Metodo Gestion de Proyectos GSP - CFADIDO.ppt
- 1. Método GSP para la Gestión de Proyectos Tecnológicos Una Visión Sistémica Una Visión Sistémica Juan Bravo C. Juan Bravo C. Consultor de Empresas Consultor de Empresas Seminario - Taller Revista Gerencia
- 2. Contenido Sesión 1: ¿Por Qué Usar Método? Sesión 2: Trabajo de Ingeniería – Concepción, factibilidad, análisis integral Sesión 3: Desarrollo del Proyecto – Diseño, implementación y despliegue Sesión 4: Durante la operación Conclusiones
- 3. Sesión 1 ¿Por Qué Usar Método?
- 4. Sesión 1. ¿Por Qué Usar Método? Introducción Visión Sistémica (VS) aplicada a la Gestión de Proyectos Tecnológicos (GPT) ¿Cómo aplicar la VS a la GPT? Administración del proyecto ¿Por qué usar método?...
- 5. Introducción En la gestión de proyectos TI se mantienen niveles de fallas superiores al 50% Si se compara con la prevención de riesgos, los accidentes han disminuido desde 30% a 7% desde la creación de las mutuales. ¿Cuál es la diferencia?... sistematización, método, visión sistémica, calidad... Sobre todo: toma de consciencia
- 6. Visión Sistémica (VS) aplicada a la Gestión de Proyectos Tecnológicos (GPT)
- 7. Visión Sistémica (VS) aplicada a la Gestión de Proyectos Tecnológicos (GPT) ¿Qué es Visión Sistémica (VS)? ¿Qué Proyectos Tecnológicos?
- 8. ¿Qué es Visión Sistémica? Hablamos de pensamiento sistémico, Hablamos de pensamiento sistémico, enfoque sistémico, aceptación del caos enfoque sistémico, aceptación del caos y de la complejidad, visión aérea... y de la complejidad, visión aérea... Es un paradigma nuevo, de visión amplia Es un paradigma nuevo, de visión amplia Trata de “ver” las conexiones Trata de “ver” las conexiones Palabras clave: viabilidad, Palabras clave: viabilidad, autoorganización, sinergia, autoorganización, sinergia, autorregulación, autonomía... autorregulación, autonomía...
- 9. ¿Qué Proyectos Tecnológicos? Solución a problemas de información Solución a problemas de información Adquisición o desarrollo de software Adquisición o desarrollo de software Implementación de productos ERP Implementación de productos ERP Administración de documentos Administración de documentos Proyectos de comunicación Proyectos de comunicación Otros Otros
- 10. ¿Cómo aplicar la VS a la GPT?
- 11. ¿Cómo aplicar la VS a la GPT? Conocer bien el problema Insertar en la estrategia de la organización Reconocer la importancia de la información Desarrollar Sistemas de Información Buscar varias soluciones Administrar el cambio En pocas palabras: aplicar Método En pocas palabras: aplicar Método
- 12. Conocer bien el problema ¿Problema o confusión? ¿Problema o confusión? La solución de la confusión es el problema La solución de la confusión es el problema Salir de la confusión Salir de la confusión – Técnica de los siete ¿por qué? y otras – Antecedentes, enunciado validado – Costos tangibles e intangibles – Ubicación en el entorno – Urgencia por solucionar
- 13. Insertar la TI en la estrategia de la organización Por si sola no aporta valor, está al servicio del propósito de la organización Mayor proporción si se acerca al corazón del negocio Comunicación con los socios tecnológicos La TI pasa a través de integrantes de la organización quienes deben querer usarla y estar capacitados para ello FD FO VC
- 14. Reconocer la importancia de la información Buena información es un factor diferenciador y hoy, todavía, innovador. La información debiera ser, al menos: oportuna, confiable, creíble y de calidad. Un producto, una sucursal o un proyecto, sin información es como si no existiera Antes un recurso, hoy sobrevivencia Preferible la carencia al exceso Más allá de la TI
