manual

InstitutoSuperiorLaSalle Urubamba Informática II
Joel Quispe Huaman Manual de PowerPoint
Manual de
PowerPoint
Basico

Unidad 1.
Entorno y primeros pasos
1.1. Introducción
PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear
presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten
comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.
Algunos ejemplos de su aplicación práctica podrían ser:
En la enseñanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema. La
exposición de los resultados de una investigación.
Como apoyo visual en una reunión empresarial o conferencia. Presentar un nuevo
producto.
Y muchos más...
En definitiva siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable
para captar la atención del interlocutor.
Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran
calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar
hasta el último detalle. Podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos,
insertar gráficos, dibujos, imágenes... También es posible insertar efectos animados,
películas y sonidos. Podremos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas
para que el locutor pueda tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición y
muchas más cosas que veremos a lo largo del curso.
Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y conoceremos el entorno y
funcionamiento básico. Al final de este tema ya estarás en disposición de empezar a
crear presentaciones.
1.2. Iniciar y cerrar PowerPoint
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar PowerPoint.
1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda
de la pantalla. Al hacer clic en Inicio se despliega un menú. Su aspecto puede
ser ligeramente distinto en función de la versión de Windows que utilicemos,
pero lo normal es que encontremos el programa dentro del apartado Todos
los programas. Localiza y abre la carpeta Microsoft Office y haz clic en
Microsoft PowerPoint.
2) Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre él.
Ten presente que no todos los equipos disponen de este icono de forma
predeterminada. Si quieres crearlo haz clic con el botón derecho del ratón sobre la
opción Microsoft PowerPoint del menú inicio. Luego selecciona Enviar a > Escritorio
(crear acceso directo).
Ahora que ya sabes cómo iniciar PowerPoint, ábrelo.
Para que te resulte más sencillo comprender la teoría, te recomendamos que a partir de
este momento y durante el resto del curso tengas el programa abierto y vayas probando
las distintas opciones y localizando las herramientas a lavez que sigues las explicaciones.
Para ello obviamente deberás mantener visibles ambas ventanas, la de PowerPoint y la
explicación del curso
Para cerrar PowerPoint 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
- Hacer clicenel botón cerrar, este botón seencuentra situado en laparte superior
derecha de la ventana de PowerPoint.

- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación
de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción.
Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación, un mensaje
nos preguntará si queremos guardarlos o no. Deberemos decidir y seleccionar la opción
adecuada para que el programa prosiga con el cierre.
1.3. Elementos de la pantalla inicial
Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te
mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta
pantalla y así será más fácil entender el resto del curso.
La ventana se puede personalizar para cambiar las herramientas y botones que hay
disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso
orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas
familiarizando con los nombres de cadauno, para que sigas fácilmentelas explicaciones,
ya que se suelen utilizar estos términos.
Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.
1. En laparte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas
que formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de las muchas
pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro.
2. El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando
con su número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos
su pestaña. Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema
aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo central para poder
modificarla.
3. La barra de herramientas de acceso rápido contiene, normalmente, las opciones
que más frecuentemente se utilizan. Éstas son Guardar, Deshacer (para deshacer la
última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho). Es
importante que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo más frecuente
cuando trabajamos, pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.
4. La barra de título contiene el nombre del documento abierto que se está
visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en la zona derecha los
botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas
del entorno Windows.
5 La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de
una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones
en PowerPoint. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. La veremos en
detalle más adelante.
6. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar
en mayor detalle o ver una vista general de las diapositivas que se
encuentran en el área de trabajo.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada
será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado,
arrastrándolo.

7. Con los botones de vistas podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos
encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de
todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver
cómo queda, etc.
8. El Área de notas será donde añadiremos las anotaciones de apoyo para realizar
la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos
podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.
9. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el
número de diapositivas, el tema empleado, o el idioma en que se está redactando.
1.4. La cinta de opciones
Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de PowerPoint, porque
contiene todas las opciones que se pueden realizar. Veámosla con más detalle.
Las herramientas están organizadas de forma lógica en fichas (Inicio, Insertar, Vista...),
que a su vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más
utilizada, Inicio, que contiene los grupos Portapapeles, Diapositivas, Fuente, Párrafo,
Dibujo y Edición. De esta forma, si queremos hacer referencia durante el curso a la
opción Pegar, la nombraremos como Inicio>Portapapeles>Pegar.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente
nombre de pestaña.
Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño botón en
su esquina inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de diálogo con más
opciones relacionadas con el grupo en cuestión. En la imagen, por ejemplo, el cursor
está situado en el botón que abre el panel Portapapeles. En el grupo Fuente abriríamos
el cuadro de diálogo Fuente, y así consecutivamente.
Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento
"inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestañas únicamente cuando son
útiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de opciones.
Por ejemplo, la ficha Herramientas de dibujo no estará visible de entrada, únicamente
se mostrará durante la edición de la diapositiva.
Ésta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún
momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual, podremos
hacerlo desde el menú Archivo>Opciones>Personalizar Cinta.
PowerPoint apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo controlarlo por
completo mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del
ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números
semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla
ALT.
Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer
de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que
vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas
desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior o con
la combinación de teclas CTRL+F1
1.5. La ficha Archivo
La pestaña Archivo se encuentra destacada en color naranja, ¿por qué? Porque, a
diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la modificación y
tratamiento del contenido del documento, sino más bien opciones referentes a la
aplicación y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se cubre el documento
con un panel de opciones, es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista
Backstage.
De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por eso la vamos a comentar
aparte. Observarás que sus opciones no seencuentran en una fichacomo las que hemos
visto, con agrupaciones. Están situadas en forma de menú vertical. Esta pestaña
equivalía al botón Office en la versión PowerPoint 2007, y en versiones anteriores era el
menú Archivo. Es decir, en PowerPoint 2010 hemos vuelto a sus orígenes, pero con un
diseño mejorado.
Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos. También
puedes acceder a una lista de los documentos utilizados de forma Reciente y Salir de la
aplicación. Las opciones Información, Imprimir y Compartir las veremos más adelante.
Contiene dos tipos básicos de elementos:
- Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque también pueden
mostrar un cuadro de diálogo que nos pide más información para realizar la acción.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un pequeño recuadro
azul que no ocupa todo el ancho del menú.
Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Cerrar, Guardar como, Opciones y Salir.
- Opción que despliega una lista de opciones.
Se reconocen porque al pasarel cursor sobre ellos,se dibuja un recuadro azul que ocupa
todo el ancho del menú. Al hacer clic, quedan coloreados con un azul más intenso, de
forma que sepamos qué información se está mostrando en el panel situado
justo a la derecha. Algunos ejemplos son los comandos Información, Reciente o
Imprimir.
Para salir de la ficha Archivo hacer clic sobre otra pestaña o pulsar la tecla ESC.
1.6. Crear presentación
A continuación veremos dos formas de crear una nueva presentación: partiendo de una
en blanco y partiendo de una plantilla.
Crear presentación en blanco.

Crear una presentación es tan sencillo como abrir PowerPoint. Por defecto se muestra
una presentación en blanco con la que podremos trabajar. Sin embargo también
podemos crearla de forma explícita si, por ejemplo, ya estamos trabajando con otra.
Para ello haremos clic en Archivo>Nuevo. Seleccionamos la opción Presentación en
blanco y pulsamos el botón Crear de la derecha.
En las imágenes siguientes puedes ver el apartado Nuevo con las opciones descritas y el
resultado final, es decir, la presentación en blanco.
En la primera diapositiva que se crea por defecto en las nuevas presentaciones
dispondrás de dos cuadros: uno para el título y otro para el subtítulo. A partir de ahí
tendremos que añadir contenido o diapositivas nuevas y todo lo demás.
Crear presentación a partir de una plantilla.
Las plantillas son muy útiles porque generan una presentación base a partir de la cual es
mucho más sencillo trabajar. Es decir, nos adelantan trabajo.
Para utilizar plantillas los pasos son muy similares a los que acabamos de ver. Hacemos
clic en Archivo>Nuevo, pero esta vez seleccionamos la opción Plantillas de ejemplo.
Aparecerá un listado de plantillas, simplemente seleccionamos la más apropiada y
pulsamos Crear.
Observa que en la parte de la derecha aparece una vista previa de la plantilla
seleccionada, que se corresponderá con la primera diapositiva, es decir, la "portada".
En nuestro caso hemos elegido la plantilla Álbum de fotos clásico y este es el resultado
Se trata de una presentación con 7 diapositivas, como puedes observar en el área de
esquema de la izquierda. Cada diapositiva tiene unos elementos distintos, pero siempre
guardando un estilo y una temática común.
Y esto es sólo el principio, un punto de partida. Al igual que en el caso de la presentación
en blanco, posteriormente podremos ir añadiendo elementos y diapositiva
1.7. Guardar presentación
Guardar es una tarea fundamental. Obviamente, si realizamos un trabajo es para
conservarlo y por lo tanto deberemos guardar la presentación como un archivo
almacenado en nuestro equipo. Pero también es fundamental que guardemos las
modificaciones a medida que vamos trabajando, porque si ocurre un error en el sistema
o se va la luz eléctrica evitaremos tener que rehacer las cosas. Como reza el dicho
popular, más vale prevenir que curar.
Guardar es tan sencillo como acceder a Archivo>Guardar o hacer clic en el botón de la
barra de acceso rápido. También disponemos del atajo de teclado CTRL+G.
Si es la primera vez que guardamos la presentación deberemos indicar dónde queremos
guardarla y bajo qué nombre. El resto de veces que guardemos, como el archivo ya se
habrá creado, lo único que el sistema hará es ir actualizando su contenido.
La primera vez que guardamos se muestra una ventana similar a la siguiente (variará en
función de la versión de Windows que utilices):
El archivo con la presentación se guardará en la carpeta que estemos visualizando, es
decir, en la que tengamos abierta. En la imagen de ejemplo se guardaría en la carpeta
Ejemplos del curso. Observa que en la parte superior se indica la ruta de dicha carpeta

y que desde el panel izquierdo puedes explorar las carpetas del equipo para situarte en
la que desees. Es interesante observar y recordar dónde se guardan los archivos de
trabajo, así como hacerlo de forma organizada. Si es necesario se pueden crear carpetas
desde la opción Nueva carpeta a fin de clasificar el trabajo de un modo más apropiado.
Además de tener en cuenta dónde, también es importante saber con qué nombre se
guarda. Para ello deberemos escribir el nombre deseado en el cuadro de texto Nombre
de archivo.
Ya sólo nos queda pulsar el botón Guardar.
Por defecto se creará un archivo del tipo Presentación de PowerPoint, que tiene la
extensión pptx. Si por cualquier motivo queremos guardar la presentación con otro
formato, por ejemplo elformato antiguo (PowerPoint 97-2003), lo único que deberemos
hacer es modificar el tipo de archivo, seleccionando el adecuado de la lista desplegable
que hay justo debajo del nombre de archivo.
Guardar cambios sobre un archivo ya creado.
Como hemos dicho, el efecto que tendrá pulsar la opción Guardar en un archivo que ya
se ha guardado antes será simplemente actualizar los cambios y salvaguardar así
nuestro trabajo. Esto se debe hacer con cierta frecuencia, sin embargo en ocasiones se
nos olvida y perdemos el trabajo por un fallo técnico.
Guardar una copia.
En ocasiones es posible que necesitemos guardar una copia de un archivo con un
nombre distinto al del original. Así, podremos realizar modificaciones sobre él y
dispondremos luego tanto de la presentación inicial como de la copia modificada. Para
ello, haremos clic en Archivo>Guardar como.
Se abrirá una pantalla idéntica a la que utilizábamos para guardar por primera vez y por
lo tanto el proceso será el mismo que ya hemos visto. Esto tiene su lógica, ya que
PowerPoint necesitará saber dónde guardar la copia y con qué nombre.
1.8. Abrir y cerrar presentaciones
Una vez hemos creado y guardado una presentación ya la tenemos almacenada en el
equipo. Bien, y ahora, ¿cómo la abrimos si queremos verla o seguir editándola? Existen
varias formas de abrir una presentación, nos vamos a centrar en las dos principales:
abrirla desde PowerPoint localizándola manualmente en su carpeta contenedora y
abrirla desde la lista de archivos recientemente utilizados.
1) Desde la opción Archivo > Abrir o las teclas rápidas CTRL+A se inicia el siguiente
cuadro de diálogo:
La ventana es similar a la de guardar, pero esta vez exploraremos las carpetas para
localizar aquella donde fue guardado el archivo. Una vez lo localizamos, hacemos clic

sobre él para seleccionarlo y pulsamos el botón Abrir. El archivo se mostrará para
empezar a trabajar con él.
2) Las personas que acostumbran a trabajar siempre con el mismo equipo
encontrarán más práctico el segundo método: abrir el archivo de entre las
presentaciones recientemente utilizadas. Este listado lo encontramos en Archivo >
Reciente.
A la izquierda apreciaremos la lista de las últimas presentaciones abiertas y a la derecha
una lista de las últimas carpetas contenedoras de presentaciones utilizadas. El listado se
va actualizando según utilizamos PowerPoint, pero también lo podemos modificar a
nuestro antojo, si lo deseamos:
Para quitar un elemento de la lista, hacemos clic con el botón derecho sobre él y
escogemos la opción Quitar de la lista.
Para forzar a que un elemento se muestre siempre en la lista, lo deberemos anclar
haciendo clic en su botón en forma de chincheta . La chincheta se mostrará azul y como
si estuviese clavada, esto indicará que se encuentra anclado. Para desanclarlo
volveremos a hacer clic sobre el botón.
Ya sabemos abrir presentaciones, sólo nos queda mencionar un último detalle.
PowerPoint permite trabajar con varias presentaciones alavez, de modo que sitenemos
una abierta e intentamos abrir otra, esta se mostrará en una ventana nueva.
Por ello, es importante saber cambiar de ventana adecuadamente. Una forma sencilla
de hacerlo es desde la pestaña Vista, en el menú Cambiar ventanas. La ventana que se
mostrará en primer plano será aquella que esté seleccionada, es decir, marcada con un
tick junto a su nombre.
Si lo que queremos es cerrar una presentación, pero sin cerrar Word, deberemos hacer
clic en Archivo > Cerrar.
Si había dos o más ventanas de PowerPoint abiertas, al cerrar la presentación se cerrará
la ventana. Esto será así en todos los casos, excepto cuando sólo quede una
presentación abierta, que semostrará PowerPoint sinningún archivo de trabajo abierto.
Unidad 2.
2.1. Cambiar de vista
Antes de empezar a explicar cómo personalizar una presentación es importante saber
cómo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint.
El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener
tanto una visión particular de cada una de las diapositivas como una visión global de
todas ellas, así como reproducir la presentación para ver el resultado al final.
Podemos cambiar de una vista a otra de dos formas distintas.
Desde los accesos directos de la zona inferior de la ventana.
Donde encontraremos las cuatro vistas principales (Normal, Clasificador, Vista lectura y
Presentación) que nos permitirán modificar el diseño, echar un vistazo general a todas
ellas, abrirlas en pantalla completa para leerlas o ver la presentación tal y como se verá
cuando la proyectemos en nuestra exposición. Durante el tema iremos viéndolas con
detalle.
Desde las opciones de la cinta.

Casi todas las vistas se encuentran en la ficha Vista. Aquí encontramos algunas vistas
más además de las que ya aparecían en la barra inferior, como la Página de notas o las
Vistas patrón.
La única vista que no se encuentra aquí es la de Presentación. Puesto que se trata de
una vista muy importante, porque nos permite ver el resultado final tal cuál lo verá
nuestro público, posee una ficha propia llamada Presentación con diapositivas. En ella
encontraremos distintas formas de ejecutarla.
2.2. Vista Normal
La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente. Con ella podemos ver,
diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos. La iniciamos desde Vista>Normal
o bien desde la barra inferior pulsando el botón.
Puesto que se trata de la vista que se muestra inicialmente al iniciar PowerPoint, ya la
hemos comentado en la unidad anterior. Sin embargo, la repasaremos brevemente.
En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos
seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la
diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el área
de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.
Esta es la vista que más utilizarás ya que desde ella modificaremos la presentación. Es la
vista de trabajo, por decirlo de alguna manera. Podemos insertar texto en las
diapositivas, cambiar su color y diseño, etc.
2.3. Vista Clasificador de diapositivas
La vista clasificador muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de
aparición. Dicho orden se representa con un pequeño número situado en la esquina
inferior izquierda de cada una de las diapositivas. También pueden aparecer clasificadas
en secciones, si así lo hemos establecido.
Por lo tanto, con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación.
Nos permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar
o eliminar las diapositivas. En definitiva, para organizarlas.
Se inicia también desde Vista>Vistas de presentación>Clasificador de diapositivas.
También dispones de un botón en la barra inferior que presenta el siguiente aspecto.
2.4. Zoom
El zoom no es exactamente una vista, pero permite acercar o alejar las diapositivas en
algunas vistas, como Normal y Clasificador de diapositivas.
Para aplicarlo deberemos situarnos primero en ladiapositivasobre laque queramos que
se aplique el zoom. Ten presente que no es lo mismo tener la diapositiva seleccionada
en el área de esquema que en el área de trabajo. Dependiendo de cuál seleccionemos,
el zoom se aplicará sobre ésta zona.
Observa el siguiente ejemplo del zoom aplicado a una diapositiva en el área de trabajo.
Las miniaturas de las diapositivas mantienen el mismo tamaño, al igual que la propia
ventana. Lo único que cambia es la diapositiva seleccionada en el área de trabajo.

