Microsoft access-2000-7042

Microsoft Access 2000
Autor: Jose
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Presentación del curso
En el manual se han tratado todos los aspectos relativos a Access 2000 que
necesitan conocer tanto el usuario novel como el operador más avezado.
En tal sentido, nada se ha omitido y nada se ha dado por sabido; todos los aspectos
del programa han sido explicados minuciosamente y a fondo.
Pero lo que resulta realmente importante destacar en esta breve introducción es que
en la publicación se han analizado, además de las características más conocidas y
utilizadas de anteriores versiones de Ac-cess (muchas de ellas mejoradas), todas las
nuevas e importantes prestaciones que se le han incorporado a esta novísima
versión, entre las que enumeraremos a continuación de estas líneas solamente las
más destacables, pues hacerlo con la totalidad de las mismas excedería con mucho
los límites habitualmente asignados a una introducción convencional.
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1. Introducción
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/introduccion]
Acerca de Microsoft Access 2000
Microsoft Access 2000 es un sistema de administración de bases de datos
relacionales, diseñado es-pecialmente para ser utilizado bajo Windows 95/98.
Al comienzo del Capítulo 1 de esta publicación se dan las definiciones respecto del
significado y al-cance de términos utilizados en las líneas anteriores, por lo que a
esas líneas nos remitiremos en cuanto al detalle de las prestaciones del programa.
Sobre Access 2000 en sí diremos que la gama de tareas en las que puede aplicarse
es prácticamente ilimitada; no hay actividad en la que no pueda utilizarse; desde
una modesta agenda personal hasta la más sofisticada y compleja base de una gran
organización empresaria pueden utilizarlo con notables ventajas.
Por tratarse de un sistema de administración de bases de datos relacionales, Access
puede estable-cer relaciones entre, por ejemplo, una base de datos con información
sobre vendedores, con otra sobre productos vendidos y con una tercera sobre
clientes. Por otra parte, es posible trabajar con una base de Access utilizándola en
forma independiente o estableciendo vinculaciones con diferentes bases de datos
externas, como por ejemplo, las confeccionadas con dBase.
Finalmente, y cerrando esta bravísima enumeración, con Access 2000 resulta muy
fácil colocar nues-tros datos en la Web, pues pueden crearse páginas para ser
conectadas en forma directa a una base de Access o de Microsoft SQL Server. Y hasta
pueden modificarse datos de la base colocada en la red por sus visitantes; por
supuesto, siempre que estuvieren dotados de la correspondiente autorización.
Acerca de este Curso de Access 2000
En el manual se han tratado todos los aspectos relativos a Access 2000 que
necesitan conocer tanto el usuario novel como el operador más avezado.
En tal sentido, nada se ha omitido y nada se ha dado por sabido; todos los aspectos
del programa han sido explicados minuciosamente y a fondo.
Pero lo que resulta realmente importante destacar en esta breve introducción es que
en la publicación se han analizado, además de las características más conocidas y
utilizadas de anteriores versiones de Ac-cess (muchas de ellas mejoradas), todas las
nuevas e importantes prestaciones que se le han incorporado a esta novísima
versión, entre las que enumeraremos a continuación de estas líneas solamente las
más destacables, pues hacerlo con la totalidad de las mismas excedería con mucho
los límites habitualmente asignados a una introducción convencional.
Diremos entonces que con Access 2000 podremos...
Trabajar en la nueva Barra de Herramientas de la ventana Base de datos.
Crear accesos directos que representen a los objetos de la Base.
Agrupar a los objetos de la base, de forma de poder tener en un mismo panel un
grupo llamado, por ejemplo, "Contactos", en el que dispondremos de accesos

directos a las tablas, consultas, formularios e informes de nuestros contactos, con
miras a optimizar futuras gestiones de ventas.
Aplicar un bloqueo por registros (anteriormente, el bloqueo se aplicaba por páginas,
lo que significaba un sector de 4 Kb que podría contener, en consecuencia, muchos
registros) lo que nos permite diseñar sistemas compartidos más eficientes y con
menor tiempo de espera para los usuarios.
Establecer una relación uno a varios donde podremos crear una hoja secundaria en
la que se muestren todos los registros de la tabla relacionada, correspondientes al
registro actual de la tabla principal.
Disponer de formatos condicionales, lo que nos permitiría, por ejemplo, mostrar en
rojo los resultados correspondientes a valores negativos.
Crear una página Web que contenga campos de datos dotados de un control tipo
barra, el que nos permitirá avanzar o retroceder de registro, ordenar en forma
ascendente o descendente y aplicar filtros por formularios.

2. Qué es una base de datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-base-datos]
Qué es Microsoft Access
Podemos definir a Microsoft Access 2000 (en adelante MS-Access ó Access) como un
sis-tema de administración de bases de datos relacionales, diseñado especialmente
para ser utilizado bajo Windows 95/98. Veamos el significado de esta definición,
mediante la descripción de sus componentes.
Qué es una base de datos
Una base de datos es una colección de informaciones o datos relacionados con un
tema particular. Todos los que hemos trabajado en los archivos de una oficina o
simplemente consul-tando un libro en una biblioteca, sabemos en qué consiste una
base de datos "en cartulina"; un contenedor adecuado (fichero) en donde se
disponen una cantidad de tarjetas o fichas de manera que puedan revisarse con
facilidad, y generalmente en un orden determinado (alfabético, por ejemplo).
Cada una de las tarjetas contiene datos sobre un determinado artículo (libros, en el
caso de la biblioteca) los que se ingresan de una manera prefijada y uniforme para
todas ellas (autor, títu-lo, número de catálogo, tema, cantidad de páginas, editorial,
lugar y fecha de la impresión, por ejemplo).
Ahora bien, en las bases de datos electrónicas la información se ingresa, se guarda y
se administra en computadoras mediante programas especializados, entre los que
se destaca Ac-cess, objeto de este curso.
Bases de datos y ficheros manuales
Si necesitáramos ubicar un libro por su título, de estar las tarjetas en el fichero
ordenadas al-fabéticamente por título, no tendremos que mirar cada una de las
fichas hasta encontrarlo.
Pero si lo que buscamos en ese fichero son los libros sobre un determinado tema,
nos será preciso revisar el fichero en su totalidad para ubicarlos.
Siempre refriéndonos al fichero manual, podríamos dar una solución a este
problema man-teniendo una copia del mismo ordenada por tema, otra por autor,
etc., lo que nos obligaría a la tediosa tarea de actualizar todos y cada uno de estos
ficheros toda vez que se produzca una no-vedad.
Campos, registros, tablas y bases
Un campo es la pieza más pequeña de información de la que se compone una base
de da-tos. Esta parte indivisible contiene un único dato, como por ejemplo un
precio, un tamaño, un nombre, etc.
Los campos se disponen en conjunto llamados registros. Un registro es, en medios
electró-nicos de almacenamiento, el equivalente a la ficha.
Del mismo modo que las fichas, cada registro está compuesto por los mismos
campos y en la misma disposición; sólo cambia el contenido, pero permanecen
invariables la longitud y la ubi-cación de cada uno de los datos en todos los

registros.
Esta colección de registros idénticos en cuanto a su formato, se agrupa en Access en
lo que se denomina una tabla, que es el equivalente del contenedor o fichero
manual. Por ejemplo, si el tercer campo del registro es el precio, todos los registros
de una misma tabla contendrán en ese lugar, distintos valores numéricos
correspondientes al precio de cada producto o artículo.
La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas.
Cada fila o renglón contiene los datos de un único registro, dispuestos uno al lado
del otro, por lo que, siguiendo hacia abajo, en cada columna encontraremos un
determinado campo de cada uno de los registros de la tabla.
Los nombres de los campos que aparecen al tope de la tabla, describen la
información que contendrá cada uno de ellos, y nos sirven como medio para hacer
referencia al dato contenido en el campo.
Para aquellos lectores familiarizados con dBase III, dBase IV, FoxPro, etc. diremos
que lo que llamamostabla en Access, constituye una base de datos o archivo DBF
en sistemas tipo dBase, aplicándose allí la misma modalidad de campos y registros.
Pero Access incorpora un nuevo concepto; el de la base de datos integral. Se trata
de un ente que agrupa todo lo necesario para el manejo de la información referente
a un determinado tema: tablas, formularios, índices de ordenamiento, relaciones
entre los datos de las distintas ta-blas, informes, etc. que veremos en el resto de
este curso.
De hecho, podemos tomar todas las bases de un determinado sistema tipo dBase e
incorpo-rarlas a una única base de datos Access, como lo veremos más adelante en
este curso.

3. Qué es un sistema de administración de bases de datos
relacionales
[http://www.mailxmail.com/...ccess-2000/que-es-sistema-administracion-bases-datos-relacionales]
Se trata de un instrumento que nos permite ingresar, recuperar y manejar la información
contenida en la base de datos. Entendemos pormanejar, la posibilidad de ejecutar las
siguientes operaciones, entre muchas otras:
Añadir nueva información a medida que ésta va ingresando.
Obtener la información ordenada según determinados parámetros (por orden alfabético,
según el nombre del autor, según la temática de cada libro, etc.).
Calcular cómputos referidos a la base (cantidad total de publicaciones, promedios
periódicos de ventas, promedios según las diversas categorías, etc.).
Imprimir la información deseada, ya sea en forma de tablas o de gráficos de diversos tipos.
Todas estas prestaciones y muchísimas más que resultaría fatigoso enumerar, comparten
una característica común que constituye la más notable diferencia respecto de la base de
datos tradicional. Esta diferencia consiste en que los datos se ingresan una sola vez, de una
determina-da forma, y pueden luego manipularse para extraer la información ordenada y
seleccionada según múltiples criterios.
Qué significa relacional
Este término está referido a la forma en que Access organiza la información de las distintas
tablas que componen la base de datos.
La siguiente figura muestra la aplicación de una base de datos relacional a un sistema de
clientes:

Vemos que en la tabla de clientes muchos de sus campos se hallan codificados, por
ejem-plo, el vendedor está reemplazado en la tabla de clientes por un número, que luego se
traduce, tabla de vendedores mediante, al nombre correspondiente que aparece en la ficha
(recuadro gri-sado que vemos en la parte inferior de la figura). Algo similar ocurre con la
provincia y la categoría de inscripción en el IVA.
El mecanismo de la relación es muy sencillo: basta con establecer la misma (indicando qué
campos y qué tablas intervienen) para luego acceder automáticamente a los datos
relacionados.
Por ejemplo, y con referencia a la figura, establecemos la relación del campo Cat. con la
ta-bla de categorías IVA, del campo Vend. con la tabla de vendedores, etc.
Una vez establecidas las mencionadas relaciones, cada vez que se lee un registro en la
ta-bla de clientes, se posicionan en el lugar correspondiente todas las tablas que se
encuentran rela-cionadas.
En el ejemplo, con sólo acceder al cliente número 249, la tabla vendedores (en los ejemplos
amada Comisión) se posicionará en"Mario" y la de categoría de IVA en "Resp. Inscripto".
Podemos mostrar entonces directamente el nombre del vendedor en lugar de su código,
ocurriendo algo similar con la categoría IVA y la provincia. Elaboraremos así una vista del
archivo de clientes con todas las descripciones necesarias. La información obtenida por
medio de las rela-ciones se muestra en cursiva en el cuadro grisado de la figura, a este tipo
de vista particular de la base lo llamaremos consulta.
Una base de datos relacional, finalmente, es un sistema específicamente diseñado para el
manejo de información que ha sido previamente organizada en forma de una o varias tablas
rela-cionadas entre sí.

4. Qué es una consulta
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-consulta]
Básicamente, una consulta (query) es una forma de buscar, encontrar y exhibir
determinada información, extrayéndola del cúmulo de datos que almacena la base.
Los datos que responderán a la consulta pueden provenir de una o varias tablas. En
la figu-ra 1.2 el recuadro grisado titulado "Una vista del cliente" es un formulario
que toma los datos de una consulta, la que agrupa información proveniente de las
tablas de clientes, de provincias, de categorías IVA y de vendedores. A la
respuesta de la consulta se la denomina hoja de respues-tas dinámicas.
Página 3
Se le llama dinámica porque cualquier dato que se modifique en la mencionada hoja
(que podrían ser, por ejemplo, los del recuadro gris de la figura), es actualizado en
la(s) tabla(s) corres-pondientes.
Como ejemplo, diremos que con una consulta podremos:
Localizar inmediatamente el nombre y la dirección de una determinada persona.
Imprimir cartas y etiquetas dirigidas a residentes de determinada provincia.
Extender una orden de reposición para productos que hayan llegado a un límite
predetermina-do de sus existencias.
Imprimir un resumen total de ventas, con subtotales por productos o fechas.
Imprimir cartas recordatorias de vencimientos a 30, 60 o más días.

5. Qué es un formulario
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-formulario]
Un formulario es generalmente una hoja de papel en la que disponemos de lugares
en blan-co para introducir la información, con un campo separado para cada dato.
En una base de datos electrónica la definición es casi la misma, con la diferencia de
que trabajamos en la pantalla del monitor; de esta manera podremos ingresar y
modificar los datos directamente en el formulario de la pantalla, formulario que
habremos diseñado previamente se-gún nuestra necesidad y en el que podremos
incluir también material gráfico (fotos) y sonidos.
Como un complemento, un formulario Access puede disponer de los llamados
botones de comando. Pulsando estos botones se ejecutarán funciones o tareas que
nos ayudarán a manejar la información. La figura 1.3 nos muestra un formulario que
nos permite, además de ver y actuali-zar los datos de cada cliente, hasta marcar su
número telefónico pulsando un botón.

6. Qué es un informe
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-informe-1]
Un informe consiste en informa-ción, impresa o visualizada en pantalla, organizada
según el criterio que haya-mos introducido. Se puede usar un in-forme para
agrupar registros en un di-seño personalizado. La variedad de formas en que puede
presentarse la información es casi infinita; citaremos como ejemplo: Listas de
precios, etique-tas, facturas, informes con totales y subtotales, inventarios,
correspondencia personalizada (mailing), etc.
Si bien trabajaremos con informes sencillos, aprenderemos a crear diferentes
informes, que nos permitirán mostrar la información en detalle, separada por
grupos (los que pertenecen a cada provincia, por ejemplo) con sus correspondientes
totales y, dentro de ellos, los subgrupos corres-pondientes a las distintas
localidades de cada provincia.

7. Qué es un objeto y un filtro
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-objeto-filtro]
Qué es un objeto
En Access, objeto significa, en términos generales, algo que es posible seleccionar y
mani-pular como una unidad identificable, como por ejemplo una tabla, una
consulta, un informe, una macro, un dibujo, un gráfico, un documento creado con
otra aplicación, un control en un formula-rio, etc.
Qué es un filtro
Un filtro es un conjunto de criterios mediante los cuales le decimos a Access cuáles
son los registros que deseamos ver y cuáles no. Podemos aplicar un filtro
temporario sobre cualquier ta-bla, consulta o formulario que se encuentre activo, o
bien crear una consulta en base a la tabla y utilizar dicha consulta como si se tratara
de la tabla misma, pero conteniendo sólo los registros que se especifican en el
criterio de selección. En los capítulos correspondientes veremos cuál es la diferencia
entre unos y otras.

8. La pantalla de trabajo de Access
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/pantalla-trabajo-access]
Access presenta, al igual que toda aplicación que corre bajo Windows 95/98, la
misma es-tructura de pantalla, tanto en sus ventanas como en sus cuadros de
diálogo. Veamos cuáles son sus distintos componentes:
Barra de títulos de la aplicación
Por ser Access una aplicación multi-ventanas, la barra de títulos sólo contiene el
nombre de la aplicación. Se abrirán luego distintas ventanas, que en sus títulos
mostrarán el nombre de los elementos que contienen.
Siguiendo el estándar de Windows, la barra de títulos contiene también los botones
necesa-rios para el manejo de la ventana Access, elementos que son ya familiares
para quien maneja cualquier otra aplicación Windows 95/98.
En la figura 1.5 se muestra la pantalla de Access en el modo ventana, por lo que
vemos los botones de maximizar y minimizar. Si pulsamos el botón de maximizar,
la aplicación se mostrará en el modo de pantalla completa. Este botón cambiará
por el de restaurar, que nos permitirá volver al modo ventana.
La barra de Menú
Contiene opciones que al ser pulsadas presentan distintos submenúes, en los que

hallare-mos todas las funciones y comandos necesarios para trabajar con Access.
Con respecto a la barra de menús de la figura debemos aclarar que sólo muestra dos
opcio-nes debido a que se trata de la pantalla principal de Access, en la que todavía
no hemos activado objeto alguno (no hay ninguna base activa).
Esta barra agregará las opciones que sean de aplicación de acuerdo al elemento que
se en-cuentre seleccionado: base de datos, tabla, consulta, formulario, etc.
La barra de herramientas
Se trata de una banda que contiene distintos iconos que nos permiten ejecutar
directamente los comandos y funciones más usuales de Access. Al igual que la barra
de menú, también expe-rimentará variaciones de acuerdo a la situación o al objeto
seleccionado.
Veremos más adelante que podemos también seleccionar entre distintas barras que
provee el programa.
El área de trabajo de Access
Es el sector en donde se abrirán las ventanas de trabajo, como por ejemplo las de
Bases de datos, Informes, Formularios, etc.
La barra o línea de estado
Nos muestra una breve reseña de la acción de determinado comando; puede
indicarnos también qué operación podemos realizar a continuación, y también algo
que nos resultará de su-mo interés durante nuestro aprendizaje: si llevamos el
señalador del mouse (sin pulsar) sobre un determinado botón-herramienta,
podremos leer allí una breve descripción de su función.
Veremos luego que esta línea puede instruir al futuro operador de nuestras bases de
datos, indicándole alguna característica del dato a ingresar, etc.
Hacia el sector extremo derecho de esta línea encontraremos los indicadores de
modo, en los que se muestra, entre otras cosas, si estamos trabajando en sobre
escritura (SOB), en modo de inserción (INS), en mayúsculas (MAY), etc.
La ventana inicial del programa
La figura 1.6 muestra las alternativas que presenta el programa en el momento de
su apertura.
Quien ha trabajado con Windows, sabe que pulsando doble clic sobre el archivo de
datos se abri-rá la aplicación correspondiente con el archivo elegido. Si en lugar de

seguir los pasos anteriores pulsáramos doble clic sobre un archivo con extensión mdb
mdb (Microsoft Data Base) no aparecerá el cuadro de diálogo de la figura 1.6 y
pasaremos directamente a la ventana de la figura 1.7.
Por ahora de este cuadro sólo debemos saber que nos permite elegir una base de
datos existente o bien iniciar y grabar una nueva base de datos en blanco para
comenzar a crear los distintos elementos que sean necesarios para nuestro trabajo.
Si disponemos ya de una base de datos (no es nuestro caso) podemos seleccionarla
de la lista, seleccionaremos la opción Más archivos, con lo que accederemos a un
cuadro de diálogo estándar de abrir archivo, en donde buscaremos el archivo tipo
mdb en cualquiera de las unida-des disponibles en nuestra PC (A, C, D, unidad
CD-ROM, unidad Zip, etc.) o la red local.

9. Creando nuestra base de datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/creando-nuestra-base-datos]
La primera de las alternativas del cuadro de la figura 1.6 (lección anterior) es la
creación de una nueva base de datos en blanco, que es lo que haremos
seguidamente.
1. Activemos la casilla correspondiente a la primera opción: Base de datos de
Access en blanco y pulsemos Aceptar.
Se presentará ahora el cuadro de diálogo de la figura 1.7, en donde se nos propone
la crea-ción de una base de datos con nombre db1.
Este nombre se encuentra actualmente seleccionado, lo que significa que cualquier
cosa que escribamos con el teclado lo reemplazará.
2. Cambiemos entonces el nombre propuesto por otro más adecuado para nuestros
propósitos; escribamos practica y pulsemos luego el botón Crear.
Aunque la palabra "práctica" lleva acento es recomendable no utilizarlo en ningún
caso en el que debamos asignar nombres de archivos, carpetas, direcciones de Web
y e-mail, etc.; de esta ma-nera evitaremos confusiones en lo futuro.
Luego de pulsar Crear se presentará en la pantalla de Access una ventana muy
importante con la que trabajaremos a lo largo de todo este curso.

10. La ventana de Base de Datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/ventana-base-datos]
Este cuadro (figura 1.8) nos muestra todos los objetos que contiene la base de
datos organi-zados inicialmente por categorías o tipo de objeto. Ya describimos
brevemente la función de las tablas, consultas, formularios, informes, etc., y
también sabemos que se trata de distintos tipos de objetos.
Este cuadro dispone en su borde de una barra en la que podremos elegir el tipo de
objeto que se nos mostrará. Inicialmente se encuentra activo el botón Tablas, lo
que significa que vere-mos la lista de todas las tablas contenidas en la base de
datos, si bien por ahora no hay ninguna tabla que mostrar.
Además de la lista de objetos existentes, este cuadro nos muestra, para cada una de
las ca-tegorías uno o más asistentes que nos permitirán crear ese tipo de objeto.
La figura muestra tres formas de crear una tabla, las que utilizaremos en el próximo
capítulo cuando comencemos a crear objetos.
Mensajes de Access

Veremos que algunos mensajes que Access debe emitir son expre-sados por el
Ayudante (si se encuentra activo). Por ejemplo, si salimos del programa y olvidamos
grabar los cambios efectuados, el mensaje corres-pondiente aparece en un globo,
acompañado por la animación y el sonido del Ayudante (figura 1.9).

11. El botón ¿Qué es esto?
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/boton-que-es-esto]
Si tenemos alguna duda sobre la función o la denominación de alguno de los
elementos de Access que aparecen en la pantalla, llevaremos el señalador sobre el
objeto en cuestión y, sin necesidad de pulsar, aparecerá el nombre del objeto o
control correspondiente. Si esta aclaración no nos resultara suficiente, recurriremos
al botón "¿Qué es esto?"; para ello...
1. Pulsemos las teclas Shift + F1 y el puntero del mouse cambiará su aspecto; a
parecerá en pan-talla el icono móvil "¿Qué es esto?".
2. Llevemos el puntero hasta el elemento o botón sobre el que tenemos dudas y
pulsemos.

12. Cerremos nuestra base de datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/cerremos-nuestra-base-datos]
Como toda aplicación Windows 95/98 podremos cerrar Access (y la base de datos
que hemos creado) pulsando el botón Cerrar.
Cómo guardar los cambios de diseño
Si en una sesión de trabajo hubiéramos creado algún objeto o producido algún
cambio en el diseño de cualquiera de los objetos existentes, Access nos recordará,
al momento de cerrar, que debemos grabar dichos cambios. No es nuestro caso en
este momento, puesto que aún no hemos creado objeto alguno dentro de la base
pero, si intentando probar algo, sin desearlo, hubiéramos creado algún objeto,
aparecerá el aviso en cuestión, al que contestaremos No.

13. Creando tablas de datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/creando-tablas-datos]
Cómo construir una base de Clientes
A partir de este capítulo desarrollaremos un ejemplo similar al que se muestra en la
figura 1.2 del Capítulo 1: una tabla de clientes con todas las tablas auxiliares
necesarias, las que se re-lacionarán con la primera, para manejar luego toda esa
información mediante un formulario.
Así veremos claramente qué significa relacionar datos y cómo una consulta nos
permite se-leccionar, organizar y agrupar esos datos según nuestras necesidades.
Abramos la base de datos creada en el capítulo anterior
1. Seleccionemos nuevamente la aplicación MS Access, tal como lo hiciéramos en el
ejercicio del capítulo anterior.
Se presentará el mismo cuadro de la figura 1.6 (del Capítulo 1), pero si observamos
la lista, allí aparecerá ahora Practica.mdb
2. Seleccionemos este elemento de la lista y luego pulsemos el botón Aceptar, para
que en la pantalla del programa aparezca el cuadro de manejo de objetos de la base
de datos, también mostrado en el capítulo anterior (figura 1.8).
Con este cuadro podremos crear y modificar todos los objetos de la base de datos
con los que trabajaremos. El mismo permanecerá abierto mientras haya algún objeto
de la base abierto, sea este una tabla, un formulario, una consulta, etc., y cerrarlo
significa también cerrar la base de datos que el mismo representa.
Qué ocurre con las bases de datos de versiones anteriores
Podemos abrir una base de datos de las versiones 97, 7.0, 2.0 en MS Access 2000
sin con-vertirla, y también podemos utilizar sus datos, pero no es posible modificar
el diseño de los obje-tos de esa base de datos, ni aprovechar la mayoría de las
nuevas características de MS Access 2000, en tanto no se convierta a la nueva
versión.
La conversión se realiza en forma automática y con toda facilidad, pero antes de
proceder debemos asegurarnos que todos los usuarios de esa base estén también
en condiciones de traba-jar en Windows 95/98 y en esta nueva versión 2000 de
Access, ya que una vez producido este cambio no podrán abrir la base de datos con
programas Access en sus versiones anteriores.

