Contenido manuales
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Los manuales son documentos que describen los procedimientos, políticas y estructura de una organización. Existen varios tipos de manuales como el manual de procedimientos, el manual de normas, el manual de políticas y el manual de organización. Cada uno incluye elementos como objetivos, marco legal, estructura organizacional y funciones para guiar el funcionamiento de la empresa. Los manuales deben actualizarse periódicamente para mantener su precisión y utilidad.
![6.3.- Instructivosde lasformasempleadas.” [1
]
Carátula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el
logotipo, el nombre del manual y la organización responsable.
Portada. Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la
organización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición.
Índice general. Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos
del documento.
Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la
exposición de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización del
titular.
CADA UNO DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL MANUAL CONTENDRÁ:
Objetivos de procedimiento. Se planteará el propósito que se pretende lograr con la
ejecución del procedimiento.
Base jurídica. Enumeración de los ordenamientos o normas jurídico –administrativas
que rigen la operación de la unidad, específicamente capitulo, artículo y fracción que
fundamentan el procedimiento.
Órganos que intervienen. Enumeración de las unidades, sub-unidades o puestos que
intervienen en el procedimiento de que se trate.
Políticas y normas de operación. Exposición de criterios y normas que orienten la
realización de las actividades sin tener que consultar los niveles jerárquicos superiores.
DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES:
“Presentación secuencial de los pasos que se deben realizar dentro de un
procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su ejecución.
Diagrama de flujo. Representación del flujo de operaciones para mostrar las unidades
que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante el
[1]REYES PONCES, A. ELABORACIÓN DE MANUALES.](https://image.slidesharecdn.com/contenidomanuales-140712162158-phpapp01/85/Contenido-manuales-2-320.jpg)
![uso de la simbología definida en la sección "Metodología para la integración y
aplicación del diagnóstico en los procedimientos"
Formas e instrucciones. Deberá presentarse un ejemplar de cada uno de los formularios
que se utilicen en las distintas operaciones del procedimiento. Se anexaran, además,
las instrucciones con las indicaciones especificas a las que debe sujetarse el llenado de
los formatos.
Glosarios. Como parte final, se incluirá un compendio alfabético que contenga los
conceptos referidos a acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en el
cuerpo del manual.
Por último, es conveniente, incluir la información referente a la duración aproximada y a
la frecuencia del procedimiento, así como los mecanismos que se utilizan para la
revisión y actualización del manual. Este análisis abarcará todo el proceso hasta la
consecución del producto final .” [2]
MANUAL DE NORMAS
Los elementos que integra el manual de normas es el siguiente:
“Portada:
Es la primera plana del manual y puede contener los siguientes datos:
* Logotipo de la entidad
* Nombre del Manual
* Nombre de la Unidad
* Fecha de elaboración y vigencia
* Firmas autorizadas de elaboración, validación y aprobación.
Introducción:
Se refiere a la presentación que el titular de la Organización dirige al lector, sobre el
contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se
pretenden cumplir a través de su integración. Además, incluye información sobre el
ámbito de competencia de la organización, cómo se usará y cuando se harán las revisiones
y actualizaciones. La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible.
Antecedentes histórico
[2] KELLOG, Graham. MANUALES.](https://image.slidesharecdn.com/contenidomanuales-140712162158-phpapp01/85/Contenido-manuales-3-320.jpg)
![Se refiere a una descripción del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes
sobre la existencia de la Organización. Se mencionan las leyes o decretos que crearon y
han modificado los aspectos de su organización; este apartado puede suprimirse si la
unidad es de creación reciente, o si la información es confusa o de difícil recopilación, o
bien, si lo citado lleva a imprecisiones.
Base Legal
En esta parte se reflejan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan la
operación y funcionamiento de la Organización.
Misión y visión de la Organización
Es una breve descripción de la organización, el por qué de su existencia y hacia donde está
dirigida.
Organigrama General
Es la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en forma esquemática la
posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales formales de
comunicación y líneas de autoridad; así como sus respectivas relaciones.
Unidades o áreas
* Antecedente histórico
* Base legal
* Estructura orgánica
* Organigrama de la unidad o área
* Organigrama de posición
* Objetivos y funciones
* Descripción del Cargos, Funciones y Responsabilidades ". [3]
MANUAL DE POLITICAS.
Es un documento normativo para el control interno de una organización en donde se
exponen detalladamente los principios básicos para la toma de decisiones y acciones
estableciendo reglas de juego y límites, guías que prescriben el manejo de todos los
recursos activos y capitales.
CONTENIDO:
“Portada:
[3] REYES PONCES, A. ELABORACIÓN DE MANUALES.](https://image.slidesharecdn.com/contenidomanuales-140712162158-phpapp01/85/Contenido-manuales-4-320.jpg)
![* Logotipo de la entidad
* Nombre del Manual
* Nombre de la Unidad
* Fecha de elaboración y vigencia
* Firmas autorizadas de elaboración, revisión y aprobación.
