos:
 En el modo de presentación Diseño de la tabla,
seleccione el campo cuyas propiedades desee
establecer.
 De las propiedades mostradas en la parte inferior
de la ventana, haga clic en la que desee establecer.
 Establezca la propiedad.

 Propiedad Formato
 Permite personalizar la forma en la que se muestran e
imprimen los números, fechas, horas y los textos.
Afecta sólo el modo de mostrar los datos, no el de
almacenarlos. Access proporciona formatos
predefinidos para los tipos de datos Numérico,
Fecha/Hora, Sí/No,Texto y Memo. Los formatos
predefinidos dependen del país especificado en la
opción Configuración regional del Panel de Control de
Windows. Access muestra los formatos
correspondientes al país seleccionado.
 A continuación se muestran los valores predefinidos de
la propiedad Formato para números.

 Número general: Muestra el número como se
escribió. Es el implícito.
 Moneda: Usa el separador de miles, muestra los
números negativos entre paréntesis. El valor
implícito de la propiedad Lugares Decimales es 2.
 Fijo: Muestra como mínimo un dígito.. El valor
implícito de la propiedad Lugares decimales es 2.
 Estándar: Usa el separador de miles; el valor
implícito de la propiedad Lugares Decimales es 2.
 Porcentaje: multiplica el valor por 100 y le agrega
un signo de porcentaje (%); el valor implícito de la
propiedad Lugares Decimales es 2.
 Científico: Usa notación científica estándar.

 A continuación veremos los valores implícitos
de la propiedad Formato para Fechas y Horas.
 Fecha general: Si el valor es sólo una fecha, no
se muestra hora; si el valor es sólo una hora,
no se muestra fecha. Esta configuración es una
combinación de las configuraciones Fecha
corta y Hora. Es la configuración implícita.
 Fecha larga: Es la misma que la configuración
Fecha larga de la sección Configuración
regional del Panel de control deWindows.
Ejemplo: Lunes 27 de Enero de 1997.
 Fecha mediana: 27-Ene-97.

 Fecha corta: Es la misma que la configuración
Fecha corta de la sección Configuración
Ejemplo: 27/1/97.
 Hora larga: Es la misma que la configuración
Hora larga de la sección Configuración
Ejemplo: 5:15:20 PM.
 Hora mediana: Ejemplo: 05:15 PM.
 Hora corta: Ejemplo: 17:15.
 Formato Aplicado a Sí/No

 La propiedad Formato proporciona los formatos predefinidos
Sí/No,Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Sí,Verdadero y
Activado son equivalentes, como lo son No, Falso y
Desactivado. Si especifica un formato predefinido y escribe
después un valor equivalente, se mostrará el formato
predefinido de valor equivalente. Por ejemplo, si escribe
Verdadero o Activado en un control de cuadro de texto que
tenga establecido Sí/No en su propiedad Formato, el valor se
convierte automáticamente en Sí.
 Formato para los campos texto y memo
 Puede establecer la propiedad Formato para crear formatos
personalizados para camposTexto y Memo usando símbolos
especiales. La propiedad Formato usa los siguientes símbolos
para definir tipos de datos texto y memo:

 @: Se precisa un carácter de texto (bien un
carácter o un espacio).
 &: No se precisa ningún carácter de texto.
 <: Pone todos los caracteres en minúsculas.
 >: Pone todos los caracteres en mayúsculas.
 Propiedad Lugares decimales
 Puede utilizar la propiedad
LugaresDecimales para especificar el
número de lugares decimales utilizado por
Microsoft Access para presentar números.

 La propiedad LugaresDecimales utiliza los siguientes valores:
 Auto: (Implícito) Los números aparecen del modo especificado
en la configuración de la propiedad Formato.
 0 a 15: Los dígitos situados a la derecha de la coma, aparecen
con el número especificado de lugares decimales; aquellos
situados a la izquierda de la coma aparecen del modo
especificado en la configuración de la propiedad Formato.
 PropiedadTamaño del campo
 Puede utilizar la propiedad TamañoDelCampo para establecer
el número máximo de datos que se pueden almacenar en un
campo establecido como de tipoTexto o Número. Si elTipo de
Campo está establecido comoTexto, escriba un número de 0 a
255. El valor implícito es de 50.

 Si elTipo de campo está establecido como Número, las
configuraciones de la propiedad TamañoDelCampo y sus
valores están relacionadas de la siguiente forma:
 Byte: Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones).
Ocupa 1 byte.
 Entero: Almacena números entre -32.768 y 32.767 (no admite
fracciones). Ocupa 2 bytes.
 Entero largo: (Implícito) Almacena números entre -
2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones). Ocupa 4
bytes.
 Simple: Almacena números entre -3,402823E38 y 3,402823E38.
Ocupa 4 bytes.
 Doble:Almacena números entre -1,79769313486232E308 y
1,79769313486232E308. Ocupa 8 bytes.
 .

 Propiedad Máscara de entrada
 Puede usar la propiedad MascaraDeEntrada
para hacer más fácil la escritura de los datos y
controlar los valores que los usuarios pueden
escribir en un control de cuadro de texto. Por
ejemplo, podría crear una máscara de entrada
para un campo Número deTeléfono que le
muestra exactamente como escribir un nuevo
número: ____-____-____. A menudo es más
fácil usar el Asistente para máscaras de
entrada para que establezca la propiedad por
usted.

