Manual basico-computacion

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Manual Word, Power Point y Excel

1. Microsoft Office Word
2. Microsoft Excel
3. Microsoft Office Power Point

Microsoft Office Word
ABRIR EL PROGRAMA
Hay varias opciones para abrir el programa. Una posibilidad es partir del botón Inicio.
Pulsamos el botón Inicio que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
 Y del menú que aparece pulsamos sobre Programas
 Y de los programas pulsamos sobre Microsoft Word
 Enseguida aparecerá el programa mostrando una serie de Barras y una zona en blanco donde
podemos escribir.

Las Barras que el programa muestra en pantalla pueden variar dependiendo de las que estén activadas.
Para que aparezca o no una Barra en la pantalla, la marcamos partiendo de Ver y Barras de Herramientas.
Por ejemplo si queremos que se muestre la Barra de Dibujo.
 Pulsamos en la parte superior de la pantalla Ver
 Pulsamos sobre Barra de herramientas.
 Y marcamos Dibujo
La Barra de Dibujo se mostrará en la parte inferior de la pantalla.
Veremos a continuación las distintas partes que muestra en pantalla el programa Word
En la parte superior se encuentra La Barra de título. Esta Barra muestra el nombre del documento. Como
no le hemos dado nombre al fichero el programa le asigna el nombre "Documento 1" al primero que aparece
cuando abrimos el programa.
A la derecha de la Barra de Título aparece el botones para Minimizar la pantalla del programa.
Y el botón para cerrar el programa.

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A continuación aparece la Barra de menú desde la que podemos desplegar los menús con las principales
instrucciones del programa. En la imagen se muestra como pulsando sobre Archivo aparece el menú
correspondiente.

La Barra Estándar nos muestra una serie de botones que nos facilitan el acceder directamente a las
funciones más usuales.

La siguiente Barra que se muestra es la Barra de formato que como su nombre indica permite dar formato
al texto.

En el lateral de la pantalla se muestra la Barra de desplazamiento que facilita movernos por las páginas.
Si tenemos activa la Barra de Autotexto nos permite acceder directamente a una colección de textos
predefinidos como saludos y despedidas.
La Regla.
Esta regla nos permite visualizar los márgenes, el sangrado del texto y en general la disposición del texto
en la página.
En la parte inferior de la pantalla aparece cuando la activamos la Barra de Dibujo con una serie de botones
para añadir y modificar figuras geométricas.

La Barra de Estado en la parte baja de la pantalla nos informa de la página en la que nos encontramos
dentro del documento, así como de la sección, de las páginas totales del documento y de la posición del
punto de inserción de texto con respecto a los bordes del papel.

DISTINTAS FORMAS DE VISUALIZAR EL DOCUMENTO
La vista normal. En la vista normal el documento se muestra de una forma continua. El cambio de página
se muestra como una línea de puntos. En este modo no se ven adecuadamente los elementos gráficos. Es
una vista útil cuando tenemos un ordenador lento.
Word nos permite crear ficheros en HTML que podemos colocar directamente en Internet. Por tanto con
este programa podemos crear páginas Web y en la vista Diseño Web comprobamos como se visualizará en
Internet la página que estamos creando.
Una de las vistas más interesantes es tener activada la opción Diseño de impresión que muestra las
páginas claramente diferenciadas y una imagen muy aproximada de como va a quedar la página al
imprimirla.
Cuando tenemos un texto largo que recorrer puede ser interesante revisarlo mediante la vista esquema
que nos muestra solamente los títulos de los distintos apartados. Desde esta vista podemos cambiar
fácilmente el orden de las diferentes secciones. Para que esta vista sea efectiva los títulos de los apartados
debemos ponerlos utilizando la instrucción Insertar de la Barra de menú y seleccionando Título.
Otra vista interesante para documentos largos es el Mapa del documento. Pulsando sobre esta opción la
pantalla aparece dividida en dos columnas. La columna de la izquierda muestra el índice del documento.
Pulsando sobre un apartado del índice nos movemos rápidamente a ese lugar del documento.


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PANTALLA COMPLETA Y ZOOM
En la opción Pantalla completa desaparecen las Barras de menú y los bordes mostrando toda la pantalla la
página.
 Pulsamos Ver en la parte superior de la pantalla.
 Seleccionamos Pantalla completa
Podemos en cualquier momento volver a otra vista pulsando sobre Cerrar pantalla completa.
Otro comando que nos permite controlar el aspecto de la pantalla y como se visualiza el documento es la
instrucción Zoom.
 Pulsamos Ver en la Barra de menú
 Seleccionamos Zoom
 Nos aparece el Cuadro de Zoom en el que seleccionaremos si queremos ver una parte de
la página con las letras muy grandes, la página ocupando la pantalla de lado a lado, toda la
página o varias páginas. Al seleccionar Toda la página o Varias páginas las letras se
hacen minúsculas pero tenemos una vista general de como quedan las páginas. En el
ejemplo tenemos marcada Toda la página y se mostrará tal como aparece en Vista previa.
En este momento nuestra página se encuentra en blanco.

VISTA PRELIMINAR
Otra opción de visualización interesante es la que se muestra pulsando Archivo en la Barra de menú y
Vista preliminar. En esta vista la pantalla nos muestra como quedara el documento una vez pasado al
papel.
Podemos ver simultáneamente en la pantalla dos partes de un mismo documento. Esta vista puede ser útil
para comprobar diferentes partes de un documento extenso.
 Pulsamos Ventana en la Barra de menú.
 Seleccionamos Dividir.
 Marcamos la altura a la que queremos dividir la ventana
 Aparecen dos ventanas cada una con su propia Barra de desplazamiento
Esta vista puede ser muy interesante para analizar diferentes partes de un documento y comprobar
similitudes y diferencias.

PERSONALIZAR LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS
El programa permite adaptar a nuestros gustos y usos las Barras que se muestran en pantalla.
 Seleccionamos Herramientas en la Barra de menú
 Pulsamos sobre Personalizar


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Nos aparece el cuadro de diálogo Personalizar. En este cuadro podemos seleccionar colocar la Barra de
Formato y la Estándar en la misma fila o como en el ejemplo Mostrar en los menús primero los
comandos usados recientemente

Partiendo igualmente del comando Herramientas podemos seleccionar Opciones.
Aparece el cuadro Opciones donde podemos seleccionar diferentes formas de visualización.

Mediante este cuadro podemos hacer aparece las Marcas de formato que nos muestra en pantalla donde
se encuentran introducidas instrucciones de formato.

INTRODUCIR TEXTO
Normalmente el programa Word funciona en el modo Insertar.
Es decir que cuando escribimos entre dos palabras la palabra de la derecha se desplaza para no ser
borrada o tapada por lo que estamos escribiendo.
Para cambiar entre insertar y sobrescribir pulsamos la tecla Insertar
Cuando tenemos activada la opción sobrescribir y nos situamos en medio de un texto al escribir
reemplazamos el texto anterior por lo que vamos escribiendo.
En la Barra de estado que se encuentra en la parte inferior de la pantalla se muestra si esta activado
sobrescribir. Aparece SOB cuando se encuentra activado Sobrescribir.
Para Insertar el texto activamos la vista Diseño de Impresión que es la recomendable si nuestro ordenador
tiene suficiente potencia y que permite situarnos en cualquier posición del papel simplemente mediante un
doble clic.
Pulsamos por tanto Ver en la Barra de menú y del menú pulsamos sobre Diseño de Impresión.
Y en esta vista pulsando dos veces el botón izquierdo del ratón sobre la zona donde queremos comenzar a
introducir el texto aparece el punto de Inserción. Podemos comenzar a introducir el texto.


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La opción de hacer clic y escribir se puede activar o desactivar. Posiblemente se encuentre activada. En
caso contrario puede activarla.
 Pulsar Herramientas en la Barra de menú
 Pulsar sobre Opciones
 Seleccionar la pestaña Edición
 Y marcar Habilitar hacer clic y escribir
 Pulsar Aceptar
En el mismo cuadro de Edición podemos activar o desactivar otras opciones como Modo sobrescribir y usar
la techa Insertar para pegar.

DESHACER
Seguramente una de las opciones más utilizadas y muy de agradecer. Si nos equivocamos pulsamos y
retrocedemos, se elimina la última acción realizada.
 Pulsando sobre el menú de Deshacer podemos seleccionar exactamente cuanto queremos
retroceder. Las acciones que deseamos deshacer.
 Desde la Barra de menú pulsamos la opción Edición y Deshacer escritura
 Otra opción cuando nos equivocamos es marcar el texto equivocado y pulsar Edición y Borrar

COPIAR, PEGAR Y CORTAR TEXTO
Los pasos para copiar, cortar y pegar texto son:
 Sitúate en la primera página.
 Accede al encabezado de esta página.
 Selecciona el texto que forma el encabezado de la página.
 Accede a la opción Copiar del menú Edición.
Ahora el texto pasa al portapapeles. Más adelante veremos el funcionamiento del portapapeles.
Para Copiar, Cortar o Pegar texto lo podemos hacer de diferentes formas.
Podemos acceder a ellas utilizando las diferentes opciones que aparecen en el menú Edición, también
podemos utilizar las diferentes combinaciones de teclas que nos aparecen en este mismo menú o incluso
podemos hacer clic sobre los botones que aparecen en la barra estándar.
A partir de este momento sólo diremos que deberás Cortar, Copiar o Pegar sin indicar la manera cómo
debes hacerlo. Prueba diferentes maneras para ver cual de ellas te resulta más cómoda.

GUARDAR
La opción Guardar archiva el fichero con el mismo nombre sustituyendo el fichero anterior. Es preciso tener
cuidado puesto que podemos estar borrando sin remedio la versión anterior de un documento que
deseábamos mantener.
 Pulsamos Archivo en la Barra de menú.
 Seleccionamos Guardar
La opción Guardar como nos permite asignar un nuevo nombre al fichero. Permite tener varias versiones
de un documento con varios nombres.
 Pulsamos Archivo sobre la Barra de menú
 Y pulsamos sobre Guardar Como
Suele ser recomendable guardar cada cierto tiempo el trabajo realizado.
Tenemos que seleccionar donde guardamos el fichero. Podemos guardarlo en un Disco o en un
subdirectorio del disco duro. Es recomendable guardar copias en el disco duro. Una buena costumbre es ser
ordenado y guardar los distintos tipos de ficheros en distintos subdirectorios.

SEGURIDAD
Es interesante que cada cierto tiempo el propio programa realice una copia de seguridad. Puede comprobar
si tiene activada esta opción:
 Pulsando sobre Herramientas de la Barra de menú
 Pulsando sobre Opciones
 Seleccionamos la pestaña Guardar
 Y en Guardar info. de Autorrecuperación cada seleccionamos el número de minutos
entre cada guardado automático de seguridad. En nuestro ejemplo tenemos seleccionado
10 minutos.


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 En mi ejemplo tenemos también activada la opción Crear siempre copia de seguridad.
Esta opción crea un fichero de seguridad con extensión .Bak para que sea más fácil
recuperar el fichero perdido.

 Podemos asignar una contraseña al fichero.
Nos pedirá que volvamos a escribir la contraseña para que no teclear una clave equivocada por error.
La contraseña de escritura permite a otros ver el documento pero no modificarlo. esta opción es interesante
si compartimos trabajos pero queremos mantener el control sobre las modificaciones.

ABRIR DOCUMENTOS EXISTENTES
Cuando ya tenemos un fichero en un disco o en el disco duro del ordenador para trabajar sobre el o para
leerlo partiendo de Archivo de la Barra de menús.
 Pulsamos Archivo
 Y pulsamos Abrir
Nos aparece en pantalla un cuadro en donde puede aparece directamente el fichero que deseamos abrir.
Si no aparece directamente puede que se encuentre en alguna de las carpetas donde se encuentran los
ficheros más utilizados.
En el lateral se encuentran los botones que nos dan acceso directo a estas carpetas más usuales.
 Una lista de los ficheros que hemos usado recientemente
 Muestra los ficheros de la carpeta mis documentos. Muchos ficheros por defecto se almacenan
en esta carpeta.
 Los ficheros guardados directamente en el escritorio.
 Muestra los ficheros guardados en la carpeta favoritos.
 La carpeta Web.

OPCIONES DE ABRIR
Si el fichero que deseamos abrir no aparece directamente al pulsar el comando abrir tenemos varias
opciones
 Si el fichero que deseamos abrir no aparece en el directorio que se muestra por defecto nos
movemos al directorio adecuado pulsando sobre la flecha que abre el menú.
 Para movernos a las carpetas o ficheros que hemos abierto recientemente. Tiene una función
parecida al botón atrás de los navegadores de Internet.
 Otra opción es subir un nivel para buscar el fichero que deseamos abrir.
En la parte superior tenemos varios botones que nos permiten gestionar los ficheros.
 Para eliminar ficheros, marcamos los ficheros que deseamos eliminar y pulsamos el botón
Eliminar.
 Es interesante ser ordenado y guardar los distintos ficheros de distinto tipo en carpetas
separadas. Pulsando sobre el botón Crear nueva carpeta añadimos una carpeta a la que
daremos nombre.
 La opción Vistas me permite mostrar mayor o menor información sobre los ficheros.
 Si pulsamos sobre Herramientas accedemos a varias opciones. Si no sabemos donde se
encuentra un determinado fichero seleccionamos Buscar.
En nombre de archivo escribiremos el nombre del fichero que deseamos abrir. Otra opción es abrir el
fichero directamente realizando un doble clic sobre el nombre del fichero.


