Manual de procesos

PROCESO Y CÓDIGO:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
I.E. SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001
Emisión: 10-2008
MANUAL DE PROCESOS Y
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

INSTITUCION EDUCATIVA

SAGRADA FAMILIA POTRERILLO
PALMIRA
_____________________________________________________________

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
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PROCEDMIENTOS

INSTITUCION EDUCATIVA

SAGRADA FAMILIA POTRERILLO
PALMIRA
_____________________________________________________________

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PROCEDMIENTOS


TABLA DE CONTENIDO

PAGINA
PRESENTACION
1. INTRODUCCION 1
2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y 2
PROCEDIMIENTOS
3. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS Y 3
PROCEDIMIENTOS
4. ESTRUCTURA ORGANICA 4
5. MAPA DE PROCESOS 5
6. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO 6
6.1. PROCESOS Y PRODUCTO 7
6.2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTO 9

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PROCEDMIENTOS

6.3. PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMA DE 15
FLUJO
7. MARCO REFERENCIAL 82
7.1. PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 83
7.2. PROCESO GESTION ACADEMICA 95
7.3. PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA 101
8. ESQUEMA SISTEMATICO, DESPLIEGUE DE 122
CARGOS

ANEXOS
ANEXO CODIFICACION DE LOS CARGOS 156
1
ANEXO MODELO DE ACUERDO “POR EL CUAL SE APRUEBA Y 157
2 ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO
DE LA INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA
POTRERILLO”
ANEXO CONVENCION DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO 158
3
ANEXO GLOSARIO 159
4
ANEXO ABREVIATURAS 160
5

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PROCEDMIENTOS

PRESENTACION

La Institución Educativa SAGRADA FAMILIA POTRERILLO, en su proceso de modernización
institucional y para dar cumplimiento a las exigencias de tipo legal (Ley 87 de 1993), viene
desarrollando acciones planificadas que le permitan incorporar las técnicas de la
administración moderna, para cumplir adecuadamente con su Misión y Visión.

Dentro de estas acciones, la Institución, se apoyo en un grupo de profesionales externos,
quienes con su experiencia en Control Interno y en Sistema de Gestión de Calidad,
adelantaron un trabajo de campo con la participación de todos los funcionarios de la
Institución, para identificar los productos, los procesos, los procedimientos y las actividades
que se llevan a cabo en la Institución Educativa.

La información obtenida, después de realizarle un análisis y estudio cuidadoso, se
sistematizó y ajustó a la estructura orgánica de la Institución, la cual dio como resultado el
presente Manual de Procesos y Procedimiento, herramienta que debe convertirse en la guía
de trabajo de todas las áreas académicas y administrativas de la Institución Educativa
SAGRADA FAMILIA POTRERILLO.

El presente Manual contiene la Estructura Orgánica, el Mapa de Procesos, los Procesos,
Productos y Procedimientos Diagramados, igualmente el Marco Referencial, donde se
identifica cada uno de los procedimientos, la definición, el fundamento legal, los requisitos
iniciales, los documentos utilizados, la periodicidad, el producto o servicio final el cliente y
algunas observaciones y por último el Esquema Sistemático Despliegue de Cargos, donde se

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PROCEDMIENTOS

relacionan las funciones, los insumos, las actividades, los productos y algunas observaciones
de cada uno de los cargos identificados en la Estructura Orgánica.

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PROCEDMIENTOS

1.INTRODUCCIÓN

Los Manuales de Procesos y Procedimientos y el Esquema Sistemático, Despliegue de
Cargos, son una herramienta administrativa que permite el ágil, organizado y eficiente
desarrollo de la gestión de cualquier organización. De igual forma la simplificación y la
racionalización y la participación de las distintas dependencias en la ejecución de las
actividades propias de cada proceso, a la vez que ayuda a la fijación de niveles de
responsabilidad, ejecución de funciones y la determinación de controles, ajustes y
retroalimentación de los mismos.

A partir de los tipos de procesos mas importantes que una organización tiene que manejar
como lo son el Gerencial, el Operativo y el de Apoyo se han determinado tres grandes
procesos – Direccionamiento Estratégica, Gestión Académica y Gestión Administrativa,
desde donde se ejecutan las actividades y funciones de los diferentes cargos de la
Institución.

EL Manual cuenta con una diagramación de los procedimientos que permite conocer la
secuencia ordenada de las actividades y las áreas involucradas en su cumplimiento y de
igual forma con un Marco Referencial que establece los criterios requeridos y el marco legal
entre otros aspectos.

El Despliegue de Cargos involucra las funciones del personal Docente y Administrativo con el
Insumo, la actividad y el producto como un sistema interactivo que permite hilar las acciones
pertinentes de cada cargo para una mayor eficiencia y eficacia.

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PROCEDMIENTOS

2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

1. Identificar los productos, procesos, procedimientos y actividades que ofrece y se
llevan a cabo en la Institución Educativa.

2. Concentrar las actividades, para ofrecer un servicio de calidad.

3. Definir niveles de responsabilidad de acuerdo a las funciones desarrolladas por cada
una de las personas que laboran en la Institución Educativa.

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PROCEDMIENTOS

3. CONTENIDO DEL MANUAL
DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO

Para la elaboración del presente Manual de Procesos y Procedimientos, se partió de la
orientación metodológica, diseñada por el equipo profesional externo.

Las partes que integran el Manual, se encuentran ordenadas de una forma lógica, que facilita
el entendimiento y manejo a cualquier persona que desee consultarlo.

1. ESTRUCTURA ORGANICA : Es el Diagrama de Flujo de la forma como esta
organizada por cargos, la Institución Educativa.

2. MAPA DE PROCESOS: Es la identificación de los procesos y responsables de la
Institución.

3. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO

3.1. Procesos y Producto: Es el Proceso Identificado y el producto que arroja .

3.2. Procesos y Procedimientos: Es el proceso identificado y los procedimientos que
realiza el proceso.

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PROCEDMIENTOS

3.3. Procedimiento, Actividades y Diagrama de Flujo: Son cada uno de los
procedimientos identificados dentro de cada proceso, con sus respectivas, actividades,
responsables y su diagrama de flujo.

4. MARCO REFERENCIAL : Es donde se identifica cada uno de los procedimientos, su
definición, su fundamento legal, los requisitos iniciales, los documentos utilizados, la
periodicidad, el producto o servicio final al cliente y algunas observaciones al procedimiento.

5. ESQUEMA SISTEMATICO, DESPLIEGUE DE CARGOS: Es la relación de las
funciones, con los insumos y las actividades que al final generan un producto.

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6. MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

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PROCEDMIENTOS

6.1. PROCESOS Y PRODUCTOS

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PROCEDMIENTOS

PROCESOS Y PRODUCTO
CODIGO VERSIÓN
SFP-001 001- 2005

No PROCESO PRODUCTO
.
1 DIRECCIONAMIENTO MANEJO, DESARROLLO Y
ESTRATÉGICO CONTROL DE LAS ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS Y OPERATIVAS
DE LA INSTITUCIÓN BAJO LOS
PRINCIPIOS DE EFICIENCIA,
EFICACIA Y ECONOMÍA, A PARTIR
DE UNA PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA.
2 GESTION EDUCATIVA SERVICIO EDUCATIVO INTEGRAL
CON CALIDAD Y PROYECCIÓN
SOCIAL
3 GESTION ADMINISTRATIVA MAXIMIZACIÓN DE RECURSOS,
AMBIENTE DE ARMONÍA Y
COMPROMISO INSTITUCIONAL

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PROCEDMIENTOS

6.2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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PROCEDMIENTOS

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN
CONSEJO SFP-001 001- 2005
DIRECTIVO
“RECTOR”

No. PROCESO PROCEDIMIENTO
 ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA A
DOCENTES
 ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL
PRESUPUESTO
 MODICACIÒN PRESUPUESTAL,
ADICCIÓN PRESUPUESTAL
1 DIRECCIONAMIENT  MODIFICACIÒN PRESUPUESTAL,
O REDUCCIÓN PRESUPUESTAL
ESTRATÉGICO  MODIFICACIÒN AL PRESUPUESTO,
TRASLADOS PRESUPUÉSTALES
 PLAN DE COMPRAS
 LEGALIZACIÓN DE ACTOS
ADMINISTRATIVOS
 CREACIÓN DE CAJA MENOR

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PROCEDMIENTOS

 CONTRATACIÓN DIRECTA CON
FORMALIDADES PLENAS (OBRA PUB.)
FORMALIDADES PLENAS ( CONTRATO
DE SUMINISTROS O COMPRAS)
FORMALIDADES PLENAS (PRESTACIÓN
SERVICIOS)
 CONTRATACIÓN DIRECTA SIN
FORMALIDADES PLENAS (O.T.)
FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)
FORMALIDADES PLENAS (O.P.S)
 CREACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD
Y CUSTODIA PARA BIENES DE
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
INSTITUCIONAL

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PROCEDMIENTOS

CONSEJO SFP-001 001- 2005
ACADEMICO
COORDINADORES
DOCENTES

 ORGANIZACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIO
 MATRICULA DE ESTUDIANTES
 PLANEACIÓN ACADÉMICA DEL ÁREA POR
ASIGNATURA
2 GESTION  DESARROLLO DE LA PLANEACIÓN DE CADA
ACADEMIC ÁREA POR ASIGNATURA
A  EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA DE CADA
AREA
 PROMOCIÓN ACADÉMICA DE ESTUDIANTES
 ELABORACIÓN DE HORARIOS
 CAPACITACIÓN A DOCENTES
 EVALUACIÓN INSTITUCIONAL AÑO
ANTERIOR

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PROCEDMIENTOS

CONTADOR - SFP-001 001- 2005
TESORERO

 IDENTIFICACIÓN DE HECHOS
ECONÓMICOS FINANCIEROS Y SOCIALES
 REVISIÒN, VERIFICACIÓN Y
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
FUENTES Y SOPORTES
 IMPUTACIÓN DE SOPORTES DE
3 GESTION CONTABILIDAD
ADMINISTRAT  DIGITACIÓN DE DOCUMENTOS
IVA SOPORTES
 AJUSTES Y CIERRE
 ELABORACIÓN DE ESTADOS
FINANCIEROS E INFORMES CONTABLES
 EJECUCIÓN O RECAUDO PRESUPUESTO
DE INGRESOS
 EJECUCIÓN DE EGRESOS; REGISTRO E
INFORMES

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Actualización:
PROCEDMIENTOS

 RECAUDO DE EFECTIVO
 NOVEDADES DE NOMINA
 PAGO DE NÓMINA A DOCENTES Y
PERSONAL ADMINISTRATIVO
 PAGO DE ACREENCIAS

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Actualización:
PROCEDMIENTOS

SECRETARIA SFP-001 001- 2005

 MANEJO DE CORRESPONDENCIA
 SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA
INFORMACIÓN
 ACTAS DE REUNIONES
3 GESTION  ARCHIVO Y CONTROL DE HOJAS DE VIDA
ADMINISTRAT PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y
IVA DE SERVICIOS GENERALES
 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS DE
ESTUDIO
 DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACIÓN
CON ENTIDADES EXTERNAS
 DILIGENCIAMIENTO DE DIPLOMAS
 PRUEBAS DE ICFES
 REGISTRO DE EVALUACIONES Y
VALORACIONES

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PROCEDMIENTOS

BIBLIOTECA – SFP-001 001- 2005
ENFERMERIA
ALMACEN –
SERVICIOS
GENERALES

BIBLIOTECA
 ADQUISICIÓN DE MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO
 CODIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL
MATERIAL
3 GESTION  PRÉSTAMO DE LIBROS Y MATERIAL
ADMINISTRAT DIDÁCTICO
IVA ENFERMERIA
 SERVICIO DE ENFERMERÍA
ALMACEN
 INVENTARIO DE BIENES, PROPIEDAD
PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL

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PROCEDMIENTOS

 INVENTARIO DE BIENES, DADOS DE BAJA
EN DESUSO O INSERVIBLES
SERVICIOS GENERALES
 ASEO
 VIGILANCIA

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Actualización:
PROCEDMIENTOS

6.3. PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES
Y DIAGRAMA DE FLUJO

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PROCEDMIENTOS

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

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PROCEDMIENTOS

PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO : ASIGNACIÓN DE CARGA ACADEMICA A DOCENTES
RESPONSABLE : RECTOR

AREA FUNCIONAL RECTOR COORDINADORES

ACTIVIDAD

1 Elaborar acto administrativo la (Resolución)
de la distribución de la carga Académica
entre los Docentes con asesoría del Consejo
Académico.

2 Elaborar el horario de clases por jornada.

3 Conformar los comité de área por jornada.

4 Fin del procedimiento.

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PROCEDMIENTOS

PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONSEJO
DIRECTIVO

ACTIVIDAD
1 Elaborar y revisar el proyecto de
presupuesto teniendo en cuenta para
ingresos: los costos educativos, los
ingresos por la tienda, por fotocopias,
donaciones, etc., y los recursos del
balance (saldo efectivo, CxC). Para
egresos de acuerdo a las necesidades
que presente cada comité de área y
los demás proyectos de inversión.

2 Plasmar todos aquellos parámetros
que se deben tener en cuenta en la
ejecución del presupuesto tales como:
prelación de pagos, ejecución del
presupuesto a través del PAC y las
normas pertinentes (Dcto 111/96).

3 Convocar a reunión de Consejo
Directivo para la disolución de y
aprobación del presupuesto mediante
Acuerdo. (disposiciones generales).

4 Discutir y aprobar el presupuesto de la
vigencia.

5 Publicar en cartelera el Acuerdo de
aprobación del presupuesto de la
institución para la vigilancia.


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PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL, ADICION
PRESUPUESTAL
RESPONSABLE : COSEJO DIRECTIVO
DIRECTIVO

ACTIVIDAD
1 Comparar cada mes una vez hecha la
conciliación bancaria, el PRESUPUESTO DE
INGRESOS APROBADOS (0205) contra el
PRESUPUESTO DE INGRESOS EN EFECTIVO (0211),
si este es mayor en alguno de los rubros debe
preparar el proyecto de adición presupuestal.
º
2 Elaborar el Acuerdo de Adición Presupuestal
tanto a ingresos como a egresos, a este se
adiciona el rubro de que presente mayor gasto
siempre y cuando no tenga destinación
especifica.

3 Convocar a reunión al Consejo Directivo.

4 Estudiar y analizar el proyecto de Acuerdo de
la adición presupuestal y efectuar la
correspondiente aprobación.

5 Hacer el registro presupuestal de la adición con
el acuerdo aprobado por el concejo Directivo
así: PRESUPUESTO DE INGRESOS APROBADO
(0205) contra el PRESUPUESTO DE INGRESOS POR
EFECTAR (0206) y en los gastos PRESUPUESTO DE
GASTOS POR EJECUTAR (0310) contra
PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO ( 0305).

6 Ajuntar el P:A:C:, revisarlo y someterlo a
aprobación.

7 Fin de Procedimiento

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PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL REDUCCIÓN
PRESUPUESTAL
RESPONSABLE : CONSEJO DIRECTIVO

DIRECTIVO

ACTIVIDAD
1 Calcular y evaluar los ingresos frente a lo
presupuestado en la vigencia para determinar su
comportamiento o la insuficiencia de los mismo.
º
2 Prepara con el tesorero la propuesta de
reducción para ser sometida a evaluación.

3 Convocar a reunión. al Consejo Directivo

4 Presentar al Consejo Directivo el Proyecto de
Acuerdo, previamente revisado para su
aprobación.

5 Modificar el P.A.C, revisarlo y presentarlo para su
aprobación.

6 Discutir, analizar y aprobar el Acuerdo de
Reducción o Aplazamiento Presupuestal.

7 Asentar el Acuerdo de Reducción Presupuestal
en el libro de presupuesto,.

8 Fin del procedimiento

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PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : MODIFICACION AL PRESUPUESTO, TRASLADOS
PRESUPUESTALES.

AREA FUNCIONAL TESORERO RECTOR CONSEJO
DIRECTIVO

ACTIVIDAD
1 Examinar cual es el saldo de cada uno de las
apropiaciones una vez se expida el certificado
de disponibilidad presupuestal, si es muy bajo en
algunos de ellos debe preparar el proyecto de
traslado presupuestal, analizando cual de los
rubros puede ser contra creditado.
º
2 Elaborar proyecto de acuerdo de traslado
presupuestal en egresos. Siempre se traslada de
gasto a inversión y no lo contrario o de gasto a
gasto.

3 Convocar a reunión al Consejo Directivo.

4 Estudiar y analizar el proyecto de acuerdo del
traslado presupuestal y efectuar la

5 Hacer el registro presupuestal del traslado con el
acuerdo aprobado por el consejo directivo así:
para el crédito: PRESUPUESTO DE GASTOS X
EJECUTAR 0310 contra PRESUPUESTO DE GASTOS
APROBADO 0305 y para el contra crédito:
PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO 0305
contra PRESUPUESTO DE GASTOS X EJECUTAR
0310.

6 Ajustar el P:A:C:, y someterlo aprobación.


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PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : PLAN DE COMPRAS

AREA FUNCIONAL RECTOR COMITES CONSEJO
DIRECTIVO

ACTIVIDAD
1 Solicitar a los Comités de Área las necesidades
para la ejecución de los Proyectos académicos
de la vigencia.

2 Elaborar plan de necesidades.

3 Analizar y consolidar el plan de compras de la
vigencia, acorde al presupuesto aprobado, a la
necesidad del servicio y a los proyectos
académicos presupuestados por la Comunidad
Educativa.

4 Convocar al consejo directivo y presentar el
proyecto de plan de compras para su

5 Discutir y aprobar el plan de compras de la
vigencia.

6 Ejecutar el plan de compras

7 Fin del proceso.

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PROCEDMIENTOS

PROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO : LEGALIZACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

AREA FUNCIONAL RECTOR SECRETARIA CONSEJO
DIRECTIVO

ACTIVIDAD
1 Proyectar resoluciones y acuerdos institucionales,
teniendo en cuenta las normas de orden jurídico
y administrativo etc.

2 Trasladar a la secretaria para su correspondiente
transcribir.

3 Asignar el consecutivo.

4 Transcribir el acto administrativo aplicando los
diferentes controles de calidad.

5 Firmar los actos administrativos y resoluciones.

6 Convocar a reunión para aprobar el
correspondiente acuerdo institucional.

7 Estudiar, analizar, discutir y aprobar el respectivo
acuerdo.

8 Fin del Procedimiento

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PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : CREACION DE CAJA MENOR
RECTOR CONSEJO TESORERO SECRETARIA
AREA FUNCIONAL DIRECTIVO

ACTIVIDAD
1 Elaborar Acuerdo de Reglamentación de
manejo de Caja Menor, especificando
monto, gastos autorizados, responsable de
manejo, etc.

2 Analizar, discutir y aprobar mediante
Acuerdo, la apropiación de creación de
Caja Menor

3 Constituir Póliza de Manejo para la Caja
Menor a favor de la Institución, asegurando
al responsable del manejo de esta.

4 Elaborar el comprobante de egreso con su
respectivo cheque

5 Llenar los correspondiente recibos de Caja
Menor prenumerados con el visto bueno de
la Rectoría previos requisitos establecidos

6 Elaborar el respectivo reembolso de Caja
Menor, al final de cada mes; con su
respectivo formato y las firmas de quien lo
proyectó, elaboró, revisó y aprobó.

7 Reportar en el mes de Diciembre, los gastos
de caja menor en caso de que quede
excedente en efectivo se debe consignar al
Fondo Docente


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PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES
PLENAS OBRA PUBLICA

AREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA
DIRECTIVO

ACTIVIDAD
1 Celebrar contratos y convenios de acuerdo con
el Proyecto Educativo Institucional P.E.I-, con el
presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas
aplicables, o delegar mediante Acto
Administrativo en un funcionario de nivel
ejecutivo o directivo.
2 Identificar con la comunidad a beneficiar
(cuando la obra lo requiera) la solución a las
necesidades a satisfacer con la obra.
3 Elaborar los diseños correspondientes y
especificaciones técnicas considerando el punto
anterior y además, tener en cuenta el concepto
y/o aprobación de las entidades reguladoras
(Curadurìa, CVC, Acuaviva, EPSA, etc)
4 Elaborar el presupuesto oficial, costos directos y
el A.I.U., y actualizarlo en la ficha
correspondiente al momento de contratar el
inicio de una obra y agregar los ajustes de obra
de acuerdo con el plazo oficial (Art.25 Numeral
12 Ley 80/93).
5 Proceder (con soportes) a analizar con º
antelación, al inicio del proceso de selección del
contratista la conveniencia del objeto que se va
a contratar (Art. 25, numeral 7, Ley 80/93).
6 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 25,
numeral 6 Ley 80/93), (Art.71, Decreto 111/96,
Estatuto Orgánico de Presupuesto)
7 Presentar certificado de registro en el banco de
proyectos de la institución.