 La propiedad MascaraDeEntrada puede contener hasta tres
secciones separadas por punto y coma (;). La primera especifica
la propia máscara de entrada (por ejemplo, 99-99-99). La
segunda especifica si Microsoft Access almacena los caracteres
mostrados literalmente en la tabla cuando escribe datos, o no.
Si usa 0 en esta sección, se almacenan con el valor todos los
caracteres mostrados literalmente (por ejemplo, los paréntesis
en una máscara de entrada de número de teléfono); si escribe 1
o deja esta sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres
escritos dentro del control y la tercera especifica el carácter que
Microsoft Access muestra enel espacio en donde debe escribir
un carácter en la máscara de entrada. Para esta sección puede
usar cualquier carácter; para mostrar una cadena vacía, use un
espacio encerrado entre comillas ( ).

 Cuando crea una máscara de entrada, puede
requerir que se escriban ciertos datos (por
ejemplo, el prefijo para un número de
teléfono) y que otros datos sean opcionales
(tal como una extensión telefónica) mediante
el uso de caracteres especiales. Estos
caracteres especifican el tipo de datos, como
un número o carácter, que debe escribir para
cada carácter de la máscara de entrada.
 Puede definir una máscara de entrada usando
los siguientes caracteres:

 0: Dígito (0 a 9, entrada requerida, no se permite
signo más (+) ni menos (-)).
 9: Dígito o espacio (entrada no requerida, no se
permiten más ni menos).
 #: Dígito o espacio (entrada no requerida, los
espacios se muestran como espacios en blanco
mientras se está en el modo Edición, pero los
espacios en blanco se eliminan cuando se guardan
los datos, se permiten signos más y menos).
 L: Letra (A a la Z, entrada requerida).
 ?: Letra (A a la Z, entrada opcional).
 A: Letra o dígito (entrada precisa).

 A: Letra o número (entrada opcional).
 &: Cualquier carácter o un espacio (entrada requerida).
 C: Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).
 ". , : ; - /": Marcador de posición decimal y separadores
de miles, fecha y hora. (El carácter realmente usado
depende de los valores en la sección Configuración
regional del Panel de control de Windows).
 <: Hace que todos los caracteres se conviertan a
minúsculas.
 >: Hace que todos los caracteres se conviertan a
mayúsculas.

 !: Hace que la máscara de entrada se muestre
de derecha a izquierda, y no de izquierda a
derecha, cuando los caracteres de la izquierda
de la máscara de entrada son opcionales. Los
caracteres que se escriben en la máscara
siempre la llenan de izquierda a derecha.
Puede incluir el signo de admiración en
cualquier lugar de la máscara de entrada.
 : Hace que el carácter que le sigue, se muestre
como el carácter literal (por ejemplo, A se
muestra como sólo A).

 Notas
 Establecer la propiedad MáscaraDeEntrada como la
palabra Contraseña crea un control de escritura de
contraseña.Todo carácter escrito en el control, se
almacena como el carácter, pero se muestra como
un asterisco (*). Use la máscara de entrada
Contraseña para evitar mostrar los caracteres
escritos en la pantalla.
 Cuando escribe datos en un campo para el cual ha
definido una máscara de entrada, los datos siempre
se escriben en el modo Sobrescribir. Si usa la tecla
Retroceso para borrar un carácter, el carácter se
reemplaza por un espacio en blanco

 Si mueve texto desde un campo para el cual ha
definido una máscara de entrada y ha establecido la
propiedad Formato para el mismo campo, la
propiedad Formato tiene precedencia cuando se
muestran los datos. Esto quiere decir que, incluso si
ha guardado una máscara de entrada, ésta se
ignora cuando se da formato a los datos. Los datos
en la tabla subyacente no cambian, la propiedad
Formato afecta solamente al modo de mostrar los
mismos
 3. Diferentes modos de ver las tablas
 Modo de presentación Hoja de Datos

 Para ver los datos de una tabla:
 En la ventana de la base de datos, haga clic
en la etiquetaTabla para ver la lista de
tablas contenidas en la base de datos.
 Haga doble clic en el nombre de la tabla
que desee ver o seleccione el botón Abrir.
Access mostrará la tabla en el modo de
presentación Hoja de datos (ver fig. 13).

 El modo de presentación Hoja de datos, muestra la
información de la tabla organizada en filas y
columnas de forma similar a una hoja de cálculo. En
una hoja de datos puede cambiar el tamaño y orden
de las columnas (campos) y ajustar el tamaño de las
filas (registros). También puede desplazarse
verticalmente para ver más registros y
horizontalmente para ver más campos.
 Cuando desee volver a la ventana de la base de
datos, haga clic en dicha ventana (o bien, en la
barra de herramientas, haga clic en el botón
Ventana de la base de datos ( ).

 Introducción de información
 A cualquier tabla se le pueden añadir registros
(artículos). Los registros añadidos, son guardados
automáticamente cuando usted se mueve a otro
registro o cierra la hoja de datos. Para guardar un
registro antes de salir de él, o si se realizan cambios
en el diseño de los campos desde el modo Hoja de
datos y quiere guardar estos cambios, en el menú
Archivo elija la opción Guardar registro.
 Para agregar un registro
 En la ventana de la base de datos, seleccione una
tabla y después haga clic en el botón Abrir.

