Manual de funciones. (1) (1)
- 1. 1 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA CATÓLICA DEL NORTE APOYO EN EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN MANUAL DE FUNCIONES AUTORES: LAURA MARCELA MESA RUA TB1A SANTA ROSA DE OSOS 2020
- 2. 2 CONTENIDO Portada ....................................................................................................................................3 Introduccion............................................................................................................................4 Objetivos…………………………………………………………………………………….5 Antecedentes historicos……………………………………………......................................6 Marco juridico-administrativo………………………………………....................................7 Estructura organizacional…………………………………………………………………...8 Funciones……………………………………………………………………………………9 Conclusiones……………………………………………………………………………….17 Anexos……………………………………………………………………………………..18 Referencias…………………………………………………………………………………19
- 3. 3 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: 01/03/2020 Versión: 01
- 4. 4 INTRODUCCIÓN El presente manual, contiene la descripción de cada uno de los puestos de la estructura organizacional de Confecciones A&C Ltda vigente a la fecha, permitirá definir los cargos que la conforman, así como funciones, responsabilidades, requisitos y relaciones entre los diversos empleados. Este manual quedará plasmado como un pequeño libro, que contiene todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y operación de cada área correspondiente a la empresa. Su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las líneas de comunicación y de mando; y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones. Se desea que la estructura del presente manual de funciones sirva como un elemento guía para la organización, planeación y unificación de criterios de la gestión e implementación de confecciones.
- 5. 5 OBJETIVOS Convertir el manual de funciones en una herramienta de gestión para la implementación y producción de prendas y orientar el buen funcionamiento de la empresa. Apoyar el proceso de inducción, adiestramiento y capacitación del personal de producción y administrativo. Ayudar al empoderamiento para que cada individuo se proyecte en su puesto de trabajo. Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad. Apoyar el proceso de auditoría y control interno de cada una de las funciones de cada departamento.
- 6. 6 ANTECEDENTES HISTÓRICOS Confecciones A&C Ltda., es una empresa de confecciones textiles que diseña y fabrica ropa interior para niños y niñas. Están en el mercado nacional desde el 11 de enero del 2018, año que inicia el grupo familiar al mercado, con un local posicionado en la ciudad de Medellín. La cual es administrada por el dueño de la empresa, el señor Juan Manuel Aguirre, sus dos hijos y esposa son quienes se encargan de la producción y distribución del producto a nivel local. Confecciones A&C ha renovado constantemente la moda para niños con calidad y creatividad, imponiendo nuevos modelos y tendencias en el mercado local. OBJETIVO ORGANIZACIONAL: La empresa de confecciones A&C Ltda, tiene como propósito obtener un buen reconocimiento en el mercado a nivel local y nacional por parte de la población y competencia, e fijara unas estrategias para cumplir sus metas a corto, mediano y largo plazo. Ser reconocida a nivel nacional. Establecer la oferta y demanda en los productos de buena calidad. Satisfacer las necesidades y sugerencias de los consumidores. Expandirse a nivel nacional. Sacar una línea de ropa interior para jóvenes y adultos. MISIÓN Confecciones A&C se dedica a la elaboración de ropa interior para niños y niñas, que gozan de gran calidad, bajo costo y tiempo de entrega garantizados para satisfacer una gama de cliente a nivel local. VISIÓN Confecciones A&C pretende ser una de las empresas líder en comunidad, alcanzando un posicionamiento en el mercado industrial, local y contribuyendo al desarrollo social y económico
- 7. 7 MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO Constitución Política de Colombia de 1991 Código sustantivo del trabajo en Colombia Documentos normativos- Administrativos
- 8. 8 ESTRUCTURAORGANIZACIONAL ADMINISTRADOR CONTADOR PRODUCCION DESARROLLO DE PRODUCTO VENTAS CORTE PRODUCCION PROVEEDORES ACABADO CONFECCIÓN DISEÑADOR
