Manual de Orfeo

Manual del Usuario
Quipux v1.3

Quipux 1.3
Sistema de Gestión Documental

-1-

Licencia

Usted es libre de:

copiar, distribuir y comunicar públicamente la obra

hacer obras derivadas

Condiciones:
Reconocimiento. Debe reconocer los créditos de la obra de la manera
especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que
sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra).

Compartir bajo la misma licencia. Si altera o transforma esta obra, o
genera una obra derivada, sólo puede distribuir la obra generada bajo
una licencia idéntica a ésta.

• Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los términos de
la licencia de esta obra.
• Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso
del titular de los derechos de autor
• Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del
autor.

Para ver la licencia completa, visite:
http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5/es/legalcode.es

Información del documento

TITULO: Sistema de Gestión Documental

-2-

SUBTITULO: Quipux
VERSION: 1.0 v
ARCHIVO: Manual Usuario Quipux.odt
AUTOR: Subsecretaría de Informática
ESTADO: Publicado

Lista de Cambios

VERSION FECHA AUTOR DESCRIPCION
1,0 v 12/12/08 SUBSECRETARIA DE INFORMATICA EMISION INICIAL
1,1 v 12/02/09 SUBSECRETARIA DE INFORMATICA ACTUALIZACION
1,2 v 14/04/09 SUBSECRETARIA DE INFORMATICA CAMBIOS EN APLICACION
1,3 v 08/05/09 SUBSECRETARIA DE INFORMATICA ACTUALIZACION

Firmas y Aprobaciones

ELABORADO POR:

FECHA: FIRMA

REVISADO POR:

FECHA: FIRMA

APROBADO POR:

FECHA: FIRMA

-3-

Indice
Licencia...............................................................................................................................2
Condiciones:.......................................................................................................................2
Introducción.................................................................................................................................6
Ingreso al Sistema.......................................................................................................................6
Usuario del Sistema................................................................................................................6
Estructura y Funcionalidad del sistema.......................................................................................8
Opciones generales del sistema..............................................................................................8
Tipos de Perfiles del Sistema...................................................................................................9
Usuario Final..........................................................................................................................10
Creación de documentos...........................................................................................................10
Acciones con los documentos....................................................................................................15
Acción regresar.....................................................................................................................15
Acción eliminar......................................................................................................................15
Acción editar.........................................................................................................................15
Acción responder...................................................................................................................16
Acción reasignar....................................................................................................................17
Acción informar.....................................................................................................................18
Acción archivar......................................................................................................................19
Acción firmar/enviar..............................................................................................................20
Acción eliminar......................................................................................................................25
Acción restaurar....................................................................................................................26
Acción Comentar...................................................................................................................27
Sección Bandeja...............................................................................................................29
Tipos de carpetas..................................................................................................................30
Detalles Generales de los Documentos....................................................................................33
Ingreso a la información detallada de los documentos..........................................................34
Registro de documentos............................................................................................................35
Imprimir comprobantes.........................................................................................................40
Imprimir código de barras.................................................................................................40
Imprimir comprobante......................................................................................................41
Cargar documentos digitalizados..........................................................................................43
Consulta y Búsqueda de Documentos.......................................................................................45
Parámetros para consultar o buscar documentos..................................................................45
Reportes....................................................................................................................................46
Soporte.....................................................................................................................................49

-4-

Introducción.
El presente documento es el manual de usuario sobre el sistema de
gestión documental Quipux 1.3, herramienta informática que le
apoyará en su proceso laboral y documental, al optimizar recursos
y procesos.
El sistema Quipux 1.3 está basado en el sistema de gestión
documental Orfeo inicialmente desarrollado por la
Superintendencia de Servicios Públicos de Colombia, bajo licencia
GPL(General Public License).

Ingreso al Sistema.
Se inicia abriendo el Explorador de Internet. Una vez que se abre la
página, se digita la siguiente dirección:
http://www.gestiondocumental.gov.ec
Aparecerá la página de ingreso al sistema de gestión documental.
En donde, se ingresa como usuarios del sistema o ciudadanos.
Nota.- Este aplicativo solo funciona en el explorador de
Internet Mozilla Firefox.

Usuario del Sistema.
Los “usuarios del sistema” son los usuarios creados por el
administrador de las instituciones que tienen implementado el
sistema de gestión documental.
Para ingresar al sistema de gestión documental se debe:
– Ingresar usuario y contraseña, que en este caso están
– definidos la cédula como usuario y la contraseña será
enviado por mail desde quipux a su cuenta de correo
electrónico donde usted podrá cambiarla (Fig 1).