14. Cómo se crea una tabla
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-se-crea-tabla]
Lo primero que debemos crear es una tabla que, como vimos, es el verdadero
soporte que contiene a los datos. Es justamente la opción que se encuentra
preparada (obsérvese que el bo-tón Tablas se distingue de los demás).
1. Pulsemos doble clic sobre el botón Crear una tabla en vista Diseño para pasar a la
cuadrícula de diseño de tablas de la figura 2.1.
En ausencia de un nombre, Access asignó el de Tabla 1. Ingresaremos ahora la
definición de los datos que se almacenarán en la tabla y en el momento de
guardarla le asignaremos un nombre apropiado.
2. En el lugar indicado coloquemos el nombre del primer campo: CODCLI
Mostramos los nombres de campo en mayúsculas por una cuestión de claridad, pero
en Ac-cess tenemos total libertad para usar mayúsculas y minúsculas. También
elegimos un nombre de campo corto, si bien, como podemos apreciar en la
instrucción de la figura 2.1, los nombres de campo pueden tener hasta 64
caracteres de longitud e incluir espacios, como por ejemplo: Código del Cliente.
3. Pulsemos la tecla Tabulador, con lo que pasamos a la definición del tipo de dato
que ha de contener el campo. Aparece una lista mostrándonos su primer elemento
(Texto), pero no es este el tipo de dato que le asignaremos, por lo tanto:
4. Pulsemos sobre la flecha para abrir la lista indicada y de dicha lista elijamos
Numérico.
Cómo definir las características de un campo

Cómo definir las características de un campo
Habremos observado que en el sector inferior apareció un grupo de parámetros para
llenar, titulado Propiedades del campo; allí podremos determinar todas las
características que asumirá el campo que estamos definiendo.
Actualmente nos muestra las opciones por omisión para el tipo de dato elegido
arriba (Nu-mérico). Cambiando aquí los parámetros que sean necesarios, podremos
darle a cada uno de los campos las propiedades adecuadas de formato, decimales,
etc. Estableceremos estos parámetros de la siguiente forma:
5. En Tamaño del campo aparecerá el valor predeterminado: Entero largo;
pulsaremos sobre la flecha ubicada a su derecha y de la lista elegiremos Entero.
6. De modos similar en el campo Lugares decimales elegiremos el valor 0.
Si deseamos que Access controle que no se repita el código del cliente, debemos
asignar a la propiedad Indexado de este campo el valor Sí (Sin duplicados).
7. En el campo Requerido elegiremos Sí, y en el campo Indexado elegiremos la
opción Sí (Sin duplicados); pronto veremos qué es un índice. El cuadro de
propiedades del campo referido tendrá ahora el aspecto de la figura 2.2.
8. Pulsemos en el campo Descripción (figura 2.1) y escribamos "Código numérico
del Cliente", terminando con ENTER para continuar con la definición del próximo
campo.
9. Allí escribiremos NOMBRE, pulsaremos ENTER para pasar a la siguiente columna,
y nuevamente ENTER, para aceptar el tipo por omisión (Texto).
10. En Descripción escribiremos "Nombre o razón social del cliente".
11. Del mismo modo que lo hicimos con el nombre definiremos la Dirección,
Localidad y Teléfono según los siguientes parámetros:
Nombre del campo Tipo de datos Descripción Tamaño Requerido
DIRECCIÓN Texto Calle y número 50 SI
LOCALIDAD Texto Ciudad o pueblo 36 SI
TELÉFONO Texto Números y espacios 30 NO
La ventana de diseño deberá contener ahora los datos que se muestran en la figura
2.3. Completado el ingreso de los campos que componen (por ahora) la tabla de
clientes, procedere-mos a grabarla:

12. Para guardar en la base la tabla que creamos, pulsemos el segundo botón de la
barra, con lo que aparecerá el cuadro de diálogo Guardar Como (figura 2.4).
13. En lugar del nombre que se nos presenta (Tabla 1) escribamos en este cuadro: Clientes
Clientes y pulsemos Aceptar aparecerá el cartel de la figura 2.5.
No necesitamos por ahora definir claves y por lo tanto contestaremos No.
14. Cerremos ahora la ventana diseño (figura 2.3).
Veremos que podemos establecer el ordenamiento de la tabla fácilmente pulsando
un botón y sin necesidad de crear una clave.
No obstante, en aplicaciones más avanzadas es conveniente definir una clave

No obstante, en aplicaciones más avanzadas es conveniente definir una clave
principal, ya que ésta nos permitirá mantener la integridad referencial. Esto significa
que no nos será permitido eliminar en una determinada tabla ningún registro del
que dependan otros registros en otras ta-blas.
Especialmente en sistemas multi-usuarios es imprescindible controlar la integridad
referen-cial para que no nos ocurran cosas tales como eliminar un cliente que aún
tiene registros pendien-tes de pago en la tabla de facturas. Para que el lector tenga
una idea de lo que significa una Clave principal en una tabla, explicaremos
brevemente esta característica al final de este capítulo. Volve-remos luego a este
tema, sobre el final del Capítulo 5, en donde veremos la primera aplicación práctica
de una clave.
Otro control que sí es importante para nuestro ejemplo es el de las duplicaciones.
Veremos que por haber definido el campo CODCLI con la propiedad Indexado y Sin
duplicados, tal como lo vimos en la figura 2.2, no nos será permitido ingresar dos
registros con el mismo valor CODCLI.
Ahora la base de datos Practica incluye a la tabla Clientes.
Observemos que el título del cuadro contiene ya el nombre de la tabla y el cuadro
vacío de la figura 1.8 contiene ahora el icono representativo de esta tabla.
Más adelante, cuando hayamos aprendido algo más de Access, agregaremos a esta
tabla algu-nos campos que necesitaremos; veremos lo fácil que es hacerlo.

15. Cómo abrir una tabla e ingresar los datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-abrir-tabla-ingresar-datos]
Ya estamos en condiciones de utilizar la tabla y lógicamente, lo primero que
debemos hacer es cargar en ella los datos; veamos cómo hacerlo.
Tenemos en la pantalla el cuadro de control de los objetos de la base (figura 1.8 del
Capítulo 1). Aparece allí seleccionada la tabla Clientes, por ser el único elemento que
contiene la base.
1. Pulsemos doble clic sobre este único elemento de la lista, y la tabla
correspondiente se abrirá para el ingreso y modificación de sus datos (figura 2.6).
Lo que veremos en la figura es la presentación en modo Hoja de datos, que es similar
a una de cálculos. Se trata de una delas formas de trabajar con una tabla. Veremos
otras formas de presentación (formularios).
Figura 2.6
La acción de cliquear dos veces en rápida sucesión (mencionada aquí como doble
clic) nos permi-te ahorrar un paso. En la mayoría de los casos en que, luego de
seleccionar algún ítem, se nece-sita una confirmación (botón Aceptar, Sí, etc.), el
doble clic sobre la opción elegida nos ahorra este último paso.
Se trata de una operación muy común en Windows, que debemos ensayar con el fin
de acostum-brar nuestra mano al breve lapso que separa a las dos pulsaciones.
Notemos que el cuadro Base de datos (podemos verlo en la figura 1.8 del Capítulo 1)
dispone además del botón Diseño, que abrirá la tabla en modo diseño (figura 2.1), lo
que nos permitirá modificar su diseño o estructura. Lo utilizaremos luego para
agregar algunos campos a la misma.
Por ahora sólo debemos tener en claro la diferencia entre crear o modificar la
estructura de una tabla (crear campos, asignar tipos de datos numéricos, textos,
etc.) e ingresar o modifi-car los datos de la tabla, que es lo que haremos a
continuación. En este modo de presentación (la figura 2.6 nos muestra la tabla en
blanco y la 2.7 los datos ya ingresados) tenemos todos los datos de la tabla a nuestra
disposición; podemos ubicarnos sobre cualquiera de ellos (figura 2.7) pulsando con
el mouse para modificarlo. Si el dato que buscamos no aparece en la ventana
de-bemos accionar sobre la barra de desplazamiento vertical para ubicar otros
registros, o sobre la de desplazamiento horizontal para acceder a otras columnas que
no están visibles.
En la figura 2.6 no aparecen las barras de desplazamiento por no ser necesarias, ya
que tenemos a la vista todos los datos de la tabla.
Estas barras se presentarán cuando el tamaño de la ventana no sea suficiente para
mostrar todos los datos de la tabla.

Para quien recién se inicia en aplicaciones de este tipo, mostraremos algunos
aspectos refe-ridos al ingreso y modificación de los datos de Access.

16. Cómo ingresar y modificar datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-ingresar-modificar-datos]
Access nos ofrece la posibilidad de editar o agregar registros en la hoja de datos de
una ta-bla, de una consulta o de un formulario (veremos aquí al caso de las tablas y
dejaremos para los Capítulos 6 y 7 los otros dos).
Cómo ingresar datos en un registro (línea)
En el margen izquierdo de la tabla, cuatro símbolos nos muestran el estado del
registro.
Un triángulo negro nos indicará el registro activo propiamente dicho (figura 2.7).
Un icono en forma de pequeño lápiz nos indica que el registro está siendo
editado y que no ha sido guardado todavía.
Un asterisco identifica al registro en blanco, listo para agregar nuevos datos.
Un círculo cruzado por una línea nos indica (en un entorno de múltiples
usuarios) que ese registro no se puede editar por encontrarse bloqueado por otro
operador.
Figura 2.7
El cursor titilante se encontrará en el primer campo del registro, indicándonos que

lo que es-cribamos se incorporará allí.
Completados los datos del primer campo, pulsaremos ó para pasar al siguiente.
Cuando pulsemos alguna de estas teclas sobre el último campo de un registro
pasaremos auto-máticamente al siguiente. Antes de hacer esto último, Access
guardará los datos del registro que se completó.
Cómo corregir los datos de un campo
Si el error es de sólo algunos caracteres, pulsaremos sobre el campo en el lugar que
que-remos corregir. Allí podremos escribir los nuevos caracteres y, mientras lo
hacemos, los caracte-res de la derecha se desplazarán; se dice que estamos en
modo inserción (que es el modo de trabajo predeterminado del teclado para
cualquier aplicación). En este caso en modo inserción, podemos ayudarnos con las
teclas Retroceso ó Suprimir para borrar los caracteres a la izquierda o derecha,
respectivamente.
Estando en modo inserción, podemos pulsar la tecla Insertar para pasar a modo
sobreescritura, lo que significa que cada carácter que escribamos reemplazará al
que está a la derecha del cur-sor, ahorrándonos la tarea de pulsar teclas para
eliminar caracteres.
Cómo reemplazar el contenido de un campo
Llevamos el puntero al comienzo del campo, es decir entre el borde de la columna y
su primer carácter (el puntero cambiará su forma a unacruz indicándonos tal
condición). Allí pulsare-mos el botón izquierdo y el campo quedará seleccionado,
mostrándose en color negro. Estando el campo seleccionado en estas condiciones,
lo que escribamos reemplazará al contenido anterior; en este modo, el primer
carácter que pulsemos borrará el contenido anterior del campo y se colo-cará en su
reemplazo; luego los siguientes caracteres que escribamos se agregarán a la
derecha del anterior. Para corregir un dato existente debemos recurrir, en cambio,
al modo edición, que ya vimos (el cursor está dentro del campo pero éste no se
encuentra resaltado).
Si tenemos actualmente un campo resaltado y desplazamos con las teclas
direccionales (flechas) se agregarán nuevos campos a la selección.
Para resaltar con el teclado, la forma más rápida y sencilla es pulsar la tecla F2;
esta tecla alterna entre los modos edición y reemplazo.
Cómo anular los cambios
Si aún no hemos salido del registro (el renglón de la tabla), podemos anular los
cambios y volver al estado anterior pulsando Esc. Pulsando la primera vez
anularemos los cambios del último campo modificado y pulsando nuevamente
anularemos los cambios de todos los campos del re-gistro activo.
Si luego de hacer un cambio en algún campo del renglón (registro), nos ubicamos
en otro registro (pulsando Flecha arriba, Flecha abajo, o con elmouse), los cambios
hechos al primero, como ya hemos dicho, son guardados en la tabla. A esta altura,
si descubrimos un error en el registro que acabamos de modificar, debemos pulsar
Control + Z y así recuperaremos en su estado anterior a todos los campos del
último registro modificado.
Datos permitidos, datos prohibidos y datos requeridos

Cada vez que intentemos salir de un campo después de haber modificado los datos
del mismo, Access se asegurará que el valor ingresado sea permitido. De nos ser así
nos avisará que el mismo no es válido y que debemos modificarlo o bien deshacer la
operación presionando la tecla .
Un dato es rechazado cuando no es compatible con el campo que lo recibe (por
ejemplo, una letra no es aceptada en un campo numérico).
Otro cartel de error que podrá aparecer en el ejemplo que veremos, es el que nos
advierte que hemos dejado vacío un campo requerido (figura 2.8).
La propiedad Requerido (que hemos establecido para el campo codcli, ver figura
2.2) signi-fica que Access no nos dejará pasar a otro registro sin antes completar
ese campo con algún dato válido.
Veremos más adelante que además de la validación inherente al tipo de dato
podemos, para cada campo, establecer reglas de validación de acuerdo a las
necesidades del formulario (por ejemplo, que un campo no acepte valores
superiores a 1000).
Existen otros campos que no son editables, como por ejemplo los del tipo Contador
Contador, en los cuales el programa asigna automáticamente un número
consecutivo para cada registro agregado, o los del tipo Calculado, que muestran
valores calculados por una fórmula. Tampoco podemos modificar los campos
bloqueados o desactivados, o algunos campos de consulta.

17. Cómo desplazarnos con el teclado
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-desplazarnos-teclado]
Cuando tengamos que ingresar cantidades mayores de datos, nos resultará útil
manejarnos con el teclado. Mostramos aquí una breve guía de las teclas que
cumplen alguna función especial.
Para:
Ir al campo siguiente ................................................................ Tabulador
Ir al campo anterior .................................................................. Shift + Tabulador
Ir al primer campo del registro actual ....................................... Inicio
Ir al último campo del registro actual ........................................ Fin
Ir al primer campo del primer registro (en una tabla) ............... Shift + Control +
Inicio
Ir a la página anterior en una tabla o
Ir al registro anterior en un formulario ...................................... Re Pág
Ir a la página siguiente en una tabla o
Ir al registro siguiente en un formulario .................................... Av Pág
Ir a un registro (por ejemplo al Nº 7) ........................................ F5, 7, Intro

18. Ingresemos datos en la tabla
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/ingresemos-datos-tabla]
Comenzaremos ahora a cargar los datos que necesitaremos para los ejercicios de
los próximos capítulos.
1. Ubicando el cursor en el primer campo escribiremos los datos que siguen,
utilizando en todos los casos las teclas indicadas en el primer renglón:
Notemos que al pasar a un nuevo campo, en la línea inferior de la ventana de Access
aparece el texto que ingresamos como descripción al diseñar la tabla.
Los valores de la clave (5, 68, 18) no fueron ingresados en forma ordenada, y
permanecerán en ese estado hasta que cerremos la tabla, momento en el cual
Access actualiza los índices de ma-nera tal que los registros aparezcan ordenados
cuando la volvamos a abrir.

19. Qué ocurre al ingresar datos idénticos en el campo clave
[http://www.mailxmail.com/...osoft-access-2000/que-ocurre-ingresar-datos-identicos-campo-clave]
Ya hemos dicho que en el campo CODCLI (y en todo otro campo que se declare indexado
con la opción sin duplicados) no nos será permitido ingresar un valor que ya exista para otro
regis-tro.
1. Comprobemos esta propiedad ingresando a continuación el siguiente registro:
Cuando hayamos completado el último campo (o cuando intentemos pasar a otro registro)
aparecerá la ventana de diálogo de la figura 2.9 indicándonos la condición de duplicado del
registro ingresado.
Figura 2.9
2. Debemos pulsar Aceptar, pulsar luego con el mouse sobre la clave duplicada (68) y
escribir otro número en su lugar, por ejemplo 9.

20. Cómo agregar registros
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-agregar-registros]
En la figura 2.6 podemos notar que debajo del último registro con datos se
encuentra un renglón señalado con un asterisco en su sector de control, lo que
indica que se trata del registro de inserción.
Si la tabla tiene muchos datos y no estamos viendo los últimos registros, es
probable que no se encuentre visible el registro de inserción en ese caso,
disponemos de un botón en la barra superior que permite visualizar ese registroy
coloca el cursor en su primer columna para comenzar el ingreso de los datos.
Cuando comencemos a escribir, el señalador adoptará la forma de indicador
activo. Al completar el último campo, el señalador se desplazará hacia abajo
abriendo un nuevo registro para el ingreso de los datos.
1. Pulsemos entonces en el primer campo del registro de inserción e ingresemos
estos datos:
2. Guardemos ahora la tabla pulsando el botón de Guardar. Conviene que nos
acos-tumbremos a guardar cada vez que terminemos una operación, aunque en este
ca-so no es estrictamente necesario ya que Access guarda cada registro modificado
en el momento en que pasamos al siguiente registro o a cualquier otro pulsando con
el mouse.
3. Cerremos la tabla pulsando clic sobre el botón de control de la ventana que la
con-tiene.

21. Cómo eliminar un registro
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-eliminar-registro]
Esta operación eliminará una fila de la tabla, que equivale a un registro. Estando en
el modo hoja de datos (que es como trabajamos hasta ahora):
1. Pulsemos en el sector de campos de uno de los renglones. El renglón quedará
re-saltado e indicado con el triángulo sólido (veremos mejor este tema cuando
estu-diemos selección de datos, en este mismo capítulo).
2. Pulsemos la tecla Suprimir y Access pedirá confirmación para eliminar el registro
(figura 2.10).
Figura: 2.10
3. Pulsemos Sí y la fila correspondiente (registro) desaparecerá de la tabla.
Podemos hacer esto mismo con la opción Eliminar registro, del menú EDICIÓN y
en ese caso no es necesario que la fila completa se encuentre seleccionada, bastará
con que el cursor se encuentre ubicado en cualquier campo de la misma.
Debemos prestar atención, puesto que si aceptamos, ya no podremos volver atrás
para re-cuperar el registro.

22. Qué hacer si el cuadro de datos no está en la pantalla
[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/que-hacer-si-cuadro-datos-no-esta-pantalla]
Ya sabemos que este cuadro (mostrado en la figura 1.8 del Capítulo 1) es imprescindible
pa-ra el manejo de los objetos de la base de datos y que, a menos que cerremos la base,
estará acti-vo, aunque puede ocurrir que en determinadas circunstancias no se encuentre a
la vista; por ejemplo cuando se superpone alguna ventana encima del mismo.
En este caso aparecerá en la barra superior un icono que representa a este cuadro (si no
estuviera, bastará con pulsar sobre cualquiera se los objetos para que aparezca). Pulsando
sobre este icono, el cuadro de la figura 1.8 aparecerá en primer plano.
Otra forma de activarlo es mediante la opción VENTANA del menú, en la que encontraremos
la opción, que en este caso es 1 Practica: Base de datos; al pulsarla reaparecerá el cuadro
en pri-mer plano.
Podemos ocultar a esta o cualquier otra ventana que utilicemos en nuestro trabajo con
Ac-cess con la opción Ocultar del menú VENTANA.
En el caso de la ventana Base de datos siempre contaremos con el mencionado botón para
hacerla aparecer pero si la que se encontrara oculta fuera la ventana de un objeto cualquiera
de la base podremos volverla a visualizar si elegimos Mostrar en el menú VENTANA, lo que
abrirá un cuadro con una lista de todos los objetos ocultos. Pulsando sobre cada uno de
ellos los traemos nuevamente a la pantalla. Otra forma es simplemente volviendo a abrir el
objeto seleccionándolo en la ventana Base de datos.
Qué es una aplicación de base de datos
Tratándose de bases de datos Access, podemos decir que una aplicación es una base de
datos (el archivo mdb que ya conocemos) que tiene definidos algunos objetos que nos
permiten utilizar esos datos.
El contenido de esa base podría ser desde algo tan simple como una tabla con parámetros de
ordenamiento que nos permitan ver y actualizar sus datos manteniendo un orden
determinado hasta algo tan complejo como un sistema completo de reservas manejado desde
varias terminales.
Por lo general cuando se define una aplicación para uso de terceros, se incluyen en la misma
ciertos parámetros para que, junto con la apertura de la base, arranque algún proceso inicial.
Normalmente este proceso inicial consiste en presentar un determinado formulario o un
menú de opciones en la pantalla.
Podemos colocar el icono que representa esta base de datos en el escritorio de Windows
95/98 o en algún lugar del menú Inicio, y así facilitar el acceso a la misma de los usuarios
que vayan a emplearla.
En el CD-ROM de Office 2000 encontraremos varias aplicaciones a modo de ejemplo.
Busquemos (con el comandoBuscar de Windows) la clave *.MDB en la unidad donde hemos
coloca-do el mencionado CD y aparecerá una lista de estas aplicaciones. Pulsemos allí
mismo y arrastremos hacia el escritorio o cualquier carpeta que utilizamos habitualmente y
tendremos un ejemplo de desarrollo de bases de datos que podemos abrir, modificar,
investigar, etc.

23. Cómo copiar una tabla (o cualquier otro objeto)
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-copiar-tabla-cualquier-objeto]
Podemos hacer duplicados de objetos utilizando el mouse. Si mantenemos pulsada
la tecla Control mientras arrastramos algún objeto (tabla, consulta, etc.) dentro del
cuadro Base de datos, cuando soltemos el botón aparecerá un duplicado con el
nombre Copia de xxxx, siendo xxxx el nombre del objeto original.
La posibilidad de duplicar nos permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo cuando debamos
crear objetos similares. Obtenido el nuevo objeto duplicado en la forma que se
indicó arriba, cambiaremos pri-meramente el nombre Copia de xxxx por otro más
adecuado para el nuevo objeto (como veremos enseguida) y luego abriremos este
duplicado con la opción de diseño correspondiente, para efec-tuar los cambios
necesarios. Además de facilitarnos nuestra tarea, este método dará uniformidad y
coherencia a nuestros diseños, ya que procediendo de este modo estaremos seguros
de que la diferencia del duplicado respecto del original será sólo lo que
modificamos después de la copia.

24. Cómo renombrar una tabla (o cualquier otro objeto)
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-renombrar-tabla-cualquier-objeto]
Lo que sigue es una propiedad intrínseca de todo objeto bajo Windows 95/98: si pulsamos
una vez sobre el objeto (en nuestro caso cualquiera de Access cuyo icono representativo se
en-cuentre dentro del cuadroBase de datos) y luego de un instante volvemos a pulsar sobre
el mis-mo, aparecerá recuadrado el nombre de ese objeto y podremos escribir el nuevo
nombre en su lugar.
Ahora, con la versión 2000 podemos cambiar los nombres de los objetos libremente
Ahora podemos cambiar el nombre de los objetos sin preocuparnos por otros objetos que los
utilizan. Si por ejemplo utilizamos la tabla de Clientes en consultas, formularios, etc., al
cam-biar el nombre de la misma (en versiones anteriores de Access) teníamos el
inconveniente de que los objetos que empleaban esa tabla, presentaban un mensaje de error
indicando que"no existe el objeto tabla Clientes".
Ahora, en la nueva versión 2000, cuando cambiamos el nombre de cualquier objeto, Access
modifica automáticamente todas las referencias a ese objeto para adaptarlas a la nueva
denomi-nación del mismo.
De este modo, si fuera necesario, podemos reorganizar en unos pocos minutos los nombres
de todos los objetos de la base.

