ManualGestiónONG
- 1. Junio de 2011 Elaborado por: CaleidoScopio – Oscar Arnau Consultoría Social – C/S oscararnau@gmail.com Fundación Món 3 1
- 2. ÍNDICE INTRODUCCION MANUAL DE GESTIÓN ……………………....……………………………………………………………………………………………. 4 1.1 Objetivos del Manual …………………………………………………………………………................……....... 4 1.2 Control y Distribución ………………………………………………………………………………………..……....... 4 1.3 Revisiones y Control de cambios …………………………………………………..…………………...……....... 4 FUNDACIÓN FM3 -Presentación de la entidad .…………………………….……………………………………….……...... 5 2.1 Tipología ………………………………………………………………..…………..………………………….….……...... 5 2.2 Ámbitos actuación …………………………………………….……………………………………………….……...... 6 2.3 Servicios y grupos de interés de FM3 ………..………………………………………………….…….……...... 7 2.4 Gestión estratégica …………………………….…………………………………………………….…….....……...... 9 GESTIÓN POR PROCESOS……………………………..………………………………………………………………………………… 21 A. ESTRUCTURA - PROCESOS ESTRATÉGICOS A.1 Planificación y Dirección Estratégica …………………………………………………………………………...…………. 28 A.1.1 Dirección Estratégica - ficha proceso …………………………………..……….………..………………... 28 A.1.2 Gestión económica de Direcc. Estratég. - ficha proceso ……………….……………....………….. 32 A.2 Política de Calidad ……………………………………………………………………………………………………….…………. 34 A.2.1 Desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad ……………………………………………....…………. 34 A.2.2 Objetivo Estratégico de Calidad …………………………………………………………………....…………. 34 A.2.3 Objetivos de Calidad ……………………………………………………………………………………..…………. 35 A.2.4 Criterios de Calidad ………………………………………………………………………………………….………. 35 A.2.5 Política de Calidad ……………………………………………………………………..………………...….……… 36 A.2.6 Alcance y Exclusiones …………………………………………………………………………………....………… 37 A 2.7 Ficha del proceso y procedimiento………………………………………………………………….………… 37 B. ORGANIZACIÓN - PROCESOS DE SOPORTE B.1 Sistema de Información …………………………………………………………….………………………………….…………. 42 B 1.0 Manual sistemas informáticos ………………………………………………………………………………. 43 B 1.1 Proceso S 1.1 Convenios contrapartes ……………………………………………………….……….…. 46 B 1.2 Proceso S 1.2 Propuestas proyectos ………………………………………………………………….….. 47 B 1.3 Proceso S 1.3 Informes técnicos finales …………………………………………………………….…… 48 B.2 Gestión de las Personas: a) Trabajador b) voluntariado B 2.1 Organización interna……………………………………………………………………………………..…………. 49 B 2.2 Fichas de procesos y procedimientos …………………………………………………………….…………. 49 B 2.3 Descripción de los puestos de trabajo …………………………………………………………...…………. 55 B 2.4 Anexo contrato de trabajo ………………………………………………………………………….……………. 55 B 2.5 Voluntariado ………………………………………………………………………………………………...…………. 61 Fundación Món 3 | 2
- 3. B.3 Contabilidad y finanzas ………………………………………………………………….…………………………….………… 64 B 3.1 Manual de gestión administrativa ……………………………………………………………………………. 65 B 3.1.1 Manual de gestión administrativa ……….……………………………………………………. 66 B 3.1.2 Política de inversiones y compras ………….……….……………….………………………… 86 B 3.1.3 Política de transparencia y rendición de cuentas .….………………………………….. 93 B 3.2 Fichas de procesos y procedimientos ……………………………………………………………………….. 96 B 3.3 Descripción de los puestos de trabajo …………………………………….………………………………. 106 C. ACTIVIDAD - PROCESOS CLAVE C.1 Cooperación C 1.1 Fichas de procesos y procedimientos ….…………………………………….……………………………. 110 C 1.2 Descripción de los puestos de trabajo ………………………………………….…………………………. 116 C.2 Formación C 2.1 Fichas de procesos y procedimientos .…………………………………………………………………….. 119 C 2.2 Descripción de los puestos de trabajo ………………………..…………………………………………… 133 C.3 Educación al Desarrollo a/ Investigación y publicaciones b C 3.1 Fichas de procesos y procedimientos a/b………………………………..…………….………………… 135 C 3.2 Descripción de los puestos de trabajo a/b……………………………………………..………………… 136 D. ENTORNO D.1 Grupos de interés de la FM3 D 1.1 Grupos de Interés …………………………………………………………………………………………………… 149 D 1.2 Política de colaboración con entidades privadas …………………………………………………….. 150 D 1.3 Directrices de Responsabilidad Social de la FM3 …………………………………………………….. 156 D.2 Comunicación (interna y externa) D 2.1 Filosofía y estrategias de comunicación ………………………………………………………….………. 159 D 2.2 Fichas de proceso y definición de responsabilidades ……………………………………….……… 163 D 2.3 Código de conducta de las ONG de Desarrollo de la CONGDE …………………………….…… 163 D 2.4 Código de imágenes y mensajes a propósito del Tercer Mundo ………………………….…… 173 D 2.5 Documento sobre el uso de un lenguaje no sexista …………………………………………….…… 177 E. ESTRUCTURA ECONÓMICA Y CUENTAS ANUALES Fundación Món 3 | 3