Introducción
Antecedentes Históricos
Base legal
Políticas
* Objetivo
* Alcance
* Definiciones
* Exposición de las políticas” [4]
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
“El manual de organización debe incluir:
1. Identificación
a. Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.
b. Titulo y extensión del manual (general o específico).
c. Niveles jerárquicos que comprende.
d. Lugar y fecha de la elaboración.
e. Numero de revisión, en su caso.
f. Unidades responsables de su elaboración.
g. Cantidad de ejemplares impresos.
2. Índice o contenido
3. Prologo y / o introducción
4. Directorio
5. Antecedentes históricos
6. Legislación o base legal (marco legal)
7. Atribuciones
8. Objetivo
9. Políticas
10. Estructura orgánica
a. Principales puestos y unidades que dependen de ella
b. Líneas de autoridad y responsabilidad
c. Niveles jerárquicos
[4] CONTILONO, G. MANUALES.](https://image.slidesharecdn.com/contenidomanuales-140712162158-phpapp01/85/Contenido-manuales-5-320.jpg)
![11. Listado
12. Organogramas
13. Estructural
14. Funcional
15. Funciones
16. Índice de procedimientos
17. Glosario de términos” [5]
SINTESIS:
Los manuales son un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las
políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie
de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los realizará,
que actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en
forma tal que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.
Es por lo anterior que existen varios manuales y asi mismo su contenido varia de uno a
otro; para que apliquemos en nuestra organización alguno de los anteriores de acuerdo a
nuestras necesidades.
CONCLUSIONES:
1. La información que contengan los Manuales dependerán de lo que se pretenda
mostrar o dar a conocer con estos documentos en cada una de las organizaciones
donde se los aplique.
2. Para la máxima eficiencia de los manuales, estos deben ser actualizados cada
cierto tiempo, en especial cuando su estructura se expande o contrae, de esta
manera será un documento preciso sobre el funcionamiento de cada uno de los
puestos que conforman la organización.
GLOSARIO:
FUNCIÓN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para
alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad, y de cuyo ejercicio, generalmente es
responsable un área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-
administrativas vigentes.
[5] DIAMONON, Susan.COMO PREPARAR MANUALES ADMINISTRATIVOS.](https://image.slidesharecdn.com/contenidomanuales-140712162158-phpapp01/85/Contenido-manuales-6-320.jpg)
Contenido manuales
- 1. TEMA: CONTENIDO DE LOS MANUALES. FECHA: VIERNES 25 DE OCTUBRE DEL 2013 Los manuales de acuerdo a las necesidades de la empresa pueden ser varios y así mismo su contenido por lo que se especifican los siguientes: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS “1.- Índice. 2.- Introducción 2.1.- Objetivosdel manual. 2.2.- Alcance. 2.3.- Comousar el manual. 2.4.- RevisionesyRecomendaciones. 3.- Organigrama. 3.1.- Interpretaciónde laestructuraorgánica. -Sistemasde organización(línea,funcional,etc.) -Tipode departamentalización(geográfica,porproducto,etc.). -Amplitudde ladescentralizaciónycentralización. -Relaciónentre el personal conautoridadde líneayasesoría. 4.- Gráficas. 4.1.- Diagramasde flujo. 5.- Estructura procedimental. 5.1.- Descripciónnarrativade losprocedimientos. 6.- Formas. 6.2.- Empleadas(porlogeneral planeadasyrediseñadas).
- 2. 6.3.- Instructivosde lasformasempleadas.” [1 ] Carátula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organización responsable. Portada. Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la organización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición. Índice general. Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento. Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la exposición de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización del titular. CADA UNO DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL MANUAL CONTENDRÁ: Objetivos de procedimiento. Se planteará el propósito que se pretende lograr con la ejecución del procedimiento. Base jurídica. Enumeración de los ordenamientos o normas jurídico –administrativas que rigen la operación de la unidad, específicamente capitulo, artículo y fracción que fundamentan el procedimiento. Órganos que intervienen. Enumeración de las unidades, sub-unidades o puestos que intervienen en el procedimiento de que se trate. Políticas y normas de operación. Exposición de criterios y normas que orienten la realización de las actividades sin tener que consultar los niveles jerárquicos superiores. DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES: “Presentación secuencial de los pasos que se deben realizar dentro de un procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su ejecución. Diagrama de flujo. Representación del flujo de operaciones para mostrar las unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante el [1]REYES PONCES, A. ELABORACIÓN DE MANUALES.