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En la flecha situada al lado del botón Abrir podemos seleccionar el modo como abriremos el documento. Si
seleccionamos la opción Abrir como de sólo lectura podemos verlo pero no modificarlo. Con esta opción
evitamos modificar o alterar por error el documento.
Podemos abrir varios ficheros a la vez.
 Para seleccionar varios ficheros que están unos a continuación de otros.
o Pulsamos en el primero.
o Pulsamos sobre la tecla mayúscula.
o Y manteniendo pulsada la tecla mayúscula nos movemos hacia abajo con la tecla flecha
abajo que posiblemente se encuentre a la derecha de su teclado.
 Para seleccionar varios ficheros que no forman un bloque mantenemos pulsada la tecla Control
"ctrl." y vamos pulsando sobre los ficheros que deseamos abrir.
Una vez que tenemos abiertos varios ficheros para mostrar uno u otro en pantalla empleamos la instrucción
Ventana. La instrucción Ventana nos muestra los diferentes ficheros que tenemos abiertos y nos permite
pulsando sobre ellos cambiar de uno a otro. En nuestro ejemplo tenemos abiertos dos ficheros
denominados "cambio cuenta" y "Datos de la investigación". Mediante esta Ventana podemos cambiar de
uno a otro fichero de forma rápida.
SELECCIONAR TEXTO
Al utilizar el programa Word es frecuente antes de utilizar otros comandos tener que seleccionar el texto.
Veamos algunas formas sencillas de marcar el texto para por ejemplo darle formato.
 Seleccionamos una palabra pulsando dos veces sobre la misma.
 Nos situamos a la izquierda de la línea y cuando el curso se transforma en una flecha pulsamos
el botón del ratón
 Nos situamos a la izquierda igual que antes y cuando aparece la flecha pulsamos dos veces.
 Para seleccionar todo el texto. Nos situamos igual a la izquierda y cuando aparece la flecha
pulsamos tres veces.
Igualmente podemos seleccionar el texto pulsando sobre el principio de la zona que deseamos seleccionar y
manteniendo pulsado el botón del ratón movernos al otro extremo de la zona.

FORMATOS PREDEFINIDOS
El programa dispone de ciertos formatos prediseñados.
 Pulsamos Formato en la parte superior de la pantalla.
 Y pulsamos sobre Tema
En el cuadro que aparece podemos seleccionar entre una colección de temas o formatos predefinidos.
Pulsando sobre Galería de estilos accedemos al cuadro que nos permite seleccionar entre una serie de
plantillas prediseñadas que nos permiten dar formato de forma muy rápida a un ciertos tipos de documentos
habituales.
Aparece el cuadro sobre el que seleccionamos una Plantilla para el documento al que le queremos dar
formato de forma rápida. En nuestro ejemplo hemos seleccionado Fax moderno como el estilo que
necesitamos para nuestro documento.
FORMATO DE LETRAS
FORMATO DE FUENTE
Vamos a dar formato a las letras del texto.
Para dar formato lo normal suele ser definir el formato y comenzar a escribir. Otra opción es tener ya escrito
el texto, marcarlo y cambiar el formato.
En nuestro ejemplo partimos de un texto y cambiamos el formato para apreciar las diferencias.
El texto de ejemplo al que cambiaremos el formato es el siguiente.
"LOS OBJETIVOS”
Un conocimiento preciso de la situación de partida, de donde estamos, es el primer paso para la
determinación de las metas a alcanzar y del diseño de los medios y procedimientos para conseguir los
objetivos. La programación didáctica partirá del conocimiento realista del entorno en el que se desarrolla el
proceso de enseñanza, de los medios disponibles materiales y personales, de las necesidades y del bagaje
de conocimientos que poseen los estudiantes que van a cursar la asignatura."
En nuestro ejemplo el título "LOS OBJETIVOS" lo vamos a poner con una letra tipo Verdana, más grande,
más gruesa, de color azul y con sombra.
 Lo primero es seleccionar el texto al que queremos cambiar el formato.
 Pulsamos sobre Formato en la Barra de menú y sobre Fuente.


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Aparece el Cuadro de Fuente donde seleccionamos las características que deseamos para el formato del
texto. En nuestro ejemplo:
 Como tipo de letra o Fuente seleccionamos Verdana,
 Como queremos que las letras tengan un trazo grueso en Estilo de fuente seleccionamos
Negrita,
 En Tamaño ponemos 14 para ampliar el titular
 Y en Color de fuente elegimos un azul elegante.

En este mismo cuadro podemos añadir ciertos efectos a las letras. En nuestro ejemplo para resaltar el titular
elegimos como Efecto la opción Sombra.

 Y pulsando Aceptar obtenemos el texto con el nuevo formato.

OPCIONES DE LA BARRA DE FORMATO
Las opciones de formato de las letras, se encuentran directamente disponibles desde la Barra de formato en
la parte superior de la pantalla. Recuerde que si en algún momento en su pantalla no aparece una Barra
puede activarla pulsando Ver y Barras de Herramientas
 La opción de negrita que permite incrementar el grosor de texto. Este texto esta en negrita.


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 La opción cursiva que se utiliza por ejemplo en ciertas citas bibliográficas. Este texto esta en
cursiva.
 En ocasiones interesa subrayar para resaltar cierta parte del texto. Este texto esta subrayado.
 Pulsando la flecha que acompaña a la Letra de la Barra de formato aparece el menú que nos
permite cambiar el Color de las letras. Si entre estas primeras opciones que el programa
presenta no esta el color deseado podemos acceder a una amplia gama pulsando Mas colores.
En nuestro ejemplo marcamos el rojo.

 Si deseamos cambiar el tamaño de las letras, pulsando al lado del Número que se muestra en la
Barra de formato, aparece el menú. En nuestro caso estamos pulsando sobre un número que
amplia el tamaño de la letra.
Una forma de mejorar la estética de nuestros escritos es una adecuada selección del tipo de letra. El tipo de
letra dependerá del tipo de texto y de la imagen que queremos darle al documento. Tenemos letras clásicas,
modernas, serias e informales. Es conveniente que el documento guarde un cierto estilo. Es decir debemos
mantener unos ciertos formatos a lo largo del texto.
 Desde la Barra de formato accedemos también directamente a los distintos tipos de letras o
Fuentes disponibles. Lo normal es utilizar en un texto unos pocos tipos de letras manteniendo
una cierta coherencia formal.
Otra opción que tenemos directamente disponible en la Barra de formato, es la de resaltar. En
algunos documentos, especialmente en documentos de trabajo suele ser interesante señalar las ideas,
cifras o mensajes claves.
 Funciona como el rotulador fluorescente. En nuestro ejemplo tenemos seleccionado el amarillo
como color de resalte pero pulsando sobre el triangulo al lado de la imagen del rotulador
aparecen distintos colores para seleccionar.

CAMBIAR MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS
Podemos cambiar de minúsculas a mayúsculas o al contrario un texto sin necesidad de volver a teclearlo.
En el texto anterior vamos a cambiar la palabra conocimiento que tenemos en minúsculas a mayúsculas.
 Marcamos el texto que deseamos cambiar de mayúsculas a minúsculas o al contrario.
 Pulsamos Formato en la Barra de menú y Cambiar mayúsculas y minúsculas.
 En el cuadro Cambiar mayúsculas y minúsculas seleccionamos la opción deseada. En nuestro
ejemplo marcamos MAYUSCULAS para convertir las minúsculas.

 En la imagen se muestra el resultado del cambio.


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FORMATO DE PÁRRAFOS
Disponemos de varias opciones de formato para los párrafos, es decir los distintos bloques separados que
componen el texto. Lo más rápido suele ser definir desde el principio el formato que se aplica a lo que
vamos escribiendo.
En nuestro ejemplo cambiaremos el formato del segundo párrafo que ya tenemos escrito.
 Seleccionamos el párrafo al que vamos a dar un nuevo formato.
 Pulsamos Formato en la Barra de menús.
 Pulsamos sobre Párrafo
Nos aparece en pantalla el Cuadro Párrafo. En este cuadro como vemos, podemos seleccionar la
alineación, la sangría que nos permite mover el texto del párrafo en horizontal a la derecha o izquierda y el
Espaciado. En nuestro ejemplo queremos mover el bloque de texto a la izquierda un centímetro y por lo
tanto en Sangría Izquierda pulsamos la flecha hasta que aparece el 1.
Y pulsando Aceptar el segundo párrafo se mueve en bloque un centímetro a la derecha con respecto al
margen del párrafo normal.
Otra opción para aumentar o disminuir la sangría es pulsando directamente en el botón de la Barra de
formato.
Otra de las opciones disponibles en el Cuadro de Formato es definir la separación entre líneas dentro del
párrafo. Vamos a cambiar el Interlineado de sencillo a doble del primer párrafo de nuestro ejemplo.
En la siguiente imagen podemos ver como en el primer párrafo seleccionado la distancia entre líneas es
mayor que en el segundo párrafo que conserva el Interlineado sencillo.

FORMATO DE PÁGINA
El formato de página nos permite definir las características de las páginas enteras. Definimos por tanto
características como márgenes, tamaño del papel para imprimir o la orientación en que se imprimirá.
 Pulsamos Archivo en la parte superior de la pantalla.
 Del menú que aparece pulsamos sobre Configurar página
Nos aparece el cuadro Configurar Página. Seleccionamos la pestaña Márgenes.
 En este cuadro podemos definir los márgenes de las páginas, el tipo de papel en el que vamos
a imprimir y si queremos imprimir la página en vertical u horizontal. En nuestro ejemplo vamos a
cambiar el margen superior de la página de 3 centímetros a 1 centímetro.
Podemos cambiar los márgenes a todo el documento o seleccionar en Aplicar a la opción de aplicar el
cambio desde donde estamos situados en adelante pulsando sobre "Desde aquí en adelante"
Y en las siguientes imágenes se muestra la situación de partida y como queda el margen de página al
reducirlo a 1 centímetro.
Es importante tener en cuenta cuando se definen los márgenes las implicaciones para la impresión posterior
de las páginas.
 Un problema típico es poner numeración a las páginas y que los números correspondientes a
las páginas no se impriman. El problema se soluciona elevando el margen inferior. En nuestro
ejemplo elevamos el Pie de página a 3 centímetros.
En la pestaña Tamaño del papel definimos el tipo de papel por ejemplo folio o DIN A4 y la orientación para
la impresión vertical o apaisada. En el ejemplo esta seleccionada la Orientación Vertical. Si pulsa sobre la
orientación Horizontal puede ver el cambio del formato.

SALTO DE PÁGINA Y DE SELECCIÓN
Si queremos que desde cierto punto el texto aparezca en la siguiente página nos colocamos en el punto
donde deseamos que termine la página e insertamos un Salto de página
Para insertar un salto de página pulsamos Insertar en la parte superior de la pantalla y Salto.
Nos aparece el Cuadro Salto donde se nos muestran varias alternativas. En nuestro ejemplo
seleccionamos Salto de página.


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EJEMPLO
Partimos por ejemplo de la situación que muestra la siguiente imagen donde tenemos dos párrafos en una
página. Deseamos que el segundo párrafo comience en una nueva página.
Nos situamos entre los dos párrafos y pulsamos Salto de página.
Y el resultado es que ahora el segundo párrafo comienza en la página siguiente

SECCIONES
Cuando tenemos un documento con varios capítulos de forma que cada capítulo lleva su propio
encabezamiento y su propio formato suele ser aconsejable dividir los capítulos mediante secciones. De esta
forma podemos poner por ejemplo diferentes encabezamientos a las diferentes partes del texto de una
forma sencilla. El control sobre los documentos extensos se facilita cuando lo dividimos por secciones.
 Nos situamos donde queremos comenzar la sección.
 Pulsamos Insertar
 Pulsamos Salto
 Y seleccionamos uno de los tipos de salto de sección. En nuestro ejemplo Página siguiente.
Las distintas opciones se diferencian en que Página siguiente deja en blanco el final de la página de una
sección y comienza la siguiente en otra página. Si queremos diferenciar nítidamente los capítulos dejamos
en blanco el final de la página de cada capítulo. Si seleccionamos Continuo tenemos un salto de sección
pero no se deja espacio en blanco entre secciones.
El resultado podemos visualizarlo en la vista Normal como una doble línea intermitente

INSERTAR
AÑADIR NUMERACION A LAS PÁGINAS
Suele ser aconsejable que las páginas cuando se impriman tengan cada una su número de página.
 Pulsamos Insertar en la Barra de menú.
 Pulsamos sobre Números de página
Nos aparece el cuadro de Números de página. En este cuadro podemos seleccionar la posición en la que
deseamos que aparezcan los números de página. En nuestro ejemplo elegimos que se vean en la Parte
inferior de la página y en el Centro.
En ocasiones cuando imprimimos las páginas a las que le pusimos numeración, esta no se ve en el papel.
Puede ser necesario elevar el borde inferior de la página. Pulsamos sobre Archivo, Configurar página,
Márgenes y elevamos el tamaño del Pie de página
INSERTAR AUTOTEXTO
El programa tiene ya definidos una serie de saludos, despedidas y frases que se repiten en las cartas que
podemos utilizar.
 Pulsamos Autotexto
 Seleccionamos uno de los grupos predefinidos. En nuestro ejemplo hemos elegido frases para
concluir o de Cierre.
 Y pulsamos sobre una concreta. En nuestro caso "Afectuosamente".
INSERTAR SÍMBOLO
Cuando deseamos utilizar un símbolo que no aparece directamente en el teclado.


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 Marcamos el punto del documento donde queremos insertar el símbolo.
 Pulsamos Insertar y Símbolo.
 Nos aparece el Cuadro Símbolo.
 Pulsamos sobre el deseado.
 Y Cerrar

INSERTAR NOTA AL PIE DE PÁGINA
En ciertos documentos se realizan comentarios, aclaraciones o se añaden referencias bibliográficas en un
texto independiente situado generalmente en la parte inferior de la página o al final del documento.
Veamos los pasos para crear Notas a pie de página
 Pulsamos Insertar en la parte superior de la pantalla y del menú que aparece sobre Nota a pie.
 Aparece en pantalla el Cuadro Notas al pie y notas la final. Podemos elegir que las notas se
impriman en la parte de abajo de las páginas o que se impriman al final del documento todas
juntas. Otra posible selección es marcar Autonumeración mediante la cual es el propio
programa automáticamente el que va numerando las citas de forma correlativa.
 Pulsamos Aceptar y nos aparece el espacio para escribir la nota a pie de página.
 Pulsando sobre Opciones del Cuadro Notas al pie y notas al final, podemos definir opciones
interesantes como comenzar la numeración de las notas en cada sección o pulsando en
Convertir pasar las notas de pie de página al final del documento.

INSERTAR IMÁGENES
El programa Word además de textos nos permite insertar imágenes, gráficos y dibujos.
Para insertar una imagen podemos:
 Pulsar Insertar en la Barra de menú.
 Pulsar Imagen.
 Seleccionar si queremos una de las imágenes que el programa trae prediseñadas u otra que
tengamos almacenada por ejemplo en el disco duro de nuestro ordenador. En nuestro ejemplo
seleccionamos Imágenes prediseñadas.