- 9. 9 FUNCIONES De acuerdo con la estructura organizacional a continuación se presentan las funciones de cada uno de los cargos actuales desempeñados en el área de confecciones y administrativas que conforman la empresa de CONFECCIONES A&C LTDA. En su orden jerárquico según los tres cargos escogidos: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO (CONTADOR GENERAL) OBJETIVO: El presente manual tiene como objeto definir y establecer las directrices o funciones para desempeño del puesto de Contador General de la empresa CONFECCIONESA&C LTDA: con los criterios de cuenta de caja-bancos, cheques, facturas, balances mensuales, salarios del personal, ingresos-egresos, impuestos, inventario de materiales y equipos, etc. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Un Contador General será responsable de controlar los fondos de la empresa, la cuenta de explotación, cuenta de pérdidas y ganancias, balances mensuales, cuenta de caja y bancos, salarios, comisiones, jornales, gastos desplazamiento, impuestos y retenciones, valoración por elementos de producción, seguridad social, inventariado de materiales y equipos, gastos generales: plan de valoración, imputación general, definición del coste de producto; en sí el contador general tiene la responsabilidad de llevar toda la contabilidad de la empresa de acuerdo a los lineamientos que presenta la empresa. ALCANCE: Este manual es aplicable a la persona encargada del puesto de Contador de la Empresa CONFECCIONES A&C LTDA. Tomando en cuenta el desarrollo del proceso administrativo y productivo de dicha empresa. DEFINICIONES: Contabilidad: Ciencia que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones financieras de un negocio o empresa con el objeto de llevar cuenta y razón del movimiento de las riquezas públicas y privadas con el fin de conocer sus resultados. Balance General: documento que muestra la situación financiera de una entidad económica a una fecha fija, proporciona información sobre los activos, pasivos y neto patrimonial de la empresa en una fecha determinada Impuesto: clase de tributo,
- 10. 10 obligaciones generalmente pecuniarias en favor del acreedor tributario, regido por derecho público. Salario: suma de dinero y otros pagos en especie que recibe de forma periódica un trabajador de su empleador por un tiempo de trabajo determinado o por la realización de una tarea. Empleado: persona que se desempeña en un cargo determinado realizando tareas sobresalientes, desarrolladas en una oficina con cualidades intelectuales y recibe un salario a cambio.
- 11. 11 Manual de funciones Código MFDA -01 Fecha de elaboración 01/03/2020 Versión # 1 I.INFORMACION BASICA NOMBRE DEL PUESTO: Contador AREA O DEPARTAMENTO: Administrativo JEFE INMEDIATO:Administrador II.FINALIDAD DEL PUESTO Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables de la empresa. III.FUNCIONES - Prepara los estados financieros y balances de ganancias y pérdidas. - Contabiliza las nóminas de pagos del personal de la Institución. - Revisa y conforma cheques, órdenes de compra, solicitudes de pago, entre otros. - Elabora comprobantes de los movimientos contables. - Analiza los diversos movimientos de los registros contables. - Corrige los registros contables. - Elabora los asientos contables, de acuerdo al manual de procedimientos de la unidad de registro, en la documentación asignada. -Verifica la exactitud de los registros contables en el comprobante de diario procesado con el programa de contabilidad IV.RESPONSABILIDADES -Velar por la autenticidad de los datos y documentos -Estar al día en el cumplimiento de obligaciones tributarias -Emitir y entregar factura por todos los servicios o productos preste a los interesados -Respetar la confidencialidad de la información obtenida V. REQUISITOS NIVEL EDUCATIVO: Título Universitario EXPERIENCIA LABORAL: Dos años en funciones similares. FORMACION: Contabilidad
