metadatos reglas y tips
- 1. Cómo escribir buenos metadatos? Investigació Centro de Investigación y Desarrollo en Informació Geográ Información Geográfica - CIAF Ing. Pamela Mayorga Ramos Mayo de 2008
- 2. Contenido Reglas y Tips Aspectos de la Implementación Procedimiento para elaborar metadatos
- 3. Reglas y tips Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la siguiente información. 1. Escriba su archivo … (1) Mantenga a sus usuarios en mente Escriba de manera simple pero completa Documente para una audiencia general Sea consistente en estilo y terminología Piense en los efectos a largo plazo No use “jergas” Defina los términos técnicos y acrónimos Manifieste el estado y limitaciones de los datos
- 4. Reglas y tips Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la siguiente información. 1. Escriba su archivo … (2) No “BLOQUE MAYÚCULAS” Use subtítulos Use lista con viñetas Cite ejemplos
- 5. Reglas y tips Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la siguiente información. 2. Título Escriba títulos completos que incluyan: tí Qué ? Cuándo ? Dónde ? Escala Un título informativo incluye: tí Tema Cronología del dato Información específica acerca del lugar geográfico Mapa de contexto urbano del Municipio de Guatapé, Departamento de Antioquia, Plancha 1 de 1. Escala 1:3500. Diciembre de 2005..
- 6. Reglas y tips Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la siguiente información. 3. Vocabulario Elementos de datos con formato especial Fecha AAAAMMDD Latitud y longitud +o- Hora Latitud: 0 a 90 Longitud: 0 a 180 HHMMSSSS Direcciones de Red Servicio://nombre_del_ser vidor:puerto/trayectoria/n ombre_de_archivo
- 7. Reglas y tips Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la siguiente información. 4. Texto libre (Sea específico. Cuantifique cuando pueda). Idea vaga ¿? Nosotros chequeamos nuestro trabajo y lo completamos Idea específica especí El trabajo fue chequeado usando 3 ploteos diferentes, igualmente fue revisado por 2 funcionarios diferentes. Se ha determinado que el trabajo está en un 95% completo con base a inspección visual.
- 8. Reglas y tips Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la siguiente información. 5. Revisión Revise el producto final Considere que algunos colegas lo lean. Si solo usted lo revisa … dése un tiempo y vuélvalo a leer mas tarde. Revise la claridad y omisiones cometidas. Pregúntese Pregú Puede un “novato” entender lo que usted escribió? Sus datos están adecuadamente documentados para la posteridad? La documentación presenta toda la información para usar y reusar los datos?
- 9. Reglas y tips Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la siguiente información. 6. Otros … No use símbolos o caracteres que puedan mal interpretarse No use tabuladores ni indentaciones Que sus “enter” correspondan No a efectivamente al “punto a parte” aplic Use términos como “Ninguna”, “No Aplica”, “Desconocido” en vez de dejar en blanco información
- 10. Aspectos de Implementación Implementació Pasos ... Organice la Información Escriba su archivo de metadato Revíselo METADATO CON CALIDAD Tiene alguien que revisarlo? Valídelo Publíquelo
- 11. Aspectos de Implementación Implementació Acciones generales ... • Desarrollar perfiles • Desarrollar Extensiones si es necesario • Tipificar productos • Controlar Vocabularios • Asignar o limitar dominios • Revisar políticas institucionales
- 12. Pasos Detallados Antes de empezar … planee Desarrolle un plan para su institución - Quienes conocen de los datos? - Qué recursos físicos existen? - Qué recursos informáticos existen? - Qué personal está disponible? Cuáles conjuntos de datos van a ser documentados?