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 Y pulsando nos aparece el cuadro Insertar imagen prediseñada que nos muestra varios
grupos de imágenes que podemos utilizar. En nuestro ejemplo elegimos imagen del grupo
académico.
Otra opción es insertar una imagen que se encuentra guardada en nuestro ordenador. Pulsamos Insertar,
Imagen y Desde archivo.
Si tenemos un documento, por ejemplo una serie de párrafos escritos en otro fichero y lo queremos insertar
en nuestro documento actual utilizamos Insertar y Archivo. Nos situaremos en el punto en el que deseamos
añadir el contenido de otro documento.

ESTRUCTURAR LA PÁGINA, COLUMNAS Y TABLAS
COLUMNAS
En ciertos documentos deseamos una estructura tipo periódico que muestra el texto dividido en columnas.
Las columnas nos permiten definir una cierta estructura para el texto. Cuando introducimos el texto van
rellenándose una columna tras otra.
 El botón Columnas activa este tipo de formato.
 Al pulsar sobre el botón columnas aparecen varias columnas. Nos movemos y pulsando,
seleccionamos el número deseado de columnas.
Un texto que tengamos tecleado en una página sin columnas podemos transformarlo en un formato con
columnas.
 Seleccionamos el texto.
 Pulsamos Formato en la Barra de menú.
 Y pulsamos sobre Columnas.
 En el cuadro que aparece elegimos el número y tipo de columnas.

INSERTAR TABLA
En ocasiones interesa estructurar la información de la página. Una forma interesante de ordenar la
información en una página es la utilización de tablas. Las tablas son muy útiles para organizar los elementos
y son fáciles de manejar.
 La creación de una tabla puede realizarse pulsando sobre el botón Insertar tabla de la Barra
Estándar.
 Al pulsar aparece una cuadrícula por la que podemos movernos. Cuando tengamos
seleccionado el número adecuado de filas y columnas pulsamos el botón y se genera la tabla.
Una vez creada la tabla podemos fácilmente modificarla para adaptarla a nuestras necesidades.
 La creación de una tabla puede realizarse pulsando sobre el botón Insertar tabla de la Barra
Estándar.
 Al pulsar aparece una cuadrícula por la que podemos movernos. Cuando tengamos
seleccionado el número adecuado de filas y columnas pulsamos el botón y se genera la tabla.
La modificación de las celdas puede realizarse empleando el menú que aparece al situarnos en las celdas y
pulsar el botón DERECHO del ratón. En nuestro ejemplo vamos a juntar dos celdas y que sean una.
Marcamos las dos celdas y pulsando el botón DERECHO del ratón aparece un menú en el que
seleccionamos Combinar celdas.
Igualmente marcando una celda y pulsando el botón DERECHO del ratón podemos Eliminar celdas o
Dividir las celdas existentes, generando un mayor número de celdas. Estas mismas instrucciones se
encuentran en el menú que aparece al pulsar sobre Tabla de la Barra de menú.

LOS ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA
Personalizar encabezados y pies de página.- Tanto los encabezados como los pies de página podemos
personalizarlos adaptándolos a nuestras necesidades y propósitos. En definitiva podemos decir que el


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encabezado y el pie de página se tratan de la misma forma y en lo único que se diferencian es que el
encabezado está situado en el margen superior de la página y el pie de página esta en el margen inferior.

 Se puede abrir un nuevo documento en blanco.
 luego se selecciona la opción Encabezado y pie del menú Ver.
Seguidamente te aparecerá una nueva barra de herramientas llamada Encabezado y pie de página. Si uno
desea podemos incluirle lo siguiente.
Número de página: Word nos insertará el número de página en el que nos encontramos.
Número de páginas totales: al utilizar esta opción Word nos aparecerá el número total de páginas que
tiene nuestro documento.
Formato de número de página: con esta opción modificaremos algunos aspectos del número de página.
Fecha: al utilizar esta opción Word nos insertará automáticamente la fecha del sistema.
Hora: si marcamos esta opción, Word nos escribirá directamente la hora del sistema.
Tanto la opción de la hora como la de la fecha se modificarán en el momento en el que se
vuelva a abrir el documento o se imprima. Si deseamos que Word actualice en un momento determinado la
hora o la fecha deberemos hacer un clic sobre el elemento a modificar y pulsa la tecla F9 para que se
actualicen.
Configurar página: si hacemos clic sobre esta opción, Word nos abrirá directamente el cuadro de diálogo
Configurar página que vimos en lecciones anteriores.
Mostrar u ocultar texto: al insertar un encabezado o pie veremos como el resto del texto aparece en color
gris claro y la zona del encabezado o pie aparece remarcado con una línea discontinua y las letras en color
negro. Si activamos esta opción todo el texto que está en gris desaparecerá, para podernos permitir un
trabajo más cómodo con los encabezados o pies de página.
Igual que el anterior: esta opción se podrá activar o desactivar según nos interese. Al estar activada el
encabezado o pie de página en el que nos encontramos tendrá las mismas características que el anterior,
en cambio si lo desactivamos las características de este encabezado o pie podrán ser completamente
diferentes del anterior.
Cambiar encabezado/ pie: al pulsar este botón saltaremos entre el encabezado y el pie de página de la
página actual.
Anterior/ Siguiente: como ya hemos comentado, dentro de un mismo documento podemos tener diferentes
tipos de encabezados y de pies de página. Con esta opción lo que podremos hacer es movernos al
encabezado o pie de página diferente dentro de este mismo documento.
Insertar Autotexto: si pulsamos esta opción nos aparecerán diferentes formatos de encabezados o pies ya
establecidos, como puede ser: Página x de y que nos dice en que página del total de páginas nos
encontramos en el documento, Nombre archivo y ruta de acceso que nos inserta la carpeta y el nombre del
documento con el que estamos trabajando y otras muchas opciones que nos pueden facilitar el trabajo con
encabezados y pies de página.
Cerrar: con este botón volvemos a la edición del documento, dejando el encabezado y pie de página tal y
como lo hemos creado.

ENCABEZADO DE PIE DE PÁGINA
Para ver las diferentes opciones de las que disponemos con el encabezado de página vamos a utilizar el
documento contabilidad financiera.
1. Abrimos el documento contabilidad financiera.
En primer lugar vamos a insertar un encabezado en la página que nos indicará el título del libro. Principios
de contabilidad financiera.
2. Seleccionamos la opción Encabezado y pie del menú Ver.
Observamos como todo el texto pasa a ser de color gris claro, aparece un recuadro que nos marca la zona
destinada al encabezado y el cursor se sitúa en su interior.
Ahora ya podemos editar nuestro Encabezado.


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3. Asegúrate que en el recuadro con las líneas discontinuas aparece la palabra: Encabezado.
4. Escribe el siguiente texto: contabilidad financiera.
Dar formato al encabezado
Ahora, al igual que en el resto de documento podemos dar formato al texto que forma parte del encabezado.
5. Seleccionamos todo el texto que forma el encabezado.
6. por ejemplo aplicamos como estilo de letra Verdana con un tamaño de 8.
En un principio se deja el texto alineado a la izquierda, más adelante cambiaremos la alineación según en
la página que nos encontremos.
7. Cambia el estilo de la fuente a cursiva.
Ahora se puede aplicar una línea inferior que nos llegará del margen izquierdo al margen derecho de la
hoja.
En la vista Normal no aparecen en pantalla los Encabezados. Debemos estar en la vista Diseño de
impresión.
 Pulsamos Ver en la parte superior de la pantalla.
 Y pulsamos sobre Encabezado y pie de página.
La pantalla nos muestra un recuadro de línea intermitente donde escribiremos el texto del Encabezado.
EJEMPLO
Escribimos "Capítulo 1 Los principios de contabilidad"
Podemos dar formato al texto del encabezado siguiendo el mismo procedimiento descrito con anterioridad
para dar formato al texto.

COMO MODIFICAR EL FORMATO DE PIE DE PÁGINA
Para modificar este formato de pie de página utilizamos la opción: Insertar autotexto.
 Accedemos nuevamente al pie de página y borramos el pie de página actual.
 Desplegamos la lista Insertar autotexto.
 Seleccionamos la opción Página x de y.
Con esta opción lo que se hace es que nos aparezca en el pie de página el texto Página seguido del
número de la página actual y el número total de páginas que tiene este documento.
 Utilizando el mismo sistema que vimos en apartados anteriores, pon una línea que ocupe todo
lo ancho de la página, pero esta vez por encima de las letras. Modifica la fuente del pie de
página.
 Cerramos la edición del encabezado y pie de página.
Ahora vamos a ver que deberíamos hacer para que en las páginas pares aparezca el texto alineado hacia
un lado y en las impares alineado al lado contrario.
Páginas diferentes.- Para ello deberemos modificar la configuración de las páginas de nuestro documento.
 Accede a la opción Configurar página... del menú Archivo.
 Escoge la carpeta: Diseño.
Repasa la lección en la que vimos este apartado.
 Selecciona la opción Pares e impares diferentes.
Observa como en la vista previa aparecen ahora dos hojas.
 Acepta el cuadro de diálogo actual.
 Muévete por el documento y observa como las páginas impares mantienen el encabezado y el
pie, mientras que las pares no tienen ningún encabezado ni pie.
Hay recordar que esto es debido a que actualmente estamos trabajando con las páginas pares e impares
diferentes.
Después podemos copiar el encabezado y el pie de página de una de las páginas impares a una página par.

COMO ACTUALIZAR EL PIE DE PÁGINA
Para actualizar el pie de página hay que entrar en la edición del pie de página.
 Entramos en el pie de página.
 damos un clic sobre el segundo número del pie de página.
 Pulsamos la tecla F9.
Al pulsar esta tecla se actualizarían los valores de los números de página.
Ahora ya tenemos los pies de página actualizados, pero si nos fijamos la primera página donde empieza el
texto tiene como número de página un 2. Vamos a cambiar el número de página para que sea un 1.
Antes cambiaremos el formato de pie de página ya que de la forma que lo tenemos no nos ofrece
información completamente fiable ya que aparece como total de páginas contando también la página del
título.


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Renumerar los pie de página.- Para iniciar una nueva numeración deberemos indicar desde que número
deseamos empezar a contar.
 nos situamos en la página donde empieza el texto.
 Entramos dentro del Encabezado y pie de página.
 Situamos en el pie de página.
 Pulsamos sobre el botón al que hemos llamado: Formato de los números de página.

ORTOGRAFÍA
Para activar la función que nos permite revisar la ortografía del documento, pulsamos sobre Herramientas
en la parte superior de la pantalla y seleccionamos Ortografía. En nuestro texto de ejemplo añadimos unas
cuantas "i" a tendencia para que se active el Cuadro de Ortografía y gramática.
El cuadro nos permite varias opciones:
 Omitir si consideramos que la palabra es correcta.
 Agregar para completar el diccionario con una palabra correcta que el programa desconocía de
forma que en el futuro vuelva a señalarla como posible error.
 Cambiar. Esta opción sustituye la palabra escrita de forma equivocada por la correcta.
 Cambiar todas. Si el mismo error se encuentra varias veces a lo largo del texto mediante esta
instrucción podemos resolverlo con un clic.
El programa realiza una revisión de la gramática del texto y en caso de encontrar estructuras dudosas
propone soluciones.
Nos permite configurar la función de corrección ortográfica y gramatical.
 En la parte superior de la pantalla pulsamos sobre Herramientas.
 Pulsamos sobre Opciones.
 Nos aparece el Cuadro Opciones. En este cuadro seleccionamos la pestaña Ortografía y
gramática. El cuadro nos permite configurar la forma en que se realiza la corrección ortográfica.
En nuestro ejemplo marcamos Revisar ortografía mientras escribe. Esta opción es interesante
por mostrar al momento el posible error mediante una línea roja bajo la palabra.

Una vez activada la opción Revisar ortografía mientras escribe, cuando escribimos una palabra que el
programa considera un error la marca con una línea inferior roja. En nuestro ejemplo escribimos objetivo en
vez de objetivo y el programa nos lo indica como se ve a continuación
Y el cuadro nos permite definir otras opciones como Sugerir siempre de forma que el programa cuando
realiza la corrección ortográfica sugiere que cambio efectuar para evitar el error ortográfico.
En el mismo cuadro podemos definir la forma de realizar la revisión gramática. En nuestro ejemplo
seleccionamos Revisar gramática mientras escribe. Puede desactivar esta opción y realizar
posteriormente la revisión ortográfica y gramatical pulsando sobre Herramientas y Ortografía y gramática.
SINONIMOS
Si queremos que el programa nos sugiera sinónimos:
 Marcamos la palabra a la que deseamos encontrar los sinónimos.
 Pulsamos Herramientas en la Barra de menú.
 Elegimos Idioma
 Pulsamos sobre Sinónimos


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EJEMPLO
Hemos escrito alegre pero deseamos encontrar un sinónimo..
Marcamos la palabra y pulsamos, Herramientas, Idioma y Sinónimos. En nuestro ejemplo elegimos
contento como sinónimo y pulsamos Reemplazar.
Y el programa cambia la palabra alegre que estaba escrita por contento.

IMPRIMIR
Para imprimir el documento pulsamos Archivo e Imprimir.
 Si tenemos ya definida las características de la impresión podemos utilizar directamente el
botón Imprimir de la Barra estándar.
Nos aparece un Cuadro en el que tendremos seleccionada una impresora. En el apartado Nombre podemos
cambiar el tipo de impresora.
En la opción Imprimir seleccionamos si queremos imprimir el documento o por ejemplo los Comentarios que
hemos añadido al texto.
Pulsando sobre Opciones accedemos a más alternativas
En nuestro ejemplo marcamos Comentarios para que se incluyan junto al documento en la impresión.
Antes de imprimir es conveniente comprobar como quedara exactamente en papel el documento. Para
visualizar como se imprimirá pulsamos sobre Archivo y Vista previa.
Aparece en Cuadro que nos muestra como aparecerá la página en el papel. Tenemos una serie de
opciones de visualización que podemos activar mediante los botones de la Barra.
 Mostrar una página
 Varias páginas aparecen a la vez en la pantalla
 Seleccionamos si queremos ver poco texto muy de cerca o preferimos una visión más general.
La pantalla Vista previa muestra en nuestro ejemplo la página tal como aparece nuestros documentos.