Fig. 1 Notificación por e-mail

– Seleccionar el botón “Ingresar.” (Fig 2)

-5-

Fig.2 Ingreso al Quipux como funcionario

Los “usuarios ciudadanos” son los ciudadanos creados en el
sistema al momento de registrar un documento. Los usuarios
externos por medio de esta opción podrán consultar el estado de
sus trámites en cualquier institución que utilice el sistema de
gestión documental.

Para ingresar al sistema de gestión documental se debe:

– Seleccionar el Tipo de usuario “Ciudadano”.
– Ingresar usuario y contraseña, que están definidos por la
cédula del ciudadano como usuario y contraseña. En el
caso en que no se haya ingresado la cédula el momento
de registrar al ciudadano, el sistema generará un número
automáticamente para que el ciudadano pueda ingresar a
revisar sus trámites. La nueva contraseña la define el
usuario externo la primera vez que ingrese a la aplicación.
– Seleccionar el botón “Ingresar”.(Fig 3)

Fig.3 Ingreso al Quipux como ciudadano

Estructura y Funcionalidad del sistema.

-6-

Para un manejo práctico y sencillo, la pantalla principal del sistema
se encuentra dividida en 3 secciones principales (Fig 4)

• Opciones generales del sistema (parte superior de la
pantalla).
• Funcionalidades del sistema como: estructura de carpetas,
ingreso y registro de documentos, administración, entre
otras. (Parte izquierda de la pantalla).
• Lista de documentos o contenido de acuerdo a la opción
seleccionada (parte derecha y central de la pantalla).

Fig. 4 Pantalla Principal Quipux

Opciones generales del sistema.

a)Ayuda
Esta opción permite ingresar al documento “Manual de Usuario del
Sistema de Gestión Documental Quipux”.

- Soporte.

-7-

El soporte permite al usuario comunicarse por medio del correo
electrónico y obtener ayuda sobre problemas e incidentes que se
hayan presentado en el sistema.

Por favor ingresar los siguientes datos:
– Nombre de la Institución.
– Nombre Completo.
– Cargo.
– Email.
– Una descripción concisa y precisa sobre el problema (Si es
posible enviar como adjunto pantallas que muestren el
error).

soporte@informatica.gov.ec

b)Salir.
Esta opción permite cerrar la sesión el momento que no se desea
continuar utilizando el aplicativo.

Tipos de Perfiles del Sistema.
El sistema cuenta con los siguientes perfiles de usuario:

a)Perfil Usuario Administrador.-
Este perfil tiene acceso a todos los módulos y sub-módulos del
sistema.
Su misión fundamental es: la administración de usuarios y perfiles,
áreas, numeración de documentos, etc. La contraseña de este tipo
de usuario debe estar especialmente protegida ya que permite el
control absoluto del sistema.
b)Perfil Usuario Normal.-
Este perfil permite realizar las tareas generales del sistema como:
crear nuevos documentos, búsquedas, reportes entre otras a las
que se tenga permiso. Estos permisos les serán concedidos o
negados por el usuario administrador.

c) Perfil Usuario del Archivo.-
Este perfil le permite al usuario recibir los documentos externos e
incluirlos en el sistema. Sólo pueden realizar las tareas para las que
tengan permiso. Estos permisos les serán concedidos o negados
por el usuario administrador.

Usuario Final

Creación de documentos.
En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opción de crear

-8-

o ingresar nuevos documentos al sistema(Fig. 5), los mismos que
deben ser tramitados y enviados al personal de la institución.

Fig 5 Creación de nuevo documento

Generalmente se trata de memorandos, circulares u oficios que son
enviados por los usuarios internos a usuarios de la misma
institución o ajena a esta(Fig. 6).

Fig 6. Pantalla de nuevo documento

Al desplegarse la pantalla, se ingresan los siguientes campos:

– Tipo de documento
– Número de referencia (para el caso de documentos
externos)
– Asunto
– Ajustar texto (Para cambiar el tamaño de la fuente en la
vista previa.)
– Descripción de los Anexos
– Tipo de Impresión:
Aquí tenemos 3 opciones, las cuales nos servirá para
elegir el formato en el cual se visualizará la Vista Previa
del documento:
– Generar documento con datos de los destinatarios
(título, nombre, cargo, institución).
– Generar documento con datos de los destinatarios
(cargo, institución).
– Generar un documento con el nombre de la lista
– Cuerpo del Documento

La opción “Utilizar Plantilla”, permite generar documentos para
imprimir en hojas membretadas propias de cada institución, en el
caso que este deshabilitada, imprimirá con la plantilla cargada en

-9-

el quipux.

