Manual 5 S

MANUAL DE
LAS 5 S´s.
LAS 5 S s.
´

La diferencia vital entre los países ricos y
los países pobres consiste en el número de
personas que rechazan o se adaptan a la
cultura de la pobreza.
John Kenneth Galbraith
1

INTRODUCCIÓN
INTRODUCCI
Ó
Es necesario crear entornos dentro de las
Organizaciones que permitan maximizar
los recursos, el tiempo y la productividad
personal.

Para ese fin se creó una técnica denominada 5 S’s, por sus siglas
en japonés, que han sido implantadas en miles de compañías e
instituciones en el mundo con extraordinarios resultados.

A partir de la instrumentación de la
técnica 5 S’s en las empresas, se pueden
implantar con mucho mayor facilidad y
éxito, otros sistemas de calidad modernos,
sobretodo aquellos relacionados con ISO
9000.
2

OBJETIVOS
GENERAL.
Que los participantes uniformicen en el ámbito organizacional el concepto
de 5 S’s, y que adquieran lineamientos y estrategias generales para la
implantación de un sistema de calidad con dichas características.

ESPECIFICOS.
X Conocer la metodología para instrumentar un sistema de calidad 5 S’s
en su organización, que les permita a usted y a sus colaboradores
desempeñarse con altos niveles de productividad.
X Comprender en que consisten cada uno de los términos japoneses y
los beneficios que nos brinda el implantarlos.
X Crear una nueva cultura organizacional, basada en el compromiso, la
disciplina y la creación de las condiciones para la productividad y la
calidad en el entorno.
3

X INTRODUCCIÓN. TEMARIO
X OBJETIVOS.
X I. Antecedentes.
X ¿Cuál es el Objetivo Principal de las 5 S´s?
X ¿Qué son las 5 S´s?
X Resistencias.
X II. Las 5 S´s y su significado
X Beneficios directos.
X III. Estudio y descripción de las 5 S’s
X 1S Seiri. Seleccionar.
X Beneficios.
X 2S Seiton. Organizar.
X Beneficios.
X 4S Seiketsu. Sanear.
X Beneficios.
X 3S Seiso. Limpiar.
X Beneficios.
X 5S Shitsuke. Autodisciplina.
X Beneficios.
X IV. Actividades previas a la implantación de las 5 S´s.
X V. Las 5 S’s en las oficinas.
4
X VI. Metodología de implantación.

ANTECEDENTES
ANTECEDENTES
Las 5’s iniciarón en Japón durante los años 60’s
obteniendo beneficios tales como:

² Eliminación de desperdicios.

² Reducción de materiales en procesos.

² Incremento en la productividad laboral.

² Evitar accidentes.

² Optimizar espacios.

² Incrementar la velocidad de mejora. 5

¿CUÁ L ES EL OBJETIVO PRINCIPAL
¿ Á
CU
DE LAS 5 S´s.?
DE LAS 5 S
´
Desarrollar un ambiente de trabajo agradable y eficiente, en un clima
de seguridad, orden, limpieza y constancia que permita el correcto
desempeño de las operaciones diarias, logrando así los estándares
de calidad de los servicios requeridos por la ciudadanía.

¿QUÉ SON LAS 5 “ S” ?
¿
QU S

Es una herramienta de calidad que permite implementar y establecer
estándares para tener áreas y espacios de trabajo en orden y realizar
eficazmente las actividades.

6

RESISTENCIAS
X ¿Qué tan importantes pueden ser las 5 S´s y su
aplicación?

X ¿Para qué limpiar si se vuelve a ensuciar?

X Mi sistema de archivo es un desorden, pero…
¡yo sé de mi propia forma de llevarlo

7

SIGNIFICADO
DE LAS 5 S’’
DE LAS 5 S ss

En japonés: En español:

1. Seiri ¬Seleccionar
2. Seiton ¬Organizar
3. Seiso ¬Limpiar
4. Seiketsu ¬Estandarizar
5. Shitsuke ¬Disciplina
9

BENEFICIOS DIRECTOS
DE LAS 5 S’’
DE LAS 5 S s
X Seguridad:
ªMenor índice de Accidentes.
ªReducción drástica de Ausentismo.
X Calidad:
ªSatisfacción de los clientes.
ªVelocidad de respuesta y mejora.
X Eficiencia:
ªProductividad.
ªEnergía positiva.
X Eliminación de desperdicios:
ªMantenimiento preventivo.
ªSugerencia de mejora. 10

1ERA. S: SEIRI
SELECCIONAR
Significa eliminar del área de trabajo todos los elementos
innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor.