LAS SECCIONES
Word tiene numerosas herramientas para mejorar el diseño. Una de estas herramientas son las secciones.
Word permite manejar documentos extensos, una de la técnica para mejorar el aspecto de los documentos
es aplicar formatos al texto. Pero si el documento es extenso puede ser necesario aplicar distintos formatos
en distintas zonas del documento.
Las secciones nos facilitan este trabajo al gestionar formatos distintos para secciones distintas.
Para activar las secciones, solo tenemos que desplegar el menú "Insertar" y elegir la opción "Salto".
En la ventana de diálogo "Salto" podemos ver dos zonas diferenciadas, en la superior podemos elegir el tipo
de salto.
Un salto es la forma que tiene Word de separar una zona de texto de otra.
Podemos querer separar una pagina, una columna o un ajuste de texto.
En la zona inferior de la ventana, encontramos los tipos de salto de sección.
En esta zona al contrario de la anterior podemos aplicar los formatos a las secciones y mantener su estética
aunque modifiquemos el contenido de cada sección. Esta es la principal ventaja de las secciones.
En la ventana podemos ver cuatro estilos de saltos de sección. Pasare a explicarlos brevemente con un
ejemplo.
En la siguiente imagen vemos como un salto de sección. de tipo "Página siguiente" separa un texto.
Podemos ver el aspecto real que tendría el documento una vez impreso desde la instrucción vista preliminar
del menú archivo.
Y así es como se vería en la realidad. Observa que nosotros escribimos el texto junto, pero al estar
separados por un salto de sección de tipo "página siguiente", cada línea aparece en una página distinta.
Sólo tenemos que insertar tantos saltos de sección como en partes queremos dividir el documento en
secciones y después aplicar a cada sección el formato que deseemos. Por ejemplo, se puede utilizar
formato de una columna para la sección de presentación de un informe y después utilizar formato de dos
columnas para el texto independiente del informe en la siguiente sección.
El tipo de sección continuo se utiliza para diferenciar distintas secciones sin tener que empezar en otra
página.
Si elegimos página par o impar, la siguiente sección comenzara en la próxima página especificada. Hay que
tener en cuenta que si acabamos en par, y elegimos tipo de sección par, se intercalará una página impar en
blanco antes de seguir imprimiendo.
FORMATO DE SECCIONES
En la lección anterior vimos como establecer distintas secciones y los tipos de secciones disponibles.


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En esta lección veremos los distintos formatos de sección con un ejemplo. Tenemos un documento como el
que tenemos en la imagen inferior.
Para acceder a las propiedades de la sección solo tenemos que pinchar dos veces con el ratón sobre la
línea de "Salto de sección" que queremos configurar.
Debemos tener en cuenta que los saltos de sección afectan a los formatos del texto que les precede. Así
pues para modificar el texto de una sección deberemos buscar la línea de salto de sección que finaliza el
texto que queremos reconfigurar.
Vamos a cambiar los márgenes de la primera sección. Ya sabemos que para acceder a las opciones de
configuración debemos pulsar dos veces en la barra de salto de sección.
Al hacerlo surge el siguiente cuadro de diálogo, con las opciones de configuración disponibles agrupadas en
distintas pestañas. En la primera podemos modificar entre otras opciones la configuración de los márgenes,
de los encabezados y pies de paginas de la sección.
Para finalizar solo tendremos que pulsar el boton aceptar de la ventana

Para modificar el formato de otra sección pulsaremos sobre la barra separadora de secciones como ya
sabemos
A esta sección le aplicaremos un formato de orientación horizontal, con ello conseguiremos un efecto
apaisado del texto. Estas opciones de configuración están en la segunda pestaña, titulada "Tamaño del
papel" en esta pestaña, podemos configurar las dimensiones de la hoja.
En la zona derecha de la ventana, podemos ver una vista previa de cómo resultaría una pagina con el
formato elegido aplicado.

Si queremos visualizar, exactamente, el resultado final de nuestros diseño, solo tenemos que ir a la
instrucción "Vista preliminar" del menú "Archivo".


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Observa en la imagen superior, como en un mismo documento hemos aplicado un formato distinto a cada
una de las hojas del documento.

NUMERACIÓN AUTOMÁTICA
En los temas anteriores hemos como nuestros documentos pueden tener distintas secciones y paginas.
En en este tema se ve como numerar automáticamente las paginas y a manejar los diferentes formatos de
numeración. Esta funcionalidad de Word, además de tener una justificación estética, es imprescindible en
documentos extensos.
Aprenderemos fácilmente el procedimiento a través de un sencillo ejemplo. Partiremos del documento de la
imagen.
Podemos acceder a las opciones de numeración en el menú insertar, pulsando en la instrucción "Números
de página".
En el siguiente cuadro de diálogo, vemos las opciones principales para configurar la numeración de las
páginas.
En la zona de la izquierda podemos configurar los datos como la posición o la alineación de la numeración y
en el parte derecha de la venta, tenemos una vista previa que nos muestra instantáneamente las
modificaciones que realicemos sobre la configuración.
Veamos mas detenidamente las distintas opciones de configuración de esta ventana de dialogo.
En posición podemos elegir en que zona de la página se visualizara la numeración. Podemos elegir que se
muestre en el encabezado o en el pie de página.
En alineación indicaremos en que lugar queremos que aparezca la numeración. Por ejemplo si en la opción
anterior hemos elegido la posición "Pie de página", ahora podremos concretar si lo queremos en la esquina
inferior izquierda, en la derecha o en el centro.
Pulsando en el botón "Formato" de esta ventana, accedemos a otra ventana de diálogo, en la que podremos
concretar aun más las características de la numeración.
Entre otras, podremos elegir el formato de los números, como interactuará con los capítulos o con las
secciones...
Desplegando la persiana de las opciones de formato de número, vemos que podemos elegir entre mostrar
los números normales, o podemos utilizar un orden alfabético, o numeración romana.
Podemos incluir en la numeración un detalle con el numero del capitulo. En las opciones podemos
configurar su aspecto
Por lo general la numeración comienza en la primera página y va incrementándose en una unidad en cada
página. Pero en ocasiones, sobre todo cuando trabajamos con secciones en diferentes documentos,
podemos necesitar que la numeración se inicie con un número elevado.
Podemos hacerlo desde esta opción de la ventana Formato de números de página.

LAS REFERENCIAS
Las referencias cruzadas son unas marcas que en un determinado punto del documento "hace referencia o
enlaza" con otro lugar del documento. Las ventajas de utilizar referencias cruzadas en documentos
extensos son muy numerosas e importantes. La mejor forma de descubrirlas es practicando con ellas.
Creemos una referencia paso a paso.
El primer paso es crear le objeto final de la referencia. Por ejemplo el título del capitulo.
La forma que tenemos de indicarle a Word que tenemos un título es eligiendo la instrucción "Estilo" dentro
del menú formato, o desde el cuadro "estilo" de la barra de herramientas.
Nosotros hemos elegido el estilo "Título 2". Crearemos tantos títulos como objetos deseemos referenciar, en
nuestro caso, crearemos un título por cada capítulo de nuestro proyecto.
Una vez que hayamos creado todos los títulos. Pasaremos a crear la "referencia cruzada".
 Podemos encontrar la instrucción "Referencia cruzada" en el menú Insertar.
Al pulsar la instrucción "referencia cruzada" Word despliega una ventana de dialogo como la que mostramos
en la imagen inferior.
Vemos varias ventanas, en Tipo elegiremos el tipo de referencia que queremos crear, y en "Referencia a "
elegiremos el objeto que queremos referenciar. Por ultimo en "Para qué título" veremos una lista con todos
los títulos disponibles. Para seleccionar uno solo tenemos que marcar uno y pulsar el botón insertar.
Al pulsar insertar, veremos como en el documento, en la posición en que estuviera el cursor, aparece el
texto del titulo, si hubiéramos elegido otra "referencia a" podría variar el enlace.
Repetiremos la operación para todos los capítulos que queramos enlazar.
Finalmente, solo tendremos que pulsar sobre cada titulo para que word nos lleve directamente al capitulo
seleccionado.


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LOS ÍNDICES
El primer paso es indicar a Word que palabras formaran parte del índice, eso lo conseguiremos marcando
las entradas de índices.
Para marcar las entradas, tendremos que seleccionar las palabras que formaran el índice.
Por ejemplo vamos a añadir la palabra "herramientas".
Una vez que la tengamos seleccionadas, accedemos a la instrucción "Índices y tablas" del menú Insertar.
Y Word desplegará un cuadro de dialogo.
Vemos que tenemos varias pestañas con distintas funciones, por ahora para aprender a crear índices solo
veremos la pestaña "Índice"
En la ventana "Índice" pulsaremos el botón "Marcar entrada"

Y en el siguiente cuadro configuramos la entrada del índice.
En entrada, escribiremos el nombre de la palabra que queremos nos muestre el índice.
En Opciones podemos indicar si deseamos que se muestre en el índice una referencia cruzada, que ya
conocimos en la lección anterior, o si queremos que se muestre la referencia a una pagina o intervalo de
paginas.
Una vez que pulsemos el botón Marcar. Vemos que en el documento se ha introducido automáticamente
una marca de índice entre paréntesis. Si pulsamos el botón "Mostrar u ocultar" las marcas se muestran o
no, a la hora de imprimir o trabajar con el documento las marcas no afectan en nada al texto ni a su
maquetación.
Podemos incluir tantas palabras como deseemos en el índice, con el procedimiento que ya conocemos, en
el caso de que queramos incluir un subentrada, de una palabra del índice, solo deberemos escribir el
nombre de la subentrada en su casilla.
También podemos con un solo clic marcar todas las apariciones de una palabra en el texto, pulsando el
botón "Marcar todas".
Observa que con solo un clic se marcan varias entradas y se muestran las subentradas en la misma marca.


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Para finalizar el índice solo debemos pulsar el botón aceptar de la ventana principal de la pestaña "índice".

CREACIÓN DE ÍNDICES
En la opción "Tipo" podremos elegir la forma de presentación del índice, podemos decidir que lo queremos
presentar continuo o en formato de sangría.

Además de la sangría y el número de columnas podemos elegir el estilo de presentación del índice,
podemos con los estilos predefinidos, modificar el aspecto, el tamaño y el formato de presentación del
índice.
Word nos muestra una vista preliminar con datos ficticios del aspecto que tendría nuestro índice con cada
uno de los estilos.
Word, también nos permite elegir la alineación de los números de pagina, podemos elegir entre tenerlos
próximos a la referencia o alineado a la derecha, así como que carácter de relleno queremos para servir de
guía.
En el resto de pestañas podemos personalizar el resto de tablas que Word nos permite crear.
En tabla de contenido es una especie de "marcas de acceso rápido" en la que se nos muestra los títulos del
documento y nos aporta una visión rápida de la estructura del documento a al vez que actúa como un
enlace que al pulsar sobre él nos lleva hasta el capítulo en cuestión.


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Word también nos facilita la creación de una tabla de ilustraciones, en lo básico tiene el mismo
funcionamiento y opciones. El objeto de esta tabla es fácil de intuir. En ocasiones necesitaremos utilizar un
índice de las imágenes utilizadas para ilustrar y complementar el texto. Esta tarea se simplifica mucho con
esta instrucción de Word.
Podemos ver el resultado final en esta imagen. Apreciaras que la diferencia estética entre el índice creado
en el lección anterior y esta es evidente.

OPCIONES DE COLUMNAS
Podemos configurar las columnas que tenemos en nuestro documento.
En el momento de dividir el texto en columnas, estas tienen el mismo ancho y tienen la misma separación
entre ellas, vamos a ver como podemos modificar esta configuración.
 Accede a la opción Columnas del menú Formato.
Seguidamente aparecerá una pantalla como la siguiente:


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En el apartado Preestablecidas tenemos 5 configuraciones ya creadas que podemos utilizar, simplemente
haciendo clic, cobre una de ellas: Una columna, Dos columnas, Tres columnas, dos columnas con la de la
Izquierda más estrecha que la derecha y dos columnas con la de la Derecha más estrecha que la de la
izquierda.
Número de columnas: aquí podremos seleccionar el número de columnas que deseamos tener en nuestro
documento.
En el recuadro Ancho y espacio podemos seleccionar el ancho de la columna y el espacio que deberá existir
entre esta columna y la siguiente.
Si tenemos seleccionada la opción Columnas de igual ancho las características que modifiquemos en la
primera columna serán las mismas que aparecerán en el resto. Dichas características en las demás
columnas no serán modificables.
Líneas entre columnas: si seleccionamos esta opción nos aparecerá una línea vertical entre las columnas.
Empezar columna: si seleccionamos esta opción se insertará un salto, en el punto donde nos
encontramos, hasta el principio de la siguiente columna. Para que esta opción funcione debemos tener
activada la opción Aplicar a: De aquí en adelante.
En el apartado Aplicar a: podremos seleccionar a qué parte del documento deseamos que se asigne el
formato de columnas, tenemos diferentes opciones: Todo el documento: al seleccionar esta opción la
división en columnas afectará a la totalidad del documento. Texto seleccionado: si seleccionamos esta
opción, la división en columnas afectará al trozo de documento que hayamos seleccionado antes de entrar
en esta opción. De aquí en adelante: con esta opción se insertará un salto de sección continuo donde está
situado el cursor y se le aplicará el formato de columna deseado. Esta sección: el formato de columna que
hayamos seleccionado se aplicará a la sección actual a la que nos encontramos.
OPCIONES DEL BOTÓN NUMERACIÓN VIÑETAS
Esta ventana tiene este aspecto:


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Nosotros desde Símbolo de viñeta podremos seleccionar el símbolo que deseamos que aparezca en la
viñeta. Si deseas añadir una nueva viñeta podremos hacerlo desde el botón Viñeta...
 Pulsa el botón Viñeta...
Seguidamente te aparecerá una ventana como la siguiente:

En esta pantalla podremos seleccionar alguno de los símbolos de las diferentes Fuentes que tengamos
instaladas en nuestro ordenador.
Observa que si hacer un clic sobre los objetos seleccionados aparece un recuadro de color azul con la
imagen ampliada.
Puedes modificar la fuente desde la lista desplegable: Fuente.
 Selecciona el símbolo que desees, en nuestro caso hemos seleccionado el símbolo que
representa una mano.
 Pulsa el botón Aceptar.
Observa como al cambiar el símbolo aparece en el apartado Símbolo de viñeta de la ventana: Personalizar
lista con viñetas.
Si deseamos modificar la posición de la viñeta con respecto a los márgenes de la hoja, lo podemos hacer a
través del campo Posición de la viñeta. Y si lo que deseamos hacer es modificar el espacio que existe


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entre el margen de la página y el texto lo haremos utilizando el campo Posición del texto. Ambos campos
están expresados en centímetros y tienen relación con el margen izquierdo.
Como ambas distancias tienen relación con el margen izquierdo de la hoja deberemos intentar que la
distancia que existe entre el margen y el texto, siempre sea más grande que la que existe entre el margen y
el símbolo de la viñeta. Si esto no fuera así la distancia que aplicamos al texto no se aplicará para la primera
línea de este, ya que la viñeta siempre debe estar visible.
 Modifica las distancias como desees.
 Acepta la ventana y observa cómo queda la lista.
 Convierte la lista en una lista numerada.