En el botón BUSCAR DE/PARA se ingresa el o los destinatarios,
remitente y copia (esta opción permite enviar una copia del
documento)(Fig. 7).

Para la búsqueda de usuarios existen las siguientes opciones:
– Buscar usuarios por nombre de la institución.
– Buscar usuarios por nombre, cédula o puesto.

Fig 7. Pantalla de destinatarios del sistema

El envío de los documentos se puede realizar a usuarios internos de
la institución o usuarios externos a la institución, en donde su
sistema de gestión documental se encuentre interconectado.

El sistema permite filtrar a los funcionarios pertenecientes a la
institución seleccionando las áreas, de esta forma se facilita la
búsquedas de funcionarios en la Institución.

Adicionalmente, se lo puede enviar a listas de usuarios que pueden
constar de solo usuarios internos, solo usuarios externos o mixtas
(usuarios internos y externos). Escogidos destinatarios, hacer clic
en el botón “Aceptar”, en la parte inferior

En el botón CREAR CIUDADANO se puede crear, editar y consultar
ciudadanos (Son ciudadanos, aquellas personas ajenas a
instituciones que están dentro de Quipux, por ejemplo:
asociaciones, colegios profesionales, etc). (Fig. 8)

Para crear un ciudadano:
• Ingresar los datos del ciudadano. En el caso de no tener la

- 10 -

cédula del ciudadano escoger: “No tiene No. de cédula” y el
sistema generará automáticamente un número único
que identificará al ciudadano. Con este número como cédula
y contraseña podrá acceder al Quipux
• Se debe llenar todos los campos pedidos
• Seleccionar el botón “Aceptar”.
• Se le enviará una notificación al mail del ciudadano,
indicándole que ha sido creado en el sistema Quipux y que
cambie su contraseña.

Fig. 8 Creación de ciudadanos

Para editar un ciudadano:
• Escoger el ciudadano.
• Seleccionar el botón “Editar Usuario”.
• Modificar los datos del ciudadano.

Para consultar un ciudadano:
• Escoger el ciudadano (Fig. 9).
• Seleccionar el botón “Consultar Usuario” (Fig. 10).

Fig. 9 Escoger el ciudadano

- 11 -
Fig. 10 Consulta de ciudadanos

Una vez finalizado el documento, dar clic en aceptar o en grabar en
el caso de que se quiera seguir editando el mismo.
Al dar clic en aceptar, aparece la siguiente pantalla (Fig. 11):

Fig. 11 Información general de los documentos

Esta pantalla contiene las siguientes acciones:
– vista previa del documento: permite visualizar el
documento una vez que ha sido correctamente grabado.

Además se puede encontrar las opciones: información general,
anexos, recorrido y carpetas.

En la opción de nivel de seguridad dentro de la pestaña de
Información General, se debe asignar el Nivel que tendrá el
documento (Fig. 12):
Público. Todos los usuarios que pertenecen a la institución
pueden ver el documento.
Reservado. Solo los usuarios destinatarios del documento
pueden verlo.

- 12 -

Fig. 12 Asignación del nivel de seguridad al documento.

Para escoger el nivel, se selecciona entre Público o Reservado y se
graba el Nivel

Anexos.- todos los archivos que han sido adjuntados con el
documento (Fig. 13).
Los anexos máximo deben tener un tamaño de 3 MB.

Fig. 13 Archivos anexos del documento.

Recorrido (Hoja de ruta).- Es el flujo histórico del documento
que se está tramitando. Son las distintas instancias por las cuales
ha pasado el documento desde su creación.

También tenemos la opción de imprimir la hoja de ruta. (Fig. 14).

- 13 -

Fig. 14 Recorrido (Hoja de ruta) del documento.

Carpetas.- Esta opción permite incluir los documentos ingresados
en las carpetas virtuales existentes y además muestra todos los
documentos que pertenecen a estas carpetas (Fig. 15).

Fig. 15 Asignación del documento en una carpeta virtual.

Para incluir un documento en un expediente se debe:
– Seleccionar el expediente donde se va a incluir el documento.
– Seleccionar el link “Seleccionar”.
– Seleccionar el botón “Aceptar”.

Acciones con los documentos.
Entre las acciones del usuario se tiene: REGRESAR, ELIMINAR,

- 14 -

EDITAR, REASIGNAR, INFORMAR, FIRMAR/ENVIAR, ARCHIVAR,
RESTAURAR, RESPONDER.

Acción regresar. Permite regresar a la pantalla anterior.

Acción eliminar. Permite eliminar un documento que se encuentra
en Elaboración.