Encontrarás laherramienta Zoom en la fichaVista.Al hacer clicsobre ella,sedesplegará
una ventana donde podrás escoger el porcentaje de zoom deseado de entre las
opciones, o bien escribir uno personalizado
También se puede aplicar el zoom a través de la barra de estado con el control,
desplazando el marcador o pulsando los botones - y +.
Una opción muy útil es lade ajustar el tamaño de la diapositivaaltamaño de laventana.
Es decir, que la diapositiva se verá más pequeña si la ventana de PowerPoint se
encuentra restaurada, y más grande si se maximiza. Eso sí, siempre se verá completa.
Para ajustarla, hacemos clic en el botón Ajustar a la ventana de la ficha Vista o bien
pulsamos el botón de la barra inferior.
2.5. Vista Presentación con diapositivas
La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación para mostrar cuál será
el resultado final.
Lo habitual es reproducir la presentación desde la diapositiva que se está visualizando
en ese momento, normalmente para ver cómo queda la diapositiva que acabamos de
realizar y poder apreciar todos los elementos, incluidos los efectos animados que no se
apreciarían en ninguna otra vista.
Podemos iniciar esta vista desde:
La cinta, en Presentación con diapositivas > grupo Iniciar presentación con
diapositivas > Desde la diapositiva actual.
El botón de la barra inferior.
Lo habitual es que una presentación contenga diversas diapositivas. Durante la
exposición de cara al público es imprescindible que sepas moverte de una a otra con
soltura para ir avanzando. La siguiente tabla muestra las teclas apropiadas para realizar
las acciones básicas:
Acción Teclas
Ejecutar la siguiente animación o avanzar a la siguiente diapositiva.
S INTRO AV PÁG
FLECHA DERECHA
FLECHA ABAJO BARRA ESPACIADORA
Clic con el mouse
Ejecutar la animación anterior o volver a la diapositiva anterior
A
RE PÁG
FLECHA IZQUIERDA FLECHA ARRIBA
RETROCESO
Ir a diapositiva número NÚMERO+INTRO
Volver a la primera diapositiva 1+INTRO
Presionar los dos botones del ratón durante 3 segundos.
Finalizar una presentación con diapositivas ESC
CTRL+PAUSA GUIÓN (-)

Presentar el menú contextual MAYÚS+F10
clic con el botón derecho del ratón
Además de estas acciones, también es posible modificar la forma del puntero del ratón
o dibujar y resaltar sobre la diapositiva.
Además de estas acciones, también es posible modificar la forma del puntero del ratón
o dibujar y resaltar sobre la diapositiva. Poner la pantalla en blanco o en negro para que
las personas nos miren a nosotros en un momento dado, sin la distracción de la
diapositiva, etc. Pulsando la tecla F1 desde la vista de presentación puedes ver el cuadro
de ayuda con todas las teclas para cada función.
Todas estas funciones se podrían realizar también mediante el menú contextual. Es
decir, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la presentación y utilizando las
opciones Anterior, Siguiente, Ir a diapositiva, Fin de la presentación, etc. Sin embargo,
esto no es muy recomendable, ya que además de ser incómodo, la visualización del
menú puede distraer la atención del público y dar una imagen poco profesional.
Hemos comentado que esaes laforma más habitual de reproducir lapresentación, pero
no la única. En la ficha Presentación con diapositivas encontramos otras formas de
reproducción que pueden resultarnos útiles:
Desde el principio para reproducirla toda. También se puede ejecutar este tipo de
presentación pulsando la tecla F5.
Y Presentación personalizada, para escoger exactamente en qué orden reproducirlas.
Esto puede resultar muy útil si en la exposición de cara al público se decide modificar el
orden de ciertos puntos,
de este modo no será necesario modificar la presentación. Esto nos ahorrará mucho
tiempo y evitará que terminemos con distintas versiones o copias de lo mismo, ya que
podremos almacenar varios órdenes de reproducción en la propia presentación y así
utilizar la misma para distintos públicos.
Por último comentaremos laopción Difundir presentación de diapositivas,que es una
novedad muy interesante de esta última versión de PowerPoint. Permite publicar en
internet una presentación para que los receptores de la misma la puedan seguir desde
su ordenador, móvil, o cualquier otro
dispositivo. Lo que hace grande a esta idea es que el público no sólo dispone de la
presentación, sinoque lavisualizaalritmo que marca ellocutor en tiempo real. Veremos
esto en detalle más adelante, en la unidad dedicada a la publicación de las
presentaciones.
2.6. Otras vistas
Además de las vistas que hemos visto a lo largo del tema, existen otras formas de
visualizar la presentación. En este apartado las introduciremos ligeramente, aunque las
más importantes las iremos viendo en profundidad a lo largo del curso.
Página de notas.
Muestra cada diapositiva en una página, seguida de sus correspondientes anotaciones.
Se inicia desde la ficha Vista.

Vista de lectura.
La vista es muy similar a la de presentación. Se abre a pantalla completa y permite
observar las animaciones y transiciones. Sin embargo, esta vista se muestra en una
ventana que sepuede restaurar y maximizar a placer. Asípodremos ver elresultado final
pero de una forma más flexible para trabajar. Se inicia desde la ficha Vista o desde el
botón la barra inferior.
Para movernos por las diapositivas, a nuestro ritmo, deberemos utilizar los botones que
se muestran en la zona inferior. También desde ahí podremos cambiar de vista de
nuevo.
Vistas enfocadas a la impresión
Las vistas Patrón de documentos y Patrón de notas que se encuentran en la ficha Vista
están enfocadas a la impresión. En el primer caso, de varias diapositivas en la misma
página, y en el segundo de diapositivas junto con sus correspondientes anotaciones.
Pero, en ambos casos, se muestran respetando aspectos importantes en el diseño
enfocado a la impresión, como los márgenes, o pies y encabezados de página.
También existe una Vista previa de impresión en Archivo>Imprimir, que no es más que
el aspecto que tendrá la presentación si se imprime. Permite modificar el zoom, pasar
de página, y poco más.
Patrón de diapositivas
Esta vista, disponible en la ficha Vista, muestra el patrón empleado para facilitar su
modificación.
Con una imagen quedará más claro. La siguiente diapositiva se muestra en la vista
normal a la izquierda y en vista patrón a la derecha.
Unidad 3.
Trabajar con diapositivas
En esta unidad nos centraremos en aprender a trabajar con las diapositivas de una
presentación, sin adentrarnos en cómo modificar su contenido. Veremos cómo
podemos insertar nuevas diapositivas, eliminarlas, copiarlas o moverlas. Como podrás
comprobar, se trata de acciones muy sencillas de realizar.
3.1. Insertar una nueva diapositiva
Para apreciar mejor cómo se inserta la diapositiva te recomendamos que utilices la vista
normal y que selecciones la pestaña diapositiva del área de esquema.
Puedes añadir una diapositiva de dos formas:
Pulsaen el botón Nueva diapositivaque seencuentra en la pestañaInicio. O bien utiliza
las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada.
Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al final una
nueva diapositiva. En caso de haber una diapositiva seleccionada, la nueva se insertará
tras ella.
Como puedes ver en la imagen de la derecha, si hacemos clic en la flecha que se
encuentra bajo el botón Nueva diapositiva, podremos elegir su diseño o tema.
Podemos escoger entre diferentes diseños, o cargar una diapositiva en blanco. No te
preocupes si no estás seguro del diseño que necesitarás, porque no tienes claros qué

contenidos vas a incorporar, ya que más adelante veremos cómo modificar los
elementos que contiene.
3.2. Seleccionar diapositivas
Para realizar las acciones que veremos a continuación en ocasiones será necesariosaber
seleccionar diapositivas. Por lo tanto vamos a ver cómo hacerlo.
Desde la vista Normal, lo más adecuado es seleccionarlas en las miniaturas que se
muestran en el área de esquema, cuando se tiene activa la pestaña Diapositivas .
Aunque resulta más cómodo hacerlo desde la vista Clasificador de diapositivas.
Para seleccionar una diapositiva, hacemos clic sobre ella. Así, las acciones realizadas se
aplicarán a esta.
Para seleccionar varias diapositivas consecutivas, hacemos clic sobre la primera de ellas
y pulsamos la tecla MAYÚS. Sin soltar dicha tecla, hacemos clic en la última diapositiva
del tramo a seleccionar.
Para seleccionar varias diapositivas no contiguas, mantendremos la tecla MAYÚS
pulsada e iremos haciendo clic en cada una de ellas.
Como puedes observar, las diapositivas seleccionadas se distinguen por el borde
coloreado que las rodea.
3.3. Copiar una diapositiva
Si estás situado en la vista normal te aconsejamos selecciones la pestaña de diapositiva
del área de esquema ya que te será más fácil situarte en el lugar dónde quieres copiar
la diapositiva. También resulta muy práctico realizar este tipo de acciones desde la vista
clasificador de diapositivas.
Para copiar una diapositivaen una misma presentación puedes hacerlo de varias formas:
Desde la cinta:
1. Seleccionar la diapositiva a copiar y pulsar en el botón que se encuentra en la
pestaña Inicio.
2. Después seleccionar la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a
copiar y pulsar el botón .
Desde el menú contextual:
1. Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva a copiar y
seleccionar la opción Copiar en el menú contextual que se muestra.
2. Hacer clic con el botón derecho del ratón entre dos diapositivas, es decir, donde
queramos insertar la copia. Deberemos seleccionar la opción de pegado más adecuada.
Desde el teclado:
1. Hacer clic sobre la diapositiva a copiar y pulsar la combinación de teclas CTRL + C
(que realiza la acción de copiar).
2. Hacer clic sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la copia y pulsar CTRL
+ V (pegar).

Es posible copiar varias diapositivas alavez, seleccionándolas antes de ejecutar laacción
de copiar.
3.4. Duplicar una diapositiva
Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar sirve
para copiar una diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar puedes
copiar la diapositiva en otra presentación.
Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas
puedes duplicarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:
Desde la banda de opciones desplegando el menú Nueva diapositiva y seleccionando la
opción Duplicar diapositivas seleccionadas.
O bien utilizando la combinación de teclas Ctrl + Alt + D
3.5. Mover diapositivas
Para mover una o varias diapositivas realizamos los mismos pasos que para copiarlas.
La única diferencia es que la acción a realizar será Cortar/Pegar, en vez de Copiar/Pegar.
Por lo tanto, podemos hacerlo desde:
La opción Cortar del menú contextual, o de la ficha Inicio. La combinación de teclas
CTRL+X.
O bien arrastrando:
Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación debemos
seleccionarladiapositivaa desplazar y, sinsoltar elbotón izquierdo del ratón, arrastrarla
hasta la posición final.
Al desplazarla el puntero del ratón muestra junto a él un rectángulo dibujado, y aparece
una delgada línea cuando nos situamos entre dos diapositivas. Esta línea indica en qué
posición se situará la diapositiva. Por ejemplo, si queremos colocar la segunda
diapositiva entre las diapositivas 3 y 4, moveremos el ratón hasta que la línea esté entre
la 3 y la 4. En la siguiente imagen
puedes observar cómo se ha realizado la operación en la vista Clasificador de
diapositivas.
Una vez estamos situados en la posición de destino, soltamos el botón del ratón y
automáticamente la diapositiva se desplazará a la posición. Las diapositivas se
reenumerarán de acuerdo con su nuevo orden.
El funcionamiento es idéntico en la vista Normal, donde lo más sencillo sería mover las
miniaturas de la ficha Diapositivas, aunque también podemos moverlas si se encuentra
activa la pestaña Esquema. En este último caso lo haremos desplazando el pequeño
símbolo que las representa . Lo arrastraremos como ya hemos visto en el ejemplo
anterior. La siguiente imagen muestra cómo realizaríamos el mismo movimiento que
hemos visto anteriormente: la segunda diapositiva entre las diapositivas 3 y 4.
Como puedes apreciar en estas imágenes la diapositiva 2 ha pasado a ocupar la posición
3 y la que ocupaba la posición 3 pasa a ser la 2.
3.6. Eliminar diapositivas
Para eliminar una o varias diapositivas, lo primero que debemos hacer es seleccionarlas,
como ya hemos visto en esta unidad. Luego, disponemos de dos métodos para ejecutar
la eliminación. Escoge el que más cómodo te resulte.

Utilizando el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón
sobre su miniatura. La opción adecuada será Eliminar diapositiva.
Pulsando la tecla SUPR.
Unidad 4.
Manejar objetos
Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, como
gráficos, imágenes, textos, vídeos o sonidos.
Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante
analizaremos con más detalle. Esta unidad la dedicaremos a aprender las acciones
básicas que ya hemos visto aplicadas a las diapositivas, es decir: seleccionar, mover,
copiar y eliminar. También veremos algunas acciones más específicas de los objetos
como alinear, voltear u ordenar.
Al igual que en la unidad anterior recomendábamos utilizar la vista Clasificador de
diapositivas, por ser la más cómoda para trabajar con diapositivas, en esta unidad
trabajaremos siempre con la vista Normal. Es sólo en esta vista donde podremos
trabajar con los objetos de una diapositiva.
4.1. Reglas, cuadrícula y guías
Antes de nada es conveniente aprender a utilizar las reglas y guías, puesto que nos
ayudarán a situar y alinear los distintos objetos en la diapositiva. Se muestran y ocultan
desde la ficha Vista, grupo Mostrar, activando y desactivando sus correspondientes
casillas de verificación. En la imagen siguiente están todas activas.
Recuerda que sólo se pueden mostrar en la vista Normal. Esto significa que, si te
encuentras en otra vista, las opciones aparecerán inactivas.
Tampoco debes olvidar que estas marcas no se imprimen ni se muestran en la
presentación final, sino que se dibujan simplemente en el área de trabajo como
elementos de apoyo.
Reglas
Al activar las reglas se mostrarán dos: una vertical a la izquierda y otra horizontal en la
zona superior. Nos permiten conocer la posición de cualquier objeto, ya que al situar el
cursor sobre la diapositiva, una pequeña línea discontinua marca su posición en ambas
reglas.
En la imagen hemos situado el cursor donde empieza el título de nuestra presentación.
De ese modo vemos las líneas en la regla que nos dan las coordenadas del mismo.
Los valores de la regla siempre van del 12 al 12, situando el 0 en el punto central. Ten
en cuenta que laprecisión de los valores de laregla dependerá del espacio de laventana
de PowerPoint. Si se encuentra maximizada, se mostrarán más valores, si en cambio
ocupa un pequeño espacio se verán las mediciones más espaciadas, como se aprecia en
la imagen.
Cuadrícula
La cuadrícula está formada por líneas que dividen la diapositiva en secciones, creando
pequeños cuadrados que facilitan la alineación de los objetos en la diapositiva.

Guías
Las guías no son más que unas líneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro
secciones iguales. De esta forma podemos conocer el centro de la diapositiva y repartir
la información mejor.
4.2. Insertar objetos
Vamos a empezar ya a trabajar con los objetos propiamente dichos. El primer paso es
saber cómo incluirlos en nuestra presentación. Podemos hacerlo, fundamentalmente,
de dos formas:
Aprovechar el diseño de la diapositiva
Cuando creamos una nueva diapositiva, escogemos un diseño de entre los existentes.
En muchos casos, el diseño incluye un elemento objeto, como el que se muestra en el
recuadro inferior de la imagen siguiente.
Una serie de imágenes representan los tipos de objetos que se pueden incluir. Al situar
el cursor sobre ellas aparecerá un pequeño globo informativo que nos ayudará a
identificarlos. Lo único que necesitamos saber es que cada imagen es un botón que
inserta el tipo de objeto que representa: tablas, gráficos, SmartArt, imágenes, imágenes
prediseñadas y clips multimedia. En función del tipo de objeto seleccionado seejecutará
una acciónu otra que nos permitirá especificarlas dimensiones de latabla o qué imagen
agregar, por ejemplo.
Insertar objetos de forma independiente
Pero, ¿qué ocurre si queremos incluir más de un objeto en la diapositiva? ¿Dos, tres,
diez? Para eso deberemos insertarlos a mano desde la ficha Insertar.
Los distintos botones que encontramos en ella nos permiten agregar los distintos tipos
de objetos.
4.3. Tipos de objetos
Los principales elementos que podemos incluir en una diapositiva son:
Tablas: Lo más importante al definir una tabla es establecer el número de filas y el
número de columnas.
Gráficos: Permiten una representación visual de datos numéricos en gráficos de barras,
de líneas, tartas, etc. Los datos de origen del gráfico se extraerán de una hoja de Excel.
SmartArt: Este tipo de objeto permite crear organigramas de una forma muy intuitiva.
Tan sólo hay que escoger el tipo y rellenar los datos en un panel de texto que contendrá
sus elementos jerarquizados.
Imágenes: Permite incluir un archivo de imagen que esté almacenado en nuestro
ordenador.

Imágenes prediseñadas: Disponemos de dibujos y fotografías de la galería de recursos
de Microsoft.
Clips multimedia: Permite incluir un archivo de video o de sonido que esté almacenado
en nuestro ordenador.
Formas: Son una serie de formas simples, como líneas, flechas y figuras geométricas.
Y por supuesto, el texto: Que puede ser copiado y pegado o escrito directamente en la
caja de texto.
En futuras unidades del curso iremos profundizando en cómo tratar cada uno de
estos objetos para personalizarlos o trabajar con ellos.
4.4. Seleccionar objetos
Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que hacer
clic sobre él.
En ocasiones es posible que se seleccione su contenido y no el objeto en sí.Lo apreciarás
porque lalíneaque bordea alobjeto es discontinua. Es elcaso, por ejemplo, del siguiente
texto:
En esecasohaz clicsobre elmarco y asíseráelobjeto el que pasará aestar seleccionado,
presentando el siguiente aspecto:
Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco.
Seleccionar varios objetos es tan sencillocomo mantener pulsadala teclaCTRLmientras
se hace clic con el ratón en cada uno de los objetos. Haciendo clic de nuevo y siempre
sin soltar la tecla, se quitará la selección.
4.5. Copiar objetos
Los pasos para copiar objetos son prácticamente los mismos que para copiar
diapositivas:
1. Seleccionar el objeto a copiar (como acabamos de aprender).
2. Ejecutar la acción Copiar.
3. Posicionarse en el lugar donde queramos incluir la copia del objeto. Puede
ser en la misma diapositiva, en otra diapositiva de la misma presentación o incluso en
otra presentación.
4. Ejecutar la acción Pegar.
Recuerda que tienes distintas formas de copiar:
- Desde el teclado, con las teclas (Ctrl + C),

- Desde el menú contextual (clic derecho del ratón), con la opción Copiar.
- Desde la ficha Inicio de la cinta, con el botón. Recuerda que tienes distintas
formas de pegar:
- Desde el teclado, con las teclas (Ctrl + V),
- Desde el menú contextual (clic derecho del ratón), con la opción Pegar.
- Desde la ficha Inicio de la cinta, con el botón.
El objeto casi nunca se copiará al lugar exacto que deseemos, de modo que deberemos
moverlo hasta su posición definitiva. Esto lo vemos en el siguiente apartado.
Existe otra forma de copiar objetos: duplicarlos.
Se trata de una forma mucho más rápida que el procedimiento de copiar y pegar, pero
que tiene la limitación de que la copia se situará siempre en la misma diapositiva que la
original.
Por supuesto, podremos moverla posteriormente, pero entonces el tiempo empleado
seríasimilaral del proceso de copiar, y por lo tanto no supondría ninguna ventaja utilizar
este método.
Para duplicar, seleccionamos uno o varios objetos y pulsamos la combinación de teclas
CTRL+ALT+D. En las siguientes imágenes puedes ver cuál sería el antes y el después:
4.6. Mover objetos
Hay dos formas básicas de mover objetos: arrastrándolos o con las acciones
cortar/pegar.
Mover arrastrando
Se emplea para mover objetos dentro de una misma diapositiva.
1. Lo primero es seleccionar el objeto haciendo clic sobre él. Verás que aparece un
marco a su alrededor, sitúate sobre él (pero no sobre los círculos que hay en el marco)
y verás que el cursor toma el siguiente aspecto.
2. Pulsa el botón izquierdo del ratón y, manteniéndolo pulsado, arrastra el objeto.
Verás una copia Semitransparente del objeto que se mueve junto al cursor para que
aprecies cómo quedaría en cada posición.
3. Cuando hayas situado el objeto donde quieres suelta el botón del ratón y verás
que el objeto se sitúa automáticamente en la posición que le has indicado.
Mover cortando
Este método se emplea para mover objetos entre diapositivas distintas. Los pasos son
muy similares a los vistos para copiar anteriormente:
1. Seleccionar el objeto.
2. Ejecutar la acción Cortar (Con CTRL+X o desde la cinta).
3. Posicionarse en el lugar donde queramos mover el objeto.