 Vaya al registro en blanco situado al final de la hoja de
datos.
 Escriba los datos en el registro y después presione la
teclaTab para moverse al siguiente registro si quiere
añadir más de uno o para finalizar la introducción de
datos.
 Otro modo de introducir un nuevo registro es utilizando
el comando Entrada de datos del menú Registros.
Cuando seleccionamos este comando, aparece
inmediatamente un registro en blanco en un formulario
u hoja de datos, ocultando todos los registros
existentes. Use este comando cuando desee agregar
nuevos registros y no necesite ver los datos existentes

 En el menú Registros, elija Mostrar todos los
registros para mostrar los registros ocultos de
la tabla u hoja de respuestas dinámica.
 Si desea agregar nuevos registros y ver los
registros existentes, haga clic en el botón
Nuevo de la barra de herramientas ( ), elija el
comando Ir a, Nuevo del menú Registros para
moverse al registro en blanco del final del
formulario u hoja de datos.
 Operaciones en el modo Hoja de Datos:
Edición de artículos

 Cuando estamos viendo la tabla en modo hoja
de datos, a la izquierda del artículo vigente
aparece un indicador que muestra el estado
del mismo (ver fig. 14). O sea, si el indicador es
un lápiz ( ), significa que ese es el artículo
corriente y que lo estamos modificando pero
aún no lo hemos salvado. Si aparece un
triángulo ( ), indica que ese es artículo
corriente y no ha sufrido cambios que no
hayan sido guardados. Aparece un asterisco en
el primer artículo vacío al final de la tabla.

 Fig. 14
 Mientras vemos el contenido de la tabla, podemos
cambiar la información de cualquier artículo. Las
siguientes teclas y combinaciones de teclas, nos
ayudan en la edición de la información:
 F2- Permite seleccionar/deseleccionar un campo.
 ESC- Deshacer los cambios efectuados en el artículo
vigente.
 Ctrl + - Reemplazar el valor de un campo con el
valor del mismo campo en el artículo anterior.
 Tab- Avanza al campo siguiente.

 Shift-Tab- Retrocede al campo anterior.
 Home-Va al primer campo del artículo vigente.
 End-Va al último campo del artículo vigente.
 Para seleccionar datos en un campo, haga clic
donde quiera empezar a seleccionar y arrastre el
ratón por los datos.
 Para seleccionar una columna, haga clic en el
selector de campo (flecha abajo)
 Para seleccionar una fila, haga clic en el selector de
registro (flecha horizontal).
 Para seleccionar todos los registros, haga clic en la
opción Seleccionar todos los registros en el menú
Edición.

 Para editar los datos de los campos, haga clic
en el campo que desea modificar y realice los
cambios que quiera.
 Insertar artículos
 Seleccione la fila en cuya posición desea
insertar el nuevo artículo.
 Elija la opción Insertar fila del menú Edición y
proceda a llenar el artículo con los nuevos
datos.
 Borrar artículos
 Seleccione los artículos que quiera borrar.

 Elija la opción Eliminar en el menú Edición o
presione la tecla Supr.
 Copiar y mover datos
 Es posible copiar y mover los datos de uno o
más registros de una hoja de datos hacia una
nueva posición.
 Para copiar o mover datos.
 Seleccione los datos que desee copiar o mover.
 En el menú Edición elija Copiar para copiar los
datos o Cortar para moverlos.

 Mueva el puntero del ratón al lugar donde
desee colocar los datos.
 En el menú Edición elija Pegar o Pegar datos
añadidos. Elija Pegar para reemplazar la
selección actual con los registros que
seleccionó. Elija Pegar datos añadidos para
agregar los registros al final de la hoja de
datos.
 Cambiar el aspecto de los datos.
 En el modo hoja de datos, podemos cambiar el
tamaño de filas y columnas y cambiar de
posición las columnas.

 Cambiar el tamaño de las filas.
 Haga clic en el selector de filas y, sin liberar el botón
del ratón, arrastre éste para extender la selección
hasta que llegue a la posición deseada. Cambiar el
ancho de las columnas. Coloque el apuntador del
ratón en la línea divisoria que delimita el ancho de
la columna que quiere modificar (el puntero se
convierte en una flecha doble), haga clic y sin
liberar el botón del ratón, arrastre éste para
colocarlo en la posición deseada, ya sea a la
izquierda o a la derecha. El ancho que le demos a la
columna, sólo variará la forma en que son
mostrados los datos, no el ancho de los campos.

 Cambiar de posición las columnas.
 Seleccione las columnas que desee mover
(para esto, haga clic en el selector de campo
de la columna que moverá. Si va a mover
columnas contiguas, haga clic en el selector de
campo de la primera columna que desee
mover y sin soltar el botón del ratón, arrastre
éste para extender la selección). Haga clic
nuevamente y mantenga presionado el botón
del ratón en el selector de campo. Arrastre las
columnas a la nueva posición.

