Manual Power Point

Microsoft Power Point - R. Padilla

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Índice

Tema Página
Descripción del Programa 3
Menú 3

Barra de herramientas estándar 5
Barra de herramientas de formato 10
Creación de una presentación nueva 12
Para insertar dibujos o fotos 14
Pantalla para aplicar animaciones 15
Aplicación de transición a las diapositivas 16
Visualizaciones 16
Técnicas de impresión 17
Recomendaciones a la hora de crear y proyectar una presentación 18

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Manual de Power Point

Descripción del Programa:
Microsoft Power Point es un programa diseñado para la creación de
presentaciones. A través del mismo podemos diseñar presentaciones impresas
en transparencias o presentaciones animadas. Como parte de las aplicaciones
que hacen de este programa uno innovador tenemos las animaciones, opciones
de impresión, y templetes para poder trabajar, además podemos exportar el
texto de nuestra presentación a Word.

Menú:

 File Permite el manejo de archivos. Desde esta
aplicación podemos crear presentaciones nuevas, guardar
los cambios realizados en las presentaciones en uso,
imprimir con formatos especializados, seguridad de
accesos, listado de presentaciones visitadas
recientemente, entre otras.

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 Edit Desde aquí tenemos acceso a los comandos de edición para ser
aplicados en la presentación. Entre los mismos encontramos undo,
redo, select all, copy, cut, paste, delete, find, replace, etc.
 View Podemos trabajar con la visualización más adecuada para el
comando que deseamos ejecutar.
 Insert seleccionamos aquellas aplicaciones que necesitamos insertar
en nuestra presentación. Entre estas podemos mencionar las siguientes:
número de página, hoja o diapositiva nueva, duplicar presentación
seleccionada, dibujos, diagramas, cajas de texto, gráficas, tablas,
sonido, vídeo, etc.
 Format Tipo de letras, bullets and numbering, fondos, diseños, estilos
de slices, espacio entre líneas, cambio de letras (Change Case)
 Tools Muestra las herramientas para el diseño de nuestra
presentación. Entre las más importantes encontramos: spelling,
language, autocorrect options, etc.
 Slide Show Aplicación desde la cual podemos manejar las
animaciones de nuestra presentación, transición, proyección de la
misma, tiempo de proyección, entre otras.
 Window Manejo de ventanas. Si nos encontramos trabajando con
más de una presentación al mismo tiempo, desde aquí podemos alternar
entre las mismas.
 Help Nos brinda ayuda para la creación y diseño de
nuestra presentación. También desde aquí activamos o
desactivamos a nuestro “Asistente”.

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Barra de herramientas estándar

New Este comando es para crear una nueva presentación. Al
darle clic se abre una ventana como la siguiente:
Esta ventana tiene las opciones:
 Presentación en blanco
 Presentación de diseño predeterminado
 Presentación asistida por un mago
 Presentación existente
 Diseños predeterminados desde Internet

Open:
Abre las presentaciones. Al darle clic se abre la siguiente ventana:

Muestra la carpeta
donde vamos a buscar
las presentaciones.

En esta ventana se presenta todas las opciones que se tiene para abrir
un archivo existente, como nombre de archivo, tipo de archivo, texto o
propiedad, ultima modificación, esto para clasificar los archivos que aparecen
en el recuadro blanco. En la parte superior aparece un segmento el cual es
para ubicar en que dispositivo de almacenamiento se encuentra los archivos.

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Save Almacena la información o guarda los cambios realizados a la
presentación con la cual se está trabajando. Se abre la siguiente ventana:

Carpeta bajo la cual
guardamos la presentación

Nombre con el
que guardamos
la presentación

En esta aplicación nos permite seleccionar la carpeta de almacenamiento, y el
nombre del documento cuando lo grabamos por primera vez. Una vez
grabado, la computadora asume cada vez que hacemos clic en el icono de
“Save” que queremos guardar los cambios con el mismo nombre (sobre escribir
el documento). Para poder grabar los cambios realizados bajo un dispositivo
de almacenamiento diferente o con otro nombre, lo hacemos desde el menú
“File  Save as”. Inmediatamente aparece una ventana donde podemos
seleccionar nuevamente las opciones para guardar nuestra presentación, como
si la estuviésemos grabando por primera vez.

Permission Asignamos los privilegios de acceso y modificación de
nuestra presentación.

E-mail Permite enviar nuestra presentación como dato adjunto a través
de correo electrónico.

