La herramienta para el diagnóstico de tu organización - MeetingSphere
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Meetingsphere es una herramienta que mejora la productividad en reuniones, facilitando la participación activa de los asistentes y promoviendo la colaboración en equipo en entornos presenciales, online e híbridos. Ofrece soporte para diagnósticos organizacionales al recolectar datos de manera anónima y proporcionar reportes instantáneos sobre el compromiso y las áreas de preocupación. Además, fomenta un entorno de confianza y transparencia, optimizando la toma de decisiones y el desarrollo de ideas.
La herramienta para el diagnóstico de tu organización - MeetingSphere
- 1. MeetingSphere para el diagnóstico organizacional 1
- 2. ¿Qué es MeetingSphere? MeetingSphere es una solución para la productividad en las reuniones: ► Involucrar activamente a los participantes en reuniones cara a cara, online o híbridas. ► Generar un volumen más elevado de ideas, contribuciones y entradas. ► Permitir que los participantes digan aquello que realmente piensan. ► Apoyo online a la colaboración en equipo (sincrónica y asincrónica) ► Ahorrar tiempo y eliminar trabajo innecesario. ► Aportar transparencia y mesurabilidad al proceso de toma de decisiones. “Conocimiento real en tiempo real” 2
- 3. Tres niveles en la tecnología colaborativa ► Aplicaciones colaborativas ► Plataformas colaborativas ► Infrastructura colaborativa 3
- 4. ¿Dónde se amolda MeetingSphere? MeetingSphere complementa herramientas ya existentes ► Aprovecha la facilidad de uso de las herramientas de productividad del escritorio como Word & PowerPoint ► Permite estructurar mejor el trabajo en equipo que las redes sociales empresariales y enlaza con aplicaciones de gestión de proyectos como Huddle, DropBox, SmartSheet etc. ► Complementa los repositorios de documentos y sistemas de conocimiento como SharePoint, Alfresco, Base Camp etc. 4 Conferencia web & Conferencia de vídeo Herramientas para trabajar MS Office Google Apps Adobe Tools CRM/ ERP Herramientas para hablar Email Chat/ VOIP Sistemas de conocimiento y documentos, archivos y contenidos compartidos
- 5. MeetingSphere asiste en la gestión de cambio y en el desarrollo organizacional efectivo Reuniones híbridas asincrónicas Los participantes se unen en momentos diferentes, completando un conjunto de actividades complementarias a la reunión y necesarias para su preparación o seguimiento. Semana 1: Trabajo preparatorio de las reuniones conducido online. Se provee la información y se solicitan datos de entrada. Semana 2: Reunión presente trae a los participantes a encontrarse en una localización para discutir los temas aparecidos durante la preparación. Semana 3: Se continúan trabajando en los temas y resolviendo problemas siguiendo la reunión.
- 6. MeetingSphere asegura que los participantes se involucren durante las conferencias web ► En las reuniones telefónicas u online muchos participantes no prestan toda su atención ► Multi-tasking se ha convertido en la norma ► Con MeetingSphere, los participantes están más activos y comprometidos ► Es más fácil para los participantes online transmitir sus opiniones ► Se pierde menos tiempo esperando las contribuciones…. Y se obtienen más contribuciones
- 7. Diagnóstico organizacional 1. Recoge datos sobre cómo el equipo gestiona las reuniones y las conferencias (¡de forma anónima!) 2. Nuestro consultor hará un informe con los resultados y las áreas de preocupación 3. Damos apoyo al compromiso para sumergirnos en las áreas de preocupación 4. Uso eficiente de los procesos de grupo y de los elevados niveles de compromismo para desarrollar soluciones potenciales, que entonces pasan a priorizarse. 5. Desarrollo de acciones para implantar las soluciones que se han priorizado 6. Documentación completa e informe con los hallazgos y las soluciones. 7
- 8. ¿Y de qué manera MeetingSphere ayuda a que que el diagnóstico organizacional sea más eficiente? Recoge información sobre aquellas áreas que sean motivo de preocupación.. 8 2 Mueve el contenido de la Discusión a la herramienta de Clasificación para priorizar y valorar ideas. 4 Genera un informe de la sesión instantáneamente con Report Maker. 6 Empieza con un diagnóstico organizacional on-line. 1 Mueve el contenido a la herramienta de Discusión para el análisis conjunto y resolver problemas en grupo. 3 Asigna prioridades y acciones con el Action Tracker. 5
- 9. Y siempre puedes asegurarte de que se está haciendo un seguimiento correcto 9 Genera instantáneamente un informe de la sesión con Report Maker. 7 Asigna prioridades y acciones con el Action Tracker. 5 Haz el seguimiento de puntos de acción dentro de MeetingSphere o expórtalos a otra herramienta de proyectos. 6 Empieza con un diagnóstico organizacional on-line. 1 Recoge información sobre aquellas áreas que sean motivo de preocupación.. 2 Mueve el contenido de la Discusión a la herramienta de Clasificación para priorizar y valorar ideas. 4 Mueve el contenido a la herramienta de Discusión para el análisis conjunto y resolver problemas en grupo. 3
- 10. ¿Por qué MeetingSphere? Uso de MeetingSphere™ en el diagnóstico organizacional 10
- 11. MeetingSphere optimiza el proceso de descubrimiento ► Asegura la mayor franqueza posible y la máxima productividad durante las reuniones de descubrimiento ► Con el anonimato, los trabajadores se encuentran más predispuestos a expresar honestamente actitudes y opiniones ► Los trabajadores se sienten con energía por poder expresar honestamente sus opiniones y sentirse escuchados e incluidos. ► Los trabajadores incrementan el compromiso hacia un cambio positivo ► Permite hacer más en menos tiempo ► Como las respuestas se introducen simultáneamente, se recogen más ideas y opiniones en un período de tiempo dado.