 4. Filtros
 Un filtro es un conjunto de criterios que se aplica a los registros
a fin de mostrar un subconjunto de los registros u ordenar los
registros. Un filtro se crea para especificar qué registros desea
ver y en qué orden desea verlos. Después se aplica el filtro para
ver el subconjunto de registros que cumplen los criterios
especificados.
 Un filtro puede dirigir su enfoque hacia un conjunto de registros
determinado cuando utiliza criterios que usted suministra. Por
ejemplo, supongamos que tiene visible un formulario basado
en una consulta de todos los clientes que viven en Francia.
Podría aplicar un filtro para mostrar sólo los registros de los
clientes que viven en París.

 Un filtro puede usarse una sola vez o puede
guardarse como una consulta para usarlo de
nuevo. Es la forma más sencilla de buscar u
ordenar datos en una tabla o en un formulario.
 Crear un filtro
 Abra la tabla base.
 Haga clic en el botón Editar filtro ( ).
 Agregue el campo a filtrar haciendo doble clic
en el campo deseado en la lista de campos de
la tabla. El campo también puede arrastrarse
hasta una celda de la fila Campo desde la lista
de campos de la tabla (ver fig. 15).

 Para recuperar el subconjunto de registros que
desea ver, debe especificar criterios.
 Ahora veremos algunas expresiones en criterios:
 Francia : [el valor es Francia].
 Negado Francia : [el valor no es Francia].
 En (Francia,Alemania,Italia) : [uno de ellos].
 =M : El valor comienza con las letras M-Z.
 100 : El valor es 100.
 <=20 : Numérico menor o igual a 20.

 Fecha( Fecha[]) : La fecha es la de hoy.
 >=1/1/94 : La fecha es 1/1/94 o posterior.
 Entre 1/1/93 y 31/12/93 : La fecha está en el año
1993.
 */2/* : La fecha está en el mes de febrero.
 Es nulo : El campo no contiene ningún valor.
 Es negado nulo : El campo contiene algún valor.
 Para ejecutar el filtro, haga clic en el botón
Aplicar filtro/orden ( ).

 Para guardar el filtro como una consulta:
 Si no está en la ventana diseño del filtro, en la barra
de herramientas haga clic en Editar filtro/orden.
 En el menú Archivo, elija Guardar como consulta.
 En el cuadro Nombre de la consulta escriba un
nombre para el filtro y haga clic en Aceptar.
 Ventana Filtro
 Esta ventana muestra un subconjunto de registros
o permite ordenarlos en el modo de presentación
Hoja de datos o en el modo de presentación
Formulario de un formulario.
 Para abrir la ventana Filtro, haga clic en el botón
Aplicar filtro/orden de la barra de herramientas.

 Access muestra automáticamente la lista de campos de la tabla
o consulta base del formulario, en la parte superior de la
ventana. Puede arrastrar campos desde la lista de campos
hasta la cuadrícula o seleccionar campos en el cuadro de lista
desplegable de la fila Campo.
 Use la cuadrícula mostrada en la parte inferior de la ventana
para definir el orden de clasificación y los criterios del filtro.
 Si desea ordenar por múltiples campos, asegúrese de organizar
los campos en la cuadrícula de izquierda a derecha, en el orden
en que desee que Access ordene los datos. Por ejemplo, para
hacer que Access ordene primero por Apellidos y después por
Nombre, coloque el campo Apellidos a la izquierda del campo
Nombre.

 No es posible agregar ni eliminar una lista de
campos en la ventana Filtro.
 Si desea utilizar de nuevo el filtro en otra
ocasión, guárdelo como una consulta
haciendo clic en el botón Guardar ( ) de la
barra de herramientas, o seleccione Guardar
como consulta en el menú Archivo.
 Para cargar un filtro que haya sido guardado
como una consulta, en el menú Archivo elija
Cargar de un consulta. Este comando está
disponible únicamente cuando la ventana
Filtro está activa.

 Editar un filtro
 Después de aplicar un filtro, puede volver a la
ventana Filtro y editar su contenido.
 Para volver a la ventana del filtro
 Haga clic en el botón Editar filtro/orden ( ) de
la barra de herramientas (o elija la opción
Editar filtro/orden en el menú Registros).
 Para insertar una columna:
 Haga clic en el selector de la columna que se
encuentra a la derecha de donde desee colocar
la nueva columna.
 En el menú Edición, elija Insertar columna

 Access insertará una columna en blanco a la
izquierda de la columna seleccionada.
 También puede arrastrar un campo de la lista
de campos y colocarlo en una columna
existente. La columna existente se mueve
hacia la derecha creando una nueva columna
para el campo.
 Para eliminar una columna
 Seleccione la columna haciendo clic en su
selector de columna y luego presione la tecla
Supr.

 También puede hacer clic en cualquier lugar de
la columna y luego elegir Eliminar columna en
el menú Edición.
 Para insertar una fila Criterios
 Desde la fila Criterios situada encima de donde
desee insertar la nueva fila, seleccione Insertar
fila en el menú Edición.
 Para eliminar una fila Criterios
 Desde cualquier punto de la fila Criterios que
desee eliminar, elija Eliminar fila en el menú
Edición.