25. El orden de los datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/orden-datos]
Una de las ventajas más importantes que nos proporcionan las bases de datos es la
de po-der manejar la información en el orden requerido en cada caso.
Por ejemplo, si en un servicio médico se presenta un paciente que recuerda su
número de historia clínica, el operador lo ubicará inmediatamente tipeando ese
número, pero si el paciente no lo recuerda se lo buscará por su nombre en una lista
alfabética. El paciente tiene un único registro de legajo médico y, por lo tanto,
estamos accediendo a la misma información por dos vías diferen-tes.
Esto es sólo un ejemplo de los múltiples beneficios que pueden obtenerse de una
base de datos como la que nos ocupa.
Qué es un índice o clave
Disponiendo de una computadora lo suficientemente rápida, el operador del
ejemplo anterior podría ordenar los datos en forma alfabética para ubicar al
paciente por su nombre, pero existe una forma mejor de hacer esto utilizando
índices.
Un índice es una característica de la tabla asociada a un determinado campo de la
misma, que nos permite definir un ordenamiento y una clave de acceso particular
para los datos conteni-dos en dicha tabla.
Podemos decir que un índice nos permite:
Leer o listar los registros de la tabla en un orden determinado.
Acceder a un determinado registro en forma directa.
Relacionar datos de distintas tablas.
La clave principal de la tabla
Si bien en Access no es obligatorio, generalmente se acostumbra identificar a cada fila
fila o re-gistro con un único número de código o de serie, como por ejemplo el
número de legajo del em-pleado o el número de serie del producto.
En caso como los mencionados es conveniente definir para esos campos la
característica Indexado Sin duplicados y de esta forma nos aseguraremos que
Access nos impedirá ingresar más de un registro con el mismo valor de ese campo
(es decir que de esta manera evitaremos tener dos registros con la misma clave
identificatoria).
También podemos designar a ese campo como Clave principal de la tabla y de esa
forma la tabla se mantendrá siempre ordenada de acuerdo con el valor de ese
campo.
Cuando ingresamos datos en una tabla estos van ocupando posiciones consecutivas
y ese será el orden natural de la tabla u orden físico de los registros.
No obstante, como lo vimos en la figura 2.5, Access nos sugiere que definamos un
índice principal para que en adelante sea ese índice el que defina el orden en que se

presentarán los registros.
Veremos luego, que se puede establecer el ordenamiento de los registros sin
necesidad de Clave principal, definiéndolo como una propiedad de la tabla. No
obstante, veremos algunos casos en los que es ventajoso establecer una clave
principal para la tabla.

26. Cómo imprimir los datos de una tabla
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-imprimir-datos-tabla]
Dedicaremos este capítulo a describir los ajustes que podemos aplicar al diseño
inicial de la tabla de nuestro ejemplo. En tal sentido, agregaremos nuevas columnas,
reubicaremos las exis-tentes, cambiaremos el nombre de los campos, etc. Con
estas prácticas podremos comprobar lo simple que resulta aplicar estos cambios,
incluso sobre una tabla que ya contiene datos. Pero an-tes veremos cómo se
imprimen los distintos objetos de la base de datos.
Cómo imprimir los datos de una tabla
Ya sabemos cómo abrir una tabla en el modo de presentación hoja de datos, y de
hecho te-nemos abierta nuestra tabla en ese modo, de acuerdo con el ejercicio
anterior.
1. En ese caso pulsaremos el botón imprimir aparecerá el aviso de la figura 3.1
indicándo-nos que el objeto está siendo enviado al dispositivo de impresión.
Figura: 3.1
Si, en cambio, seleccionamos la opción Imprimir del menú ARCHIVO, se mostrará el
cuadro de diálogo de control de la impresión de la figura 3.2.
Figura: 3.2
2. Pulsando aquí el botón aceptar imprimiremos todos los registros de la tabla del
mismo modo que si utilizáramos el botón que mostramos anteriormente.

mismo modo que si utilizáramos el botón que mostramos anteriormente.
Podemos seleccionar un área (ya hemos visto cómo se selecciona desde la parte
de un campo a toda la tabla) y activar en cuadro de la figura 3.2 el botón Registros
se-leccionados, para imprimir sólo el área resaltada.
Si, en cambio, activamos la opción Páginas, podremos solicitar la impresión de
de-terminadas páginas completando los campos Desde y Hasta con los números de
las mismas.
En el campo Copias indicaremos la cantidad de copias que se imprimirán.
Habilitando la casilla Intercalar podremos definir si se imprimirán todas las páginas
de la primera copia, luego todas las de la segunda, o bien todas las copias de la
primera página, luego todas las de la segunda, etc.
En todos los casos obtendremos un listado de la tabla ordenado de acuerdo con la
clave principal o, en su defecto, en el orden en que se encuentren grabados los
registros.
Para realizar una impresión más acabada utilizaremos el Informe que, junto con el
Formu-lario, constituyen los dos medios más apropiados para brindar información
de las bases Access a personas no especializadas en el tema.

27. Cómo elegir la impresora
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-elegir-impresora]
Access realiza sus impresiones utilizando como parámetros los que se encuentran
definidos actualmente para Windows, en relación con la impresora elegida. Windows
permite más de una definición de impresora; veamos cómo se elige la impresora y
las características de impresión.
En la figura 3.2 podemos leer, en el campo Estado, las características de la
impresora se-leccionada. En la figura se indica que la impresora seleccionada es la
que se ha definido para Windows como impresora predeterminada.
Como podemos apreciar, el campo Nombre puede abrir una lista; pulsando el icono
corres-pondiente se mostrarán todas las impresoras disponibles (se trata de las
impresoras que se en-cuentren instaladas para Windows).
Lo que seleccionamos aquí no es la impresora en sí, sino distintas definiciones de
impre-sión, que pueden estar destinadas a distintas impresoras o no. Un ejemplo
típico de dos o más definiciones para una misma impresora lo tenemos en el caso
de las impresoras láser, que por lo general disponen de dos modos de impresión:
Postscript y PCL (dos controladores o programas distintos que podemos utilizar para
imprimir en la misma impresora).
Los campos Tipo, Dónde, etc., nos muestran otros datos de la impresora
seleccionada. Si no contamos con una impresora, podemos activar la casilla Imprimir en un arc
Imprimir en un archivo, para llevar el trabajo a otra PC que disponga de impresora.
En este caso, en lugar de ir al papel , se generará un archivo de impresión que luego
podremos utilizar en otra instalación; veremos esto más ade-lante en este mismo
capítulo.

28. Cómo ajustar el modo de impresión
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-ajustar-modo-impresion]
Si estando en el cuadro 3.2 pulsamos el botón Propiedades, se presentará el cuadro
de control de la impresora. Este cuadro dependerá de la impresora que tengamos
instalada en el sistema; mostraremos aquí el que corresponde a una impresora
Hewlett Packard de chorro de tinta (figura 3.3).
Figura: 3.3
En el primer subcuadro: ColorSmart podemos seleccionar el modo de
Administración del co-lor entre Automático y Manual (en este caso se habilitará el
botón Opciones, que nos dejará modi-ficar los distintos parámetros).
En el segundo subcuadro: Modo de Impresión podemos elegir entre los modos
Óptimo, Normal y EconoFast.
No avanzaremos en más detalles porque, como dijéramos anteriormente, todo esto
es parti-cular para cada marca y modelo de impresora, pero diremos que, para
imprimir tablas, formula-rios, informes y todo aquello que comprenda sólo datos,
líneas y recuadros bastará con el modo predeterminado, es decir sólo pulsando Aceptar
Aceptar en el cuadro de la figura 3.2.
Selección del tipo de papel
Si en el cuadro anterior (figura 3.3) pulsamos sobre la solapa Papel, el mismo
cambiará su aspecto por el que nos muestra la figura 3.4.

Figura: 3.4
Podemos abrir la lista superior para elegir el tamaño del papel que mejor se adapte
a la hoja que colocaremos en la impresora.
En el ejemplo, la lista muestra como seleccionado el formato A4, y junto al mismo
podemos leer las medidas del papel.
Cómo imprimir en forma apaisada
Si tenemos que imprimir una tabla que contiene muchos campos, es probable que la
misma no quepa en el ancho de la página. Conviene entonces colocar la impresión
en formaapaisada para así aprovechar el largo de la página como ancho.
En el panel titulado Avanzadas definiremos si la impresión se hará a lo alto
(Vertical) o en forma apaisada, a lo ancho de la página (Horizontal).
Cómo modificar los márgenes y encabezados de columnas
Si en la ventana de diálogo de la figura 3.2 pulsa-mos el botón Configurar,
aparecerá el cuadro de la figura 3.5.

Figura: 3.5
Allí podemos cambiar los valores de los cuatro már-genes. Los cambios aparecen
reflejados en forma gráfica en el recuadro Ejemplo.
En el caso de imprimir hojas de datos, con la casilla Encabezados de impresión
habilitada, se envían los encabezamientos de columna a cada página; en cambio, si
la apagamos, los encabezados se imprimen sólo una vez, al comienzo del listado.

29. Cómo visualizar nuestro trabajo antes de imprimir
[http://www.mailxmail.com/...rosoft-access-2000/como-visualizar-nuestro-trabajo-antes-imprimir]
Es conveniente que, antes de enviar la información a la impresora, nos aseguremos que el
resultado será el que estamos esperando y, para ello, nada mejor que ver el trabajo
previa-mente en la pantalla.
Pulsando el botón de Vista previa de impresión traeremos a la pantalla una imagen
similar a la que tendrá el trabajo una vez impreso.
Cómo imprimir en otra PC que no disponga de Access
Muchos usuarios que no disponen de impresora en su instalación se harán esta pregunta.
Este problema se resuelve utilizando la opción Imprimir en un archivo.
Activando esta casilla (cuadro 3.2), cuando pulsemos el botón Aceptar se nos solicitará un
nombre para el archivo en el que se guardará la imagen del resultado impreso. El formato
del mismo dependerá del controlador (driver) de impresora que tengamos seleccionado
como impre-sora activa para Windows, y el mismo deberá ser adecuado para la impresora
en la que imprimi-remos; debemos consultar la documentación de Windows a fin de instalar
el controlador de impre-sora que corresponda a la PC en donde imprimiremos.
Luego, copiando este archivo a un disquete, podemos llevarlo a otra PC con impresora e
imprimirlo escribiendo en la línea de DOS (o en una sesión DOS dentro de Windows):
COPY nnnnn/B LPT1
En donde nnnnn representa el nombre que dimos al archivo de impresión cuando lo
gene-ramos en Access.
El parámetro / B puede no ser necesario según el caso, dependiendo del tipo de archivo que
se haya generado, por lo que recomendamos probar con o sin el mismo. Por ejemplo, en el
caso de generar para una impresora Postscript bajo Windows 95/98 e imprimir con una
sesión de DOS también bajo Windows 95/98, no es necesario y si se trata de una impresora
Hewlett Packard ó Epson de chorro de tinta tampoco.

30. Cómo agregar un campo (columna) a la tabla
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-agregar-campo-columna-tabla]
Es muy sencillo agregar campos a una tabla, y esto es posible inclusive si la tabla
tiene ya datos cargados. Trabajaremos con el mismo cuadro que utilizáramos para
definir la tabla. Seguramente habremos notado que para que la dirección sea
completa está faltando un campo para la Provincia, que es justamente lo que
agregaremos.
Ingresaremos entonces a Access y abriremos la base de datos Practica.mdb.
El modo diseño y el modo hoja de datos
Como ya vimos, el cuadro de diálogo Base de datos (figura 1.8 del Capítulo 1)
dispone de un botón para Diseñar o modificar la estructura de una tabla, pero existe
otro modo de acceder al modo diseño.
Toda vez que accedamos a un formulario, un informe, o una tabla, como en este
caso, aparecerá en la barra de botones, a la izquierda un icono tipo lista como el
que se muestra en la figura 3.6.
Pulsando donde se indica, se abrirá la lista que aparece debajo; allí podremos elegir
el modo Diseño si estamos en el modo datos (tabla) o como modo Datos si estamos
modificando el objeto (en modo diseño).
Los modos de trabajo posibles dependen del objeto de que se trate; trabajando con
formularios y con tablas se mostrarán dos modos, y con informes y consultas tres;
pero no debemos equivocarnos, lo que nos muestra el icono no es el modo en que
se encuentra actualmente el objeto, sino el modo alternativo al que pasaremos si lo
pulsamos.
Esto significa que podemos cambiar de un modo al otro, lo que nos permite una
forma muy rápida de retocar el diseño si, al ingresar los datos, notamos que algo no
está bien, como por ejemplo tipos de datos, longitudes, campos que faltan, etc.

1. En el cuadro Base de datos pulsemos doble clic sobre Clientes, con lo cual
se abrirá la mencionada tabla en el modo hoja de datos (figura 2.6 de Capítulo 2).
Lo que haremos a continuación será modificar el diseño de la tabla; para ello...
2. Pulsemos el botón de diseño (en el mismo cuadro Base de datos), con lo que
aparecerá la cuadrícula de diseño para esta tabla (que ya vimos en la figura 2.3) y
estaremos en condiciones de modificar cualquier detalle de la estructura de la tabla
o agregar campos, que es lo que haremos a continuación.
3. Agregaremos ahora el campo para la provincia. Para ello nos ubicamos en la
primera columna del primer renglón libre (debajo de TELEFONO) y escribimos allíPROVINCIA
PROVINCIAcomo nombre del campo.
4. Pulsemos Tabulador para pasar a la definición del tipo de dato.
5. Para el tipo de dato seleccionamos Texto y en el recuadro Propiedades del
campo le asignamos un tamaño de 22 caracteres.
6. Pulsemos sobre la propiedad Requerido (en el sector inferior) y
seleccionemos Sí.
7. Pasando a Descripción con Tabulador escribimos "Nombre de la Provincia".
8. Pulsemos el botón grabar para guardar estos últimos cambios.
El campo que agregamos siempre debe contener datos, debido a que lo definimos
con la propiedad Requerido. Cuando grabemos la tabla, Access verificará la
coherencia de todos sus datos y encontrará un error; un campo Requerido se
encuentra vacío, ya que no hemos ingresado aún el nombre de la provincia en
ningún registro. El error está indicado en el cuadro de la figura 3.7, pues el campo Provincia
Provinciase destaca en negro.
9. Contestaremos No, ya que conocemos cuál es el motivo del error que se
muestra; de esta forma la tabla será grabada con los cambios que hemos hecho en
su diseño.

Figura 3.7
10. Pulsando el botón correspondiente en la barra de botones o bien el botón
Abrir, del cuadro de diálogo Base de datos, pasemos a modo ingreso de datos
(hoja de datos) y ya estaremos en condiciones de completar el campo agregado para
todos los registros, colocándole a cada uno la provincia correspondiente, si bien no
haremos esto por ahora.
En este caso, como en muchos otros en los que tengamos que ingresar datos que se
repiten, trabajaremos menos utilizando el Portapapeles, por lo tanto conozcamos
primero el Portapapeles para después ingresar los datos que faltan, con mucho
menos trabajo.

31. Qué es el Portapapeles
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-portapapeles]
Se trata de un área de memoria que se utiliza bajo control de Windows, en la que
podemos guardar temporariamente piezas de información (textos, valores,
imágenes, etc.) para luego inser-tar esa información en la misma aplicación o en
cualquier otra aplicación Windows que sea capaz de manejar ese tipo de objetos.
Para colocar un dato en el portapapeles previamente debemos seleccionarlo
(resaltarlo). Aunque en el próximo ejercicio sólo necesitaremos seleccionar campos,
veremos cómo se selec-ciona, desde parte de un campo, a toda una tabla completa.
Cómo seleccionar datos
Seleccionar parte de un campo
Utilizando el mouse podremos seleccionar parte de un campo pintando los datos.
Seleccionar un campo
Cuando explicamos el modo edición y el modo reemplazo aprendimos a resaltar un
campo (seleccionarlo) pulsando F2 o bien pulsando a su izquierda con el mouse; el
puntero se convierte en una cruz.
Seleccionar un registro
Teniendo el campo seleccionado podemos pulsar Shift y la Barra espaciadora, para
selec-cionar el registro actual.
Para hacer esto mismo con el mouse nos ubicamos a la izquierda del registro sobre
el botón de control; el cursor se convierte en y pulsamos.
Seleccionar más registros
Estando en el registro actual seleccionado podemos pulsar Shift y las teclas
direccionales Arriba y Abajo para seleccionar varios registros.
Para seleccionar varios registros con el mouse seleccionamos el primero con y
manteniendo presionado el mouse nos desplazamos hacia abajo.
Seleccionar toda la tabla
Estando en cualquier parte de la tabla pulsamos Control + A.
Para hacerlo con el mouse pulsamos en el botón de selección de tabla.
Nos valdremos ahora del portapapeles para ahorrarnos el escribir la palabra Capital
y BsAs en cada registro. Sigamos estas instrucciones:

1. Pulsemos en la columna de la PROVINCIA en la primera casilla, en donde
corresponde escri-bir Capital, y escribamos esa palabra.
2. Pulsemos F2 y la palabra escrita quedará resaltada con fondo negro.
3. Pulsemos Control + C para colocar una copia del texto resaltado en el
portapapeles.
4. Pulsemos en el próximo campo de esta columna que corresponda a un registro de
Capital (obviamente, son todos aquellos cuya localidad es también Capital).
5. Pulsemos Control + V para insertar la copia del portapapeles en el nuevo campo.
6. Pulsemos nuevamente en el próximo campo que lleve Capital y luego Control + V.
Repitiendo sólo este último paso coloquemos la leyenda "Capital" a todos los
registros en los que correspon-da.
7. Escribamos BsAs en el primer campo en que corresponda y luego, con el
portapapeles, co-piémoslo a los registros restantes de la provincia de Buenos Aires.

32. Cómo mover o reubicar una columna de la tabla
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-mover-reubicar-columna-tabla]
Una vez definida la tabla (o durante su definición), podemos reacomodar cualquiera de sus
campos, cambiando su ubicación. Por ejemplo, el campo TELEFONO nos ha quedado entre
LO-CALIDAD y PROVINCIA. Practicaremos ahora reacomodando esas columnas y algunas
más que necesitaremos para futuros ejercicios.
El cambio que haremos no afectará a los datos de la tabla ni a ninguna consulta, formulario
o in-forme (si los tuviéramos) que tomen datos de campos de esa tabla.
Podemos reubicar campos, tanto en diseño como en la presentación de hoja de datos. Por lo
tanto, y con el fin de practicar en ambos modos, moveremos una de las columnas en el
modo diseño, pasaremos al modo hoja de datos y haremos luego los propio con la otra en
este modo.
En modo diseño
1. En el ejercicio anterior habíamos quedado frente a la hoja de datos de clientes; pulsemos
aho-ra el botón Diseño.
2. Pulsemos en el sector de campos del renglón de DIRECCIÓN para seleccionarlo. El
renglón quedará resaltado en video inverso; liberemos el botón delmouse.
3. Pulsemos nuevamente sobre el selector y, sin soltar, arrastrémoslo un renglón hacia
abajo, de modo que quede debajo de LOCALIDAD. Liberemos el mouse y veremos el campo
en una nueva posición.
En modo hoja de datos
1. Pasemos a modo hoja de datos.
Antes de pasar a este modo, Access nos preguntará si guardamos la tabla (con los
cambios); pul-samos Sí.
Para mover el campo en el modo hoja de datos:
2. Pulsemos en el rótulo de la columna PROVINCIA para seleccionarla. La columna quedará
resaltada en video inverso; liberemos el botón del mouse.
3. Pulsemos nuevamente sobre el rótulo y, sin soltar, arrastrémoslo hacia la izquierda hasta
que aparezca una línea negra gruesa en el lugar en donde deseamos reubicar la columna y
allí li-beremos el mouse.

33. Cómo eliminar una columna
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-eliminar-columna]
Esta operación eliminará una columna de la tabla o, lo que es lo mismo, el campo
corres-pondiente de cada uno de sus registros. Podemos hacer esto tanto en modo
diseño como en mo-do datos.
1. En el modo en que nos encontremos se-leccionemos la columna de igual manera
que lo hicimos para desplazarla.
2. Si nos encontramos en modo Diseño pulsemos la tecla Suprimir; y si se trata del
modo Datos pulsemos sobre la selección con el botón derecho y elijamos Eliminar
columna. Access pedirá confirmación (figura 3.8).
Figura 3.8
3. Pulsemos Sí, y la columna correspondiente habrá desaparecido de la tabla.
4. Pulsemos el botón Deshacer o bien Control + Z y el campo eliminado reaparecerá.
Podemos hacer esto mismo con la opción Eliminar filas, en el menú EDICIÓN.

34. Cómo deshacer un comando
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-deshacer-comando]
Si luego de efectuar distintos comandos observamos la opción Deshacer del menú EDI-CIÓN
EDI-CIÓN, veremos que la misma cabía de acuerdo con la última operación
efectuada. Así podremos encontrarnos con la opción Deshacer entrada, que nos
permitirá corregir la edición de los datos almacenados en un campo, o Deshacer
campo activo o Deshacer registro activo (equivalente a la tecla Escape) para anular
todos los cambios si aún no hemos abandonado el registro o bien, como ocurrirá en
este caso, la opción será Deshacer eliminar.
Luego de eliminar esta columna, si intentamos salir de la tabla o cambiar el modo a
diseño u hoja de datos se nos preguntará si deseamos guardar los cambios de
diseño efectuados en la tabla. Si estamos de acuerdo con los cambios contestaremos
Sí. Hecho esto, la tabla ha sido guardada con los cambios y ya no es posible
deshacer la operación para restituir la columna eli-minada.

35. Cómo modificar el ancho de las columnas
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-modificar-ancho-columnas]
Si recorremos la tabla Clientes veremos que nuestros datos no siempre caben
perfectamen-te en las celdas que les destinamos. Algunas columnas tendrán un
ancho insuficiente y otras po-drán tener un ancho excesivo para todos los datos que
corresponden a esa columna.
En cualquiera de los dos casos podremos ajustar fácilmente el ancho de las columnas
a los datos que éstas contengan; para ello haremos lo siguiente:
1. Abramos la tabla en modo hoja de datos.
2. Sin pulsar ningún botón, ubiquemos el puntero del mouse entre los rótulos
(encabezados) de columna NOMBRE y DIRECCIÓN (el puntero tomará el aspecto de
una doble flecha).
3. Pulsaremos y, manteniendo presionado el botón del mouse, desplazaremos hacia
la derecha hasta ver que el contenido de la columna NOMBRE cabe perfectamente en
la misma. Repeti-remos luego la operación con cada columna.
4. El nombre de campo CODCLI es muy extenso comprándolo con los datos que
contiene la co-lumna, en consecuencia, lo acortaremos llevando el señalador entre CODCLI
CODCLIy NOMBRE; pul-sando allí y, manteniendo presionado el botón del mouse,
desplazamos la línea hacia la iz-quierda.
5. Por último, guardemos los cambios en la tabla.
Cómo ampliar un campo; el comando Zoom
Si a pesar de haber ensanchado la columna, los datos aún exceden el tamaño de la
misma, podemos recurrir al comando Zoom. Este comando es aplicable a cualquier
campo de ingreso de datos, ya sea dentro de un formulario o en un formato de tabla,
en la propia tabla o en la consulta.
1. Pulsemos, por ejemplo, en alguno de los campos de la tabla para seleccionarlo y
luego pulse-mos Shift + F2; aparecerá el cuadro de la figura 3.9.
Figura 3.9

Disponemos ahora de un espacio casi ilimitado (observemos las barras de
desplazamiento) para ver, ingresar o corregir los datos contenidos en el campo.
Cómo ajustar automáticamente una columna
Podemos establecer o modificar el ancho de las columnas mediante el cuadro de
diálogo Ancho de columna. Veamos cómo:
1. Pulsemos sobre el rótulo de la columna que queremos ajustar, la misma quedará
selecciona-da.
2. Pulsemos sobre la selección con el botón derecho y del menú emergente
seleccionemos Ancho de columna. Aparecerá el cuadro de diálogo de la fi-gura 3.10.
Allí se muestra el ancho actual de la columna, y podemos cambiarlo por cualquier
valor para estable-cerlo así en forma numérica.
Si activamos la casilla Ancho estándar y pulsamos Aceptar, la columna tomará el
ancho original (el que tenía cuando creamos el campo) y que Access calcula
considerando únicamente el ancho que ocupa el rótulo de la misma.
Si en lugar de Aceptar, pulsamos el botón Ajuste perfecto, el ancho de la columna
se ajus-tará al mínimo necesario, según los datos que ésta contenga, o al rótulo de la
misma.