- 4. Estructura Documental: El conjunto de documentos que conforman el Manual de Gestión de la FM3 está estructurado jerárquicamente de la siguiente forma: POLÍTICA MANUAL DE GESTIÓN: Fija la política de gestión de calidad y eficiencia y las líneas generales del sistema de funcionamiento de la entidad. PROCEDIMENTOS: Detallan las actuaciones, circuitos e instrucciones necesarias para el cumplimiento de lo establecido en el MG. REGISTROS DE CALIDAD: Todos los documentos que se generen durante el funcionamiento normal del sistema de calidad. Los registros demuestran, a posteriori, que todos los requisitos y acciones exigidos por el Manual de Gestión se han cumplido. La planificación de la calidad en la FM3 se realiza mediante referencias a procedimientos- documentos que forman parte del MG de la entidad. Antes de realizar la exposición pormenorizada de cada uno de los procesos de la FM3 mostraremos el un cuadro que relaciona los macroprocesos y con sus procesos respectivos y utilizaremos la representación gráfica como índice gráfico para el Manual. Esta tabla y el esquema de los macroprocesos nos darán una visión general de los apartados A, B, C y D y servirán a la vez de guía para poder ir siguiendo los apartados de la entidad que irán siendo radiografiados con posterioridad. MACROPROCESO PROCESO A- ESTRATÉGICOS (PE) PE.1- Dirección Estratégica 1.1 Elaboración, ejecución y seguimiento del Plan Estratégico 1.2 Elaboración, ejecución y seguimiento del Plan Operativo Anual PE.2- Gestión de Calidad Elaboración Manual y actualización Seguimiento y evaluación de procesos Implementación de mejoras continuas C- CLAVES (PC) PC.1- Gestión de Proyectos de 1.1 Planificación Cooperación 1.2 Gestión de recursos 1.3 Gestión de personal 1.4 Ejecución de proyectos 1.5 Gestión financiera en proyectos PC. 2- Gestión de Formación 2.1 Programación y solicitud del Máster Fundación Món 3 | 4
- 5. 2.2 Planificación del Máster 2.3 Ejecución 1r año del Máster 2.4 Evaluación 1r año del Máster 2.5 Planificación Ejecución 2º año del Máster 2.6 Facturación y cierre, Máster 2.7 Planificación Cursos y Seminarios 2.8 Ejecución Cursos y Seminarios 2.9 Evaluación/cierre Cursos y Seminario PC. 3 a- Educación al Desarrollo 3.1 Planificación y personal 3.2 Ejecución, evaluación y cierre PC.3 b- Investigaciones y Publicaciones 3.1 Coordinación de las Investigaciones 3.2 Coordinación de las Publicaciones B- SOPORTE (PS) PS-1. Gestión de los Sistemas de 1.1 Convenios contrapartes Información 1.2 Propuestas proyectos 1.3 Informes técnicos finales PS.2.1- Gestión del Personal 2.1 Contratación en Proyectos 2.2 Contratación en Educación al Desarrollo 2.3 Contratación en Formación Formación PS.2.2- Gestión del Voluntariado Reclutamiento y Selección Incorporación Seguimiento y evaluación Formación PS.3- Gestión Contable – Administrativa 3.1 Compras 3.2 Caja pequeña 3.3 Justificación de proyectos 3.4 Gestión financiera en proyectos 3.5 Facturación del profesorado 99 D- ENTORNO (PD) PD.1- Comunicación 1.1 Elaboración de Memoria de Actividades 1.2 Publicación del Boletín 1.3 Difusión externa de actividades de la FM3 PD.2- Relación con Grupos de interés Investigación con GdI Acción con GdI Participación con GdI Establecer relaciones in/formales con GdI Fundación Món 3 | 5