 Para establecer o cambiar los criterios o el orden de
clasificación
 Haga clic en la celda apropiada y escriba o
seleccione sus campos.
 Quitar un filtro
 Al quitar un filtro de un formulario o de la hoja de
datos de ese formulario, Access vuelve a mostrar
todos los registros de la tabla base o consulta en su
orden original.
 Para quitar un filtro
 Haga clic en el botón Mostrar todos los registros ( )
de la barra de herramientas (o elija Mostrar todos
los registros del menú Registros).

 Access volverá a mostrar todos los registros de
la tabla o consulta subyacente.
 Para volver a aplicar un filtro
 Siga uno de los métodos siguientes:
 Haga clic en el botón Aplicar filtro de la barra
de herramientas.
 Haga clic con el botón derecho del mouse en la
ventana Filtro y luego elija Aplicar filtro/orden
en el menú de método abreviado.
 Elija Aplicar filtro/orden en el menú Registros.

 Notas
 El quitar un filtro no lo elimina.
 Un filtro es temporal y, a menos que guarde
el filtro como una consulta, lo perderá al
cerrar formulario
 5. Consultas
 Una consulta es una pregunta sobre los
datos almacenados en dos tablas o una
petición para realizar una acción sobre esos
datos.

 Tipos de consulta
 De selección: Plantean preguntas acerca de los
datos almacenados en las tablas y devuelven
una hoja de respuestas dinámica que contiene
el resultado de la consulta, sin cambiar los
datos. Una vez que está visible la hoja de
respuestas dinámica, puede ver y cambiar los
datos en las tablas subyacentes.
 De acciones: Cambian o mueven los datos. Las
consultas de datos añadidos, de eliminación,
de creación de tablas y de actualización, son
consultas de acciones.

 De tabla de referencias cruzadas: Calculan los
totales de resumen en base a los valores para cada
fila y columna.
 De parámetros: Aunque no son un tipo distinto de
consulta, amplían la flexibilidad de otras consultas,
pidiéndoles que introduzcan ciertos criterios cada
vez que se ejecuta la consulta.
 Específicas de SQL: Sólo pueden crearse
escribiendo una instrucción del SQL en el modo de
presentación SQL. Las consultas de unión, de paso
a través y de definición de datos, son de este tipo.

 Abrir una consulta existente
 Puede abrir consultas de selección, de tabla de
referencias cruzadas y de acciones en el modo de
presentación Diseño. Sin embargo, sólo las consultas de
selección y de tablas de referencia, se pueden abrir en el
modo de presentación Hoja de datos, permitiéndole ver
la hoja de respuestas dinámica.
 No es posible abrir una consulta de acciones
directamente en el modo de presentación Hoja de datos
sin ejecutar la consulta y modificar los datos de las
tablas subyacentes. Sin embargo, puede abrir una
consulta de acciones en el modo de presentación
Diseño y después pasar al modo de presentación Hoja
de datos para ver los resultados de la acción.

 Para abrir una consulta en el modo de presentación
Diseño
 En la ventana de la base de datos, haga clic en la
etiqueta Consulta.
 Seleccione la consulta que desee abrir y después
haga clic en el botón Diseñar.
 Para abrir una consulta de selección o de tabla de
referencias cruzadas en el modo de presentación
Hoja de datos
etiqueta Consulta.
 Haga doble clic en el nombre de la consulta (o
seleccione la consulta y haga clic en el botón Abrir).

 Consultas por selección
 Cuando ejecute la consulta, Access creará
una hoja de respuestas dinámica que usted
puede examinar en la hoja de datos de la
consulta.
 Para crear una consulta de selección
 En la ventana de la base de datos, haga clic
en el botón Consulta y después en el botón
Nueva.

 En el cuadro Nueva consulta, elija Nueva consulta.
Access muestra una ventana Consulta vacía en el modo
de presentación Diseño y un cuadro de diálogo Agregar
tabla para que pueda agregar tablas o consultas a su
consulta.
 Agregue tablas o consultas haciendo doble clic en los
nombres de las tablas o consultas. Cuando termine,
elija el botón Cerrar.
 Cree combinaciones arrastrando nombres de campos
entre las tablas y consultas, si es necesario. Si se han
definido relaciones predeterminadas, Access puede
también crear combinaciones automáticamente entre
dos campos con el mismo nombre y el mismo tipo,
incluso cuando no se han definido relaciones

 Agregue campos a la consulta arrastrando los nombres
de los campos desde las listas de campos hasta la
cuadrícula QBE.
 Refine su consulta introduciendo criterios, ordenando,
creando campos calculados, sumando los datos y
ocultando campos.
 Guarde la consulta.
 Ejecute la consulta haciendo clic en el botón
Presentación Hoja de datos o eligiendo hoja de datos
en el menúVer.
 Dé a la consulta un nombre único, distinto del resto de
las consultas y de todas las tablas de la base de datos.


 6. Formularios
 Un formulario es a menudo, el mejor diseño para introducir,
cambiar y ver los registros de su base de datos. Al diseñar un
formulario se especifica la manera en que se presentan los
datos (ver fig. 16). Al abrir un formulario, Access recupera los
datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su
diseño, ya sea en la pantalla o en formato impreso (ver fig.17).
 En un formulario es posible incluir listas de valores entre los que
puede elegir, usar colores para resaltar los datos importantes y
presentar mensajes que le indiquen si ha introducido un valor
incorrecto. Además, puede hacer que Access incluya datos
automáticamente y presente los resultados de cálculos. Con un
solo clic puede cambiar desde el modo de presentación
Formulario al modo de presentación Hoja de datos, que es una
presentación tabular del mismo conjunto de registros.