36. Cómo cambiar el tamaño de un campo
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-cambiar-tamano-campo]
Vimos que se puede cambiar el ancho de las columnas simplemente desplazando la
línea divisoria entre las mismas, pero ¿cómo hacemos para cambiar la capacidad del
campo?. Una vez creada la tabal podemos acceder nuevamente al modo diseño y
cambiar allí el tamaño del campo (la cantidad de caracteres que éste puede
contener).
Esta operación es muy sencilla, pero debemos considerar que si reducimos el
tamaño de un campo, podría ocurrir que los datos contenidos no quepan en el
nuevo tamaño, y en ese caso, de seguir adelante con el cambio, se perdería parte de
la información contenida en dicho campo.
Probemos reducir el campo Localidad.
1. Pulsemos el botón Modo diseño, para acceder a la definición de la estructura de
la tabla.
2. Pulsemos sobre Localidad. En el cuadro inferior de Propiedades aparecerá en el
primer pa-rámetro, Tamaño del campo, el valor 50, que es el estándar para
campos de texto, estableci-do cuando creamos la tabla.
3. Cambiemos este valor por otro menor (por ejemplo 20).
4. Pulsemos el botón Grabar para guardar este cambio en la estructura de la tabla.
Aparecerá una advertencia indicándonos que hemos reducido el tamaño de un
campo y po-drían llegar a perderse datos.
5. Como sabemos que la totalidad de los datos de esa columna tienen menos de
veinte caracte-res de longitud, pulsaremos Sí.
6. Volvamos al modo hoja de datos para ver el cambio y luego, repitiendo los pasos
de este ejer-cicio, volvamos a dejar el tamaño en 50.

37. Cómo cambiar el rótulo de una columna
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-cambiar-rotulo-columna]
En este curso aprenderemos a crear consultas y formularios que, como explicamos,
no hacen más que mostrarnos la información contenida en las distintas tablas de la
aplicación. Esta información es tomada de las columnas de las tablas en base al
nombre o etiqueta que se mues-tra en el encabezado de la tabla que es la misma
información disponible en la columnaNombre del campo en la grilla diseño.
Pero en este caso ocurre lo mismo que vimos cuando cambiamos el nombre de un
objeto de la base de datos: Access se encarga de ajustar automáticamente todos los
objetos dependientes de esta tabla para que hagan ahora referencia al nuevo
nombre.
Cambiemos un rótulo en modo diseño
1. Accedamos al modo diseño de la tabla Clientes y en la co-lumna Nombre del
campo pulsemos en el nombre de algún campo, por ejemplo sobre LOCALIDAD y,
del mismo modo que aprendimos a modificar los datos de un campo, cam-biemos
el nombre de ese campo por PARTIDO.
2. Ahora, volvamos al modo hoja de datos para comprobar los cambios. (Aparecerá
el cartel de la figura 3.11 indicándonos que debemos guardar la tabla antes de
seguir).
3. Contestemos pulsando sobre Sí.
En modo hoja de datos
4. Ya en el modo hoja de datos seleccionemos la columna Partido pulsando sobre su
rótulo y luego volvamos a pulsar cualquier parte de la columna con el botón
derecho. Aparecerá un menú emergente de columna.
5. De allí seleccionemos la última opción: Cambiar nombre de columna. Aparecerá
resaltado sólo el rótulo de la columna.
6. Ya sabemos como editar un campo; cambiemos este rótulo volviendo a escribir en
su lugar Localidad.
Aquí no se nos pide que guardemos la tabla, aunque es recomendable en este caso
pulsar el bo-tón Guardar.

Cómo asignar un alias
Utilizando la propiedad Título que veremos en el Capítulo 8 cuando tratemos el
tema de las propiedades de los campos tipo texto, podemos asignar al campo un
alias, más representativo o explícito pero conservando el nombre interno del campo.
Este alias se presentará toda vez que abramos la tabla (o consultas creadas en base
a la misma) en modo datos, pero seguirá siendo el nombre original en el modo diseño
diseño.

38. Cómo crear una lista de ayuda para una columna
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-lista-ayuda-columna]
Si un determinado dato contiene valores posibles o contiene algunos valores de uso
fre-cuente, en ambos casos podemos elaborar una lista con esos valores, la que
podremos abrir lue-go para seleccionar alguno de ellos. Utilizando este tipo de listas
cuando sea posible, cambiare-mos la tarea detipear por la de elegir.
Creemos una lista para el campo Provincia; este ejemplo es particularmente
adecuado, ya que se trata de un dato con una cantidad limitada y fija de valores y es
poco probable que deba-mos cambiarlos en lo futuro.
Una vez establecida esta propiedad será heredada por todas las consultas y
formularios que to-men ese dato de la tabla. Si optamos por no colocar listas en los
campos de la tabla, veremos que podemos establecerlas también en consultas y
formularios:
1. Accedamos al modo diseño de la tabla Clientes y pulsemos en el campo Provincia
para selec-cionarlo.
2. En el cuadro inferior de parámetros pulsemos la solapa Búsqueda. Se mostrará la
primera opción (figura 3.12).
Figura 3.12
3. Si abrimos la lista correspondiente aparecerán las opciones de la figura 3.13.
Seleccionemos Cuadro de lista.
Figura 3.13
Notaremos que el cuadro de parámetros se ha extendido como lo muestra la figura
3.14. En el segundo renglón de este cuadro, el parámetro Tipo de origen de la fila
nos permite definir de dónde se tomarán los datos que se mostrarán en la lista.
4. Pulsemos sobre el botón de lista para mostrar sus posibilidades (figura 3.15) y
seleccionemos Lista de valores.

Podríamos elegir la opción Tabla o Consulta y en ese caso deberíamos crear una tabla
de provincias y asignarla como origen de los datos.
Como elegimos Lista de valores, en el siguiente campo, Origen de la fila (ver figura
3.14), debemos ingresar la lista de textos que formarán la lista, separados por punto
y coma. Para facili-tarnos esta tarea utilizaremos el comando Zoom:
5. Pulsemos sobre el campo referido y luego Shifrt + F2. En la ventana de Zoom
ingresemos los datos de la figura 3.16 y pulsemos luego Aceptar.
Figura 3.16
6. Verifiquemos el resto de los parámetros de modo que coincidan con los que se
muestran en la figura 3.14.
El parámetro Número de columnas especifica qué cantidad de columnas se
mostrarán en la lista. Si el texto a seleccionar en la lista es autoexplicativo (como en
nuestro caso), dejaremos el valor preestablecido (1), en cuadro de la figura 3.14, para
crear una lista de columna única como la que muestra la figura 3.17.

39. Cómo crear una lista a dos columnas
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-lista-dos-columnas]
Si se trata de un código, podemos crear una lista a dos columnas; la primera,
asociada al campo de la tabla, servirá para mostrar y elegir el código; y la segunda,
para mostrarnos el signifi-cado del mismo. Haremos esto con la Provincia; en lugar
del nombre completo guardaremos un código de la provincia. Necesitaremos
entonces una lista a dos columnas como la que vemos en la figura 3.18, en donde se
muestra el código (ése es verdaderamente el dato) y a su derecha la descripción que
nos permitirá elegir dicho código.
Cambiemos el nombre y el tamaño del campo Provincia
El primer paso de esta transformación será cambiar el nombre del campo, su tamaño
y atri-butos, mediante el siguiente procedimiento:
1. Pasemos al modo Diseño, resaltemos el nombre del campo Provincia y
cambiémoslo por CODPROVIN. Este cambio es sólo para que se entienda mejor el
contenido del campo (ahora será un código y por lo tanto se entenderá más fácil si
lo llamamos CodProvin).
2. Estando seleccionado CodProvin, en el cuadro inferior de propiedades
cambiemos el primer parámetro, Tamaño del campo, colocando 2 en lugar de 50.
3. En el campo Formato coloquemos el signo > .
El símbolo > en formato significa que toda entrada que se coloque en ese capo será
convertida a MAYÚSCULAS.
Este cambio conlleva la reducción del tamaño de esta tabla (pensemos que si la
misma tu-viera 10.000 registros, en cada uno de ellos estaremos ocupando sólo 2
bytes en lugar de 50 y por lo tanto el tamaño de la tabla se reducirá en (10.000 x 48
= 480.000 = 480Kb) además del tra-bajo de tipeo que ahorraremos al usuario.
4. Pulsemos el botón Guardar para guardar este cambio en la estructura de la tabla.
Aparecerá una advertencia indicándonos que hemos reducido el tamaño de un
campo y podrían llegar a perderse datos).
5. En este caso no nos preocupa perder la información porque ingresaremos
nuevamente los datos de la lista; pulsemos Sí.
Codifiquemos ahora la provincia
El siguiente paso será cambiar los datos del parámetro Origen de la fila.
1. Accedamos nuevamente a Clientes, en modo diseño, y pulsemos sobre la línea
correspon-diente a CodProvin para seleccionar este campo.
2. Pulsemos abajo en la solapa Búsqueda.
No necesitamos definir los parámetros referentes a tipo de origen porque ya lo
hicimos cuando decidimos transformar esa columna en un control de tipo lista en el
ejercicio anterior; cambiaremos entonces los datos del parámetro Origen de la fila
reemplazando el nombre de las provincias por código y nombre, con miras a crear
una lista a dos columnas.

una lista a dos columnas.
3. Pulsemos sobre le parámetro Origen de la fila, pulsemos luego Shift + F2 para
acceder a la ventana Zoom, como lo hiciéramos anteriormente.
Aparecerá el texto anterior con los nombres de las provincias, que es el que
tenemos que reemplazar.
4. Editando el campo de la manera que ya sabemos intercalaremos en lo ya escrito
los códigos de las provincias de la siguiente forma:
BA;Buenos Aires;CF;Capital;CA;Catamarca;CH;Chaco;CU;Chubut;CO;Córdoba; ...
etc.
5. Asignemos 2 en Cantidad de columnas y escribamos 1;2 en Ancho de columnas
para que se muestre para cada provincia el código con un ancho de 1 cm y la
descripción con un ancho de 2 cm.
Los valores ingresados se distribuirán en forma secuencial, de manera que el primer
valor se ubicará en la columna 1, el segundo en la 2, el tercero en la 1 de la
siguiente fila, el cuarto en la columna 2 de esa misma fila y así sucesivamente
(figura 3.18)
6. Si fuera necesario, ensanchemos en modo hoja de datos el ancho de la columna CodProvin
CodProvin, para obtener una presentación de lista como la de la figura.
Ya estamos en condiciones de utilizar la lista para ingresar datos. Del mismo modo
selec-cionaremos el dato, pero esta vez lo que se cargará en el campo es el
contenido de la primera columna, es decir el código de la provincia elegida.
7. De esta forma ingresemos para cada registro el código de provincia
correspondiente.

40. Cómo copiar objetos entre distintas bases Access
[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/como-copiar-objetos-distintas-bases-access]
Access no permite abrir más de una base de datos a la vez pero sí podemos activar el
pro-grama dos veces (dos procesos independientes) y abrir en cada uno de ellos una base
distinta.
Abrimos entonces dos aplicaciones Access (llamar a Access dos veces desde el menú de
Windows), en la primera de ellas abrimos la base que contiene el/los objetos y en la segunda
la base de datos que recibirá a esos elementos.
Estando en el cuadro de diálogo Base de datos (recordemos; figura 2.4 del Capítulo 2)
abierto en ambas, simplemente pulsaremos y arrastraremos los objetos entre un cuadro y
otro. Este intercambio no tiene porqué ser en un solo sentido; podemos copiar libremente
objetos de una base a otra.

41. Cómo importar tablas de otras aplicaciones
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-importar-tablas-aplicaciones]
Es posible incluir, por ejemplo, bases de datos dBASE como tablas de Access.
Obtendre-mos así una copia de la base de datos dBASE, la que pasará a ser una
tabla más dentro de la base Access que s encuentre abierta en ese momento.
Haremos un ejercicio suponiendo que disponemos de una tabla tipo dBASE III Plus
cuyo nombre de archivo es MUESTRA.DBF.
1. Estando la base de datos PRACTICA.MDB abierta, seleccionemos la opción
Obtener datos externos del menú ARCHIVO. Aparecerá a la derecha un pequeño
menú con dos alternativas (figura 3.19).
Figura 3.19
2. Seleccionemos Importar y, luego de un breve lapso en el que Access prepara los
filtros de importación, aparece el cuadro de la figura 3.20.
Figura 3.20
También podemos acceder al comando Importar pulsando con el botón derecho
dentro del cua-dro de diálogo Base de datos.
Se encuentra inicialmente seleccionado el tipo Microsoft Access (MDB), por lo que

Se encuentra inicialmente seleccionado el tipo Microsoft Access (MDB), por lo que
el cua-dro nos muestra las bases de datos Access que se encuentran en la carpeta
corriente, pero si pulsamos el botón de control del campo Tipo de archivo (ver
figura 3.20), se mostrará la lista de tipos de archivos que Access es capaz de
importar y convertir a su propio formato.
3. Seleccionemos el ítem dBASE iii (*.dbf); en el cuadro de objetos se mostrarán
todos los ar-chivos del tipo .dbf que se encuentren en la carpeta activa. Podemos
ahora buscar el archivo de base de datos .dbf en cualquier carpeta o unidad que
esté a nuestro alcance.
4. Seleccionemos el supuesto archivo EMPLEADOS.DBF y pulsemos Importar. Un
cartel nos avisará que la tabla ha sido incorporada con éxito (figura 3.21).
Podría ocurrir que la tabla no pueda ser importada por poseer algún objeto o
atributo no soportado por el importador; tal será el caso si dicha tabla incluyera
algún campo tipo Memo. Para salvar este inconveniente, podríamos acceder a la
tabla con su sistema original (por ejemplo dBASE III) y eliminar el campo Memo para
luego intentar nuevamente la importación.
5. Pulsemos Aceptar, la ventana de la figura 3.20 perma-necerá a la vista,
permitiéndonos importar otros archi-vos del tipo seleccionado, o bien cambiar el
tipo, eli-giendo uno nuevo en la lista de abajo.
6. Por último pulsaremos Cerrar. Esto nos devolverá a la pantalla de trabajo, en
donde podremos abrir la nueva tabla para utilizarla.

42. Cómo vincular una tabla de otros sistemas
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-vincular-tabla-sistemas]
Lo que hicimos recién fue crear una nueva tabla en la base Access copiando datos de
un archivo externo. Adjuntar una tabla es, en cambio, utilizar los datos de la misma
base de datos externa y actualizarlos allí mismo. Esto permite compartir información
con otros sistemas, incluso de distinto origen; por ejemplo, podemos utilizar una
tabla de un sistema que trabaja en FoxPro 2.6 para DOS, compartiendo
actualizaciones y consultas en línea con el programa que funciona bajo ese sistema.
Podríamos utilizar la opción Vincular tablas del menú que se muestra en la figura
3.19; también podemos llamar a la opción de vincular (o la importar) con el botón
derecho del mouse.
1. Pulsemos con el botón derecho dentro del cuadro Base de datos y, del menú
que aparece, seleccionemos la opción Vincular tablas.
Aparecerá un cuadro de seleccionar archivo similar al de la figura 3.20, pero que
lleva como título Vincular.
2. Observemos los distintos tipos de archivo con los que podemos trabajar desde
Access (del mismo modo que lo hicimos en el caso de la importación), y
seleccionemos, como antes, la opción dBASE III (o la que corresponda al formato de
los archivos que deseamos vincular).
3. Ubiquemos el objeto .dbf correspondiente y pulsemos el botón Vincular.
Un cuadro de mensaje similar al de la figura 3.21 nos informará que la tabla se ha
vinculado con éxito; pulsemos Aceptar.
4. Podemos así vincular todas las tablas que sean necesarias para luego pulsar el
botón Cerrar.
En el cuadro Base de datos aparecerá la tabla indicada con el icono representativo
de la aplicación de origen.
Podemos aplicar a estas tablas vinculadas, todo lo que aprendimos y aprenderemos
en el resto de este curso, aunque lógicamente, ciertos detalles de diseño no se
podrán modificar por tratarse de unatabla externa.

43. Cómo utilizar la información de Access en otras
aplicaciones Office
[http://www.mailxmail.com/...-access-2000/como-utilizar-informacion-access-aplicaciones-office]
Podemos colocar la información de una tabla o consulta de Access en una planilla Excel o en
un documento de Word con la modalidad que se describe a continuación. En ambos casos
podemos seleccionar el icono que representa a la tabla (para copiar la tabla completa) o
bien abrir la tabla y seleccionar, pulsando sobre el borde izquierdo (selectores de registro) y
llevando hasta resaltar en negro los registros que deseamos copiar; veremos ambos métodos.
Pegar la tabla completa
1. En el recuadro Base de datos pulsemos el icono de alguna tabla o consulta (sólo para
resal-tarlo).
2. Pulsemos Control + C para copiar esa tabla al portapapeles.
3. Abramos el documento Word o la planilla Excel y pulsemos en el lugar en donde
deseamos insertar la información.
4. Pulsemos Control + V para pegar la información.
Si pegamos en un documento de Word, habremos creado una tabla Word (con encabezados
y recuadros) que contiene la información de la tabla o consulta Access, tal como lo muestra
la figura 3.22.
Figura 3.22
Si, en cambio, el documento receptor es una planilla de Excel, la información de la tabla
Ac-cess se extenderá a partir de la celda activa hacia la derecha y hacia abajo ocupando
celdas con-tiguas, como lo muestra la figura 3.23.
Debemos tener la pre-caución de que haya suficien-te espacio a partir de la celda activa ya
que si hubiera algu-na celda con datos en el área a ocupar, la misma será so-breescrita con
los datos de la tabla.

Figura 3.23
Pegar parte de una tabla
Pulsaremos sobre el sector izquierdo de la tabla (selector de registro) para seleccionar el
primero de los registros a copiar; sin soltar arrastraremos hacia abajo hasta resaltar (en
negro) todos los registros que deseamos copiar.
Repetiremos luego los pasos 2 a 4 del ejercicio anterior.
Cómo combinar información de la tabla (mailing)
Resulta sencillo crear correspondencia automática en Word con datos de una tabla o
consul-ta Access.
Cómo analizar con Excel los datos de la tabla o consulta
Podemos transferir fácilmente una tabla (o consulta) a una hoja de cálculo Excel mediante el
comando Analizar con Excel. Este comando, que se encuentra en Vínculos con Office
(subme-nú de HERRAMIENTAS), nos pone en la pantalla una planilla de cálculo o libro
Excel, con la in-formación de la tabla o consulta seleccionada. Allí podremos analizar,
acumular, calcular, etcétera, aplicando todas las facilidades de Excel con esa información.
Para que esta opción del menú se muestre como activa, deberá estar abierta la tabla o
con-sulta a transferir, o bien sólo seleccionada en el cuadro de diálogo Base de datos;
recién entonces podremos activar el comando. El mismo creará una copia de la información
contenida en la tabla original, información que quedará grabada como un nuevo archivoXLS
en el momento de produ-cirse esta copia, siendo ésta la extensión de archivo más
característica de los libros de Excel.
El archivo llevará el mismo nombre que la tabla que lo originó (con el agregado del la
exten-sión XLS correspondiente), razón por la cual si activamos este comando más de una
vez con la misma tabla, se nos pedirá autorización para sobrescribir el mencionado archivo.

44. Cómo buscar un dato
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-buscar-dato]
Utilizando los datos que cargamos en l tabla de clientes mostraremos cómo se
utilizan las herramientas de manejo de información que posee Access. Veremos aquí
los botones de la barra de herramientas de modo formulario que aparece debajo de
la barra de menú cuando se abre alguna tabla, consulta o formulario (figura 4.1).
Figura 4.1
Cómo buscar un dato
Aunque en este capítulo y en lo subsiguientes ordenaremos los registros de las
tablas de va-rias maneras, todavía no hemos establecido ningún orden para
nuestros datos y por lo tanto no podremos aún ubicar registros por orden alfabético
ni numérico. Esta situación nos resultará ade-cuada para probar los distintos filtros
y modos de búsqueda que estudiaremos en este capítulo.
Pongamos ahora por ejemplo la localidad; dado que los registros no están
ordenados por ese dato, deberíamos recorrer toda la tabla para ubicar clientes
correspondientes a una determi-nada localidad.
Eso mismo es lo que hace Access con su herramienta de buscar. Veamos:
1. Estando en la base PRACTICA pulsemos doble clic sobre CLIENTES. Esto nos
abrirá la ta-bla en el modo hoja de datos.
2. Pulsemos en la columna localidad de cualquiera de los registros de la tabla.
3. Pulsemos el botón Buscar . Aparecerá en pantalla el cuadro de la figura 4.2.
Notemos que en campo Buscar en aparece seleccionada Localidad, que es la
columna en donde se encuentra el cursor.
4. en el campo Buscar de este cuadro escribamos Palomar.
Al tener cargado un criterio de búsqueda cambia el grisado del botón Buscar
siguiente, mostrán-dose ahora en caracteres sólidos.
5. Pulsemos este botón para hallar el primer registro que cumpla con el criterio de
búsqueda.

Figura 4.2
Access deja indicado como registro activo al primera de los registros que cumple
con la condición de búsqueda y además muestra resaltado el texto encontrado.
6. Pulsemos nuevamente Buscar siguiente para hallar el próximo registro que
cumple la condi-ción.
Así pulsamos una y otra vez este último botón para hallar uno a uno los registros
que buscamos. Llegará el momen-to en que Access no encuentre más registros para
esa condición de búsqueda, lo que indicará mediante el cartel de la figura 4.3.
7. Pulsemos Aceptar y volveremos al cuadro de la figura 4.2 en condiciones de hacer
nuevas búsquedas.
Cómo buscar por similitud
En la figura 4.2 podemos ver que el campo Coincidir: consiste en una lista de
opciones, de las que se encuentra seleccionada la segunda. Como la misma indica:
"Hacer coincidir todo el campo", la condición de búsqueda es que coincida
totalmente el valor del campo con el literal que se ha colocado en el campo Buscar.
Suele ocurrir que no sabemos exactamente qué estamos buscando; por ejemplo, si
en nues-tra tabla algunos registros tienen como localidad la abreviatura Cap y otros
la palabra completa Capital, no encontraremos a todos los registros que
necesitamos en una sola búsqueda; usemos entonces la tercera opción, Comienzo
del campo.
1. Escribamos en el campo Buscar: san
2. Pulsemos el botón Más (figura 4.2) para extender el cuadro como lo muestra la

figura 4.4.
Observemos que hemos colocado el literal en minúsculas; esto es posible porque
Access no dis-tingue en las búsquedas a las minúsculas de las mayúsculas, a menos
que lo especifiquemos activando la casilla Mayúsculas/minúsculas.
Figura 4.4
3. De la lista Coincidir: seleccionemos Comienzo del campo.
4. Pulsemos el botón Buscar siguiente, y nos habremos posicionado en el primer
campo cuya localidad comienza con San, sin importar lo que sigue.
5. Pulsemos nuevamente el mismo botón, con lo que encontraremos otro registro
con la misma característica.
De esta forma podemos hacer búsquedas más genéricas, sin tener que recordar
exacta-mente cómo se escriben las palabras (apellidos y nombres de calles
complicados, por ejemplo). Ahora veremos otro caso.
Cómo buscar un texto que está en medio de un campo
Supongamos que sólo sabemos que el cliente que buscamos tiene por nombre
Hugo; el mismo, lógicamente, no se encontrará al principio del campo NOMBRE,
sino a continuación del apellido, entonces...
1. Pulsemos el botón Cerrar para concluir la búsqueda anterior y luego pulsemos
sobre algún registro en la columna Nombres.
2. Si no tenemos el cuadro Buscar en la pantalla pulsemos el icono correspondiente.
3. En el campo Buscar: escribamos hugo.
4. De la lista Coincidir: seleccionemos Cualquier parte del campo
5. Pulsemos el botón Buscar siguiente y habremos hallado el nombre que
buscábamos.
6. Pulsemos nuevamente Buscar siguiente, para hallar el próximo registro que
cumpla con la condición (en este caso no encontraremos tal registro).