MODIFICAR UNA LISTA NUMERADA
A continuación que modificaciones las modificaciones que podemos hacer en una lista numerada.
 Selecciona la lista.
 Accede a la opción Numeración y viñetas... del menú Formato selecciona la opción
Números.

Aquí podremos seleccionar qué tipo de numeración deseamos: números, números romanos, letras,...
 Selecciona el tipo de lista en mayúsculas y sin paréntesis.
 Pulsa sobre el botón: Personalizar.
Seguidamente aparecerá una ventana como esta:


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En esta ventana podemos modificar muchos aspectos de nuestra lista. Vamos a modificar alguna de las
opciones de esta ventana para ver como funcionan.
En el recuadro Formato numérico podemos variar los caracteres que deseamos que aparezcan en la lista.
 Sitúate detrás del punto que aparece en el recuadro de Formato numérico y pon un guión.
También podremos cambiar la Fuente que deseamos que tenga la viñeta utilizando el botón Fuente...
Recuerda que este cambio sólo afectará a la viñeta y no al texto de la lista.
Si utilizamos la lista desplegable Estilo de número podremos seleccionar que tipo de numeración deseamos
aplicar. Y desde la opción Empezar en indicaremos qué número o letra deseamos que aparezca primero.
Al igual que en el caso de las viñetas podemos modificar el espacio que deseamos que haya entre el
margen izquierdo y el número o letra de la lista y la distancia que debe existir entre el margen izquierdo y el
texto.
 Modifica la distancia de los números y texto como desees y observa la vista previa.
 Acepta la ventana y observa los cambios.
Una cosa interesante a observar es que en el momento en el que modificamos un estilo de lista, ya sea con
viñetas o con números esta queda guardada. De esta forma podemos volver a aplicar el mismo estilo en
otras listas sin necesidad de volver a realizar todos los pasos que hicimos en un principio.
Si deseamos volver a aplicar el estilo de lista original, deberíamos mostrar el cuadro de diálogo
Numeración y viñetas, seleccionar el estilo que ha sido modificado y pulsar sobre el botón: Restablecer.

HERRAMIENTAS GRÁFICAS
Barra de herramientas Dibujo.- Para poder visualizar esta nueva barra de herramientas se deberá
desplegar el menú Ver - Barras de herramientas y escoger Dibujo. Seguidamente aparecerá una nueva
barra de herramientas como la de la imagen siguiente.

El tamaño y posición puede depender según las barras de herramientas que tengas a la vista.
Muchas de las opciones a las que podemos acceder utilizando esta barra de herramientas también lo
podemos hacer utilizando alguna opción de los menús.
Autoformas.- Son un conjunto de formas ya diseñadas que podemos utilizar en nuestros documentos como
mejor nos parezca.
Si pulsamos sobre el botón Autoformas de la nueva barra podrás observar que aparece un pequeño menú
donde podemos encontrar las diferentes autoformas de las que disponemos. Estas están ordenadas por
categorías.

Si accedes a alguna de ellas podrás ver cómo aparecen diferentes formas.
Para dibujar alguna de estas figuras en nuestro documento se necesita:
 Despliega el menú Autoformas.
 Escoge la opción Cintas y estrellas.
 De entre todas las opciones escoge Cinta curvada hacia abajo.
La figura que pedí es la que aparece en la imagen de la izquierda activada.


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Después observamos como seguidamente el cursor se convierte en una cruz. Esto nos sirve para indicar en
que lugar deseamos colocar nuestro nuevo objeto.
 Inserta un objeto más o menos del mismo tamaño como el de la imagen siguiente:

Al insertar la imagen aparecerán unos cuadrados en las esquinas y en el centro de cada uno de los
diferentes lados se utilizan para modificar el tamaño de dicho objeto.
En cambio los rombos amarillos nos sirven para modificar la apariencia de nuestro objeto.
Modificando los dos elementos nombrados anteriormente podrás obtener objetos como los siguientes:

 Mueve los elementos explicados e intenta modificar su apariencia.
Hay algunos autos formas que son ideales para la colocación de texto en su interior.
Las líneas
Otro elemento gráfico son las líneas.
Para dibujar una línea deberás hacer clic sobre el botón: que aparece en la barra de herramientas Dibujo.
 dar un clic sobre dicho botón.
Nuevamente podrás observar como el puntero del cursor se transforma en una cruz.
Para dibujar una línea deberás seguir los siguientes pasos:
 Pulsar un clic en cualquier parte de la pantalla, mantén pulsado el botón del ratón.
 Hay moverse por el documento.
La línea se dibuja, desde el punto donde se hace el primer clic, hasta el puntero del ratón.
9. En el momento que se tiene dibujada la línea como se desea soltamos el botón del ratón.
A si tendremos dibujada nuestra primera línea.
Enseguida observa cómo aparecen dos pequeños cuadrados en las puntas de la línea. Con estos objetos
podremos modificar el tamaño y la posición de la línea.
Para quitar la selección de la flecha, bastará con hacer clic en cualquier parte del documento.
EL GROSOR


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Para cambiar el grosor de la línea podremos utilizar el botón: ESTILO DE LINEA que aparece en la barra de
herramientas Dibujo.
Al pulsar este botón nos aparecerá una nueva ventana, donde podremos escoger el grosor de la línea con la
que estamos trabajando.
Esta herramienta la podremos utilizar para todos aquellos objetos que estén creados con líneas. (Círculos,
cuadrados, autoformas, etc.)
Tipo de línea.- Con esta opción podremos modificar el tipo de línea con la que estamos trabajando.
Para modificar el tipo de línea podremos utilizar el botón: ESTILO DE GUION que aparece en la barra de

Al pulsar sobre este botón nos aparecerá una pequeña barra con diferentes tipos de línea. De todos estos
tipos de línea podremos escoger el que más nos interese para el objeto que estamos editando.
Esta opción también se puede utilizar para aquellos elementos que estén creados con líneas.
Flechas.- En muchas ocasiones nos interesará crear flechas para facilitar la explicación de algún tipo de
imagen.
Una forma rápida de crear una flecha en nuestro documento es dibujar una línea y después aplicar las
puntas de la flecha. Esto se consigue utilizando el botón: ESTILO DE FLECHA que encontramos en la barra
de herramientas Dibujo.
Al desplegar este botón podremos escoger en qué lado de la línea deseamos colocar la punta de la flecha y
de qué tipo la queremos. Observa que dentro de esta opción también hay alguna punta de línea que no
forma una flecha.
EL COLOR DE LINEA
Con esta otra opción lo que podremos conseguir es cambiar el color de la línea del objeto
que tenemos seleccionado.
Para cambiar el color de la línea simplemente deberemos desplegar la ventana de colores haciendo clic en

la flecha que aparece en: (color de línea)
Dentro de esta ventana de colores se puede escoger uno de los que ya están definidos o escogerlo
nosotros del cuadro de personalización de colores. Para ello hay que escoger la opción Más colores de
línea... de esta misma ventana.
Con la opción Líneas de entramado... lo que conseguiremos es aplicar un entramado a la línea que forma el
objeto.
Formato de autoforma.- Desde esta nueva ventana podremos modificar todas las características que
hemos visto hasta el momento.
Una forma de visualizar la nueva ventana sería desde Más líneas dentro del botón Estilo de línea o desde
la opción Autoforma del menú Formato. Escogiendo una de las dos opciones nos aparecería la ventana.


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 Muestra la ventana Formato de autoforma.
La ventana está dividida en 6 carpetas
 Si no está visible, haz un clic sobre ella.
Esta carpeta está dividida en 3 partes: Relleno, Línea y Flechas.
En el apartado línea podemos modificar el color, el tipo de la línea, el estilo y el grosor. Si se selecciona
cada uno de los elementos que forman parte de este apartado, se podra comprobar que las opciones son
exactamente iguales a las vistas en las propiedades individuales.
En el siguiente apartado, flechas, existen cuatro elementos: Estilo inicial, Estilo final, Tamaño inicial y
Tamaño final. Con estas cuatro opciones podemos escoger el tipo de flecha que deseamos para cada una
de las dos puntas de nuestra línea y el tamaño que deseamos que tengan.
 luego crea una nueva línea e intenta modificar las opciones utilizando la nueva ventana.
LA TEXTURA
Para la tener la textura hay que seguir los siguientes pasos:
 Abrir la ventana Efectos de relleno.
 para poder abrir la ventana Efectos de relleno se deberá tener seleccionado algún objeto.
 Escoger la carpeta: Texturas.
Nuevamente aparecerá una nueva carpeta en la que se encontrara una lista de texturas.
 Se escoge la textura que se desee.
En el recuadro inferior aparecerá el nombre de la textura seleccionada.
En esta nueva ventana también se tiene el cuadrado donde se muestra una presentación preliminar de
cómo quedaría la textura escogida.
Si la textura que se desea aplicar está en un archivo, puedes aplicarla pulsando el botón Otra textura. Al
pulsar este botón te aparecerá una ventana donde se podrá seleccionar la unidad y la carpeta que se
desee.
38. Una vez escogida la textura que desees, pulsa el botón Aceptar.
Ahora se aplicara una trama.
Trama
 Abre nuevamente la ventana Efectos de relleno.
 Escoge la carpeta Tramas.
En esta nueva carpeta se podrá encontrar una gran combinación de formas. A estas formas se les puede
aplicar un color de primer plano y un color de segundo plano.
 se selecciona cualquiera de las tramas que aparecen en la pantalla.
 se modifica tanto el color de primer plano como el de segundo plano.
En seguida se observa el cuadro de Muestra.
 Cuando tengas seleccionada la trama deseada, pulsa el botón Aceptar.
A un objeto también le podemos aplicar una imagen de fondo.
LA IMAGEN
En la imagen:
 Abrir la ventana Efectos de relleno.
 Escoger la carpeta Imagen.


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En esta carpeta podrá observar como en un principio aparece vacía. hay que seleccionar una imagen para
aplicar a nuestro objeto.
 Pulsa el botón Seleccionar imagen.
Al pulsar este botón podremos seleccionar la unidad, la carpeta y la imagen que queremos mostrar.
 Selecciona cualquier imagen de tu disco.
 Pulsa en aceptar.
 Pulsa nuevamente en Aceptar para que se aplique la imagen al objeto.
Ahora ya cambiamos el relleno de un objeto. Vamos a ver ahora cómo aplicar otras propiedades a nuestro
objeto.
Sombra.- A los objetos insertados podemos añadirles
 sombras de diferentes formatos.
Podemos crea un rectángulo del tamaño que se desee.
 Pulsamos el botón: estilo de sombra que aparece en la barra de herramientas Dibujo.
Seguidamente te aparecerá una pantalla.
En esta pantalla se podrá escoger entre una de las sombras ya establecidas.
 hay seleccionar cualquiera de ellas y podemos observa como que da al aplicarlo en nuestro
objeto.
Una vez aplicada la sombra que queríamos, podemos modificarla.
 Con el objeto seleccionado. se abre nuevamente el botón Sombra.
 demos un clic sobre Configuración de sombra...
Seguidamente aparecerá una nueva barra de herramientas llamada: Configuración de sombra.
Con esta barra de herramientas podremos cambiar la configuración de la sombra del elemento
seleccionado.
Con los botones aumentar sombra, disminuir sombra, sombra izquierda y sombra derecha cambiamos el
grosor de la sombra del elemento.
Con el botón Activar / Desactivar sombra podemos ver cómo queda el objeto con o sin sombra.
Si lo que deseamos es modificar el color de la sombra utilizaremos el botón Color sombra. En este botón
nos aparecerá la paleta de colores.
IMÁGENES
Los pasos necesarios para insertar una imagen.
 Selecciona el cuadro de texto.
Con esto haremos que el dibujo que insertemos aparezca dentro del recuadro de texto. Si quisiéramos que
apareciese en cualquier otro lugar deberíamos poner allí el cursor antes de insertar la imagen.
 Selecciona la opción Imagen del menú Insertar.
Allí se podrá ver un menú como el siguiente.
Con este menú podremos acceder a imágenes que vienen instaladas con Office (Imágenes prediseñadas) o
buscarla en un archivo que tengamos grabado (Desde archivo)
En este menú aparece la opción Autoformas, esta opción es la misma que si utilizamos la barra de
 Haz clic en la opción: Imágenes prediseñadas.
Seguidamente aparecerá una pantalla.
En ella podrás encontrar diferentes carpetas: Imágenes, Sonidos, Secuencias.
 Examina las imágenes y dibujos que aparecen en esta ventana.
IMÁGENES PREDISEÑADAS
Las imágenes prediseñadas están clasificadas por categorías.
 damos clic en alguna de las categorías que aparecen en la ventana. otro clic en cualquiera de
las imágenes de esta categoría.
 pulsamos clic sobre la imagen que se desee e inserta la imagen en el documento. (Mira la
explicación siguiente para saber qué hacer).
A continuación aparecerá un pequeño menú como el que aparece en la imagen de la izquierda.
La primera opción la utilizaremos para insertar la imagen seleccionada al documento.
La segunda opción nos servirá para tener una vista previa de la imagen que deseamos añadir. Esta vista
previa se situará en una nueva ventana.
La tercera opción nos servirá para añadir esta imagen a la carpeta favoritos y la cuarta nos permitirá buscar
nuevas imágenes con características similares a la actual.
El dibujo aparece dentro del recuadro de texto y este se adapta al tamaño de la imagen insertada.
 Reduce el tamaño de la imagen.