4. Ejecutar la acción Pegar (Con CTRL+V o desde la cinta).
Hay que tener en cuenta que, si el objeto se encontraba originalmente en una
diapositiva cuyo diseño contenía el elemento objeto para facilitar su incorporación, al
moverlo a otra se volverá a mostrar el cuadro para insertar objetos.
Para eliminar esa sección selecciona el marco y pulsa la tecla SUPR.
4.7. Eliminar objetos
Para borrar un objeto tienes que seleccionar el/los objeto/s a eliminar manteniendo
pulsada la tecla SHIFT. Después los puedes borrar pulsando la teclaSUPR.
Con esto eliminarás texto, gráficos, imágenes, etc. pero la sección reservada a estos
objetos se mantiene aunque vacía:
Si quieres también borrar estas secciones tienes que pulsar nuevamente SUPR.
Vamos a aprovechar para nombrar dos acciones que son muy útiles, sobre todo cuando
estamos eliminando. Los comandos deshacer y rehacer, estos comandos sirven para
deshacer (o rehacer) la última operación realizada.
Para Deshacer la última operación realizada podemos:
- Seleccionar la opción Deshacer de la barra de acceso rápido,
- o con las teclas Ctrl + Z
Haciendo clicen el triángulo del botón sedespliegauna listacon las últimas operaciones
realizadas. Sólo nos queda marcar las que queremos deshacer.
Para Rehacer la última operación realizada podemos:
- Seleccionar la opción Deshacer de la barra de acceso rápido,
- o con las teclas Ctrl + Y
Del mismo modo que para deshacer, ponemos rehacer varias operaciones marcándolas
de la lista desplegable asociada al botón.
4.8. Modificar el tamaño de los objetos
Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o para disminuir, tienes
que visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto
tenemos ocho círculos o puntos.
Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto, si te sitúas en los puntos de las
esquinas verás que el puntero del ratón se convierte en una flecha de dos direcciones
que te permitirán modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto, para ello tienes
que hacer clic en el círculo cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botón
izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta darle el tamaño deseado, después suelta el botón
del ratón.
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una
función similar a los situados en las esquinas pero con la diferencia de que estos
únicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre
estos puntos, este toma esta forma.
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten
modificar el alto del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma
esta forma.
4.9. Distancia entre objetos
PowerPoint permite medir la distancia que existe entre dos objetos o entre un objeto y
un punto indicado. Para realizar las mediciones necesitamos tener activadas las guías

que dividen la diapositiva en cuatro partes iguales. Recuerda que se activan desde la
ficha Vista.
Haz clic en uno de los extremos de la guía que quieres utilizar para medir cuando el
puntero del ratón toma la forma de una flecha, y arrastra la guía hasta el primer objeto,
después suelta el botón del ratón. A continuación arrastra la guía hasta la posición del
segundo objeto manteniendo pulsada la tecla MAYÚS, verás que aparece un pequeño
recuadro en el que te va indicando la distancia desde el primer objeto hasta donde se
encuentra en estos momentos la guía.
4.10. Girar y Voltear
Los objetos que admiten ser girados o volteados son las imágenes y las formas.
Aplicaremos un giro cuando queramos rotar la imagen y voltearemos cuando queramos
crear una imagen refleja como la que veríamos si la situáramos frente a un espejo.
El procedimiento para realizar estas acciones es:
2. Hacer clic en la opción correspondiente. Las encontraremos todas en la
ficha Formato, grupo Organizar, menú Girar.
A continuación veremos con detalle las distintas opciones:
Girar 90º a la izquierda y Girar 90º a la derecha giran el objeto 90 grados en la dirección
indicada. Voltear horizontalmente y Voltear verticalmente: se obtiene su simétrico
cogiendo como eje de simetría la vertical y la horizontal respectivamente.
Observa, que sólo con situar el cursor sobre la opción deseada, el objeto muestra una
previsualización del resultado. Así, podremos hacer clic si es lo que buscábamos, o
dejarlo como está si no lo es.
Veamos el resultado que se produciría en la siguiente imagen de ejemplo para cada una
de las opciones:
Después de girar 90º a la derecha y a la izquierda, respectivamente
Después de voltear horizontal y verticalmente, respectivamente:
Si prefieres girar el objeto libremente sólo tendrás que hacer clic sobre unos puntos
verdes que aparecen alrededor del objeto (son puntos que se pueden arrastrar con lo
cual giraremos el objeto), en lapunta del puntero del ratón aparece una flechaen forma
de circunferencia, sitúate sobre el punto verde que quieras y después arrastra el ratón
hacia la posición que tu deseas y verás como la figura gira, una vez conseguido el giro
deseado suelta el botón izquierdo del ratón.
4.11. Alinear y distribuir
PowerPoint nos permite también cambiar la posición que ocupan los objetos dentro de
la diapositiva e incluso cambiar la posición de alguno de ellos en función de otro objeto.
- Distribuir objetos dentro de una diapositiva consiste en desplazar los objetos
para que haya la misma distancia entre ellos, bien sea distancia horizontal o vertical.
- Alinear objetos consiste en hacer que todos se ajusten a una misma línea
imaginaria. El procedimiento para realizar estas acciones es:
2. Hacer clic en la opción correspondiente. Las encontraremos todas en la
ficha Formato, grupo Organizar, menú Alinear.

Podemos marcar la casilla Alinear a la diapositiva si queremos que la alineación se haga
en función de la diapositiva. Es decir, que los objetos guarden la misma distancia con
respecto a la diapositiva.
A continuación te mostramos unos ejemplos de cómo quedan los objetos al alinearlos o
al distribuirlos.
Ejemplo Distribuir objetos:
Como podrás observar ahora tenemos la misma distancia desde el lateral izquierdo a la
flecha grande, de la flecha grande a la flecha pequeña y esta a su vez con el cuadrado.
Como teníamos la opción Alinear a la diapositiva activada, los laterales de la diapositiva
también se han tenido en cuenta.
Ejemplo Alinear objetos:
Partimos de los objetos ya distribuidos en el ejemplo anterior. En este ejemplo los
hemos alineado a la parte inferior. La flecha pequeña se ha situado en la misma
horizontal que la grande y que el cuadro. En este caso no teníamos la opción Alinear a
la diapositiva.
4.12. Ordenar objetos
En ocasiones, al insertar varios objetos en una misma diapositiva, pueden quedar unos
encima de otros. En tal caso se muestra arriba el último insertado, y abajo el primero.
Pero esto no siempre nos interesará que sea así, por lo tanto, es interesante que
aprendamos a ordenar los objetos en los distintos planos.
El procedimiento para modificar el orden es:
2. En la ficha Formato, grupo Organizar, utilizar las opciones de los menús Traer
adelante y Enviar atrás.
A continuación veremos con detalle las distintas opciones:
Traer adelante: el objeto pasa a estar una posición más arriba. Si lo tapaban dos
objetos, ahora sólo lo tapará uno.
Traer al frente el objeto pasa a ser el primero. Si lo tapaban dos objetos, ahora ya no
lo tapará ninguno.
Enviar atrás el objeto pasará una posición atrás. Si estaba por encima de dos objetos,
ahora sólo estará por encima de uno.
Enviar al fondo el objeto pasará a ser el último. Si estaba por encima de dos objetos,
ahora ambos le taparán.
Después de enviar al el objeto en forma de sol
Una de las opciones que podemos utilizar para trabajar con la ordenación de
elementos es utilizar el panel Selección y visibilidad. Para ello haz clic en Panel de
selección.
- Puedes esconder los objetos haciendo clic en su correspondiente botón
. Además, con los botones Mostrar todo y Ocultar todas esconderás o volverás a mostrar
todos los elementos de la diapositiva a la vez.
- Utiliza las flechas de reordenación para cambiar el orden de los objetos. La
reordenación se aplicará sobre aquel que esté seleccionado en ese momento.
- Puedes cambiar su nombre para reconocerlos mejor seleccionándolos y
haciendo clic o pulsando la tecla F2.

En el ejemplo de la imagen vemos el objeto Tabla seleccionado y el objeto Imagen
oculto.
Unidad 5. Diseño
Una presentación de PowerPoint normalmente va a estar enfocada a servir de soporte
en una exposición pública. Esto hace que el aspecto estético y de diseño tenga una
relevancia especial. Por eso, debemos procurar que nuestra presentación dé la imagen
que queremos proyectar, y que sea agradable y legible.
Lo ideal es que el diseño no distraiga la atención de nuestro público, por lo tanto, es
especialmente aconsejable que las presentaciones sean discretas y con colores
adecuados. De esta forma la audiencia será capaz de mantener la concentración en lo
que decimos y en el contenido de las diapositivas.
En estaunidad veremos cómo dar un aspecto elegantede forma rápida y sencilla,gracias
a los temas. Al aplicar un tema a una presentación, toda ella adquirirá unos colores
básicos que guardan cierta armonía y todas las diapositivas tendrán una coherencia
estética. Se verán homogéneas sin apenas esfuerzo. También veremos que disponemos
de estilos rápidos que nos permiten cambiar radicalmente el formato de un elemento
de la diapositiva de forma inmediata.
Y aprenderás cómo trabajar con los patrones para poder personalizar con mayor
flexibilidad la presentación, pudiendo utilizar más de un tema en la misma presentación
o indicar formatos por defecto.
5.1. Aplicar un tema
Existen dos formas básicas de aplicar un tema a nuestra presentación: hacerlo a la hora
de crearla o cambiarlo posteriormente.
Ten presente que siempre hay un tema aplicado. El tema que se aplica al crear nuevas
presentaciones es un tema por defecto llamado Office.
Crear una presentación basada en un tema existente
1. Para crear la presentación, hacemos clic en Archivo > Nuevo.
2. En unidades anteriores del curso tendíamos a crearla en blanco, en cambio en
esta ocasión seleccionaremos la opción Temas.
3. Se desplegará un listado de temas. Selecciona el que tenga un diseño más
apropiado y pulsa el botón Crear.
Cambiar el tema de una presentación
Si ya teníamos la presentación creada, podemos modificar el tema que se aplica a todas
sus diapositivas desde la pestaña Diseño.
No importa qué método utilices, el resultado será el mismo. Podrás observar como, al
insertar una Nueva diapositiva, los diseños disponibles han cambiado adaptándose al
formato del tema. Y cualquier nuevo contenido tendrá su formato.
5.2. Fondo de diapositiva
El fondo de la diapositiva será el color o la imagen que se muestre bajo el contenido de
la misma. Se puede personalizar desde la ficha Diseño, en el grupo Fondo.

En función del tema que tengamos aplicado, dispondremos de unos fondos u otros en
la opción Estilos de fondo. Así, los estilos más a mano siempre serán buenas opciones,
ya pensadas para guardar la coherencia con el resto del estilo.
Sin embargo, también las podemos personalizar. Para ello, hacemos clic en el botón de
la esquina inferior derecha o seleccionamos la opción Formato de fondo en el menú
Estilos de fondo. El resultado será el mismo, la siguiente ventana:
En ella podremos escoger si queremos que el fondo tenga un relleno:
Sólido: Es decir, un único color.
Degradado: Una mezcla de uno o varios colores que van pasando de uno a otro con una
transición suave.
Imagen o textura: Que nos permite escoger una imagen como fondo.
Trama: Con la que podremos crear un fondo de líneas y formas simples. Dependiendo
de la opción que seleccionemos podremos configurar unos u otros parámetros.
Laopción Ocultargráficos de fondo nos permite ocultar algunos gráficos que incorporan
en ocasiones los temas, como rebordes o imágenes que enmarcan el contenido.
5.3. Combinación de colores
La combinación de colores también es un componente muy vinculado al tema aplicado.
Dependiendo del tema, dispondremos de una paleta de colores u otra, que será la que
se aplique por defecto en los textos y en los distintos elementos que incorporemos. Por
esta razón encontramos los colores en el grupo Tema de la ficha Diseño.
Sin embargo, existecierta flexibilidadalahora de escoger lapaleta de colores de nuestra
presentación. Podemos escoger la paleta de colores de un tema distinto al aplicado, e
incluso crear nuestra paleta personalizada, desde la opción Crear nuevos colores del
tema.
5.4. Estilos rápidos
Cuando incluimos elementos en nuestras diapositivas, como pueden ser tablas, gráficos
o diagramas, dispondremos de herramientas específicas para personalizarlos. Estas las
veremos más detenidamente en unidades posteriores. Sin embargo, normalmente
todos los objetos tienen en común la capacidad de aplicarles estilos rápidos.
Los estilos rápidos no son más que un conjunto de formatos que se aplican con un sólo
clic sobre el elemento seleccionado. Utilizarnos nos puede ahorrar mucho tiempo y lo
cierto es que se logra, con ellos, resultados espectaculares. Gracias a ellos cualquier
persona puede lograr un efecto profesional en sus presentaciones, aunque no tenga
apenas experiencia en el empleo de PowerPoint.
Veamos un ejemplo los estilos de las tablas y las imágenes, estos los encontramos en
su correspondiente ficha Formato, cuando los seleccionamos:
El botón donde está situado el cursor sirve para desplegar Más estilos.
Y ahora, veamos los estilos rápidos generales, que encontraremos en la pestaña Inicio,
grupo Dibujo:
5.5. Numeración de diapositivas
Numerar las diapositivas que se van a mostrar durante la presentación no es algo muy
frecuente. Sin embargo, puede resultar útil en casos en conferencias o en exposiciones
de puertas abiertas, porque permite que las personas que llegan tarde o se
reenganchan a mitad exposición tengan una idea aproximada de cuánto contenido se
han perdido.

Podemos incluir la numeración desde la ficha Inicio, grupo Texto, haciendo clic en la
herramienta Número de diapositiva.
Se abrirá un cuadro de diálogo donde deberemos activar lacasillaNúmero de diapositiva
que hay en la pestaña Diapositiva.
El pequeño cuadro de Vista previa muestra en un rectángulo negro la posición en la que
se situará dicho elemento. Ya sólo nos quedaría decidir si queremos Aplicar la
numeración sólo a esa diapositiva o si la queremos Aplicar a todas ellas. Si quieres que
se aplique a todas excepto a la primera, marca la casilla No mostrar en diapositiva de
título y pulsa el botón Aplicar a todas.
5.6. Patrón de diapositivas
El patrón de diapositivas es aquel que guarda la información sobre el tema y los diseños
aplicados. Se encuentra en el primer nivel jerárquico de las diapositivas. Esto es lo que
hace que, al insertar nuevas diapositivas en nuestra presentación, se apliquen sus
diseños. Los diseños siempre son los mismos, porque así están definidos en el patrón, y
lo que nosotros insertamos, realmente, son instancias basadas en estos diseños.
Hasta ahora hemos visto que el tema se aplica a todas las diapositivas. Sin embargo,
podemos tener una presentación que contenga varios temas, incluyendo en ella más
patrones. También hemos visto que al insertar nuevas diapositivas, debemos escoger
uno de los diseños disponibles, pero si queremos podemos crear un diseño
personalizado que se adapte mejor a nuestras necesidades, modificando el patrón o
creando uno nuevo.
Para entender todo esto lo único que hay que tener claro es que el patrón define
previamente el esquema de nuestras diapositivas, y que luego ya somos nosotros
quienes decidimos si incluir más o menos elementos, y más o menos diapositivas, así
como escoger unos u otros diseños. Pero la base siempre está creada. Y esta base es la
que vamos a aprender a manejar en este apartado.
¡Pongámonos manos a la obra! Lo primero será mostrar el patrón desde la ficha Vista,
grupo Vistas patrón. Seleccionaremos Patrón de diapositivas.
En esta vista no veremos el contenido de nuestra presentación. Lo que se mostrará es
el patrón del tema que hayamos seleccionado.
En las miniaturas de la zona de la izquierda apreciaremos claramente cómo la primera
diapositiva representa al propio patrón. En ella podremos modificar el estilo y formato
de los elementos comunes a todas las diapositivas. Por ejemplo, los textos que
aparecerán en todas las diapositivas del tema en sus distintos niveles o los gráficos de
fondo que enmarcan el contenido, como en el caso del contorno oscuro de la imagen.
El resto de diapositivas son cadauno de los diseños que contiene el patrón. Observaque
una fina línea discontinua representa dicha dependencia. Desde estas diapositivas
podrás cambiar los diseños para que, al insertar nuevas diapositivas en la presentación,
éstas presenten el diseño propio. También podríamos crear diseños nuevos.

Es aconsejable que los cambios en el patrón se realicen antes de empezar a crear
diapositivas en la presentación, porque luego no podremos hacer que aquellas que ya
hayan sido insertadas cambien de patrón, estarán basadas en el original.
Al encontrarnos en esta vista, la cinta cambiará mostrando en primer lugar la ficha
Patrón de diapositivas. Las herramientas activas cambiarán en función de si estamos
trabajando sobre la diapositiva principal o si lo hacemos sobre uno de los diseños.
Básicamente la diferencia es que las herramientas de Diseño del patrón sólo están
disponibles en las diapositivas de diseños.
Disponemos de herramientas que ya hemos visto que nos permiten Editar el tema o
el Fondo.
También otras para Configurar la página (como veremos más adelante) y modificar la
Orientación de la diapositiva.
Si hacemos clic en la opción Insertar patrón de diapositivas podremos incluir otro
patrón en la presentación. De esta forma, al tratar de insertar nuevas diapositivas,
podremos escoger entre los diseños de ambos patrones, pudiendo asíescogerentre dos
temas distintos, por ejemplo.
Otras opciones interesantes de el grupo Editar patrón son Eliminar, que permite
eliminar diseños, y Conservar, que permite que el patrón se mantenga en la
presentación a pesar de que no haya ninguna diapositiva basada en él.
Si cerramos la vista patrón con el correspondiente botón, volveremos a visualizar
la cinta normalmente y se mostrará la vista que estábamos utilizando anteriormente.
Volveremos pues a ver el contenido de nuestra presentación.
5.7. Crear y modificar diseños de diapositiva
En el apartado anterior vimos que desde la vista Patrón de diapositivas podemos
modificar los diseños de diapositiva, así como crear nuevos diseños. En este apartado
aprenderemos cómo hacerlo.
Crear diseño
Si creamos un diseño podremos escogerlo al insertar nuevas diapositivas en nuestra
presentación.
Para hacerlo, pulsaremos el botón Insertar diseño en la ficha Patrón de diapositivas. Ten
presente que, al igual que al crear nuevas diapositivas, se insertará tras aquella que esté
seleccionada. Excepto si se encuentra seleccionada la diapositiva principal, ya que en
ese caso se insertará en último lugar, tras el resto de diseños. Otra forma de escoger la
posición en que ha de insertarse es hacer clic entre dos diapositivas. Se dibujará una
línea entre ellas y ahí será donde se incluya. El orden no tiene especial relevancia, pero
será el que se tome en el menú Nueva diapositiva luego, en la vista normal.
Cuando creamos un diseño es importante darle un nombre descriptivo, de este modo lo
identificaremos más rápidamente. Podemos hacerlo seleccionándolo y pulsando el
botón Cambiar nombre. Una pequeña ventanita nos permitirá especificarlo.