Cómo buscar un dato en toda la tabla
El campo Buscar en: contiene hasta ahora el nombre correspondiente a la columna
activa (que elegimos previamente).
Si abrimos la lista de ese control aparecerá, además de Nombre, una segunda
opción: Clientes: Tabla. Podemos elegir esta opción para que el dato solicitado sea
buscado en todos los campos de cada registro. Esto nos permite, por ejemplo,
buscar el nombre de un actor en un ar-chivo de video, sin importar si éste está
ubicado en la columna correspondiente a protagonista, coprotagonista, o actor de
reparto.
Cómo buscar de abajo hacia arriba
El modo de búsqueda por omisión es a partir del primer registro y hacia el último,
pero po-demos invertir el sentido de la búsqueda si abrimos la lista Buscar: (figura
4.4) y seleccionamos la opción Arriba.
Cómo realizar búsquedas especiales (los caracteres comodín)
Cuando en el campo Buscar coloquemos estos caracteres, llamados caracteres
comodín, no serán interpretados como tales sino que, al igual que en los juegos de
cartas equivalen a cual-quier carácter.
Más precisamente:
El carácter ? equivale a cualquier carácter en esa posición; veamos un ejemplo:
Si realizamos la prueba del tema anterior Todos los campos, volvamos a pulsar el
botón Buscar sólo el campo activo para hacer este ejercicio.
1. Pulsemos en la columna de los nombres y luego el icono Buscar.
2. en el campo Buscar: escribamos ?ó?ez
3. De la lista coincidir: seleccionemos Comienzo del campo.
4. Pulsemos el botón Buscar siguiente y nos habremos posicionado en López, el
primer registro que cumple con la condición, es decir un nombre que comience con
cualquier carácter (repre-sentado por ?), como segundo carácter tenga una ó, puede
tener cualquier otro carácter en la tercera posición (aquí nuevamente cualquier
carácter está representado por ?) y en la cuarta y quinta debe tener ez.
5. Pulsemos nuevamente Buscar siguiente, y nos encontraremos con Gómez que
también cum-ple con la condición establecida por máscara ?ó?ez
Una aplicación práctica de esta facilidad es la de buscar una palabra que no
sabemos si fue in-gresada con faltas de ortografía y deseamos corregirla. Así, con
una máscara: L?pe? podremos buscar a todos los López, ya sea que estén escritos
con s o con z, y acentuados o no en la o. De este modo podremos revisarlos uno a
uno y corregirlos.
El otro carácter comodín es * (asterisco) que equivale a cualquier cantidad de
caracte-res de cualquier carácter; esto quedará más claro también con un ejemplo:
1. Siguiendo con la columna NOMBRE, en el campo Buscar: escribamos P*
Nos conviene pulsar sobre el título de la ventana Buscar y, sin soltar el botón,

desplazarla de ma-nera que no se encime a la columna de los nombres y, a la vez,
que queden visibles los botones de la derecha del cuadro Buscar.
2. Verifiquemos que el parámetro Coincidir: contenga "Comienzo del campo".
3. Pulsemos el botón Buscar siguiente.
Nos habremos posicionado en el primer registro (Páez) cuyo nombre comienza con
la letra P sin importar el contenido del resto del nombre.
4. Pulsemos otra vez Buscar siguiente y nos encontraremos con Pérez, y así,
volviendo a pulsar este botón una y otra vez, irán apareciendo todos los nombres de
la lista que comiencen con la letra P.
En este caso, debido a que se encuentra activo el modo "Comienzo del campo"
obtendremos el mismo resultado con el asterisco o sin él, pero...
Los comodines pueden estar en cualquier parte, por lo que podemos buscar un
nombre de acuerdo con una cierta terminación. Por ejemplo, hallaremos a todos los
Pérez, López, Gómez, etcétera, con una máscara"*ez".
Otros casos de uso de comodines y expresiones
Los criterios que ya vimos, más estos ejemplos que siguen, pueden aplicarse en el
cuadro Buscar, como también en la casilla de criterios de filtros y consultas que
veremos más adelante.
El carácter # representa cualquier número o dígito individual, pero no es una letra.
También podemos utilizar los corchetes ( [ ] ) para buscar uno entre varios
caracteres posi-bles, o exceptuar caracteres si los precedemos con un signo de
admiración (! ), pero debemos siempre tener en cuenta el valor del parámetro
Coincidir que, por lo general, para este tipo de búsquedas deberá indicar Cualquier
parte del campo.
Si ingresamos Encontraremos
104 El valor 104
?a?ta Carta, Marta, Palta
M*to Mosquito, Moto, Mosto, Monto
*ero 3ero, Petrolero, Maletero, cero
#a 1a, 2a, 5a
Mar[ií][ao] Mario, María, Maria
S[aáeéiíoóuú] "s" seguida de cualquier vocal
1[!348] 11, 12, 15, 16, 17, 19 (en una columna de números)
*/*/67 Todas las fechas de 1967

45. Cómo buscar en un campo con formato de fecha
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-buscar-campo-formato-fecha]
Para comprender mejor este tema, nos resultará conveniente dar una breve lectura
al título "Propiedades para los campos fecha/hora", tema que se trata en el
Capítulo 8. Con el fin de facilitar la consulta de este curso, hemos reunido en ese
capítulo todos los temas relativos al for-mato y características de los distintos tipos
de datos que admite Access.
Gracias a los formatos, podemos buscar una fecha determinada o bien un día de la
semana, un mes, un año o un rango de fechas.
Cuando se trata de buscar una determinada fecha, podemos escribir la clave de
búsqueda en el formato dd/mm/aa independientemente del formato en que esa
fecha se muestre en la tabla.
Por ejemplo escribiendo 1 8 / 0 3 / 9 9 encontraremos fechas escritas como 18-Mar- 99
o bien Martes, 18 de Marzo de 1999.
Si en cambio, deseáramos hallar, por ejemplo los pedidos del día jueves, tendremos
que cambiar el formato de la fecha (en la tabla o consulta) a alguno de los modos
que muestren el día de la semana (ver Capítulo 8) y activar, en el cuadro de la figura
4.4 la casilla Buscar los campos con formato.
Así, escribiendo "jueves" como clave de búsqueda, activando la mencionada casilla y
defi-niendo como posición Cualquier parte del campo, aparecerán uno a uno los
registros cuya fecha corresponda con un día jueves.

46. Cómo reemplazar datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-reemplazar-datos]
Habremos notado en la figura 4.4. que debajo de la hoja activa Buscar se encuentra
la co-rrespondiente al comando Reemplazar.
Pulsando la solapa correspondiente el cuadro sólo agregará un campo, donde
escribiremos lo que reemplazará al dato buscado y los botones correspondientes a
la función de reemplazo. La función de reemplazo es en esencia una extensión de la
de búsqueda, pues el comando primero busca (del modo que ya aprendimos) y
luego procede al reemplazo.
Este cambio se puede realizar supervisando uno por uno, o haciendo un cambio
global.
1. Pulsemos sobre la columna Localidad.
2. Abramos el cuadro de la figura 4.4 y pulsemos la solapa Reemplazar para
presentar el cuadro de la figura 4.5.
3. Completemos los campos Buscar, Reemplazar por, Coincidir y el segundo
campo Buscar, como se indica en la figura.
4. Pulsemos el botón Buscar siguiente y será hallada la primera ocurrencia del texto
Capital. Hasta ahora no se ha modificado nada en la tabla.
5. Pulsemos ahora el botón Reemplazar y será cambiado sólo ese registro.
Seguidamente, Ac-cess buscará el próximo registro que cumpla con la condición.
Figura 4.5
Estamos entonces en condiciones de volver a pulsar el botón Reemplazar para
producir nuevamente el cambio en este nuevo registro, o bien el botón Buscar
siguiente para saltear el presente reemplazo (no cambiar este registro) y hallar el
próximo que tenga la palabra Capital en su campo LOCALIDAD.
Podemos así revisar toda la tabla y decidir en cada caso si reemplazamos (pulsando

Podemos así revisar toda la tabla y decidir en cada caso si reemplazamos (pulsando
en bo-tón Reemplazar) o no (pulsando el botón Buscar siguiente).
6. Si, en cambio, estamos seguros (como en este caso) de que debemos reemplazar
por Cap. Todas las ocurrencias de la palabra Capital, pulsemos el botón Reemplazar
todos, con lo que haremos el cambio en toda la tabla de una sola vez.
Si optamos por esta última posibilidad, no nos será posible luego restablecer el
estado anterior de los cambios.

47. Cómo ordenar los datos de la tabla por otras
claves
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-ordenar-datos-tabla-claves]
Muchas veces sólo nos bastará con ordenar la tabla de acuerdo con un determinado
criterio (campo) para encontrar el dato que buscamos. Por ejemplo, podemos ordenar
un archivo con di-recciones por código postal y obtendremos un listado de clientes
por proximidad; aparecerán jun-tos todos aquellos que correspondan a la misma
zona postal.
Los botones de ordenar (ascendente y descendente) permiten establecer un
ordena-miento de la tabla. Este criterio de ordenamiento es guardado como una
propiedad de la tabla (veremos luego este tema) por lo que, a menos que se lo
modifique, los datos de la misma se mostrarán, en adelante, ordenados de acuerdo
con este criterio. El procedimiento es más que sencillo:
1. Pulsemos en cualquiera de los registros sobre la columna de NOMBRE.
2. Pulsemos el botón de Ordenamiento ascendente. La tabla quedará ordenada
alfabéticamente por nombre.
3. Pulsemos el botón de Ordenamiento descendente y el orden de la tabla se invertirá.
4. Pulsemos sobre la columna de LOCALIDAD.
5. Pulsemos El botón de Ordenamiento ascendente. La tabla quedará ordenada
alfabéticamente por localidad.
De este modo, pulsando la columna y luego el botón correspondiente lograremos un
orde-namiento rápido de la tabla.
Cómo ordenar por más de un campo
Si necesitáramos elaborar una hoja de ruta para un reparto, publicidad, socios de un
club, afiliados a un partido político, etc., le ahorraríamos mucho tiempo y esfuerzo al
repartidor si orde-náramos el padrón correspondiente por localidad, y dentro de cada
localidad por calle y número. De este modo se podrá organizar un recorrido con un
mínimo de desplazamiento y pérdida de tiempo.
Para ordenar por más de una columna (en este caso necesitamos un ordenamiento
por LO-CALIDAD, DIRECCIÓN) si las mismas son contiguas y están dispuestas en ese
orden, seleccio-naremos ambas y ordenaremos; por el contrario, si la posición relativa
de las columnas no es la adecuada debemos acomodarlas previamente, cosa que
aprendimos a hacer en el capítulo ante-rior.
1. Pulsemos sobre el rótulo LOCALIDAD y liberemos el botón.
2. Pulsemos nuevamente ese rótulo y arrastrémoslo a la izquierda del rótulo de
DIRECCIÓN.
3. Pulsemos nuevamente sobre el rótulo LOCALIDAD, mantengamos pulsada la tecla
Shift y pulsemos ahora sobre el rótulo DIRECCIÓN, para seleccionar ambas columnas.
4. Pulsemos el botón de ordenamiento ascendente y observemos qué ha ocurrido.

Los registros han quedado ordenados por LOCALIDAD, pero todos los que
corresponden a la misma localidad están a su vez ordenados por el nombre de la calle.
De este modo, todos los clientes (o socios) que vivan en la misma calle de la misma
locali-dad aparecerán juntos, y algo más; si quien ingresó las direcciones tuvo la
precaución de dejar a la izquierda de los números los espacios necesarios para que
los mismos terminen todos en la misma posición, los registros aparecerán ordenados
también de acuerdo a su ubicación dentro de la misma calle (cada calle que tenga más
de un socio comenzará por aquél que tenga la numera-ción menor y terminará con el
valor mayor).
Si se tratara de un padrón importante, seguramente hallaremos el número en un
campo aparte, y en ese caso seguiríamos el mismo procedimiento, pero ordenando
por LOCALIDAD, CALLE y NÚMERO.
Cómo definir manualmente el ordenamiento de una tabla
Los botones que vimos nos permiten ordenar de acuerdo a una, dos o más columnas
si se encuentran dispuestas en forma contigua, pero si las columnas no estuvieran
juntas o se dispusie-ran en un orden distinto al del criterio que queremos establecer
debemos recurrir al cuadro de Propiedades de la tabla.
Si, por ejemplo, se nos solicitara que elaboremos un informe del monto facturado a
distintos clientes, por PROVINCIA, LOCALIDAD y DIRECCIÓN, haremos lo siguiente:
1. Pasemos a modo diseño para la tabla de Clientes.
2. Pulsemos con el botón derecho del mouse en cualquier parte de la cuadrícula de
diseño; aparecerá un menú emergente del que elegiremos la opción Propiedades.
Trabajaremos ahora sobre la ventana de propiedades de la tabla (figura 4.6).
Figura 4.6
Encontraremos cargado en el campo Ordenar por: al último orden que hayamos
establecido con el botón Ordenar; en caso de que hayamos efectuado el ejercicio
anterior, esta sería Clien-tes.Localidad, Clientes.Dirección (figura 4.6). Esto muestra
que al pulsar el botón hemos modifi-cado las propiedades de la tabla.
Aquí no estamos restringidos sólo a columnas contiguas y podemos escribir el
nombre de cualquiera de las columnas según el orden que necesitemos establecer.
3. En el campo Ordenar por escribamos codprovin,localidad,dirección.
No es necesario colocar aquí el prefijo Clientes, antecediendo al nombre del campo.
4. Pasemos nuevamente al modo hoja de datos; se nos pedirá autorización para
guardar los cambios del diseño, contestaremos Sí y veremos los datos de la tabla
ordenados de acuerdo con los parámetros especificados.

5. Volvamos a acceder al cuadro de propiedades y borremos el contenido del campo Ordenar p
Ordenar por:, para los próximos ejercicios necesitaremos la tabla sin ese orden.

48. Qué es un filtro
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-filtro]
Se trata de una sofisticada herramienta de selección que permite que se visualicen
en la ta-bla sólo aquellos registros que cumplan con determinada condición.
Así, de acuerdo con el ejemplo, en lugar de buscar uno a uno los clientes de Capital,
pode-mos establecer un filtro y, a partir de ese momento, nuestra tabla se reducirá
sólo a los registros de Capital (aunque seguirá conteniendo los demás registros, si
bien éstos no se mostrarán).
Además del filtro, también podemos establecer criterios de ordenamiento (como los
que vi-mos) y pedirle a Access que nos muestre sólo los registros de Buenos Aires,
ordenados por Loca-lidad.
Los comandos de filtro, junto con los de ordena-miento, son guardados como
propiedades generales de la tabla (en la grilla de la figura 4.6) y es por esa razón
que si hemos hecho algún trabajo con ordena-mientos (como los que hicimos) o con
filtros (que ya veremos), al cerrar la tabla aparecerá un aviso como el de la figura 4.7.
Si contestamos Sí, los criterios serán guardados y luego podremos volver a
aplicarlos; si contestamos No, los perderemos.
Disponemos de dos modos distintos de establecer filtros; uno es "informal" y el otro
"formal"; éstos son, respectivamente, los Filtros por selección y los Filtros por
formulario.

49. Cómo filtrar por selección
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-filtrar-seleccion]
Podemos seleccionar datos de cualquier parte de la tabla y ordenarle al programa
que nos muestre todos aquellos registros que tengan el mismo dato que hemos
seleccionado. La selección puede abarcar parte de un campo, un campo completo,
parte de varios campos o varios campos completos; en pocas palabras, disponemos
de una libertad total para seleccionar lo que necesite-mos de una tabla.
Esta manera de discriminar los registros que deben mostrarse se denomina Filtro
por se-lección; veamos un par de ejemplos.
Teniendo a la vista los datos de la tabla de clientes hagamos lo siguiente:
1. En la columna CodProvin de cualquiera de los registros pulsemos doble clic
sobre la pala-bra"BA" (quedará seleccionada) y pulsemos el botón de filtro por
selección
Observemos que quedan en la tabla sólo aquellos registros que pertenecen a la
provincia de Buenos Aires.
2. Pulsemos en cualquier fila de la columna Nombre y luego el botón de
ordenamiento ascen-dente. Los registros de Buenos Aires se mostrarán ordenados
por Nombre.
Cómo deshabilitar el filtro para visualizar todos los registros
Podemos desactivar el filtro y así mostrar todos los registros de la tabla. Si se
encuentra aplicado algún filtro, el botón Aplicar/Quitar Filtro se mostrará más claro,
indicando que la opción está activa.
1. Pulsemos el botón de Aplicar/Quitar Filtro y tendremos en pantalla todos los
registros de la tabla.
Este botón funciona como un conmutador. Una vez que lo pulsamos, cambiará su
aspecto de acti-vo a inactivo. Si en estas condiciones lo pulsamos nuevamente,
volveremos a aplicar el efecto de filtro.
Esto significa que el filtro es un parámetro que se guarda en el diseño de la tabla
como una propiedad más y que podemos activarlo o desactivarlo.
Cómo suprimir un filtro por selección
Una vez creado el filtro pasa a formar parte de las propiedades de la tabla. Si al
cerrar la ta-bla contestamos No a la pregunta de la figura 4.7, las propiedades de la
misma no se modificarán y la tabla no tendrá filtro.
Por el contrario, si contestamos Sí, este filtro pasará a formar parte de la tabla.
Aunque sa-bemos que pulsando el botón Aplicar/Quitar filtro podemos mostrar
todos los registros, no pode-mos eliminarlo definitivamente de este modo.
Si abrimos la tabla en modo diseño y abrimos luego su cuadro de propiedades
(figura 4.6) notaremos que en el parámetro Filtro aparecen datos que expresan con

palabras la selección que efectuáramos anteriormente sobre los datos de la tabla.
Podemos seleccionar este parámetro y borrarlo, para eliminar definitivamente esa
propiedad de la tabla. Notaremos que, una vez quitado definitivamente el filtro
quedará inhabilitado el botón Aplicar/Quitar Filtro.
El filtro por selección es acumulativo
Si estando aplicado y activado el filtro repetimos la operación de selección con otro
campo, este nuevo filtro se acumulará al anterior.
2. En la columna Localidad pulsemos doble clic sobre "Palomar" y luego pulsemos
nuevamente el botón de filtro por selección.
Aparecen ahora sólo los registros de la localidad Palomar. En este caso, al aplicarse
la se-gunda selección (Palomar), se limitó aún más el alcance de la primera
selección, es decir que primero mostraremos sólo los registros de Buenos Aires, y
de estos registros, sólo los de la locali-dad "Palomar".
Se dice aquí que los criterios de selección CodProvin=BA y Localidad=Palomar se
combi-nan en una conjunción "AND" o en castellano "Y":
CodProvin = Buenos Aires Y Localidad = Palomar
En este criterio, la primera condición no pareciera ser necesaria ya que si
seleccionamos to-dos los registros pertenecientes a la localidad de Palomar, estos
también pertenecerán a la provincia de Buenos Aires, pero ¿qué sucedería si
tenemos algún cliente en la localidad de Palomar de la provincia de San Luis?
Cómo evitar la acción del filtro anterior
Si lo que deseamos es incorporar un nuevo criterio, sólo debemos asegurarnos que
el filtro anterior se encuentre inactivo:
3. Pulsemos el botón Aplicar/Quitar de modo que aparezcan todos los registros.
4. Seleccionemos el nuevo criterio (por ejemplo resaltemos "CF" en el campo
CodProvin y pul-semos luego el botón filtro por selección para elegir del total de
registros de la tabla todos aquellos cuya provincia es "CF").
Filtros excluyentes
Podemos mostrar "todos aquellos registros que no..." con el Filtro excluyendo la
selec-ción. En este caso no disponemos de un botón pero sí de una opción de
menú emergente. Vea-mos:

1. Presentemos primeramente todos los registros y luego, en la co-lumna
CodProvin de cualquiera de ellos, pulsemos doble clic so-bre la palabra "BA"
(quedará seleccionada).
Una vez seleccionado el dato a filtrar, en lugar de pulsar el bo-tón de filtro por
selección, podemos acceder a un menú emergente (figura 4.8) pulsando el botón
derecho del mouse en cualquier parte de la hoja de datos.
Si en estas condiciones pulsamos sobre Filtro excluyendo la selección, aparecerán
en la tabla todos los registros que no contie-nen el dato seleccionado.
Filtros por parte de un campo
Hasta ahora utilizamos para aplicar filtros los contenidos completos de un campo en
pero ciertas circunstancias es necesario seleccionar registros por una parcialidad de
un campo, como por ejemplo si tuviéramos que mostrar sólo los registros de
clientes cuyo nombre comience con una determinada letra.
El filtro por selección puede actuar en base a un campo completo o sólo a una parte
del mismo; veamos esta última forma de uso:
1. Teniendo a la vista todos los registros de la tabla (ver paso 1 anterior), pulsemos
sobre el campo Nombre, a la izquierda de la C de Cassini Mirta y sin liberar el
botón arrastramos hacia la derecha de manera de resaltar sólo la letra mencionada.
Seguidamente pulsemos el botón Filtro de selección y veremos en la tabla sólo
aquellos clientes cuyo nombre comienza con la letra "C".
2. Pulsemos el botón de Deshabilitar filtro, seleccionemos del mismo modo el
nombre José y pulsemos luego el botón Filtro por selección. Quedarán en la tabla
sólo aquellos registros que contengan la cadena de texto "José" en algún lugar del
campo Nombre.
Observemos que este texto es buscado en cualquier parte del campo, a diferencia
del ejem-plo anterior en que sólo se buscó al principio.

Esto se debe a que Access detectó la posición de la cadena de texto seleccionada y
por ello, en el primer caso aplicó la opción Comienzo del campo y en el segundo
Cualquier parte del campo (con conceptos similares a los que estudiamos en las
búsqueda: figura 4.2).