- 12. 12 VI. HABILIDADES -Métodos y procedimientos contables. -Informes técnicos y contables. -Razonamiento lógico y numérico -Trabajo en equipo -Relaciones publicas DEPARTAMENTO DE PRODUCCION IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO (DISEÑADOR) OBJETIVO: El presente manual tiene como objeto definir y establecer las directrices o funciones para desempeño del puesto de Diseñador de la empresa CONFECCIONES A&C. LTDA: con los criterios de diseño y creación de prendas de vestir de acuerdo a las especificaciones y requisitos del cliente. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: El puesto de diseñador deberá realizar una creación o búsqueda de modelos, ya sea por medio del diseño propio, de revistas especializadas, de asistencia a ferias de moda o de viajes a los centros más importantes de la moda, con el único fin de cumplir con los requisitos del cliente, para dicha elaboración tomará en cuenta materiales, colores, bordados, estampados y acabados perfectos para la prenda. ALCANCE Este manual es aplicable a la persona encargada del puesto de Diseñador de la Empresa CONFECCIONES A&C LTDA. Basándose en el cumplimiento de los requisitos del cliente y la posterior elaboración y producción de la prenda. DEFINICIONES Proveedor: persona, empresa o institución encargada de suministrar los insumos necesarios para un fin determinado. Insumo: materiales o conjunto de materiales requeridos para el proceso productivo. Recurso: herramientas, equipos y maquinaria que se requiere para desarrollar la actividad. Diseño: boceto, bosquejo o esquema que se realiza, ya sea mentalmente o en un soporte material, antes de concretar la producción de algo.
- 13. 13 Manual de funciones Código MFDP -02 Fecha de elaboración 01/03/2020 Versión # 1 I. INFORMACION BASICA NOMBRE DEL PUESTO: Diseñador AREA O DEPARTAMENTO: Producción JEFE INMEDIATO:Jefe de producción II.FINALIDAD DEL PUESTO Diseñar prendas de acuerdo a las especificaciones y requisitos del cliente, tomando en cuenta el manejo de materiales de la empresa. III. FUNCIONES - Recibir órdenes para empezar el diseño. - Buscar información de modelos y colores de diseños adecuados para plasmar las características en el modelo establecido. - Diseñar los modelos e acuerdo con lo que se pide. - Realiza prototipos de las distintas tallas. - Reportar al encargado de producción los materiales necesarios para el producto. - Realizar y hacer llegar a los operarios las formas más adecuadas y optimas de las diferentes operaciones a realizar sobre el producto. IV.RESPONSABILIDADES -Realizar propuestas de diseño, bocetos y prototipos -Crear diseños adecuados para la producción dirigida al mercado de masas -Diseñar y confeccionar prendas de alta costura -Resolución de dudas y control de calidad V. REQUISITOS NIVEL EDUCATIVO: Título Universitario EXPERIENCIA LABORAL: Dos años en funciones similares. FORMACION: Técnicas de diseño y moda
- 14. 14 VI. HABILIDADES -Dibujar con precisión y claridad -Capaz de emplear colores y formas de forma creativa -Conocimientos de dibujo, diseño y edición -Conocimientos de tejidos y materiales -Conocimientos en corte de patrones y fabricación de prendas de vestir -Conocimientos en costura. DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO (SUPERVISOR) OBJETIVO: El presente manual tiene como objeto definir y establecer las directrices y funciones del puesto de jefe de producción dentro de la empresa CONFECCIONES A&C LTDA: los criterios de control de la producción y coordinación con el trabajo de las demás áreas de producción. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: La persona encargada del puesto de jefe de producción (supervisor) deberá controlar toda la producción verificando en cada área el trabajo y los materiales adecuados para logra producir bienes de acuerdo a los planes de producción con niveles de máxima calidad, utilizando con eficiencia los recursos asignados, evitando desperdicios y costos elevados. ALCANCE El presente manual es aplicable a la persona encargada del puesto de jefe de producción que desempeñará sus actividades dentro de toda la línea de producción desde la entrada de materiales hasta la salida del producto terminado. DEFINICIONES Proveedor: persona, empresa o institución encargada de suministrar los insumos necesarios para un fin determinado. Insumo: materiales o conjunto de materiales requeridos para el proceso productivo. Recurso: herramientas, equipos y maquinaria que se requiere para desarrollar la actividad. Calidad: es cumplir con los requisitos del cliente, satisfaciendo sus necesidades.