Modificar diseño
Podemos modificar el diseño tanto si lo hemos creado nosotros como si ya existía de
forma predeterminada en el tema. En cada caso deberemos escoger la forma que más
nos interese, aunque lo ideal es mantener siempre los diseños preestablecidos. Si nos
interesara realizar una modificación sobre uno de ellos, sería aconsejable duplicar la
diapositiva desde la vista patrón y trabajar sobre la copia. Así, conservaríamos ambas.
Las modificaciones que se pueden realizar son las mismas que ya vimos cuando
aprendíamos a trabajar con diapositivas. Podemos mover sus elementos, eliminarlos,
copiarlos, etc. Eso sí, deberás tener presente que no se pueden eliminar los diseños que
están siendo utilizados en alguna diapositiva de la presentación.
Para incluir los elementos editables que suelen componer los diseños, debemos utilizar
la opción Insertar marcador.
Si utilizáramos la pestaña Insertar lo que haríamos sería incluir el propio objeto como
fijo en el diseño, por ejemplo, una imagen o una fotografía concreta. Utilizando los
marcadores, conseguiremos disponer de un espacio que facilita la introducción de
objetos.
La opción Contenido es el cuadro que ya hemos visto en varias ocasiones, que incluye
botones de todos los tipos de objeto: texto, imágenes, gráficos, tablas, SmartArt, clips
multimedia o imágenes. En el ejemplo siguiente vemos el título que se inserta por
defecto al crear un nuevo diseño y un objeto de tipo Contenido.
Aprovechando la imagen, observa los textos que incluye. Las frases Haga clic para
agregar título o Haga clic para agregar texto son un ejemplo de lo que ocurría si
escribiésemos texto en la vista patrón. Son textos provisionales, informativos. Ayudan
al usuario a saber cómo actuar e identifican los distintos elementos.
Pongamos un ejemplo. Si quisiéramos crear un diseño con el título del apartado y el
nombre del ponente, podríamos crear un marcador de tipo texto y escribir en él Haga
clic para agregar el ponente. Si creáramos una diapositiva basada en este diseño, al
hacer clic sobre el texto éste desparecería y el texto introducido tomaría el formato que
le hubiésemos dado en la vista patrón.
Unidad 6.
Trabajar con textos
En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que
con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la letra, color,
forma, podemos organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles sangrías, etc.
A continuación veremos paso a paso todas las operaciones más comunes relacionadas
con los textos.
6.1. Insertar texto
Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar el diseño de
patrón más adecuado al contenido que vayamos a introducir. Una vez seleccionado el
diseño sigue estos pasos para añadir texto:

Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto,
automáticamente el texto que aparecía (Haga clic para agregar titulo) desaparecerá y
aparecerá el punto de inserción.
Empieza a insertar el texto.
Cuando hayas terminado de introducir el texto haz clic con el ratón en otra parte de la
diapositiva o pulsa la tecla ESC dos veces.
6.2. Añadir texto nuevo
Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de PowerPoint
no sea suficiente, por lo que tendrás que insertar nuevos cuadros de texto para añadir
más contenido a la diapositiva.
Para añadir un nuevo cuadro de texto haz clic en el botón Cuadro de texto de la pestaña
Insertar.
Verás como el cursor toma este aspecto, donde quieras insertar el nuevo cuadro de
texto haz clic con el botón izquierdo del ratón, manteniéndolo pulsado arrástralo para
definir el tamaño del cuadro de texto y suéltalo cuando tengas el tamaño deseado.
Dentro del cuadro tienes el punto de inserción que te indica que puedes empezar a
escribir el texto.
Introduce el texto.
Una vez hayas terminado de insertar el texto haz clic en otra parte de la diapositiva o
pulsa dos veces ESC.
6.3. Eliminar texto
Borrar texto es tan sencillo como seleccionarlo y pulsar la tecla SUPR.
Sin embargo, si lo que queremos es eliminar el cuadro de texto en sí, por ejemplo para
incluir otro tipo de elemento, lo que deberemos hacer es seleccionar el cuadro desde el
borde y asegurarnos de que queda delimitado por una línea continua.
En ese momento es cuando deberemos pulsar la tecla SUPR. Se eliminará el cuadro y
todo su contenido.
6.4. Cambiar el aspecto de los textos
PowerPoint nos permite cambiar el tipo de fuente, el tamaño y el color de los textos
fácilmente. Lo haremos desde la ficha Inicio, grupo Fuente o utilizando el cuadro de
diálogo Fuente que se inicia al hacer clic sobre el botón inferior derecho de este mismo
grupo.
También aparecen las herramientas de formato automáticamente al seleccionar una
palabra o frase
Vamos a comentar las herramientas más importantes de estos paneles.
Fuente
De forma común, al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos referiremos a
elegir la tipografía. En la imagen vemos que la tipografía de fuente actual es Calibri.
Haciendo clic sobre el pequeño triángulo que hay a su derecha se despliega el listado de
fuentes disponibles en nuestro equipo.
Observa que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de
forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.

La lista se divide en tres zonas: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas recientemente y
Todas las fuentes. Esto es asíparaque ellistado resulte más práctico y, siestás utilizando
una fuente la encuentres fácilmente entre las primeras posiciones de la lista.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la
derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, también
podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para
aplicarla.
Si conoces el nombre no será necesario que busques la fuente en la lista, puedes
escribirlo directamente en la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual,
ya que se trata de un cuadro editable. A medida que escribes el cuadro se va auto
rellenando con la fuente que cree que buscas, de modo que es posible que al introduci r
únicamente dos o tres letras, ya se muestre la que te interesa.
Tamaño de la fuente
De forma parecida podemos cambiar eltamaño de lafuente. Seleccionar el texto y hacer
clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente en la
caja de texto.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm).
Junto al desplegable de tamaño de fuente veremos dos botones que también nos
permiten seleccionar el tamaño de fuente, pero esta vez de forma relativa. Cada uno de
ellos tiene una flecha triangular: el de la flecha hacia arriba aumenta el tamaño, y el que
apunta hacia abajo lo disminuye
Efectos básicos y color
Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.
Bastaseleccionarel texto y hacer clicen el botón correspondiente. Al activarse laopción
se muestra el fondo anaranjado. Para desactivarlo se sigue el mismo proceso.
Como puedes apreciar en la imagen, se pueden activar varios a la vez:
Ejemplo.
- Negrita (teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la línea que dibuja los caracteres.
- Cursiva (teclas CTRL+I): Inclina el texto ligeramente hacia la derecha.
- Subrayado (teclas CTRL+U): Dibuja una línea simple bajo el texto. Si pulsas la pequeña
flecha triangular de su derecha se despliega un menú que te permite cambiar el estilo
de la línea, pudiendo elegir entre líneas onduladas, discontinuas, dobles, gruesas, etc.
- Tachado: Dibuja una línea sobre el texto.
- Color de fuente: Es el color del texto. La línea que se dibuja bajo la letra A del icono es
el color que hay seleccionado actualmente. También dispone de una paleta de colores
que semuestra alpulsar su correspondiente flecha.Si no encuentras elcolor que deseas,
puedes pulsar Más colores... y seleccionarlo de la paleta más completa que se mostrará
en un cuadro de diálogo.
En el apartado hemos visto las herramientas de fuente que hay visibles en la cinta,
dentro de la ficha Inicio. Pero existen otras herramientas que puedes utilizar en el
cuadro de diálogo Fuente.
6.5. Espacio entre líneas y caracteres
Espacio entre líneas

En ocasiones las personas que tienen poca experiencia con editores de texto utilizan la
tecla INTRO para aumentar el espacio entre una línea y la siguiente. Así, las separan con
un párrafo vacío que no se utiliza. Esto no es recomendable, porque el programa lo
interpretará como un párrafo a la hora de aplicarle estilos y trabajar con él. Hacerlo así
nos supondrá a la larga una pérdida de tiempo.
La forma adecuada de espaciar más o menos las líneas es con la herramienta
Interlineado, que se encuentra en la ficha Inicio, grupo Párrafo.
Al hacer clic en ella se despliega un menú con distintos valores. El espaciado normal que
se aplica por defecto es 1. A partir de ahí, podemos escoger distintos valores: 1,5 sería
una vez y media el espaciado normal, 2 el doble de espaciado, etc.
Si queremos especificar un espaciado exacto haremos clic en Opciones de
interlineado.... Se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá escoger en un
desplegable la opción Exactamente. Entonces, se activará un cuadro donde escribir el
valor exacto de espaciado en puntos.
A continuación puedes observar un ejemplo, un texto al que hemos aplicado dos
interlineados distintos:
Espacio entre caracteres
En la ficha Inicio, grupo Fuente encontramos la herramienta Espaciado entre
caracteres.
Con ella podremos definir el kerning del texto, es decir, la separación entre cada letra o
número.
Desplegando supequeña flechatriangular podemos ver un menú donde encontraremos
las opciones: Muy estrecho, Estrecho, Normal, Separado, Muy separado y Más espacio.
Ésta última opción abre el cuadro de diálogo donde podremos establecer el valor exacto
en puntos que queremos que se expanda o se comprima.
6.6. Alineación de párrafos
Alinear un párrafo es distribuir las líneas que lo componen respecto a los márgenes del
cuadro del texto. Encontramos las opciones de alineación en la ficha Inicio, dentro del
grupo Párrafo.
Estos son los botones para fijar la alineación horizontal. Hay cuatro tipos:
Izquierda Centrada Derecha Justificada
Este párrafo tiene establecida alineación izquierda.
Este párrafo tiene establecida la alineación centrada.
Este párrafo tiene establecida Alineación derecha.
Este párrafo tiene una alineación justificada. La separación entre palabras se ajusta para
mostrar el párrafo como un bloque.
Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos a su alineación respecto de su
contenedor, que normalmente será el cuadro de texto.
Este botón permite fijar la alineación vertical. Hay tres tipos: Superior, En el medio e
Inferior.
Si hacemos clic en Más opciones se abrirá un cuadro de diálogo que permite escoger
más alineaciones verticales. Concretamente Centrado en la parte superior, Centrado en
el medio y Centrado en la parte inferior.
6.7. Sangría

Una sangría es el desplazamiento hacia la derecha de un párrafo, las sangrías son útiles
para dar un formato menos compacto al texto y cuando queremos crear un esquema de
los temas junto con sus subtemas que trataremos en una lección, proyecto, etc. Para
crear el esquema con sangría se aconseja escribir primero el esquema completo y
después aplicar la sangría. Para aplicar una sangría sigue estos pasos:
Una vez introducido el texto, selecciona aquel al cual quieres aplicar la sangría.
A continuación pulsa en el botón Aumentar Sangría que se encuentra en la pestaña
Inicio, grupo Párrafo. Cuando se aplica la sangría también disminuye el tamaño de la
letra.
Al igual que puedes aumentar la sangría también puedes reducirla con el botón
Disminuir Sangría.
6.8. Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos
la tecla de tabulación TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas las tabulaciones pueden ser
muy utiles. Word2010 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se
pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además podemos
definir la alineación para cada tabulación.
Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en
cuenta que las tabulaciones afectan solo al párrafo en el que se definen. Para establecer
cada tabulación repetir estos dos pasos:
Nota: Si no se muestra la regla, recuerda que puedes activarla desde la ficha Vista.
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la
alineación de la tabulación que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irán
apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha,
decimal.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posición en la que deseemos
establecer la tabulación y hacer clic, veremos cómo se inserta el icono con la tabulación
seleccionada.
Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono
de esa tabulación y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posición.
Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes tabulaciones:
Izquierda en la posición 2,5
Centrada en la posición 4,5 Derecha en la posición 6,4
En la siguiente imagen puedes ver cómo quedaría un texto tabulado. En ella se observa
claramente que el texto empieza allí donde está el marcador de la regla:
La alineación de la primera columna está a la izquierda, la segunda al centro y la tercera
a la derecha.
6.9. Numeración y viñetas

En el grupo Párrafo de la ficha Inicio también encontramos herramientas para crear
listas.
Una lista no es más que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y precedidos
por un símbolo, dibujo o número. Utilizaremos una lista numerada o por viñetas
dependiendo de si los elementos guardan o no un orden secuencial. Para aplicarlas,
podemos:
Pulsar el correspondiente botón y empezar a escribir cada uno de los elementos de la
lista. O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.
Ten presente que se inserta un número o viñeta por cada párrafo, es decir, a
continuación de la tecla INTRO. Si quieres que dos elementos estén en la misma viñeta,
deberás separarlos por un salto de línea, pulsando MAYÚS+INTRO en vez de INTRO.
Ejemplos de lista de viñetas y de lista numerada:
Al pulsar TAB antes de introducir un nuevo elemento indicamos que este está un nivel
inferior que el anterior, es decir, indicamos una dependencia. Esto da lugar a las listas
multinivel. Las listas multinivel pueden ser tanto de viñetas como numéricas.
Para elegir el estilo de lista, lo único que hay que hacer es desplegar la flecha triangular
situada a la derecha de cada uno de los botones.
Selecciona el estilo que más te guste haciendo clic sobre él y observarás el resultado en
la diapositiva. En el caso de las listas de viñetas, podemos personalizar el símbolo si no
nos gusta ninguno de los disponibles.
6.10. Buscar y reemplazar
Las opciones de búsqueda nos permiten localizar rápidamente un texto en la
presentación. Además, también nos permiten substituir un texto por otro de una forma
cómoda y rápida. Encontraremos las herramientas de búsqueda en la ficha Inicio, grupo
Edición.
Mediante el botón Buscar(o con las teclas CTRL+B)podemos localizartexto. Se abrirá
el siguiente cuadro de diálogo.
En el cuadro Buscar: escribiremos el texto. Luego, sólo deberemos pulsar Buscar
siguiente para ir recorriendo, una a una, las ocurrencias de dicho texto en la
presentación.
Si lo que queremos hacer es reemplazar una palabra por otra tenemos que utilizar el
botón Reemplazar (o las teclas CTRL+L). Se abrirá un cuadro similar al anterior:
En el campo Buscar: pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar
con: pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada.
Ahora podemos elegir una de las tres acciones que nos permiten los tres botones
disponibles:
-Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar.
-Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia.
-Reemplazar todos. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automáticamente,
sin preguntar cada vez. Al acabar nos informa del número de ocurrencias que ha
reemplazado.
Unidad 7. Notas del orador
Muchos oradores incluyen en sus presentaciones PowerPoint gran cantidad de
contenido. En ocasiones hay demasiada información, demasiado texto. Esto puede

aburrir a la audiencia, que percibe que el orador no aporta valor a la presentación. Que,
en realidad, el resultado sería el mismo si les pasaran la información por escrito. O
incluso pueden llegar a pensar que es el propio ponente quien necesita dicha
información, que requiere de ella por falta de seguridad o de capacidad de
improvisación, en definitiva, porque no controla suficientemente el tema.
Hoy en día aportar valor es muy importante, y por eso los buenos ponentes se dan
cuenta cada vez más de la importancia de utilizar las diapositivas para mostrar lo que
queremos recalcar.Para dar pequeñas pinceladas de las ideas principales eincluir golpes
de impacto, mediante imágenes o vídeos que le ayudan a desarrollar un tema y a
involucrar a su audiencia en lo que está diciendo.
En ese sentido, las notas son muy importantes. Porque permiten que el orador disponga
de anotaciones que leayudarán a recordar datos concretos, a desarrollar las diapositivas
y a tener la seguridad de que no se quedará en blanco ni olvidará mencionar algún dato
relevante. Todo esto sin crear una presentación densa y aburrida.
Dichas notas sólo las verá el orador, de forma privada. Lo habitual es que, con la ayuda
de un proyector, muestre su presentación al público de forma convencía, mientras él,
en su pantalla, visualiza la presentación con notas.
También es posible imprimir las diapositivas con anotaciones. Esto no es muy
recomendable, porque obliga al ponente a agachar la mirada con mayor frecuencia y a
pasar hojas, así que el público percibirá mejor cuánto de lo que dice es leído y cuánto
no lo es. Sin embargo, en algunas ocasiones puede resultar de utilidad disponer de una
copia impresa, así que veremos también esta función a lo largo de la unidad.
7.1. Crear notas
Cuando trabajamos con una presentación en vista Normal vemos en la zona inferior el
área de notas.
El área de notas será donde añadiremos las anotaciones de apoyo para la diapositiva
mostrada en ese momento. Cada diapositiva dispone de unas anotaciones propias. Para
incluirlas sólo hay que hacer clic en el cuadro y escribir. Desde esta vista sólo podremos
incluir texto, más adelante veremos cómo incluir imágenes, gráficos u otro tipo de
elementos en la zona de notas.
Podemos modificar el tamaño del panel para disponer de más o menos espacio para
las notas, así podremos trabajar más cómodamente.
1. Lo haremos situando el cursor sobre la línea superior que lo delimita.
2. Tomará forma de flecha bidireccional, lo que nos indicará que estamos bien
situados.
3. Luego, sólo hay que hacer clic y arrastrar la línea hasta la posición deseada.
7.2. Página de notas y su impresión
La vista Página de notas nos permite una mayor flexibilidad a la hora de trabajar con las
notas. La podemos activar, como siempre, desde su botón en la ficha Vista.
Cada diapositiva presentará el siguiente aspecto:

Se mostrará una página convencional que por defecto tiene el aspecto de página en A4
con orientación vertical. Es decir, el tipo de página que comúnmente utilizamos para
imprimir.
En ella apreciaremos una miniatura de la diapositiva y justo debajo las anotaciones.
Puesto que sólo hay una página disponible por cada diapositiva, se puede hacer
necesario reducirla o incluso eliminarla, con la teclaSUPR, para disponer de más espacio
para las notas. Podemos redimensionar ladiapositivacomo ya vimos en el tema manejar
objetos. Seleccionándola con un clic y arrastrando sus marcadores de tamaño hasta
ajustarla al que deseemos.
En cuanto al espacio inferior reservado para mostrar las notas, trabajaremos con él
como lo haríamos con cualquier texto. Podemos darle formato e incluso incluir
imágenes, gráficos o tablas de datos que nos ayuden en nuestra exposición, desde la
ficha Insertar. No olvides, sin embargo, que en el área de notas de la vista Normal no
apreciarás los elementos gráficos que hayas incluido, ya que dicho espacio sólo es capaz
de mostrar texto.
Por supuesto, todo lo que se incluya en esta página quedará oculto para el público.
Estavistaestá enfocada principalmente amostrar las diapositivas en un formato óptimo
para su impresión. Por lo tanto, maqueta sus páginas teniendo en cuenta respetar unos
márgenes e incluso puede mostrar elementos como los encabezados o pies de página.
Profundizaremos en estos aspectos en el tema siguiente, aunque síque mencionaremos
que, siqueremos imprimir estas páginas talcuál están, podremos hacerlo desde Archivo
> Imprimir, cambiando el valor por defecto Diapositivas de página completa por la
opción Páginas de notas en su configuración.
7.3. Patrón de notas
Hemos visto cómo se muestra una Página de notas. Pero, ¿qué ocurre si queremos
personalizar dicha vista? Al igual que personalizábamos los diseños de diapositivas
desde la vista Patrón de diapositiva, disponemos de un patrón para modificar la página
de notas. Lo haremos desde la ficha Vista, grupo Vistas Patrón, haciendo clic en la
opción.
Desde esta vista podremos configurar las páginas, por ejemplo, para que siempre
muestren nuestro nombre o el membrete de la empresa. Lo haremos desde la ficha
Patrón de notas que se muestra.
Algunas funciones útiles de la cinta son:
La posibilidad de cambiar la orientación de la miniatura de diapositiva y de la propia
página, de forma independiente.
La facilidad para activar y desactivar elementos desde la sección Marcadores de
posición, aunque lo ideal es que estén todos activados para tener la posibilidad de
incluirlos. Recuerda que, de estar activados, tendrás la opción de utilizarlos o no, pero
de desactivar un elemento ya no dispondrás de él en ninguna de las páginas de notas de
la presentación.