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PROCEDMIENTOS

PLENAS OBRA PUBLICA
DIRECTIVO

ACTIVIDAD
8 Publicar el proyecto de pliegos de condiciones o
términos de referencia en pagina web de la
institución o un aviso del lugar donde podrá
consultarse el pliego, en un diario de amplia
circulación Municipal, Departamental o
Nacional. (Art. 1 y 2 Decreto 2170/02 (Igual para
los pliegos definitivos)
9 Convocar de oficio a la audiencia de
adjudicación de la licitación o concurso.
10 Convocar al Comité Evaluador de Propuestas
para la Contratación de Obras Públicas y
consultorìa para que proceda a evaluar técnica
y económicamente las propuestas (Art. 24,26 Ley
80/93) y seleccionar la propuesta (Deber de
selección objetiva Art. 29 Ley 80/93)
11 Emitir Acto Administrativo de adjudicación de la
licitación o concurso
12 Exigir Garantía Única (Art. 25 Ley 80/93 Art. 17
Decreto 679/94)
POLIZAS
CUMPLIMIENTO.- No será inferior al monto de la
cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del
contrato (Art. 17 literal b Decreto 679/94).
Equivalente al 20% del valor del contrato con
una vigencia igual al contrato y tres meses mas.
(Cláusula del contrato)
BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL
ANTICIPO.- Valor del amparo equivalente al 100%
del monto del anticipo (Artículo 17 literal a
Decreto 679/94), con una vigencia igual al
término de ejecución del mismo y noventa días
mas. (Cláusula contrato).

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I.E. SAGRADA
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PROCEDMIENTOS

PLENAS OBRA PUBLICA
DIRECTIVO
ACTIVIDAD
SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES.- El
valor del amparo será igual cuando menos
el 5% del valor total del contrato y deberá
extenderse por el término de vigencia del
contrato y tres año mas. (Art. 17 Literal C
Decreto 679/94). Valor del amparo
equivalente al 10% del valor del contrato
con una vigencia igual a la del mismo y tres
años mas contados a partir de la fecha de
terminación del contrato. (Cláusula
contrato).
RESPONSABILIDAD CIVIL
EXTRACONTRACTUAL.- Valor del amparo
equivalente al 10% del valor del contrato
por el término de ejecución del mismo y
noventa días más (Cláusula del contrato)
13 Emitir Resolución de aprobación de las
pólizas (Artículo 41 Ley 80/93, Art. 18
Decreto 679). Presentar Certificado de
Cámara de Comercio (Persona natural,
para los que sean comerciantes, según
código de comercio). Presentar certificado
de existencia y representación legal
expedido por la Cámara de Comercio
(Persona Jurídica) (Art`. 6 Ley 80 de 1993).
Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3
Art. 41 Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94).
Elaborar la minuta del Contrato (Art. 39 Ley
80/93). Suscribir el contrato por las partes
(Firma del Contratos) ( Art. 41 Ley 80/93)
14 Presentar certificado de Cámara de
Comercio (Persona natural, para los que
sean comerciantes, según Código de
Comercio.

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PROCEDMIENTOS

PLENAS OBRA PUBLICA
DIRECTIVO

ACTIVIDAD
15 Presentar certificado de existencia y
representación legal expedido por la Cámara
de Comercio (Persona Jurídica) (Art. 6 Ley 80
de 1993).
16 Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3
Art. 41 Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94.

17 Elaborar la minuta del contrato (Art. 39 Ley
80/93)

18 Suscribir el contrato por las partes (Firma del
contrato) ( Art. 41 Ley 80/93)
19 Publicar en lugar visible de la entidad una
vez por semestre, la relación singularizada de
los bienes adquiridos y servicios contratados,
el objeto y valor de los mismos, su destino y el
nombre del adjudicatario, asì como las
licitaciones declaradas desiertas (Art. 51 Ley
190/95, Art. 40 numeral 27 Ley 200/95)


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Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : INTERVENTORIA
RESPONSABLE : INTERVENTOR
AREA FUNCIONAL RECTOR INTERVENTOR CONTRATISTA

1 Nombrar interventor mediante Resolución (art. 53
Ley 80/93)

2 Notificar al interventor

3 Establecer por escrito sus ordenes o sugerencias.
Ninguna orden del interventor de la obra podrá
darse verbalmente. (numeral 2 Art. 32 Ley 80/93)

4 Levantar acta de entrega de anticipo. El pago
del anticipo no debe ser mayor del 50% del valor
del contrato (Art. 40 Ley 80/93). En aquellos casos
donde el contrato sea cofinanciado se debe
pactar el anticipo y demás pagos de acuerdo a
los desembolsos estipulados en el convenio de
cofinanciaciòn

5 Verificar que el contratista antes de dar
comienzo a la obra, tenga afiliado al personal
vinculado a su servicio a una empresa
administradora de riesgos profesional ARP.
(Cláusula del Contrato). Por ser una exigencia
que debe ser ampliada después del
perfeccionamiento del contrato, es
responsabilidad del interventor exigir esta
afiliación antes de firmar el Acta de inicio de la
obra.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PLENAS (COMPRAS)
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA

ACTIVIDAD
1 Autorizar celebrar contratos y convenios de
acuerdo con el proyecto educativo institucional
PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas
jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto
ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93,
Articulo 14 Decreto 679/94)
2 Identificar la necesidad y elaborar la nota de
pedido, la cual deberá contener claramente las
especificaciones de los suministros pedidos, por
parte de los solicitantes, además presentar al
Consejo Directivo que es quien lo aprueba.

3 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71
Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de
Presupuesto)

4 Solicitar al menos dos cotizaciones (opcional, por
transparencia), si la orden de suministro no
supera el 10% de la menor cuantía, no se
requieren varias oferta.

5 Elaborar orden de suministro o de compra (Art.
25 Decreto 679/94).

6 Determinar pólizas (opcional)

7 Presentar factura.

8 Registrar entrada al almacén.

9 Registrar salida de almacén.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PLENAS (COMPRAS)

ACTIVIDAD
10 Certificar el recibo a satisfacción del suministro.
Tratándose de equipos deberá garantizarse su
correcta instalación y funcionamiento. Igual
deberá garantizarse el recibo, utilización y
destino de los bienes o insumos adquiridos, de
conformidad al cumplimiento de lo solicitado en
la orden.

11 Presentar orden de pago con sus respectivos
soportes.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PLENAS
(CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)
AREA FUNCIONAL RECTOR CONTRATISTA CONSEJO
DIRECTIVO

ACTIVIDAD
2 Identificar la necesidad y presentar la solicitud
del servicio al Consejo Directivo quien le
aprueba.

3 Certificar que no existe personal de planta con
capacidad para realizar las actividades a
contratar (Artículo 32 Literal 3 Parágrafo 1 Ley 80
de 1993)
4 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 25,
Numeral 6 Ley 80/93) (Art. 71 Decreto 111/96
Estatuto Orgánico de Presupuesto)
5 Proceder (con soportes) a analizar con
contratista la conveniencia del objeto que se va
a contratar. (Art. 25, numeral 7 Ley 80/93).
6 Fijar aviso de invitación a presentar propuestas,
en un lugar visible de la entidad mínimo dos (2)
días (cuando a ello hubiere lugar) (Art. 3 Decreto
855/94). Para la celebración de los contratos de
menor cuantía cuyo valor sea igual o superior a
cien (100) salarios mínimos legales mensuales y al
mismo tiempo superen el cincuenta por ciento
(50%) de la menor cuantía de la entidad.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PLENAS

DIRECTIVO

ACTIVIDAD
FIJACION.- Marca la fecha de inicio de la
presentación de las propuestas.
DESFIJACION.- Marca la fecha límite de la
presentación de las propuestas.
7 Convocar al Comité Evaluador de Propuestas, a
Consejo Directivo para la contratación de
PRESTACION DE SERVICIOS, para que proceda a
evaluar la idoneidad y el perfil de los aspirantes a
ser contratados (Art. 24, 26 Ley 80/93) (Deber de
selección objetiva, Art. 29 Ley 80/93 Art. 3
Decreto 855/94).

8 Emitir Resolución de adjudicación del contrato o
quien se haya delegado para contratar.

9 Exigir Garantía Única (Art. 25 Ley 80/93 Art. 17
Decreto 679/94)
POLIZAS
CUMPLIMIENTO.- No será inferior al monto de la
cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del
contrato (Art. 17 literal b Decreto 679/94).
Equivalente al 20% del valor del contrato con
una vigencia igual al contrato y tres meses mas.
(Cláusula del contrato)

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PLENAS

DIRECTIVO

ACTIVIDAD
BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL
ANTICIPO.- Valor del amparo equivalente al
100% del monto del anticipo (Artículo 17 literal a
Decreto 679/94), con una vigencia igual al
término de ejecución del mismo y noventa días
mas. (Cláusula contrato).
SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES.- El valor del
amparo será igual cuando menos el 5% del valor
total del contrato y deberá extenderse por el
término de vigencia del contrato y tres año mas.
(Art. 17 Literal C Decreto 679/94). Valor del
amparo equivalente al 10% del valor del
contrato con una vigencia igual a la del mismo y
tres años mas contados a partir de la fecha de
terminación del contrato. (Cláusula contrato).
10 Emitir Resolución de aprobación de las pólizas
(Artículo 41 Ley 80/93, Art. 18 Decreto 679).
11 Exigir requisitos si es Persona Natural:
-Presentar Certificado de Cámara de Comercio
(Persona natural, para los que sean
comerciantes, según código de comercio).
-Aportar la hoja de vida.
-Certificado de antecedentes disciplinarios.
-Certificado de antecedentes DAS.
-Afiliación a una EPS. (para contratos cuya
vinculación sea superior a los tres meses).

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PLENAS
AREA FUNCIONAL RECTOR COTRATISTA CONSEJO
DIRECTIVO

ACTIVIDAD
12 Exigir a la Persona Jurídica, la presentación del
Certificado de existencia y representación legal
expedido por la Cámara de Comercio (Art. 6 Ley
80/93).-
13 Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3 Art.
Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94).

14 Elaborar la minuta del contrato (Art. 39 Ley
80/93).

15 Suscribir el contrato por las partes (Firma del
contrato) (Art. 41 Ley 80/93).

16 Publicar en lugar visible de la Institución una vez
por semana la relación singularizada de los
bienes adquiridos y servicios contratados, el
objeto y el valor de los mismos, su destino y el
nombre del adjudicatario, así como las
licitaciones declaradas desiertas. (Art. 51 Ley
190/95, Art. 40 numeral 27 Ley 200/95).
ETAPA POSTCONTRACTUAL
17 Asignar al Consejo Directivo un funcionario para
certificar el recibo a satisfacción y efectuar el
respectivo seguimiento y control (Cláusula del
contrato)

anexos.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS
(ORDEN TRABAJO)


ACTIVIDAD
1 Realizar los estudios y análisis de conveniencias.
Art. 8 Decreto 2170/02 numeral 7 y 12, Art. 25
numeral 3 y Art. 26 Ley 80/93
2 Elaboración y la publicación del proyecto de
pliego de condiciones o términos de referencia.
Art. 1 y 10 Decreto 2170/02 Art. 24 numeral 5.
3 Recepción de observaciones al proyecto de los
pliegos de condiciones o términos de referencia
Art. 21 numeral 1 Decreto 2170/02.
4 Ajustes y elaboración de los pliegos de
condiciones o términos de referencia definitivos
Art. 01 Decreto 2170/02, Art. 24 numeral 5 Ley
80/93.
5 Solicitar certificado de disponibilidad
presupuestal a Tesorería, Art. 71 Decreto 111/96 y
Art. 19 Decreto 568/96.

6 Recepción de propuestas (según pliego) y
evaluación de las propuestas Art. 4 Decreto
2170/02.

7 Verificar registro del proponente en caso de ser
requerido

8 Elaboración de documento escrito (Contrato u
orden de trabajo) Art. 25, 40 y 41 Ley 80/93 y Art.
17 y 18 Decreto 679/94..

9 Realizar el registro o compromiso presupuestal.
Art. 20 Decreto 568/96.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

(ORDEN TRABAJO)


ACTIVIDAD
10 Seguimiento técnico, administrativo y jurídico del
contrato. Art. 4, 5, 25 y 26 de la Ley 80/93.

11 Elaborar acta de iniciación y certificado de
pago de anticipo.

12 Presentación de planes o localización de la
obra, presupuesto, análisis de precios unitarios,
especificaciones técnicas.

13 º
Verificar los requisitos y documentos anteriores.

14 Obtener la licencia ambiental o permiso de la
CVC

15 Presentar póliza de cumplimiento a favor de la
entidad ambiental.

16 Elaborar acta de liquidación final de la obra.

17 Liquidar el contrato de acuerdo al Art. 60 y 61 de
la Ley 80/93


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

(COMPRAS)


ACTIVIDAD
2 Determinar la necesidad y elaborar la nota de
pedido, la cual deberá contener claramente las
especificaciones de los suministros pedidos, por
parte de los solicitantes, además presentar al
Consejo Directivo que es quien lo aprueba.
Presupuesto)
4 Solicitar al menos dos cotizaciones (opcional, por
transparencia), si la orden de suministro no
supera el 10% de la menor cuantía, no se
requieren varias oferta.

5 Elaborar orden de suministro o de compra (Art.
25 Decreto 679/94).

6 Determinar pólizas (opcional)

7 Presentar factura.

8 Registrar entrada al almacén.

9 Registrar salida de almacén.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

(COMPRAS)


ACTIVIDAD
10 Certificar el recibo a satisfacción del suministro.
tratándose de equipos deberá garantizarse su
correcta instalación y funcionamiento. Igual
deberá garantizarse el recibo, utilización.

soportes.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

(PRESTACION DE SERVICIOS)

ACTIVIDAD

2 Identificar la necesidad y presentar la solicitud
del servicio al Consejo Directivo quien la
aprueba.

Presupuesto)

4 Proceder (con soportes) a analizar con
contratista la conveniencia del objeto que se a
contratar (Art. 25, numeral 7 Ley 80/93)

5 Certificar que no existe personal de planta. (Art.
32 Literal 3 Parágrafo 1 Ley 80 de 1993)

6 Solicitar la presentación de la hoja de vida.

7 Seleccionar la persona idónea. (si la orden de
servicio no supera el 10% de la menor cuantía no
requiere varias ofertas.

8 Diligenciar orden de servicio.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

(PRESTACION DE SERVICIOS)


ACTIVIDAD
9 Certificar el servicio a satisfacción, una vez haya
sido recibido por la dependencia solicitantes
dependencia

soportes.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : CREACION DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CUSTODIA
PARA BIENES DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
INSTITUCIONAL

AREA FUNCIONAL RECTOR(A) COMITÉ DE CONSEJO
DIRECTIVO
EMERGEN
CIAS

ACTIVIDAD
1 Nombrar comité de emergencia.

º
2 Identificar causas y consecuencias de probables
amenazas y diseñar plan de emergencia de la
Institución

3 Realizar periódicamente simulacros para afrontar
emergencias

4 Presentar plan de emergencias de la Institución
al Consejo Directivo

5 Aprobar plan de emergencias y seguimiento

6 Solicitar diagnostico de la infraestructura de la
institución y el plan de emergencia contra
incendios al Cuerpo de Bomberos Voluntarios y
atender sus recomendaciones.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

GESTION ACADEMICA

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCESO : GESTION ACADEMICA
PROCEDIMIENTO : ORGANIZACION DEL PLAN DE ESTUDIO
RESPONSABLE : COORDINADORES

AREA FUNCIONAL RECTOR EQUIPO DE CONSEJO CONSEJO COORDINADORES
TRABAJO ACADEMICO DIRECTIVO

ACTIVIDAD
1 Conformar equipo de trabajo del Comité de
Áreas.

2 Elaborar el plan de estudio acorde a
directrices dadas en la Ley 115 de 1994 y
normas reglamentarias.

3 Presentar el plan de estudio al Consejo
Directivo.

4 Analizar , ajustar y aprobar el Plan de
Estudio

5 Presentar el plan de Studio al Consejo
Directivo.

6 Aprobar el plan de estudio institucional.

7 Hacer seguimiento y control.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : MATRICULA DE ESTUDIANTES

AREA FUNCIONAL COORDINADORES,
DOCENTES Y PERSONAL
ADMINISTRATIVO

ACTIVIDAD
1 Solicitar documentos exigidos por la Institución

2 Revisar cada documento, aprobación,
confrontación de identificación y registro de la
entidad Bancaria

3 Efectuar el registro sistematizado en la base de
datos (controlado por el sistema)

4 Imprimir la ficha de matricula y solicitar las firmas
de la alumna y el acudiente

5 Proceder a archivar los documentos exigidos en
su respectiva carpeta (hoja de vida)

6 Conformar el libro de matriculas de alumnas por
grados y orden alfabético


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : PLANEACION ACADEMICA DEL AREA POR
ASIGNATURA
RESPONSABLE : DOCENTES

AREA FUNCIONAL DOCENTES COORDINADOR(A)

ACTIVIDAD
1 Retomar el P. E. I. para identificar los temas de la
asignatura acordados en el comité de área.

2 Determinar la metodología y el tiempo para
cada uno de los temas.

3 Plasmar la información en el formato registro
temático y logros específicos.

4 Revisar la planeaciòn de área por asignatura
correspondiente a cada docente.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : DESARROLLO DE LA PLANEACION DE CADA AREA
POR ASIGNATURA

AREA FUNCIONAL DOCENTES

ACTIVIDAD
1 Iniciar con la introducción al tema, objetivos logros a
alcanzar, reseña histórica y metodología de evaluación.

2 Realizar lecturas, talleres, explicaciones formal del tema,
trabajos en grupo, consultas etc.

3 Verificar con estudiantes oralmente y/o a través de cuis,
preguntas relacionadas con el tema si ha sido entendido.

4 De ser así se avanza con el proceso de desarrollo de la
asignatura, de lo contrario se experimentara una
metodología adicional hasta lograr el entendimiento del
tema.

5 Proyectar evaluaciones con sus respectivas fecha, hora y
tema. La evaluación debe ser continua y sistematizada.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA DE CADA AREA
AREA FUNCIONAL DOCENTES COORDINADOR

ACTIVIDAD
1 Revisar la temática de la asignatura contenido en la programación del
comité de área escrita en le P.E.I.
2 Analizar los logros e indicadores de logros del P.E:I. acordados por el
comité de área.
3 Fijar fecha de evaluaciones cualitativas (talleres, ejercicios, pruebas
orales o escritas individuales o en grupo) de cada tema desarrollado.

4 Realizar la evaluación acorde a lo planeado.

5 Analizar y valorar la evaluación.

6 Dar a conocer al estudiante el resultado de la evaluación.
Entregar planilla de valoración de las evaluaciones al coordinador de
7 la jornada.

8 Revisar las planillas. Trasladar a la secretaria general de las planillas
revisadas para posterior digitación.
Trasladar a la secretaria general las planillas revisadas para posterior
9 digitación.

10 Producir los boletines de valoración (ver procedimiento registro de
evaluaciones y valoraciones).
11 Entregar los boletines a los padres o acudientes de los estudiantes.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : PROMOCION ACADEMICA DE ESTUDIANTES
RESPONSABLE : COMISION DE PROMOCION Y EVALUACION

DOCENTES CONSEJO COORDINADOR COMITÉ DE
AREA FUNCIONAL ACADEMICO PROMOCION
Y
EVALUACIÓN

ACTIVIDAD
1 Establecer en consejo de profesores, los
estudiantes con uno (1) o mas asignaturas
perdidas.

2 Elaborar actas de compromiso en formatos
establecidos.

3 Reunir a los padres de familia de los estudiantes
que presentan insuficiencia en 1 o 2 asignaturas
para informar la situación y firmar acta de
compromiso.