- 15. Desarrollar Sistemas de Información La visión de Sistemas de Información alcanza a toda La visión de Sistemas de Información alcanza a toda la organización y a la interacción con el medio la organización y a la interacción con el medio Dirección estratégica Dirección estratégica Las personas son la clave Las personas son la clave Rediseño de procesos Rediseño de procesos Estructura firme, liviana y flexible Estructura firme, liviana y flexible Alta tecnología en las fortalezas Alta tecnología en las fortalezas
- 16. Buscar varias soluciones Evitar la dependencia de la “única” solución Evitar la dependencia de la “única” solución Buscar “LA SOLUCIÓN” Buscar “LA SOLUCIÓN” Aplicar idealización-participación Aplicar idealización-participación Benchmarking, bibliografía... Benchmarking, bibliografía... Estrategia Tecnología Estructura Procesos Comparación Personas
- 17. Administrar el cambio Gradualidad Preparación de las personas (internas y externas) Herramientas: educación, autonomía, anticipación y participación Equilibrio entre cambio interno y externo (no localidad) Liderazgo gerencial Naturalidad de la resistencia al cambio
- 18. Aplicar Método (o calidad) Trabajar con un método – Completo, coherente, consistente – Etapas: concepción, factibilidad, análisis, diseño, implementación, despliegue, mejoramiento continuo. Sistema de productividad – Incorporación del usuario, Normalización, – Técnicas, Herramientas, Hardware, – Habilidad del desarrollador. Responsabilidad social Análisis de riesgos
- 20. Administración del proyecto ¿Una sola versión del método? Planeación de cada etapa Las seis mejores prácticas del desarrollo de software El plan del proyecto Técnica de desarrollo en espiral Dos equipos de trabajo
- 21. ¿Una sola versión del método? Se requiere adaptar para cada organización, con base en un diagnóstico Uso de herramientas CASE Con desarrollo propio o externo Para implantar un ERP Con o sin uso de UML Incluso para cada proyecto
- 22. Planeación de cada etapa Condiciones de entrada y de término a la etapa Uso de técnicas y herramientas de apoyo Exposición de los planes Análisis de riesgos Retroalimentación Equipo de trabajo Plan detallado Duración Costos R E P
- 23. Las seis mejores prácticas del desarrollo de software Método RUP (Rational Unified Process), de Rational Corp. Desarrollo Iterativo Manejo de los requerimientos Uso de una arquitectura de componentes Modelamiento visual del software Verificación de la calidad Control de cambios
- 24. El plan del proyecto Completo, flexible, reformulado en cada etapa Preparación de licitaciones por etapa La misma formalidad en caso de desarrollo interno Mantener un Kill Time Orientación del desarrollo: cascada o espiral
- 25. Técnica de desarrollo en espiral Alcanza en cada iteración mayor porción de requerimientos y avanza en eficacia y eficiencia Cada vuelta es un ciclo completo de desarrollo Exige amplio esfuerzo de gestión y operación Se resuelven primero los requerimientos más críticos
- 26. Dos equipos de trabajo Uno de desarrollo Otro de aseguramiento de calidad (QA), se encarga de método, diseño de pruebas, confirmación de requerimientos con los usuarios, etc... ¿Equipo de QA externo?.... Al menos una “UTP” (Unidad Técnica de Programación)
- 27. ¿Por qué usar método?... Trabajo en equipo...
- 28. Sesión 2 Trabajo de Ingeniería
- 29. Trabajo de Ingeniería Tres etapas: Concepción del problema Estudio de factibilidad Análisis Integral de la solución Diferencia entre síntomas y problema...