- 3. uso de la simbología definida en la sección "Metodología para la integración y aplicación del diagnóstico en los procedimientos" Formas e instrucciones. Deberá presentarse un ejemplar de cada uno de los formularios que se utilicen en las distintas operaciones del procedimiento. Se anexaran, además, las instrucciones con las indicaciones especificas a las que debe sujetarse el llenado de los formatos. Glosarios. Como parte final, se incluirá un compendio alfabético que contenga los conceptos referidos a acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en el cuerpo del manual. Por último, es conveniente, incluir la información referente a la duración aproximada y a la frecuencia del procedimiento, así como los mecanismos que se utilizan para la revisión y actualización del manual. Este análisis abarcará todo el proceso hasta la consecución del producto final .” [2] MANUAL DE NORMAS Los elementos que integra el manual de normas es el siguiente: “Portada: Es la primera plana del manual y puede contener los siguientes datos: * Logotipo de la entidad * Nombre del Manual * Nombre de la Unidad * Fecha de elaboración y vigencia * Firmas autorizadas de elaboración, validación y aprobación. Introducción: Se refiere a la presentación que el titular de la Organización dirige al lector, sobre el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden cumplir a través de su integración. Además, incluye información sobre el ámbito de competencia de la organización, cómo se usará y cuando se harán las revisiones y actualizaciones. La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible. Antecedentes histórico [2] KELLOG, Graham. MANUALES.
- 4. Se refiere a una descripción del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes sobre la existencia de la Organización. Se mencionan las leyes o decretos que crearon y han modificado los aspectos de su organización; este apartado puede suprimirse si la unidad es de creación reciente, o si la información es confusa o de difícil recopilación, o bien, si lo citado lleva a imprecisiones. Base Legal En esta parte se reflejan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan la operación y funcionamiento de la Organización. Misión y visión de la Organización Es una breve descripción de la organización, el por qué de su existencia y hacia donde está dirigida. Organigrama General Es la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en forma esquemática la posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad; así como sus respectivas relaciones. Unidades o áreas * Antecedente histórico * Base legal * Estructura orgánica * Organigrama de la unidad o área * Organigrama de posición * Objetivos y funciones * Descripción del Cargos, Funciones y Responsabilidades ". [3] MANUAL DE POLITICAS. Es un documento normativo para el control interno de una organización en donde se exponen detalladamente los principios básicos para la toma de decisiones y acciones estableciendo reglas de juego y límites, guías que prescriben el manejo de todos los recursos activos y capitales. CONTENIDO: “Portada: [3] REYES PONCES, A. ELABORACIÓN DE MANUALES.
- 5. * Logotipo de la entidad * Nombre del Manual * Nombre de la Unidad * Fecha de elaboración y vigencia * Firmas autorizadas de elaboración, revisión y aprobación. Introducción Antecedentes Históricos Base legal Políticas * Objetivo * Alcance * Definiciones * Exposición de las políticas” [4] MANUAL DE ORGANIZACIÓN “El manual de organización debe incluir: 1. Identificación a. Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere. b. Titulo y extensión del manual (general o específico). c. Niveles jerárquicos que comprende. d. Lugar y fecha de la elaboración. e. Numero de revisión, en su caso. f. Unidades responsables de su elaboración. g. Cantidad de ejemplares impresos. 2. Índice o contenido 3. Prologo y / o introducción 4. Directorio 5. Antecedentes históricos 6. Legislación o base legal (marco legal) 7. Atribuciones 8. Objetivo 9. Políticas 10. Estructura orgánica a. Principales puestos y unidades que dependen de ella b. Líneas de autoridad y responsabilidad c. Niveles jerárquicos [4] CONTILONO, G. MANUALES.
- 6. 11. Listado 12. Organogramas 13. Estructural 14. Funcional 15. Funciones 16. Índice de procedimientos 17. Glosario de términos” [5] SINTESIS: Los manuales son un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los realizará, que actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas. Es por lo anterior que existen varios manuales y asi mismo su contenido varia de uno a otro; para que apliquemos en nuestra organización alguno de los anteriores de acuerdo a nuestras necesidades. CONCLUSIONES: 1. La información que contengan los Manuales dependerán de lo que se pretenda mostrar o dar a conocer con estos documentos en cada una de las organizaciones donde se los aplique. 2. Para la máxima eficiencia de los manuales, estos deben ser actualizados cada cierto tiempo, en especial cuando su estructura se expande o contrae, de esta manera será un documento preciso sobre el funcionamiento de cada uno de los puestos que conforman la organización. GLOSARIO: FUNCIÓN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad, y de cuyo ejercicio, generalmente es responsable un área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico- administrativas vigentes. [5] DIAMONON, Susan.COMO PREPARAR MANUALES ADMINISTRATIVOS.
- 7. NIVEL JERÁRQUICO.- Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar un grado determinado a las unidades internas definiendo rangos, o autoridad y responsabilidad; independientemente de la clase de función que se les encomiende. ORGANIGRAMA.-Gráfico que expresa en forma resumida la estructura orgánica de una dependencia, o parte de ella, así como las relaciones entre las unidades que la componen. FUENTE: • Diamond, Susan Z., Como Preparar Manuales Administrativos, Nueva Editorial Interamericana, México.1983. • http://www.monografias.com/trabajos65/manual-personal-efectivo/manual- personal-efectivo2.shtml#ixzz2h9y6wZxS