Print Permite la impresión de nuestra presentación completa en el
tamaño predeterminado anteriormente. Para cambiar las opciones en la
impresión de nuestra presentación, lo hacemos desde el menú File Print.

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Propiedades de la
impresora seleccionada.
Impresora en la se
imprimirá la
presentación.

Cantidad de
copias a imprimir

Qué es lo que se
quiere imprimir, si
las diapositivas o los
“handouts”

Print Preview Nos muestra una vista preliminar de cómo se verá
nuestra presentación cuando se imprima. En este ejemplo, se seleccionaron 6
handouts por página. Para salir de esta pantalla, solo tenemos que hacer un
clic en “Close”.

Spelling Nos corrige errores de ortografía y
gramática en el idioma predeterminado. Para poder
cambiar o verificar el idioma predeterminado para

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nuestro corrector, vamos a menú “Tools”  “Languages”. De la pantalla de
alternativas, seleccionamos el idioma necesario en ese momento (Inglés -
Estados Unidos o Español – Puerto Rico). Lo podemos determinar como de uso
corriente o “Default”.

Research permite la búsqueda de documentos o archivos a través de
las aplicaciones de Microsoft o a través de Internet.

Cut Corta material seleccionado, ya sea texto, dibujos o fotos. Lo elimina
temporeramente y es almacenado en una memoria a corto plazo.

Copy Crea una copia idéntica del material seleccionado para ser pegada
en otra parte de la presentación.

Paste Pega el material previamente cortado o copiado en la posición en
la que se encuentra el prompt.

Format Painter Permite copiar un formato de texto (tipo de letra,
tamaño, colores, etc.) y éste ser pintado sobre otro texto utilizando la “brocha”.

Undo Revierte el último comando realizado. Cuando cometemos algún
error, simplemente haciendo un clic en “undo” revertimos el error.

Redo Revierte el último comando de “undo” que se realizó. Es como
revertir el undo o reaplicar el comando que se revirtió.

Insert Chat Permite insertar gráficas a la presentación a través de
tablas de Excel.

Insert Table Permite insertarle tablas a nuestra
presentación de forma similar a las tablas de Word.

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Tables and Borders Activa la barra de herramientas para trabajar con
las tablas y los bordes en la presentación.

Insert Hyperlink Nos permite insertarle enlaces a nuestra
presentación, ya sea a otras diapositivas, otras presentaciones o a páginas de
Internet.

Expand All Acomoda el texto al tamaño de la caja de texto de la
diapositiva.

Show Formatting Esconde o muestra el formato de texto en nuestra
diapositiva.

Show/ Hide Grid Muestra o esconde las líneas guías para acomodar el
material deseado en nuestra diapositiva.

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Color/Gray Scale Nos permite cambiarle los colores a
la presentación, ya sea en los colores originales, en tonos
de gris como en blanco y negro.

Zoom Esta aplicación nos permite trabajar con el
acercamiento de la página. Mientras más cerca tenemos la
diapositiva, más grande se ven los gráficos y el texto, pero su
campo visual es más estrecho. El mismo es basado en por
cientos.

Barra de herramientas de formato

Font Muestra los diferentes tipos de letras que tenemos
disponibles para ser aplicados a nuestras diapositivas, mostrándonos la vista
preliminar de cada una de ellas.

Size Seleccionamos el tamaño de la letra, basado en puntos por
pulgada.

Bold Ennegrece

Italic Inclina o “italiza” Material seleccionado o
próximo a escribirse.
Underline Subraya

Shadow Añade sombras

Align Left Justifica a izquierda el texto

Center Centraliza el texto en la caja de texto en la que trabajamos.

Align Right Justifica a la derecha el texto.

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Numbering Permite insertar listas enumeradas a nuestra diapositiva

Bullets Podemos insertar listas no enumeradas a las diapositivas.
Para poder cambiar la apariencia de nuestras listas, vamos al menú y
seleccionamos las siguientes opciones: Format  Bullets and Numbering.
Desde la pantalla de opciones, podemos seleccionar el tipo de bullet necesario,
de acuerdo con la temática de la presentación.

Increase Font Size Nos permite agrandar el tamaño de la letra
seleccionada.

Decrease Font Size Achicamos el tamaño de letra del texto
seleccionado.

Decrease Indents Nos permite reducir el espacio de las indentaciones
de las listas, tanto las enumeradas como las no enumeradas.