Modificar los colores o las fuentes. Así, por ejemplo, podremos utilizar en las páginas
de notas una tipografía más óptima para la impresión que la que utilizaríamos en la
diapositiva de presentación.
Aplicar un fondo común a todas las páginas de notas, que resulte más atractivo que
la página en blanco que viene por defecto.
Sin embargo, probablemente los cambios más frecuentes que se realizan sobre el
patrón son ligeras modificaciones. Por ejemplo:
Ajustar el tamaño de la miniatura de diapositiva para que por defecto se presente más
pequeña. Dar un formato concreto al texto desde la ficha Inicio.
Mover elementos como el número de página o la fecha a otra posición.
Cambiar la posición o tamaño del cuadro de texto destinado a albergar las notas.
Para cerrar la vista, deberemos hacer clic en su correspondiente botón en la cinta o bien
escoger cualquier otra en la ficha Vista.
7.4. Ver notas durante la presentación: Vista Moderador
Nos queda por ver cómo podemos ver las notas en pantalla durante la exposición, sin
que el público las vea. Es decir, cómo mostrar una vista en la proyección y otra distinta
en nuestro ordenador.
Como sabrás, para proyectar la presentación sobre una pared, pizarra o lona, es
necesario conectar el proyector y el ordenador que contiene la presentación. Al hacerlo
debemos escogercómo semostrará lainformación en las pantallas.Haydistintas formas
de trabajar y la configuración deberá hacerse según los intereses de cada uno:
Mostrar la información sólo por el proyector y no por el ordenador. En casos, por
ejemplo, en que el ponente está de pie con un mando a distancia para controlar el
avance de las diapositivas.
Duplicar las pantallas, para mostrarla por ambas igual.
Trabajar con pantallas diferentes, si disponemos de dos monitores conectados a la vez
al ordenador podemos ver en uno la presentación (para la audiencia) y en el otro tener
una vista más completa de la presentación en la que el moderador, sentado delante del
ordenador, podrá controlar una seriede parámetros de lapresentación. Estaes la forma
que nos interesa en este apartado, la vista Moderador.
Configuración
Primero deberemos configurar nuestro ordenador para que reconozca las dos pantallas
como dos diferentes, normalmente al conectar al ordenador una nueva pantalla nos
aparece un cuadro de diálogo donde definiremos la apariencia de la pantalla:
Deberemos elegir Duplicar el escritorio en todas las pantallas (reflejado).
Luego en PowerPoint, desde la ficha Presentación de diapositivas, grupo Monitores, en
la opción Mostrar presentación activada seleccionamos el monitor por el cual se
mostrará la proyección a pantalla completa (la que verá la audiencia).
Puede que nos aparezca el cuadro de diálogo Configuración de pantalla, en este caso
marcamos la opción Extender el escritorio de Windows al monitor 2, que permite
trabajar con ambos monitores mostrando cosas distintas en cada uno de ellos.
Todavía no veremos el efecto hasta que no pasemos a la vista Presentación.

Utilizar la Vista Moderador
Con la vista Moderador activada, cuando estemos en vista de presentación, en el
monitor del moderador aparece una pantalla como la que sigue:
Debido a que la audiencia no verá lo mismo que el orador, PowerPoint ha aprovechado
para incluir en la vistamoderador elementos que facilitanlatarea de control y desarrollo
de la presentación.
En la parte superior izquierda tenemos la diapositiva que se está viendo en ese
momento, lo que ve la audiencia.
En la parte superior derecha aparecen las notas de las diapositivas. Las notas se ven
perfectamente, ya que ocupan bastante espacio de pantalla y son fácilmente legibles.
Con las flechas podemos pasar a la diapositiva anterior y posterior.
El resaltador sirve para cambiar el puntero en cualquier momento.
El menú , que permite entre otras cosas oscurecer o aclarar la pantalla de la
audiencia.
Un cronómetro nos muestra cuánto tiempo de exposición hemos utilizado. Así,
podremos calcular los tiempos para los descansos o la participación de forma más
precisa.
Al lado del cronómetro aparece la hora del sistema.
También disponemos de una tira de miniaturas de las diapositivas, que nos permiten
mostrarlas en
el orden deseado u omitirlas. De esta forma somos mucho más flexibles durante la
exposición, ya que podemos variar la forma de presentar la información en ese preciso
momento, según las necesidades de nuestro público.
El zoom permite acercar o alejar las notas.
Como verás todas estas herramientas facilitan mucho la tarea del moderador.
Unidad 8. Impresión
8.1. Imprimir
Para imprimir una presentación podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaña
Archivo y seleccionar Imprimir. Verás una pantalla similar a la siguiente.
A la derecha podrás ver una vista previa de las diapositivas tal y como se imprimirán. Si
te gusta el resultado será suficiente con pulsar el botón Imprimir que hay en la zona
superior y ya dispondrás de tu copia impresa. Eso es todo. Pero claro, como siempre,
dispondremos de una serie de opciones de configuración que nos ayudarán a lograr el
resultado deseado. Estas opciones son las que vamos a ampliar a lo largo del tema.
Consejo: Antes de lanzar la impresión debemos pararnos a pensar en si es realmente
necesario hacerlo. Si las copias son para la audiencia deberemos plantearnos la
posibilidad de publicar la presentación en una ubicación compartida, de forma que
puedan descargarla e imprimirla únicamente si les interesa conservarla. Así,
ahorraremos tinta y papel, además de trabajo y tiempo.

8.2. Vista preliminar
Como hemos dicho, en la zona de la derecha de la ventana de impresión vemos la vista
preliminar de la diapositiva.
Podemos cambiar de una diapositiva a otra a visualizar:
Moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la derecha de la vista
previa.
O bien escribiendo el número de la diapositiva a visualizar o haciendo clic en las flechas
desde la zon inferior.
Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar
la diapositiva
. Lo haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el marcador. El botón de la
derecha permite ajustar la diapositiva para que se vea entera con un sólo clic.
8.3. Opciones de impresión
En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de opciones de
configuración de la impresión, que nos permitirán:
Elegir cuántas copias imprimir de la presentación.
Escoger qué impresora queremos utilizar, en caso de que no queramos utilizar la
predeterminada que viene seleccionada por defecto. También podremos modificar las
Propiedades de impresora seleccionada, para por ejemplo cambiar la calidad de
impresión o el tamaño de papel.
Opciones de Configuración como:
- Qué diapositivas imprimir: todas, las seleccionadas, las que estén dentro de un
rango o sólo la que se muestra actualmente en la vista previa. En el caso de querer
imprimir sólo unas determinadas o un rango deberemos indicar cuáles en el cuadro que
hay justo debajo.
- La forma en que queremos imprimir las diapositivas. Si queremos imprimir sólo
las diapositivas, o también las notas. E incluso podremos indicar cuántas diapositivas
imprimir por cada página impresa, etc. Este menú es interesante así que lo veamos con
más detalle.
- La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se imprime
X veces cada página, por ejemplo: 1, 1,1 2, 2,2 3, 3,3 4, 4,4 sería la impresión de tres
copias de una presentación que ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos el
intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sería:
1, 2, 3,4 1, 2, 3,4 1, 2, 3,4
- El color. Puesto que en una presentación se tiende a utilizar muchos elementos
gráficos, imágenes, fotografías y fondos coloridos para hacerla más vistosa, podemos
escoger fácilmente desde este menú si queremos que la copia impresa sea en color, en
escala de grises o en blanco y negro.
- Editar encabezado y pie de página. Lo veremos con detalle en esta unidad.
8.4. ¿Qué y cómo imprimir?
En la ventana de impresión, dentro de la sección Configuración, encontramos un menú
que por defecto muestra seleccionada la opción Diapositivas de página completa. Sin

embargo este menú dispone de otras opciones muy interesantes, que vamos a ver en
este apartado.
Diseño de impresión.
En esta sección podremos escoger entre dejar que se imprima cada diapositiva en una
página, o imprimir la vista Esquema o la Página de notas.
Laimpresión del esquema tiene la ventajade que, en una solapágina,nos muestra todos
los títulos de diapositiva y los textos que incorporan. Sin embargo, no debes olvidar que
no se imprimirán elementos gráficos ni cualquier otro tipo de contenido que no sea
texto.
La vista página de notas ya la vimos en la unidad anterior. Se imprimirá de acuerdo con
su patrón, y tal y como la hayamos configurado.
Número de diapositivas por página.
La impresión por defecto imprime una diapositiva por página. La mayoría de veces esto
es un derroche innecesario, porque las diapositivas contienen poca información y
prácticamente gastamos más tinta imprimiendo el fondo de la diapositiva que la
información en sí.
Por eso, PowerPoint nos facilita la impresión poniendo a nuestra disposición distintas
distribuciones que permiten imprimir varias diapositivas por página: 1, 2, 3, 4, 6 y hasta
9. En función del contenido de nuestra presentación trataremos de incluir el máximo
número posible de diapositivas sin comprometer la legibilidad. Estas distribuciones se
llaman Documentos.
Otras opciones.
También desde este menú podremos activar o desactivar las opciones Enmarcar
diapositivas (dibujan un fino borde a cada una de ellas), Ajustar al tamaño del papel y
Alta calidad.
8.5. Patrón de documentos
Los documentos siguenun patrón que podemos modificar para alinear de forma distinta
las diapositivas, quitar o añadir información como la numeración, o incluir elementos
interesantes como un espacio donde la audiencia pueda realizar anotaciones o un
logotipo. Como siempre, para modificar el patrón deberemos ir a la pestaña Vista y
seleccionar la opción Patrón de documentos.
La cinta mostrará una ficha específica, al igual que hacía con el resto de patrones que ya
hemos ido viendo a lo largo del curso. Observarás que muchas de las herramientas ya
las conocemos.
Podremos modificar sutema o sufondo, y activar/desactivarel encabezado, pie,la fecha
de impresión o el número de página. También modificar la orientación de la página o de
las diapositivas dentro de ella. Prestaremos especial atención a la herramienta
Diapositivas por página. Ahí veremos los distintos formatos de impresión para los
documentos. Lo único que deberemos hacer es seleccionar uno y se mostrará en la zona
de trabajo su patrón, para que podamos modificarlo.
Una vez los hayamos configurado de acuerdo con nuestras necesidades podremos
Cerrar vista patrón y volver al menú Archivo>Imprimir para proceder a la impresión del
documento de acuerdo con el nuevo formato de la página.

8.6. Configurar página
Tanto en el patrón de la página de notas que vimos en el tema anterior, como en el
patrón de documentos que acabamos de ver, encontramos la opción Configurar página
en la cinta.
Si hacemos clic en ella se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
En él podremos configurar el ancho y el alto de las diapositivas para cada tipo de salida.
Por ejemplo, podríamos indicar que tengan un tamaño en pantalla y otro en la hoja A4
que imprimiremos. También podremos cambiar laorientación de las notas, documentos
o esquemas y la orientación de las diapositivas de forma independiente en el patrón.
8.7. Encabezado y pie de página
El encabezado y el pie de página no es más que texto que se muestran en cada una de
las páginas al imprimirse. En ellos normalmente incluimos el nombre del ponente, del
tema a tratar o del simpósium o foro que acoge nuestra presentación.
En la ventana de impresión que se muestra en Archivo > Imprimir encontraremos en la
zona inferior el enlace Editar encabezado y pie de página, que nos permite incluir este
tipo de elementos desde un cuadro de diálogo como el que mostramos a continuación:
Vemos que hay una serie de opciones disponibles para configurar los elementos que
queremos incluir. En la pestaña Diapositiva podremos incluir:
La fecha. Se insertará automáticamente a la actual, o bien una fija que nosotros
escojamos, si así lo deseamos.
El número de diapositiva.
Pie de página. Compuesto por el texto que introduzcamos en su correspondiente
cuadro.
En el ejemplo de la imagen hemos activado la fecha, que se mostrará en la presentación
en pantalla. En la vista previa de la derecha vemos un recuadro negro en la esquina
inferior izquierda, esa es la posición que tiene asignada la fecha. Según activemos o
desactivemos las distintas opciones, se mostrarán cuadros de color negro indicando su
posición.
En la pestaña Notas y documentos para distribuir encontramos las mismas opciones
que acabamos de ver, y además el Encabezado de página, que es exactamente igual que
el pie, una zona para la introducción del texto.
Si activamos las opciones de encabezado y pie en esta pestaña se incluirán en los
documentos y en las páginas de notas que normalmente tienen como finalidad la
impresión, y no en la presentación en pantalla.
8.8. La impresora
La impresora es uno de los periféricos más utilizados del ordenador.
Como hemos visto en el tema, en la ventana de impresión, podemos seleccionar la
impresora de entre las que tenemos instaladas. Ahora vamos a introducir un nuevo
concepto: la impresora virtual.
La impresora virtual es una impresora que no existe físicamente. Es una especie de
"engaño" al sistema. Se trata de un programa que se hace pasar por impresora, pero en
vez de enviar la información que se imprime a la bandeja de impresión, lo que hace es

imprimirlo como un archivo. Es decir, que aparecerá un cuadro de diálogo
preguntándonos dónde guardar el archivo.
Existenimpresoras virtuales que imprimen a PDF, por ejemplo. Aunque lo normal es que
dispongamos de la que incluye Windows, llamada Microsoft XPS Document Writer, que
imprime un archivo de formato .xps.
Puede que estas impresoras virtuales te sean alguna vez de utilidad, o puede que no.
Pero es interesante que sepas de su existencia, porque puede ocurrir que trates de
imprimir y veas que tienes un listado de dos o tres impresoras disponibles, cuando en
realidad sólo tienes una. Ahora ya conoces el motivo.
Además, te recomendamos que si tienes alguna impresora virtual instalada en tu
ordenador la utilices para realizar pruebas de impresión o los ejercicios. Así no gastarás
tinta ni papel.
Unidad 9. Trabajar con imágenes
En la mayoría de casos, nuestra presentación se verá muy enriquecida si incorpora
fotografías o imágenes que apoyen la explicación con material más visual. Por eso
PowerPoint incorpora herramientas que facilitan su inserción, retoque y ajuste.
Los elementos de este tipo que podemos introducir se encuentran en la pestaña
Insertar> grupo Imágenes, son los siguientes:
- Imágenes prediseñadas. Son imágenes que incorpora Office en una librería
organizada por categorías.
- Imagen. Son imágenes que están almacenadas en nuestro ordenador.
Normalmente fotografías procedentes de cámaras digitales, de Internet, o creadas con
programas como Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG
o GIF.
- Captura. Se trata de imágenes que genera PowerPoint automáticamente a partir
de una captura de pantalla, es decir, que representan ventanas o elementos que se
están mostrando en nuestro ordenador.
También veremos cómo crear una presentación a partir de una serie de fotografías. De
esta forma podremos agruparlas en un Álbum de fotografías que podremos compartir
fácilmente a través de internet.
9.1. Insertar imágenes
Como hemos dicho, podremos incluir imágenes en la presentación desde la ficha
Insertar, grupo Imágenes. Aunque también podríamos hacerlo desde el propio diseño
de la diapositiva, si éste tiene una zona dedicada a este tipo de contenido.
Imágenes prediseñadas.
Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral Imágenes
prediseñadas.
En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo
dejamos en blanco, aparecerán todas la
imágenes disponibles. Por ejemplo al escribir motocicleta aparecen la imágenes que
tengan relación con ese concepto.
Para insertar una imagen en la presentación basta hacer clic sobre ella.
Todos estos contenidos están en la Galería multimedia de Microsoft Office. La galería es
una herramienta externa que está disponible para los distintos programas del paquete

Office Si disponemos de conexión a internet y la casilla Incluir contenido de Office.com
está marcada, se listarán imágenes que no vienen incluidas con la instalación del
paquete Office, sino que constantemente se van actualizando e incluyendo en su página
web.
En cambio, si no disponemos de conexión a internet, es posible que el sistema solicite
el disco de instalación para poder utilizar alguna imagen.
Imagen.
En este caso haremos clic en la opción Imagen . Se abrirá una ventana similar a la que se
nos muestra cuando queremos abrir una presentación, y que ya conocemos. Puede
venirte bien pulsar el botón que permite mostrar un panel de vista previa en la ventana
para ir viendo las imágenes sin tener que abrirlas, simplemente seleccionándolas.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y
la imagen se copiará en nuestra presentación.
En ocasiones no nos interesará que se inserte una copia de la imagen, sino vincularla
para que cuando se realice un cambio en la imagen original quede automáticamente
actualizada en la presentación. Para ello, deberemos pulsar la pequeña flecha en forma
de triángulo que hay en el lateral del botón Insertar y seleccionar la opción Vincular al
archivo.
Captura.
La captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se está visualizando en la pantalla
de tu ordenador
Al hacer clic sobre esta opción se despliega un menú que permite escoger qué captura
queremos.
Esto se debe a que, esta herramienta lo que hace es una imagen por cada una de las
ventanas abiertas no minimizadas.
También dispone de la opción Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte
incluida en Windows
7. Te permite escoger con qué zona concreta de la ventana quieres quedarte.
Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de PowerPoint no
aparece en la captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos disponer
de las capturas sin preocuparnos por que el programa nos tape zonas de la ventana o
nos quite espacio en la pantalla.
Las capturas se insertarán en su tamaño real, pero no te preocupes, porque podrás
manipular la imagen para cambiarle el tamaño y otras propiedades.
9.2. Características de las imágenes
Sobre las imágenes pueden realizarse multitud de operaciones. Al igual que con
cualquier otro elemento las podremos:
Seleccionar, con el ratón y el teclado. Mover, arrastrándolas o cortándolas.
Copiar, con la herramienta copiar del portapapeles.
Cambiar el tamaño, desde los marcadores de su contorno cuando están seleccionadas.
Y girar, voltear, alinear, distribuir y ordenar, desde el botón Organizar de la ficha Inicio.