4 Ejecutar el proceso acordado para la
superación de logros comprometidos por
asignaturas.

5 Determinar si las pruebas son satisfactorias y
promover al año siguiente o a graduación según
el caso. Si por el contrario el resultado de las
pruebas no es satisfactorio, los estudiantes
podrían continuar los estudios matriculando las
áreas en las cuales no ha alcanzado los logros,
para los grados 6,9, y 11 repetir el año.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE HORARIOS

AREA FUNCIONAL CONSEJO ACADEMICO DOCENTES

ACTIVIDAD
1 Elaborar horario de actividades para la
superación de logros para los estudiantes que
presentan insuficiencias de logros en cada
periodo.

2 Elaborar horario de entrega de boletines finales,
certificados a los estudiantes de 9° grado y de
graduación de ultimo año.

3 Elaborar horarios de actividades
complementarias y especiales de superación.

4 Verificar que los horarios hayan quedado bien
distribuidos.

5 Aplicar el horario establecido.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : CAPACITACION A DOCENTES

AREA FUNCIONAL RECTOR COORDINADOR DOCENTE

ACTIVIDAD
1 Determina las necesidades de capacitación a
docentes con base en la evaluación
institucional.

2 Convocar a los docentes para participar en las
capacitaciones especificas de cada área y a las
que se requieran para el mejoramiento del
proceso educativo.

3 Aceptar, inscribir y participar de las
capacitaciones.

4 Solicitar y/o aplicar los conocimientos recibidos.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : EVALUACIÓN INSTITUCIONAL AÑO ANTERIOR
RESPONSABLE : CONSEJO ACADEMICO.

COMISION COMUNIDAD COORDINADORES RECTOR
AREA FUNCIONAL EVALUADORA EDUCATIVA

ACTIVIDAD
1 Elaborar la encuesta.

2 Probar la encuesta (piloto) y ajustarla.

3 Distribuir la encuesta y recolección de la
información.

4 Analizar la información recaudada mediante
identificación de fortalezas, debilidades y
alternativas para mejorar.

5 Formular plan de mejoramiento institucional y
presentarlo al Núcleo Educativo.

6 Aplicar las correcciones del Núcleo Educativo, si
las hay.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

GESTION ADMINISTRATIVA

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCESO : GESTION ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO : IDENTIFICACION DE HECHOS ECONOMICOS,
FINANCIEROS Y SOCIALES
RESPONSABLE : TESORERO

AREA FUNCIONAL TESORERO

ACTIVIDAD
1 Aplicar las Normas Generales de la Contabilidad Pública que demarcan la
cuantificación de los hechos financieros, económicos y sociales.
2 Reconocer la totalidad de las operaciones realizadas por el ente público, º
mediante las cuales se adquieren derechos, bienes y obligaciones ciertas, que
representan activos, pasivos y el patrimonio así como los ingresos, costos y
gastos ordinarios y extraordinarios presupuestados o no, también compromisos y
derechos contingentes.
3 Reconocer los hechos económicos financieros y sociales que resulten de
actividades culturales o que estén relacionados con el patrimonio histórico
(reconocimientos de hechos y actividades especificas)
4 Reconocer en las cuentas de planeaciòn y presupuesto las operaciones de
ingresos y gastos presupuestados y ejecutados acorde con las normas
respectivas y las dinámicas establecidas.
5 Reconocer operaciones de las cuales se tenga serios indicios sobre su
propiedad o afectación y sobre la cual no se tenga evidencia documentaria.
Así mismo reconocer las operaciones que representen compromisos y derechos
continentes en las respectivas cuentas de orden y control.
6 Enmarcar el hecho con la aplicación de normas técnicas especificas que tiene
que ver con:
- Registro del proceso de aprobación y ejecución del presupuesto (C.E.
015/9)
- Valoración de las inversiones a precios de mercado ( C.E.019/97)
- Depreciación, agotamiento, amortización y provisiones (C.E.011/96)


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : REVISION, VERIFICACION Y CLASIFICACIÒN DE LOS
DOCUMENTOS FUENTES Y SOPORTES

ACTIVIDAD
1 Determinar la naturaleza y dinámica de cada uno de los documentos soportes, de acuerdo
con el Plan General de Contabilidad Pública.
2 Definir como Activos las pertenencias reconocibles y medibles del ente público, representadas º
en bienes y recursos controlados por el mismo, como resultado de hechos pasados, de los
cuales se espera derivar en el tiempo beneficios económicos y sociales
3 Definir como Pasivos las obligaciones exigibles al ente público derivadas de hechos pasados y
adquiridos en desarrollo de su actividad financiera económica y social, que deben ser
pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o
servicios.
4 Velar por el cumplimiento de la normatividad en cuanto a la presentación, estructura y
clasificación de activos y pasivos en corrientes y no corrientes.
5 Determinar como Patrimonio el conjunto de recursos aportados o bienes incorporados, así
como los recibidos por valorizaciones de los activos, por el resultado del ejercicio, y los
excedentes o déficit de los ejercicios anteriores que se generan por el desarrollo de la
actividad económica financiera o social del ente público.
6 Incluir en Cuentas de Orden las operaciones que tienen por objeto identificar los derechos y
obligaciones contingentes que pueden afectar la situación financiera económica y social del
ente público o informar aspectos que por su importancia requieren de control.
7 Velar por que el estado de actividad financiera, económica y social señale la actividad del
ente público y revele el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su
cometido estatal, expresado en términos monetarios durante un periodo determinado
identificando plenamente los elementos constitutivos del mismo, como son los ingresos y los
Gastos.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : IMPUTACION DE SOPORTES DE CONTABILIDAD

ACTIVIDAD
1 Utilizar la estructura del Catálogo General de Cuentas, teniendo clara la descripción y la
dinámica de las cuentas para codificar los documentos soportes de la Contabilidad.
º
2 Analizar los casos que amerita un tratamiento especial para el registro y contabilización
de las operaciones del ente público, con base en el marco conceptual definido en
primera instancia por el marco legal.

3 Actualizar permanentemente el Catálogo General de Cuentas, de cuerdo con los
cambios introducidos por la Contraloría General de la Nación.

4 Crear los niveles auxiliares de las cuentas en función de las necesidades específicas de la
información financiera del ente y hacer los cambios correspondientes en las tablas del
sistema.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : DIGITACIÒN DE DOCUMENTOS SOPORTES
RESPONSABLE : AUXILIAR CONTABLE

AREA FUNCIONAL AUXILIAR CONTABLE

ACTIVIDAD
1 Registrar los soportes de la información contable que fueron previamente imputados
detallando en forma ordenada las transacciones que diariamente se realizan en el ente
público.
º
2 Especificar en cada comprobante los movimientos correspondientes con base en los
documentos soportes, indicando, fecha, origen, numero de documentó, descripción y
cuantía de la operación

3 Comprobar que la información y los valores ingresados a la contabilidad por interfaces
con los Módulos de Presupuesto y Tesorería sean fiel reflejo de los documentos soportes.
Igualmente para la información ingresada directamente al Módulo de Contabilidad.

4 Corregir los datos ingresados erróneamente a la Aplicación con base en la revisión
realizada.

5 Velar por la calidad e integridad de la información ingresada a la Aplicación Contable.

6 Revisar que los formatos del Sistema cumplan con las necesidades de la información
contable

7 Brindar soporte técnico a la Aplicación contable para optimizar el recurso tecnológico
disponible


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : AJUSTES Y CIERRE


ACTIVIDAD
1 Verificar los saldos de comprobación que arroja el sistema para determinar si existen
problemas de naturaleza contable.
º
2 Constatar los errores contables y realizar los comprobantes de Ajustes necesarios para
corregir las diferencias

3 Revisar que en cada comprobante de ajuste se resuman las operaciones relacionadas
con movimientos globales o de integración, tales como ajustes, correcciones y otras
operaciones que se realicen en las que no intervenga el documento que lo represente.

4 Revisar la secuencia de los comprobantes para evidenciar los saltos en los consecutivos
y constatar la anulación manual del comprobante respectivo.

5 Cerrar automática mente el periodo contable.

6 Imprimir los libros de contabilidad y los comprobantes de contabilidad para conservar
archivos manuales que estén a disposición de las autoridades de control, inspección y
vigilancia.

7 Velar por la conservación, custodia y tenencia de los libros, comprobantes y soportes
que han sido objeto de registro


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES
CONTABLES
RESPONSABLE : CONTADOR Y TESORERO
AREA FUNCIONAL CONTADOR TESORERO RECTOR

ACTIVIDAD
1 Supervisar la aplicación de las normas técnicas relativas a los Estados
Contables e Informes Complementarios, teniendo en cuenta la
normatividad en cuanto a la presentación y estructura de los estados,
y el cumplimiento de los principios, los postulados, las características, y
los fines de la información contable.
2 Preparar los Estados Contables y los Informes Complementarios de º
Naturaleza Contable, exigidos periódicamente por los Entes de control,
inspección y vigilancia, empleando los formatos y parámetros definidos
por ellos.
3 Validar la información presentada a la Gobernación, Secretaria de
Educación Departamental Contabilidad para que sea cargada
exitosamente a la Base de Datos de la misma.

4 Preparar los Formularios de Retención en la Fuente.

5 Generar la información contable solicitada mensualmente para uso
interno del ente Público.

6 Firmar los estados contables.

7 Presentar oportunamente los estados contables para firma del
representante legal.
8 Presentar oportunamente los estados contables Gobernación,
Secretaria de Educación Departamental Contabilidad en los términos
establecidos por la Contaduría General de la Nación y por Contraloría
Departamental

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : EJECUCIÓN O RECAUDO PRESUPUESTO DE INGRESOS.
RESPONSABLE : TESORERO.


ACTIVIDAD
1 Preparar el resumen de recaudos por rubros
presupuéstales a diario, tomando las
consignaciones de los bancos y descargando en
el formato de Relación de ingresos el registro
presupuestal, PRESUPUESTO DE INGRESOS X
AFECTAR (0206) contra PRESUPUESTO DE
INGRESOS EN EFECTIVO (0211)

2 Hacer control de ingresos con los pagos que
efectúan los alumnos, tomando los listados de
todos los grupos y descargando los pagos que
se van presentando a diario con el
comprobante de consignación que llega del
banco.

3 Verificar que el registro presupuestal de los
ingresos de tienda y fotocopiadora estén de
acuerdo con los informes que presenten las
personas encargadas, con el visto bueno de la
rectoría. No debe de pasar un (1) mes sin que se
reciba informe.

4 Emitir el informe de Ejecución Presupuestal de
Ingresos y enviar a los antes de control ya
revisados y firmados.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : EJECUCIÓN DE EGRESOS, REGISTRO E INFORME
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO
ACTIVIDAD
1 Solicitar disponibilidad presupuestal en el formato preestablecido.

2 Expedir certificados de disponibilidad presupuestal consecutivo de la
vigencia, cada vez que sea solicitado mediante formato establecido para
la rectoría y documento requerido, hacer el registro presupuestal
PRESUPUESTO APROBADO (0310) DEBITO contra CERTIFICADOS DE
DISPONIBILIDAD EXPEDIDOS (0312), Ducumento, nota contable.

3 Asignar y efectuar el registro presupuestal del compromiso con la orden de
servicio, de compra o de trabajo etc, así: CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD
EXPEDIDOS (0312) contra PRESUPUESTO DE EGRESOS COMPROMETIDO
(0315). Documento, nota contable.
4 Recibir la mercancía y/o trabajo o servicio con la factura, cuenta de cobro
o contrato y hacer el comprobante de egreso. Registro presupuestal de la
obligación, PRESUPUESTO DE GASTO COMPROMETIDO (0315) contra
PRESUPUESTO DE GASTOS OBLIGACIONES CONTRAIDAS (0322) Factura de
servicio.
5 Efectuar el pago verificando en el acuerdo de gastos mensuales del
Consejo Directivo.

6 Hacer el registro presupuestal con el recibo a satisfacción de rectoría
PRESUPUESTO DE GASTO EJECUTADO (0330) contra PRESUPUESTO DE GASTOS
OBLIGACIONES CONTRAIDAS (0322).


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : RECAUDO DE EFECTIVO

AREA FUNCIONAL SOLICITANTE ENTIDAD TESORERO (A)
BANCARIA

ACTIVIDAD
1 Solicitar recibo de consignación.

2 Diligenciar el formato

3 Efectuar consignación en la entidad bancaria
respectiva.

4 Reportar a diario lo recaudado a la Tesorería de
la Institución

5 Registrar en el sistema el ingreso diario
(Consignación).

6 El sistema genera el comprobante diario de
ingresos y simultáneamente registra en el
presupuesto de ingresos.

7 Registrar la consignación en el grupo de cada
estudiante.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : NOVEDADES DE NOMINA
DOCENTE, TESORERO DISTRITO RECTOR
AREA FUNCIONAL PERSONAL
ADMINISTRATIV
O Y ENTIDADES
EXTERNAS

ACTIVIDAD
1 Entregar los documentos que reportan las
diferentes novedades con sus respectivos
soportes.

2 Recopilar información en una carpeta de
pendientes.

3 Entregar nominas de Docentes y Personal
Administrativos.

4 Retomar las novedades archivadas en el
legajador de pendientes y registrarlos en el
formato preestablecido para cada concepto.

5 Liquidar los diferente saldos.
Revisar las nominas actuales Vs. novedad
6 anterior y registrar la nomina en el sistema (Hoja
Electrónica), para generar, certificados de
ingresos y retenciones de sueldos, si da lugar
como también tener una base de datos de lo
pagado, por vigencia a cada servidor publico,
que servirá para emitir constancias mas
oportunamente.

7 Elaborar en los formatos establecidos por
conceptos, las novedades del mes acumuladas
mas las generadas en la revisión de la nomina
actual.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : NOVEDADES DE NOMINA

DOCENTE, TESORERO DISTRITO RECTOR
AREA FUNCIONAL PERSONAL
ADMINISTRATIV
O Y ENTIDADES
EXTERNAS

ACTIVIDAD

8 Firmar el reporte de novedades de nomina
mensual y trasladar a la Rectoría para su
correspondiente revisión.

9 Revisar y firmar el reporte de novedades de
nomina y devolver a la Tesorería para su
correspondiente entrega.

10 Entregar el reporte de novedades de nomina
mensual a la Gobernación del Valle


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : PAGO DE NOMINA A DOCENTES Y PERSONAL
ADMINISTRATIVO

AREA FUNCIONAL DISTRITO TESORERO

ACTIVIDAD
1 Entregar ala secretaria de Tesorería las planillas
de pagos con sus respectivos cheques de
personal Administrativo y Docentes.

2 Revisar clasificar y comparar los cheques con el
respectivo desprendible de pago para proceder
a su entrega.

3 Entregar al personal Administrativo y Docente los
respectivos cheques, previa identificación y firma
de la planilla de pago (ciando el pago se haga
mediante autorización se debe anexar la
fotocopia de la cedula del beneficiario del
pago).

4 Archivar las respectivas planillas de pago y
automatizaciones si es el caso.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : PAGO DE ACREENCIAS
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO PROVEEDOR
Y/O USUARIOS

ACTIVIDAD
1 Solicitar la disponibilidad presupuestal en el formato reestablecido.

2 Expedir la disponibilidad presupuestal previa revisión al saldo
presupuestal por afectar.

3 Ordenar el gasto una vez ha sido aprobado por el Consejo Directivo
(orden de compra, suministros, trabajo, servicio).

4 Entregar el bien y/o servicio solicitado a entera satisfacción y visto
bueno de la rectoría.

5 Presentar ante la tesorería factura con la respectiva orden y los
documentos soportes.

6 Verificar revisar y confrontar la documentación presentada por el
proveedor y/o usuario.

7 Elaborar el comprobante de egreso en el sistema con su respectivo
cheque debidamente prenumerados (sistema ASCII).

8 Hacer el registro contable (en el sistema).

9 Refrenar el cheque con los sellos de “páguese al primer
beneficiario”, y de rectoría con la respectiva firma

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : PAGO DE ACREENCIAS
AREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO PROVEEDOR
Y/O USUARIOS

ACTIVIDAD
10 Firmar el cheque, colocarle el sello de Tesorería, entregarlo al
proveedor previa identificación (solo los viernes); hacer firmar con
nombre claros e identificación, en caso de que el proveedor no
reclame el cheque personalmente debe enviar autorización y sello
utilizado por la firma o entidad; para el caso de persona natural
además de la autorización debe presentar la identificación y
fotocopia de la identidad del proveedor.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : MANEJO DE CORRESPONDENCIA
RESPONSABLE : SECRETARIA
VIGILANTES SECRETARIA RECTOR MENSAJERO
AREA FUNCIONAL

ACTIVIDAD
1 Recibir la correspondencia a diario y radicarla.

2 Entregar la correspondencia recibida a la
dependencia respectiva cuyo encargado debe
diligenciar la respuesta.

3 Diligenciar la respuesta de la correspondencia
(original y copia) de Rectoría bajo la supervisión
del Rector con su respectivo consecutivo.

4 Transcribir la correspondencia

5 Revisar y firmar la correspondencia.

6 Enviar la correspondencia al destinatario con la
persona asignada para su entrega, hacerle
firmar la copia del oficio con fecha y hora (en
señal de recibido).

7 Recibir y distribuir la correspondencia interna y
externa.

8 Archivar la correspondencia recibida y
despachada cronológicamente (por orden de
fecha).

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN
AREA FUNCIONAL SECRETARIA

ACTIVIDAD
1 Prohibir la entrada a todo el personal de Institución al área
administrativa en caso de no encontrarse ninguna de las secretarias y
si es necesario cerrar la puerta.
2 Mantener bajo llave la información archivada manualmente, (planilla
de las notas, Actas, resoluciones, notas a mano, etc.) una vez sea
digitada en los computadores.

3 Restringir el encendido a cada uno de los computadores mediante
clave de acceso.

4 Acceder al entorno de red de las computadoras mediante password,
es decir, con clave se llega a los archivos de notas, acta de Consejo
Directivo, Resoluciones, Certificados, Constancias, etc. y este password
solo es manejado por personal de esta área funcional.

5 Conservar copia de seguridad de estos importantes archivos mediante
backup en disquetes, aparte de los discos duros de la maquinas.

6 Controlar el ingreso de personal ajeno a esta oficina, con horarios de
atención y solo en presencia de las secretarias.
7 Reportar de inmediato las anomalías como presencia de virus
informativo y otros daños, a los técnicos de la empresa de
mantenimiento de sofware.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : ACTAS DE REUNIONES

AREA FUNCIONAL RECTOR(A) CORDINADOR(A) SECRETARIA

ACTIVIDAD
1 Convocar a reunión de Consejo Directivo y
Académico con diez días de anticipación

2 Convocar a reunión de Docentes por jornada.

3 Tomar nota de los tratado en la reunión y de las
determinaciones que se generen.

4 Transcribir el acta de la reunión

5 Revisar y firmar el acta de Reunión.

6 Entregar al Consejo Directivo el Acta, tres días
hábiles después de la reunión.

7 Llevar el acta a la siguiente reunión para ser
aprobada o ajustada de ser necesario.

8 Archivar el acta de reunión en su respectivo
legajador


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCESO : ESTION ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO : ARCHIVO Y CONTROL DE HOJA DE VIDA
(Personal docente, administrativo y de servicios
generales)
RESPONSABLE : SECRETARIA ADMINISTRATIVA

AREA FUNCIONAL PERSONAL DE LA SECRETARIA
INSTITUCION

ACTIVIDAD
1 Diligenciar formato de hoja de vida y anexar
soportes

2 Revisar el formato y sus anexos y registrar en el
sistema los datos de la persona vinculada a la
institución

3 Crear carpetas y archivar en orden alfabético

4 Mantener actualizado el archivo y control de
hojas de vida


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : CERTIFICACIONES Y CONSTANCIA DE ESTUDIO

ESTUDIANTE SECRETARIA RECTOR
AREA FUNCIONAL GENERAL

ACTIVIDAD
1 Solicitar en la secretaria los certificados de los
años lectivos cursados, presentando la
respectiva consignación y las estampillas.