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 Modifica el cuadro de texto hasta tener algo a este ejemplo:
LA OPCIÓN AJUSTE

Con esta opción podremos indicar cómo queremos que aparezca el texto con relación de la
imagen. Los pasos son los siguientes:
 Selecciona la imagen x.
 Accede a la opción: Formato de imagen x.
 Selecciona la carpeta: Diseño.

Te aparecerá una pantalla.
Las diferentes opciones son.
En línea con el texto: si seleccionamos esta opción estaremos haciendo que la imagen insertada actúe
exactamente igual que si se tratase de cualquier otra letra del documento.
Cuadrado: al seleccionar esta opción el texto se colocará alrededor del texto, pero manteniendo una forma
cuadrada de nuestra imagen.
Estrecho: el texto se situará alrededor de la imagen siguiendo el contorno de esta.
Detrás del texto: la imagen se situará detrás del texto que tenemos escrito.
Delante del texto: utilizando esta opción la imagen pasará a estar encima del texto ocultándolo.
En la segunda sección de esta pantalla (Alineación horizontal) tenemos 4 opciones diferentes. Estas
opciones las podremos seleccionar según la opción que tengamos marcada en la primera parte (Estilo de
ajuste).
Otras opciones son:
Izquierda: la imagen se situará a la izquierda de nuestro documento.
Centrada: en esta ocasión se situará en el centro.
Derecha: igual que las anteriores, pero en esta ocasión se sitúa a la derecha.
Otra: esta opción nos permite realizar una alineación manual.
Si escoges la opción Avanzado aparecerá una nueva ventana en la que podrás escoger la distancia que
quieres que exista desde la imagen hasta el dibujo y además podrás seleccionar en que lado deseas que
aparezca el texto.
 Selecciona la opción Estrecho y Ajustar a ambos lados.
 Acepta la ventana actual.
 Mueve la liebre hasta situarla en su sitio.
Se deberá moverla poco a poco para poder conseguir su situación correcta.
 Selecciona las mismas opciones para esta.
 Sitúala en su sitio.

Microsoft Excel
Introducción
En esta segunda parte del manual para alumno, vamos a aprender como a utilizar Excel, nos
introduciremos en el mundo de las tablas.
Excel tiene una gran variedad de cosas que si eres persona de negocios, te va a servir mucho.
Excel esta diseñado principalmente para llevar registros y calcular precios y costos de costos, esto te
serviría o te servirá para tu empresa.
Empezar a trabajar con Microsoft Excel


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Para empezar a trabajar con MICROSOFT EXCEL tenemos que familiarizarnos con el. Para eso tenemos
que ver el entorno de Excel.

Como se puede ver, también esta dividido en 3 partes
 Una barra de control
 Una barra de herramientas
 3 Hojas de cálculo

HERRAMIENTAS DE MICROSOFT EXCEL
Las herramientas básicas de Microsoft Word tanto como las de Microsoft Excel son las mismas como son
las de copiar, pegar, cortar, tipo de resalte y tamaño de letra, esas están incluidas en la pagina 4 y 5, solo
mostrare las nuevas de Excel.
Barra de funciones: Esta es una de las cosas principales de Excel por ser tan eficiente y donde se
muestran todas las formulas, las formulas y funciones las vamos a ver mas adelante.
Autosuma: La autosuma me sirve para sumar 2 o mas celdas, obviamente que contengan números y da el
resultado en otra celda.
Orden Ascendente: Este botón es para que el texto en una celda en vez de que el texto vaya en orden de
izquierda a derecha, vaya de arriba para abajo.
Graficas: Este botón es para insertar una grafica en hoja de cálculo, hay muchos tipos de graficas.
Copiar Formato: Copia el formato de una celda a la que estaba seleccionada, como dinero, contabilidad,
etc.
Estilos: Estos son los estilos, nos sirven para identificar que tipo de moneda, porcentaje o decimales quiere
uno. El primero es para moneda, solamente pones un numero y al quitar la selección de la celda aparece el
signo de pesos y .00, el siguiente es porcentaje, hace lo mismo solamente que no se pone el signo de pesos
sino el de por cientos, y el ultimo es para que aparezcan decimales a lado de el numero.
Agregar o disminuir decimales: Estos botones sirven para disminuir o aumentar decimales en un número
con muchos decimales.
Unir celdas: Este botón es muy útil, es para unir 2 o mas celdas y sirve principalmente para titulares.

QUÉ ES MICROSOFT EXCEL Y CUALES SON SUS CARACTERÍSTICAS
Excel es un programa que sirve para hacer hoja de cálculo y de eso se puede sacar mucho provecho,
porque no solo es para hacer hojas, sino para calcular, convertir, expresas, graficar y muchas cosas más.
Las principales características de Excel son:
 Es una hoja de calculo
 Puede hacer cálculos muy largos
 Tiene limitaciones increíblemente pequeñas
 Una tabla no es un reto par Excel
 Plantillas y ejemplos muy explícitos
 Relleno y formato de celdas


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FORMATO DE CELDAS
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a
nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo
vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida
y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año
y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente
si el año ha ido bien o mal.
A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel2003 respecto al cambio de
aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la
letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el
tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar la barra de menús o
bien la barra de herramientas, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos
primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:
Utilizando la barra de menús:
De la barra de menús desplegar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente,
aparecerá la ficha de la derecha.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de
cómo quedará nuestra selección en la celda.


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Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.
A continuación se explica las distintas opciones de la ficha Fuente.
Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativos delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida
es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es
una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños
disponibles).
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de
fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista
o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se
abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás
elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o
desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel2003 tiene
por defecto.
INSERTAR UNA FILA O COLUMNA
Insertar una fila o una columna puede ser muy útil cuando hiciste mal los cálculos de filas o columnas te
faltan o te sobran columnas, pero eso ya no es un obstáculo mas para Microsoft Excel
Es muy sencillo insertar una fila o columna. Digamos que se tienen 2 diferentes bases de datos y necesitas
mas espacio en el medio, solo hay que seguir estas 2 instrucciones fáciles:
 Selecciona una celda donde quieres que se inserte abajo tu nueva fila y has clic en el botón
derecho y presiona insertar…
 Selecciona insertar toda una fila y listo, te la inserta

Este método también funciona con las columnas, solo has clic en insertar toda una columna.
También puedes eliminar una fila completa o columna, solamente haciendo estos 2 pasos:
 Selecciona una celda donde quieres que se elimine en la misma fila (en la seleccionada) y has
clic en el botón derecho y presiona eliminar…
 Selecciona eliminar toda una fila y listo, esta eliminada
Esta, también funciona para las columnas, solo se da clic en eliminar toda una columna.


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ENCABEZADOS Y RELLENO DE CELDAS
Los encabezados, probablemente sean una de las cosas que mas se usan en una base de datos, como el
nombre de la empresa, nombre de transición, factura, etc.
Solo se tiene que seleccionar las columnas que se desea juntar, y has clic en el botón de combinar y
centrar, así:

Para rellenar una celda, se puede usar la opción de relleno en el menú de herramientas "dibujo", si no se
tiene, solamente hay que dar clic en. Solamente selecciona el color que quieres que una celda tenga de
color y listo.
Ejemplo:

FÓRMULAS Y FUNCIONES
INTRODUCCIÓN
Esta unidad es una de las más importantes de este semestre, pues en su comprensión y manejo está la
base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas
para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el
desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel para agilizar la creación de hojas de
cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil
cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.
FUNCIONES
Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores y devuelve un
resultado que aparecerá directamente en la celda donde se introdujo.
La sintaxis de cualquier función es:
Nombre _ función (argumento1; argumento2;...; argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de
cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA (A1:C8)
Tenemos la función SUMA () que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos
identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la
función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8


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En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la
fórmula.
Ejemplo: =SUMA (A1:B4)/SUMA (C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay
funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de
base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo =.
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay
funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de
base de datos, de búsqueda ETC.
INSERTAR UNA FUNCIÓN
Una función, es un comando que le das a Excel para que haga una cosa determinada, nosotros solo
aprenderemos las 4 primeras cosas.
Pero primero, tienes que aprender los requisitos para una formula.
 Tiene que empezar con el signo de igual, así le darás a entender a la computadora que vas a
hacer una formula o función:
Ejemplo: =
Después del signo de igual, tienes que decirle que es lo que quiere que haga (insertar función) las 4
funciones que vamos a ver son:
Suma: Suma todas las celdas seleccionadas
o Promedio: Da el promedio de todas las celdas seleccionadas
o Max: Te da el numero mas grande de las celdas seleccionadas
o min.: Te da el numero mas pequeño de las celdas seleccionadas
Ejemplo: =suma
 Ahora, tenemos que abrir paréntesis y ahí especificar donde es que queremos que sume, de el
promedio, el mínimo o el máximo numero (en cual celda(s))
Ejemplo: =suma (a1, a2, a3)
A
1 1
2 2
3 3
4 =suma(a1,a2,a3)
 Finalmente, solamente has clic en cualquier de las otras celdas y el resultado va a aparecer
Ejemplo:
A
1 1
2 2
3 3
4 6

Para métodos más fáciles, en vez de poner a1, a2, a3, a4…, puedes poner a1:a4
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero
Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
 Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú Insertar.
 Elegir la opción Función...
 O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la derecha.


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Excel nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función
necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma no
es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de
lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del
cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las
funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría
podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre
ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos
argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función
para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Hacer clic sobre el botón Aceptar. Aparecerá el cuadro que se muestra a continuación. En este ejemplo se
eligió la función SUMA.

1. En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento o la referencia de la celda donde este el
primer dato a ser sumado.
2. En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que
existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.


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Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande
automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la
celda A5 la función =SUMA (A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá
automáticamente cambiando a =SUMA (A1:A5).
En la Barra de herramientas existe el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma
más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.
Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:
Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media
aritmética), Cuenta (cuenta valores), máx. (Obtiene el valor máximo) o mín. (obtiene el valor mínimo).
Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones......

HACER UNA FÓRMULA
Una formula es casi como una función, una función es algo que la computadora ya tiene hecho (algo que
esta guardado para que haga algo) y una formula, es como tu función personalizada.
La formula se hace casi igual que la función:
 Empezamos con un signo de igual
 Ahora tú puedes hacer una operación básica o larga con respecto a una celda
Los caracteres que se usan en operaciones básicas son:
+ Para sumar
- Para restar
* Para multiplicar
/ Para dividir
También puedes incluir una función en una formula como:
=a1+3*2*suma (a2:a4)
Las formulas son igual o mas útiles que las funciones porque la computadora no sabe a lo que una
empresa, negocio o tu se van a enfrentar
Las formulas pueden "sustituir" a las funciones, por ejemplo:
En vez de =promedio (a1:a3) puedes poner =a1+a2+a3/3, claro que las funciones son mas practicas que las
formulas, pero viéndolo desde otro punto de vista, es muy útil.
Una fórmula es una ecuación que calcula un valor nuevo a partir de los valores existentes. Las fórmulas
pueden contener números, operadores matemáticos, referencias a celdas o incluso funciones (las conocerá
más adelante).
 Para trabajar con formulas tenga en cuenta:
 Siempre empiezan con el signo = colocado en la celda donde quiere que aparezca el
resultado de la fórmula aplicada.
 Cada fórmula utiliza uno o más operadores aritméticos.
 Cada fórmula incluye 2 o más valores que combinan mediante operadores aritméticos.
Cuando utiliza las fórmulas, Excel puede combinar números, referencias a celdas, además
de otros valores.
Una vez haya decidido las operaciones que necesita y los datos con los que trabajará, se procede a
construir la fórmula en la celda en la que quiere el resultado final. Vamos a tomar los siguientes datos como
ejemplo:
Supongamos que queremos crear una fórmula para saber el precio total que pagaremos por producto. Se
procede de la siguiente manera:
Haga clic sobre la celda D2 para convertirla en celda activa. Escriba el signo de igual (=)
Lo que queremos hacer es una multiplicación del precio unitario por la cantidad de productos. Recuerde que
se trabaja con las referencias de las celdas, lo que garantiza que al realizar cualquier modificación en los
datos de entrada de la fórmula, el resultado final se modificará automáticamente permitiendo mantenerse
actualizado. Así, escriba luego del signo =B2*C2
Presione Enter y le aparecerá el resultado No es necesario que repita la misma operación para cada
producto pues Excel tiene una función denominada Auto llenado que lo hace automáticamente. Continúe
con los siguientes pasos:
Haga clic sobre la celda D2 (donde está el resultado). Observe que en la esquina inferior derecha de la
selección aparece un pequeño cuadro negro
Coloque el puntero sobre el cuadro de auto llenado y arrastre hasta la celda D5. Aparecerán todos los
resultados.


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Nota: cuando las formulas contienen varias operaciones a la vez, siempre se separan las de mayor rango de
las de menor usando paréntesis. Ej: = (B2+B3)*C2

GRÁFICAS Y TIPOS DE ELLAS
Las graficas son otras de las cosas más importantes de Excel, ellas nos pueden representar los resultados
de miles de cosas como boletas, recibos, préstamos, etc., en un simple dibujo.
Vamos a ver como insertar una grafica y que nos muestren los datos de celdas actuales.
 Selecciona los datos que quieres representar
 Has clic en el botón para insertar la grafica
 Has clic en la grafica que quieras insertar en tu hoja (tipos de graficas mas adelante)
 Has clic en siguiente
 En el siguiente paso, omítelo (2/4)
 En el paso 3 de 4 puedes incluir un titulo y ponerle etiquetas a los ejes X e Y
 En el ultimo paso solamente tienes que especificar si quieres poner la grafica en la misma hoja
o en una nueva

Los tipos de gráficas son:
Columnas y barras: Para comparar valores
Líneas: Mostrar fácilmente muchos números
Circular: El por ciento de un todo
Área: Presenta la tendencia a través de el tiempo


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ASISTENTE DE GRÁFICOS EN EXCEL
El Asistente de Gráficos es una de las características más atractivas de Excel. Con ella puede crear
fácilmente varias clases de gráficos en base a los datos de su hoja de cálculos. El Asistente nos guía paso
a paso, para convertir sus números en un atrayente y colorido gráfico.