- 6. Para un mejor seguimiento del MG utilizaremos el esquema general de los macroprocesos para explicar de forma ordenada todas las partes de la FM3· siguiendo las cuatro grandes clasificaciones que ya hemos citado, donde la parte A corresponderá a los de procesos estratégicos, la parte B corresponderá a los procesos de soporte, la parte C corresponderá a los procesos Clave o de actividad y la parte D que corresponderá al entorno de la FM3. ESTRATÉGICO (E) A PLANIFICAR Y GESTIÓN DE LA DIRIGIR LA E.1 E.2 CALIDAD ESTRATEGIA Usuarios y beneficiarios Usuarios y beneficiarios CLAVE (C) PROYECTOS DE COOPERACIÓN AL RELACIÓN CON DESARROLLO RURAL NECESIDADES SATISFACCIÓN GRUPOS DE INTERÉS COMUNICACIÓN - C.1 C - ESTUDIAR Y FORMACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN DETECTAR TRANSFORMACIÓN NECESIDADES DE NUESTRA - SOCIEDAD CONOCIMIENTO DE LA C.2 REALIDAD CON VISIÓN POLÍTICA CRÍTICA INVESTIGACIÓN Y PUBLICACIONES (2011) - EDUCACIÓN DESARROLLO (HASTA 2010) D.1 D.2 C.3 SOPORTE (S) D B GESTIÓN GESTIÓN GESTIÓN DE LAS SISTEMAS DE S.1 PERSONAS S.2 CONTABLE Y S.3 INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA Fundación Món 3 | 6
- 7. ESTRATÉGICO (E) PLANIFICAR Y E.1 GESTIÓN DE LA E.2 DIRIGIR LA CALIDAD ESTRATEGIA CLAVE (C) Usuarios y beneficiarios Usuarios y beneficiarios PROYECTOS DE COOPERACIÓN AL RELACIÓN CON DESARROLLO RURAL GRUPOS DE NECESIDADES SATISFACCIÓN INTERÉS COMUNICACIÓN - C.1 - ESTUDIAR Y DETECTAR FORMACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN TRANSFORMACIÓN NECESIDADES DE NUESTRA - SOCIEDAD CONOCIMIENTO DE LA C.2 REALIDAD CON VISIÓN POLÍTICA CRÍTICA INVESTIGACIÓN Y PUBLICACIONES (2011) - EDUCACIÓN DESARROLLO (HASTA 2010) C.3 SOPORTE (S) GESTIÓN GESTIÓN GESTIÓN DE LAS SISTEMAS DE S.1 PERSONAS S.2 CONTABLE Y S.3 INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA B.2 Gestión de las Personas: a) Trabajador b) voluntariado B 2.1 Organización interna B 2.2 Fichas de procesos y procedimientos B 2.3 Descripción de los puestos de trabajo B 2.4 Anexo contrato de trabajo B 2.5 Voluntariado B 2.1 Organización interna Ver gráfico página siguiente. B 2.2 Fichas de procesos y procedimientos Veremos seguidamente con más en detalle cada una de sus funciones y tareas al exponer las fichas, procesos y procedimientos correspondientes. PS.2.1- Gestión del Personal 2.1 Contratación en Proyectos 2.2 Contratación en Educación al Desarrollo 2.3 Contratación en Formación 2.4 Formación PS.2.2- Gestión del Voluntariado 2.5 Reclutamiento y Selección 2.6 Incorporación 2.7 Seguimiento y evaluación 2.8 Formación Fundación Món 3 | 7
- 8. ORGANIGRAMA de la Fundación Món 3 - FM3 - Mohamed Ahbiss Paco Martín Benjamín Bastida Antonio Martín Claudia Benito Javier Martínez Peinado Comisión de Calidad Isabel Brau Gemma Cairó Jordi Masdeu Antonia Marton PATRONATO Xavier Navarro Jordi Calsina Cristina Mateu Dolors Casares Xavier Navarro (P) Comisión de Ética Artur Colom Arcadi Oliveres Pere Domingo Ana Pujol Albert Ricart Santi Escoda Fina Recio Ramon Franquesa Albert Ricart Michel García Bernardo Rodríguez Xosé Manuel García Josep M. Ruiz Xavier Gracia Marta Ruiz Marce Hornero Marisa Sanz Xavier López Adriana Iwasita Ramón Sánchez Tabarés Ana Latorre Antoni Segura Director (DG) Xavier Latorre Maite Sirera Xavier López Xavier Suñé Mercè López Pedro Talavera Xavier Lozano Marta Utrillas Irene Maestro Lídia Vilalta Antoni Mallorques Jordi Vilaseca Tomeu Martí Dolors Danés Adriana P Iwasita Maite Sirera Maite Sirera Resp Proyectos econ. Resp Administración econ. Responsable Formación Investigación y Cooperación al desarrollo (RA) (RF) Publicaciones (RI) ( RP) técnico Coco González Harouna Saw económico económico Repr. y Resp Resp. Mauritarnia y Senegal Prog Figuig Nouackchout Evariste Téc. Administrac. Mamadou Dia Camara Aboallahi Anna Artigas Proyecto Rindiao Programa LFPT Boghe económico económico Prog. UGB Aisha Bahi Asistente Bababé Demba Gaye Saint Louis Malika Abderrahim Asistente Abbas Mahmoud Marruecos Mauritania Senegal Técnico Asistentes Asistente Asistente Fatou Ciss Aîssata Mamadou Fall Demba Gaye Abdoul Abou Sow Saloly Ngom Fatima Atmane Marie Marthe Tine Khasaliou Dieng Abdelaziz Afdal Técnico Administ. Azzam Zineb Sana Nassi Abderrahmane Ciré Diallo Thyam Amadou Djiby Sy Técnico Administ. o/ Limane Logista Técnico agrícola Técnico agrícola Técnico Fundación Món 3 | 8