2 Diligenciar la información asignada al
consecutivo y las iniciales de la persona que las
elaboró.

3 Revisar y firmar el consecutivo del documento.

4 Colocar sellos, estampillas y entregar los
documentos en el tiempo estipulado.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACIÓN CON
ENTIDADES EXTERNAS

ENTIDADES SECRETARIA RECTOR MENSAJERO
AREA FUNCIONAL EXTERNAS

ACTIVIDAD
1 Solicitar la información deseada.

2 Transcribir la información en los formatos
enviados.

3 Revisar y firmar los formatos diligenciados.

4 Remitir la información, hacer firmar la copia de
recibido (fecha y hora).

5 Recibir y entregar la información de las
entidades externas.

6 Archivar la copia de la información remitida.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : DILIGENCIAMIENTO DE DIPLOMAS

AREA FUNCIONAL RECTOR SECRETARIA CONTRATISTA
ADMINISTRATIVA

ACTIVIDAD
1 Tomar los datos de los estudiantes que
aprobaron el correspondiente año lectivo
(Grados 9 y 11)

2 Reportar nombre e identificación del estudiante
a la firma contratada para la elaboración de los
Diplomas

3 Elaborar Diplomas y Actas de Grado y remitirlos
a la Rectoría de la Institución.

4 Recibir los Diplomas y Actas de Grado y pasarlo
a la secretaria para su revisión

5 Revisar los Diplomas y las Actas de Grado con la
información del sistema.

6 Firmar las Actas de Grado y los Diplomas.

7 Colocar las estampillas respectivas y registrarlos
en el libro de actas.

8 Entregar al estudiante el Acta de Grado y el
Diploma.

9 Firmar el libro de actas


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : PRUEBAS DE ICFES
ICFES RECTOR SECRETARIA DELEGADO
AREA FUNCIONAL GENERAL ICFES

ACTIVIDAD
1 Enviar toda la información sobre la fecha de
realización de las pruebas y venta de los
formularios
2 Recibir la información enviada por el ICFES y
trasladarla a la Secretaria General.

3 Recibir la información y darla a conocer a los
estudiantes, recolectar el dinero de los
estudiantes por jornada

4 Elaborar la consignación por jornada para el
Banco y entregarlo a los delegados del ICFES

5 Reclamar los formularios y entregarlos a los
estudiantes

6 Recibir el listado con los formularios del ICFES y
entregarlos al Delegado por el ICFES del Colegio
correspondiente.

7 Recibir citación y presentar las pruebas del ICFES

8 Enviar resultados a la Institución correspondiente.

9 Entregar pruebas resueltas a la Institución
correspondiente para su envío al ICFES

10 Recibir los resultados de ICFES y entregarlos al
estudiante y hacerle firmar el recibido del mismo.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE EVALUACIONES Y VALORACIONES

AREA FUNCIONAL SECRETARIA
Y/O CONTRATISTA

ACTIVIDAD
1 Ingresar la información en el sistema (el control del sistema
rechaza datos iguales).

2 Imprimir las planillas de evaluación de logros.

3 Digitar la información de los logros contenida en la planilla
de evaluación.

4 Comparar lo registrado en el sistema, con el borrador de
la planilla entregada por el docente.

5 Imprimir el registro escolar de valoración de cada
estudiante (boletín).

6 Trasladar los boletines a los docentes.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : ADQUISICION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
RESPONSABLE : BIBLIOTECARIO (A)

DOCENTES BIBLIOTECARI RECTOR CONCEJO
AREA FUNCIONAL O ACADEMICO

ACTIVIDAD
1 Presentar listado de obras y textos de consulta
que se requiere para el desarrollo académico y
entregar al Bibliotecario.
2 Informar al Rector de las necesidades de
material bibliográfico, para que se tenga en
cuenta en la elaboración del Plan de Compras,
entregarle copia del listado de obras y textos
presentados por los docentes.
º
3 Presentar las necesidades ante el Consejo
Directivo, para que sea incluido en el Plan de
Compras.

4 Aprobar la solicitud de compra del material
bibliográfico (previa disponibilidad
presupuestal).

5 Hacer las respectivas cotizaciones, compras y
pago del material bibliográfico.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : CODIFICACION Y UBICACIÓN DEL MATERIAL

AREA FUNCIONAL BIBLIOTECARIO (A)

ACTIVIDAD
1 Recibir el material bibliográfico con factura para inventario y formato de elementos
devolutivos.
º
2 Buscar el código a asignar en el libro guía para la identificación del material
bibliográfico.

3 Incorporar el nuevo material al inventario en el computador, sellarlo en la primera mitad
y pagina final (si es un texto), además de una marquilla.

4 Se forra en papel contac la codificación y se ubica en la estantería.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : PRESTAMO DE LIBROS Y MATERIAL DIDACTICO

AREA FUNCIONAL BIBLIOTECARIO (A)

ACTIVIDAD
1 Atender al usuario y verificar la existencia de material solicitado en estantería.

º
2 Entregar el material al usuario y recibir la ficha diligenciada y el documento de
identificación.

3 Guardar la ficha y reportar por escrito el préstamo del material.

4 Supervisar el uso interno del material solicitado y el comportamiento de los usuarios
dentro de la Biblioteca.

5 Recibir y revisar el material devuelto, cancelar la ficha y devolver al usuario el
documento de identificación.

6 Retener al usuario con su respectivo carnet, en caso de daño o perdida del material
prestado y reportarlo a coordinación de la Institución.

7 Ubicar el material en estantería.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : SERVICIO DE ENFERMERIA
RESPONSABLE : AUXILIAR DE ENFERMERIA

AREA FUNCIONAL AUXILIAR DE ENFERMERIA

ACTIVIDAD
1 Atender a la comunidad de la Instituciòn por síntomas de mala salud y prestar los
servicios de primeros auxilios o de enfermería.
º
2 Suministrar medicamentos listados y autorizados por el médico.

3 Observar la reacción del paciente durante ½ hora y de persistir los síntomas, proceder al
traslado a la Cruz Roja, Hospital u EPS con que cuente el estudiante donde recibirá los
servicios médicos.

4 Citar al padre de familia para que se presente al sitio donde fue trasladado a llenar con
la información pertinente el control de medicamentos y el control de enfermería.


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : INVENTARIO DE BIENES, PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
INSTITUCIONAL
RESPONSABLE : ALMACENISTA
COMITÉ INTERNO RECTOR TESORERO (A)
AREA FUNCIONAL O FIRMA
CONTRATADA

ACTIVIDAD
1 Practicar inventario físico de los bienes de la
entidad'

2 Evaluar los documentos de derechos y
obligaciones adquiridos, incluyendo aquellos
recibidos u otorgados en custodia, comodato o
préstamo
3 Confrontar o conciliar el inventario físico con los
saldos arrojados por las respectivas cuentas del
plan general de contabilidad pública de la
institución.

4 Corregir, reclasificar o ajustar dejando la
evidencia documentaria sobre el origen y efecto
de las mismas, sin perjuicio de las acciones
legales, disciplinarias, administrativas o fiscales
que puedan desprenderse

5 Asegurar los bienes de la institución

6 Pagar los seguros tomados por la entidad

7 Rendir informe al Consejo Directivo


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : INVENTARIO DE BIENES DADOS DE BAJA EN DESUSO O
INSERVIBLES
RESPONSABLE : ALMACENISTA (Comité Interno)

AREA FUNCIONAL RECTOR COMITÉ INTERNO
EVALUADOR DE BIENES

ACTIVIDAD
1 Crear comité interno para efectuar el avalúo de
bienes _ identificados como obsoletos, en
desuso e inservibles (acto administrativo

2 El comité debe tener en cuenta criterios como
indicadores de precios específicos, publicados
por organismos oficiales; estado y capacidad
productiva del bien; situación de mercadeo y
grado de negociabilidad

3 Elaborar acta de informe

4 Ofrecer en venta dichos bienes dentro del
marco de la Ley 80 de 1 .993, decretos 2170 de
1.992, 855 de 1.994 y demás normas
reglamentarias.

5 Realizar donación a una entidad sin ánimo de
lucro, entidad de igual naturaleza a la institución
o vender a cualquier interesado


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : ASEO
RESPONSABLE : CONSERJE

AREA FUNCIONAL ASEADORAS
(SERVICIOS GENERALES)

ACTIVIDAD
1 Abrir el local asignado o ubicarse en el área que corresponde asear (aulas de clase,
oficinas, sala de profesores, sala de sistemas, sala de mecanografía, auditorio,
mapoteca, biblioteca, baños, laboratorio, sala de física, enfermería, consultorio
sociológico, capilla, cafetería, corredores, gimnasio, anden, cancha grande.

2 Barrer, trapear, limpiar paredes, vidrios, lavar objetos que lo requieran, almacenar la
basura y regar las plantas y velar por su conservación.
º
3 Dejar cerrado y en orden los espacios que así lo requieran.

4 Preparar los tintos, aromáticas o alimentos rápidos que se requieran


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO : VIGILANCIA
RESPONSABLE : VIGILANTE

AREA FUNCIONAL VIGILANTE

ACTIVIDAD
1 Recibir del turno saliente los bienes encargados y novedades presentadas.

2 Prestar el servicio de vigilancia en la institución, controlando el acceso de personas por
las entradas.

3 Recibir la correspondencia que llegue al plantel y entregarla a la secretaria.
º
4 Brindar información inicial y guiar a los visitantes hasta la secretaria o coordinación
dando aviso previo, revisando bolsos, maletines u otro elemento que traigan.

5 Revisar el estado de los salones, instalaciones sanitarias y demás sitios del plantel en
general al recibo y entrega del turno.

6 Tocar el timbre para el cambio de cada clase, de acuerdo al horario establecido por
rectoría y coordinación

7 Realizar rondas cada ½ hora por las instalaciones del plantel

8 Entregar el turno reportando por escrito las novedades que se hayan presentado


PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

7. MARCO
REFERENCIAL

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

7.1. PROCESO
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE CARGA ACADEMICA A DOCENTES
CRITERIOS
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se asigna la carga académica a los docentes para
iniciar el año lectivo
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1.994, Decreto 992 de 2002, Resolución Rectoral para la vigencia.
REQUISITOS INICIALES: Área de formación del docente y fecha de nombramiento.
DOCUMENTOS UTILIZADOS: Asignación Académica Rectoral
Horario General de Clase
PERIOCIDAD: 1 vez por año lectivo.
PRODUCTO O SERVICIO: Resolución de horario académico y conformación de comités.
CLIENTE O USUARIO: Docentes, rectoría, coordinación, secretaría académica, consejo académico, estudiantes,
jefe de núcleo, antiguo distrito educativo.

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
CRITERIOS
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se realizan estimativos de los ingresos líquidos

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

clasificados y de los gastos anuales
FUNDAMENTO LEGAL: C. P. Art. 339 al 355, Decreto 111 de 1996, Decreto 992/02, Acuerdo de Aprobación del
Consejo Directivo.
REQUISITOS INICIALES: Balance General a diciembre 31 y Plan Financiero.
DOCUMENTOS UTILIZADOS: Proyección de ingresos y egresos
Ejecuciones Presupuéstales de años anteriores
PERIOCIDAD: 1 vez al año
PRODUCTO O SERVICIO: Presupuesto de la institución para la vigencia
CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación.
Departamental
OBSERVACIONES: Tener en cuenta que al efectivo se le debe restar la reserva presupuestal de
compromisos de vigencias anteriores

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL, ADICION PRESUPUESTAL
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se presenta un aumento al presupuesto inicial,
dado por los mayores ingresos, de igual manera se aumenta el presupuesto de gastos
por igual valor.
FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 992 de mayo 02 de 2002 – Acuerdo de Aprobación del Presupuesto de
Ingresos y Egresos de la vigencia aprobado por el Consejo Directivo.
REQUISITOS INICIALES: Presupuesto de Ingresos aprobado para la vigencia, mayor valor de Ingresos por
diferentes conceptos.
DOCUMENTOS UTILIZADOS: Ejecución Presupuestal

PERIOCIDAD: Cuando se requiera
PRODUCTO O SERVICIO: Acuerdo de Adición Presupuestal
CLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación.
Departamental

PROCEDIMIENTO: MODIFICACION PRESUPUESTO REDUCCIÓN PRESUPUESTO
CRITERIO

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

DEFINICION: Es el procedimiento el cual considera que los ingresos pueden ser inferiores al total de los
gastos que fueron aprobados o que los aprobados fueron insuficientes
FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 992 de mayo 02 de 2002. Acuerdo de aprobación del Presupuesto de Ingresos y
Egresos de la vigencia aprobado por el Consejo Directivo.
REQUISITOS INICIALES: Estimativos de recaudos inferiores
DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Ejecución Presupuestal
 Reducción o Aplazamiento Presupuestal
 Acuerdo de Reducción Presupuestal
PERIOCIDAD: Cuando se requiera y acorde a lo establecido en la normatividad vigente
PRODUCTO O SERVICIO: Acuerdo de Reducción o Aplazamiento Presupuestal.
CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación
Departamental.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: MODIFICACIÓN AL PRESUPUESTO, TRASLADOS PRESUPUESTALES
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento que muestra si algunos rubros presupuéstales fueron insuficientes
para efectuar gastos. Calcula los excesos de apropiación y los contra créditos y acredita
en rubros deficientes.
FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 992 de Mayo 02 de 2002 – Acuerdo de Aprobación del Presupuesto de Ingresos y
Egresos de la vigencia aprobado por el Consejo Directivo.
REQUISITOS INICIALES: Presupuesto de Egresos aprobado para la vigencia, Proyección
de exceso de apropiaciones
DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Ejecución Presupuestal
 Cálculos Proyectados
PRODUCTO O SERVICIO: Acuerdo de Traslado, de Adición o de Reducción Presupuestal
CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación.
Departamental.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: PLAN DE COMPRAS
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se proyectan los bienes de consumo y devolutivos
por adquirir durante la vigencia fiscal.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 del 29 de diciembre de 1.998 Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento
de la Administración Pública, Ley 115 de 1.994, Decreto 992 de2002.
REQUISITOS INICIALES: Presupuestos aprobados de la vigencia, Plan de Inversiones de la Institución.
DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Presupuestos aprobados de la vigencia.
 Plan de Inversiones de la Institución.
PERIOCIDAD: 1 vez al año.
PRODUCTO O SERVICIO: Plan de Compras
CLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa, Secretaría de Educación Departamental y Entes de control

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: LEGALIZACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se da vía jurídica a las Actuaciones Administrativas
de la Institución
FUNDAMENTO LEGAL: Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la Administración Pública ( Ley
489 de 1998)
REQUISITOS INICIALES: Delimitación de autoridad y responsabilidad acorde a la normatividad vigente
DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Actas
 Soportes varios
 Consecutivos
PERIOCIDAD: Cuando se requiera.
PRODUCTO O SERVICIO: Actos Administrativos
CLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa

PROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE CAJA MENOR
CRITERIO

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

DEFINICION: Es el instrumento que muestra el manejo y reglamentación de a Caja Menor.
FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 111 de 1.996; Decreto 992 de 2002; Acuerdo de aprobación del Consejo
Directivo.
REQUISITOS INICIALES: Acuerdo de creación de la Caja Menor.
DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Disponibilidad presupuestal
 Acuerdo de creación.
 Recibos de Caja Menor
PERIOCIDAD: Renovación 1 vez al año; y reembolsos: una vez al mes
PRODUCTO O SERVICIO: Acuerdo de creación de Caja Menor y reembolsos.
CLIENTE O USUARIO: Tesorería, Contabilidad, Contraloría Departamental, etc.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS
(OBRA PUBLICA)
CRITERIO
DEFINICION: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción,
mantenimiento, instalación, y en general, para la realización de cualquier otro trabajo
material sobre los bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y
pago.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1993 y Decretos Reglamentarios; Decreto 111 de 1996, Decreto 992 de2002.
REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal; Diseños y autorizaciones técnicas, necesidad de la obra. La
entidades que tengan un presupuesto anual inferior a 6000 salarios mínimos legales
mensuales, la menor cuantía será hasta 25 salarios mínimos legales mensuales (Artículo
24 Ley 80/93), para la celebración de los contratos a que se refiere los literales a y d del
numeral 1 del Artículo 24 de la Ley 80/93 se requiere de la obtención previa de por lo
menos dos (2) ofertas.
DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Actos administrativos
 Autorizaciones

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

 Estudios y diseños
 Presupuestos
 Garantías
 Actas
 Orden de pago o comprobante de egreso
PRODUCTO O SERVICIO: Obra civil.
CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

(Compras).
CRITERIO
DEFINICION: Son contratos de suministros o compras los que celebran las entidades estatales para su
normal funcionamiento.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1.993 y Decretos Reglamentarios; Decreto 111 de 1.996. Decreto 2170 de
2002
REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal; Plan de Compras; Nota de pedido. La entidades que tengan
un presupuesto anual inferior a 6000 salarios mínimos legales mensuales, la menor
cuantía será hasta 25 salarios mínimos legales mensuales (Artículo 24 Ley 80 de 1.993),
para la celebración de los contratos a que se refiere los literales a y d del numeral 1 del
Artículo 24 de la Ley 80/93 se requiere de la obtención previa de por lo menos dos (2)
ofertas. (Artículo 3. Decreto 855 de 1.994).
DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Actos administrativos, Autorizaciones
 Plan de compras, Garantías Actas
 Nota de pedido, Orden de pago, comprobante de egreso

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

Factura, Documentos y certificados

PERIOCIDAD: De acuerdo a la necesidad.
PRODUCTO O SERVICIO: Suministro o compra.
OBSERVACIONES: Toda compra o inversión es aprobada por el Consejo Directivo.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

(CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS)
CRITERIO
DEFINICION: Son contratos de prestación de servicios los que celebran las entidades estatales para
desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios; Decreto 111 de 1996. Decreto 992 de 2002.
REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal; necesidad del servicio. La entidades que tengan un
presupuesto anual inferior a 6000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía
será hasta 25 salarios mínimos legales mensuales (Artículo 24 Ley 80 de 1.993), para la
celebración de los contratos a que se refiere los literales a y d del numeral 1 del Artículo
24 de la Ley 80 de 1.993 se requiere de la obtención previa de por lo menos dos (2)
ofertas. (Artículo 3. Decreto 855 de 1.994
 Autorizaciones
 Garantías
 Actas

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

 Orden de pago, comprobante de egreso
 Documentos y certificados
PRODUCTO O SERVICIO: Prestación de servicios

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (Orden de trabajo
)
CRITERIO
DEFINICION: Por definición es ídem a la del contrato de prestación de servicios, la diferencia es la
cuantía.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios; Decreto 111 de 1996, Decreto 1857 de 1994.
REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal. Necesidad de la obra. No habrá lugar a la celebración de
contratos cuyos valores corresponda, determinados en función de los presupuestos
anuales de las entidades a las que se aplica esta Ley expresados en salarios mínimos
legales mensuales. Las que tengan un presupuesto anual inferior a 120.000 salarios
mínimos legales mensuales, cuando el valor del contrato sea igual o inferior a 15 salarios
mínimos legales mensuales (Artículo 39 Ley 80 de 1.993), propuestas por escrito (no
requieren varias ofertas si el contrato no supera el 10% de la menor cuantía). Se puede
contratar con precios del mercado (Artículo 3. Decreto 855 de 1.994).
 Autorizaciones

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

 Actas
 Presupuestos de obra
 Garantías

PRODUCTO O SERVICIO: Obra civil
CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)
CRITERIO
DEFINICION: Es orden de suministro o compra las que celebran las entidades estatales para su
normal funcionamiento
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1993 y Decretos reglamentarios; Decreto 111 de 1996, Decreto 992 de 2002.
REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal, necesidad del servicio. No habrá lugar a la celebración de
mínimos legales mensuales. (Artículo 39 Ley 80 de 1.993), propuestas por escrito (no
contratar con precios del mercado (Artículo 3. Decreto 855 de 1.994).
 Autorizaciones
 Actas

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS


PRODUCTO O SERVICIO: Orden de suministro o de compra

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS
(Orden de Prestación de Servicios)
CRITERIO
DEFINICION: Son ordenes de prestación de servicios los que celebran las entidades estatales para
desarrollar actividades relacionadas con la Administración o funcionamiento de la entidad.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios. Decreto 111 de 1996, Decreto 992 de2002.
REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal y necesidad del servicio. No habrá lugar a la celebración de
mínimos legales mensuales. (Artículo 39 Ley 80 de 1.993), propuestas por escrito (no
contratar con precios del mercado.
DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Actos Administrativos
 Autorizaciones