Acción editar. Permite corregir o modificar la información de un
documento que se encuentra en estado de edición (Fig. 16).
Para editar un documento se debe:
• Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración”, en
donde se despliega un listado con todos los documentos que
pertenecen a la bandeja ingresada.
• Seleccionar un documento dando clic sobre el link que se
encuentra en la columna “Fecha Documento”.
• Se despliega una pantalla donde se selecciona la acción
“Editar”.
• Dentro de esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente,
asunto, resumen, cuerpo del documento, fecha del documento y
número de referencia. Adicionalmente, se puede adjuntar
archivos.
• Seleccionar el botón “Grabar” o “Aceptar”.

Fig. 16 Acción editar un documento existente.
Acción responder.
Permite enviar un documento de respuesta a los documentos que
recibió el usuario.

- 15 -

Para responder a un documento se debe:
• Ingresar a la bandeja de documentos “Recibidos”, en donde se
despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a
la bandeja ingresada.
• Seleccionar un documento dando clic sobre el link que se
“Responder”.

• En esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente, asunto,
resumen, cuerpo del documento, fecha del documento y número
de referencia. Adicionalmente, se puede adjuntar archivos.
• Seleccionar el botón “Grabar” o “Aceptar”

Acción reasignar.
Permite enviar un documento al usuario que debe realizar el
trámite o enviar un documento en estado de edición a cualquier
usuario para que sea corregido (Fig. 17).

Para reasignar un documento se debe:
• Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración” o
“Recibidos”, en donde se despliega un listado con todos
los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
• Seleccionar un documento dando click sobre el link que se
“Reasignar”.
• Escoger el área del usuario al que se le quiere enviar el
documento.

• Escoger al usuario que debe realizar el trámite.
• Se despliega una pantalla donde se ingresa un
comentario.

- 16 -

Fig. 17 Acción reasignar un documento a otro usuario.

Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite
realizado (Fig. 18).

Fig. 18 Resumen con el detalle de la acción realizada.

Acción informar.
Permite enviar una copia del documento. Los documentos
informados son enviados inmediatamente a la carpeta de
“informados” (Fig. 19).

Para informar sobre un documento:
• Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración”,
“Recibidos”, “Enviados”, o “Archivados” en donde se
despliega un listado con todos los documentos que
pertenecen a la bandeja ingresada.
• Seleccionar el documento por medio de la caja de
chequeo, la misma que se encuentra al inicio del registro
e inmediatamente dar un clic en la acción “Informar”.

- 17 -

• Escoger al usuario o lista de usuarios a los que se les
quiere informar.
• Se presentará una pantalla donde se ingresa un
comentario.

Fig. 19 Acción informar un documento a uno o varios usuarios.



Acción archivar.-
Permite archivar documentos que se encuentran en estado de en
trámite o enviado. Los documentos archivados son enviados
inmediatamente a la carpeta de “archivados” (Fig. 21).

- 18 -

Para archivar un documento:
• Ingresar a la bandeja de documentos “Recibidos” o
“Enviados” en donde se despliega un listado con todos los
documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
chequeo, la misma que se encuentra al final del registro,
dar un clic en la acción “Archivar”.

• Se presenta una pantalla donde se ingresa un comentario.

Fig. 21 Acción archivar un documento.



Acción firmar/enviar.
Permite firmar y enviar documentos que se encuentran en estado
de edición o no enviado. Los documentos firmados y enviados
correctamente son guardados en la carpeta de “enviados”. Caso

- 19 -

contrario son guardados a la carpeta de “no enviados” (Fig. 23).

Para firmar y enviar un documento se debe:
• Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración” o “No
Enviados” en donde se despliega un listado con todos los
documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
• Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la
misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la
acción “Firmar/Enviar”.
• Se despliega la siguiente pantalla, en la cual se activa o
desactiva la casilla para firmar o no digitalmente

Fig. 23 Acción firmar/enviar un documento electrónicamente.

Firmar digitalmente el documento que será enviado (envío
electrónico).

• Ingresar la ubicación del token(dispositivo electrónico que
se le da a un usuario autorizado para facilitar el proceso
de autenticación).
• Ingresar la clave para firmar digitalmente.
• Ingresar un comentario.


- 20 -


Nota.- Para firmar digitalmente un documento el
usuario debe solicitar al administrador del
sistema el certificado y la activación del permiso

El dueño de la firma digital debe ser el mismo usuario logeado que
desea firmar y enviar el documento, caso contrario el sistema le
arrojara el siguiente mensaje:

Enviar documento sin firma digital(envío manual):
• Desactivar la opción de firmar digitalmente el documento.
• Ingresar un comentario.
• Seleccionar el botón “Aceptar”(Fig. 25).