Increase Indents Permite aumentar el espacio de las indentaciones de
las listas enumeradas como las no enumeradas para crear “sublistas”.

Font Color Permite seleccionar el color del texto seleccionado o del
texto próximo a escribirse.

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Slide Design seleccionamos el diseño de las
diapositivas en la presentación con la que trabajamos. De las
alternativas disponibles, seleccionamos la que mejor se ajusta a
nuestras necesidades.

New Slide Nos permite insertar diapositivas
adicionales a nuestra presentación. Además podemos
seleccionar el estilo de diapositiva.

Creación de una presentación nueva
Para crear una presentación nueva comenzamos activando el programa desde
Start  All Programs  Microsoft Power Point.

 Del templete que aparece, solo tenemos que hacer clic en los cuadros
correspondientes para añadir título y subtítulo.
 Para insertar una nueva diapositiva, hacemos un clic en “New Slide”

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 Seleccionamos el tipo de diapositiva necesaria y seguimos completando
la presentación.
 Para cambiarle la apariencia o “Layout” a la diapositiva, solo hacemos
un clic en la forma que necesitamos.
 Para aplicarle diseño a la presentación, hacemos un clic en “Design”.

Seleccionamos el diseño que mejor se adapte al tema de la presentación.
Recuerde que las presentaciones que se proyectan a través de proyector
opaco o aquellas que se imprimen, deben crearse con un diseño de fondo
claro y letras obscuras. Si se proyectará con proyector digital, se debe
añadir animaciones, y se pueden crear con fondo oscuro y letras claras.
Todo depende de la cantidad de luz del lugar a proyectar.

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Para insertar dibujos o fotos:
Para poder insertar un dibujo o foto, hacemos clic en el menú Insert
Picture  Clip Art. Desde el “organizador” escribimos lo que deseamos
buscar para poder insertarle un dibujo a mi presentación.

Palabra clave
para la
búsqueda

Opciones de
búsqueda

Alternativas
encontradas

Más opciones
de búsqueda

Haciendo un clic sobre el dibujo seleccionado, éste es insertado en la
presentación. Acomodamos el mismo en la posición deseada y/o
trabajamos con el formato del dibujo desde el “Picture Toolbar”

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Insert Picture permite insertar fotos
digitalizadas. Activa la pantalla de
visualización de las fotos almacenadas en la
carpeta de "My Picture” desde donde
seleccionamos la foto haciendo un clic sobre
la misma y luego haciendo un clic en “Insert”

Una vez completada la información que se desea
proyectar, se le añaden las animaciones. Para esto vamos
al menú y seleccionamos “slide show  custom
animation”

Pantalla para aplicar animaciones:

Texto al que desea Añadirle efectos
aplicarle animación
Eliminarle efectos

Comienzo
Dirección
Velocidad

Orden de la
animación

Vista preliminar Proyección de la
de la animación presentación

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Aplicación de transición a las diapositivas:
Para aplicarle transición a las diapositivas de nuestra presentación, añadimos
un efecto de animación adicional a la misma. Con esto logramos captar la
atención del público, con el fin de que entiendan el mensaje.

Cuando hablamos de transición, nos referimos al efecto de movimiento que se
le aplica a cada diapositiva, cuando esta se proyecta. Podemos seleccionar
diferentes efectos a cada diapositiva, como seleccionar el mismo para todas.

Para poder lograr este efecto, vamos al menú “Slide Show  Slide transition”.
Desde esta pantalla podemos aplicar efectos de transición según sea es
diseño de la presentación o su contenido.

Desde este menú, seleccionamos el tipo de transición,
velocidad, sonido, secuencia y tiempo.

Además podemos seleccionar si es aplicada la transición a
la diapositiva activada en el momento o si lo deseamos
para todas las diapositivas de la presentación.

También tenemos acceso a una vista preliminar de la
transición de la misma.

Visualizaciones
Para poder visualizar de varios ángulos nuestra presentación, vamos a menú
“View”. Desde las alternativas mostradas seleccionamos la necesaria según
sea el caso.

Normal permite visualizar la presentación en tamaño normal con el fin
de poder trabajar con la misma de una forma cómoda.

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Slide Sorter nos permite visualizar la
presentación en cuadros pequeños desde los
cuales podemos alterar el orden en que
aparecen las diapositivas y seleccionar varias
con el fin de aplicarle transición a las mismas.