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

 Actas
 Orden de pago
 Comprobantes de egreso
PRODUCTO O SERVICIO: Prestación de servicio

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CUSTODIA PARA BIENES DE
PROPIEDAD DE PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL
CRITERIO
DEFINICION: Con este procedimiento se reglamenta normas internas tendientes a detectar y prevenir
incendios, hurtos, y otras amenazas tales como temblores, terremotos, etc.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 87 de 1.993 y Normas Reglamentarias, Ley 42 de 1.993.
REQUISITOS INICIALES: Documentos de los derechos y obligaciones adquiridos. Actas de asignación y traslados.
DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Actos Administrativos
 Documentos varios
PERIOCIDAD: Anual.
PRODUCTO O SERVICIO: Plan de Emergencias, Medidas de Seguridad y Custodia

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

7.2. PROCESO
GESTION ACADEMICA

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: ORGANIZACION DEL PLAN DE ESTUDIO
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se desarrollan actividades académicas del año
lectivo.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1.994, Decreto 1860 de 1.994
REQUISITOS INICIALES: Establecer Áreas Fundamentales y Operativas, Proyectos Transversales
DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Bibliografía
 Libros especializados
 Resolución 2343 de 1.994 define logros e indicadores de logros
 Ley 115 de 1.994
PERIOCIDAD: 1 vez al año.
PRODUCTO O SERVICIO: Plan de Estudio

PROCEDIMIENTO: MATRICULA DE ESTUDIANTES
CRITERIO

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se registra sistemáticamente la vinculación de las
alumnas de la institución al proceso formal de formación integral.
FUNDAMENTO LEGAL: Resolución 1363/99 expedida por la Secretaría de Educación Departamental el cual
reconoce los seis (6) años de bachillerato comercial
REQUISITOS INICIALES: Las aspirantes deben cumplir con los requisitos de la institución fijados en el manual de
convivencia.
DOCUMENTOS UTILIZADOS: Las aspirantes deben cumplir con los requisitos de la institución fijados en el manual de
convivencia.
PERIOCIDAD: Anual
PRODUCTO O SERVICIO: Libro de matricula
CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Distrito educativo, jefe de núcleo, etc.
OBSERVACIONES: Se recomienda la carnetización del estudiantado al inicio del año lectivo, al igual que la
entrega de listado por grupo de las mismas a los docentes.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: PLANEACION ACADEMICA DEL AREA POR ASIGNATURA
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se planea para cada asignatura el contenido a
desarrollar en cada un de los períodos del año.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1994. Decreto 1860 de 1.994, Dcto 230 -02
REQUISITOS INICIALES: Asignación de la carga académica por parte de la Rectora
DOCUMENTOS UTILIZADOS: Resolución de horario académico y conformación de Comités de Área Formato Registro
Temático y logros específicos.
PRODUCTO O SERVICIO: Planeación académica del área por asignatura para el año lectivo.
CLIENTE O USUARIO: Docentes, Alumnos, Rectora, Consejo Académico, Comités de Área
OBSERVACIONES: Se recomienda la entrega de los programas académicos por asignatura a las estudiantes
al inicio del año lectivo.

PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE LA PLANEACION DE CADA AREA POR ASIGNATURA
CRITERIO

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

DEFINICION: Es el procedimiento por medio del cual se ejecuta la planeación académica del área por
asignatura.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1994. Decreto 1860 de 1.994,.Resolución 2343 de 1994.
REQUISITOS INICIALES: Formato de registro temático y logros específicos.
DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Bibliografía
 Internet
PERIOCIDAD: 3 períodos por año lectivo
PRODUCTO O SERVICIO: Capacitación al estudiante
CLIENTE O USUARIO: Estudiantes, rectora, consejo académico y secretaría.
OBSERVACIONES: Se recomienda mas participación de los padres de familia en este proceso.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: EVALUACION DE LA ASIGNATURA DE CADA AREA
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se establecen los parámetros o ítem (indicadores de
logros ) del proceso del desarrollo de cada uno de los temas.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1994 Decreto 1860 de 1.994.
REQUISITOS INICIALES: Conocer la temática establecida por el comité de área y plasmada en el P.E.I.
DOCUMENTOS UTILIZADOS: Desarrollo y evaluación periodo del plan de área y/o Proyectos pedagógicos

PERIOCIDAD: 3 veces en el año lectivo.
PRODUCTO O SERVICIO: Boletín de evaluación y valoración
CLIENTE O USUARIO: Estudiantes, padres de familia, docentes etc.
OBSERVACIONES: La temática establecida por el comité de área y escrita en el P.E.I. debe ser
retroalimentada después de la auto evaluación por parte del comité respectivo al finalizar
el año lectivo

PROCEDIMIENTO: PROMOCION ACADEMICA DE ESTUDIANTES

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se evalúa el informe de actividades cumplidas por
las estudiantes durante cada período para decidir la realización de pruebas necesarias
para la comprobación de superación de logros pendientes.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1994, decreto 1860 de 1994, Manual de Convivencia
REQUISITOS INICIALES: Logros no alcanzados y resultados no satisfactorios
DOCUMENTOS UTILIZADOS: Actas de compromiso Con copia al estudiante y padre de familia o acudiente

PRODUCTO O SERVICIO: Promoción académica de estudiantes
CLIENTE O USUARIO: Estudiantes

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE HORARIOS
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se elaboran los horarios de entrega de boletines,
clausura, graduación, superación de logros
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1994 y Normas Reglamentarias, Resolución 2343 de 1994, P.E.I.
REQUISITOS INICIALES: Ser nombrado el docente para la asignatura.
DOCUMENTOS UTILIZADOS: Acta de Reunión

PERIOCIDAD: 6 veces al año.
PRODUCTO O SERVICIO: Horarios.
OBSERVACIONES: La actividad No. 4 se desarrolla durante todo el año lectivo.

PROCEDIMIENTO: CAPACITACION A DOCENTES
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual el Docente se califica para un mejor desempeño en

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

su labor educativa
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1.994, Decreto 1860 de 1994
REQUISITOS INICIALES: Vinculación laboral
DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Inscripción al Seminario
 Material de Apoyo
 Informes sobre los temas tratados
PERIOCIDAD: La actividad N. 1 se hace solo a principio de año; La actividad N. 2 se ejecuta de acuerdo
a la disponibilidad del Recurso Económico.
PRODUCTO O SERVICIO: Capacitación a Docentes
CLIENTE O USUARIO: Docentes
OBSERVACIONES: Este procedimiento también se realiza con los Directivos de la Institución. Y se hace de
manera permanente

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: EVALUACION INSTITUCIONAL AÑO ANTERIOR
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual la Institución identifica las fortalezas, debilidades,
amenazas y oportunidades dentro del un periodo dado.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1.994, Decreto 1860 de 1.994, Resolución 144 de 2001, Ministerio de
Educación Nacional, Manual de Convivencia.
REQUISITOS INICIALES: Ser miembro activo de la Comunidad Educativa
DOCUMENTOS UTILIZADOS: Encuesta

PERIOCIDAD: Cada seis meses
PRODUCTO O SERVICIO: Evaluación Institucional

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

7.3.PROCESO
GESTION ADMINISTRATIVA

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: IDENTIFICACIÓN DE HECHOS ECONÓMICOS, FINANCIEROS Y
SOCIALES
CRITERIO
DEFINICION: Es la selección y precisión de los hechos económicos, financieros y sociales que pretenden
medirse y que se desprenden de la totalidad de las operaciones realizadas por el ente
público.
FUNDAMENTO LEGAL: La Ley 298 de 1996 por la cual se desarrolla el Art. 354 de la C.P. que crea la Contaduría
General de la Nación y dicta las disposiciones referentes a la Contabilidad de la Nación. La
Resolución 4444/95 modificada por la Resolución 377/99, que adopta el Plan General de
Contabilidad Pública que soporta el Sistema Nacional de Contabilidad Pública; y
específicamente el punto 5.7. que señala las Normas Técnicas de Contabilidad Pública. Las
Circulares, Instructivos y Cartas Circulares que determinan tratamientos específicos en
materia contable expedidos por la Contaduría General de la Nación y en General, las demás
disposiciones constitucionales y legales que se aplican al Fondo de Servicios Docentes.
REQUISITOS INICIALES: Generalidad de las transacciones que se originan en el Fondo de Servicios Docentes en
desarrollo de su función administrativa o cometido estatal mediante las cuales se adquieren

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

derechos, bienes y obligaciones ciertas; así mismo las operaciones que representan
compromisos y derechos contingentes. Adicionalmente las operaciones de ingresos y gastos
presupuestados y ejecutados.
DOCUMENTOS Acuerdos y Resoluciones ,Contratos ,Oficios, certificados y Pólizas; Reservas presupuéstales;
UTILIZADOS: Disponibilidades; Ordenes de compra y de servicio; Facturas; Entradas y salidas de almacén;
Comprobantes de egreso; Comprobantes de ingreso; Notas débito contables y bancarias;
Notas crédito contables y bancarias; Extractos bancarios; Cheques; Consignaciones
bancarias; Recibos de pago y tabulados
PERIOCIDAD: Diariamente
PRODUCTO O SERVICIO: Administración Integral de los datos
CLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas. Y de manera especial hacen uso de la
información contable los Órganos de Administración y Control del Departamento y los demás
Entes a nivel nacional que están interesados en conocer la situación financiera de la
Institución

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: REVISIÓN, VERIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
FUENTES Y SOPORTE
CRITERIO
DEFINICION: Es la agrupación de las transacciones de acuerdo con los criterios determinados en el
subproceso de identificación, con el fin de reunir los documentos y determinar la naturaleza
de los soportes para la contabilidad.
Resolución 4444/95 modificada por la Res. 377/99, que adopta el Plan General de
específicamente el punto 5.7. que señala las Normas Técnicas de Contabilidad Pública. Las
Circulares, Instructivos y Cartas Circulares que determinan tratamientos específicos en
materia contable expedidos por la Contaduría General de la Nación. Y en General, las demás
disposiciones constitucionales y legales que se aplican a los fondos de servicios docentes.
REQUISITOS INICIALES: La identificación de las transacciones realizadas por la institución en desarrollo de su función
administrativa o cometido estatal mediante las cuales adquiere derechos, bienes y
obligaciones ciertas; de igual forma las operaciones identificadas como compromisos y

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

derechos contingentes. Adicionalmente el seguimiento de las operaciones del ámbito
presupuestal.
DOCUMENTOS La identificación de las transacciones realizadas por la institución en desarrollo de su función
UTILIZADOS: administrativa o cometido estatal mediante las cuales adquiere derechos, bienes y
obligaciones ciertas; de igual forma las operaciones identificadas como compromisos y
derechos contingentes. Adicionalmente el seguimiento de las operaciones del ámbito
presupuestal.
PERIOCIDAD: Diariamente.
PRODUCTO O SERVICIO: Soportes Contables debidamente clasificados
CLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas. Los entes de Control ( Contaduría G.
N., Contraloría

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: IMPUTACIÓN DE SOPORTES DE CONTABILIDAD
CRITERIO
DEFINICION: Es la afectación cuantitativa real o potencial de los hechos y actividades específicas que el
Ente Público debe reconocer con el fin de reflejar su situación financiera real
General de la Nación y dicta las disposiciones referentes a la Contabilidad de la Nación.
La Resolución 4444/95 modificada por la Res. 377/99, que adopta el Plan General de
específicamente el punto 6 que presenta el Modelo Instrumental que contempla el Catálogo
General de Cuentas y la descripción y las dinámicas de las mismas..
Las Circulares, Instructivos y Cartas Circulares que determinan tratamientos específicos en
materia contable expedidos por la Contaduría General de la Nación. Y en General, las demás
disposiciones constitucionales y legales que se aplican a los Fondos de Servicio Docente
REQUISITOS INICIALES: La clasificación de los soportes contables que se originan por el desarrollo de las
transacciones realizadas en el funcionamiento de la Institución.
DOCUMENTOS Acuerdos y resoluciones; Contratos; Oficios, certificados y pólizas; Reservas presupuéstales;

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

UTILIZADOS: Disponibilidades Ordenes de compra y de servicio; Facturas; Comprobantes de egreso;
Comprobantes de ingreso; Notas débito contables y bancarias; Notas crédito contables y
bancarias; Extractos bancarios; Cheques; Consignaciones; Bancarias; Recibos de pago y
tabulados
PRODUCTO O SERVICIO: Soportes Contables debidamente codificados
CLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas. Las entidades de Control

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: DIGITACIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTES
CRITERIO
DEFINICION: Es la afectación automatizada que se hace de los soportes de la información contable que fue
codificada con anterioridad, haciendo uso de una aplicación financiera.
General de Cuentas y la descripción y las dinámicas de las mismas..Circulares de la C. G de
la Nación
REQUISITOS INICIALES: La codificación de los soportes contables que se originan por el desarrollo de las
transacciones realizadas por la Institución en su funcionamiento.
DOCUMENTOS Ordenes de compra y de servicio; Facturas; Comprobantes de egreso; Comprobantes de
UTILIZADOS: ingreso; Nota débito; Nota crédito; Extractos bancarios; Consignaciones bancarias; Recibos
de pago; Nominas

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PRODUCTO O SERVICIO: Permitir el conocimiento y la verificación de los hechos financieros económicos y sociales
realizados por el ente público a través de Comprobantes y Libros de Contabilidad
CLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas
OBSERVACIONES: El Proceso de Registro de Operaciones se configura a través de la alimentación de la
Aplicación Financiera, y los productos y servicios surgen del procesamiento lógico y
automático que el sistema realiza de la información ingresada.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: AJUSTES Y CIERRE
CRITERIO
DEFINICION: Es la Contabilización de los valores y la revisión respectiva de los saldos con el fin de
determinar si estos se ajustan al marco conceptual de la contabilidad pública, para poder
aplicar los ajustes pertinentes en cumplimiento de los principios y normas de la contabilidad y
realizar finalmente el cierre contable del periodo.
General de Cuentas y la descripción y las dinámicas de las mismas . Las Circulares,
Instructivos y Cartas Circulares que determinan tratamientos específicos en materia contable
expedidos por la Contaduría General de la Nación. Y en General, las demás disposiciones
constitucionales y legales que se aplican a los Fondos de Servicio Docente
REQUISITOS INICIALES: El registro normal de información contable por intermedio de la digitación de los soportes
contables codificados previamente

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

DOCUMENTOS Comprobantes generales; Saldos iniciales; Reclasificaciones; Ajustes contables; Ajustes
UTILIZADOS: inflacionarios; Homologación; Provisiones; Cuentas de planeación y presupuesto; Secuencia
Libros de contabilidad.
PERIOCIDAD: Anualmente.
PRODUCTO O SERVICIO: Permitir el conocimiento y la verificación de los hechos financieros económicos y sociales
realizados por el ente público a través de Comprobantes y Libros de Contabilidad, cumpliendo
así con las exigencias del Sistema Nacional de Contabilidad Pública.
CLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas. entes de control.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES CONTABLES
CRITERIO
DEFINICION: Es la producción de estados contables e informes complementarios que permitan una
adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de la situación financiera, económica y
social del Ente Público, pudiendo identificar además los resultados de su actividad, los flujos
monetarios y los recursos obtenidos y aplicados.
General de la Nación y dicta las disposiciones referentes a la Contabilidad de la Nación.
La Resolución 4444/95 modificada por la Res. 377/99, que adopta el Plan General de
específicamente el punto 5.7.1 que contiene las Normas Técnicas Relativas a los Estados
Contables e Informes Complementarios. Las Circulares, Instructivos y Cartas expedidos por la
Contaduría General de la Nación.
REQUISITOS INICIALES: La codificación de los soportes contables que se originan por el desarrollo de las
transacciones realizadas por la Institución en su funcionamiento.
DOCUMENTOS Balance de comprobación; Libros auxiliares; Formatos cgn96.002 (Contaduría General de la
UTILIZADOS: Nación); Informes complementarios; Informes específicos; Informes anexos; Formatos

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

(Contraloría Departamental); Formularios de retención en la fuente (DIAN).

PERIOCIDAD: Trimestralmente de acuerdo con las exigencias de la Contaduría General de la Nación y la
Contraloría Departamental y mensualmente para uso interno.
PRODUCTO O SERVICIO: Presentar la información contable con el ánimo de revelar la situación económica, financiera y
social del Ente Público.
CLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas. Y de manera especial hacen uso de la
información contable los Órganos de Administración y Control.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN O RECAUDO PRESUPUESTO DE INGRESOS
CRITERIO
DEFINICION: Es el instrumento que mide la gestión realizada en el recaudo de los ingresos.
FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 992 de 2002, Acuerdo de Aprobación del Consejo Directivo, Acuerdo de los Costos
Educativos y Contratos de arrendamientos.
REQUISITOS INICIALES: Presupuesto de ingresos aprobado para la vigencia, Costos Educativos aprobados por el
Consejo Directivo, contrato de arrendamientos recibidos, acuerdos y modificaciones
DOCUMENTOS  Ejecución presupuestal
UTILIZADOS:  Contratos de arrendamientos
 Listado de Estudiantes
PERIOCIDAD: La ejecución es permanente y los informes se elaboran mensualmente
PRODUCTO O SERVICIO: Ejecución presupuestal de ingresos
CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación. Departamental.
OBSERVACIONES: Tener en la cuenta que todo recaudo que se haga debe ser a través de consignación del
cliente al banco por cualquier concepto que se genere el ingreso. La tesorería, ni otra
dependencia recaudará dinero en efectivo dentro de la institución.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN DE EGRESOS, REGISTRO E INFORME
CRITERIO
DEFINICION: Es el instrumento que mide la gestión realizada en la ejecución del gasto. Se asigna
certificado de disponibilidad y posterior registro presupuestal.
FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 992 de Mayo 02 2002 – Acuerdo de Aprobación del Consejo Directivo Acuerdos
Mensuales de Gastos, P.A.C.
REQUISITOS INICIALES: Presupuesto de Egresos aprobado para la vigencia, AcuerdoS mensuales de Gastos
aprobados por el Consejo Directivo, P.A.C., Plan de Compras, Plan de Inversión y Acuerdos
de Modificación del Presupuesto
DOCUMENTOS  Ejecución Presupuestal
UTILIZADOS:  Certificados de Disponibilidad Presupuestal
 Orden de Compra, de Servicios.
 Trabajos, Contratos, notas contables
 Facturas comprobantes de egresos.
PERIOCIDAD: La Ejecución es permanente y los informes se elaboran mensualmente.
PRODUCTO O SERVICIO: Ejecución presupuestal

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación Departamental.
OBSERVACIONES: La Disponibilidad Presupuestal debe tener vigencia de 30 días.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: RECAUDO DE EFECTIVO
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se describe los pasos a seguir para el recaudo de
recursos de liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, de ahorro, fondos (dineros,
cheques, comprobantes de pago con tarjeta de crédito, etc.).
FUNDAMENTO LEGAL: Plan General de la Contabilidad Pública; Decreto 992 de 2002
REQUISITOS INICIALES: Situaciones que legalmente generen una entrada de recursos económicos a la institución
DOCUMENTOS Formato de recibo o consignación ( cuenta corriente con tres desprendibles)
UTILIZADOS:
PRODUCTO O SERVICIO: Recaudo

PROCEDIMIENTO: NOVEDADES DE NOMINA
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se reportan a la Gobernación del Valle-Secretaría de

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

Educación- Nómina las novedades, ingreso de personal, ascensos, retiros traslados, pago de
horas extras, recargos nocturnos, festivos, vacaciones, primas embargos, licencias no
remuneradas, OPS, horas extras de Docentes y descuentos.
FUNDAMENTO LEGAL: Manual Funciones Gobernación del Valle y Circulares
REQUISITOS INICIALES: Vinculación Laboral
DOCUMENTOS  Nómina del mes anterior con sus respectivas novedades.
UTILIZADOS:  Formatos específicos por cada novedad
 Reporte de novedad vigente proyectado por el Coordinador Académico con el visto
bueno del Rector Relación de turnos de vigilancia.
PERIOCIDAD: Mensual
PRODUCTO O SERVICIO: Novedades Nómina
CLIENTE O USUARIO: Personal Docente, Personal Administrativo, Secretaría de Educación, Tesorero(a).