El SEIRICLASIFICACIÓN, CONSISTE EN:
X Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de
las que no sirven.
X Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario.
X Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo.
X Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza,
uso, seguridad y frecuencia de utilización con el objeto de facilitar
la agilidad en el trabajo.
X Eliminar información innecesaria y que nos puede conducir a
errores de interpretación o de actuación. 11

1ERA. S:
1
ERA

SELECCIONAR
X Mantener solo lo necesario
ª Revisar el área de trabajo.
ª Separar lo que sirve de lo que no sirve.
ª Definir un lugar donde poner temporalmente lo que no se necesita,
pero puede servir a alguien.
ª Decidir que se hará con las cosas.

Una vez CLASIFICADO lo necesario, se selecciona por frecuencia de uso:
JUNTO CADA HORA

CERCA VARIAS VECES AL DÍA

EN EL ÁREA UNA VEZ A LA
Si su SEMANA

EN OTRA ÁREA
USO UNA VEZ
es: AL MES
UNA VEZ AL AÑO, O
EN BODEGA SE PUEDE USAR
O ARCHIVO 12

BENEFICIOS DE
SEIRI SELECCIÓN
SELECCI
Ó
X Mejor distribución de X Se descartan artículos
recursos. obsoletos.

X Liberar espacio útil en plantas X Eliminación de
y oficinas. desperdicios

SELECCIONAR

X Reducción en
inventarios X Facilitar el control visual de las materias
primas que se van agotando y que se
X Abrir espacios requieren para un proceso.

13

AUTOEXAMEN
¿ UTILIZO o PUEDO UTILIZAR
LA SELECCIÓN ?
No. de 5
S´s EVALUACIÓN PUNTUACIÓN

S No. ASPECTOS QUE VERIFICAR MB R M
E (SUGERENCIAS)
Objetos presentes y sin uso en el Materiales o herramientas
L 1 área. innecesarias
E
2 Hallazgos frecuentes de los
C Objetos personales
mismos.
C Clasificación de lo que sirve y Ubicación de objetos por
I
3
necesita. frecuencia de uso.
Ó
N

MB. Muy Bien. CALIFICACIÓN: ____________
PUNTUACIÓN R. Regular. PREDOMINANTE
M. Mal.
14

SEITON
2DA. S:

ORGANIZAR
Consiste en organizar los elementos que hemos clasificados como
necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad.

La ORGANIZACIÓN permite:
X Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en
el trabajo de rutina, para facilitar su acceso y retorno al lugar.
X Facilita el acceso rápido a elementos que se requieren para el
trabajo.
X Mejorar la información en el sitio de trabajo para evitar errores y
acciones de riesgo potencial.
X El aseo y la limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y
seguridad.
X Se libera espacio. 15

2DA. S:
2
ORGANIZAR
ORGANIZAR
“ Un lugar para cada cosa y
cada cosa en su lugar”
Colocar o distribuir las cosas en el lugar que les corresponde,
mantener esa ubicación con adecuada disposición de las cosas,
para que estén listas en el momento que se soliciten.

16

BENEFICIOS DE
SEITON ORGANIZAR
X Eliminar tiempos de X Mejorar la seguridad.
búsqueda.
X Minimizar errores.
X Velocidad de respuesta.
X Eliminación de perdidas
por errores.
ORGANIZAR

X Velocidad de mejora.
X La empresa puede contar con un
sistema simple de control visual
X Prevenir desabasto de de materiales y materias primas
suministros y/o productos.
17

AUTOEXAMEN
¿ UTILIZO o PUEDO UTILIZAR LA ORGANIZACIÓN ?
No. de 5

No. ASPECTOS QUE VERIFICAR MB R M
(SUGERENCIAS)
Identificación de cada clase de tema. ¿Todo está identificado por nombre,
1
tema, área y tipo?

2 Detección de faltantes. ¿Existen indicadores visuales de la
O
falta de algo?
R
Existen sistemas auto explicativos de Existen sistemas auto explicativos
D 3
localización congruentes. de localización congruentes.
E
Lugares específicos para papelería y Lugares específicos para papelería
N 4
archivo. y archivo.
Se prevee el desabasto y los sobre ¿Existen indicadores de máximos y
5 inventarios de papelería y materiales
mínimos?
de oficina.
Orden en instalaciones y bien Orden en instalaciones y bien
6
señalizados. señalizados.

Calificación: ____________
18

SEISO
3DA. S:

LIMPIAR
Significa eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos de mi
lugar de trabajo (escritorio, maquinaria, etc.).

La limpieza implica no únicamente mantener los equipos dentro de
una estática agradable permanentemente, implica un pensamiento
superior a limpiar. Exige que realicemos un trabajo creativo de
identificación de las fuentes de suciedad y contaminación para
tomar acciones de raíz para su eliminación, de lo contrario será
imposible mantener limpio y en buen estado el área de trabajo.