Esto ya lo vimos en la unidad 4. Manejar objetos de este curso. Pero además de estas
acciones podemos realizar otras más específicas desde las Herramientas de imagen, en
la ficha Formato. Como por ejemplo:
Realizar correcciones de brillo o contraste. Colorearlas.
Darles estilo.
Estas operaciones y algunas más las iremos desarrollando a lo largo de la unidad.
9.3. Ajustes de imagen
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La
imagen quedará enmarcada por unos pequeños iconos y veremos que disponemos de
las Herramientas de imagen agrupadas en la ficha Formato.
En este apartado nos centraremos en las herramientas del grupo Ajustar.
- A algunas imágenes les podremos Quitar fondo. Inmediatamente observaremos
el resultado en la diapositiva, y podremos escoger en la cinta si queremos aplicar los
cambios o preferimos descartarlos.
- En elcasode las fotografías las Correcciones nos permiten ajustar la nitidez, brillo
y contraste de una forma intuitiva. En vez de tener que ir jugando con distintos valores,
PowerPoint lo que hace es mostrar un conjunto de pre visualizaciones entre las que
elegiremos cuál nos gusta más.
- Para modificar el Color, disponemos de opciones de saturación y tono, así como
la opción de colorear la imagen, también con el mismo sistema de pre visualización.
- Si prefieres ir ajustando los niveles a tu antojo, en ambos casos dispondrás de
unas Opciones que abren un cuadro de diálogo donde podrás hacerlo.
- Los Efectos artísticos también pueden dar un buen acabado a una imagen.
Aunque sesuelen aplicaren contadas ocasiones porque distorsionan bastante laimagen
original, pueden resultar útiles para dar un efecto curioso a una imagen en un momento
dado.
- No importa cuántos cambios realicemos sobre las imágenes, siempre
dispondremos de las opciones Restablecer imagen y Restablecer imagen y tamaño para
devolver a la imagen su aspecto original.
9.4. Redimensionar y recortar
Si queremos cambiar el tamaño que ocupa una imagen en la diapositiva podemos optar
por reducirla y ampliarla, o bien por recortarla para eliminar aquel contenido sobrante
que no nos interesa.
Cambiar tamaño
Los círculos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se
pueden arrastrar para modificar simultáneamente la altura y anchura de la imagen. Los
cuadrados situados entre cada uno de los círculos sirven para modificar únicamente la
altura o la anchura, dependiendo de cuál arrastremos.
Otra forma de modificar el tamaño es desde la pestaña Formato. Lo haremos
estableciendo la altura y la anchura en centímetros desde sus correspondientes cajas de
texto.

Recortar
Si lo que queremos no es redimensionarla, sino recortarla para quedarnos con sólo una
parte de la imagen, lo podremos hacer desde este mismo grupo con la herramienta
Recortar. Al hacer clic sobre ella se dibujará un borde negro que rodea la imagen. Lo
único que debemos hacer es acercar el cursor al borde, hacer clic e ir arrastrando.
Veremos sombreada la zona que se va a eliminar y al hacer clic fuera de la imagen se
aplicará el recorte.
En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen inicial haciendo más
amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.
Existen otras formas de recorte, que podremos explorar desplegando su
correspondiente menú.
Relleno y Ajustar permiten adaptar laimagen a sucorrespondiente área de imagen. Otra
opción muy interesante es Recortar a la forma, que permite realizar un recorte basado
en cualquiera de las formas predefinidas del menú. Así, podremos recortar nuestra
imagen en forma de estrella, de círculo o de flecha sin apenas esfuerzo.
9.5. Estilos de imagen
En el grupo Estilo de la ficha Formato dispondremos de un conjunto de Estilos rápidos
para dotar ala imagen de un contorno vistoso que puede simular un marco de fotografía
o aplicar sombreados y relieves.
Para ver el listado completo de estilos, haremos clic en el botón Más situado justo en
la esquina inferior derecha de la muestra que hay en la cinta.
Con los botones Contorno y Efectosde imagen podremos crear un estilo personalizado
o modificar el aspecto del que hayamos aplicado.
Contorno de imagen. Permite modificar el color del borde de la imagen, así como su
grosor y estilo.
Efectos de la imagen. Permite aplicar sombreados, giros, efectos de reflejo,
iluminaciones, biseles, etc. Podemos escoger uno de los efectos preestablecidos o ir
aplicándolos de forma individual desde sus menús.
9.6. Álbum de fotografías
Hasta ahora hemos visto cómo insertar y manipular imágenes para que supongan un
valor añadido en nuestra presentación. Pero, en ocasiones, las imágenes son realmente
las protagonistas. En ese aspecto PowerPoint puede ser una herramienta muy útil,
porque permite crear álbumes de fotografías.
Así, podrás crear una presentación a partir de las fotos de unas vacaciones o un evento
especial y compartirlo fácilmente a través de internet. Ya no será necesario que envíes
un correo electrónico a tus amigos con cada una de las fotografías adjuntas, sino que
podrás adjuntar la presentación que ya las contiene a todas, y así enviar en forma de
álbum tu selección de fotos más especial, con la posibilidad de añadir anotaciones o
música.
Normalmente lo crearemos desde una presentación en blanco, haciendo clic en
Insertar>Álbum de
fotografías . Se abrirá una ventana como la siguiente:

Lo primero será insertar las imágenes que queremos incluir desde el botón Archivo o
disco.... Observaremos que en la ventana se muestra una vista previa y una serie de
herramientas para modificar el álbum.
Cada imagen ocupará una diapositiva en la presentación, de modo que si queremos
podemos seleccionar una determinada fotografía e incluirle texto con la opción Nuevo
cuadro de texto. También podemos pasarlas a blanco y negro, reordenarlas desde los
botones en forma de flecha, quitar alguna, enderezarlas o ajustar su contraste y brillo.
En la zona inferior de la ventana podremos modificar aspectos del Diseño del álbum. En
ella podremos especificar si queremos que la fotografía ocupe la totalidad de la
diapositiva (Ajustar a la diapositiva) o si preferimos, por ejemplo, mostrar varias
fotografías en una misma diapositiva.Si no seencuentran ajustadas podremos, de forma
automática, mostrar los títulos debajo de TODAS las imágenes desde la correspondiente
opción.
También desde aquí podremos especificar el tema de la presentación.
Al pulsar el botón Crear se creará una nueva presentación con el álbum tal y como lo
hayamos diseñado.
Unidad 10.
Trabajar con tablas
En una diapositiva además de insertar texto, gráficos, etc. también podemos insertar
tablas que nos permitirán organizar mejor la información. Como podrás comprobar a
continuación las tablas de PowerPoint funcionan igual que en Microsoft Word,
10.1. Crear una tabla
Para insertar una tabla en una diapositiva, despliega el menú Tabla de la pestaña
Insertar.
Puedes definir la estructura de la tabla en la rejilla que se muestra. Al pasar el cursor
sobre los cuadros se irán coloreando un número de filas y columnas con un borde
naranja y verás escritas justo encima las proporciones de la tabla resultante. En nuestra
imagen vamos a crear una tabla con 7 filas y 4 columnas.
También desde este menú podemos seleccionar la opción Insertar tabla, que mostrará
una ventana en la que podrás indicar directamente el número de columnas y filas. Para
que se inserte, pulsaremos Aceptar.
Este es el mismo cuadro que se mostrará si creas la tabla desde un área de contenido
existente en el propio diseño de la diapositiva.
Para insertar texto en la tabla únicamente sitúate en el recuadro (celda) donde quieras
escribir. El cursor se convertirá en un punto de inserción y podrás empezar a escribir.
Puedes aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato que hemos visto
en el tema 6. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamaño, el color de la fuente,
justificar al centro, etc.
Para cambiar de una celda a la siguiente puedes hacerlo con las flechas del
teclado o con la tecla TABULADOR.
Mientras tengamos seleccionada una tabla o estemos trabajando con ella, aparecerá
en la cinta una nueva barra de herramientas especializada. Esta barra consta de las
pestañas Diseño y Presentación. La ficha Diseño contiene herramientas dedicadas a dar

estilo y formato a la tabla. La ficha Presentación muestra las herramientas dedicadas a
alterar la estructura de la tabla y sus elementos: su tamaño, su alineación, etc.
10.2. Eliminar una tabla, fila o columna
Para eliminar una tabla, una fila o una columna, lo único que debemos hacer es:
1. En la pestaña Presentación, desplegar el menú Eliminar.
2. Escoger la opción adecuada.
10.3. Insertar filas o columnas
Al igual que podemos eliminar filas y columnas también podemos insertar nuevas filas
o columnas en una tabla que ya existente, para ampliarla.
Lo haremos también desde la ficha Presentación.
Para insertar una nueva fila primero tenemos que saber a qué altura de la tabla
queremos insertarla. Después nos situaremos en cualquier celda justo encima o justo
debajo de donde queremos insertar la nueva fila y utilizaremos las opciones Insertar
arriba o Insertar debajo.
Para insertar una nueva columna el proceso es idéntico.
Nos situaremos en una celda y utilizaremos las opciones Insertar ala izquierda o Insertar
a la derecha, según donde queramos situar la nueva columna.
10.4. Bordes de una tabla
Modificar el estilo de una tabla consiste en modificar su aspecto cambiándole por
ejemplo el color de relleno, los bordes, etc. En este apartado y el siguiente veremos
estas opciones, que se encuentran en la ficha Diseño. Como siempre, lo primero es
seleccionar una o varias tablas. Luego, en el grupo Estilos de tabla desplegamos el menú
Bordes.
Por defecto se muestran aplican bordes de color negro, finos y de línea continua, pero
esto se puede modificar desde la sección Dibujar bordes:
Con los tres desplegables de la izquierda podremos especificar un estilo, grosor y color
de pluma. En la parte derecha podemos seleccionar las opciones Dibujar tabla o
Borrador para crear nuevos bordes de tabla o borrarlos.
10.5. Color de relleno
Para modificar el color de relleno de una celda o un conjunto de ellas, utilizaremos el
menú Sombreado de la pestaña Diseño. Ahí podremos seleccionar un color de la paleta
que se muestra, que depende directamente del tema que estemos utilizando en la

presentación. O bien hacer clic en Más colores de relleno... para poder escogerlo de una
paleta más completa. Podemos hacer que no tenga color de relleno seleccionando la
opción Sin relleno.
Selecciona cualquiera de las otras opciones para insertar Imágenes como fondo,
Degradados o Texturas. También en la ficha Diseño encontraremos otra forma de
cambiar el color de la tabla. Se trata de aplicar los estilos rápidos del grupo Estilos de
tabla. Desplegando el listado de diseños disponibles desde el botón
10.6. Combinar o dividir celdas
Combinar celdas consiste en convertir dos o más celdas en una sola. Esto nos puede
servir por ejemplo para utilizar la primera fila para escribir el título de la tabla. En este
caso habría que combinar todas las celdas de la primera fila en una sola. En cambio,
dividir celdas es el proceso contrario, y consiste en partir una celda en varias.
Encontraremos las herramientas para combinar y dividir en la ficha Presentación.
- Para combinar celdas debemos seleccionarvarias celdas y hacer clic en Combinar
celdas.
- Para dividir una celda hacemos clic en la celda en cuestión y pulsamos Dividir
celdas. Se abrirá un cuadro de diálogo para seleccionar en cuántas filas y columnas se
dividirá dicha celda. Al Aceptar el cuadro se aplicarán los cambios.
Unidad 11.
Trabajar con gráficos
Los gráficos seutilizan a menudo en las presentaciones porque condensan gran cantidad
de información y la muestran de forma muy visual. PowerPoint utiliza Excel para la
creación de gráficos, por lo que en esta unidad introduciremos los conceptos básicos
para su utilización en las presentaciones.
11.1. Crear y eliminar gráficos
Para insertar un gráfico en una diapositiva únicamente tienes que pulsar en el botón
Gráfico de la pestaña Insertar.
Se abrirá un cuadro de diálogo para que escojas el tipo de gráfico que quieres mostrar.
Selecciona uno y pulsa Aceptar
En la lista de la izquierda selecciona el tipo de gráfico que más se adapte a tus
necesidades. Inmediatamente te aparecerán unos subtipos de gráficos en la zona de la
derecha de la ventana que están relacionados con el tipo genérico que has elegido
anteriormente.
Selecciona el gráfico que más te guste, pero te aconsejamos que si quieres que te sea
de utilidad busca gráficos que permitan representar y captar la información fácilmente.
PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja Excel con los datos
de ejemplo que sehan utilizado para crear elgráfico.Cualquier modificación en los datos
deberá realizarse desde la hoja Excel. El gráfico se actualizará automáticamente en la
presentación.
La forma en que se pasa de una tabla de datos a un gráfico es la siguiente:
La primera fila de la tabla se representa con la leyenda (Serie 1, Serie 2...).

La primera columna contendrá los distintos elementos representados (Categoría 1,
Categoría 2...), que se mostrarán sobre el eje X (horizontal) en el gráfico. Y los valores
que toman los datos de la tabla serán representados en el eje Y (vertical).
Eliminar un gráfico es tan sencillo como hacer clic sobre él y pulsar la tecla SUPR.
11.2. Herramientas de gráficos
Como podrás apreciar, cuando estás trabajando con un gráfico en la cinta aparecen las
Herramientas de gráficos.
Agrupan distintos botones con funcionalidades específicas en tres fichas:
Diseño: Más enfocado a los datos que contiene el gráfico y la forma de mostrarlos a
groso modo. Presentación: Para cuestiones qué elementos incluir en el gráfico y dónde
ubicarlos: ejes, títulos, leyendas, cuadrículas, escala de valores, etc.
Formato: Características enfocadas únicamente al formato de los elementos. Su
orden y alineación, colores, bordes, etc.
Iremos explicando las principales funciones a lo largo del tema
11.3. Modificar el tipo de gráfico y su diseño
Para modificar el tipo de gráfico hemos de hacer clic en el botón Cambiar tipo de gráfico
de la pestaña Diseño. Se abrirá de nuevo el cuadro de diálogo de selección de gráfico y
podrás cambiar su apariencia.
A continuación te mostramos una imagen de cómo quedarían los datos del gráfico de
barras en un gráfico circular.
Debido a las características del gráfico circular, sólo sería posible representar los datos
de una serie. Es por eso que es muy importante escoger el tipo de gráfico más adecuado
a los datos a representar.
Otras características interesantes de la ficha Diseño son:
Editar datos, que abrirá la ventana de Excel de nuevo para que puedas modificar
los datos introducidos.
Las opciones Diseño rápido y Estilos rápidos, que permiten adaptar el gráfico
en pocos clics, escogiendo cualquiera de los diseños disponibles en el menú. oLos
diseños modifican elementos que se incluyen en el gráfico y la forma de mostrarlos. o
Los estilos simplemente alteran el color de sus componentes.
Cambiar entre filas y columnas, que permuta las columnas por las filas, obteniendo
un resultado como el siguiente:
11.4. Presentación del gráfico
Desde la pestaña Presentación podemos modificar qué elementos incluir en el gráfico y
dónde. Algunas características son:
Poder ocultar o mostrar etiquetas del gráfico como por ejemplo la leyenda, el título, los
rótulos de los ejes, etc. Lo haremos desde el grupo Etiquetas: Por ejemplo, si
desplegamos Tabla de datos y escogemos Mostrar tabla de datos, el resultado sería el
siguiente:

Modificar el valor de los ejes y las líneas horizontales y/o verticales para interpretar
mejor los valores representados. Lo haremos desde el grupo Ejes. Por ejemplo, observa
la diferencia entre mostrar líneas primarias y mostrar también las secundarias:
11.5. Formato del gráfico
La ficha Formato contiene las herramientas que ya conocemos. Podemos aplicar estilos
rápidos, colores de relleno, contornos y efectos. También podemos modificar la
alineación o la posición y el tamaño.
La peculiaridad que nos encontramos en los gráficos es que podemos modificar dichos
valores para cada uno de sus elementos. De este modo, podremos modificar de forma
independiente la leyenda, el área de gráfico, o el color representativo de una serie
determinada, etc.
Para modificar un elemento primero deberemos seleccionarlo. Podemos hacerlo como
siempre, haciendo clic directamente sobre él en el gráfico. O podemos ayudarnos de
una herramienta muy útil que nos permite seleccionarlo de un listado. Dicho listado se
encuentra en el grupo Selección actual.
Unidad 12. Trabajar con diagramas
Al igualque podemos insertar gráficos en las presentaciones también sepueden insertar
diagramas. En esta
unidad descubrirás lo fácil que es.
12.1. Crear un diagrama
Para crear un diagrama tienes que situarte en la ficha Insertar y seleccionar la opción
SmartArt. O bien seleccionar su icono en la propia diapositiva si ésta incluye la
posibilidad de incorporar este tipo de contenido.
Aparecerá una ventana como la que te mostramos con los tipos de diagramas que te
ofrece PowerPoint clasificados en categorías. Nosotros utilizaremos un diagrama de
Jerarquía en los ejemplos.
Selecciona el tipo de diagrama que más se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar.
Se insertará el diagrama en la diapositiva.
12.2. Herramientas de SmartArt
Una vez insertado el diagrama aparecen las Herramientas de SmartArt en la cinta, que
contienen las fichas Diseño y Formato:
A través de ellas podrás controlar todas las operaciones que es posible realizar con él.
Diseño: Contiene las herramientas más específicas.
Desde el grupo Crear gráfico podemos incluir más elementos al diagrama, así como
cambiar su estructura y organización.
El grupo Diseños permite escoger otro tipo de diagrama, siempre y cuando sea de la
misma categoría. En nuestro caso podríamos escoger entre los distintos diagramas
jerárquicos.
Los Estilos SmartArt se preocupan del aspecto estético:
Colores y diseños rápidos que nos facilitan el trabajo porque tan sólo debemos escoger
aquel que más nos guste, sin necesidad de perder el tiempo personalizándolo elemento

a elemento. En cualquier momento es posible recuperar el formato por defecto,
pulsando Restablecer gráfico.
Formato: Contiene las típicas herramientas de formato que ya hemos visto aplicadas a
otro tipo de objetos. En este caso el formato se aplica a las formas que contienen al
texto, y al texto en sí.
El grupo Formas permite modificar la forma del contenedor del texto, así como
aumentar o disminuir su tamaño.
Dispondremos de los típicos grupos de Tamaño y Organización para redimensionar,
alinear, ordenar, etc.
Y también de Estilos de forma y Estilos de WordArt para aplicar estilos rápidos,
rellenos, contornos y efectos a las formas y sus textos respectivamente.
12.3. Añadir texto
Existen dos formas de añadir texto a las formas que conforman un diagrama.
1. Hacer clic sobre la forma y escribir. Así, sucesivamente, para cada una de ellas.
2. Utilizar el Panel de texto, que abre un panel donde podremos ir insertando el
texto en forma de esquema, que irá adaptándose a las formas del diagrama
automáticamente. Activamos el panel desde el botón
de la ficha Diseño.
Observa como en el panel de texto se representan las dependencias con tabulaciones y
los asistentes con una pequeña viñeta en forma de flecha. Fíjatetambién en que, cuando
un elemento está siendo editado en el panel, queda seleccionado en el diagrama.
Como siempre, el texto que viene incluido en el diagrama es susceptible de ser
formateado con las herramientas que ya hemos visto de laficha Inicio (subrayar, negrita,
alineaciones, etc.) o bien desde los Estilos de WordArt de la ficha de Formato.
12.4. Agregar y eliminar formas
Al insertar un diagrama en la presentación se crea con una estructura predeterminada.
Pero esta estructura rara vez nos servirá tal cual, de modo que necesitaremos incluir
nuevas formas y eliminar otras para representar los datos como deseamos.
Eliminar formas:
Hacer clic sobre su borde de modo que se muestre un contorno de selección
representado por una línea continua. Después, pulsar la tecla SUPR.
También podemos hacerlo desde el panel de texto, eliminando un punto del esquema
se eliminará su forma correspondiente.
Agregar formas nuevas:
Desde la cinta, en la ficha Diseño, desplegamos el menú Agregar forma. La forma se
agregará en la posición indicada, tomando como referencia aquella que esté
seleccionada.
Agregar forma detrás y Agregar forma delante incluyen una forma al mismo nivel
de la que esté seleccionada. Detrás a su derecha y delante a su izquierda.
Agregar forma superior incluye una forma en el nivel superior al de la forma
seleccionada. Agregar forma debajo lo hará a un nivel inferior (dependiente).
Agregar asistente incluye una forma que no está exactamente al mismo nivel, pero
tampoco es dependiente, es decir, un "ayudante".

Veamos algunos ejemplos:
Antes y después de insertar una forma dependiente:
Antes y después de insertar una forma al mismo
Antes y después de insertar un asistente:
También podremos crear formas nuevas desde el panel de texto. Al pulsar INTROtras
introducir el texto de un elemento, se insertará un nuevo elemento.
Modificar nivel
Si queremos subir o bajar el nivel de una determinada forma, podemos hacerlo de dos
modos.
Desde la ficha Diseño, con las herramientas Promover y Disminuir nivel.
Desde el panel de texto. Para aumentar su nivel pulsaremos la tecla RETROCESO,
posicionándonos justo delante de su texto. Para bajar su nivel pulsaremos la tecla
TABULADOR.
12.5. Organizar formas
PowerPoint permite modificar la posición de los elementos dependientes de una forma.
Por ejemplo le podemos decir que todas las formas que dependan de la que tenemos
seleccionada se sitúen a la izquierda.
Para modificar eldiseño tienes que seleccionarlaforma que quieras y después desplegar
el menú Diseño de la pestaña Diseño.
Para entenderlo mejor observa qué ocurriría con el siguiente diagrama si le aplicáramos
los distintos diseños teniendo seleccionada la forma principal Dirección
12.6. Convertir texto a diagrama y viceversa
Podemos transformar un texto en un diagrama de forma sencilla gracias a las
herramientas de conversión que incorpora PowerPoint.
De texto a diagrama
Asegúrate de que el cuadro de texto sólo contiene el texto que deseas convertir antes
de hacerlo, porque no permite la conversión parcial de su contenido. Luego, los pasos a
seguir son:
1. Seleccionar el cuadro de texto.
2. En la ficha Inicio, grupo Párrafo, desplegar el menú Convierte en un gráfico
SmartArt.
3. Escoge cualquiera de los propuestos o pulsa en la opción Más gráficos SmartArt
para seleccionar otro. La transformación se hará efectiva inmediatamente.
Observa el ejemplo:
De diagrama a texto
1. Seleccionar el diagrama.
2. En las Herramientas de SmartArt, ficha Diseño, grupo Restablecer, desplegar el
menú Convertir y seleccionar Convertir en texto.
Unidad 13.
La barra de dibujo

PowerPoint nos permite crear nuestros propios dibujos, partiendo de líneas, trazos y
figuras básicas. A estas figuras, se las denomina Formas.
13.1. Dibujar una forma
Para dibujar una forma en nuestra presentación, debemos escogerla desde:
El menú de la ficha Insertar.
O desde las formas del grupo Dibujo en la ficha Inicio.
Una vez seleccionada la forma, hacemos clic en la diapositiva para incluirla. Si queremos
controlar el tamaño que adquirirá en el propio momento de la creación hacemos clic y
sin soltar arrastramos para darle las dimensiones adecuadas.
13.2. Tipos de formas
Las formas se organizan en categorías:
La sección Líneas, nos permite dibujar líneas rectas, curvas y flechas.
Estas líneas también pueden ser conectores. Si acercamos un conector a otra forma,
aparecen unos puntos rojos. Si aplicamos ahí el conector, permanecerá unido aunque
desplacemos la forma.
En Líneas cabe destacar un par de herramientas que se comportan de un modo
ligeramente distinto:
Forma libre, que nos permite trazar líneas rectas consecutivas para formar una
figura personalizada. A cada clic se creará un vértice y la figura estará finalizada cuando
secierre, es decir, cuando el principio de la líneaseuna con elfinal. Si necesitamos crear
una figura que no esté cerrada podemos finalizar haciendo doble clic.
Mano alzada, que nos permite trazar una línea libremente por la diapositiva como si
de un lienzo se tratara.
La última sección corresponde a los Botones de acción. Al insertar una de estas formas,
podremos elegir, por ejemplo, que al pulsar sobre el botón vaya a una determinada
diapositiva, o se ejecute un programa.
El resto de formas son formas prediseñadas, que aunque en un principio se insertan del
mismo modo, al modificarlas veremos que algunas pueden tener propiedades
diferentes.
13.3. Trabajar con formas
Una forma es un objeto, así que para modificarlo nos sirve todo lo aprendido en la
Unidad 4 Manejar objetos.
Cuando una forma está seleccionada, aparece rodeada por una serie de puntos,
que nos permitirán modificar su forma:
Los círculos en las esquinas del marco, nos permiten estirar la forma desde la esquina,
mientras que los cuadraditos en el centro del marco permiten alargar o ensanchar la
figura.
Pulsando el círculo verde, y arrastrando hacia un lado u otro, rotaremos la figura.
Moviendo el rombo amarillo, modificamos la figura, pero de forma independiente para
cadatipo de forma. Por ejemplo, sepuede agudizar la punta en algunaflechao modificar
la curvatura de la boca si incluimos una forma de cara.
Si la forma seleccionada está compuesta por varias formas, podemos modificarlas
independientemente pulsando el icono Modificar puntos, en la pestaña Formato.

Esta opción no está disponible en formas que no sean libres (las que tienen el rombo
amarillo), y para poder hacerlo, primero debemos pulsar en Convertir a forma libre.
Al Modificar los puntos, cada figura que compone la forma principal se rodeará de unos
puntos negros que nos permitirán redimensionarla.
13.4. Texto en una forma
Para incluir texto en una forma, basta con escribir el texto con la forma seleccionada.
Luego, lo trataremos como un cuadro de texto normal.
13.5. Estilos de forma
Una vez creada la forma, podemos modificar su estilo (color, sombreado, relieve...). El
estilo que hay disponible por defecto cambia en función del tema aplicado a la
diapositiva.
Los iconos que nos permitirán hacerlo, se encuentran en la pestaña Formato.
Y también en la secciónDibujo, de lapestaña Inicio desde luego lo más rápido es escoger
uno de los estilos rápidos que se listan. Sin embargo, podemos personalizarlos a
nuestro gusto desde las herramientas de Relleno, Contorno y Efectos.
Estas tres herramientas despliegan un menú donde definir cada uno de los aspectos
configurables de las formas. Ya los hemos ido viendo a lo largo del curso, así que no
profundizaremos en ellos.
Sólo destacar que las formas de flechas y líneas, se pueden modificar desde su Contorno
de forma para que muestren una dirección distinta. Además, obviamente este tipo de
formas no permitirá la aplicación de un relleno.
Ejemplos de cambios de relleno, contorno y efectos sobre una misma figura:
13.6. Agrupar y desagrupar
Cuando trabajamos con varias formas a la vez a veces puede interesarnos moverlos,
copiarlos, girarlos o voltearlos a la vez, como conjunto. También es posible que lo que
busquemos sea crear una figura a partir de varias.
Si bien es cierto que podríamos realizar una selección múltiple, lo más cómodo en la
mayoría de casos es agruparlos. Al agrupar, las figuras se comportarán como una sólo y
no deberemos preocuparnos de sihemos realizado correctamente o no laselección.Una
vez hemos terminado de trabajar con ellos, podremos desagruparlos, si lo deseamos.
Para agrupar varias formas:
1. Las seleccionamos.
2. En la ficha Formato, grupo Organizar, desplegamos el menú Agrupar y hacemos
clic en Agrupar. Ten presente que si no hay más de una forma seleccionada, esta opción
aparecerá inactiva.
Para desagrupar una forma previamente agrupada:
1. La seleccionamos.
2. En la ficha Formato, grupo Organizar, desplegamos hacemos clic en Agrupar. Ten
presente que si no hay más de una forma seleccionada, esta opción aparecerá inactiva.
También es posible desagrupar algunas imágenes prediseñadas de la galería de Office.
Unidad 14.

Elementos multimedia
Incluir elementos multimedia como sonidos y películas en nuestra presentación
enriquecerá el contenido y haremos más amena la exposición.
Podemos utilizar material propio que esté almacenado en nuestro equipo, o bien el
material que pone adisposición Microsoft Officeen su galeríamultimedia. En el casodel
audio es posible, incluso, grabar la voz en ese preciso momento desde PowerPoint para
utilizar ese recurso en la diapositiva.
14.1. Insertar sonidos
Para insertar un sonido en una presentación muestra la ficha Insertar y en el grupo
Multimedia despliega el menú Sonido. Las distintas opciones te permitirán escoger el
origen del sonido que deseas insertar.
Audio de archivo... abre un cuadro de diálogo para escoger el archivo de audio del disco
duro. Permite varios formatos distintos: midi, wav, wma, adts, aiff, au, mp3 y mp4.
Audio de imágenes prediseñadas... mostrará el panel de la galería multimedia que ya
vimos en la unidad de imágenes. La única diferencia será que en el desplegable Los
resultados deben ser estaráseleccionado únicamente el tipo de archivos Audio. Es decir,
que sólosemostrarán los audios de lagalería.Como siempre, seincluiráen ladiapositiva
activa al hacer clic en cualquiera de ellos.
Grabar audio... abre la grabadora de sonidos de Windows, que es realmente muy
simple. Lo único que hay que hacer es pulsar el botón de Grabar y empezará a
grabarse cualquier sonido detectado por el micrófono. Para finalizar la grabación,
pulsamos el botón Parar . Y si queremos escuchar el resultado, pulsaremos el botón d
Reproducción. El sonido se incluirá en la diapositiva en el momento en que aceptemos
el cuadro de diálogo.
Sea cual sea la forma en que decidas insertar el sonido, el resultado siempre será el
mismo. Aparecerá una imagen de un pequeño altavoz en la
diapositiva.
Si la imagen está seleccionada en la vista Normal, se visualizará su reproductor y podrás
probar el sonido.
También se puede Reproducir desde la cinta.
En cambio, durante la vista de Presentación, de cara al público, el reproductor se
mostrará al pasar el cursor sobre el icono.
14.2. Reproducción del sonido
Por defecto el sonido que insertamos se ubica en una diapositiva en concreto y se
reproduce al hacer clic sobre su icono. Pero eso no tiene porque ser así. Cuando
hacemos clic en el icono que representa al sonido en la diapositiva aparecerán las
Herramientas de audio. En la ficha Reproducción podremos escoger el Volumen de
reproducción y cuándo debe iniciarse el sonido durante la presentación.
Automáticamente reproducirá el sonido nada más mostrar la diapositiva. Al hacer clic,
la opción por defecto, lo reproducirá al pulsar sobre su icono.

Reproducir en todas las diapositivas nos permite, por ejemplo, incluir una canción que
vaya reproduciéndose a lo largo de toda la presentación, de fondo.
En los casos en que reproduzcamos el sonido de forma automática o a lo largo de toda
la presentación, suele ser aconsejable activar la opción Ocultar durante la presentación.
Así no se mostrará el icono del altavoz. En estos casos también es útil activar la
14.3. Cambiar el icono de reproducción
Como hemos dicho, por defecto al insertar un sonido se incluye un dibujo de un altavoz
que lo representa. Pero es posible cambiar la imagen para que sea una fotografía o un
logotipo el que inicie el sonido.
Al hacer clic en el icono, en las Herramientas de audio se muestra la ficha Formato.
En ella se encuentran las opciones habituales de formato de imagen: estilos, recortes,
tamaño, organización, correcciones, etc. Podemos tratar el icono como cualquier otra
imagen. Y, si lo que deseamos es cambiarlo, haremos clic en la herramienta Cambiar
imagen y seleccionaremos otra.
14.4. Marcadores en audio
Es muy sencillo entender cómo funciona un marcador si pensamos por ejemplo en los
marcadores de los libros. Nos permiten marcar en qué punto empieza una determinada
parte y así poder ir directamente a ella durante la reproducción. Nunca está de más
tener preparados algunos marcadores, así, si disponemos de tiempo, podemos mostrar
la reproducción al completo, pero si vamos un poco ajustados podremos pasar
directamente a lo que nos interesa destacar.
Encontramos estas herramientas en la ficha Reproducción, grupo Marcadores.
El funcionamiento de los marcadores va ligado al reproductor que se pre visualiza en la
vista Normal de la diapositiva.
Este es el reproductor en estado inicial:
Si pulsamos elbotón de la izquierda de reproducción, escucharemos elsonido o canción.
En el momento en que queramos insertar un marcador, pulsamos el mismo botón para
pausarlo y a continuación hacemos clic en Agregar marcador.
La marca se representará con una pequeña bola amarilla. Esto es así porque está
seleccionada, pero si seguimos con la reproducción dejará de estarlo y se verá de color
blanco.
Para eliminar un marcador hay que hacer clic sobre él. En el momento en que esté
seleccionado podremos pulsar Quitar marcador en la cinta.
14.5. Editar sonido
PowerPoint incluye unas herramientas básicas de edición que nos permitirán recortar el
audio o crear un efecto de atenuación (fade) al principio y al
final.
Desdelas opciones de fundido podremos definir un aumento progresivo del volumen en
la entrada, o una disminución del mismo a la salida. Lo único que tenemos que hacer es
indicar el tiempo de progresión.

La opción Recortar audio abre una pequeña ventana que muestra la onda de sonido en
una barra. Desplazaremos los marcadores verde (inicial) y rojo (final) o bien
estableceremos valores exactos. De esta forma todo lo que quede antes o después de
dichos marcadores o valores se desechará y no se reproducirá
14.6. Insertar y reproducir vídeos
Insertar vídeos en la presentación es muy similar a insertar sonidos. En la ficha Insertar
y en el grupo Multimedia despliega el menú Vídeo. Las distintas opciones te permitirán
escoger el origen del sonido que deseas insertar.
Vídeo de archivo abre un cuadro de diálogo para escoger el archivo del disco duro.
Permite varios formatos distintos: asf, avi, mpeg, mpeg-2, QuickTime movie, wmv y
mp4. También permite la inclusión de películas flash.
Vídeo de imágenes prediseñadas... mostrará el panel de la galería multimedia con los
recursos de tipo vídeo. Esta opción es bastante pobre, porque no suele haber contenido
de este tipo en Office, sino que suelen ser imágenes animadas simples. Por lo tanto no
es especialmente interesante.
Vídeo desde sitio web... en cambio es una opción realmente interesante, porque nos
permite incluir vídeos de otras fuentes o material que tengamos publicado en internet.
Por ejemplo, material de Meta café o de YouTube. Lo incluiremos en la presentación tal
y como lo incluiríamos en nuestra web, buscando laopción de lapágina que proporciona
el código para insertarlo en un blog o similar y copiando dicho código en el cuadro que
muestra esta opción. Si quieres verlo con detalle.
Unidad 15.
Animaciones y transiciones
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas
e incluso al texto haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de
conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo.
15.1. Animar textos y objetos
Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo. A
continuación ir a la ficha Animaciones, grupo Animación y seleccionar cualquiera de los
que se muestran.
En función de la animación escogida se activará el botón Opciones de efectos, que nos
permitirá personalizar algunos aspectos del efecto en sí. Por ejemplo, si escogemos una
animación de desplazamiento, desde este botón podremos indicar en qué dirección se
desplazará. Si escogemos una que añada algún objeto de color, podremos elegir qué
color utilizar, etc.
Una vez aplicada la animación apreciarás en la diapositiva un pequeño número junto al
objeto

Los números se van asignado correlativamente a los objetos animados de la diapositiva.
Además, percibiremos que el fondo del número se muestra amarillo para aquel objeto
que esté seleccionado. Así, si utilizamos la ficha de Animaciones para alterar algún
efecto, sabremos siempre sobre qué objeto estamos trabajando.
Desde el grupo de intervalos podremos definir si la animación se iniciará con un clic, si
se iniciará a la vez que la anterior o después de ella. Incluso podremos establecer la
duración del efecto. El resultado final lo comprobaremos fácilmente, ya que, por
defecto, el efecto se muestra en la vista Normal. Y también podremos forzar una Vista
previa desde la cinta.
Quitar una animación.
Para quitar una animación, seleccionamos el número que la reprensenta en la
diapositiva y pulsamos la tecla SUPR.
Tipos de animaciones.
Si observas la vista previa de las animaciones verás que se representan con una estrella
que dibuja más o menos el efecto que produce. Esta estrella se aprecia en tres colores
distintos:
Verde para las animaciones de entrada. Es decir, las que se suelen aplicar para
mostrar o iniciar el objeto.
Amarillo para las animaciones de énfasis. Es decir, las que se centran en enfatizar el
objeto, hacerlo destacar sobre el resto.
Rojo para las animaciones de salida. Éstas dan un efecto al objeto para dar la
impresión de que se va,
o desaparece, es decir, de que hemos dejado de trabajar con él.
Por último encontramos las trayectorias de animación, que no se representan por una
estrella, sino por una línea que dibuja el camino que recorrerá el objeto. El punto verde
muestra dónde empieza el movimiento, y el rojo dónde termina.
Encontrarás gran variedad de animaciones al desplegar el botón Más , sin embargo
aún sepueden mostrar más haciendo clicen sus correspondientes opciones en el menú.
Animación avanzada.
Sin embargo sólo es posible aplicar una animación a cada objeto desde este grupo. Si
deseamos incorporar más animaciones, por ejemplo una de entrada y una de salida,
deberemos hacerlo desde la opción Agregar animación del grupo Animación avanzada.
En este grupo también podemos Copiar animación para reproducir exactamente la
misma sobre otro objeto, o utilizar el menú Desencadenar, que permite escoger qué
acción inicia la animación. Gracias a este menú, podríamos, por ejemplo, mostrar un
objeto sólo si se hace clic previamente en otro.
15.2. Panel de animación
El Panel de animación se activadesde el grupo Animación avanzada y muestra un listado
de todas las animaciones de la diapositiva. Así, vemos más claramente el orden y los
efectos aplicados, así como la forma en que se inician.
Gráficamente apreciamos:
El orden y número de animaciones de la diapositiva (1, 2...).
El tipo de animación, mostrando su icono representativo en forma de estrella. El tipo de
objeto sobre el que se ha aplicado (título, subtítulo, contenido...)