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: PAGO DE NOMINA A DOCENTES Y PERSONAL ADMINISTRATIVO
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual la Secretaria de Tesorería realiza el pago a personal
Administrativo y Docente.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 del 29 de diciembre de 1.998 Estatuto Básico de
Organización y Funcionamiento de la Administración Pública.
REQUISITOS INICIALES: Que el personal Administrativo y Docente este debidamente nombrado y posesionado
DOCUMENTOS  Planillas de nómina
UTILIZADOS:  Cheques
PERIOCIDAD: Mensual
PRODUCTO O SERVICIO: Pago de nómina a Docentes y personal Administrativo.
CLIENTE O USUARIO: Personal Administrativo y Docentes
OBSERVACIONES: Este procedimiento es igual para la entrega de cheques de subsidio familiar, Bonos de
dotación, carnet de Comfaunión, Riesgos Profesionales y Salud (previa elaboración de una
planilla para entregarlos al beneficiario y hacerla firmar en señal de recibido) Los documentos
de valor deben guardarse en lugar seguro como caja fuerte u otro.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: PAGO DE ACREENCIAS
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se describe los pasos a seguir de manera general para
obtener el pago de acreencias reconocidas (erogaciones del ente público)
FUNDAMENTO LEGAL: Plan General de la Contabilidad Pública. Decreto 1857 de 1994.
REQUISITOS INICIALES: Comprobación de los soportes legales (cotizaciones, facturas, ordenes de compra, etc.).
DOCUMENTOS  Comprobantes de egresos
UTILIZADOS:  Certificado de disponibilidad
PERIOCIDAD: 2 veces a la semana
PRODUCTO O SERVICIO: Pago de acreencias
CLIENTE O USUARIO: Proveedores y/o usuario.
OBSERVACIONES: El cheque se debe elaborar con copia en el comprobante de egreso.

PROCEDIMIENTO: MANEJO DE CORRESPONDENCIA
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento que reglamenta el manejo del recibo y despacho de la información.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

FUNDAMENTO LEGAL: Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la Administración Pública. (Ley 489 de
1998
REQUISITOS INICIALES: La correspondencia que se recibe debe llegar dirigida al Liceo Hogar Sagrada Familia.
DOCUMENTOS  Libro radicador
UTILIZADOS:  Guía de consecutivo
PERIOCIDAD: A diario.
PRODUCTO O SERVICIO: Correspondencia.
CLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa, Secretaría Educación Departamental, Contraloría Departamental

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACION
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se crean y manejan las medidas de seguridad de los
registros y documentos, soportes de actuaciones administrativas y académicas.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 87 de 1993 y Normas Reglamentarias
REQUISITOS INICIALES: Información propia de la Institución o dada en protección
DOCUMENTOS  Comunicados
UTILIZADOS:
PERIOCIDAD: A diario
PRODUCTO O SERVICIO: Integridad y seguridad de la información

PROCEDIMIENTO: ACTAS DE REUNIONES
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se obtienen las actas de lo tratado, discutido y

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

aprobado en las diferentes reuniones.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 de 1998 Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la Administración
Pública.
REQUISITOS INICIALES: Las reuniones institucionales del Consejo Académico, Consejo Directivo y Consejo de
Docentes
DOCUMENTOS  Actas
UTILIZADOS:
PERIOCIDAD: Reuniones Ordinarias (Cada mes) y si es necesario reuniones extraordinarias.

PRODUCTO O SERVICIO: Actas de Reuniones

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: ARCHIVO Y CONTROL DE HOJAS DE VIDA PERSONAL DOCENTE,
ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIOS GENERALES
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual la Secretaría General, archiva y conserva las hojas de
vida del personal que labora para la Institución.
Pública.
REQUISITOS INICIALES: Vinculación.
DOCUMENTOS  Formatos de hojas de vida
UTILIZADOS:
PERIOCIDAD: La revisión y actualización se hará anualmente y cada vez que hay una nueva vinculación.
PRODUCTO O SERVICIO: Archivo de hojas de vida.
CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Secretaría de Educación Departamental y Entes de control.

PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS DE ESTUDIO
CRITERIO

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

DEFINICION: Con este procedimiento se hace constar la vinculación de las estudiantes del plantel y se
certifican sus calificaciones.
FUNDAMENTO LEGAL: Estatuto Básico de Organización y funcionamiento (Ley 489 de la Administración Pública),
Ley 115 de 1994 y Decretos Reglamentarios.
REQUISITOS INICIALES: Estar o haber estado vinculado a la institución.
DOCUMENTOS  Consignación del banco Estampillas
UTILIZADOS:
PERIOCIDAD: Permanente
PRODUCTO O SERVICIO: Certificaciones y constancias de estudio

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACIÓN CON ENTIDADES EXTERNAS
CRITERIO
DEFINICION: En este procedimiento se reporta la información solicitada por entidades externas tales como
la Secretaría Departamental de Educación, DANE, ICFES, etc.
Pública.
REQUISITOS INICIALES: Solicitud expresa de la entidad externa
DOCUMENTOS  Formatos
UTILIZADOS:
PERIOCIDAD: Permanente.
PRODUCTO O SERVICIO: Información con entidades externas
CLIENTE O USUARIO: Secretaría Educación Departamental, DANE, ICFES, Etc..

PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAMIENTO DE DIPLOMAS
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual la Secretaría General ordena la elaboración de los

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

diplomas para BASICA SECUNDARIA y EDUCACIÓN MEDIA.
FUNDAMENTO LEGAL: Resolución 1363 de julio 1 de 1999
REQUISITOS INICIALES: Haber cursado y aprobado todos los logros de las áreas hasta 9º grado para BASICA y hasta
grado 11º para EDUCACIÓN MEDIA .
DOCUMENTOS  Reporte final del año lectivo
UTILIZADOS:
PERIOCIDAD: Anual.
PRODUCTO O SERVICIO: Diplomas.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: PRUEBAS DE ICFES
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual la Secretaría General le informa al alumno la fecha en
que el ICFES vende los formularios.
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 del 29 de diciembre de 1.998 Estatuto Básico de
Organización y Funcionamiento de la Administración Pública.
REQUISITOS INICIALES: Que el alumno este matriculado en grado once y que cancele el valor del formulario
DOCUMENTOS Consignación del valor de los formularios por jornada
UTILIZADOS:
PRODUCTO O SERVICIO: Trámite de Pruebas ICFES.
CLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa.

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE EVALUACIONES Y VALORACIONES
CRITERIO
DEFINICION: Con este procedimiento se registra en el sistema escolar de valoraciones de las estudiantes.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

FUNDAMENTO LEGAL: Resolución 1363 del 1 de Julio de 1999
REQUISITOS INICIALES: Carga académica, Planta de docentes, alumnado y horas asignadas por área.
DOCUMENTOS  Carga académica (Docentes, grupos, áreas y horas)
UTILIZADOS:  Logros proyectados por grupos
PERIOCIDAD: 1 vez por periodo (2 meses por cada periodo).
PRODUCTO O SERVICIO: Registro escolar de valoraciones (Boletín
CLIENTE O USUARIO: Alumnas, docentes y padres de familia

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se adquiere el material Bibliográfico para el uso de la
Comunidad Educativa y/o particular
FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1.994 y demás reglamentarias, Estatuto Básico Organización y Funcionamiento
de la Administración Pública. (Ley 489 del 29 de diciembre de 1.998)
REQUISITOS INICIALES: Actualización del material Bibliográfico; Demanda del servicio
DOCUMENTOS Formatos
UTILIZADOS:
PRODUCTO O SERVICIO: Activación del material Bibliográfico y Didáctico
CLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa y/o particular
OBSERVACIONES: El material bibliográfico también se puede adquirir por donación de entidades particulares

PROCEDIMIENTO: CODIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL MATERIAL
CRITERIO

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se marca, se sella y se integra el material bibliográfico
al inventario
FUNDAMENTO LEGAL: Manual de Funciones del Departamento y Municipio
REQUISITOS INICIALES: Ingreso de nuevo material bibliográfico al colegio.
DOCUMENTOS  Factura de tesorería
UTILIZADOS:  Libro guía de codificación y de ubicación
PERIOCIDAD: 1 vez al año y cuando se reciba nuevo material
PRODUCTO O SERVICIO: Codificación y ubicación del material nuevo
OBSERVACIONES: El control contable se hace en tesorería y no en la biblioteca. En la biblioteca se incorpora al
inventario

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: PRESTAMO DE LIBROS, Y MATERIAL DIDACTICO
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se presta el servicio de biblioteca a la comunidad
colegial (estudiantes, profesores, funcionarios y padres de familia
FUNDAMENTO LEGAL: Manual de Funciones del Municipio y el Departamento
REQUISITOS INICIALES: Solicitud del servicio con su respectiva identificación
DOCUMENTOS  Ficha bibliotecaria
UTILIZADOS:
PERIOCIDAD: Aproximadamente 50 usuarios por jornada
PRODUCTO O SERVICIO: Préstamo de material bibliográfico y audiovisual

PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE ENFERMERIA
CRITERIO
DEFINICION: Es el servicio que se presta a la comunidad del colegio en primeros auxilios, atenciones
básicas de enfermería y remisiones al medico general en caso de necesitarse.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

FUNDAMENTO LEGAL: Según lo estipulado en el manual de Convivencia
REQUISITOS INICIALES: Estado de incapacidad en cuanto a salud, de la comunidad del colegio
DOCUMENTOS  Historia Clínica estudiantil
UTILIZADOS:  Control de medicamentos
 Control diario de consultas médicas
 Control de enfermería
PERIOCIDAD: Aproximadamente 37 atenciones al mes
PRODUCTO O SERVICIO: Atención de enfermería

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE BIENES PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN USO Y
DADA DE BAJA
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se hace conteo y se compara lo existente contra los
bienes contabilizados
FUNDAMENTO LEGAL: Plan General de la Contabilidad Pública, numeral 6.2.1.1.
REQUISITOS INICIALES: Libro detallado de la cuenta Propiedad Planta y Equipo.

DOCUMENTOS  Libro detallado
UTILIZADOS:  Actas de asignación
 Actas de traslado o traspaso actualizado
PERIOCIDAD: Anual.
PRODUCTO O SERVICIO: Inventario físico de bienes de la institución así: General, por dependencias, y bienes para dar
de baja.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCIÓN DADOS DE BAJA, EN DESUSO
O INSERVIBLES
CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se reglamenta eventos tales como dar de baja
físicamente los bienes de propiedad de la institución por obsolescencia, desuso o
inservibles.
FUNDAMENTO LEGAL: Plan General de la Contabilidad Pública y Doctrina Contable Pública
REQUISITOS INICIALES: Relación de bienes, solicitud suscrita de quien, considera se debe dar de baja el bien.
DOCUMENTOS  Actos Administrativos
UTILIZADOS:  Actas
PERIOCIDAD: Anual
PRODUCTO O SERVICIO: Acto administrativo para dar de baja bienes de la institución, con copia a la contabilidad, a
Contraloría Departamental etc.
CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental etc

PROCEDIMIENTO: ASEO

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se responde por el aseo y cuidado de las áreas y
elementos asignados.
Pública, Manual de convivencia.
REQUISITOS INICIALES: Requerimiento a diario del servicio
DOCUMENTOS Ninguno
UTILIZADOS:
PERIOCIDAD: Permanente.
PRODUCTO O SERVICIO: Aseo

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

PROCEDIMIENTO: VIGILANCIA

CRITERIO
DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se responde por las tareas de vigilancia dentro del
plantel.
FUNDAMENTO LEGAL: Manual de Convivencia
REQUISITOS INICIALES: Este servicio es de necesidad permanente durante las 24 horas del día.

DOCUMENTOS  Libro de registro de correspondencia
UTILIZADOS:  Libro de registro de recibo y entrega de
 Bienes del colegio.
PERIOCIDAD: A diario 1 turnos de 8 horas
PRODUCTO O SERVICIO: Vigilancia
OBSERVACIONES: Dadas las instalaciones tan amplias es perentorio tener
como mínimo 2 vigilantes para cubrir toda el plantel.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

8. ESQUEMA SISTEMATICO
DESPLIEGUE DE CARGOS

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
RECTOR
No FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES
1 Representar a la Institución Misión, visión y principios de la Ejecutar las acciones de Posicionar a la entidad
Educativa en las actuaciones institución. Normas y leyes dirección administrativa para como una de las mejores
de tipo Judicial y extrajudicial vigentes y aplicables en el lograr los objetivos propuestos y en el municipio
desarrollo de las actividades responder a la comunidad en
propias de al entidad., general..

2 Dirigir y Coordinar el plan de Parámetros establecidos por la Determinar y poner en Trabajo bien planificado y
trabajo (P.E:I) de la Ley 115 de 1994, estadísticas consideración las políticas coordinado para Evitar
institución, responder su financieras y de cobertura, educativas y administrativas que improvisaciones en el
cumplimiento y definir con el necesidad real de la entidad, se realizaran durante el año cumplimiento de la Misión
personal a su cargo el personal a cargo lectivo
programa de actividades a
desarrollar.
3 Coordinar y procurar la Boletines, Oficios, charlas, Dar a conocer las medidas y Prevenir y evitar
consecución oportuna de los Seminarios, informes financieros procedimiento de control de irregularidades en el
recursos necesarios y y circulares actividades desarrollo de los planes y
controlar la racional utilización programas
y administración de los
Fondos de Servicio
Educativos.
4 Elaborar el proyecto de Informes, proyecciones y Hacer las proyecciones Presupuesto concertado y
presupuesto anual y estadísticas de ingresos pertinentes teniendo en cuanta ajustado a la realidad
presentarlo al Consejo anteriores los procedimientos y normas al institucional
directivo para su revisión y respecto

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

aprobación

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
RECTOR
5 Elabora el Flujo de caja del Proyecto de Presupuesto, plan Realizar el estimativo de Recursos financieros Función
fondo estimado mes a mes; de compras, proyecciones ingresos y de gastos manejados con criterio y determinada por el
hacerle los ajustes anteriores mensualizado, teniendo en ajuste a las normas, Decreto 992 de
correspondientes y presentar cuenta el proyecto de evitando compromisos 2002 en cuanto al
informes de ejecución por lo presupuesto; hacer los ajustes si innecesarios manejo del fondo de
menos cada tres meses al se requieren y elaborar informes Servicios Educativo.
Consejo Directivo
6 Elaborar los proyectos de Transferencias, donaciones Realizar los cambios pertinentes Presupuesto concertado y Función
adición presupuestal extraordinarias, excedencias de de adición o traslados que se ajustado a la realidad determinada por el
debidamente justificados y apropiaciones o escasez en requieran para dar cumplimiento institucional Decreto 992 de
presentarlos, para su alguna de las mismas a los programas institucionales 2002 en cuanto al
aprobación del Consejo manejo del fondo de
Directivo; así como los Servicios Educativo.
proyectos de traslados
presupuestales
7 Celebrar los contratos, Documentos requeridos por ley, Realizar los contratos y ordenar Contratación y manejo Función
suscribir los actos y ordenar pac, plan operativo, CDP, los gastos con cargo al fondo financieros transparentes, determinada por el
los gastos , con cargo a los estados de tesorería, Ley 80 /93 conforme a los requisitos eficiente y eficaz Decreto 992 de
recursos del Fondo , de y Decretos Reglamentarios establecidos para tal fin en las 2002 en cuanto al
acuerdo con el Flujo de caja y normas manejo del fondo de
el plan operativo de la Servicios Educativo.
vigencia fiscal, previa
disponibilidad presupuestal y
de tesorería

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
RECTOR
8 Firmar los estados contables y la Estados financieros, Colocar nombres y apellidos Determinar quien es el Función
información financiera requerida y formatos, documentos completos y cargo en los representante legal y determinada por el
entregarla en los formatos y contables, cronogramas estados financieros y demás responsable de la Decreto 992 de
fechas fijadas para tal fin por los documentos e informes que institución. 2002 en cuanto al
entes de control y de educación, deban rendirse a las autoridades manejo del fondo de
junto con la demás rendición de correspondientes Servicios Educativo.
cuentas.
9 Coordinar y procurar la Fuentes de ingreso Establecer mecanismos para un Efectivo disponible para
consecución oportuna de los (matriculas, servicios, recaudo efectivo de matriculas y llevar a cabo la gestión
recursos necesarios y controlar la aportes de la Nación, el gestionar recursos externos a educativa
racional utilización y Departamento, Municipio, través de proyectos.
administración de los Fondos de donaciones de entidades.
Servicios Educativos.

10 Supervisar la elaboración y Contrato, orden de servicio Examinar y analizar los Contratación ajustada a
ejecución de los contratos que se o de obra Ley 80 de 1993, contratos y documentos soporte; las normas y necesidades
celebren en desarrollo de los programas definidos con comparar la correcta ejecución de la entidad
programas de las dependencias anterioridad de las obras y el suministro de
atemperados a la Ley 80/93 y sus bienes o servicios adquiridos
Decretos Reglamentarios

11 Publicar en un lugar visible y de Presupuesto, PAC, informe Colocar en cartelera u otro sitio Dar a conocer a la opinión
fácil acceso de la institución el de tesorería el documento donde se registre publica el manejo de los
informe de ejecución de los la ejecución de los recursos del recursos del fondo.
recursos del fondo de Servicios fondo

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

Educativos con la periodicidad
que indique el Consejo Directivo.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
RECTOR
12 Distribuir la carga académica Horarios, hojas de vida, Determinar las horas Cumplimiento eficiente de
a los docentes y funciones a manuales de funciones académicas que dictaran cada Funciones
Directivos Docentes y docente, y qué día según su
personal administrativo y perfil
operativo de la institución.
13 Realizar la evaluación de Planes y programas Aplicar los puntajes pertinentes Mejoramiento continuo del
desempeño de docentes y establecidos, manual de de acuerdo a la aplicación de personal
demás personal a su cargo e funciones, estatuto del docente indicadores de logros u otros
imponer las sanciones y demás normas
disciplinarias propias del
sistema de control interno
disciplinario, según norma
14 Responder por la calidad del Idem al anterior Dar respuesta por el Calidad en el servicio
servicio educativo y el cumplimiento o no de los educativo
cumplimiento de las funciones objetivos propuestos, hacer las
de todo el personal docente y correcciones a irregularidades
administrativo académicas y administrativas
15 Administrar el personal en lo Ley 715 de 2001, Otorgar los permisos, las Control del personal
relacionado con los permisos incapacidades, solicitudes, licencias que requieran docente y administrativo.
y novedades estatuto del docente, etc. legalmente el personal por
enfermedad o vacaciones

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

16 Presentar los informes que le Dar a conocer por escrito cual Mostrar la Gestión
sean solicitados, por las ha sido el resultado de su realizada
entidades de control y de gestión a las entidades que lo
educación que lo requieran. soliciten y a la comunidad
educativa

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
RECTOR
17 Colaborar en el uso Bienes muebles y de oficina, Hacer uso correcto de los Elementos, equipos de
adecuado, mantenimiento y caja fuerte, documentos elementos y materiales de oficina y bines de la
seguridad de los equipos, oficina a su cargo y de la entidad en buenas
materiales y bienes confiados institución en general condiciones de uso
a su manejo

18 Desempeñar las demás Mandato legal, o Autorización Cumplir con las ordenes de Llevar a cabo las
funciones que le sean de oficio. Iniciativa propia superiores según lo indicado actividades u ordenes
asignadas por la autoridad . . recibidas de superiores o
competente, las que reciba normas
por delegación y aquellas
inherentes a las que
desarrolla la institución.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
COORDINADOR
1 Dirigir, coordinar, Asesorar y Formatos, oficios, circulares Establecer cronogramas, dar a Planes concertados en
evaluar los planes y conocer los programas y equipo con la
programas en la institución someterlos a discusión y responsabilidad y el
Educativa de acuerdo con los aprobación del Consejo compromiso de todos
objetivos y criterios Académico
curriculares
2 Coordinar con los Planes curriculares, Reunirse con profesores y Profesores bien
responsables de los Directrices educativas determinar las medidas de control preparados y programas
programas los planes de solicitudes de los programas académicos y coherentes con la
supervisión y las recibir las solicitudes de realidad y necesidad
necesidades de capacitación capacitación especifica que ellos educativa
y suministros requeridos para requieran para llevar a cabo los
el adecuado desarrollo de los programas y dar tramite al rector
mismos para su aprobación
3
Dirigir la evaluación del planes, cuadernos, planillas Determinar y dar solución a las Evaluaciones mas Faltan recursos
rendimiento académico y y anotador de clase causas de los problemas de integrales y humanizada didácticos
adelantar acciones para rendimiento de los estudiantes a
mejorar la retención escolar través de asesoria y orientación
académica
4 Promover y participar en Docentes, estudiantes y Realizar jornadas de reflexión Estudiantes mejor
investigaciones relacionadas personal de la institución. institucional en cuanto a lo preparados y profesores
con causas de los problemas académico y administrativo para bien comprometidos.
educativos y dar solución a diagnosticar las irregularidades y
los mismos. hacer los correctivos con asesoria
medica, sicológica , de