 Utilizando un Asistente, puede crear
rápidamente un formulario básico que
muestra todos los campos y los registros de
una tabla o consulta, o también puede
crear un formulario personalizado que
muestre los datos de registros
seleccionados con un formato
determinado.

 Fig. 17 Modo de presentación Formulario
 Para crear un formulario rápido
etiquetaTabla o en la etiqueta Consulta.
 Seleccione la tabla o consulta en la que desee basar el
formulario
 Haga clic en el botón Formulario Automático ( ) de la
barra de herramientas.
 Access mostrará el formulario con formato de una sola
columna.
 Para crear un formulario personalizado
 En la ventana de la base de datos, haga clic en el botón
Formulario.
 Elija el botón Nuevo.

 En el cuadro Seleccionar una tabla/consulta, escriba
el nombre de la tabla o consulta de origen del
formulario o seleccione uno en la lista.
 Elija el botón Asistente para formularios y luego
elija en la lista uno de los siguientes Asistentes:
 Columna simple
 Tabular
 Gráfico
 Principal/Subformulario
 Formulario automático

 Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del Asistente.
En el último de ellos, elija Abrir para empezar a introducir o a
ver datos en el modo de presentación Formulario o bien elija
Diseñar para ver la estructura del formulario.
 Si el resultado no es el esperado, cámbielo en el modo de
presentación Diseño.
 Un formulario es un objeto de Access en el que se colocan
controles para introducir, presentar y editar campos en los
campos.
 Los controles son objetos que pueden añadirse a los
formularios e informes (ver fig. 18).Todo lo que agregue al
formulario es un control. Los cuadros de texto, etiquetas,
cuadros de lista, botones de opción, botones de comando y
líneas son ejemplos de controles. El modo de crear un control
depende de si desea crear un control dependiente, un control
independiente o un control calculado.
2.Seleccione la consulta que desee abrir y después haga clic en el botón Diseñar.
Para abrir una consulta de selección o de tabla de referencias cruzadas en el modo de presentación Hoja de datos
1.En la ventana de la base de datos, haga clic en la etiqueta Consulta.
2.Haga doble clic en el nombre de la consulta (o seleccione la consulta y haga clic en el botón Abrir).

 Fig. 18 Caja de herramientas
 Control dependiente
 Es un control que toma el contenido de un campo de la tabla.
Por ejemplo, un cuadro de texto que presenta el apellido de un
empleado es dependiente del campo Apellido de la tabla
Empleados.
 Control independiente
 Es aquel que no está asociado a un campo. Puede utilizar
controles independientes para presentar un texto informativo,
gráficos o imágenes procedentes de otras aplicaciones. Por
ejemplo, las líneas y rectángulos son controles independientes.
También puede usar controles independientes para recibir los
datos introducidos por el usuario y realizar una acción en base a
estos

 Control calculado
 Es aquel que presenta el resultado de una expresión
en lugar de datos almacenados. El valor es
calculado cada vez que cambia algún dato en la
expresión.
 Creación de controles: Crear un control
independiente
 Abra el formulario o informe en modo de ver Diseño
 Si desea utilizar un asistente que le ayude a crear el
control, compruebe que el botón Asistentes para
controles ( ) aparezca en bajo relieve en la caja de
herramientas.

 Haga clic en el botón Lista de campos ( ) en la
barra de herramientas. Seleccione uno o más
campos de la lista de campos que aparece.
 Arrastre el campo o campos seleccionados
desde la lista de campos hacia el formulario o
informe. Sitúe la esquina superior izquierda
del icono en el punto donde desea situar la
esquina superior izquierda del control (no su
etiqueta) y suelte el botón del mouse.

 Access crea el control apropiado para el campo
y establece ciertas propiedades basadas en el
tipo de datos del campo y en la configuración
de la propiedad PresentarControl. Si este no
es el tipo de control que desea crear, elija la
herramienta de control apropiada en la caja de
herramientas antes de arrastrar el campo
desde la lista de campos.
 Crear un control independiente
 En la caja de herramientas, elija la
herramienta para el control que desea crear

 En el formulario o informe, haga clic sobre el lugar donde desea
situar la esquina superior izquierda del control. Si hace clic y
suelta el botón del mouse, Access crea un control de un tamaño
predeterminado. Para crear un control de un tamaño particular,
haga clic con el botón del mouse y arrástrelo hasta que el
control sea del tamaño que desea.
 Crear un control calculado
 En el modo de ver Diseño, haga clic en la herramienta de la caja
de herramientas del tipo de control que quiera utilizar como
control calculado. Un cuadro de texto es el tipo de control más
utilizado para presentar un valor calculado. En el formulario o
informe, haga clic donde quiera colocar el control y ejecute uno
de los pasos siguientes:

 Si el control es cuadro de texto, puede escribir
directamente la expresión en el control.
 Si el control no es cuadro de texto o si es un
cuadro de texto pero quiere utilizar el
Generador de expresiones para crear la
expresión, haga doble clic en el control para
abrir su hoja de propiedades, luego escriba la
expresión en el cuadro de la propiedad
OrigenDelControl y presione el botón Generar
( ) para abrir el Generador de expresiones.