- 31. Concepción del Problema Dos caminos... Desde la dirección estratégica Desde una confusión
- 32. Desde la dirección estratégica
- 33. Desde la dirección estratégica Definiciones estratégicas Plan informático
- 34. Definiciones estratégicas Sueños, habilidad central, fortalezas y funciones Misión, emoción, imagen y filosofía Análisis del entorno y alineamiento Visión, objetivos y sistema de diferenciación Medios para la transformación Plan Estratégico: control, actualización y seguimiento Realidad a ctual Ideal Ideal Factible
- 35. Plan Informático P l a n i f i c a c i ó n e s t r a t é g i c a P r o c e s o s d e l n e g o c i o C o n j u n t o s d e d a t o s e n l o s p r o c e s o s R e f e r e n c i a s c r u z a d a s p r o c e s o s v s d a t o s M o d e l o c o n c e p t u a l d e d a t o s D e f i n i c i o n e s e s t r a t é g i c a s : O r g a n i z a c i ó n E q u i p a m i e n t o B a s e s d e D a t o s M é t o d o s H e r r a m i e n t a s d e p r o d u c t i v i d a d E s t a n d a r i z a c i o n e s P a r t i c i p a c i ó n d e l u s u a r i o R e a l i d a d a c t u a l : S o b r e l a s d e f i n i c i o n e s e s t r a t é g i c a s + A p l i c a c i o n e s C o n j u n t o s d e d a t o s P r o y e c t o s e n d e s a r r o l l o E v a l u a c i ó n E s t r a t e g i a I n f o r m á t i c a P r i o r i d a d e s d e d e s a r r o l l o , m o d e l o d e d a t o s , d e f i n i c i o n e s e s t r a t é g i c a s y p l a n d e i m p l e m e n t a c i ó n
- 37. Desde una confusión Salir de la confusión Enunciado del problema Evaluación del problema
- 38. Salir de la confusión O síntomas... Descripción de antecedentes En cada situación específica, comenzar por trabajar en el problema hasta obtener un enunciado validado. Técnica de cuestionar cada palabra del enunciado Técnica de los siete ¿por qué? Búsqueda de causas raíces
- 39. Enunciado del problema En una vista a la bodega de distribución en Santiago, el nuevo gerente de operaciones de una empresa productiva ubicada en Curicó, observa “En la bodega de la empresa existen problemas de manejo de la información (errores y saldos atrasados) debido a la gran cantidad de transacciones”, y aprovechó inmediatamente su visita para adquirir un programa computacional....
- 40. Evaluación del problema Costos tangibles e intangibles Ubicación en el entorno Descripción del problema Urgencia por solucionar Costo 0 20 40 60 80 100 Costo
- 42. Estudio de factibilidad La caja de soluciones Problemas que requieren tecnología Revisión de soluciones tecnológicas ¿Construir software o solucionar? Técnica de factibilidad
- 43. La caja de soluciones Evitar la dependencia de la “única” solución Infraestructura Tecnología Estructura Procesos Comparació n Personas
- 44. Problemas que requieren tecnología Soluciones básicas de tecnología de información Alto volumen y rapidez Alta tecnología focalizada Otros
- 45. Revisión de soluciones tecnológicas típicas Productos ERP (world class) Comunicación interna y externa Desarrollo interno de software Externalización del desarrollo Aplicaciones B2B, B2C... Otras tecnologías: groupware, Workflow, EDI, ... En cada caso ¿cuando usar?
- 46. ¿Construir software o solucionar? Énfasis en los procesos ¿Ingeniería de Software? Calidad, Métodos, métricas, ... ¿Construir sin programar? CASE Infraestructura de la firma Manejo de Recursos Humanos Desarrollo de Tecnología Adquisiciones Logística de entrada Operaciones Logística de salida Marketing y ventas Servicio Actividades Primarias Activi- dades de apoyo Margen Margen
- 47. Técnica de factibilidad Revisión del problema Restricciones de la solución Planteamiento de alternativas (visionar) Evaluación de cada alternativa Evaluación comparativa Factores de decisión, variables críticas, mediciones... Decisión autorizada El plan de proyecto
- 48. Análisis integral de la solución
- 49. Análisis integral de la solución El modelo de negocios Definiciones tecnológicas
- 50. El modelo de negocios Estrategia Personas Procesos Estructura Tecnología Veremos mapa de procesos y flujogramas de información...