Slide Show muestra la presentación el “Full
Screen” con el fin de ser proyectada con sus
animaciones. Para poder “pasar” las diapositivas,
hacemos un clic en la pantalla, tocamos la tecla de
“Enter” o la tecla de “Page Down”. Si pasamos la
diapositiva antes de tiempo, simplemente
retrocedemos tocando la tecla “Page up”

Note Pages Muestra un lugar en
particular desde el cual podemos añadirle
notas a las diapositivas de nuestra
presentación. Las mismas son utilizadas única
y exclusivamente por el narrador.

Técnicas de Impresión:
Para imprimir nuestra presentación solo tenemos que
hacer un clic en le “Standard Toolbar” al icono “Print”

( ). Desde aquí imprimimos la presentación a tamaño
de una diapositiva por página. Ésta se utiliza cuando
imprimimos en transparencias o queremos una guía
para el narrador. Desde menú “File  Print” podemos
seleccionar la cantidad de diapositivas que deseamos
imprimir por página. Estas van desde una hasta 9 diapositivas por página.
También seleccionamos la orientación del papel, impresora a la que deseamos
imprimir, cantidad de copias, etc.

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Para sacar copias impresas para el público, debemos tomar en consideración
la naturaleza del tema. Por lo regular, se
recomienda que las diapositivas sean impresas en
tamaño pequeño. Si la temática de la presentación
se presta para tomar notas, se le debe proveer
espacio para las mismas. En este caso se
imprimirían los “Handouts” de tres diapositivas por
página, donde provee espacio para la toma de notas.

En el caso de que no se necesiten tomar notas,
las diapositivas pueden ser impresas 6 por
página. Las mismas son del mismo tamaño
que en el ejemplo anterior, solo que con la
diferencia de que no tiene espacio para tomar
notas.

Recomendaciones a la hora de crear o proyectar una presentación:
 Las presentaciones deben ser lo más precisas posible.
 No debe escribir todo lo que va a decir. Solo escribimos un punto o
idea central, desde el cual desarrollamos el tema. Este punto debe
ser preciso, amplio y entendible.
 Debe utilizarse un vocabulario sencillo y adecuado al público que se
quiere impactar. Si utilizamos palabras muy científicas, técnicas o
sofisticadas, puede que el público pierda la secuencia de la
presentación, por no entender ciertos tópicos de la misma.
 El narrador debe estar lo suficientemente preparado para poder
proyectarse con seguridad frente al público. Cuando un narrador se
muestra inseguro al ofrecer una conferencia o presentación, el
impacto a los oyentes no es el mismo.
 Debe proveerse el material impreso al público, para que este lleve
una secuencia con el narrador. Debe tomarse en consideración el

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captar la atención del espectador, ya que esto se presta para saber
cuánto falta para terminar.
 Cuando aplicamos animaciones variadas, las personas esperan un
efecto nuevo cada vez, por lo cual atienden más.
 Evite el tener que leer cada diapositiva. La mejor forma de
proyectarse es el discutirla en sus propias palabras.
 Verifique varias veces el texto para evitar cualquier error que no sea
detectado por el corrector. Muchas veces, varias personas leen la
presentación y no se percatan de pequeños errores. Los más
comunes son los de “Autocorrect”, que la mayoría de las veces nos
cambia palabras sin darnos cuenta. Siempre en el momento menos
oportuno es que nos percatamos de este tipo de error.
 Cuando seleccionamos el diseño de las diapositivas, debemos tomar
en consideración la iluminación del salón en el cual se proyectará la
misma. Si el lugar tiene demasiada iluminación, debemos considerar
un fondo oscuro con letras claras. Si carece de iluminación,
utilizamos los fondos claros con letras oscuras.
 A la hora de imprimir, debemos imprimir las diapositivas sin los
diseños de fondo, así evitamos gastar tinta demás y facilitamos la
lectura de las diapositivas.
 Añádale dibujos o fotos alusivas al tema que se está desarrollando.
Esto logrará captar la atención del público. Añádale efectos de
entrada, salida o énfasis para mejorar su apariencia.
 Recuerde: “EL ÉXITO DE UNA PRESENTACIÓN RADICA EN LA SEGURIDAD CON LA
QUE SE PROYECTE EL CONFERENCIANTE, NO NECESARIAMENTE EN CUÁN

LLAMATIVA SEA LA MISMA”.

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