Su duración y forma de inicio, que se aprecia con los rectángulos finales. Si se inician a
la vez, o si se inicia uno a continuación del otro se apreciará en la forma en que se
dibujan.
Al seleccionar una animación en el panel observaremos que dispone de un menú
desplegable con una serie
De opciones, que nos permiten: Modificar la forma en que se inicia.
Eliminar la animación con el botón Quitar. Modificar las opciones del efecto aplicado.
O cambiar sus intervalos.
Es decir, las mismas opciones que ya hemos aprendido a realizar desde la cinta. Tu tarea
es escoger la forma de trabajo que más cómoda te resulte.
15.3. Orden de las animaciones
El orden en que se muestran los objetos y textos que se han animado viene definido por
el orden de sus animaciones. Por ello, es importante definirlo con sumo cuidado.
Cuando una diapositiva contiene varios objetos lo habitual es que se ejecuten en el
orden en que los hemos ido aplicando. Sin embargo, esto no siempre será lo que
deseemos. Podemos cambiar el orden seleccionando su pequeño número
representativo y pulsando los botones Mover antes y Mover después.
Es mucho más cómodo, en cambio, utilizar el Panel de animación. Así, viendo el listado
de todas las animaciones, podemos utilizar los botones para modificar su orden de
aparición.
Hay que tener en cuenta que el orden no se establece para cada objeto animado, sino
para cada momento, y este viene determinado por la forma en que se inician las
animaciones. Es decir, si se inicia Al hacer clic, Con la anterior o Después de la anterior.
Esto se entenderá mejor con el siguiente ejemplo. Tenemos tres objetos, cada uno con
una animación que establece cuándo aparecerán en la diapositiva.
Si los tres se inician Al hacer clic, los tres estarán en el mismo nivel en el Panel de
animaciones. Por lo tanto se definirán como 1, 2 y 3 tanto en el panel como en la
diapositiva.
En cambio, si establecemos que una de ellas (Imagen) se inicie Con la anterior, dejará de
tener el orden 3 y pasará a mostrarse en la diapositiva con el mismo número que la que
haya justo antes que ella. Ambas animaciones se ejecutarán juntas en segundo lugar.
Si establecemos que una se ejecute Después de la anterior la numeración será igual que
en el caso anterior. La diferencia será que en el panel se mostrará el objeto que
representa su ejecución (en este caso un triángulo) justo después de que finalice el
anterior.
Definiremos el orden de las animaciones para cada una de las diapositivas donde las
haya.
15.4. Transición de diapositiva
Latransición de diapositivanos permite determinar cómo va a producirse el pasode una
diapositiva a la siguiente a fin de lograr efectos visuales más estéticos
Para aplicar la transición a una diapositiva despliega la ficha Transiciones y selecciona
una de las opciones de Transición a esta diapositiva.

Al igualque en las animaciones, en función de la transición escogida podremos modificar
las Opciones de efectos desde el correspondiente botón. También podemos configurar
la forma en que se ejecutará la transición desde el grupo
Intervalos.
Definiremos si queremos que suene algún Sonido durante la transición de entre los
que se muestran en la lista.
La duración del efecto.
Y una característica muy importante, si la diapositiva cambiará a la siguiente Al hacer
clic con el
Mouse o Después de un tiempo determinado
El botón Aplicar a todo hace que la configuración escogida se aplique a todas las
diapositivas de la presentación, independientemente del efecto de transición que se les
asigne.
Unidad 16.
Publicación
En esta unidad veremos distintas formas de compartir una presentación. Básicamente
son dos: a través de internet y a través de medios físicos como un CD. También
aprenderemos a cambiar de formato la presentación. Encontraremos las herramientas
necesarias en Archivo > Guardar y enviar.
Para finalizar el curso, daremos unos pequeños consejos a la hora de realizar la
proyección de cara a una audiencia.
16.1. Empaquetar para CD-ROM
Una vez nos hemos asegurado de que la presentación está lista para ser publicada
hacemos clic en Archivo > Guardar y enviar > Empaquetar presentación para CD. Un
texto nos informará de los componentes que se incluirán en el CD, es decir, tanto la
presentación como todos los archivos que sean referenciados o vinculados desde ella.
También se incluirá un visor para que las personas que no dispongan de PowerPoint
puedan ejecutarla igualmente. De este modo será totalmente independiente. Tras
leerlo, pulsamos el botón Empaquetar para CD-ROM
Se abrirá una ventana donde se mostrará incluida la presentación que esté abierta. Le
daremos un nombre al CD y luego ya podremos ir agregando tantas presentaciones
como deseemos, pulsando Agregar.
Con el botón de Opciones podremos establecer qué archivos se incluirán en el CD
además de la presentación: archivos vinculados y fuentes utilizadas.Asínos aseguramos
de que aunque lapersona que visualiceelCDno dispongade dicho material, podrá verlo.
También es posible incorporar contraseña o revisar si hay algún tipo de información que
sería recomendable no incluir.
Una vez esté todo listo sólo nos queda decidir si queremos copiar el contenido
seleccionado a un CD o a una carpeta, haciendo clic en el botón correspondiente
Copiar a lacarpeta abrirá una ventana solicitando el nombre que quieres darle adicha
carpeta y la ruta donde quieres crearla.
Copiar a CD iniciará la grabación, por lo tanto antes de pulsar asegúrate de que has
insertado un CD en blanco en la bandeja.
16.2. Publicación de una presentación
Si publicamos una presentación lograremos que estéaccesiblepara otras personas. Esto
proporciona muchas ventajas, ya que se podrá editar desde cualquier lugar y por las

personas autorizadas, trabajar en equipo o recibir avisos al correo cuando sea
modificada.
Imagina que los trabajadores de una empresa funcionan así, compartiendo sus
materiales. Entre todos podrían ir conformando una biblioteca de recursos que podría
resultar muy útil para generar presentaciones nuevas a partir de diapositivas ya
existentes.
Publicamos desde Archivo>Guardar y enviar>Publicar diapositivas. Tras leer su
descripción haremos clic en el botón Publicar diapositivas.
Se abrirá una ventana donde se mostrarán las diapositivas de la presentación.
Simplemente activamos las casillas de selección de aquellas que queramos compartir, y
seleccionamos lacarpeta donde queramos publicarlas.Lo normal seráque dicha carpeta
sea una carpeta compartida o del servidor en la que tendremos permisos de escritura.
Podrás hacerte una idea más clara de lo que estás compartiendo si activas, antes de
pulsar Publicar, la casilla Mostrar sólo las diapositivas seleccionadas.
El nombre y la descripción por defecto se puede modificar, haciendo clic y
reescribiéndolos. Esto es muy importante porque al publicar compartimos las
diapositivas sueltas como archivos independientes, no el conjunto de la presentación y
por tanto es muy importante para identificar claramente el tipo de contenido de cada
una de ellas.
16.3. Exportar a Word, PDF o vídeo
Otra aplicación muy útil es poder exportar la presentación a otro tipo de archivo. Por
ejemplo un documento de Word o un documento PDF, incluso un vídeo.
Para hacerlo, nos situamos en Archivo > Guardar y enviar
En la zona inferior podremos pulsar:
Cambiar el tipo de archivo para escoger otro formato de PowerPoint, guardar como
plantilla, etc. El más interesante de este grupo podría ser guardar como Presentación de
PowerPoint. Este formato es muy interesante, porque se genera un archivo de
presentación que se abre directamente como una presentación. Es el formato típico
para compartir presentaciones por correo electrónico. De este modo los usuarios poco
expertos no inician la presentación en modo edición, en vista normal, cosa que podría
desconcertarles si no saben utilizar PowerPoint.
Crear documento PDF/XPS para crear una imagen de las diapositivas en formatos
que no son fácilmente editables. Ideal para compartir la presentación sin permitir su
modificación.
Crear un vídeo creará un archivo de tipo Windows Media para la reproducción de la
presentación como vídeo. Así podríamos incluirlo en portales de vídeos como YouTube.
Crear documentos creará un archivo de Word con el contenido de las diapositivas
para poder darle otro formato y estilo. La gran ventaja de exportarlo de esta forma es
que los textos seactualizarán automáticamente sise realiza alguna modificación sobre
la presentación de diapositivas. Imagina el potencial de este tipo de herramienta, con
un ejemplo: Una empresa publica (como vimos en el apartado anterior) las diapositivas
más relevantes que utilizan en sus conferencias. El director o coordinador podría
disponer de un informe permanentemente actualizado con la información que cada uno
de ellos está dando a los clientes en sus ponencias.
16.4. Enviar por correo electrónico

A un nivel más personal, las presentaciones suelen utilizarse para compartir imágenes
bonitas, álbumes de fotos o información anecdótica, chistes y experiencias a través del
correo electrónico.
Es posible enviarlo directamente desde PowerPoint accediendo al menú Archivo >
Guardar y enviar y seleccionando Enviar mediante correo electrónico.
Las opciones de que disponemos son:
Enviar como datos adjuntos, que consiste en enviar un correo electrónico con una copia
simple del contenido actual de la presentación. Esta es la forma más común de enviar
presentaciones en internet. El inconveniente de este sistema es que si el receptor del
mensaje no dispone del programa PowerPoint ni de ningún lector de este tipo de
archivos, no podrá abrir el archivo. Pero no te preocupes, lo habitual es que todo el
mundo disponga de un paquete ofimático capaz de interpretarlo.
Enviar un vínculo, que lo que envía no es una copia, sino un enlace para modificar a
través del correo electrónico una misma presentación. Sería ideal por ejemplo para
permitir a un corrector acceder a ella y modificarla sin acabar generando varias
versiones del mismo.
Enviar como PDF, es una opción similar a la primera, se trata de enviar adjunta la
información, solo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato más
común para enviar información que no deseamos que se manipule. Sería la forma ideal,
por ejemplo, para enviar copias listas paralaimpresión anuestra audiencia. Una ventaja
es que el receptor no necesitará tener Office para poder leer el documento. Una
desventaja es que con el cambio de formato no se apreciarán las animaciones,
transiciones, y demás efectos propios de las presentaciones.
Enviar como XPS tiene las mismas características que el envío de un PDF, pero no es
estándar, ya que es un formato propio de Microsoft y las personas que utilicen sistemas
operativos que no sean Windows pueden tener más dificultades en leerlos. Es
recomendable enviarlo como PDF.
Enviar como fax de Internet, permite, en caso de que tengamos contratado un servicio
de fax online, enviar el documento de esta forma.
Simplemente deberemos elegir la que más nos convenga y hacer clic sobre su
correspondiente botón.
Ten en cuenta que lo que hace PowerPoint para enviar las presentaciones es gestionar
elenvío ordenando al programa gestor de correo electrónico lo que debe hacer. Es decir,
que será necesario tener una cuenta configurada en Microsoft Outlook o cualquier otro
gestor que esté instalado.
16.5. Presentación a una audiencia remota
Hoy en día es posible realizar presentaciones a través de internet sin necesidad de que
la audiencia se encuentre en la misma sala. Cada persona podrá seguir el avance desde
el navegador de su propio equipo, en cualquier lugar del mundo. Lo mejor es que el
coordinador o ponente no necesitará compartir la presentación, sino que simplemente
la mostrará e irá controlando su avance.
Para iniciar una presentación a una audiencia remota, nos situamos en la ficha
Presentación con diapositivas, y hacemos clic en la opción Difundir presentación de
diapositivas, o bien en la misma opción pero desde Archivo > Guardar y enviar. Se
mostrará una ventana informativa. En ella podremos Cambiar servicio de difusión si

queremos configurar uno propio, pero nosotros en principio el servicio que utilizaremos
es el propio de Windows Live. De modo que haremos clic en Iniciar difusión.
Una ventana nos solicitará identificación. Deberemos introducir nuestra cuenta y
contraseña de Windows Live. Una credencial o cuenta Windows Live ID no es más que
un correo electrónico proporcionado por Microsoft (por ejemplo Hotmail), con una clave
de acceso. Para conseguirlo, debemos ir a la página web Windows Live ID. Allí
encontraremos un enlace para proceder al registro.
Si la identificación es correcta, se mostrará una ventana con el enlace de acceso a la
presentación.
Simplemente deberemos hacer llegar a nuestra audiencia remota dicho enlace, a través
de una página web o del botón Enviar por correo electrónico, etc. Las personas que
hagan clic en ese enlace podrán presenciar la presentación. No se les solicitará ningún
tipo de requisito ni identificación, por lo que es mejor no mostrar información reservada
de este modo, ya que cualquiera que consiga el enlace podría tener acceso a ella.
Para empezar, pulsamos el botón Iniciar presentación con diapositivas en la ventana. Se
mostrará la vista presentación tal y como lo hace siempre, a pantalla completa y con las
herramientas de avance. Es recomendable probar cómo verá la audiencia la
presentación accediendo a ellaatravés del enlace y visionándola en nuestro navegador.
Sin embargo, hay algunas consideraciones a tener en cuenta antes de empezar:
Lapresentación sólo semuestra correctamente en los navegadores Internet Explorer,
Safari y Firefox. Es conveniente avisar a la audiencia de ello previamente.
La audiencia no será capaz de ver los vídeos y sonidos de la presentación.
Tampoco podrán ver las anotaciones que se realizan con la pluma o el resaltador
durante la presentación.
Además, si la presentación contiene transiciones, se mostrarán con el efecto
Desvanecer sean cuales sean las que se han utilizado.
Opciones de la difusión y finalización de la misma.
Durante la difusión de una presentación no se pueden realizar cambios en ella. De
hecho, si salimos de la pantalla completa típica de la vista presentación apreciaremos
que la cinta cambia considerablemente. Sólo se muestra la ficha Difundir, que contiene
las únicas opciones posibles: las típicas de control de la presentación, vista moderador
y control de la resolución.
Como opciones propias de esta forma de presentación encontramos un botón para
Enviar invitaciones a nuestra audiencia a través del correo electrónico o Finalizar
difusión, para recuperar todas las funciones y cortar la emisión.
16.6. Consejos a la hora de la proyección
Durante el curso has aprendido a utilizar la herramienta PowerPoint. Para finalizar te
damos algunos consejos a la hora de realizar presentaciones en público.
Trata de crear presentaciones poco densas, más bien visuales. Tus palabras serán las
que den sentido a las diapositivas,deesemodo ganarás laatención del público y evitarás
que la gente tome nota sistemáticamente de lo que lee.
Tu audiencia estará más relajada si les informas de antemano de que dispondrán del
material mostrado, silo desean.Normalmente no es recomendable que compartas con
tu audiencia la presentación en su formato original, sino que se entrega en PDF o en

formato impreso. A menos, claro, que desees que dispongan de ella para compartirla
con terceros y poder modificarla. (Unidad 8)
Incluye ejemplos en forma de vídeo, imágenes, audio o gráficos, que apoyen tus
palabras y te den credibilidad. (Unidades 9-14)
No abuses de las animaciones. Utilizar los distintos recursos cuando aportan algo da
imagen de profesionalidad, abusar de ellos pueden distraer a la audiencia o dar la
imagen de que lo usas con frecuencia porque lo acabas de aprender. (Unidad 15)
No dudes en utilizar la pluma, el lápiz o el marcador durante la proyección para
recalcar palabras o dibujar sobre la diapositiva si es necesario. Te puede servir como
pizarra.
Si vas a utilizar un proyector conectado a un ordenador, utiliza la vista moderador
para controlar mejor su avance y disponer de las notas de orador en lapantalla,asícomo
de la posibilidad de buscar referencias o información en tu equipo sin que la audiencia
lo perciba. (Unidad 7)
Aunque reutilices una misma presentación para varias exposiciones, párate a pensar
en tu audiencia y de qué forma les puedes llegar mejor. Ocultar ciertas diapositivas que
puedan resultar menos relevantes o de un nivel mayor de profundidad, así como
modificar el orden de aparición de las diapositivas son recursos que nos permiten
adaptar la presentación sin realizar duplicados ni cambios en el contenido. (Unidad 2)
Si expones la presentación en una sala en que la audiencia dispone de ordenadores
puede ser útil compartir con ellos la presentación o mostrarla en equipos remotos
manteniendo el control desde tu propio equipo. (Unidad 16)
También hay que cuidar mucho la presentación del orador. Disfrutar de ella con
empatía y humildad, pero con profesionalidad. Utilizar anécdotas, mostrarse relajado e
ir al grano. Tener suficientemente preparada la presentación como para no necesitar
leerla, y mantener el contacto visual con el público. En definitiva, transmitir seguridad y
despertar el interés.

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