- 51. Devoluciones RECEPCIÓN POR COMPRAS Ventas Servicio postventa Proyección ventas Adquisiciones DESPACHO POR VENTAS Devoluciones Macro- procesos Procesos operativos Mapa de procesos 1
- 52. Mapa de procesos 2 Cuadratura Venta Crédito Ventas Venta Contado Venta al detalle Servicio postventa Despacho Proyección ventas Adquisiciones Retira el cliente Programación A domicilio Entrega Macroprocesos y procesos operativos
- 53. Flujograma de información CLIENTE BODEGA FINANZAS ADMINISTRATIVO DE BODEGA DESPACHADOR } Proceso de Despacho de Productos por Venta Consulta y reserva ítemes Emite GD GD3’ OE { GD4 GD3 GD2 GD1 GD4 OE Busca producto en bodega GD 1, 2 y 3 Cliente recibe y firma recepción GD2’ GD1’ GD 1 y 2 Rebaja en computador
- 54. Definiciones tecnológicas Identificación de los usuarios directos o indirectos Requerimientos para un sistema computacional Modelo conceptual y casos de uso (desde UML). Interacción con el usuario y prototipos Sistema de codificación Entorno Tecnológico Supuestos Veremos algunos modelos de UML... Ventas Artículos • Código Descripción Stock 1. Restar stock ....... Mensaje 1
- 55. Encabezado de O/C Proveedores Líneas de la O/C Productos * 1 * 1 1 1..* Bodega * 1 compuesta por se asocia a contiene existe en contiene existe en existe en almacena Modelo Conceptual Conceptos y asociaciones
- 56. Casos de uso Consultar situación del cliente Saldo de crédito y posibilidades de cuotas. Apoyo en realización de cálculos respecto a financiamiento terminal en la tienda vendedor
- 57. Diagrama de Secuencia Ingresar Nº de O/C Dar OK a la línea Ingresar código de prod. Sistema como una caja negra Actor Administrativo Sistema Repetir hasta que no haya más productos Ingresar cantidad Operación (o mensaje) que activa una o más funciones en el sistema Caso de uso Ingresar O/C
- 58. Identificación: Dar OK al ingreso de la línea Responsabilidades: con cada ingreso de línea los conceptos deben ser consistentes. Tipos de datos: afecta a los conceptos Encabezado de O/C y Detalle de O/C. Referencias cruzadas: no hay Notas: nada especial Excepciones: la no existencia de la línea en el sistema ya fue validada con el ingreso de O/C. Salida: no hay Precondiciones: no existe la línea. Poscondiciones: •Se creó una línea en el concepto detalle. • Se actualizó el contador de líneas en el encabezado. • Se actualizó la asociación entre encabezado y detalle de O/C. Contrato
- 59. Diferencia entre síntomas y problema... Trabajo en equipo...
- 60. Sesión 3 Desarrollo del Proyecto
- 61. Desarrollo del Proyecto Diseño detallado Implementación Despliegue Forma de comunicar la nueva aplicación a los usuarios...
- 62. Diseño Detallado Preparación de cada elemento de la solución Comunicación con los socios tecnológicos Sistema de productividad en el desarrollo Características de buen diseño Apoyo del diseño en mantención y operación Métodos de diseño Algunos modelos de diseño
- 63. Preparación de cada elemento de la solución La nueva estructura Ambiente físico y cultural Plan de capacitación y nuevas labores Propuesta para adquisición de hardware y software Diseño del software Más Mediciones para dimensionamiento
- 64. Comunicación con los socios tecnológicos Coordinar a desarrolladores, integradores y proveedores de hardware, software básico, bases de datos, comunicación, consultores, software de aplicación y otros. Coordinar el trabajo con las personas, los procesos y la estructura organizacional Una reunión semanal o más.