- 21 -

Fig. 25 Acción firmar/enviar un documento manualmente.

realizado y un mensaje de que el documento fue enviado a la
carpeta de Enviados y a Documentos por imprimir(Fig. 26).


Si el documento fue enviado a “Documentos por imprimir”

• Ingresar al módulo de “Documentos por Imprimir” en
donde se despliega un listado con todos los documentos
que pertenecen a la bandeja ingresada.
• Imprimir el documento seleccionado y enviarlo
manualmente.
chequeo, la misma que se encuentra al final del registro,

- 22 -

dar un clic en la acción “Enviar” (Fig. 27).

Fig. 27 Acción enviar un documento cuando se encuentra en la carpeta
“Documentos por Imprimir”.

comentario.
• Seleccionar el botón “Aceptar” (Fig. 28).

Fig. 28 Acción enviar un documento.

realizado.


- 23 -

Acción eliminar.
Permite eliminar documentos que se encuentran en estado de
edición. Los documentos eliminados son enviados a la carpeta de
“eliminados”(Fig. 30).

Para eliminar un documento:
• Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración”, en
donde se despliega un listado con todos los documentos que
pertenecen a esta bandeja.
• Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la
misma que se encuentra al final del registro, dar un clic en la
acción “Eliminar”.

• Se presentará una pantalla donde se ingresa un comentario.

Fig. 30 Acción eliminar un documento.

realizado(Fig. 31).

- 24 -


Acción restaurar.-
Permite restaurar documentos que han sido previamente
eliminados por el usuario. Los documentos restaurados son
enviados inmediatamente a la carpeta de “en elaboración”(Fig. 32).

Para restaurar un documento:
• Ingresar a la bandeja de documentos “Eliminados”, en
donde se despliega un listado con todos los documentos
que pertenecen a esta bandeja.

Fig. 32 Escoger el o los documentos que se va a restaurar.

chequeo, la misma que se encuentra al inicio del registro e
inmediatamente dar un clic en la acción “Restaurar”.
comentario.

- 25 -

Fig. 33 Acción restaurar un documento.

Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del
trámite realizado (Fig. 34).


Acción Comentar.-

Permite poner comentarios a documentos.

Para comentar un documento:
• Ingresar a las bandejas de documentos “En Elaboración,
Recibidos, Eliminados, No Enviados, Enviados,
Reasignados, Archivados e Informados ”, en donde se
despliega un listado con todos los documentos que
pertenecen a esta bandeja.

- 26 -

Fig. 35 Escoger el o los documentos que se va a restaurar.

chequeo, la misma que se encuentra al inicio del registro e
inmediatamente dar un clic en la acción “Comentar”.
comentario.

Fig. 36 Acción comentar un documento.


- 27 -


Sección Bandeja.

La carpetas con las que cuenta el sistema de gestión documental
son las siguientes: en elaboración, recibidos, eliminados, no
enviados, enviados, archivados, pendientes e informados.

Estructura de las pantallas con el contenido de las
carpetas.
En todas las pantallas existe la siguiente estructura(Fig. 38):

Fig. 38 Estructura de la carpeta “En Elaboración”.

En la parte superior de la pantalla
Hay una descripción del tipo de documentos que se despliegan en
la carpeta actual. Inmediatamente, se encuentra un pequeño
submódulo de búsquedas, en el que se debe ingresar el número del

- 28 -

documento para encontrarlo. Para concluir el proceso pulse el
botón “Buscar”. En la parte inferior se desplegarán todos los
documentos que cumplan con la condición ingresada.

En la parte central derecha de la pantalla
Están las acciones que el usuario puede realizar con determinados
documentos. Entre ellas se tiene: responder, informar, firmar,
enviar, corregir, eliminar, entre otras.

En la parte inferior de la pantalla
Está el detalle de los documentos con:

• número de documento
• fecha del documento
• número de referencia
• asunto
• enviado por
• estado

Tipos de carpetas
Todos los documentos pueden ser listados por “leídos” y “no
leídos”. Los que aparecen con color azul son los “leídos”, mientras
que los de color verde son los “no leídos”.

El sistema cuenta actualmente con los siguientes tipos de carpetas:

• En elaboración: aquí se encuentran los documentos que están
en estado de edición, para que sean revisados y corregidos (Fig.
39).

Fig. 39 Documentos en la carpeta “En Elaboración”.

En este módulo están las acciones “Eliminar”, “Reasignar”,
“Informar” y “Firmar/Enviar”. Estas acciones están explicadas más
adelante.

• Recibidos: aquí se encuentran los documentos por tramitar
(Fig. 40).