 En un control calculado, comience cada
expresión con el operador =. Si en el cuadro de
la propiedad OrigenDelControl necesita más
espacio para escribir una expresión, presione
Shift + F2 para abrir el cuadro de Zoom.
 Crear una etiqueta
 Haga clic en el botón Etiqueta ( ) de la caja de
herramientas.
 En el formulario o informe, haga clic en el
lugar donde quiera colocar la etiqueta e
introduzca el texto de la misma.

 Si desea presentar el texto de una etiqueta en más
de una línea, puede ajustar el tamaño de la etiqueta
después de haber introducido todo el texto, o
puede presionar Ctrl + Enter al final de la primera
línea de texto para introducir un retorno de carro.
Si inserta un retorno de carro, Access alinea las
líneas siguientes según las escriba. Para romper una
línea de forma manual en una línea continua,
presione de nuevo Ctrl + Enter. La anchura máxima
de una etiqueta está determinada por la longitud
de la primera línea de texto.
 Crear un cuadro de texto

 Abra el formulario o informe en el modo de ver
Diseño y haga clic en el botón cuadro de texto de la
caja de herramientas ( ).
 Haga clic en cualquier lugar del formulario o
informe para crear un cuadro de texto de tamaño
predeterminado o arrastre el cuadro de texto hasta
que tenga el tamaño que desea.
 Dibujar una línea en un formulario o informe
 Haga clic en el botón Línea en la caja de
herramientas ( ).
 Haga clic en el lugar donde desee crear la línea de
tamaño predeterminado o haga clic y arrastre el
mouse para crear una línea del tamaño que desee.

 Para dibujar líneas horizontales o verticales, haga clic en el
botón Línea, mantenga presionada la tecla Shift y después
arrastre el mouse para crear la línea. Para hacer pequeños
ajustes en el tamaño o el ángulo de la línea, selecciónela,
mantenga presionada la tecla Shift y presione una de las teclas
de dirección. Para hacer pequeños ajustes en la ubicación de
una línea, mantenga presionada la tecla Ctrl y presione una de
las teclas de dirección.
 Para cambiar el grosor de una línea, haga clic en el botón Ancho
de bordes en la barra de herramientas Formato y luego elija el
ancho de línea que prefiera. Para cambiar el estilo de línea
(puntos, guiones, etc) de una línea, haga doble clic en la línea
para abrir la hoja de propiedades y después elija un estilo de
borde en el cuadro de la propiedad EstiloDeLosBordes.

 Agregar la fecha y hora actuales a un formulario o
informe
 Puede hacer que Access muestre automáticamente
en un formulario o informe la fecha y hora que está
almacenada en el reloj del sistema.
 Para agregar la fecha u hora actual a un formulario
o informe
 En el modo de presentación Diseño del formulario o
informe, agregue un cuadro de texto a la sección
donde desea que aparezca la fecha u hora.
 Muestre la hoja de propiedades del cuadro de
texto.

 En la propiedad OrigenDelControl (ControlSource),
escriba = seguido de una expresión usando la función
Ahora (Now) o Fecha(Date), por ejemplo: =Fecha( )
 Agregar números de página a un formulario o informe
 Puede mostrar los números de página y el número total
de páginas de un formulario o informe utilizando las
propiedades Página (Page) y Páginas (Pages). La
propiedad Página (Page) muestra el número de la
página activa, mientras que la propiedad Páginas
muestra el número total de páginas.
 Para agregar números de página a un formulario o
informe

 En el modo de presentación Diseño, agregue un cuadro de
texto a la sección donde desee que aparezca el número
(generalmente el encabezado o pie de página).
 Muestre la hoja de propiedades para el cuadro.
 En la propiedad OrigenDelControl, escriba una expresión de
número de página, tal como una de las expresiones de muestra
incluidas en la siguiente tabla.
 Agregar o eliminar encabezados y pies de página en un
formulario
 Puede agregar encabezados y pies de página y eliminarlos de
un formulario y de las páginas impresas de un formulario. Los
encabezados y pies de página de los formularios, aparecen en la
parte superior e inferior de la ventana Formulario y al principio
y al final de una impresión.

 Los encabezados y pies de página de una página,
aparecen al principio y al final de cada página
impresa. No aparecen en el modo de presentación
Formulario.
 Para agregar encabezados y pies de página
 En el modo de presentación Diseño del formulario,
en el menú Formato, elija Encabezado/Pie del
formulario o Encabezado/Pie de página y después
agregue controles y cualquier elemento de diseño
que desee incluir en el encabezado o pie del
formulario.
 Para eliminar encabezados y pies de página

 En el modo de presentación Diseño del formulario,
vuelva a elegir Encabezado/Pie del formulario o
Encabezado/Pie de página.
 Para ajustar el tamaño de los encabezados o pies
 Mueva el puntero al borde inferior o derecho del
encabezado o pie hasta que el puntero se convierta
en una flecha de doble punta.
 Arrastre el borde inferior hacia arriba o hacia abajo
para cambiar la altura y arrastre el borde derecho
hacia dentro o hacia fuera para cambiar la anchura.
 Cualquier cambio en el ancho del encabezado o pie
cambiará el ancho de todo el formulario