Para aplicar la LIMPIEZA se debe::

X Integrar la limpieza como parte del trabajo diario.
X Asumir la limpieza como una actividad de mantenimiento
autónomo.
19

3DA. S:
3
LIMPIAR
Un sitio sucio y desordenado; es un lugar inseguro
que puede provocar un accidente y llegar a afectar la
calidad del producto.

El éxito en la limpieza de una empresa depende de la actitud de
su personal.

Las 3 etapas de la Limpieza :

X Área individual.
X Áreas comunes.
X Áreas difíciles. 20

BENEFICIOS DE
SEISO LIMPIAR
X Un lugar impecable de X Evitar accidentes y
trabajo. enfermedades.

X Tomar acciones correctivas X Disminuir reparaciones costosas.
inmediatas.

LIMPIAR

X Prevenir contaminación en los
procesos. X Prolongar la vida útil de las
instalaciones y equipos.
X Mejora el bienestar físico y
mental del trabajador.
21

AUTOEXAMEN
¿ UTILIZO o PUEDO
UTILIZAR LA LIMPIEZA ?

No. de 5

No. ASPECTOS QUE VERIFICAR MB R M
(SUGERENCIAS)
L Suciedad y polvo en el área de trabajo ¿Revisa la parte posterior de los muebles y
1 máquinas, debajo de mesas, escritorios, así como la
I limpieza de máquinas, teléfono y computadora?
y equipo.
M
2 Control de ceniceros, tazas, pizarrón, ¿Existen tazas y ceniceros sucios y
P
I etc. sin uso?
E Verificar el control del aseo (si
3
Z Limpieza diaria sobre escritorios y
existe)
A muebles.

Calificación: ___________
22

4TA. S: SEIKETSU SANEAR
Es la metodología que nos permite mantener los logros alcanzados con la
aplicación de las tres primeras “S”. Si no existe un proceso para conservar
los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener
elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestras
acciones.
El SANEAR pretende:
X Mantener el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras S.
X Ensañar al operario realizar normas con el apoyo de la dirección y un
adecuado entrenamiento.
X El empleo de los estándares se debe auditar para verificar su
cumplimiento.
X Las normas de limpieza, lubricación y aprietes son la base del
mantenimiento autónomo.

23

4TA. S:
4
SANEAR
Se recomienda:
Elaborar por departamento el Manual de las aplicaciones en 5 S´s,
el cual deberá contener lo siguiente:
X Evidencia de las condiciones
anteriores.

X Distribución general de áreas,
mobiliario y equipos.

X Descripción de cada área y
mobiliario.

5 S´s S
X Identificación de cada documento y RS O
RE CU O S
N
HUM A
artículo. 24

4TA. S:
4
Por ejemplo: SANEAR
En un aula de capacitación, al término de la sesión el instructor debe:
X Dejar limpio el pizarrón.
X Devolver el equipo utilizado a su lugar.
X No dejar nada sobre la mesa y acomodar las sillas.
X Verificar que no quede ningún objeto que no sea del aula.
X Apagar el clima y la luz.
¿CÓMO MANTENER EL CONTROL
VISUAL EN EL SANEAMIENTO?
Usar símbolos, colores o letreros para que el estándar se explique por
sí mismo.

La empresa debe definir los estándares de colores generales para la
empresa como el color de las paredes, equipos, tuberías, etc.
25

BENEFICIOS DE
SEIKETSU SANEAR
X Se guarda el conocimiento X Se mantiene por escrito cómo
producido durante años de mantener lo logrado.
trabajo.
X Facilita el mantenimiento.
X Sistemas autoexplicativos.

SANEAR

X Mejora la comunicación. X Elegir adecuada toma de
decisiones.

X Disminuir el tiempo de X Asegurar que nuestros
búsqueda. productos y servicios sean de
calidad consistente.
26

AUTOEXAMEN
¿ UTILIZO o PUEDO
UTILIZAR EL SANEAMIENTO ?

No. de 5

QUE VERIFICAR
S No. ASPECTOS (SUGERENCIAS) MB R M
A ¿Existen? ¿Responsables? ¿Controles?
Procedimiento de Limpieza
N 1
E
A
M Procedimientos de Trabajo
I
2 Revisar estándares y procedimientos de trabajo.

E
N
Uso de ropa y equipo ¿ Se está usando la ropa y el equipo adecuado?
T 3
O

Calificación: __________
27

5TA. S: SHITSUKE
AUTODISCIPLINA
AUTO
Significa convertir en hábito el empleo y utilización de los
métodos establecidos y estandarizados para la limpieza en el
lugar de trabajo.