- 9. FICHA DEL PROCESO: SELECCIÓN PERSONAL EN PROYECTOS Datos generales Código C .1 Nombre Selección personal en proyectos. Responsable Director de la entidad. Fecha revisión Anualmente Estado Implantado. Propósito / misión Contar con las personas necesarias, suficientemente capacitadas para asumir sus funciones y responsabilidades. Asegurar un incorporación adecuada con máximo conocimiento de la FM3, su equipo técnico y el proyecto de ref. Personas que intervienen Director General, responsable administración y contabilidad y responsable de cooperación. Si se trata de personal local interviene además el Representante de FM3 en el país de contratación. Inicio y final Inicio En el momento de generarse la necesidad de personal nuevo. Final Al finalizar el contrato o el servicio prestado. Descripción - Redacción perfil requerido. - Establecimiento criterios de selección específicos. - Difusión oferta trabajo. - Recopilación solicitudes y respuestas a la oferta lanzada. - 1ª selección de candidatos. - Convocatoria de candidatos a pruebas de selección escritas. - 2ª selección de candidatos –finalistas- en función de las pruebas escritas. - Convocatoria a entrevista de los finalistas –normalmente 3 o 4 finalistas-. - Entrevista a finalistas. - Deliberación de la dirección de la entidad, responsables de cooperación y administración-contabilidad. - Comunicación de resultados a todos los candidatos. - Firma de contrato. Anexo del contrato incluye protocolo acogida. - Bienvenida a la persona recién incorporada: presentación de la entidad y de su equipo de trabajo, presentación de las líneas de trabajo y ubicación del puesto de trabajo. Subproceso Código C 1.3 Fecha revisión Anualmente Diagrama de flujo Ver después de la ficha Indicadores Código I C 1.3 Fecha revisión Anualmente Indicador IC 1.3.1 Grado de cumplimiento de todas las tareas del subproceso IC 1.3.2 Grado de satisfacción de personal respecto subproceso de la acogida Cálculo Recopilar los check list del cumplimiento del subproceso C 1.3 Objetivo 1. Conseguir mejorar satisfacción de trabajador, entidad, responsables de áreas, contrapartes locales y beneficiarios de los proyectos. Y mejorar el subproceso. 2. Mejorar entrada y adaptación de nuevo personal a la entidad, así como rendimiento Mejoras a realizar Código Descripción MC 1.3 Conseguir el 100% de los contratos de expatriados siguiendo el subproceso Crear subproceso adaptado a la contratación de personal local para los tres países principales Fundación Món 3 | 9
- 10. 2.1 Contratación en Proyectos al Desarrollo de cooperación : SELECCIÓN DE PERSONAL C 1.2 Técnico / administrativo 1 Prueba económica en catalán Definición del Selección de Recepción de CVs y Preselección Selección Idioma de Preselección Entrevista perfil necesario SI SI personal cartas motivación de candidatos personal beneficiarios de candidatos final para proyecto Prueba técnica DG, RP y RA EML en castellano NO Convocatoria de NO SI plaza Comunicación y difusión plaza 1 Correos-e a Base datos de FM3, boletín , web FM3 y otras webs BBDD del sector personal Formación técnica Traspasso de la Presentación al Contratación y económica documentación del Viaje a terreno financiador y 1 según financiador proyecto contraparte Técnico / administrativo 2 Memoria Técnica, Matriz EML, Cronograma DP y DA Contrato Memoria Económica, Presupuesto gral y detallado por actividades Plan acogida Anexo del contrato incluye: Protocolo seguimiento y coordinación C 1.1 11 clausulas de info. específicas del país y proyecto + Arts 7-12 Estatuto Expatriados Condiciones de transferencia final RA RP Modelos Inf seguimiento y finales, econ y Manual de Gestión técnicos del financiador Información práctica sobre país 3 últimas memorias FM3 3 últimos Butlletins informatius Proyectos Fundación Món 3 | 10
- 11. CaleidoScopio Consultoría - Social Cambio de visión, enfoque renovado C/S Fundación Món 3 | 11