Algunos de los muchos tipos de gráficos, hay uno, para llenar cada una de sus necesidades.
Para esta pequeña introducción de Gráficos, yo aplicare un solo tipo de gráfico que es el circular. Un
gráfico circular funciona bien, cuando uno quiere ver cuanto corresponde a cada parte del todo.
PASOS PARA REALIZAR UN GRAFICO
Ejemplo grafico circula:
1. Para usar el asistente de gráficos, primero debe seleccionar los datos a ser graficados.
2. Por ejemplo seleccionar el rango A7:A13, las etiquetas de fila en la sección Ingresos.
Mantener apretada la tecla CTRL, desplazar hacia la derecha y seleccionar el rango N7:N13, los totales de
cada fila en la sección Ingresos.


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3. Hacer un clic en el botón del Asistente Gráfico. El diálogo del Asistente se abre en el paso 1 de 4.
4. Experimentar: Seleccionar cada tipo de gráfico y hacer un clic en cada uno de los subtipos. Hacer un clic
en el botón, Presionar para ver muestra, la barra debajo de los subtipos. El panel nos mostrara como se
verán los datos que acaba de seleccionar al utilizar ese subtipo. ¿Qué tipos parecen útiles para estos datos
del Presupuesto?

5. Seleccionar el tipo de Grafico Circular y el primer subtipo en la fila de arriba.
6. Hacer un clic en el botón Presionar para ver muestra y mantener apretado el botón del ratón, mientras
mira el panel con la vista preliminar en el diálogo. Muestra aproximadamente como se verán los datos en
este tipo de gráfico.

7. Hacer un clic en Siguiente. Se abre el paso 2 del asistente, mostrando los rangos usados para el gráfico.


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El rango de datos usa referencias absolutas. Esos signos $ distribuidos por los alrededores, esta vez no
significan dinero! Si usted mueve sus datos dentro de la hoja, el gráfico cambiará sus referencias para hacer
juego. Es súper útil!
 Se notara que el nombre de hoja está incluido en las celdas de referencia, seguidos por un signo
de exclamación. Se puede leer el signo de exclamación! como "Bang" cuando exprese el rango en
voz alta. Los rangos están separados por una coma. De manera que el formato correcto para el
rango de datos es NombredeHoja!$Columna$Filia: $Columna$Fila y ponga una coma entre cada
rango usado en el gráfico. La ficha de Series es usada cuando se grafica más de un juego de datos
a la vez.
8. Hacer un clic en Siguiente. Pasó 3 del asistente y se abre en el rótulo Títulos. El grafico circular variará de
acuerdo a sus propios cambios.
9. Para el Título del Gráfico escribir Presupuesto 1998- Ingresos.

10. Hacer un clic en la ficha Leyenda. Una variedad de leyendas le dicen que es lo que representan los
colores del gráfico. Aquí también se puede elegir la ubicación de la leyenda.
11. Hacer un clic en cada opción para ver que efecto produce. Terminar con la leyenda a la derecha.


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12. Hacer un clic en la ficha, Rótulo de Datos. Se puede elegir que clase de etiquetas sean mostradas
13. Seleccionar Mostrar porcentaje o en Porcentaje y tildar el cuadro para Mostrar líneas guía.

14. Hacer un clic en el botón Siguiente para continuar. Se abre el Paso 4.
15. Elegir con un clic En una hoja nueva y escribir en Ingresos.

16. Hacer un clic en el botón Terminar.
Aparece el gráfico terminado en una nueva hoja gráfica llamada Ingresos.
17. Hacer un clic en la barra Fórmula y escribir su nombre, 2 espacios, la fecha, 6 espacios, Proyecto 1:
Introducción a Excel y pulse ENTRAR. Aparece un marco o cuadro de texto conteniendo su texto en el
centro de la hoja.
18. Arrastrar el marco/cuadro de texto hacia arriba a la izquierda del fondo blanco del gráfico.


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Hacer un clic en Vista Preliminar de Impresión, para ver como se imprimirá este gráfico. Si fuera
necesario, haga sus correcciones.
Hacer un clic en el botón Imprimir, para que se imprima la hoja solamente. Los parámetros por defecto
harán que se impriman todas las páginas de las hojas activa(s). En este caso hay una sola página.
EJERCICIO DE CLASE
A B C D E
1 15 9 4 3 4
2 11 7 3 15 15
3 10 3 2 12 15
4 36 19 9 30 44
 Fx= suma (A1:A4)
 FX= suma (B1:B4)
 Fx= suma (C1:C4)
 Fx= suma (D1:D4)
 Fx= suma (E1:E4)

ANIMALES
PERRO PAJARO GATO ZORRA MARRANO
CERDO S S S S S
13 8 21 32 7 16

GRÁFICO


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Que aprendí, aprendí a usar el Asistente Gráfico para:
 Seleccionar datos y rótulos
 Seleccionar tipo de gráfico
 Dar formato al título del gráfico, leyendas, etiquetas
 Crear gráfico en hoja separada
 Imprimir un gráfico.

EXPERIENCIA EDUCATIVA
NOMBRE ESPAÑOL MATEMÁTICAS CIVISMO PROMEDIO
EVODIO PEREZ 6.8 8.3 8.9 8
JUAN CASTRO 8.9 7.8 9.8 8.8
LUIS LOPEZ 7.9 6.4 7.5 7.26
PEDRO SANCHEZ 7.2 5.4 9.1 7.23
PROMEDIO POR GRUPO 7.82
PROMEDIO MAS ALTO 8.3
PROMEDIO MAS BAJO 5.4
INSTRUCCIONES:
SACAR EL PROMEDIO POR ALUMNO.
SACAR EL PROMEDIO GENERAL POR GRUPO.
SACAR CALIFICACIONES MÁS ALTAS LAS MAS BAJAS.

 Fx= promedio (B3:F3)


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Microsoft Office Power Point
INTRODUCCIÓN
¿Qué es una presentación de PowerPoint?
PowerPoint es un programa específico dedicado a la creación y visualización de presentaciones, entendidas
como una manera estructurada de presentar información.
Desde hace bastantes años, se han utilizado los sistemas de presentación (acetatos, retroproyector,...)
como un mero apoyo a la exposición oral de unos contenidos determinados. Actualmente, la principal virtud
de las presentaciones es que permiten integrar fácilmente información de diferentes tipos (texto, imagen.
sonido, vídeo,...) enriqueciendo así el discurso oral, hasta convertirse en verdaderas experiencias
multimedia. Pero no queda ahí la cosa...
¿Qué es una diapositiva?
Las diapositivas son cada uno de los elementos que constituyen la presentación y cada una de ellas podría
identificarse con una lámina o página. Se pueden crear y modificar de manera individual.
El número de diapositivas varía en función del contenido de la presentación, pero en general, podemos decir
que es aconsejable que cada diapositiva contenga una única idea o elemento de información.
Casi siempre resulta de mayor eficacia didáctica usar una herramienta informática de un modo técnico más
elemental, pero con una mayor visión pedagógica.
El Power Point es un programa que sirve para crear presentaciones gráficas de manera rápida y sencilla:
pueden crearse transparencias para reuniones empresariales, diapositivas para reuniones de marketing o
efectos especiales para las presentaciones con monitor.
Presentación.- Si pincha sobre el icono de la varita mágica aparecerá una ventana en la que se explican
varios modelos de autodiseño de entre los que podrá elegir aquel que le interese. Así, el propio programa
realizará automáticamente todas las estructuras necesarias, como tablas, efectos y preguntas. También
puede utilizar un autodiseño como base para otro diseño tomando su estructura principal e integrándola con
otras tablas y preguntas. En la práctica, el programa coloca las preguntas según el orden que
establezcamos para las respuestas y con relación a lo que queramos hacer.
Diapositivas.- Si elige esta opción, el programa le preguntará dónde quiere guardar la Base de Datos y con
qué nombre. Si hace clic sobre Crea, se abre también la ventana de Base de Datos, que contiene los seis
tipos de objetos que caracterizan la estructura de Access.
Archivos de impresión.- Con este término se indica el archivo en el que se incluyen diapositivas, plantillas,
notas del autor y la propia estructura de la presentación.
Clasificación de diapositivas.- Son las páginas de la presentación que incluyen títulos, textos, gráficos,
formas, imágenes prediseñadas y plantillas. Se entregan al público como apoyo de la presentación.
Consisten en una impresión reducida de las diapositivas (hasta 6 por página) con información añadida
(nombre de la empresa, etc.).
Esquema.- Se presenta junto a una diapositiva en miniatura (esquema). Se puede llevar a cabo la
presentación trabajando en la pantalla "Esquema" que permite visualizar el título y el texto principal sin
incluir el gráfico ni el texto tecleado en la casilla de texto.

CREAR UNA DIAPOSITIVA
Cómo crear una diapositiva: Cuando se abre el programa seleccionando "Presentación en blanco",
aparecerá una ventana en la que podrá elegir entre 12 alternativas distintas: Diapositiva de Título, Lista con
Viñetas, Texto a Dos Columnas, Tabla, Texto y Gráfico, Gráfico y Texto, Organigrama, Gráfico, Texto e
Imagen Prediseñada, Sólo Título y en Blanco.
Se elije la que se considere mejor y se adapte a que deseamos (después podrá cambiar el diseño de una
diapositiva así como su orden). Los diseños automáticos incluyen dónde colocar los distintos tipos de títulos,
texto, imágenes prediseñadas, elementos gráficos y organigramas. Se activan haciendo doble clic sobre
ellos, o bien seleccionándolos y haciendo click sobre el botón Aceptar.
Una vez abierta la primera diapositiva, haciendo click sobre el área en sí, se puede escribir el texto que
prefiera, insertar gráficos e imágenes y formatearlo todo con los procedimientos habituales.


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VENTANA POWER POINT: BARRA DE HERRAMIENTAS Y BARRA DE ESTADO
Barra de estado.- Está colocada en la parte inferior de la venta e indica el número de la diapositiva sobre la
que se está trabajando. En esta barra también hay otra opción denominada General. Si hace doble click
sobre esta última, accederá a 17 modelos de diapositivas distintas.
Botones para la vista.- Puede visualizar el trabajo de cinco formas distintas:
-Vista normal: podrá teclear el texto, modificar el diseño, añadir gráficos, imágenes, sonidos y vídeos.
-Vista esquema: podrá modificar el título y el texto, cambiando las áreas respectivas, insertando
encabezados o pies de páginas e, incluso, el número de página. Sirve para organizar la presentación y para
desarrollar rápidamente contenido.
-Vista diapositiva: podrá tener una idea del conjunto y reordenar las diapositivas.
-Vista clasificadora de diapositivas: permite ejecutar la presentación en la pantalla y hacer cambios en los
tiempos de exposición de cada diapositiva.
-Presentación con diapositivas: permite ejecutar la presentación en la pantalla y hacer cambios en los
tiempos de exposición de cada diapositiva.
Barra de herramientas.- Al iniciar el programa pueden verse las barras de herramientas Estándar y de
Formato bajo la barra de menú. Es aconsejable insertar rápidamente la barra de Dibujo, que se colocará
sobre la barra de estado. Por lo tanto, puede insertarse o quitar una barra de herramientas particular
seleccionándola o marcándola en Ver-Barra de Herramientas. Además, se puede personalizar la barra
añadiendo o quitando botones. Para ello, hay que hacer lo siguiente:
 Menú Herramientas > Personalizar > click sobre la carpeta Comandos.
 En el cajetín Categorías, seleccionar la categoría del comando que incluye el botón que desee
insertar.
 Arrastrar el botón que se desea añadir recolocándolo en la posición deseada en la barra de
Herramientas
 click sobre Cerrar
Uso de los Comandos.- Se pueden activar los comandos de distintas maneras:
 click sobre el menú Herramientas
 Eligir el comando y muévalo a la barra de menú
 Eligir el comando en el menú de elección rápida (botón derecho del ratón)

INSERTAR, ELIMINAR Y REORDENAR DIAPOSITIVAS
Insertar diapositivas.- Una vez realizada la primera diapositiva, puede añadirse más. Para hacerlo, siga los
siguientes pasos:
 Elegir Insertar Nueva Diapositiva o bien hacer click sobre el botón Nueva Diapositiva de la barra
de herramientas.
 Elegir el diseño que desee en la ventana que aparezca para la nueva diapositiva y click en
Aceptar.
De esta manera podrá crear cuantas diapositivas desee.
Cómo cambiar el diseño de una diapositiva.- Para cambiar el diseño de una diapositiva, hacer lo
siguiente:


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 Elegir Formato>Diseño de la Diapositiva
 Aparecerá una ventana para la nueva diapositiva que contendrá el diseño que estaba utilizando,
hacer click sobre el nuevo diseño y pulse el botón Aceptar.
Aún así, se deberá tener en cuenta que cualquier diseño puede ser modificado si cambia las áreas
respectivas reconstruidas pulsando sobre los botones de redimensionamiento. Si lo desplaza a otra posición
(el ratón tomará la forma de flecha de cuatro puntas) creará espacios para que pueda insertar imágenes.
Eliminar una diapositiva.- Para eliminar una diapositiva se deberá:
 Ir a Vista Diapositiva o Vista Clasificadora de diapositiva, elegir Modificar>Eliminar diapositiva
 Seleccionar en Vista Diapositiva o Esquema la que le interesa y elija Modificar>Eliminar
diapositiva
Cambiar el orden de las diapositivas.- Para alterar el orden de las diapositivas deberá:
 Ir a vista Esquema, seleccione la diapositiva que quiera mover y arrástrela hasta la nueva
posición (el puntero del ratón se convertirá en una flecha de cuatro puntas)
 La diapositiva se moverá hasta la nueva posición en Vista Diapositiva (una línea vertical indicará
el punto en la que debe insertarla).
Utilizar la vista esquema.- Se usa siempre que desee crear una sola vez ciertos elementos, estos
aparecerán en todas las diapositivas (por ejemplo, la fecha, un logotipo, etc.).
Por lo tanto, se podrá modificar el formato del esquema en cualquier momento. Para activarlo:
 Elegir Ver>Clasificado, o bien click sobre el icono de la barra de herramientas.
Para insertar datos, números y notas a pie de página, vaya a Ver>Clasificador. Ahora seleccione formato.