- 12. Herramienta de valoración Se puede valorar mediante un único criterio o múltiples (matriz). Los resultados se presentan y pueden mostrarse como gráficos. Haz clic para ver los comentarios Pregunta para la votación o descripción de criterios Votación con criterios múltiples Haz clic para comprobar el registro de votaciones 12
- 13. MeetingSphere promueve nuevas ideas, mejora el compromiso ► MeetingSphere apoya la generación robusta de ideas ► El anonimato incrementa el número y la cualidad de las ideas ► Nadie se pone nervioso por expresar las propias ideas ► Nadie tiene que esperar para hablar ► Ideas frescas (no refritos de ideas existentes) ► Muchas más ideas en el mismo período de tiempo. ► Categorización sencilla de ideas en temas ► Mover fácilmente las ideas a un proceso de votación y valoración
- 14. Herramienta de lluvia de ideas Captura las ideas de forma anónima. Facilidad para clasificar las ideas en temas. Vista de la barra de Meetingsphere Topic of the session Pregunta para la lluvia de ideas Contribuciones de los participantes Caja de entrada Contribuciones clasficadas en temas 14
- 15. MeetingSphere promueve la transparencia y la confianza. ► Transparencia en captar ideas y opiniones ► Todo queda documentado en la herramienta – por los mismos participantes ► La toma de decisiones es participativa e inclusiva ► Se conocen los criterios para las decisiones ► Los resultados no son misteriosos ► Crece la confianza en el proceso y en la gente
- 16. Herramienta de discusión Crea una discusión sobre múltiples temas. Útil para acopiar opiniones de forma asincrónica o para el desarrollo conjunto de documentos. Permite que la colaboración online sea fácil. Temas de discusión simultánea Doble clic para abrir e introducir una aportación. 16
- 17. MeetingSphere sirve de ayuda para priorizar y para tomar decisiones en grupo. ► Ayuda a los grupos a priorizar y a tomar decisiones. ► Ofrece criterios de votación únicos o múltples ► Ranking ► Escala numérica ► Presupuesto y asignación de recusos ► Los resultados se muestran en tablas y gráficos instantáneamente
- 18. Acciones de seguimiento Crea, sigue y gestiona el desarrollo de las Acciones. Los miembros del equipo pueden capturar información y actualizar el avance entre reuniones. Adjunta documentos de Word, Excel, PowerPoint o PDF. Haz un seguimiento del progreso, almacena las actualizaciones e incluye documentos de apoyo y enlaces Cada acción incluye un título, una persona responsible, una preoridad, una fecha de término y un porcentaje de realización. 18
- 19. MeetingSphere promueve el compromiso con la acción y los resultados. ► Cuando las personas sienten que se les escucha, se compromenten más con el proceso ► El compromiso es contagioso… ► La gente toma más responsabilidad, lo que supone que se decida a actuar ► Conviértete en el campeón interno para el cambio
- 20. MeetingSphere produce informes automáticos. ► La transcripción de comentarios durante su descubrimiento en la lluvia de ideas (brainstorming) puede ser una pérdida de tiempo… pero en MeetingSphere, la herramienta lo recopila todo. ► Report Maker crea informes comprehensivos simplemente con un clic. ► Los informes contienen exactamente lo que ha ocurrido, incrementando la percepción de transparencia ► Se ahorran horas y horas en el proceso de elaboración de informes. ► Los informes generados se pueden editar como documento Word o bien como PDF
- 21. Los usos más comunes de MeetingSphere ► Diagnóstico organizacional & reuniones de descubrimiento ► Talleres estratégicos (workshops) ► Planificación de grandes cuentas ► Modificar la gestión de programas ► Valoración de la proyección de riesgo ► Dominar la innovación ► Revisión de proyectos de aprendizaje. ► Etc.
- 22. Todo tipo de organizaciones usan MeetingSphere Herts Police
- 23. Sobre groupVision ► groupVision, socio de MeetingSphere, es una empresa especializada en la colaboración en grupo. ► Proporcionamos herramientas de software y un saber experto para su aplicación en cualquier tipo de entorno de trabajo colaborativo. ► Diseñamos entornos de trabajo participativos e interactivos teniendo en cuenta sus propios objetivos, de manera que transformamos su organización introduciendo maneras de trabajar propias del siglo XXI.
- 24. ¡Por favor manténganse en contacto siguiéndonos en Linkedin! https://www.linkedin.com/company/groupvision
Notas del editor
- #9: This graphic is lifted form the website and shows the types of process flow we are talking about in the previous slide – Most on-line meetings and indeed all meetings (except briefings that are designed to simple communicate form one to many without any discussion, questions or feedback) have a process flow – this graphic shows the flow in specific steps relating to the MeetingSphere tools. The process steps can be organised in any order an repeat to fulfil the objectives of the meeting.
- #10: This graphic is lifted form the website and shows the types of process flow we are talking about in the previous slide – Most on-line meetings and indeed all meetings (except briefings that are designed to simple communicate form one to many without any discussion, questions or feedback) have a process flow – this graphic shows the flow in specific steps relating to the MeetingSphere tools. The process steps can be organised in any order an repeat to fulfil the objectives of the meeting.
- #12: Some key Process/collaboration stages that MeetingSphere supports (taken from our standard sales deck for Consulting Companies.)
- #14: Supplementary slide to summarise key benefits of MeetingSphere. The following slides are then screen shots of the tools…labeled for use when required to ‘show’ MeetingSphere when not on-line.