- 15. 15 Manual de funciones Código MFDP -03 Fecha de elaboración 01/03/2020 Versión # 1 I.INFORMACION BASICA NOMBRE DEL PUESTO: Supervisor AREA O DEPARTAMENTO: Producción JEFE INMEDIATO:Jefe de producción II. FINALIDAD DEL PUESTO Coordinar y controlar las actividades de confección con el fin de obtener las prendas e acuerdo a lo solicitado en la orden de producción. III. FUNCIONES -Planear, coordinar, asignar y supervisar las labores de un grupo de trabajadores a su cargo -Establecer a los empleados bajo su coordinación, los procedimientos para el desarrollo de las actividades relacionadas con el procesamiento, la fabricación y ensamblaje de materiales, productos, dispositivos y demás artículos que se generan en el proceso productivo -Coordinar y supervisar al grupo de trabajadores a su cargo, en la utilización racional de los recursos necesarios en el proceso productivo -Coordinar y supervisar las operaciones del proceso productivo por realizar dentro de un periodo de tiempo -Determinar y garantizar el suministro de materiales y equipos requeridos para la ejecución de un programa de producción, en cuanto a su cantidad, calidad y género -Supervisar los acabados de los productos fabricados, tomar medidas correctivas y preventivas en el proceso productividad -Preparar y presentar informes, atender y presentar soluciones a los problemas que surjan IV.RESPONSABILIDADES -Vela por el correcto funcionamiento de maquinarias y equipos -Vela por la calidad de todos los productos fabricados -Coordina labores del personal del turno -Controla la labor de los supervisores de línea y del operario en general -Supervisa toda la transformación de la materia prima y material de empaque en producto terminado -Vela por la calidad de todos los productos fabricados V. REQUISITOS NIVEL EDUCATIVO: Título Universitario EXPERIENCIA LABORAL: Dos años en funciones similares. FORMACION: calidad y productividad
- 16. 16 VI. HABILIDADES -Control de procesos productivos y personal -Trabajo bajo presión -capaz de coordinar y organizar su trabajo -Capacidad para liderar, motivar, conducir y gestionar equipos
- 17. 17 CONCLUSIONES Con este manual de funciones, se tendrá un mejor rendimiento laboral dentro de la empresa, ya que los empleados se enfocarán a cumplir sus funciones dentro de su campo de trabajo, facilitando la ubicación y orientación del personar además de que permite establecer claras delimitaciones en las funciones y responsabilidades de cada cargo. Un manual de funciones es algo básico en todas las empresas, ya que facilita la ubicación y orientación del personal, además de que permite establecer claras delimitaciones en las funciones y responsabilidades de cada cargo. El manual de funciones es un documento de información y consulta, en todas las áreas que conforman el manual, es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta Organización. Su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las líneas de comunicación y de mando; y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones.
- 18. 18 ANEXOS
- 19. 19 REFERENCIAS Rubí, P. (2009).Manual de funciones. Extraído de: https://es.slideshare.net/PAOLITARUBI/manual-de-funciones-1220048 Ospina, E. (2012). Manual de funciones, creaciones Wendy Ltda. Extraído de: http://creacioneswendyltda.blogspot.com/2012/04/manual-de-funciones.html Logotipo de la empresa. Extraído de: https://studio.tailorbrands.com/business/44596824/wizard/logos/272328781?selectedBrand VersionId=2766074972 Chulde, R. (2004).Manual de descripciones de funciones. Extraído de: http://repositorio.utn.edu.ec/bitstream/123456789/4415/4/04%20IND%20031%20Manual %20de%20funciones.pdf Jorge1 (2015).Ejemplo de un manual de organización de una empresa. Extraído de: https://www.emprendices.co/ejemplo-manual-organizacion-una-empresa/