- 13. Pasos Detallados …2 Prepare los datos - Compile manualmente - Si el dato apenas se está construyendo, vaya construyendo el metadato Desarrolle una metodología para: - Mantenimiento - Almacenamiento - Acceso - Actualización
- 14. Pasos Detallados … 3 Para crear metadatos: – Tenga en cuenta el estándar – Haga de los metadatos el quehacer cotidiano de la organización incorporándolo al manual de funciones. – Determine el nivel de detalle más apropiado para capturar los metadatos en su organización – Incorpore la creación y mantenimiento de los metadatos como una fase del proceso de obtención de los datos
- 15. Pasos Detallados … 4 … crear – Construya una lista de chequeo y revísela constantemente – Incorpore los metadatos a una herramienta. – Verifique los aspectos legales de la información – Corra un programa de chequeo de formatos y/o contenidos – Corrija los errores
- 16. Procedimientos para la elaboración elaboració Geográ de Metadatos Geográficos
- 17. Participantes Dependencias Productoras de Información Oficina o Grupo de Investigación Oficina de Informática y Telecomunicaciones Coordinador General de Metadatos Coordinadores de producción de información geográfica Coordinadores de metadatos de las Áreas Técnicas Capturadores de Datos Grupo de Validadores
- 18. Roles y Responsabilidades Garantizar la elaboración de metadatos. Dependencias Designar al Coordinador de metadatos del área técnica. Productoras Realizar el seguimiento a las actividades de actualización de los metadatos. Liderar la gestión de la documentación de los productos e información geográfica. Oficina o Grupo de Designar al Coordinador general de metadatos geográficos Investigación Capacitar al personal requerido por las áreas técnicas Asesorar a las áreas técnicas en la elaboración de perfiles y plantillas y en la captura, validación y publicación de metadatos. Asegurar la producción de metadatos de acuerdo con el estándar Oficina Velar por el adecuado funcionamiento y disponibilidad del Sistema. Informática Realizar copias de seguridad periódicas de la información contenida.
- 19. Roles y Responsabilidades Verificar, aprobar, crear, activar y desactivar usuarios en el Sistema Verificar y aprobar los perfiles y plantillas de metadatos. Coord General de Realizar modificaciones a las tablas de referencia. Metadatos Verificar, validar y hacer públicos los metadatos realizados en las áreas técnicas. Designar la(s) persona(s) necesaria(s) para la captura de los datos básicos de los metadatos. Coord Producción de Apoyar al coordinador de metadatos del área respectiva en la IG definición de perfiles y plantillas. Garantizar la elaboración de metadatos y la calidad de la información. Definir los custodios de los metadatos elaborados. Participar activamente en las reuniones del Grupo de Gestión de Metadatos del Instituto, con el fin de realizar una adecuada administración y seguimiento a los procesos de la documentación de los productos e información geográfica. Coord Metadatos Definir los perfiles y elaborar las plantillas de metadatos conjuntamente Áreas Técnicas con el Coordinador de producción del área respectiva. Solicitar al Coordinador general de metadatos del Instituto la creación de usuarios en el Sistema, así como la desactivación de los mismos al final de los procesos de documentación. Orientar a la(s) persona(s) designada(s) para la captura de información básica de los metadatos.
- 20. Roles y Responsabilidades Analizar y evaluar, en primera instancia, las solicitudes de las inclusiones o modificaciones a las tablas de referencia y de ser viable dar trámite ante el Coordinador general de metadatos del Instituto. Realizar el control de calidad del contenido de la información Coord metadatos capturada teniendo en cuenta la consistencia con el estándar. Áreas Técnicas Documentar los procesos de control y aprobación de variables de captura, y archivar en la carpeta de Gestión de metadatos del área, bajo su custodia. Mantener documentado el control de producción de metadatos del área técnica y velar por su actualización y conservación. Realizar la captura en el Sistema con base en las plantillas Garantizar la calidad de los datos capturados diligenciando un formato Capturadores de (checklist) datos De requerirse, solicitar cambios y/o modificaciones a las tablas de referencia ante el Coordinador de metadatos del área técnica. Realizar el mantenimiento y actualización de cada metadato que le haya sido designado.
- 21. Mí Reglas Mínimas Todo cambio que se requiera en las tablas de referencia de la base de Datos del sistema, se debe solicitar al Coordinador general de metadatos. Los perfiles de los productos deben cumplir con los campos obligatorios del perfil institucional y ser aprobados por el Coordinador general de metadatos del Instituto. Antes de solicitar la publicación de los metadatos, el Coordinador de producción de información geográfica debe aprobar los datos básicos registrados por el capturador.
- 22. Mí Reglas Mínimas Siempre que se necesite crear, modificar, adicionar, y/o excluir perfiles, plantillas, usuarios o metadatos; debe solicitarse autorización al Coordinador general de metadatos. Se deben diligenciar los formatos establecidos para las diferentes solicitudes de acuerdo con las responsabilidades definidas. Todos los procesos necesarios se deben comunicar por escrito junto con la justificación respectiva. Todo metadato debe tener un custodio quien será el responsable de las labores de mantenimiento y actualización.