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

capacitación o la que se necesite.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
COORDINADOR
5 Informar al superior Oficios, memorandos y Relatar detalladamente por escrito Comunicación eficiente y
inmediato en forma oportuna, circulares las irregularidades encontradas y productiva
sobre las inconsistencias o plantear las posibles soluciones.
anomalías relacionadas con
los asuntos , elementos o
documentos encontrados
6 Coordinar, controlar y Planes, políticas, planes de Dar las instrucciones precisas de Cumplimiento eficiente
evaluar el desarrollo de acción, indicadores, hoja de la forma de aplicar los programas; de los programas
programas educativos y vida de docentes, formatos prestar atención a su ejecución e
proponer los ajustes horarios etc. indicar cuales son las acciones
necesarios que se deben realizar para
corregir fallas
7 Impulsar el desarrollo integral Material escrito, y virtual Realizar actividades de Trabajo en equipo
de las diferentes áreas para exposición capacitación en organización del
fomentando el trabajo Conferencistas, Películas trabajo, manejo eficiente del
interdisciplinario encaminado tiempo, motivación y autoestima,
a mejorar los procesos solución de conflictos personales
educativos y el bienestar de y uso apropiado de la
la comunidad comunicación
8 Coordinar acciones que Observador de clases, Proponer, aprobar y desarrollar los Ambiente de confianza
coadyuven al buen proyectos , concursos proyectos que presenten los propicio para un buen
desempeño de los estudiantes o comunidad aprendizaje
estudiantes en lo académico educativa, evaluar los hechos y
y disciplinario realizar concursos artísticos
culturales y asesorìas

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

motivacionales

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
COORDINADOR
9 Atención a padres de familia Libros de observaciones, Citar y discutir con los padres de Mejoramiento continuo Los procesos
o acudientes citaciones y actas de familia los inconvenientes del rendimiento evaluativos son
compromiso académicos y disciplinarios de los académico y disciplinario muy largos, hay
estudiantes. de los estudiantes. que disminuir
cargas. Desinterés
de padres de
familia; real
10 Cumplir con la jornada Tiempo Llegar y salir a la hora estipulada Servicio educativo
laboral legalmente y realizar las actividades laborales Eficiente y eficaz
establecida en la 24 o 25 horas semanales
estipuladas
Muebles y equipos de Conservar en buenas
Colaborar con el uso oficina Dar el uso adecuado a los condiciones de uso los
11 adecuado, mantenimiento y elementos que emplee en el elementos y equipos de
seguridad de los equipos y cumplimiento de sus labores. oficina y demás
materiales confiados a su materiales
manejo
Cumplir con las demás Circulares, oficios. Mayor apoyo en la
funciones que le sean Atender y llevar a cabo las gestión educativa.
12 asignadas por el superior actividades o labores adicionales
inmediato de acuerdo con el encomendadas por los superiores
nivel

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PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
DOCENTE
No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES
1 Programar, desarrollar y Material didáctico, textos, Elaborar a través de elementos Afianzar la formación de
orientar recursos de planes y programas, normas didácticos, textos o similares los los estudiantes
formación, complementación educativas temas para que los estudiantes
y actualización en el área puedan entender o asimilar con
correspondiente para los mayor facilidad los mismos
estudiantes vinculado a la
Institución.
2 Participar en la evaluación Indicadores de logros, planes Determinar si los programas Evaluación integral de los
curricular de los programas institucionales y normas curriculares cumplen los programas.
docentes. educativas. parámetros exigidos en las
normas educativas, aplicar
indicadores para conocer
resultados.

3 Programar y organizar las Planes de acción inmediata, Determinar los temas y acciones Programas definidos,
actividades de enseñanza y P.E.I Textos, Material académicas, artísticas y claros y precisos sin
aprendizaje de las didáctico culturales que se ejecutaran en improvisación.
asignaturas a su cargo, de el transcurso del año lectivo y las
acuerdo con los criterios actividades transversales de
establecidos en la apoyo a dicha labor.
programación a nivel del
área.

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Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
DOCENTE
4 Aplicar oportunamente las Conferencias, Seminarios, A partir del resultado de las Correcciones a tiempo de
estrategias metodologicas a Mensajes audiovisuales de evaluaciones aplicar las acciones los procesos
que de lugar el análisis de reflexión, lúdicas que permitan corregir las
resultados de evaluación; en dificultades de aprendizaje del
coordinación con jefe de estudiante o de metodologías en
Departamento o coordinador la transmisión del conocimiento.
académico
5 Ejercer la dirección de grupo Oficio o resolución. Responder por los estudiantes Mejor Administración de
cuando le sea asignada. que se le asignen como director los estudiantes
de grupo en cuanto a lo
académico y disciplinario
6 Participar en los comités en Experiencia, conocimiento Ser parte activa de las
que sea requerido. específicos, actitud de actividades que se planten y
apoyo, compromiso. desarrollen en los comités que
integral
7 Cumplir con los turnos de Manual de convivencia, Prevenir y evitar actos de Mantener la armonía y
disciplina que le sean normas institucionales o indisciplina y desorden de los sana convivencia de los
Asignados educativas estudiantes a la hora del recreo u Estudiantes.
otra actividad.
8 Proponer al superior inmediato Iniciativa, Solidaridad, Indicar que acciones podrían Mejoramiento
planes y programas orientados cooperación y compromiso mejorar el rendimiento o avance institucional continuo.
a mejorar la eficiencia institucional. de los procesos curriculares y
institucional. administrativos.
9 Participar en los actos de Hacer presencia activa en las Apoyo institucional.

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PROCEDMIENTOS

comunidad y asistir a las actividades que se realicen en la
reuniones indicadas por las institución.
directivas de la institución

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PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
DOCENTE
10 Administración de los Estudiante, Libro observador Realizar el análisis económico y Mejorar del ambiente
estudiantes teniendo en del estudiante, normas personal a los estudiantes a educativo del Estudiante
cuenta sus condiciones partir de los antecedentes e
socioeconómicas y indagaciones al mismo, y fichas
características personales de matricula.
Dictar conferencias de resolución
de conflictos a padres y
estudiantes conjuntamente.
11 Realizar la inducción a los Estudiantes, textos, material Dar a conocer al estudiante la Ubicar al estudiante en el
estudiantes de grupo didáctico programación, metodología, contexto educativo e
confiados a su cargo o forma de evaluar, estructura institucional.
dirección administrativa y docente.

12 Ejecutar acciones de Estudiantes, manual de Ejecutar actividades Aprendizaje significativo
carácter formativo y hacer convivencia, textos, socioculturales y artísticas con
seguimiento de sus efectos observador del estudiante, los estudiantes para estimular su
en los estudiantes. material didáctico, planes y crecimiento e integración con la
programas comunidad educativa, al igual
que las académicas estipuladas
en el P.E.I Evaluando y
mejorando los resultados
13 Promover el análisis de las Manual de Convivencia, Diagnosticar los diferentes Estudiantes con
situaciones conflictivas de los Derechos del menor, conflictos de los estudiantes formación integral
estudiantes y lograr en normas, estudiantes, padres mediante el dialogo abierto y
coordinación con otros de familia, sicólogo, médico, amigable con ellos y remitirlo a la

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PROCEDMIENTOS

estamentos las soluciones secretaria de educación y instancia que requiera para dar
mas adecuadas. entidades a fines con la tratamiento y solución a su
educación. problema

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PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
DOCENTE
14 Establecer comunicación Estudiantes, padres de Determinar con padres o Mejoramiento continuo
permanente con los familia, docentes, oficios, acudientes y demás profesores de los educando
profesores y padres de comunicación escrita en las actividades de apoyo y
familia o acudientes para cuadernos, llamadas refuerzo en el proceso formativo
coordinar las acciones telefónicas etc, del estudiante, a partir de
educativas respectivas. diálogos, capacitaciones,
asesoria u orientación sicológica
o social y acciones académicas.
15 Diligenciar la ficha de Calificador, observador de Registrar en el documento Registros y estadísticas
registro, control , rendimiento clase Fichas, Formatos. correspondiente los datos de estudiantes
y seguimiento de los personales del estudiante, su
estudiantes del grupo a su rendimiento académico y el
cargo, en coordinación con comportamiento disciplinario,
los servicios de bienestar, que permitan conocer cual ha
darlos a conocer al jefe de sido el progreso educativo del
departamento o coordinador mismo y establecer las
y certificarlos con su firma. correcciones del caso.

16 Rendir periódicamente Oficios, comunicaciones, Dar a conocer por escrito el Informes Académicos
informe de las actividades boletines cumplimiento de las actividades
programadas y realizadas a realizadas cuando se lo
los coordinadores del plantel requieran.

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PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
DOCENTE
17 Cumplir con la jornada Horario de clase, contrato o Asistir y realizar las labores de Cumplimiento a
legalmente establecida. normas educativas enseñanza en el horario cabalidad.
establecido para tal fin

18 Colaborar con el uso Elementos de oficina, Dar un uso adecuado a los Elementos y bienes en
adecuado, mantenimiento y didácticos y bienes elementos que use en el buenas condiciones de
seguridad de los equipos asignados desarrollo de las actividades uso
confiados a su manejo educativas
19 Guardar la debida reserva y Información conocida No dar a conocer la información Buen ambiente
discreción de la información confidencial sino aquella de institucional
que se le ha confiado conocimiento publico según
autorización
20 Ejecutar las demás funciones Oficios, decretos o Llevar a cabo las actividades Compromiso y apoyo
que le sean asignadas y resoluciones. ordenes adicionales a las propias de su
sean afines a la naturaleza verbales cargo conforme le sean
del cargo indicadas.

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PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
CONTADOR
1 Elaborar y presentar a Flujo documentación Revisión, clasificación y registro Información Financiera y
tiempo la información contable de toda la información contable Contable disponible
contable y Estados y financiera oportunamente para la
Financieros de la institución, toma de decisiones y
a las entidades de control y responder a los
educación que lo requieran requerimientos de otras
instancias
2 Clasificación de toda la Códigos Documentos Codificar los documentos Manejo técnico y
documentación para efectuar contables con el fin de agilizar apropiado de la
el respectivo ingreso al los procesos, regidos por el información contable y
programa contable. Plan General de Contabilidad financiera
Gubernamental
3 Apoyar al Rector en la Certificación de ingresos Realizar las proyecciones y Presupuesto
elaboración del proyecto de municipales, nacionales y cálculos necesarios y acordes técnicamente elaborado
Presupuesto y presentarlo al departamentales y los con los topes legales; aplicando y acorde a las
Consejo Directivo para su respectivos cálculos de técnicas de reconocido valor necesidades y
revisión y aprobación. gastos de funcionamiento e técnico en la elaboración del prioridades de la
inversión presupuesto institución.

4 Realizar y proponer Presupuesto inicialmente Realizar los ajustes o Presupuesto manejado
codificaciones al presupuesto aprobado, PAC Aprobado, modificaciones presupuestales adecuadamente y
y al plan anual de caja Informes financieros necesarios conforme al Decreto conforme las normas
Ley 111 de 1996 y someterlo a para tal fin.
aprobación

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PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
CONTADOR
5 Orientar y controlar el debido Registro contable de las Inspeccionar y verificar el registro Registros claros,
registro contable de las cuentas; PUC contable de las cuentas apropiados y ejecutados
cuentas Gubernamental de acuerdo a las normas
de contabilidad
6 Revisar oportunamente los Formularios de pago de Inspeccionar periódicamente los Oportunidad en el pago
formularios de pago de impuesto, EPS y pensiones formularios de pago de de Impuesto
impuestos, EPS y pensiones impuesto, EPS, y pensiones
7 Elaborar flujos, análisis y Flujos, análisis y demás A partir de la información Adecuada planificación y
demás información solicitada información financiera y contable que maneja gestión administrativa
por la Gerencia para toma determinar la situación
de decisiones económica de la institución
8 Evaluar la correcta Procesos contables Comprobar que el manejo de la Eficiencia en cada uno
realización de los procesos información, contable y financiera de los procesos
contables sea el correcto y de acuerdo a
las normas para este fin
9 Autorizar los certificados de Certificados de disponibilidad Autorizar los certificados Obtención a tiempo de
disponibilidad presupuestal presupuestal los certificados
mencionados
10 Desempeñar las demás Mandato legal, o Cumplir con las órdenes de Llevar a cabo las
funciones que le sean Autorización de oficio. superiores según lo indicado. actividades u ordenes
asignadas por la autoridad Iniciativa propia recibidas de superiores o
competente, las que reciba normas
por delegación y aquellas
inherentes a las que

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PROCEDMIENTOS

desarrolla la institución.

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PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
TESORERO
1 Elaborar recibos del dinero Matriculas, certificados, Realizar los recibos Recibos de caja en
que ingresa a la Institución boletines, constancias, etc. correspondientes por cada uno consecutivo con su
por los diferentes conceptos de estos conceptos del ingreso respectiva consignación
recibido. adjunta, o soportes
necesarios.
2 Manejar libros: de bancos y Libros de bancos y Realizar diariamente el Tener la información
conciliaciones. (Libro de conciliaciones, libro de caja procesamiento de información actualizada, la cual
caja, movimientos de llamadas telefónicas, etc generada en estos libros servirá de herramienta
cuentas movimientos de las para los flujos de caja
cuentas bancarias de la
entidad)
3 Atender publico interno y Personas que llegan a la Brindar una excelente atención Eficiencia en la atención
externo Institución. al publico en general, al cliente que requiera
suministrando la información del servicio de tesorería
requerida
4 Elaborar certificados de Certificados de Realizar los diferente tipos de Certificados previos al los
disponibilidad, ordenes de disponibilidad documentos para satisfacer las compromisos y apoyo
servicio, ordenes de compra, resoluciones, ordenes de necesidades que requiere cada administrativo
cartas del Rector y de el servicio, ordenes de compra sección o solicitante
Contador y cartas
5 Elaborar ordenes de pago y Formatos de pago y Realizar las ordenes de pago Agilidad en los procesos
cheques y controlar las cheques con los descuentos de ley , para pagos oportunos
chequeras registros presupuestales y según programación.
contables. Elaborar cheques Seguimiento del

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PROCEDMIENTOS

movimiento de los
bancos o flujo de
efectivo.

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PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
TESORERO
6 Elaborar el boletín diario de Boletín diario de movimiento Incorporar al formato diario todas Tener la información
movimiento de caja y bancos de caja y bancos las consignaciones y retiros financiera al día como
ayuda para toma de
decisiones.
7 Digitar en el sistema todos Facturas, consignaciones, Digitar en el sistema contable Contabilidad actualizada,
los documentos contables ordenes de pago, etc. los diferentes documentos oportuna para generar
(en el programa que se contables informes a tiempo y
tenga) confiables
8 Instruir al mensajero para Consignaciones Indicarle al mensajeros cuales Manejo acertado y
efectuar las consignaciones son las actividades a seguir para oportuno en los pagos
y pagos en entidades la correcta realización de las
financieras u otras diligencias de pago
9 Elaborar conciliaciones Conciliaciones bancarias Realizar las diferentes Contar con las
bancarias conciliaciones bancarias conciliaciones Bancarias
al día para tener
efectividad en la
información de flujos
10 Programar y realizar pagos Nomina, facturas, cheques, Realizar organigrama de pagos y Cancelar oportunamente
de tesorería a proveedores subsidios, formatos, etc. ejecutar las actividades del los compromisos que
y personal de la institución procedimiento de pago de adquiera la institución
acreencias; ver Manual de
Procesos.
11 Elaborar formularios de Formularios y estampillas Diligenciar los formatos Dar cumplimiento a lo
retención en la fuente y pro-univalle correctamente estipulado legalmente

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PROCEDMIENTOS

estampillas pro-univalle para este fin

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PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
TESORERO
12 Cumplir con la jornada Horario de clase, contrato o Asistir y realizar las labores de Cumplimiento a
legalmente establecida normas educativas enseñanza en el horario cabalidad
establecido para tal fin
adecuado, mantenimiento didácticos y bienes elementos que use en el buenas condiciones de
y seguridad de los equipos asignados desarrollo de las actividades uso

14 Guardar la debida reserva y Información conocida No revelar información Buen ambiente
discreción de la información confidencial; solo aquella de institucional
que se le ha confiado conocimiento publico según y
autorizada
sean afines a la naturaleza verbales. cargo conforme le sean

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Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
SECRETARIA (O)
1 Atender en forma correcta y Computador, formatos, Elaborar oficios, transcribir Eficiencia en las labores
oportuna la ejecución de papelería. información y diligenciar de oficina
mecanografía que se formatos
requiera en su oficina y
transcribir dictado de notas,
cartas, memorandos o
informes.
2 Atender en forma amable y Cortesía, tolerancia, Prestar un servicio eficiente al Excelente atención al
oportuna al público, personal amabilidad publico recibiendo y cliente externo
y telefónicamente suministrando la información
requerida.
3 Recibir la documentación Documentos Recibir, dar respuesta o trámite a
que presenten los la documentación que se reciba
interesados para tramites en la oficina.
que se adelanten en la
entidad
4 Llevar en forma correcta, Archivos, carpetas, papelería Ubicar ordenadamente en los Documentación Requiere de
actualizada y de acuerdo con AZ, archivadores correspondientes organizada y de fácil capacitación en
las instrucciones recibidas, el los diferentes documentos de la localización. Archivo
archivo de los documentos institución
que se encomienden en la
oficina
5 Reportar horas extras de Planilla de horas extras Diligenciar la planilla de horas Reporte oportuno
docentes y personal extras aprobadas por el rector y

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PROCEDMIENTOS

administrativo entregarla al tesorero para
reportarlas

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Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
SECRETARIA (O)
6 Recibir, radicar y archivar la Oficios, circulares, boletines, Dar el tratamiento técnico a toda Correcto manejo de
correspondencia, siguiendo extractos, facturas, etc la correspondencia que llegue a Correspondencia
los procedimientos la entidad
establecidos.
7 Responder por el uso Computador, Fax. Impresora Usar correctamente todos los Conservar en buen
adecuado, mantenimiento y mobiliario de oficina elementos de oficina estado de uso los
seguridad de los equipos y equipos y mobiliario de
materiales confiados a su oficina.
manejo.
8 Cumplir la jornada laboral Horario Asistir a su lugar de trabajo y Acatamiento del horario
legalmente establecida realizar las labores laboral
encomendadas.
9 Guardar la debida reserva y Documentos, información No revelar información Discreción en el manejo
discreción de la información reservada confidencial, solo aquella de la información
que se le ha confiado autorizada por su superior y dar
cumplimiento al procedimiento de
seguridad e integridad de la
información. Ver manual de
procesos
10 Cumplir con las demás Resoluciones, Decretos, Realizar las labores Compromiso institucional
funciones que le sean Ordenes Verbales encomendadas por el jefe
asignadas por el superior inmediato.
inmediato de acuerdo con el
nivel la naturaleza y el área

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PROCEDMIENTOS

de desempeño.