Si se estimula que cada uno de nosotros como empleados
aplique el Círculo de Deming en cada una de las actividades
diarias, es muy seguro que en la práctica la Autodisciplina no
tendría ninguna dificultad.

28

5TA. S:
5
AUTODISCIPLINA
AUTO

La AUTODISCIPLINA implica:
X El respeto de las normas y estándares establecidas para conservar el
sitio de trabajo impecable.
X Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el
funcionamiento de una organización.
X Promover el hábito de autocontrolar o reflexionar sobre el nivel de
cumplimiento de las normas establecidas.
X Mejorar el respeto de su propio ser y de los demás.

LA AUTODISCIPLINA …
LA AUTODISCIPLINA
Se puede ser
autodisciplinado y sin Compromiso es:
embargo no estar ¡Entusiasmo!
comprometido 29

BENEFICIOS DE
SHITSUKE AUTODISCIPLINA
X Se crea una cultura de X La persona comprometida
sensibilidad, respeto y cuidado demuestra persistencia en el logro
de los recursos de la de sus fines.
secretaria.
X La autodisciplina es una forma de X La moral en el trabajo
cambiar los hábitos. se incrementa.

AUTODISCIPLINA

X El cliente se sentirá más satisfecho
ya que los niveles de calidad serán X El sitio de trabajo será un
superiores debido a que se han lugar donde realmente sea
respetado íntegramente los atractivo llegar cada día.
procedimientos y normas .
30

¿CÓMO SE ADMINISTRA UN
¿ Ó
C
PROGRAMA DE 5 S’’
PROGRAMA DE 5 S s?
Aplicar las 5 S’s implica un proceso que
consta de varias actividades:

X Sistema de 5 S’s
X Sensibilización
X Documentación
X Auditorías
X Acciones correctivas
X Retroalimentación
31

DIFUSIÓN
DIFUSI
Ó
La difusión se realizará de forma permanente
durante todo el desarrollo de implementación y
mantenimiento de las 5 S’s; la cual será a
criterio de cada instructor.

La Difusión se puede dar a través de:
X Carteles, t am
os

a e s o
s y n d
t r o l an t a
X Trípticos, so
No i m p
S ´s
5
X Folletos etc.
32

AUDITORIAS INTERNAS
El propósito de las auditorias internas es
el reunir evidencia objetiva que permita
arribar a un conocimiento y a una
decisión veraz acerca del continuo estado
del sistema de 5 S’s.

33

ACCIONES CORRECTIVAS
X Identificación de NoConformidades.
X Determinar causas verdaderas.
X Implementar solución.
X Evaluar la efectividad.
X Reauditar para verificar la finalización.
X Evidencia (registros).

34

RETROALIMENTACIÓN
RETROALIMENTACI
Ó

X Indicadores
X Nos permiten establecer la eficiencia y
efectividad del sistema:
ª Desempeño de cada área
ª Fallas internas
ª Fallas externas
ª Tendencias
ª Satisfacción del cliente

35

IMPLANTACIÓN
IMPLANTACI
Ó
X Identificar la Situación Actual.
X Seleccionar los puntos específicos.
X Asignar la responsabilidad.
X Documentar y exhibir apropiadamente.
X Establecer actividades de mejora.
X Evaluar periódicamente el avance.
X Retroalimentar el proceso y Reconocimiento.
X Llevar a cabo un proyecto piloto.

36

PROBLEMAS CON LA
IMPLANTACIÓN DE UN
IMPLANTACI
Ó
SISTEMA DE 5 S’’
SISTEMA DE 5 S S
X Gran esfuerzo.

X Shock cultural.

X Burocracia.

X Costo.
37

ACTIVIDADES PREVIAS A LA
IMPLANTACIÓN DE LAS 5 S`s
IMPLANTACI
Ó S`s
X Preparación del Entorno.
X Definir actividades urgentes de
importantes.
X Buscar un cambio cultural.
X Utilizar el sentido común al implantarla.
X Buscar participación de los
afectados.
X Evidencia de las áreas.
X Llevar a cabo la limpieza Mayor de las
áreas. 38

CONCLUSIONES
CONCLUSIONES
La creación de un Entorno Productivo es:

X Tarea de todos.
X Es requisito para procesos competitivos.
X Reduce adicción a la urgencia.

Aplicar las 5’S a profundidad requiere:
5 S´
5 S s
´s

X De un gran esfuerzo consciente.
X Genera un Cambio Cultural.
DEBE SER UNO DE LOS PRIMEROS PASOS
Y MÁXIMA PRIORIDAD
39

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