- 29 -

Fig. 40 Documentos en la carpeta “Recibidos”.

En este módulo están las acciones “Responder”, “Reasignar”,
“Informar”, “Archivar” y “Comentar”.

• Eliminados.- aquí se listan los documentos que se
encontraban en estado de edición y que han sido eliminados
(Fig. 41).

Fig. 41 Documentos en la carpeta “Eliminados”.

a) En este módulo se encuentra la acción “Restaurar” y “Comentar”.

• No Enviados.- Aquí se listan los documentos que tuvieron
errores al momento de ser firmados digitalmente y no se
enviaron (Fig. 42).

Fig. 42 Documentos en la carpeta “No enviados”.

En este módulo están las acciones “Enviar manualmente” y “Correo
Electrónico”. Las cuales están explicadas mas adelante

• Enviados.- aquí se listan los documentos que fueron
correctamente enviados con firma digital por el sistema a sus
destinatarios (Fig. 43).

- 30 -

Fig. 43 Documentos en la carpeta “Enviados”.
En este módulo están la acción “Informar”.

• Archivados.- aquí se encuentran los documentos que fueron
previamente archivados (Fig. 44).

Fig. 44 Documentos en la carpeta “Archivados”.

En este módulo está la acción “Informar”.

• Reasignados.- aquí se encuentran los documentos que han
sido reasignados y una observación de lo que se tiene que
realizar con el documento.

• Informados.- aquí se encuentran los documentos que se le
enviaron al usuario(s) para que sea informado(s) del mismo (Fig.
45).

Fig. 45 Documentos en la carpeta “Informados”.
En este módulo se puede eliminar el documento informado, o
informar a otro usuario sobre el documento.

Para eliminar un documento se debe:
– Seleccionar el documento en la caja de chequeo al inicio del

- 31 -

registro (Fig. 46).
– Escoger “Eliminar” de la lista.

Fig. 46 Escoger el o los documento(s) que van a ser borrado(s).

A continuación se despliega una pantalla en la que es necesario:
– Ingresar un comentario sobre la acción a realizar (variará en
función de la necesidad del usuario).

Para enviar una copia o informar del documento se debe:
– Seleccionar el documento en la caja de chequeo al inicio del
registro.
– Escoger “Informar (enviar copia de documentos)” de la lista.
– Escoger el área donde se encuentran los usuarios a los que
se informará (Fig. 47).
– Seleccionar el usuario al cual se va a informar
– Ingresar el comentario.

Fig. 47 Informar o Enviar una Copia del documento.

Detalles Generales de los Documentos.
Información General.- La información detallada del documento
ingresado recientemente (Fig. 48).

- 32 -

Fig. 48 Información general de los documentos

Dentro de las opciones generales de los documentos se puede:
– Ver el documento que ha sido creado.
– Verificar quien fue la persona que firmó y envió el
documento(en el caso que haya sido firmado digitalmente).
– Dar clic en Verificar Firma
– Al verificar la firma se despliega la siguiente pantalla (Fig.
49):

Fig. 49 Pantalla con los datos de la persona que ha
firmado el documento

– Si la firma fue exitosa, desplegara, el número de cédula,
nombre, cargo, institución y la fecha (hora, minuto, segundo),
en el que fue firmado digitalmente
– También permite, descargar el archivo firmado.

Ingreso a la información detallada de los
documentos.
Para ingresar a la información detallada de los documentos de
todas las carpetas se debe:
– Seleccionar el documento dando clic sobre el link que se

- 33 -

encuentra en la columna “Fecha Documento”. (fig. 50)

Fig 50. Pantalla de Acceso a la Información detallada de los documentos

Registro de documentos.

Registrar documento.

En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opción de
registrar documentos en el sistema, los mismos que deben ser
enviados al personal de la institución.

Estos documentos son los que llegan a la institución y que
generalmente son ingresados al sistema por el personal de la mesa
de entrada (archivadores, secretarias, entre otros). Los documentos
registrados aparecen en la bandeja de “En Elaboración” donde se
puede seguir editándolos (cargar documentos digitalizados y
anexos).(Fig.51)

- 34 -

Fig 51. Registro de Documentos

Estos documentos son registrados en el sistema, en donde se
ingresa:

– Fecha de registro
– Número de referencia.
– Asunto
– Descripción de los anexos
– Resumen

En la opción BUSCAR se ingresa el o los destinatarios, remitente y
copia(esta opción permite enviar una copia del documento).
(Fig.52)

Para la búsqueda de usuarios existen las siguientes opciones:
– Buscar usuarios por nombre de la institución.
– Buscar usuarios por nombre o puesto.