 Para establecer propiedades para un
encabezado o pie
 Seleccione el encabezado o pie cuyas
propiedades desea establecer y después
muestre su hoja de propiedades.
 Establezca las propiedades para el
encabezado o pie. Informes Un informe es
un objeto que presenta información con
formato y organizada de acuerdo a sus
especificaciones

 7. Informes
 Los informes se utilizan para presentar los datos en una
página impresa y para mostrar los subtotales y totales
correspondientes a todo un conjunto de registros. Con
la flexibilidad y el control que proporciona un informe,
podrá obtener informes aptos para su publicación, y
todo con un esfuerzo mínimo.
 Los elementos de un informe que permiten presentar o
imprimir los datos se llaman controles (ver fig. 18). Con
un control se pueden presentar los datos de un campo,
los resultados de un cálculo, el texto para el título o
para un mensaje, o bien un gráfico, una imagen u otro
objeto.

 Crear un informe con un Asistente para
informes
 Un Asistente para informes le ayuda a crear
informes, planteando preguntas sobre el
informe que desea crear y creándolo de
acuerdo a sus respuestas.
 Para crear un informe utilizando un Asistente
para informes
 En la ventana de la base de datos, elija la
etiqueta Informe y después el botón Nuevo.

 En el cuadro Seleccione una tabla/consulta, escriba
el nombre de la tabla o consulta de origen del
informe o seleccione un nombre en la lista.
Elija el botón Asistente para informes y después
seleccione un Asistente para informes de la lista
uno de los siguiente asistentes.
 Columna Simple.
 Grupos/totales.
 Etiquetas postales.
 Resumen.
 Tabular.
 Combinar correspondencia con MS Word.

 Siga las instrucciones mostradas en los cuadros de
diálogo del Asistente para informes. En el último
cuadro de diálogo puede elegir mostrar el informe
en Presentación preliminar o en el modo de
presentación Diseño.
Si el informe resultante no es el deseado,
modifíquelo en el modo de presentación Diseño.
 Abrir un informe existente
 Cuando hace clic en la etiqueta Informe, en la
ventana de la base de datos se muestran todos los
informes de la base de datos activa. Puede abrir un
informe existente en el modo de presentación
Diseño o en Presentación preliminar.

 Para abrir un informe
etiqueta Informe.
 Seleccione el nombre del informe que desee abrir.
 Para ver el diseño del informe, elija el botón
Presentación preliminar .
 También puede hacer un informe haciendo doble
clic en su nombre en la lista para informes de la
ventana de la base de datos. Al hacer doble clic en
el botón derecho del mouse, se abre el informe en
el modo de presentación Diseño. Al hacer doble clic
en el botón izquierdo, se abre el informe en
Presentación preliminar

 Imprimir un informe
 Puede imprimir un informe desde la ventana
de la base de datos y desde el modo de
presentación Diseño o Presentación preliminar
del informe.
 Access y los Asistentes para informes utilizan
los valores predeterminados para Configurar
impresión. Cambie los valores si desea que el
informe tenga una diferente orientación de
página u otras opciones.
 Para establecer la orientación de la página y
otras opciones de impresión:

 Abra el informe en el modo de presentación Diseño
o en Presentación preliminar o seleccione el
informe en la ventana de la base de datos.
 En el menú Archivo, elija Configurar impresión, o
bien en Presentación preliminar puede hacer clic en
el botón Configurar impresión ( ) de la barra de
herramientas.
 Elija la orientación de acuerdo con el diseño que
desee crear.
 Elija o cambie las opciones adicionales de
Configurar impresión, dependiendo del efecto que
desee obtener.

 Elija Aceptar.
 Sólo necesita establecer la orientación de la
página una vez, ya que Access almacena la
configuración con el diseño del informe.
 Para imprimir un informe
 Abra el informe en el modo de presentación
Diseño o en Presentación preliminar o
seleccione el informe en la ventana de la base
de datos.
 En el menú Archivo, elija Imprimir, o bien en
Presentación preliminar puede hacer clic en el
botón Imprimir ( ) de la barra de herramientas.

 En el cuadro de diálogo Imprimir, introduzca
los valores deseados.
 Elija Aceptar.
 Calcular el número de registros en un informe
 Puede mostrar el número de registros de un
informe junto a cada registro, en un pie de
grupo o en el encabezado o el pie del informe.
 Para mostrar un total continuo junto a cada
registro en un informe
 En el modo de presentación Diseño del
informe, agregue un cuadro de texto en la
sección Detalle.

 Muestre la hoja de propiedades (seleccionando
el botón Hoja de propiedades ( ) en la barra de
herramientas) para el cuadro de texto.
 Establezca la propiedad OrigenDelControl
como =1.
 Establezca la propiedad SumaContinua como
Para todo.
 Para mostrar un total continuo en un pie de
página de grupo
 Siga los pasos 1-4 indicados arriba.
 Establezca la propiedadVisible del cuadro de
texto como No.

 Cree un cuadro de texto en el pie de página
de grupo.
 Muestre la hoja de propiedades para el
cuadro de texto.
 Establezca la propiedad OrigenDelControl
como el nombre del cuadro de texto en la
sección Detalle que lleva el registro del
total continuo.

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