50. Cómo agregar campos a la tabla
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-agregar-campos-tabla]
Antes de continuar con el tema de los filtros necesitaremos agregar algunas
columnas a fin de contar con más datos para crear criterios de selección y
ordenamiento más complejos, y tam-bién más registros para obtener resultados
claros y de fácil comprensión.
1. Pulsemos el botón Diseño y en la ventana correspondiente ubiquémonos en la
primera fila libre.
2. Agreguemos la definición de un campo con nombre FechaPrimeraCompra.
Pulsemos Tabulador para pasar a la columna Tipo y allí pulsemos f Return para
seleccionar el tipo Fecha/Hora.
3. Agreguemos otro campo con nombre MontoFacturado. Pulsemos Tabulador y allí
pulsemos mo Return para seleccionar el tipo Moneda.
Los campos anteriores se ingresaron aceptando su valor por omisión, pero existen
en cada caso varias posibilidades que serán tratadas en el Capítulo 8. No obstante,
veremos enseguida un ejemplo de configuración de la fecha.
Agreguemos los códigos de las nuevas provincias
Si deseamos trabajar prolijamente, agreguemos a la lista del campo CodProvin los
códigos para los nuevos registros que ingresaremos.
4. Estando en modo Diseño, seleccionemos el campo CODPROVIN, pulsemos la
solapa Bús-queda.
5. Pulsemos en el campo Origen de la fila con el botón derecho, seleccionemos
Zoom y en la ventana ampliada agreguemos: LP;La Pampa;SL;San
Luis;CR;Corrientes;
6. Guardemos los cambios de estructura que hemos hecho y pulsemos luego el
botón Hoja de datos.
7. Pulsemos el botón Agregar datos y agreguemos los datos de la figura 4.9.
Dejaremos por ahora en blanco los dos nuevos campos agregados; completaremos
los mismos los mismos luego, en el próximo paso.
Figura 4.9

51. Cómo facilitar el ingreso de fechas: Las máscaras
[http://www.mailxmail.com/...urso-microsoft-access-2000/como-facilitar-ingreso-fechas-mascaras]
El siguiente paso consiste en ingresar 25 fechas. Podemos ingresarlas tal cual se muestran
en los datos del paso 7 del próximo ejercicio, o bien modificar previamente las propiedades
del campo FechaPrimeraCompra definiéndole una máscara de ingreso de datos, lo que nos
ahorrará luego la necesidad de tipear las barras.
1. Accedamos a la cuadrícula de Diseño de la tabla y pulsemos sobre el campo
FechaPrimera-Compra. Ya sabemos que en el sector inferior de están mostrando las
propiedades de este campo.
2. Pulsemos sobre la línea Máscara de entrada; aparecerá un icono a la derecha.
3. Pulsemos sobre ese icono para así acceder al Asistente para máscaras de entrada (figura
4.10).
Al pulsar el mencionado botón podrá aparecer un aviso. Esto se debe a que la instalación Típica
Típica no agrega al sistema todos los elementos sino que solamente aquellos que se utilizan
más frecuentemente.
Podremos encontrarnos frente a esta situación varias veces durante nuestro aprendizaje y
no es para alarmarse, simplemente colocaremos el CD-ROM de Office 2000 y contestaremos Sí
Sí a la pregunta, lo que iniciará el proceso de instalación que agregará el componente
necesario sin nin-guna otra intervención de nuestra parte.
Concluido este proceso de instalación totalmente automático pasaremos directamente a
utilizar la función (en este caso se presentará la ventana del asistente para máscaras de la
figura 4.10) sin necesidad de reiniciar el sistema.
Figura 4.10
El manejo de este cuadro es muy sencillo; el mismo nos muestra una lista con distintos
for-matos de fecha de donde debemos elegir uno.
4. Seleccionemos la línea correspondiente a Fecha corta.
5. Podemos pulsar sobre el campo Probar y escribir una fecha para comprobar cómo
funciona la máscara.

6. Por último, pulsemos el botón Finalizar y aparecerá la codificación de la máscara en el
lugar de la propiedad correspondiente.
7. Ahora, en modo Hoja de datos, completaremos los campos agregados a la tabla. Para ello
nos ubicaremos en el primera renglón de la columna FechaPrimeraCompra y escribiremos
lo que se detalla a continuación (recordemos que, gracias a la máscara que agregamos, no
será ne-cesario tipear las barras):
Seguidamente pulsaremos sobre el primer renglón de la columna MontoFacturado y
escribi-remos los siguientes importes:
Según la configuración que se haya dispuesto para los parámetros internacionales de
Win-dows, podría ocurrir que para versiones en español se encuentre preestablecida la peseta
peseta (Ptas) como unidad monetaria. Esto puede corregirse desde el Panel de Control,
opción Configuración regional, solapa Moneda.

52. El filtro por formulario
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/filtro-formulario]
Un filtro por formulario nos permite establecer condiciones de filtrado algo más
complejas. Se trata de un formulario que contiene todos los campos de la tabla,
para ingresar condiciones o criterios de selección en cada uno de ellos, en lugar de
datos.
El filtro por formulario puede cumplir con todas las funciones del anterior pero
además nos permite establecer condiciones concurrentes en modo suma; es lo que
se conoce como conjun-ción "OR" o conjunción "O".
Supongamos que se nos piden los clientes de Capital y provincia de Buenos Aires;
para mostrar todos estos registros necesitaríamos una condición de filtro como la
que sigue:
CodProvin = CA O CodProvin = BA
Observemos la diferencia con la condición anterior: en aquél caso a la primera
condición (registros de Buenos Aires) agregábamos una segunda condición (que
además pertenezcan a Palomar) pero esta segunda condición se aplicaba sobre los
registros que nos dejaba visibles la primera, por lo que reducía aún más la cantidad
de registros. Aquí, en cambio, además de mostrar los re-gistros de Capital
necesitamos que se muestren los de Buenos Aires; si bien tenemos también dos
condiciones, en este caso cada una de ellas aporta sus registros al resultado (las
condiciones se suman en lugar de restarse).
Figura 4.11
El filtro por formulario ya incluye los filtros anteriores
Los filtros por formulario y por selección son en realidad lo mismo; sólo difieren en
el método de aplicación. La prueba de esta afirmación la tendremos seguidamente.
Repitamos los pasos del primer ejercicio de filtros a fin de seleccionar los clientes
de Buenos Aires y Palomar (observemos los registros que cumplan con esa
condición).

condición).
1. Estando entonces establecido el filtro por selección pulsemos sobre le botón
Filtro por formula-rio y veamos qué aparece (figura 4.12).
Figura 4.12
Veamos que el filtro por formulario incluye los criterios que establecimos con el
botón de filtro por selección.
Una ayuda para seleccionar los datos
El campo que se encuentra activo (en el filtro por formulario) muestra un icono de
lista (en la figura 4.12 ese campo es CodCli). Pulsemos sobreLOCALIDAD y luego
sobre el icono de lista correspondiente, y se mostrará una lista con todos los valores
distintos de LOCALIDAD que contenga la tabla. Eligiendo los valores en lugar de
escribirlos nos ahorraremos muchos errores de tipeo.
También podemos aplicar aquí todo lo que aprendimos sobre el uso de carac-teres
comodín (*?), por ejemplo M * para elegir todo lo que comience con M y ?ó?ez* para
seleccionar Gómez, López, etc.
Los criterios de los distintos paneles actúan en "Or" (O)
En la figura 4.12 vemos una segunda solapa con el indicador "Or" en segundo plano;
lo que definamos en esta segunda solapa será una nueva alternativas de selección
que se sumará a la anterior.
En otras palabras, el filtro mostrará los registros de la tabla que cumplan con el
criterio es-pecificado en la solapa Buscar, más aquellos registros que cumplan con
el segundo criterio, defi-nido en la hoja "Or". Veamos esto con un ejemplo sencillo:
1. Pulsemos en el campo LOCALIDAD y borremos el criterio "Palomar" para volver a
la situación anterior (se volverán a mostrar todos los registros de "Buenos aires").
2. Pulsemos la solapa "Or" y en el campo CODPROVIN seleccionemos "CF".
Por el hecho de haber utilizado el segundo panel, se ha creado un tercer panel, en el
que podría-mos agregar un tercer criterio de selección.
3. Pulsemos el botón Activar filtro y aparecerá la tabla mostrándonos los registros

de Buenos Aires (BA) y también los de Capital (CA). En la línea de estado de la
ventana Clientes el texto "(Filtrado)" nos indica que se encuentra aplicado un filtro y
cuántos registros se están mostran-do.
Los criterios de una misma página actúan en "And" (Y)
1. Pulsemos nuevamente el botón Filtro por formulario para acceder a la cuadrícula
de la figura 4.12.
2. En la página en que tenemos la selección de BA escribamos, en la columna
correspondiente a los montos: > 1000
3. Pulsemos el botón activar filtro y veremos en la tabla todos los registros de
Capital, más los de Buenos Aires, pero en este caso, sólo aquellos cuyas ventas
superen los $ 1000 (figura 4.13).
Figura 4.13
Esta condición podría expresarse como:
(CodProvin="CA") O (CodProvin="BA" Y Montofacturado>1000)
Los paréntesis se incluyeron en el texto sólo por razones de mayor claridad, pues
Access asume, en lo que hace a los criterios especificados en una misma hoja (BA y
>1000) que deben cumplirse ambos, y que los indicados en distintas hojas
constituyen otras tantas alternativas de selección.
Podríamos así asignar en una nueva página "O", un segundo criterio que
seleccionara los registros de La Pampa con un importe superior a los $ 1000, en otra
nueva página colocar un ter-cer criterio que seleccione los registros de Córdoba con
importe inferior a $ 800, etc.
De acuerdo con lo dicho, podemos entonces crear un filtro por formulario con un
criterio dis-tinto para cada provincia, localidad, etc.
También podemos incluir ordenamientos
Si estamos visualizando los datos ya filtrados en modo tabla y pulsamos sobre
alguno de los campos y luego sobre el botón de ordenamiento, habremos definido
para esos datos un orden de presentación.
4. Pulsemos sobre algún campo de la columna NOMBRE y luego el botón de Orden
ascendente y obtendremos los datos en el orden en que se muestran en la figura
4.13

Cómo eliminar definitivamente un filtro por formulario
Como vimos, un filtro puede estar activado o desactivado según el estado del botón
corres-pondiente, pero si lo que queremos es eliminar definitivamente criterios de
filtro y ordenamiento, podemos borrarlos del cuadro de Propiedades (figura 4.6) o
bien de los campos de Filtro por for-mulario de la figura 4.13.
Esta última alternativa nos permitirá eliminar también los filtros por selección que
se encuen-tren establecidos ya que, como vimos en la figura 4.12 los mismos se
muestran en el Filtro por formulario.
Al suprimir los criterios, lógicamente dejan de aplicarse, pero las fichas ya creadas
perma-necerán allí. Si queremos ser más prolijos podemos eliminarlas (tengan
incorporados criterios o no) de la siguiente forma:
1. Estando en la vista filtro por formulario pulsemos con el botón derecho en el
sector gris de esta ventana; aparecerá el menú emergente de la figura 4.14.
Figura 4.14
Aquí podemos seleccionar la opción Borrar cuadrícula para restablecer una
cuadrícula va-cía, o bien Eliminar ficha, para eliminar la hoja de condiciones que se
encuentra activa en ese momento.
Ya sea que hayamos utilizado un método u otro, recién se harán permanentes los
cambios cuando guardemos el diseño de la tabla con estas modificaciones.

53. Cómo actúan los filtros respecto de las novedades
[http://www.mailxmail.com/...urso-microsoft-access-2000/como-actuan-filtros-respecto-novedades]
Con la aplicación de los filtros y criterios de ordenamiento que hemos visto habremos
trans-formado a la tabla original en unsubconjunto de registros condicionados.
Si ingresamos nuevos registros a una tabla que tiene aplicado un filtro, esos registros
seguirán viéndose en la tabla (aunque no cumplan con las condiciones del filtro), y también
permanecerán al pie de la tabla (aunque de acuerdo al valor del campo de ordenamiento
debieran estar en otro lugar); esto se debe a queel filtro sólo genera una vista de acuerdo
con los datos presentes en la tabla al momento en que se lo aplica. Para obtener una
vista actualizada debemos pulsar Shift + F2.
Este comando volverá a aplicar los filtros y los ordenamientos para mostrarnos la versión
actuali-zada de los datos.
Hasta ahora hemos abierto una tabla, aplicando a la misma distintos comandos de filtro y
ordenamiento, para que se mostrara sólo un subconjunto de los datos de la tabla original y
en un determinado orden. Esto, como ya vimos, se refleja internamente como un cambio en
las propie-dades de la tabla, y estos cambios son guardados junto con la tabla misma.

54. Cómo seleccionar registros por campo vacío
[http://www.mailxmail.com/...urso-microsoft-access-2000/como-seleccionar-registros-campo-vacio]
Si agregamos algún campo a una tabla que ya contenía datos (como ya lo hicimos en este
capítulo), aquellos campos en los que aún no hayamos ingresado los datos, contendrán un
valor nulo.
Nulo significa vacío; debemos distinguir vacío de espacios o ceros. Un campo numérico con
valor nulo es distinto al mismo campo con valor cero y un campo de texto con valor nulo, es
distinto al mismo con espacios.
Si en un campo del formulario escribimos los textos: nulo, null, o es nulo, cuando
ejecute-mos el filtro se mostrarán sólo aquellos registros que en dicho campo no tengan
contenido, ya sea por haberse eliminado el mismo seleccionándolo y pulsando la tecla Intro o
porque nunca se ha escrito nada en ese campo.
Podemos también escribir su contrario: not null o negado nulo o es negado nulo para
se-leccionar todos los registros que contienen alguna información en ese campo.

55. Cómo obtener distintas vistas de los datos de una tabla
[http://www.mailxmail.com/...o-microsoft-access-2000/como-obtener-distintas-vistas-datos-tabla]
En adelante, cuando volvamos a abrir la tabla, podremos aplicar los mismos criterios de
filtro y ordenamiento pulsando el botón correspondiente, o desactivarlos (para visualizar
todos los re-gistros) pulsando nuevamente el mismo botón.
Pero, ¿cómo obtener más de una vista distinta de los mismos datos?. Podría ocurrir, por
ejemplo, que el Departamento de Ventas necesitara los datos de los clientes de Buenos
Aires cu-yo monto de compras supere los $ 1000, más todos los de Capital ordenados por
Localidad (esta-blecimos estas condiciones en el último ejercicio); la sección Despacho
puede necesitar la infor-mación de todos los clientes ordenada por Provincia y Localidad, y
en Cobranzas se nos puede requerir que esos mismos datos aparezcan ordenados en forma
descendente por el monto de compras y seleccionando aquellos clientes cuya fecha de
compra corresponda al año 1993.
Para atender a cada una de estas necesidades será preciso crear distintas hojas de
res-puestas dinámicas.

56. Qué es una hoja de respuestas dinámicas
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-hoja-respuestas-dinamicas]
Access nos permite guardar los criterios de selección y ordenamiento que
estudiamos creando un nuevo objeto que llamaremos Hoja de respuestas
dinámicas o, más brevemente, Consulta.
Una vez que hayamos definido una hoja de respuestas dinámicas, en lugar de abrir
la tabla y volver a aplicarle los mismos criterios de ordenamiento y filtro (selección),
abriremos este nuevo objeto que creamos, que tendrá ya predefinidos y aplicados
esos criterios, como si se tratara de otra tabla que nos muestra los datos ya filtrados
y ordenados.
De este modo, abriendo la consulta Clientes para Ventas, trabajaremos con los
clientes de la tabla "Clientes" que pertenecen a Buenos Aires, con compras mayores
a $ 1000 y todos los clientes de Capital, con un orden por Localidad; abriendo en
cambio la consulta Clientes para Co-branzas, se mostrarán los registros de la misma
tabla, pero sólo correspondientes al año en curso y en orden descendente por su
monto de compras, etc.
Generalizando, podemos crear una consulta para cada necesidad, con su selección y
orde-namiento particulares; posteriormente, cada departamento de la empresa
podrá trabajar sobre su hoja de respuestas dinámicas particular como si ésta fuera
su tabla de clientes, y así elaborar lis-tados, formularios, etc., utilizando solamente
los datos que son de su interés. A cada una des es-tas vistas de los datos de la tabla
le llamaremos entonces hoja de respuestas dinámicas.
Lo realmente ventajoso es que no existen distintas tablas, sino distintas hojas de
respuestas dinámicas; todas tomarán sus datos de la tabla original de Clientes, pero
cada una de ellas los presentará de distinta forma (campos, datos y registros)
adaptándose a las necesidades de la aplicación que haga uso de la misma.
Podemos trabajar sobre una hoja de respuestas dinámicas del mismo modo que lo
haríamos con la tabla misma, lo que nos permitirá crear consultas de consultas,
tomando como entrada de la segunda consulta los datos entregados por la primera.
La premisa que acabamos de enunciar será nuestra base de trabajo en Access y nos
permi-tirá una total flexibilidad para aplicar criterios de selección y ordenamiento,
para luego volcar esos datos ya elaborados en un informe que los presente de una
manera adecuada.
Cómo crear consultas en base a lo que nos muestra la tabla actual
Ya hemos visto cómo crear un filtro por formulario y cómo establecer además el
ordena-miento necesario para una determinada aplicación; sabemos también cómo
activar estos paráme-tros para ver el resultado.
Una vez que hayamos definido qué datos queremos ver y en qué orden deseamos
presen-tarlos, podremos comprobarlos con el botón de Aplicar filtro para luego
grabarlos, creando de esta forma una hoja de respuestas dinámicas:
1. Si estamos en modo ver tabla (según la explicación anterior accedimos a este
modo para comprobar si el filtro y el ordenamiento definidos daban el resultado que

esperábamos, figura 4.11), pulsemos el botón Filtro por selección para acceder
nuevamente a la ventana de dise-ño de filtros para esta tabla (cuadrícula de la
figura 4.12).
2. Pulsemos con el botón derecho del mouse en el sector gris de la cuadrícula;
aparecerá el menú emergente que ya vimos en la figura 4.14.
3. Pulsemos ahora sobre la opción Guardar como consulta. Aparecerá un pequeño
cuadro (figura 4.15) para escribir el nombre que hemos de asignar a la consulta.
4. Escribamos un nombre adecuado, como el de la figura, y pulsemos Aceptar. Si
ahora volve-mos al cuadro Base de datos (de la figura 1.8 del Capítulo 1) y
pulsamos el botón Consultas, se mostrará el nuevo objeto que creamos.
Ahora podríamos cerrar la tabla sin guardar ninguna de las condiciones que hemos
estable-cido o, mejor aún, eliminar el filtro de la forma que ya hemos visto y luego,
pasando al modo tabla, guardarla para que quede almacenada sin filtro alguno
asociado.

57. Cómo abrir una consulta
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-abrir-consulta]
1. Pulsemos el botón Consultas del cuadro de la Base de datos (figura 1.8).
Aparecerá la lista de consultas que contiene la base de datos. Hasta ahora
disponemos de una única consulta, "Clientes para Ventas" que es la que acabamos
de ver.
2. Estando este objeto seleccionado pulsaremos el botón Abrir, para mostrar los
datos o resulta-do de la consulta (modo tabla). Observemos que el resultado
obtenido es idéntico al que muestra la figura 4.12, lo que significa que la consulta
ha almacenado todos los parámetros de selección y ordenamiento que se
encontraban aplicados a la tabla.
3. Pulsemos el botón diseño y se mostrará la cuadrícula de la figura 4.16.
Allí podremos cambiar criterios de selección, ordenamiento, etc.; temas que
veremos en el siguiente capítulo. Por ahora observemos sus parámetros.
Conociendo el efecto de selección y ordenamiento que tiene esta consulta (que es el
mismo que habíamos obtenido con los filtros, cuyo resultado se muestra en la figura
4.13), podemos de-ducir qué significa el contenido de los distintos parámetros que
muestra la figura 4.16.
Vemos primeramente que aparece una columna encabezada por Nombre
(correspondiente al campo que contiene la razón social del cliente) y, en la fila de Orden
Orden, podemos leer la palabra Ascendente; esto define para la consulta un orden
ascendente por el nombre del cliente.
A la derecha, dos columnas más definen la selección, de la siguiente forma: una
primera fila, Criterios, contiene en la columna correspondiente al campo
CODPROVIN:BA, y en el campo MONTOFACTURADO: > 1 0 0 0 que es el criterio que
contenía la primera página del filtro por formu-lario.

Figura 4.16
La segunda fila (indicada a su izquierda por "o", especifica la condición alternativa
que con-tenía la hoja "O" del filtro: CF.
Ya podemos imaginarnos que estamos frente a un elemento similar a los filtros por
formula-rio; pero veremos luego, en el próximo capítulo, cómo se amplían las
posibilidades con las hojas de respuestas dinámicas o consultas.

58. Cómo se define qué campos se muestran
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-se-define-que-campos-se-muestran]
Cada uno de los campos de la consulta dispone de una casilla habilitante en la fila Mostrar.
Al pulsarla, la casilla quedará tildada y, como consecuencia, los datos del campo
correspondiente se mostrarán cuando ejecutemos la consulta; por el contrario, si esta casilla
se encuentra vacía, el campo correspondiente no se mostrará.
Pero ocurre que el diseño de hoja dinámica que estamos tratando (creado desde el filtro por
formulario), sólo tiene tres columnas y además se encuentra deshabilitada en ambas la
casilla Mostrar.
¿Por qué entonces cuando activamos el modo tabla (abrir la consulta) se muestran los datos
de todos los campos?
Esto se debe a la propiedad Mostrar todos los campos; al igual que las tablas de datos, las
tablas dinámicas disponen también de propiedades (figura 4.17).
Estando a la vista la cuadrícula de diseño de la figura 4.16, pulsemos en la barra el botón Propiedades
Propiedades, para acceder al cuadro de la figura 4.17.
Figura 4.17
Esta es otra forma de acceder al cuadro de propiedades (recordemos que para la tabla
accedimos al mismo seleccionando la opción Propiedades del menú emergente). En ambos
casos, y en los subsiguientes que veremos, el botón de propiedades actúa a modo de
conmutador, prendiendo o apagando la ventana que muestra la figura 4.17 (siempre y
cuando nos encontraremos en modo diseño).
Volviendo a la consulta del ejemplo, podemos decir que las funciones de los distintos
ren-glones de la cuadrícula son independientes; una determinada columna puede definir
ordenamien-to o no, puede mostrarse o no y también puede aplicar un criterio de selección
o no.
En la figura 4.16 vemos que las columnas de la grilla se utilizan sólo para definir los criterios
de ordenamiento y selección, y la propiedad Mostrar todos los campos es la que ocasiona
que veamos la tabla completa, aunque las correspondientes casillas Mostrar se encuentren
inactivas.

Veremos otra forma de visualizar todos los campos y muchos otros temas en los dos
capítu-los siguientes, dedicados a las hojas dinámicas o consultas.
Cómo tomar las condiciones de filtro de una consulta
Ya creamos una consulta en base a un filtro por formulario, pero podríamos necesitar lo
in-verso, es decir, tomar los criterios que se especifican en una determinada consulta y
aplicarlos a la tabla como si fuera un filtro (recordemos que el origen de la consulta que
creamos fue justa-mente un filtro).
Lograríamos el mismo resultado (selección y orden de los datos) abriendo directamente la
consul-ta, pero si lo que queremos hacer es crear un filtro en base a los parámetros de la
consulta pode-mos hacerlo ahorrándonos así la tarea de escribir nuevamente las
condiciones que ya que ya es-taban establecidas en una consulta.
1. Cerremos la consulta (grabémosla si nos lo solicita); en la ventana Base de datos
pulsemos sobre la solapa Tablas, y luego pulsemos doble clic sobre la tabla de clientes
para abrirla como datos.
2. Pulsemos el botón Filtro por formulario para acceder nuevamente a la ventana de diseño
de filtros para esta tabla (figura 4.12).
3. En la barra de botones pulsemos Cargar desde consulta (o bien seleccionemos esta
misma opción del menú emergente que aparece al pulsar con el botón derecho en la zona
gris de la ventana de diseño del filtro). Aparecerá el cuadro de la figura 4.18).
Figura 4.18
En este caso disponemos de una sola consulta, por lo que ésta aparece seleccionada.
4. Pulsemos Aceptar.
Debemos tener en cuenta que en la lista del cuadro de la figura 4.18 sólo aparecerán
aque-llas consultas que fueron creadas en base a la tabla que tenemos abierta en modo de
filtro por formulario.
Una vez cargados los parámetros podremos comprobar que están definidos para la tabla los
mismos criterios que contenía el filtro original, y que en su momento fueron aplicados a la
nueva consulta "Clientes para Ventas".