Fig. 52 Búsqueda de Usuarios

- 35 -

El envío de los documentos se puede realizar a usuarios internos de
la institución o usuarios externos a la institución, en donde su
sistema de gestión documental se encuentre interconectado.
Adicionalmente, se lo puede enviar a listas de usuarios que pueden
constar de solo usuarios internos, solo usuarios externos o mixtas
(usuarios internos y externos).

En la opción CREAR CIUDADANO se puede crear, editar y
consultar ciudadanos.

Para crear un ciudadano:
• Ingresar los datos del ciudadano. En el caso de no tener la
cédula del ciudadano seleccionar “No tiene No. de cédula” y
el sistema generará automáticamente un número único que
identificará al ciudadano.
• Se debe llenar todos los campos pedidos
• Seleccionar el botón “Aceptar”. (fig.53)

Fig.53 Creación de Ciudadano.

Para editar un ciudadano:
• Escoger el ciudadano.
• Seleccionar el botón “Editar Usuario”.
• Modificar los datos del ciudadano.

Para consultar un ciudadano (Fig.54):

- 36 -
Fig. 54 Consulta de ciudadano.

En la sección “Buscar Persona” ingresar el nombre del ciudadano
/Cédula de Identidad y seleccionar el botón “Buscar”. Se despliega
un listado con todas los ciudadanos que tengan coincidencias.

Para consultar un ciudadano:
– Ubicar el usuario por ser consultado y hacer clic sobre el
nombre y se despliega una pantalla con la información
detallada del usuario. (Fig.55)

Fig. 55. Información del ciudadano consultado.

Se puede adjuntar ANEXOS al documento que se está ingresando.

Una vez finalizado el documento, dar clic en aceptar o en grabar en
el caso de que se quiera seguir editando el mismo.

Al dar clic en aceptar, aparece la siguiente pantalla (Fig.56):

Fig. 56. Información general del ciudadano.

Esta pantalla contiene las siguientes acciones:

– vista previa del documento: permite visualizar el
documento una vez que ha sido correctamente grabado.
– Grabar: permite grabar la información que contiene el
documento.

- 37 -

– Aceptar: permite continuar con el siguiente paso del proceso
de ingreso del documento.
– Cancelar: permite salir o cancelar la operación realizada.

Una vez que el documento ha sido correctamente ingresado, se
despliega una pantalla con las siguientes opciones(Fig.57):

Fig. 57. Información del ciudadano ingresado.

Imprimir comprobantes

Imprimir código de barras.
Este módulo permite imprimir el número del documento con
su código de barras en la parte superior derecha del mismo.

Para imprimir el código de barras del documento se debe:
– Buscar el documento, ingresando todo el número del
documento o una parte del número.
– Seleccionar el botón “Buscar”.

– En el listado que se despliega en la parte inferior, dar
click en la caja de chequeo que se encuentra al inicio
de los registros.
– Seleccionar el botón “Imprimir Código de Barras”.
(Fig.58)

- 38 -

Fig.58 Impresión de Código de Barras.

Finalmente, se genera un documento .pdf con el código de barras
del documento.(Fig.59)

Fig.59 Código de Barras.

Imprimir comprobante.

Este módulo permite imprimir un comprobante de la recepción del
documento. Este comprobante tiene la siguiente información:
número de documento, fecha, recibido por, nombre del usuario.
Para imprimir el comprobante del documento se debe:

– Seleccionar el botón “Buscar”. (Fig.60)

Fig. 60 Pantalla para Impresión de Comprobantes.

- 39 -

– En el listado que se despliega en la parte inferior, dar clic en
la caja de chequeo que se encuentra al inicio de los
registros.
– Seleccionar el botón “Imprimir Comprobante”.
Finalmente, se genera un documento .pdf con el comprobante.
(Fig.61)

Fig. 61 Impresión del Comprobante.

Cargar documentos digitalizados.

Para cargar y asociar el documento digitalizado:
– Seleccionar el botón “Buscar”.(Fig.62)

Fig. 62 Búsqueda del documento asociado.

- 40 -

Ubicar el documento y seleccionarlo dando clic en la caja de
chequeo que se encuentra al inicio del registro.
– Seleccionar el botón “Asociar Imagen del Documento”.(Fig.63)

Fig.63 Asociar un Documento

– Escoger el archivo que va a ser asociado como imagen al
documento.
– Ingresar un comentario.
– Seleccionar el botón “Aceptar”.(Fig.64)

Fig. 64 Documento asociado a la imagen

Finalmente, se despliega en la pantalla un resumen con toda la
información referente al documento y la persona que realizó la
acción.
Nota.- Solo se debe cargar una imagen digitalizada por
cada documento registrado en la mesa de entrada. Si
son varias hojas se las debe generar en un solo archivo.