- 65. Sistema de productividad en el desarrollo Métodos Herramientas Hardware Incorporación del usuario Habilidad del desarrollador Normalización externa Factores de contexto
- 66. Características de buen diseño Independencia de la implementación tecnológica Simplicidad y generalización Transacciones presentes Desarrollo incremental Orientación al cliente Iteración y totalidad Fluidez e intuición
- 67. Apoyo del diseño en mantención y operación Modos de procesamiento Operación del sistema Auditoría computacional Contribución del diseño a la protección de la información Seguridad, integridad y recuperación de la Información Mejoramiento continuo Datos Funciones Tiempo de respuesta
- 68. Métodos de diseño Visión funcional Visión de los datos Objetos (encapsulamiento) Incorporación de nuevas tecnologías
- 69. Algunos modelos de diseño Modelos de Datos Diagrama de clases del sistema Diagrama de colaboración Ingresar producto (cód, cant, pre) Encabezado de O/C Líneas de la O/C Terminal del administrativo 1: Crear línea de O/C (cod, cant, pre) 1.1: Crear (cod, cant, pre)
- 70. Implementación
- 71. Implementación Actividades Técnica de administración del cambio
- 72. Actividades Realizar, construir o implementar Construcción, Pruebas unitarias, Pruebas generales Aceptación de las pruebas, Instalación piloto Integración, pruebas finales e inspecciones Incorporación de seguridad y auditoría Puesta en marcha y período de prueba Capacitar, capacitar y... capacitar Completar la documentación Asegurarse que efectivamente la tecnología se usa
- 73. Técnica de administración del cambio Cambios de primer y segundo orden Naturalidad de la resistencia al cambio Herramientas: educación, autonomía, anticipación y participación Gradualidad Equilibrio entre cambio interno y externo (no localidad)
- 74. Despliegue
- 75. Despliegue Revisión y actualización de elementos para el despliegue Incorporación de cada usuario
- 76. Revisión y actualización de elementos para el despliegue Disponibilidad de equipamiento computacional, software y licencias Documentación: manuales de usuario, del sistema, ayudas en línea, etc… Implementación de una mesa de ayuda Capacitación
- 77. Incorporación de cada usuario Instalación personalizada Qué elementos del sistema se instalan en el computador del usuario y cuales en un servidor. Dispositivos de comunicación en funcionamiento Mapa de instalación Probar en terreno
- 78. Forma de comunicar la nueva aplicación a los usuarios... Trabajo en equipo...
- 79. Sesión 4 Durante la Operación
- 81. Durante la Operación Operación y cambios Enlace con el mejoramiento continuo Forma de un procedimiento de aceptación de cambios menores...
- 82. Operación y cambios Procedimiento de aceptación de requerimientos menores Operación de una mesa de ayuda Operación regular de la aplicación Considerar seguridad y auditoría Seguimiento del proyecto ¿Nuevo ciclo de desarrollo?
- 83. Enlace con el mejoramiento continuo Es avanzar, intrínsecamente humano. Hacer cada vez mejor lo que uno sabe hacer bien Es más que mantener y es una tarea de todos Se trata “tecnología inteligente” ¿Hacer lo mismo de siempre?...
- 84. Forma de un procedimiento de aceptación de cambios menores... Trabajo en equipo...
- 85. Conclusiones
- 86. Conclusiones Claves de la GPT Pensar en soluciones integrales, desde la estrategia Trabajar con calidad para tener activos tecnológicos Comunicar y hacer participar a todos los involucrados Plan de proyecto completo y por cada etapa Componentes intrínsecos de la GPT Contenido, seguimiento, presentación, implementación, retroalimentación, riesgos y responsabilidad social En pocas palabras: aplicar método