Manual de organizacion
- 1. Universidad Tecnológica de Durango. Tecnologías de la información y comunicación. Administración de la función informática. Manual de organización.
- 2. Introducción. El manual de organización se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.
- 3. Contenido. Ventajas. Presentar una visión de conjunto de la unidad administrativa. Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades. Colaborar en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices. Proporcionar información básica para la planeación e instrumentar medidas de modernización administrativa. Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas. Ser un instrumento útil de orientación e información sobre las funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables
- 4. Elementos que integran el manual de organización. En la actualidad existe una gran variedad de formas de presentar un manual de organización, por estas razones, resulta conveniente que en la Administración Pública Federal se adopten normas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales, como su forma de presentación. Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deberán anotarse los datos siguientes: 1. Logotipo de la dependencia. 2. Nombre de la Dependencia. 3. Título del manual de organización. 4. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o actualización permanente. 5. .Fecha de implantación o, en su caso, de actualización. Los manuales de organización deberán elaborarse en el siguiente formato y la Dirección de Organización, Modernización de Procesos y Soporte Operativo, se encargará de dictaminar la información procesada por la unidad administrativa en dicho formato. Información que debe llevar el contenido. En este apartadose presentan, de manerasintéticayordenada, loscapítulosque constituyenel manual o lostítulosprincipalesque comprende.A efectode uniformar lapresentación de estos documentos, esimportante seguirel orden que se describeacontinuación: CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN II. OBJETIVODEL MANUAL III. ANTECEDENTES HISTÓRICOS IV. MARCOJURÍDICO V. ATRIBUCIONES VI. VIMISIÓN Y VISIÓN VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA VIII. ORGANIGRAMA IX. OBJETIVOY FUNCIONES X. GLOSARIODETÉRMINOS
- 5. Información que debe contener la Introducción. Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden cumplir a través de él. Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones. Es recomendable que al formular la introducción, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los siguientes rubros: Síntesis del contenido. Ámbito de su aplicación. Áreas que participaron en la elaboración del manual. Importancia de mantener permanentemente actualizado este manual. La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible. La introducción habrá de elaborarse en un máximo de tres cuartillas. Objetivo del manual. En este apartado se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del manual. Proporcionar un instrumento técnico-administrativo que norme la elaboración de los manuales con uniformidad, contenido y presentación que permita optimizarla eficiencia en la organización y funcionamiento de las unidades administrativas de la Secretaría. El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar: Que se hace; y la segunda, Para que se hace. La descripción de los objetivos se iniciará con un verbo en infinitivo, y en un máximo de cinco líneas.
- 6. Antecedentes históricos. Se darán a conocer las principales transformaciones sobre la organización y funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente, en orden cronológico. Indicando las disposiciones jurídico-administrativas que hayan dado origen y/o modificado la estructura organizacional de la misma. Marco jurídico. En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurídicas relacionadas por orden jerárquico, que dan origen a la organización, que establecen su creación y sus atribuciones, así como aquellas que regulan su funcionamiento. Se deberá ordenar y jerarquizar los documentos jurídico-administrativos vigentes, en forma descendente, según se muestra a continuación: a) Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. b) Leyes. c) Códigos. d) Reglamentos. e) Decretos. f) Convenios. g) Acuerdos. h) Circulares y/u Oficios. i) Documentos Normativo-Administrativos (manuales, guías o catálogos). j) Otras disposiciones (se anotarán los documentos que por su naturaleza no pueden ser incluidos en la clasificación anterior). Se deberán indicar en forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurídicos y administrativos y citar su número de referencia (capítulo, artículo, fracción y en su caso, letra de inciso), fecha de publicación o expedición, así como su última reforma. Debe seguirse el orden cronológico en que fue expedida cada disposición. Atribuciones. Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones son medios para alcanzar fines. En el caso de los órganos administrativos, las atribuciones están representadas por las competencias que marca la Ley. Las atribuciones le dan su amplitud y su limitación, determinan su ámbito de competencia.
- 7. Se deberá hacer una trascripción textual y completa de las atribuciones de la unidad administrativa con base en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y en el Reglamento Interior de la Dependencia de que se trate. Misión y Visión. La Misión es la razón de ser de la institución, la cual explica su existencia. Es una declaración de alto nivel que describe su propósito fundamental. La Visión representa el escenario altamente deseado por la Dependencia que se quisiera alcanzar en un periodo de largo plazo. Estructura orgánica. Deberán identificarse y mostrarse los niveles jerárquicos y la relación que guardan entre si cada uno de los órganos que integran la estructura autorizada apegándose al número de código organizacional establecido por la D.G.P.O.P.; en seguida del número del código organizacional, se anotará los nombres de los órganos que integran la unidad administrativa de acuerdo con la estructura autorizada. La descripción de la estructura orgánica debe corresponder a su representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente a la nomenclatura de las unidades administrativas como a su nivel jerárquico y al orden de presentación. Se deberán representar en primer lugar las áreas sustantivas y a continuación las de apoyo, siempre y cuando formen parte de la estructura orgánica autorizada. Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de las unidades de mando, se recomienda que éstas no tengan más de 6 áreas subordinadas. Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta más de un área subordinada. Organigrama. Se deberá representar gráficamente la relación ordenada de las áreas que componen una unidad administrativa, autorizada por la SHCP y la SFP, reflejando en forma sistemática la ubicación del órgano administrativo, su integración, sus niveles jerárquicos y sus líneas de autoridad y asesoría.
- 8. Objetivos y funciones. Objetivo. El objetivo constituye el propósito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad el qué y para que se proyecta y se debe realizar una determinada acción. Funciones Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área que se trate. Las funciones descritas para cada órgano administrativo serán las más relevantes con relación al ámbito de su competencia e incluirán sólo las de carácter sustantivo. Se recomienda un máximo de diez. La descripción de las funciones deberá iniciarse con un verbo en infinitivo. Glosario de términos. Es un listado alfabético de definiciones de aquellas palabras o términos utilizados en el documento y que pueden prestar sea confusión en virtud de que no siempre tienen la misma acepción o no son ampliamente conocidos. Para redactarlo se recomienda ajustarse a los criterios siguientes: a) Defina con la mayor claridad y concreción posible los términos técnico administrativos señalados en el manual. b) Incluya solamente los términos que se presten confusión c) Ordene los términos en forma alfabética. d) Describa los conceptos sin incluir para ello el término que pretende definir.
- 9. Conclusiones. Un manual de organización se definecomounaherramientaoinstrumento de trabajo,yconsulta enel que se registrayactualizala información detallada,referente alosantecedentes históricos, el marco jurídico-administrativo, objetivo,estructuraorgánica,organigramaque representaen formaesquemáticalaestructurade la organización,lasfuncionesde losórganosque integranuna unidadadministrativa,losnivelesjerárquicos,losgradosde autoridad,responsabilidad, asícomo laslíneasde comunicación ycoordinación existentes,que esquematizayresume laorganización de una unidadresponsable. El manual de organizaciónse elaboraconel finde proporcionarla informaciónbásicade alguna organización,ylarelaciónque existe entre lasautoridadesde lamisma. Bibliografía Exteriores,S.d.(s.f.).Recuperadoel 16de mayode 2015, de http://www.sre.gob.mx/images/stories/docnormateca/historico/dgpop/guia_elab_manu_ org.pdf