TEXTOS Y FONDOS EN LAS DIAPOSITIVAS
Añadir texto a las diapositivas.- Cuando se crea una diapositiva que contiene un título y texto, basta con
pinchar sobre el título que señala: "Hacer click para añadir el título" y "Hacer click para añadir el texto", y tan
sólo añadir el texto que desee.
Cómo insertar texto dentro de un dibujo.- Se puede escribir el texto dentro de una figura para que este se
adapte al mismo formato. Para lograrlo hay que hacer lo siguiente:
 Visualice la barra de dibujo (Ver>Barra de Herramientas>Dibujo) y dibuje un polígono, elimine el
relleno, empiece a escribir y luego elija Formato>Autoformas. Seleccione Cuadro de Texto y
haga click sobre "Ajustar línea de texto a de la autoforma" y "Ajustar tamaño de la autoforma del
texto".
Insertar colores de fondo a las diapositivas.- Para rellenar el fondo de las diapositivas debe seleccionar
Formato>Fondo y ahora seleccionar un color entre los ocho que se le proponen. También puede hacer click
sobre Otros Colores y elegir el que desee de la gama estándar o de otra personalizada.
También pueden seleccionarse efectos de relleno. En ese caso, se abre una ventana en la que aparecen
cuatro opciones:
 Degradado: para obtener un degradado con uno o más colores
 Trama: donde podrá elegir entre varios tipos
 Textura: hay múltiples motivos tanto para colores en primer plano como para colores en el fondo
 Imagen: permite insertar en el fondo de la diapositiva una imagen importada de otra aplicación


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HERRAMIENTAS DE DIBUJO
Las herramientas de dibujo permiten diseñar fácilmente los objetos que hay que añadir a las
presentaciones. Para abrir la barra de herramientas de dibujo se debe ir a Ver>Barra de
herramientas>Dibujo.

Para dibujar círculos, cuadrados y polígonos regulares deberá hacer click sobre el instrumento
correspondiente y hacer el dibujo, manteniendo apretada la tecla mayúscula. Hay que tener en cuenta que:
 Apretando la tecla Control se empieza a dibujar desde el centro del dibujo.
 Apretando Control más Mayúsculas se dibuja una figura regular a partir del centro.
Si no se mantiene apretado el botón Mayúsculas podrá diseñar rectángulos, elipsis y polígonos irregulares.
 Para dibujar líneas y arcos se debe seleccionar el instrumento pertinente haciendo click en el
botón Autoforma y buscando, en la ventana que le aparecerá, el arco en Forma y la línea en
Líneas. Por lo tanto, hacer click en la diapositiva y arrastre el dibujo hasta obtener las
dimensiones que desee: si mantiene pulsada la tecla Mayúsculas sobre la línea conseguirá que
estas se inclinen de 15 en 15 grados; con Control dibujará una línea a partir del centro. Si aplica
Mayúsculas al arco obtendrá una circunferencia y si aplica la tecla Control obtendrá una elipsis.
 Para modificar una línea o un arco basta con seleccionar y pinchar sobre Estilo de la línea o
Estilo del Guión. Para cambiar el color deberá pulsar sobre Color de línea.
 Para hacer rotar la figura bastará con seleccionarla, elegir la herramienta Girar libremente, hacer
click en uno de los extremos y arrastrarla.
 Para redimensionar bastará con seleccionarla y arrastrar uno de los extremos.
Si se va a utilizar más veces el mismo dibujo se deberá hacer doble click en su interior para que se
mantenga en función hasta que no se vuelva a hacer click sobre el mismo. Con el botón de Formas se
pueden realizar distintos tipos de objetos, como flechas, estrellas y conectores. Basta con seleccionar la
forma que se desee, hacer click y arrastrar hasta obtener el tamaño deseado.

USAR OBJETOS
Cómo usar los objetos.- Por objetos entendemos texto, líneas y formas creadas con las herramientas
pertinentes, aunque no las imágenes importadas de otras aplicaciones.
 Para seleccionar más de un objeto, hay que mantener apretada la tecla mayúscula o bien
marque el contorno del mismo con el rectángulo de selección haciendo click sobre un punto
exterior y arrastrando. Para seleccionar todos los objetos presentes en una diapositiva se debe
elegir Edición>Seleccionar Todo o bien pulsar control+E.
 Para reagrupar uno o más objetos, una vez seleccionados, se deberá elegir el botón Dibujo y
luego el comando Reagrupar. También se puede hacerse la operación inversa, es decir
Dibujo>Desagrupar.
 Para cambiar de sitio un objeto ha de seleccionarlo y arrastrarlo
 Para alinear más objetos se deberá seleccionarlos y luego elegir Dibujo>Alinear o Distribuir,
haciendo click sobre la posición deseada (Alinear a la izquierda o derecha). Para poner un
objeto en primer plano o segundo hay que seleccionarlo y elegir Dibujo>Ordenar>Traer al
Frente o Enviar al Fondo o Traer adelante o Enviar atrás.
 Para girar o voltear un objeto, una vez seleccionado, se deberá ir a Dibujo>Girar o Voltear,
haciendo click sobre una de las opciones presentes.
 Para cortar, copiar o pegar objetos, lo mejor es recurrir a sus respectivos iconos.
 Para redimensionar un objeto, tras haberlo seleccionado, se deberá pulsar sobre los cuadrados
de redimensionamiento, apretando Mayúsculas si quiere redimensionarlo de forma uniforme.
 Para rellenar un objeto, que por defecto vienen coloreados de verde, basta con seleccionar y
pulsar sobre el icono de Color de Relleno, que le ofrecerá la posibilidad de elegir entre los ocho
colores presentados, así como hacer uso de otros colores de relleno o de efectos especiales.
 Para sombrear un objeto, tras haberlo seleccionado, deberá utilizar el icono Sobre de la barra
de herramientas Formato, si el objeto es texto, o bien usar el icono Sombra de la barra de
herramientas Dibujo si no se trata de texto.

ANIMAR OBJETOS E INTRODUCIR SONIDOS


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Cómo animar objetos en una diapositiva.- El título, texto y las ilustraciones pueden animarse para que,
durante la presentación aparezcan de cierta manera (desde arriba, desde abajo, etc.). se podrá, incluso,
asociarles un sonido. Para lograr esto se deberá:
 Elegir Presentación Diapositiva>Preestablecer Animación y, a continuación, elegir en la ventana
que aparecerá la animación que desee (Automática, Volar, Cámara, Destello, etc.). Observara el
efecto que ha logrado en Presentación Diapositiva y preestablezca la animación.
 Si en lugar de eso se prefiere insertar efectos no preestablecidos, se deberá elegir la
Presentación Diapositiva>Personalizar Animación.
En este último caso, en la venta que se abra se deberá:
 Elegir la carpeta Orden e Intervalos, hacer click sobre el objeto que desee animar (puede
cambiarse el orden en cualquier momento actuando sobre el recuadro Orden e Intervalos).
 En la parte derecha de la misma carpeta, en el recuadro Iniciar Animación, haga click sobre la
frase "Al hacer click con el ratón" y luego sobre la frase "Automáticamente segundos después
del evento anterior".
 Pase a la carpeta Efectos y elija en Animación y Sonido de Entrada, si desea que a la aparición
del objeto le acompañe algún tipo de sonido.
 se Repite esta operación para todos los demás objetos.
 Si en la diapositiva hay algún gráfico, usted puede regular su entrada en la carpeta Efectos de
Gráficos, al elegir cómo quiere que aparezcan las distintas categorías de datos que componen
el mismo.
Cómo insertar un sonido grabado al inicio de la presentación.- Grabe en una carpeta de trabajo el sonido
desde
Inicio>Programas>Accesorios>Multimedia>Grabadora de Sonidos. Luego, vaya a
Presentación>Personalizar Animación, y elija el primer elemento de la diapositiva al que quiere asociar el
sonido y busque en el menú desplegable que dice "sin sonido" donde dice "otro sonido", cuando aparezca el
cuadro de diálogo hay que buscar el que grabó.
Entre el primer y el segundo objeto de la diapositiva debe haber tiempo suficiente para que suene el tono
por completo (regúlelo en Iniciar Animación segundos después del evento anterior).

CREACIÓN Y EJECUCIÓN DE PRESENTACIONES
Creación y ejecución de presentaciones.- Una vez realizadas todas las diapositivas, animados los textos,
e insertados los sonidos, se podrá pasar a la Presentación utilizando las plantillas predefinidas o bien
personalizándola. Vemos:
-Con plantillas predefinidas: se elije Ver Presentación con Diapositiva. Aparecerá la primera diapositiva
ocupando toda la pantalla: para pasar a la siguiente se deberá pulsar con el botón izquierdo del ratón en
cualquier sitio de la misma o bien sobre el menú desplegable que ofrece distintas opciones (Seguir, Ir a,
etc.). Resulta especialmente interesante la opción de la Pluma, que podrá seleccionar en Opciones del
Puntero, para poder escribir en la pantalla evidenciando de tal manera las partes más fundamentales,
pudiendo incluso cambiar el color de la misma si lo desea (Opciones del Puntero>Color de la Pluma).
-Presentación personalizada: hay que Ver la Presentación con Diapositivas>Preparar Presentación y
seleccione las diapositivas que le interesen. En especial seleccione si las diapositivas cambiarán cuando
haga click con el ratón (Modalidad manual) o si pasarán solas (A Intervalos Grabados), aunque eso ya lo
veremos más adelante. Vaya a Presentación con Diapositivas y se le abrirá la diapositiva y abajo a la
derecha aparecerá un reloj indicando cuanto tiempo durará la diapositiva.
También se puede tocar el botón izquierdo del ratón para pasar a la siguiente diapositiva, haciendo lo
mismo hasta llegar al final. Al acabar esta se podrá ver cuál ha sido la duración total de la presentación y si
desea podrá grabar los nuevos intervalos a la hora de visualizar la presentación. Si responde "Sí", la
presentación aparecerá con el desplazamiento automático de las diapositivas, siempre después de haber
elegido Presentación con Diapositivas o haber hecho click sobre el icono colocado abajo a la izquierda.

DIAPOSITIVAS OCULTAS, TRANSICIONES
Cómo añadir una diapositiva oculta.- uno puede crear una diapositiva y sólo sacarla a la luz si lo
considera oportuno. Para hacerlo será necesario que:
 Se cree la diapositiva y elija Presentación Diapositiva>Ocultar Diapositiva. Cuando esté
haciendo la presentación, que no deberá ser automáticamente sino manual, bastará con tocar el
botón derecho del ratón y elegir Ir a>Diapositiva Oculta


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Como adjuntar una diapositiva negra al final.- Sirve para cerrar la presentación sin volver a la página de
Power Point. Puede hacerse de dos maneras distintas. Para ello, hay que ir a Herramientas>Opciones>Ver>
seleccione Terminar con Diapositiva Negra
Cómo ver las notas del orador durante la presentación.- se podrá suspender momentáneamente la
presentación para visualizar las notas del orador (en su momento escritas en las notas de página) si pulsa el
botón derecho del ratón y elige la opción Notas del Orador.
Añadir transiciones.- Las transiciones son efectos especiales visibles en pantalla cuando se pasa de una
diapositiva a otra. Para lograr obtener una transición debe:
-Hacer click sobre el botón de Vista Diapositiva, situado abajo a la izquierda. Elegir el menú Presentación
Transición de Diapositiva. En el cuadro Efecto, seleccionar lo que se desee del menú desplegable que
aparezca al hacer click sobre el triángulo negro. Debajo seleccionar Lento, Medio o Rápido. Elegir si esta
debe aparecer con "Un click de ratón" o "Automáticamente tras algunos segundos". Apriete el botón Aplica
si quiere que tal cambio sólo afecte a la diapositiva seleccionada. En cambio, si se desea que esto se
aplique a todas, pulsar en "Aplicar a todas".

BOTONES DE ACCIÓN Y PLANTILLAS
Cómo usar los botones de acción.- Vaya a Presentación>Botones de Acción. v Se verá que puede elegir
entre 12 tipos de botones de acción diferentes, cada uno con una función distinta. Una vez elegido el que le
interesa, bastará con hacer click sobre el lugar en el que quiera colocarlo de la diapositiva y arrastrarlo hasta
obtener el tamaño deseado. Entonces, aparecerá el cuadro de diálogo de Configuración de la Acción. Si se
hace click sobre "Hipervínculo a" podrá unir la diapositiva actual a la precedente, a la siguiente, a la última o
a la que sea (elegir la palabra Diapositiva) o bien elija Examinar..., y buscar en la
Carpeta correspondiente un sonido o una película.
De esta manera creará fácilmente un hipervínculo. Para hacer que el pulsador tenga las dimensiones
deseadas, bastará con pinchar sobre él con el ratón, apretar el botón derecho y elegir Formato de
Autoforma y luego Tamaño. Además, podrá dar un aspecto tridimensional a un botón si arrastra hacia el
interior el cuadrillo amarillo que aparece cuando se selecciona el botón.

Plantillas.- Mediante el uso de plantillas (al iniciar el programa seleccione Plantillas de Diseño) uno podrá
realizar una presentación con un formato y unos colores ya establecidos para crear distintas combinaciones
de texto y gráficos. Están a su disposición varios tipos que puede elegir de la carpeta Formato>Aplicar
plantilla de diseño y después seleccionar de la ventana que se abra el tipo que prefiera. Si en vez de eso
elige la carpeta Presentaciones (Archivo>Nuevo) accederá a una variadas colección de presentaciones ya
realizadas.
Cómo abrir una presentación ya existente.- Si elige esta opción, aparecerá una venta en la que se
deberá buscar las carpetas con trabajos ya terminados o en fase de realización.

Autor:
Rebeca Barrios
beck_13_44@hotmail.com
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
FACULTAD DE CONTADURÍA
CAMPUS TUXPAN


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CATEDRÁTICO: L.I.A. OTHON DARÍO CAMACHO
CARRERA: LIC. EN CONTADURÍA PÚBLICA
TUXPAN DE RODRÍGUEZ CANO VER. ENERO DEL 2009
MANUAL DE COMPUTACIÓN BÁSICA


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