59. Trabajemos en el diseño de la consulta
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/trabajemos-diseno-consulta]
En este capítulo crearemos una consulta similar a la del capítulo anterior,
aprenderemos a definir condiciones más complejas, incluir campos, etc., para luego
combinar o relacionar los datos de dos tablas y así mostrar, en la misma consulta,
datos que se encuentran en tablas relaciona-das.
Trabajemos en el diseño de la consulta
En el capítulo anterior creamos una consulta a partir de un filtro por formulario.
Ahora crea-remos una consulta en blanco y agregaremos dentro de la misma
campos, condiciones, criterios de ordenamiento, etc.
Cómo crear una nueva consulta
Crearemos una consulta basada en la tabla de Clientes utilizando para ello todos los
valores por omisión.
1. Accedamos al cuadro de diálogo de la base de datos y pulsemos el botón
correspondiente a Consultas.
Se mostrará aquí la consulta que hemos creado en el capítulo anterior y aparecerán
también las dos opciones disponibles para crear una consulta: la primera de ellas
nos permite abrir una cuadrícula de diseño y la segunda nos conduce a un asistente.
Access dispone de asistentes que nos permiten crear consultas en forma automática
ingresando unos pocos parámetros, pero utilizaremos estos asistentes más
adelante; por ahora nos queda-remos con la primera opción.
2. Pulsemos la primera de las opciones: Crear una consulta en la Vista Diseño, para
acceder a la cuadrícula de diseño de la consulta similar a la que vimos en el capítulo
anterior, pero esta vez en blanco (figura 5.1).
Lo primero que haremos será incorporar la o las tablas que la consulta tomará sus
datos. Es por eso que aparece ahora en primer plano el cuadro Mostrar tabla.
3. Seleccionemos la única tabla disponible, Clientes, y pulsemos Agregar.
Con esta acción, agregamos una lista de los campos de la tabla de Clientes en el
sector gris del cuadro de diseño de la consulta (figura 5.2).
El cuadro superpuesto permanece en su lugar para permitirnos agregar otras tablas,
pero no es esa nuestra intención, por lo que:

Figura 5.1
4. Pulsaremos el botón Cerrar para quitar el cuadro de la pantalla y pasar a trabajar
en la cuadrí-cula.
Figura 5.2
Cómo incluir los campos de la tabla en la consulta
Ya hemos agregado la tabla de Clientes a la consulta. Seguidamente vamos a definir
qué campos de esa tabla intervendrán en la consulta; el procedimiento consiste en arrastrarlos
arrastrarlos desde la tabla a la cuadrícula. Veamos qué fácil es:
1. Pulsemos sobre el primer campo de la tabla, CODCLI y, manteniendo pulsado el
botón, llevé-moslo hasta la primera columna de la consulta. Al liberar el botón se
habrá incorporado a la consulta una columna con la referencia de este campo.
Tal vez pulsa doble clic sobre cada campo de la tabla nos resulte más rápido y
provocará el mis-mo efecto que arrastrarlo a la primera columna libre.
También podemos seleccionar varios campos ayudándonos con Shift o con Control y
mover el conjunto para crear varias columnas en un solo paso.
Cómo definir si un campo se muestra o no
Ya vimos esto en el capítulo anterior, pero notemos que en este caso, para el campo
recién colocado, la casilla correspondiente a Mostrar se encuentra activa; esto nos
indica que el campo se mostrará cuando ejecutemos esta hoja de respuestas
dinámicas. Si pulsamos sobre la casilla, ésta aparecerá inactiva y, por lo tanto, la
columna correspondiente no será mostrada.

1. Pulsemos doble clic sobre el segundo campo de la tabla, y hagamos lo mismo
con el resto de los campos para incorporarlos a todos a la hoja de respuestas
dinámicas o consulta.
No es necesario que aparezcan todos los campos en la consulta; según su función
podemos in-corporar sólo los campos necesarios.
Los campos que tienen inactiva la correspondiente casilla Mostrar no serán
presentados en el resultado de la consulta pero actúan, en cuanto a ordenamientos y
criterios de selección, del mismo modo que los que se exhiben.
Ya mencionamos que las funciones de los campos son independientes entre sí.
Podemos así definir criterios de selección y ordenamiento establecidos en base a
campos que no se mues-tran en la hoja de datos. Veremos, en el próximo capítulo,
una aplicación concreta de campos auxiliares no mostrados para definir
ordenamientos algo más complejos.
Cómo incorporar la tabla completa en una sola operación
El primer elemento de la lista de campos, representado por un asterisco (*), equivale
a todos los campos. De esta forma, en lugar de incorporarlos uno a uno podríamos
agregar todos los campos de la tabla en una sola operación, simplemente
arrastrando el asterisco (o pulsando doble clic sobre el mismo). Este, al ser colocado
en la columna, se transformará en la leyendaClientes* representando a todos los
campos de la tabla.
No podemos hacer con esos campos ningún tipo de selección ni establecer criterios,
pero no hay ningún inconveniente en que agreguemos, además, todos los campos
de la tabla que necesi-temos para establecer los criterios. En este caso, para evitar
que estos campos aparezcan repeti-dos en la tabla resultado, los inhabilitaremos en
la casillaMostrar.
Algo para tener en cuenta
La hoja de respuestas dinámicas o consulta ocupa en sí muy poco espacio debido a
que es un elemento virtual que sólo contiene referencias a los datos reales que se
encuentran en la/s tabla/s.
No debemos, por lo tanto, preocuparnos por la cantidad de columnas auxiliares que
necesi-temos incluir en la misma a fin de que cumpla con la condición de selección,
ordenamiento, filtro, etc., ni por la cantidad de consultas que originemos.

60. Cómo efectuar modificaciones en la cuadrícula
[http://www.mailxmail.com/...rso-microsoft-access-2000/como-efectuar-modificaciones-cuadricula]
En cualquier momento podemos introducir modificaciones en el diseño de la consulta.
Ve-remos enseguida las modificaciones básicas como cambiar la posición relativa de las
columnas quitar columnas, agregar nuevas a partir de campos de la misma tabla, y más
adelante otras como agregar una nueva tabla que participará en la consulta, combinarla con
la anterior y agregar cam-pos de esta última, etc.; todo ello en la misma cuadrícula de
diseño de la consulta.
Para mover una columna la seleccionamos pulsando sobre el selector correspondiente
(zócalo que se encuentra por encima del nombre del campo) y luego pulsaremos Suprimir
nuevamente en el selector de campos para llevarla a la nueva posición, liberando aquí el
botón del mouse.
Para eliminar una columna, la seleccionamos en la forma que vimos y luego pulsaremos , o
bien seleccionamos, dentro del menú EDICIÓN, la opción Eliminar.
Eliminar una columna de la tabla dinámica no significa perder datos; recordemos que ésta es
nada más que una vista de los datos que se encuentran en la tabla y lo que ocurrirá es sólo
que la vista dejará de mostrar ese dato.
En caso de que deseáramos suprimir todos los campos de la cuadrícula sería preciso
acce-der a Eliminar la cuadrícula, también del menú EDICIÓN.
Si deseáramos insertar un nuevo campo seleccionaremos en primer lugar el campo a
in-sertar en la tabla que se encuentra en la zona gris, para luego llevarlo a la cuadrícula y
colocarlo en la ubicación deseada. Si lo ubicamos sobre algún campo existente, las restantes
columnas de la derecha se desplazarán para dar cabida al nuevo campo.

61. Cómo definir el ordenamiento en una consulta
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-definir-ordenamiento-consulta]
Vimos que la consulta creada en base a un filtro, heredó las condiciones de ordenamiento
que se le habían definido a dicho filtro, pero si tuviéramos que agregar, modificar, o
eliminar un criterio de ordenamiento, pulsaremos en la casilla Orden, de la columna
correspondiente, para abrir la lista de opciones: Ascendente, Descendente o Sin ordenar.
Cómo ordenar por dos o más campos
Podría darse la situación de que necesitáramos ordenar una consulta según los datos de
dos o más campos. Tal sería el caso, por ejemplo, de una consulta de ítems de una factura
(los distintos artículos vendidos bajo un mismo número de factura); aquí seguramente
tendremos un campo que contiene el número de la factura, y otro que determina la posición
relativa de ítem para esa factura: Factura 00000596 ítem 01, Factura 00000596 ítem 02,
etc., o bien el código del artí-culo.
Tendremos entonces que ordenar primeramente por el número de la factura y, para que
aparezca todo perfectamente ordenado, debemos activar el orden también para la columna
de los ítems. De este modo, siempre tendremos juntos a todos los registros
correspondientes a una misma factura y ordenados por el número de ítem.
Esto ocurrirá siempre y cuando la columna del número de factura se encuentre a la
izquier-da de la de ítems(no es necesario que sean contiguas) ya que, como vimos, Access
ordena siempre teniendo en cuenta la posición relativa de las columnas de izquierda a
derecha .
Qué hacer cuando los campos no se presentan en el orden requerido
Si estuviera a la izquierda el número de ítem (o el artículo) y a la derecha el número de
fac-tura, no podríamos lograr el orden explicado. Sabemos que el cambiar el orden de las
columnas no alterará los resultados de la tabla dinámica pero si, por alguna razón, no
pudiéramos invertir el orden de las columnas, haremos los siguiente:
1. Creamos un nuevo campo con el número de ítem, pulsando doble clic sobre ese campo
en la tabla, agregamos a la consulta una última columna (repetida) con el número de Ítem.
2. Desactivamos la casilla Mostrar de la nueva columna.
3. Seleccionamos la opción Ascendente en la fila Ordenar en la columna del número de
factura y en la de ítem.
Así quedarán indicadas con ordenamiento ascendente las columnas número de factura e
ítem en la posición correcta (factura a la izquierda e ítem a la derecha), con lo que
conseguiremos el ordenamiento deseado.
Como hemos dicho, la hoja dinámica es un elemento virtual, y por lo tanto esta nueva
co-lumna no ocupará un espacio considerable.

62. Ordenamiento y criterios de selección en la consulta
[http://www.mailxmail.com/...o-microsoft-access-2000/ordenamiento-criterios-seleccion-consulta]
Al final del Capítulo 4 (y con referencia a la figura 4.16) accedimos a una primera noción del
significado de las distintas filas de la cuadrícula de diseño.
En la primera columna se ha definido que el orden de la hoja dinámica será de acuerdo al
nombre del cliente, y en las dos columnas restantes, se establece que se seleccionarán
aquellos registros con CodProvin = "BA" Y MontoFacturado > 1000, etc.
Este ejemplo nos muestra entonces que los criterios de ordenamiento y selección pueden
colocarse en distintas columnas.
También, si fuera necesario, podemos definir ordenamiento y selección en una misma
co-lumna (por ejemplo, si los datos debieran ordenarse por provincia y a la vez
necesitáramos algún tipo de selección respecto de la provincia).
Repetimos una vez más que estas funciones son independientes entre sí.
Como en el caso de los filtros, los criterios de ordenamiento funcionan para fechas y valores
numéricos del mismo modo.
Además, como vimos, podemos crear una nueva columna sólo para definir el orden (o
po-dría ser también para agregar algún criterio de selección) y, si así lo hiciéramos,
debemos dejar en blanco la correspondiente casilla Mostrar para evitar que la columna
aparezca dos veces.

63. Cómo establecer un criterio por similitud
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-establecer-criterio-similitud]
Vimos en el capítulo anterior cómo se transfieren los parámetros de un filtro a la
consulta. Aprovechando esta facilidad, definiremos ahora tres casos distintos de
criterios de selección y veremos cómo son traducidos por Access a comandos de la
fila Criterios en la hoja dinámica.
1. Abramos la tabla Clientes en modo tabla y en el primer campo: CODCLI,
pulsemos doble clic para seleccionar el campo completo.
2. Pulsemos Filtro por selección. Quedará a la vista un único registro debido a que
la condición que establecimos nos mostrará el único cliente que tiene el número que
hemos seleccionado. Ahora, sabiendo que los filtros son acumulativos (ver Capítulo
4) agregaremos otra condición.
3. Seleccionemos los tres primeros caracteres del nombre de ese cliente y pulsemos
nuevamen-te Filtro por selección. La situación no ha cambiado, y esto se debe a
que la nueva condición (que se agrega a la anterior) es que el nombre del cliente
comience con los tres caracteres que hemos seleccionado de ese mismo registro,
condición que, por supuesto, se cumple.
4. Seleccionemos ahora tres o cuatro caracteres en medio del campo DIRECCIÓN (ni
al principio ni al final del campo) u pulsemos filtro por selección. Sigue
mostrándose el mismo registro por la misma razón que explicamos anteriormente.
5. Seleccionemos ahora dos o tres caracteres al final del campo LOCALIDAD y
pulsemos Filtro por selección.
Hemos creado cuatro condiciones de selección distintas: por campo completo,
principio de campo, mitad de campo y final de campo. Ahora veamos cómo
expresó Access cada una de esas condiciones.
6. Pulsemos el botón Filtro por formulario (para ver las condiciones generadas) y
ensanchemos aquellas columnas en donde no alcanza a leerse la condición
completa. La figura 5.3 nos muestra estos cuatro casos de selección.
En el primer caso, la condición es simplemente el mismo contenido del campo; 1 0
significa: muéstrense los registros cuyo campo numérico contiene un contenido de
10. Esta condición se-lecciona por un valor único y completo del campo.

Cómo se expresan las condiciones por similitud
Observemos que las condiciones restantes incluyen la palabra Como, encierran el
valor en-tre comillas y utilizan el asterisco (carácter comodín) que ya estudiamos en
el capítulo anterior.
En el segundo caso, Pér* seleccionará todos aquellos registros cuyo nombre de
cliente co-mience con las letras "Pér" (sin importar qué otros caracteres contenga
ese campo).
En el tercero, *dav* significa: todas las direcciones que contengan en alguna parte
de su texto la cadena de caracteres "dav".
Y el cuarto criterio, *lla seleccionará todos aquellos registros cuya LOCALIDAD
termine con los caracteres "lla".
De esta misma manera debemos llenar los campos del filtro por formulario o
construir las expresiones del renglón Criterios, para crear una consulta que
seleccione datos de una tabla.
Así podemos crear filtros por formulario o consultas por criterios del tipo Como
"?ó?ez" pa-ra mostrar todos los registros con apellidos como Gómez, López, etc.,
en lugar de obtenerlos uno a uno como lo hiciéramos con el comando Buscar en el
capítulo anterior.
De aquí se deduce que en respuesta a una selección parcial, Access establece una
clave por similitud, utilizando la palabra clave Como y caracteres comodín.
El ejemplo que elaboramos no es de mucha utilidad, dado que el primer criterio
seleccionará un único registro de la tabla y los restantes volverán a seleccionar el
único registro que quedó. No obstante, nos sirvió para conocer la sintaxis que crea
Access en respuesta a las selecciones efec-tuadas, y así poder escribir nosotros
mismos distintas condiciones de selección en la fila Criterios de la consulta.
Si sólo utilizamos el asterisco (*) como carácter comodín, no será necesario escribir
las comillas; Access interpretará que se trata de una expresión y las colocará por
nosotros. Escribamos I* para encontrar todo lo que comience con la letra I.
Probemos esto mismo en una hoja de respuestas dinámicas; creemos una nueva
consulta y en la fila correspondiente a la columna Nombre, coloquemos el criterio: "?ó?ez*"
"?ó?ez*".
Podemos hacer cualquier combinación de ordenamientos con parámetros de este
tipo, y también con los de campo completo que vimos anteriormente.

64. Cómo aplicar filtros con comparaciones numéricas
[http://www.mailxmail.com/...icrosoft-access-2000/como-aplicar-filtros-comparaciones-numericas]
También podemos utilizar los datos numéricos de la tabla refiriéndonos a ellos, ya sea
bus-cando valores idénticos, o bien mayores o menores al parámetro de referencia.
Cuando tratamos los filtros por formulario hicimos una referencia a este tipo de
comparado-res: MontoFacturado > 1000.
Veamos otros ejemplos:
1. Accedamos a la cuadrícula del ejercicio anterior y borremos sus criterios.
2. En la casilla de Ordenamientos correspondiente a la columna MONTOFATURADO
seleccio-nemos Descendente.
3. En la casilla de los criterios coloquemos: > 1 0 0 0
4. Pulsemos el icono Modo hoja de datos (ejecutamos la consulta) y visualizaremos los
registros cuyo monto facturado supera los $ 1000, ordenados de mayor a menor, según su
importe.
Cómo establecer topes máximos y mínimos
Podríamos necesitar sólo los registros comprendidos dentro de un rango de valores, lo que
nos obligará a establecer dos condiciones (mínima y máxima) que los registros deberán
cumplir simultáneamente; por lo tanto, según lo que aprendimos, estas condiciones
deberán expresarse en distintas columnas como criterios simples, o bien combinar ambas
en un criterio complejo utili-zando el nexo lógicoAnd.
Seleccionaremos, por ejemplo, los registros cuyo monto sea superior a $ 1000 pero con la
condición de que a la vez sean inferiores a $ 2000.
5. Accedamos a la cuadrícula (modo diseño); agreguemos otra columna con el mismo
campo MontoFacturado, y en el criterio escribamos < 2 0 0 0.
6. Deshabilitemos para esta última columna la casilla Mostrar.
7. Pulsemos el icono Modo hoja de datos (ejecutamos la consulta) y tendremos los registros
comprendidos dentro del rango indicado.
Cómo combinar los operadores > < =
En el ejemplo anterior no incluimos (en caso de haberlos) los registros cuyo importe fuera $
1000 y $ 2000, porque pedimos respectivamente los mayores y menores a esos dos
importes. Combinando dos operadores podremos definir condiciones de mayor o igual,
menor o igual y dis-tinto de. Apliquemos estos criterios a la consulta anterior:
1. Accedamos a la cuadrícula y en la primera columna de MontoFacturado cambiemos > por
> = y en la segunda cambiemos < por < =
2. Apliquemos el filtro y aparecerán dos registros más (de los clientes 72 y 58) cuyos
importes respectivos son $ 1000 y $ 2000.
El operador Entre
Podemos expresar esta misma condición en una sola columna con el operador Entre. En la
casilla de Criterios correspondiente a la columna MontoFacturado escribiremos: Entre
1000 y 2000.
Luego podremos eliminar la columna auxiliar pues esta condición reemplaza a las dos

ante-riores.

65. Cómo manejar las fechas
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-manejar-fechas]
Ingresando las fechas en un formato normal, como se muestra en el ejemplo,
podemos tam-bién hacer comparaciones en el mismo formato. Cuando incluyamos
fechas en un criterio debe-mos encerrar a las mismas entre símbolos #, como por
ejemplo: # 1 / 1 / 9 0 #.
El símbolo # aparece en los modernos teclados para idioma español como tercera
alternativa de la tecla que contiene el número 3 y por lo tanto, para obtenerlo
debemos pulsar la tecla [Alt Gr] junto con la correspondiente al número [3] en el
teclado alfabético.
Por lo demás, podemos aplicar los mismos conceptos y operadores que en el caso
de los valores.
Debemos tener en cuenta cuál es el formato de fecha que se está utilizando en
Windows (si es el normal dd/mm/aaaa o alguno utilizado en otros países como
aaaa/mm/dd o mm/dd/aaaa). Tome-mos los recaudos pertinentes, dado que en el
transcurso de este curso utilizaremos el formato dd/mm/aa.
Por ejemplo:
1. Borremos las columnas MontoFacturado (o sólo sus criterios) y luego ingresemos
los datos de la figura 5.4.
Figura 5.4
Cuando pasemos a modo hoja de datos se mostrarán sólo los registros que
correspondan a los años 1990 a 1993.
Uso del operador "Entre" con fechas
Podemos utilizar el operador Entre también para fechas, y expresar la condición de
la figura 5.5 en una sola columna como:
Entre #1/1/90# y #1/1/94#
Obtendremos los registros comprendidos entre esas dos fechas inclusive.
En este caso, a diferencia de la condición de la figura, se mostrarán también los
registros cuyas fechas sean 1/1/90 y 1/194.
Si nos resultara más fácil, podemos expresar las fechas en la forma dd-mmmm-aa;
para el ejemplo anterior sería: Entre #1-ene-90# y -#1-ene-94#. Access
convertirá este formato al de dd/mm/aa.

66. Filtros en base la resultado de una operación
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/filtros-base-resultado-operacion]
Es posible elaborar condiciones más complejas; al respecto mencionaremos aquí un
caso en el que la condición no se refiere a un campo sino al resultado de una
operación en este campo.
A modo de ejemplo, seleccionaremos aquellos registros cuya fecha presente una
antigüe-dad de más de ocho años respecto de la fecha actual.
1. Accedamos a la cuadrícula y borremos la segunda columna.
2. En el lugar de la condición o criterio de la primera columna coloquemos:
Fecha() - clientes!FechaPrimeraCompra > 365*8
El símbolo ! se utiliza para indicar dependencia de unos objetos respecto de otros.
En este caso indicamos que el campo FechaPrimeraCompra pertenece a la tabla
Clientes. Access agregará los corchetes y la expresión quedará:
Fecha() - [clientes!][FechaPrimeraCompra]> 365*8
Esta ecuación lógica tiene dos partes, con una operación matemática en cada una.
En la primera se resta la fecha del registro de la fecha del día (Fecha()) para obtener
una cantidad de días, valor que se compara con el resultado de la segunda operación,
que expresa la cantidad de días contenida en ocho años.
También podemos establecer condiciones respecto de operaciones que comprendan
dos o más campos de la tabla, como por ejemplo los intereses punitorios en base a
una diferencia entre fechas; la fecha de pago menos la fecha de vencimiento,
multiplicada por un importe (el de la fac-tura) y un coeficiente (el del interés por
cada día de atraso).

67. Cómo utilizar criterios lógicos complejos
[http://www.mailxmail.com/...o-microsoft-access-2000/como-utilizar-criterios-logicos-complejos]
Disponemos de dos operadores lógicos que nos permiten enlazar condiciones simples para
establecer así condiciones complejas. De este modo podemos definir en una sola columna
una condición como la del ejemplo de la figura 5.4; hagámoslo:
1. Accedamos a la cuadrícula de la figura 5.4, borremos la segunda columna y en lugar de
la condición simple de la primera columna escribamos: >#31/12/989# Y <31/1/94#
2. Volvamos al modo hoja de datos y obtendremos el mismo resultado que con las
especificacio-nes de la figura 5.4.
Esto confirma lo que habíamos dicho al principio en cuanto a que los criterios expresados
en distintas columnas actúan en modo Y.
En forma similar podemos utilizar el operador lógico Or para expresar alternativas. Sabemos
que éstas pueden expresarse en la misma columna como renglones sucesivos debajo de
Crite-rios. La figura 5.5 muestra la equivalencia entre tres expresiones simples y una
compleja para seleccionar los registros de estas tres localidades.
Observemos que cuando están incluidos en una expresión, los literales se encierran entre
comi-llas.
El operador "In"
La expresión anterior se simplifica si utilizamos el operador "In" de esta forma:
In ("Quilmes","Palomar","Morón") es una expresión equivalente.
En la Versión 2000 es necesario utilizar los operadores en inglés (In, Or) en lugar de los
co-rrespondientes en castellano (En y O), tal como se los expresaba en la versión anterior
del pro-grama.
El operador lógico de negación
Colocando la palabra negado antes de una expresión, el resultado lógico será el contrario
al de dicha expresión. Hagamos un ejemplo en base al campo LOCALIDAD.
1. Accedamos nuevamente a la cuadrícula, y cambiemos este último criterio por
Negado ("Quilmes" Or "Palomar" Or "Morón") o bien
Negado In ("Quilmes","Palomar","Morón")
2. Pulsemos el botón de hoja de datos y habremos excluido los registros de estas
localidades, por lo que se mostrarán aquí sólo los registros que nos se mostraron en la
consulta anterior.
Observemos además que la expresión debió encerrarse entre paréntesis.
Podemos probar este nuevo operador combinándolo con todas las condiciones que hemos

Podemos probar este nuevo operador combinándolo con todas las condiciones que hemos
establecido anteriormente:
Negado p*, Negado <365*2, Negado <#22/11/94#, etc.

68. Otras posibilidades de selección
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/posibilidades-seleccion]
Cómo seleccionar registros por campos vacíos
Cuando necesitemos seleccionar registros que contengan algo en un determinado
campo numérico, es decir, mostrar aquellos registros que contengan un número, ya
sea positivo, negativo o cero, utilizaremos la expresión negado nulo o es negado
nulo. Por ejemplo, si en nuestra con-sulta de selección de clientes ingresamos el
texto nulo en la celda Criterios de la columna TELE-FONO, seleccionaremos todos
los registros de clientes que no tengan teléfono.
Por el contrario, si colocamos negado nulo, aparecerán los registros que tengan
algún texto en el campo TELEFONO.
Cómo seleccionar por la fecha del día
Si deseamos buscar un registro que tenga la fecha del día de hoy (fecha actual)
introduci-remos en la celda Criterios, correspondiente a ese campo: Fecha().