- 41 -

Consulta y Búsqueda de Documentos.
Este módulo permite consultar por medio de parámetros como
número o clase de documento, uno o varios documentos que
concuerden con dicha solicitud de búsqueda.(fig.65)

Parámetros para consultar o buscar documentos.

Fig. 65 Parámetros de consulta o búsqueda de documentos

Para consultar un documento, se tiene que ingresar cualquiera de
los siguientes parámetros:
• número de documento: se puede digitar todo el número
o solamente una parte de él.
• número de referencia: permite realizar la búsqueda por
medio del código de referencia con el que llegó el
documento, este código es generado por el remitente.
• De. Búsqueda por remitente
• Para. Búsqueda por destinatario
• Buscar en texto: se puede ingresar alguna(s) palabra(s)
que están en el resumen del documento y el sistema va a
desplegar todos los documentos que incluyan esta
palabra.
• Tipo de documento: buscar por los tipos de documentos
existentes como por ejemplo: oficio, memo, circular, etc.
• Rango de fecha: se puede limitar un rango de fecha para
realizar la búsqueda solo en determinado tiempo. El rango
de fecha para la consulta, está por defecto para el último
mes, si desea una búsqueda en un rango mayor deberá
ampliar este rango para una búsqueda.
• Ver documentos del Área: buscar documentos en una
área solicitada.
• Ver documentos del usuario: buscar documentos por
usuarios.
Pasos para realizar una consulta o búsqueda del documento.
Para realizar una consulta o búsqueda de un documento:

- 43 -

• Seleccionar el vínculo "Búsquedas", que se encuentra en
la parte inferior de la sección de carpetas y opciones
personalizadas.
• Ingresar el parámetro de búsqueda o consulta de
documentos.
• Seleccionar el botón “Buscar”.

En la parte inferior central de la pantalla se despliega un listado
con todos los documentos que coincidieron con los parámetros de
búsqueda ingresados.(fig.66)

Fig. 66 Lista Obtenida después de acción de búsqueda

Una vez que se encontró un documento, se puede acceder a el
para revisar su información general:
• Al dar clic sobre el “Número Documento”, se puede
obtener la imagen digitalizada para un documento de
entrada o el archivo anexo si este ha sido ya registrado.
• Al dar clic sobre la “Fecha Documento”, se visualiza la
información general del documento.

Reportes.
Este módulo permite generar diferentes tipos de reportes como:
– Consulta de registros por estados del documento.
– Estadísticas de digitalización de documentos.
– Consulta de registros por tiempos de demora.
– Cantidad de registros por usuario y por estado del
documento. Entre los estados de documentos se tiene:
tramitados, en edición, eliminados, archivados, vencidos,
etc.
Para generar un reporte se debe:
– Escoger el tipo de consulta o estadística.
– Escoger el área.

- 44 -

– Escoger el usuario.
– Ingresar la fecha desde y hasta.

Inmediatamente se desplegará un listado con usuario, estado del
trámite, número de documentos registrados y
digitalizados(dependiendo del tipo de reporte que se desea
generar). (fig.67)

Fig. 67 Visualización de un reporte

Para generar un reporte detallado (fig.68) se debe:
Seleccionar el link que se encuentra en la última columna del
listado anterior.

Fig. 68 Reporte Detallado

Inmediatamente se desplegará en otra pantalla un reporte
detallado.
Adicionalmente en este módulo se tiene la opción de “Imprimir”,
que permite generar un reporte en un archivo .pdf e imprimirlo.
(fig.69)

- 45 -

Fig. 69 Visualización previa del documento

Soporte
Para soporte sobre dudas, inquietudes, fallas, problemas acerca del
sistema Quipux, favor hacer lo siguiente:
1. Contactar a su administrador institucional de Quipux, es decir
dirigirse a la mesa de ayuda de su institución.
2. En caso de que no exista solución con la mesa de ayuda, el
personal de help desk debería hablar con el administrador o
director de tecnología de la institución, para tratar de
solucionar el problema con Quipux.
3. En el caso de que el problema no sea en la institución, el
administrador institucional que maneja Quipux, debería
comunicarse con el Administrador General del Sistema
Quipux, en la Subsecretaría de Informática.

- 46 -

Manual de Orfeo

Más contenido relacionado

La actualidad más candente (20)

Destacado (20)

Similar a Manual de Orfeo (20)

Más de Alex Betancur (18)

Último (20)

Manual de Orfeo