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PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
ALMACENISTA
1 Recibir y entregar los Elementos de oficina, Realizar recepción y entrega de Distribución organizada y
elementos de papelería, papelería, materiales de los diferentes insumos las racional de todos los
ferretería y materiales a construcción y ferretería practicas insumos que se
quienes los requieran para el requieran para el
uso en las labores de la funcionamiento de la
Institución Institución
2 Hacer la solicitud de los materiales Adquisiciones, solicitudes Elaborar el plan de necesidades Disponibilidad oportuna
y suministros de acuerdo con las etc. con las solicitudes y de materiales y
necesidades de cada área requerimientos de la entidad elementos para realizar
específica, elaborar los cuadros las actividades de la
comparativos y presentarlos al
rector de la Institución.
institución.
3 Elaborar los registros Ordenes de entrada , Efectuar los registros Correcto registro del
correspondientes al manejo de salida y correspondientes al manejo del kardex
kardex actas de baja kardex
4 Realizar inventarios mensuales Listados de materiales y Efectuar inventarios mensuales Control sobre la
y detallar todas las compras y mercancías relacionando las compras y las mercancía recibida y
entregas de mercancía para entregas despachada
contabilidad y la Contraloría
Municipal
5 Verificar la cantidad y calidad Mercancías Constatatar que la calidad de Control de calidad y
de los elementos que se los artículos sea optima y que la cantidad
reciben en la Institución y cantidad sea la solicita da en las
almacenarlos o distribuirlos ordenes de compra o contratos
6 Realizar listados de stock Elementos de consumo y Tener un control de mínimos y Disponibilidad de los

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PROCEDMIENTOS

máximo y mínimo de elementos materiales máximos en el almacén insumos que requiera la
del almacén institución

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Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
ALMACENISTA
7 Realizar inventarios Materiales, muebles, Realizar un inventario periódico Organización y control
periódicos de materiales, enseres, de los enseres, muebles y sobre los bienes
muebles y enseres, equipo equipo de oficina, equipos por lo menos una vez al muebles
de oficina, computadores, computadores año
maquinaria y otros.
8 Llevar actualizado el libro de Libro Elementos devolutorios Llevar el libro de prestamos al Control sobre los
préstamo y de elementos día elementos devolutorios
devolutorios.
9 Servir de apoyo logístico Colaborar en las actividades Apoyo institucional
en actividades realizadas programadas por la institución
por la institución educativa
10 Elaborar paz y salvos para Papelería, elementos Realizar los paz y salvo que se
los funcionarios que se devolutivos, información requieran conforme a lo
retiran de la entidad estipulado para tal fin
11 Elaborar actas de baja de Artículos obsoletos, Determinar el estado de vida útil Bienes en condiciones
artículos obsoletos o deteriorados y en desuso. o deterioro de los bienes de la optimas de utilización
deteriorados institución e informar para su
retiro del servicio.
12 Cumplir con la jornada Horario de clase, contrato o Asistir al plantel y realizar las Cumplimiento a
legalmente establecida. normas educativas labores encomendadas, en el cabalidad
horario establecido para tal fin.

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Actualización:
PROCEDMIENTOS


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Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
ALMACENISTA
14 Guardar la debida reserva y Información conocida No dar a conocer la información Buen ambiente
discreción de la información confidencial sino aquella de institucional.
que se le ha confiado conocimiento publico según
autorización
que le sean asignadas y resoluciones, ordenes adicionales a las propias de su

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Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
1 Programar y ejecutar las Materiales, partes eléctricas Llevar a cabo revisiones y Instalaciones en
obras de mantenimiento que hidráulicas o sanitarias reparaciones locativas, adecuadas condiciones
se requieran en los eléctricas, sanitarias y de de uso
escenarios deportivos, jardinería
oficinas salones o sitios del
plantel
2 Dirigir y supervisar los Zonas verdes, instalaciones Controlar los trabajadores que se Mantenimiento oportuno
grupos de trabajo asignados Aseo contraten para apoyar jornadas y control sobre estas
a su cargo de zonas de limpieza o mantenimiento de tareas
verdes y aseo zonas verdes o instalaciones
3 Informar los requerimientos inventarios, Dar aviso oportuno sobre los Disponibilidad de
de materiales para la materiales e insumos que se materiales y elementos
ejecución de los trabajos requieran para mantenimiento y
reparaciones
4 Coordinar y supervisar los Construcciones Inspeccionar a los grupos de Atención oportuna de
trabajos de construcción, Mantenimiento eléctrico trabajo que ejecutan esta obras o instalaciones
eléctricos, hidráulicos y de función cuando no sean de su
mantenimiento alcance
5 Realizar el lucimiento con Banderas, festones, cintas Pintar o adornar los espacios Ambiente propicio para
banderas, festones en los Afiches u otros lúdicos de la institución los eventos
escenarios o tarimas para
los diferentes eventos
deportivos, culturales o
artísticos

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PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
MANTENIMIENTO
6 Coordinar el corte de zonas Zonas verdes Programar y realizar los cortes Instalaciones adecuadas
verdes, aseo y poda de de zonas verdes y realizar la
árboles de todas en las limpieza de estos materiales
instalaciones del plantel o
las escuelas adscritas
7 Elaborar inventarios de Herramientas equipo Controlar y clasificar las Control sobre las
herramientas y equipo a su herramientas y equipos que herramientas y equipo
cargo utilice en sus labores
horario establecido para tal fin

discreción de la información confidencial; solo aquella para institucional.
que se le ha confiado conocimiento publico, según
autorización
sean afines a la naturaleza verbales cargo conforme le sean

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Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
AUXILIAR SERVICIOS GENERALES (MENSAJERO)
1 Recibir y distribuir la Correspondencia Entregar la correspondencia Efectuar la labor
correspondencia del plantel que sale de la institución y encomendada
y hacerla llegar a su destino efectuar la entrega de la que diariamente, y evitar que
llega a la oficina correspondiente se pierda o extravié
cualquier documento
2 Llevar la correspondencia, Correspondencia, paquetes Ejecutar la entrega de Entrega total de
documentos, paquetes y correspondencia, pago de correspondencia
recomendados al correo u facturas, envió de paquetes u
otro sitio fuera de la otros
institución
3 Realizar las operaciones Consignaciones Orden de Realizar las consignaciones y Tramites y diligencias
bancarias, tales como retiro chequeras y Otros toda clase de diligencias ante los oportunas y bien
consignaciones, retiro de bancos o entidades financieras ejecutadas
chequera o solicitud de
información
4 Realizar compras de Dinero, papelería, materiales Efectuar las compras de menor Suministros oportunos
elementos de consumo etc. cuantía que sean requeridas de
inmediato por la institución.
5 Fotocopiar documentos y Documentos Fotocopiar toda la información o Material disponible para
otras formas material didáctico requerido por las actividades propias
las oficinas o profesores. de la institución
6 Apoyar al área operativa Eventos culturales, artísticos, Servir de apoyo operativo en Apoyo institucional
cuando realicen eventos deportivos y educativos todos los eventos organizados
deportivos y recreativos por la institución

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Actualización:
PROCEDMIENTOS

organizados en la institución

PROCESO Y CÓDIGO:
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Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
AUXILIAR SERVICIOS GENERALES (MENSAJERO)
horario establecido para tal fin

discreción de la información confidencial; solo aquella para institucional.
que se le ha confiado conocimiento publico, según
autorización
Ejecutar las demás funciones Oficios, decretos o Llevar a cabo las actividades Compromiso y apoyo

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I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
VIGILANTE
1 Ejercer vigilancia en el área o Personas, bienes, Prestar el servicio de vigilancia Prevenir y evitar
zona que le hayan asignado edificación en la Institución irregularidades de
propios y extraños
2 Controlar la entrada de Vehículos, objetos, Prestar atención y cuidado a Evitar el ingreso de
personas, vehículos y personas las personas ajenas a la personas peligrosas u
objetos al plantel. Institución, a estudiantes, objetos que pongan en
revisión de vehículos y objetos riesgo la salud y vida del
extraños personal de la Institución
y los bienes de la misma
3 Velar por la conservación y Local, pupitres y bienes Hacer la revisión Conservar los bienes de
seguridad de los bienes del materiales; ordenes de correspondiente al recibo del la entidad en buen estado
plantel salida de elementos turno y a la salida, registrando de uso.
por escrito e informando
cualquier novedad.
4 Colaborar con la prevención Llaves, puertas Abrir a tiempo las puertas y Evitar al máximo la Adquirir elementos de
y control de situaciones de salidas de emergencia afectación de la vida o emergencia, como
emergencia. salud de los estudiantes y extinguidores,
personal que labora en la mangueras etc., y
entidad capacitar al vigilante y
demás personal en su
manejo
5 Cuidar que las puertas y Puertas y Ventanas Verificar su estado al recibo y Mantener en buen estado
ventanas de las instalaciones entrega del turno; cerrarlas o de uso
queden debidamente abrirlas según necesidad.
aseguradas

PROCESO Y CÓDIGO:
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Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

6 Responder por el uso Arma Solo utilizar el arma de Prevenir y evitar robos, o Dotar de una arma al
adecuado del arma de dotación en caso de extrema atentados a las personas vigilante y capacitarlo
dotación a su cargo necesidad y bajo reglas de uso o bienes de la institución sobre su manejo.

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Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
VIGILANTE
7 Consignar en los registros el Libro de Novedades Registrar las anomalías Conocer con prontitud Suministrarle al
control todas las anomalías presentadas y dar aviso oportuno cualquier irregularidad vigilante el libro
detectadas en sus turnos e a su jefe inmediato. para evitarla , prevenirla para registro de
informar oportunamente o corregirla según se novedades
sobre las mismas necesite.
8 Guardar la debida reserva y Información escrita o verbal Dar a conocer solo aquella Evitar inconvenientes de
discreción de la información información que se le haya mala comunicación y
que se le ha confiado. autorizado malos entendidos
9 Indicar el cambio de clase Timbre y Reloj Tocar el timbre para cambio de Control y oportunidad
clase de acuerdo al horario para iniciar y terminar las
establecido clases.
10 Control de llegas tardes de Carpeta Registrar en los formatos para tal Control de estudiantes y
los estudiantes y permisos fin las llegadas tarde y permisos personal
de docentes y personal
11 Colaborar con el uso Llaves, escritorio y silla Darle el uso correcto y Mantenerlas en buen uso
adecuado, mantenimiento y (arma de dotación) mantenerlas en el lugar y evitar que sean mal
seguridad de los equipos y apropiado utilizadas por otras
materiales confiados a su personas
manejo
12 Cumplir con las demás Ordenes o funciones Dar cumplimiento cabal de las Buen funcionamiento de
funciones que le sean adicionadas mismas la institución.
asignadas por el superior
inmediato de acuerdo con el
nivel la naturaleza y el área
de desempeño

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Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

13 Atención al publico Estudiantes y personas que Brindar información y orientación Buena atención a la
llegan a la institución. inicial y permitir el acceso si es comunidad educativa y
del caso a quien lo requiera. personal externo.

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Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES (CONSERJE)
1 Responder por el aseo y Escobas, trapeadores, Realizar la limpieza de las oficinas y
cuidado de las zonas o otros demás dependencias del Instituto
áreas
que le sean asignadas
2 Informar sobre cualquier Elementos de Aseo Dar aviso cuando ocurran daños o Dar solución a tiempo
novedad ocurrida en el irregularidades en las instalaciones o
plantel o en los equipos bajo su alrededor
su cuidado
3 Colaborar con las Alimentos, utensilios de Preparar alimento, distribuirlos, limpiar Atención eficiente de los
actividades de la cafetería cafetería la cafetería y zona aledaña servicios
cuando esta sea
administrada por el plantel
4 Fijar y/o distribuir circulares, Afiches, boletines Ubicar la información en los espacios Comunicación oportuna
afiches y demás ayudas ,circulares autorizados para tal fin
visuales en los puntos o pendones etc
dependencias donde sea
requerido
5 Colaborar en oficios varios Materiales en general Realizar labores de limpieza u Dependencias
en almacenes, economatos organización de materiales o muebles organizadas y limpias.
y demás dependencias en
que se requieran sus
servicios.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

6 Realizar compras de Elementos de aseo y Estar pendiente de las necesidades Atención oportuna de
elementos de aseo y cafetería que se presenten en la cafetería y las actividades
cafetería del Instituto elementos de aseo, para efectuar las
compras

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
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Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES (CONSERJE)
7 Servir de apoyo operativo en los Disponibilidad de Auxiliar al personal administrativo Participar activamente
diferentes eventos que se tiempo o docente en labores afines a su en cada una de las
organicen en la Institución cargo actividades, sirviendo de
apoyo operativo; para
que todo salga bien.
8 Preparar y repartir alimentos Café, agua, azúcar, Preparar oportunamente los Brindar a los
cuando se requiera aromáticas, diversos alimentos cuando se funcionarios atención
bienestarina requiera oportuna
9 Realizar inventario de los utensilios Elementos de aseo y Realizar conteos y revisiones Encontrar la totalidad de
de cafetería y aseo cafetería periódicas de los artículos que productos, que se
periódicamente tiene en su poder encuentren bajo su
responsabilidad y en
caso de encontrarse
faltantes o deterioro,
informar de inmediato
10 Colaborar con el uso adecuado, Utensilios de trabajo Mantener en buen estado, los Conservar y optimizar
mantenimiento y seguridad de los utensilios de trabajo, dando un cada uno de los
equipos y materiales confiados a uso apropiado recursos con los que se
su manejo cuenta, para llevar a
cabo su trabajo
11 Cumplir con la jornada laboral Horario Realizar sus labores en el tiempo
legalmente establecida. estipulado para ello
12 Cumplir con las demás funciones
que le sean asignadas por el

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

superior inmediato de acuerdo con
el nivel la naturaleza y el área de
desempeño.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
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PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
AUXILIAR DE ENFERMERIA
1 Realizar acciones Boletines, cartillas, Llevar a cabo jornadas de Evitar en lo posible el
educativas sobre aspectos charlas, películas capacitación y prevención de brote de enfermedades
básicos de salud y enfermedades comunes en y mantener informada
promoción del medio los estudiantes a la comunidad
ambiente educativa
2 Informar oportunamente al Controles de chequeo, Dar a conocer al medico cual
profesional responsable registros médicos e ha sido los casos presentados
sobre situaciones de historial de los estudiantes y su condición clínica.
emergencia y riesgos que
observe en el personal de
la Institución.
3 Prestar primeros auxilios Técnicas de primeros Brindar atención inmediata a Bienestar para la
en caso de accidentes auxilios, material medico los estudiante que sufran comunidad educativa
algún quebranto de salud
4 Preparar los servicios de Cronograma de citas, Acondicionar el sitio de Excelente atención y
consulta y colaborar con el elementos médicos. atención y apoyar al medico tratamiento
médico en la prestación en su labor
del servicio
5 Diligenciar los requisitos Historias clínicas, Llevar el registro medico Documentación
estadísticos controles detallado de los estudiantes actualizada y oportuna
pertenecientes a su de pacientes
trabajo

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
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Actualización:
PROCEDMIENTOS

ESQUEMA SISTEMATICO
AUXILIAR DE ENFERMERIA
6 Colaborar con la ejecución Planes y programas Desarrollar las acciones de Apoyo institucional
de los programas de salud salud programadas por el
medico o similar con los
estudiantes.
7 Informar acerca de las Registros, guías, Dar a conocer por escrito Conocer los resultados
actividades desarrolladas programas todas las acciones ejecutadas de su labor
y los resultados obtenidos en el aspecto de salud.
al inmediato superior.
8 Guardar la debida reserva Información conocida No revelar información Buen ambiente
y discreción de la confidencial; solo aquella de institucional
información que se le ha conocimiento publico según y
confiado autorizada
adecuado, mantenimiento didácticos y bienes elementos que use en el buenas condiciones
y seguridad de los equipos asignados desarrollo de las actividades de uso
10 Ejecutar las demás Oficios, decretos o Llevar a cabo las actividades Compromiso y apoyo
funciones que le sean resoluciones, ordenes adicionales a las propias de
asignadas y sean afines a verbales su cargo conforme le sean
la naturaleza del cargo indicadas

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
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PROCEDMIENTOS

ANEXO 1
CODIFICACION DE LOS CARGOS

CODIGO DEPENDENCIA
SFP-001 GOBIERNO ESCOLAR
SFP-002 CONSEJO ACADEMICO
SFP-003 CONSEJO DIRECTIVO
SFP-004 RECTOR
SFP-005 COMISION DE EVALUACION Y PROMOCION
SFP-006 COORDINADOR
SFP-007 DOCENTE
SFP-008 CONTADOR
SFP-009 TESORERO
SFP-010 SECRETARIA(O)
SFP-011 ALMACENISTA
SFP-012 BIBLIOTECA
SFP-013 AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
SFP-014 AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES (MENSAJERO)
SFP-015 VIGILANTE
SFP-016 AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES (CONSERJE)
SFP-017 AUXILIAR DE ENFERMERIA

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I.E. SAGRADA
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PROCEDMIENTOS

ANEXO 2
MODELO DE ACUERDO
“POR EL CUAL SE APRUEBA Y ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA
FAMILIA POTRERILLO”
ACUERDO No.
DE_____________________

“POR EL CUAL SE APRUEBA Y ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO”

El Consejo Directivo de la Institución Educativa SAGRADA FAMILIA POTRERILLO de la
ciudad de Palmira, en uso de sus atribuciones………………………………………………y,

CONSIDERANDO

1. Que corresponde al Representante Legal o Director de la Institución Educativa
Monseñor José Manuel Salcedo, asegurarse del cumplimiento de las funciones, de los
empleados de la institución.

2. Que para dar cumplimiento a las exigencias de tipo legal ( Artículos 209 y 269 de la
Constitución Política y Ley 87 de 1993), se hace necesario adoptar y aprobar el Manual
de Procesos y procedimientos

3. Que el Manual de Procesos y Procedimiento es para la Institución Educativa una
herramienta para impulsar el desarrollo administrativo.

4. Que los manuales de proceso y procedimientos, deben estar acorde con la estructura
orgánica de la institución educativas Monseñor José Manuel Salcedo.

RESUELVE:

Articulo Primero.- Aprobar y adoptar como herramienta de desarrollo administrativo el Manual
de Procesos y Procedimientos, en su versión 01-2005 de la Institución Educativa Monseñor
José Manuel Salcedo.

Articulo Segundo.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las
disposiciones que le sean contrarias.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

Dada en Palmira, a los ( ) días del mes de del año Dos Mil uno (2.004).

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

ANEXO 3
CONVENSION DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

PROCESO

DOCUMENTO

DECISIO
N

INICIO DE
PROCESO
PROCES
O

FIN DEL PROCESO
PROCESO

PROCESO Y CÓDIGO:
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PROCEDMIENTOS

ANEXO 4
GLOSARIO

 Manual de Procedimientos: Documento por medio del cual se establecen los
pasos secuenciales necesarios para desarrollar un Proceso.

 Proceso: Serie de actividades que utilizan unos insumos o recursos bien sean
financieros, Tecnológicos, materiales o humanos para producir un resultado
especifico en un tiempo determinado para el beneficio de una comunidad, un cliente,
Etc.

 Procedimiento: Indica el como se ejecutará cada acción de un proceso y para ello
es importante la eficiencia, claridad, integralidad, unicidad, flexibilidad y
controlabilidad.

 Manual De Procedimientos Administrativos: Es un conjunto de instrucciones y
normas reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los
procedimientos administrativos. Es una fuente de información permanentemente
actualizada que facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las
tareas normalizadas.

 Insumo: Es aquello que se incorpora a un proceso. Algunos Insumos como
materiales o partes , se transforman en rendimientos. Los insumos pueden incluir
personas, materiales, equipos, información, procedimientos, políticas, tiempo o
dinero.

 Actividad: Agrupamiento de varios pasos. Es la subdivisión básica de un proceso.

 Cliente: Quien recibe el rendimiento del proceso. Son la parte mas importante del
proceso.

 Eficiencia: Hace referencia al proceso productivo como tal , estoes, sobre las
funciones y actividades en curso. Su indicador debe hacer referencia a la utilización
de los recursos, su concentración, la estructura de producción, el tiempo dedicado a
las actividades, rendimiento, la productividad etc.

PROCESO Y CÓDIGO:
I.E. SAGRADA
Emisión: 10-2008
Actualización:
PROCEDMIENTOS

 Eficacia: Se refiere al análisis de los resultados en términos de cantidad, calidad, y
su coherencia con la misión, estrategias, políticas y normas.

 Normalización:En particular consiste en la elaboración, la publicación y la
aplicación de normas procesos y procedimientos.

ANEXO 5
ABREVIATURAS

• O.T: Orden de Trabajo

• O.P.S : Orden de Prestación de Servicios

• O.C: Orden de Compra

• C. F. P: Con formalidades plenas

• S.F.P: Sin formalidades plenas

Manual de procesos

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