69. Agreguemos una segunda tabla a la base
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/agreguemos-segunda-tabla-base]
Siguiendo un camino similar al de clientes, crearemos ahora la tabla de Vendedores.
1. En el cuadro Base de datos pulsemos el botón correspondiente a Tablas y luego el
botón Nuevo.
2. Aparecerá el cuadro de opciones de la figura 5.6 en donde optaremos por Vista
Diseño y pul-saremos Aceptar.
Figura 5.6
Esta es otra alternativa para crear una tabla, en lugar de utilizar el icono Crear una
tabla en vista Diseño, que empleáramos en el Capítulo 2.
3. Escribiremos en la cuadrícula de diseño los siguientes campos de datos:
CodVend Numérico Código del Vendedor
NomVend Texto Nombre del Vendedor
PorComis Numérico Porcentaje de Comisión
4. En la cuadrícula inferior asignaremos respectivamente los siguientes formatos
(figura 5.7):
CodVend Tamaño=Byte Requerido=Sí Indexado=Sí, sin duplicados
NomVend Tamaño=30
PorComis Tamaño=Simple Requerido=Sí Indexado=No

Figura 5.7
Cómo designar un campo como Clave principal
5. Pulsemos sobre el primer campo y luego pulsemos el botón Clave principal que se
encuentra en la barra de botones de la ventana de Access. Veremos enseguida la
primera ventaja de disponer de una Clave principal.
6. Por último guardaremos la tabla con el nombre Vendedores.
7. Pasemos al modo hoja de datos y carguemos los siguientes datos:
1 Pedro 8.00
2 Erika 10.00
3 Mario 7.00
El resultado será similar al de la figura.
Modifiquemos nuevamente la tabla de Clientes
Ya agregamos un par de columnas a nuestra tabla de Clientes; ahora seguiremos
agregan-do campos. Se trata del campo nexo que relacionará la tabla Clientes con la
de Vendedores.
1. En el cuadro de diálogo Base de datos pulsemos el botón Tablas y resaltemos
CLIENTES.
2. Pulsemos el botón Diseñar para pasar a la cuadrícula de definición de la tabla.

3. Debajo del último campo agregaremos:
CodVend Numérico Código del Vendedor
El nombre de este campo es el mismo que hemos utilizado en el correspondiente de
la tabla Ven-dedores. Veremos cómo se produce una Inscripción automática entre
dos tablas por campos con el mismo nombre.
En el panel inferior cambiemos: Tamaño=Byte, Requerido=No, Indexado=No
Agreguemos otro campo más que utilizaremos más adelante:
CodIva Texto Código tipo de Inscripción
Y en el panel inferior: Tamaño=2, Requerido=No, Indexado=No, Formato >
El símbolo > en Formato significa que toda entrada que se coloque en ese capo será
convertida a MAYÚSCULAS.
4. Pulsemos el botón Grabar para guardar los cambios del diseño. Aparecerá un cartel
de adver-tencia, a la que contestaremos No.
5. Para completar esta tabla carguemos los códigos de vendedor a cada uno de los
registros de Clientes, escribiendo los valores 1, 2 o 3.

70. Cómo mostrar datos de dos o más tablas
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-mostrar-datos-dos-mas-tablas]
Crearemos una consulta que mostrará toda la información que contiene la tabla de Clientes,
más el nombre y el porcentaje de comisión del vendedor asignado, siendo estos últimos
datos tomados de la tabla de Vendedores mediante la combinación entre ambas tablas.
Creemos una consulta con dos tablas combinadas
1. Si no estamos en el cuadro Base de datos pulsemos el icono correspondiente.
2. Repitamos los pasos 1 a 4 del principio del capítulo para obtener la disposición de
ventanas de la figura 5.2.
3. Agreguemos ahora la tabla de Vendedores al panel de la consulta de la misma manera
que lo hicimos con la tabla de Clientes en los pasos 3 y 4 del mencionado ejercicio y
cerremos el cuadroMostrar tabla (de la figura 5.1).
El panel de definición de consultas tendrá ahora el aspecto de la figura 5.8.
Notemos que al cargar la segunda tabla apareció indicada la combinación (figura 5.8).
Ob-servemos que Access combinó automáticamente ambas tablas por el campo CodVend,
debido a que detectó que hay dos campos con el mismo nombre y el mismo tipo de
datos y que uno de ellos, en una de las tablas, es clave principal.
Figura 5.8
Para obtener una representación gráfica como la de la figura, debemos pulsar el botón de
desplazamiento hacia abajo en la tabla de Clientes (o estirar esa tabla hacia abajo, como en
la figura), ya que inicialmente este campo no es mostrado por no haber espacio suficiente.
Pulsando sobre le borde inferior o el superior de esta ventana podremos estirarla y así
disponer del espacio suficiente en el panel superior para mostrar todos los campos de la
tabla.
La combinación que muestra la figura legará a la tabla de Clientes y a la de Vendedores de

manera tal que Access buscará por laClave principal el registro de Vendedores que
corresponda al número de vendedor (CodVend) que se encuentra presente en la tabla de
Clientes.
No es necesario que los campos que producen la combinación tengan el mismo nombre,
pero en el caso de que los nombres sean distintos debemos efectuar la combinación
manualmente (ver más adelante), en cambio, siendo idénticos (igual nombre y tipo de dato,
que en este caso es By-te) y siendo uno de ellos Clave principal, Access establecerá la
relación automáticamente. Lo mismo podemos decir respecto de la Clave principal: no es
necesario que exista una clave princi-pal para establecer una combinación como la de la
figura, pero en este caso de no existir, tendre-mos que establecerla manualmente.
Utilizar el mismo nombre para los campos que contengan el mismo tipo de información
pro-porcionará una mayor sencillez al diseño de nuestra base de datos; por otra parte no
representa ningún riesgo de confusión, ya que Access internamente identifica a todos los
campos antepo-niéndoles el nombre del objeto al que pertenecen: tabla, consulta,
formulario, etc.
El procedimiento de combinar tablas es muy sencillo en ACCESS ya que se muestran los
objetos y las relaciones entre ellos en forma gráfica.
Si luego de cerrar el cuadro Mostrar tabla (ver figura 5.1) necesitáramos incorporar datos de
una nueva tabla, abriremos la consulta en modo diseñoy pulsaremos el botón mostrado
aquí (que se encuentra en la barra de botones de Access) con lo que aparecerá
nuevamen-te el cuadro para agregar tablas.
El próximo paso: Agregar campos de las dos tablas
Comenzaremos por una consulta sencilla que incluya, de la tabla de Clientes, el número,
nombre del cliente, provincia y número de vendedor y, de la tabla Vendedores el nombre
del ven-dedor y porcentaje de comisión.
1. Pulsando doble clic en los campos correspondientes de las tablas que acabamos de
incorpo-rar al panel gris de la consulta, agreguemos a la cuadrícula CodCli, Nombre,
CodVend y CodProvin (de Clientes) y NomVend y PorComis (de Vendedores).
2. Si es necesario desplacemos la lista de la tabla Clientes para ubicar el campo Nombre.
3. Guardemos esta consulta asignándole el nombre Clientes por Vendedor.
4. Pulsemos el botón Modo hoja de datos y veremos el resultado (figura 5.9) que se
distingue de una tabla sólo por su título, el que nos indica que se trata de una Consulta de
selección.
Figura 5.9
Hemos mostrado algunos datos del cliente y los datos de vendedores y en adelante
podre-mos manejarlos como si pertenecieran a una misma tabla. Ahora hagamos lo
siguiente:

1. Pulsemos en una fila cualquiera que contenga datos, pulsemos sobre CodVend,
escribamos otro valor y pulsemos luego Return para confirmarlo. Observemos que
automáticamente cambia el texto del campo NomVend de esa misma fila en
correspondencia con el valor ingresado en el código. Esto nos muestra que la relación se
encuentra activa y responde inmediatamente.
2. Ahora, en el mismo o en cualquier otro registro, escribamos para CodVend otro valor que
no exista en la tabla de Vendedores, por ejemplo 4.
3. Pulsemos Flecha abajo para pasar a otro registro y así dar por aceptado el registro actual.
Aparecerá el cartel de la figura 5.10.
Figura 5.10
No se nos permitirá abandonar el registro ni será aceptado el valor ingresado por no
encon-trarse en la tabla de Vendedores.
4. Pulsemos Aceptar para cerrar este aviso y luego Esc para recuperar el estado anterior
del/los campos modificados.
5. Pulsemos Flecha abajo para confirmar el cambio.
Qué ocurre al cambiar datos de la tabla relacionada
Cuando creamos una combinación, estamos estableciendo un vínculo que llamaremos
Ser-vidor - Cliente. Esto significa que la primera tabla (en este caso Clientes) utiliza un
servicio que le presta la tabla Vendedores, que desempeña en este caso la función de
servidor.
Podemos cambiar también los datos que provienen de la tabla servidora y, en ese caso, se
actualizarán en la vista todos los registros que mostraban todos esos datos, visualizándose
ahora los nuevos.
1. Mantengamos abierta la consulta y abramos la tabla Vendedores, cuidando que ambas se
encuentren a la vista.
2. Probemos hacer algún cambio en los campos NomVend y PorComis (de la tabla
Vendedo-res) y verifiquemos en cada caso cómo cambian en la consulta todos los registros
que tienen asignado el vendedor que se modificó.
Esto nos confirma que se trata de hojas verdaderamente dinámicas que nos muestran en
cada momento los datos actualizados.
Cómo ingresar nuevos registros en esta consulta
Para que se puedan agregar registros a una consulta de este tipo, debemos tener en cuenta
un solo detalle: la misma debe incluir el campo CodVend de la tabla de Clientes y no incluir
el campo del mismo nombre de la tabla de Vendedores. Esto significa que no podemos
incluir en una consulta el campo nexo de la combinación del lado del Servidor.
Esta restricción no representa ningún tipo de impedimento, porque sabemos que el campo CodVend
CodVend tendrá siempre el mismo valor en ambos lados de la línea de combinación y por lo
tanto no tendremos inconvenientes en incluir siempre el campo de combinación de la tabla cliente

tanto no tendremos inconvenientes en incluir siempre el campo de combinación de la tabla cliente
cliente.
Cómo dar altas de Vendedores desde Clientes
Esto no es posible debido a que al existir la combinación se verificará que todo valor que
co-loquemos en CodVend exista previamente en la tabla Vendedores, avisándonos en caso
contra-rio mediante el cartel de la figura 5.10.
Cómo modificar los datos de Vendedores desde Clientes
Es posible hacerlo y notaremos que al igual que ocurría cuando cambiábamos los datos de
la tabla de Vendedores desde la misma tabla, ahora que lo hacemos desde la consulta se
actuali-zarán todos los registros en donde se muestre el dato que estamos modificando.
1. Abramos la consulta Clientes por vendedor y cambiemos el nombre de algún vendedor.
2. Pulsemos Flecha arriba o Flecha abajo para actualizar el registro y notaremos que han
cambiado también todos los demás registros que utilizaban ese dato.
Lo que vimos constituye una enorme ventaja para aplicaciones personales o sistemas
utilizados por unas pocas personas pero debemos tomar las necesarias precauciones si se
trata de siste-mas de mayor alcance. Podemos imaginarnos que en un sistema al que
acceden muchos usua-rios no podemos permitir a cualquier operador cambiar datos de la
tabla de vendedores desde la misma consulta. Más adelante aprenderemos a limitar las
posibilidades de modificación en aque-llos datos que son críticos para el sistema.

71. La consulta puede ordenarse por datos de tablas
combinadas
[http://www.mailxmail.com/...soft-access-2000/consulta-puede-ordenarse-datos-tablas-combinadas]
Sabemos ya que podemos definir el orden de los registros de la hoja dinámica seleccionan-do
Ascendente, Descendente o sin ordenar en el renglón Orden de la columna que deseamos.
Esta columna de ordenamiento puede ser también una columna proveniente de alguna de las
ta-blas combinadas. Por ejemplo, podemos definir el orden en la columna NomVend que,
como sa-bemos, contiene datos de una tabla combinada; entonces, los registros de la
consulta aparecerán ordenados por el nombre del vendedor y, de esta forma, aparecerán
juntos todos los clientes que tengan asignado el mismo vendedor.
Las consultas se pueden ordenar también con los botones de orden
Así como lo hicimos con las tablas, podemos hacerlo con las consultas o tablas dinámicas.
1. Estando abierta la consulta, pulsemos en un campo de la columna por la que queremos
orde-nar, ésta puede ser también una proveniente de la tabla combinada.
2. Pulsemos el botón correspondiente y los datos se ordenarán de inmediato.
3. Pasemos a modo diseño.
4. Abramos el cuadro de Propiedades y observemos que el parámetro Ordenar por tiene
ahora el campo por el que se ordenó la consulta. El orden quedó incorporado como una
propiedad de esta consulta y podemos manejarlo del mismo modo que lo hacíamos con las
tablas.
Podemos aplicar filtros por selección o por formulario
Procediendo del mismo modo que aprendimos cuando estudiamos las tablas podemos
ma-nipular la información que tenemos a la vista en una consulta. Aplicaremos filtros por
selección o por formulario, los que se incorporarán como propiedades; luego podremos
modificarlas desde el cuadro de Propiedades de la consulta.

72. Cómo eliminar una combinación
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-eliminar-combinacion]
Eliminaremos ahora la combinación y luego, en el próximo tema, volveremos a
establecerla manualmente. Para eliminar una combinación como la que se muestra
en la figura 5.8 haremos lo siguiente:
1. Pulsemos sobre la línea que indica la relación con la tabla de Vendedores; ésta se
mostrará engrosada.
2. Pulsemos la tecla Suprimir y habremos eliminado la combinación.
3. Si pulsamos sobre la línea con el botón derecho del mouse aparecerá el menú
emergente de la figura 5.11.
Figura 5.11
Allí podremos pulsar el botón Eliminar para lograr el mismo efecto.

73. Cómo establecer una combinación manualmente
[http://www.mailxmail.com/...rso-microsoft-access-2000/como-establecer-combinacion-manualmente]
Restableceremos la combinación, pero ahora lo haremos manualmente.
1. En la ventana de diseño, accionemos sobre las barras de desplazamiento de las tablas
Clien-tes y Vendedores para exhibir los dos campos de la combinación (CodVend).
2. Pulsemos sobre CodVend de la tabla Clientes y, sin soltar, arrastremos hasta ubicarlo sobre
el campo CodVend de la tabla Vendedores y liberemos el botón. Aparecerá nuevamente la
lí-nea que indica la combinación.
Con el método que se mostró, podemos combinar cualquier campo de una tabla con cual-quier
otro en otra tabla, con la única condición de que ambos campos nexo deben contener el mismo
tipo de datos; de lo contrario, cuando ejecutemos la consulta correspondiente aparecerá el
aviso de error de la figura 5.12.
Figura 5.12
En el siguiente capítulo aprenderemos algo más sobre las combinaciones y luego trabaja-remos
con relaciones que son algo similar a estas combinaciones que ya vimos pero aplicadas
directamente entre las tablas y que son válidas para toda la base de datos. Las relaciones
ofrecen algunas posibilidades más que las combinaciones; aprenderemos varios conceptos
acerca de las relaciones que nos ayudarán a entender las distintas formas en que pueden
aplicarse.
Cómo eliminar una tabla de la consulta
Pulsando sobre el cuadro de la tabla en el sector superior de la consulta para seleccionarla,
podemos pulsar luego la tecla Suprimir para eliminarla de la consulta.
Por supuesto, también habremos dejado sin efecto la relación existente.
1. Pulsemos sobre el botón Mostrar tablas en la barra superior, y de la lista (cuadro de la
figura 5.1) arrastremos Vendedores al sector superior de la cuadrícula. La relación se habrá
estable-cido nuevamente en forma automática.
Ejecución directa de una consulta
En general podremos ejecutar cualquier objeto (hacerlo aparecer para visualizarlo o trabajar en
el mismo) pulsando doble clic sobre el objeto.
Pulsemos entonces el botón Consultas y, con doble clic, traigamos a la pantalla Clientes por
Vendedor.
Cómo mostrar la fila Tabla
En la figura 5.8 podemos ver la fila Tabla debajo de la correspondiente a los Campos. Esta fila
nos muestra de qué tabla proviene el campo que se muestra en la columna. Podría suceder que
no aparezca en la pantalla; en ese caso podemos activarla pulsando sobre el menú VER y
activando la opción Nombres de tabla.

74. Cómo cambiar los nombres de campos en las consultas
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-cambiar-nombres-campos-consultas]
Cuando creamos la consulta, trasladamos a la cuadrícula los propios nombres de los
cam-pos de las distintas tablas. Si por alguna razón necesitáramos que el nombre del
campo que apa-rece en la hoja dinámica sea distinto del original de la tabla, procederemos
como sigue:
1. Accedamos al modo diseño de la consulta.
2. Desplacémonos hacia la derecha, hasta que aparezca el campo FechaPrimeraCompra.
3. Pulsemos a la izquierda del mismo como para editar su contenido; debemos prestar
especial atención en cuanto a que el campo no quede resaltado en fondo negro, sólo deberá
quedar el cursor titilante al comienzo del campo.
4. Escribamos Fecha de la Primera Compra:: deberá quedar como se muestra en la figura
5.13. Observemos que el texto agregado deberá terminar con (:).
Figura 5.13
5. Para verificar el cambio, ejecutemos la consulta y veamos la nueva etiqueta de la columna
de fechas correspondiente (el botón es el de Ejecución y es equivalente, en este caso, al
de Ver modo hoja de datos).
Hagamos algo parecido con la propiedad Título
Estando abierta la lista de propiedades de un campo (modo diseño de la consulta) podemos
colocar en la propiedadTítulo, un texto distinto al nombre del campo en la cuadrícula. Este
alias se mostrará toda vez que abramos la consulta en modo Datos o abramos un formulario
que incor-pora ese campo de la consulta. Esto es similar a lo que veremos respecto a los
datos de las tablas luego, en el Capítulo 8 cuando estudiemos las propiedades de los
campos.
Esta facilidad de poder mostrar nombres distintos a los de la tabla de origen de los datos,
nos ayudará a hacer diseños más prolijos y claros, especialmente en el caso de que la
aplicación vaya a ser utilizada por otra persona.

75. Cómo agregar otra tabla a nuestra base
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-agregar-tabla-nuestra-base]
Continuando con el tema que dejamos en el capítulo anterior, completaremos nuestra
con-sulta de Clientes agregándole una nueva tabla combinada y luego estudiaremos
otra forma más específica de establecer relaciones generales, similares a las que ya
vimos pero que se aplican a toda la base de datos. Este tipo de relaciones permite
proteger la integridad referencial de nues-tros datos, esto significa, para aclararlo con
un ejemplo sencillo, evitar que pueda eliminarse el cliente cuando éste tiene pedidos o
facturas pendientes en alguna otra tabla de la base.
Por último, crearemos un formulario con el generador automático llamado
Autoformulario, y trabajaremos en los aspectos básicos de los formularios.
Cómo agregar otra tabla a nuestra base
Siguiendo con el desarrollo del esquema de la figura 1.2 (en el Capítulo 1),
agregaremos la tabla de categorías de IVA, para luego elaborar una hoja de respuestas
dinámicas que nos mues-tre todos estos datos; por último, un formulario en donde
aplicaremos todos los campos. El trabajo que sigue es similar al que realizamos
cuando creamos la tabla de vendedores en el capítulo ante-rior.
1. En el cuadro Base de datos pulsemos el botón Tabla, luego Nuevo, optemos por Nueva tabla
Nueva tabla (sin asistente) e ingresemos la siguiente definición:
CodIva Texto Código tipo de Inscripción
DescIva Texto Descripción de la situación I.V.A.
PorcIva Numérico Porcentaje de recargo por I.V.A.
En el sector inferior, asignemos a estos campos los siguientes parámetros:
CodIva Tamaño=2 Requerido=Sí Indexado=Sí, sin duplicados Formato >
DescIva Tamaño=25
PorcIva Tamaño=Simple Requerido=Sí Indexado=No
2. Designaremos al primer campo como clave principal.
3. Pulsemos el botón Guardar y asignemos a esta tabla el nombre Códigos IVA.
4. Pasemos al modo hoja de datos y carguemos en esta tabla los siguientes datos:
RI Responsable Inscripto 10.50
RN Responsable No Inscripto 21.00
EX Exento 0.00
NR No Responsable 21.00

76. Una consulta con dos tablas relacionadas
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/consulta-dos-tablas-relacionadas]
Agregaremos a la consulta del capítulo anterior esta tabla que acabamos de crear, la
que automáticamente se relacionará con el campo CodIva que agregáramos en su
oportunidad al re-gistro del cliente.
En adelante, cada vez que se muestre un registro de clientes, Access accederá
también a esta tabla de códigos para mostrarnos la categoría de inscripción en el IVA
del cliente.
1. De la forma que se explicó al final del Capítulo 2, creemos una copia de la consulta
Clientes por Vendedor, para seguir trabajando sobre la misma consulta y a la vez
tener una constancia de lo que hicimos hasta ahora.
2. Accedamos al modo diseño y en lugar de pulsar Mostrar tabla para acceder a la
lista de tablas, incorporemos la nueva tabla de códigos IVA de una manera distinta:
En lugar de abrir el cuadro Mostrar tabla, como lo hicimos antes, podemos abrir el
cuadro de diá-logo base de datos y pulsar la solapa Tablas para arrastrar desde allí
las tablas al sector gris de la cuadrícula de diseño de la consulta.
Como ya están dadas las condiciones, aparecerá indicada la relación de esta tabla con
la tabla Clientes mediante el campo CodIva, tal como lo muestra la figura 6.1.
Declaremos los campos
Ahora agregaremos los campos DescIva y PorcIva de la tabla CodIva, a los datos de
los clientes y de los vendedores que ya tenía la consulta. En primer lugar,
acomodamos las tablas para que se muestren las relaciones de la consulta como se
las ve en la figura 6.1:
3. Acerquemos el señalador al borde superior (o inferior) de la ventana de diseño,
pulsemos y estiremos para aumentar la altura.
4. Ubiquemos el señalador en la línea que separa el área grisada de las tablas del área
de la cuadrícula. Pulsemos y, manteniendo pulsado, desplacemos hacia abajo para
agrandar el área grisada, hasta que tenga la altura que muestra la figura.
5. Pulsemos sobre alguno de los laterales y arrastremos hacia afuera para ensanchar.
6. Pulsando en la barra de títulos de cada una de las barras, ubiquémoslas
convenientemente de modo que las líneas de combinación indiquen claramente qué
campos conectan.
7. Pulsemos sobre el campo CodIva de la tabla de Clientes y arrastremos hacia el
sector de la cuadrícula.
8. Hagamos lo mismo con los campos DescIva y PorcIva.
9. Pulsemos el botón Guardar, asignando a esta hoja de respuestas dinámicas el
nombre Cons-Clientes.

Figura 6.1

77. La relación verifica la coherencia de los datos de las
tablas
[http://www.mailxmail.com/...o-microsoft-access-2000/relacion-verifica-coherencia-datos-tablas]
Si ejecutáramos la consulta, no nos mostraría ningún registro. Esto se debe al
comporta-miento de la relación que definimos en la consulta. Access crea inicialmente
relaciones denomina-dasestrictas; de acuerdo con los datos del ejemplo, esto significa que:
Debe existir, en la tabla de Códigos de IVA, una clave que coincida con el contenido del
campo CodIva del registro del cliente, pues de lo contrario, no se mostrará este registro y,
genera-lizando a todas las relaciones establecidas en la consulta, deben encontrarse cada
uno de los datos relacionados en sus tablas correspondientes.
En este caso, como aún no hemos cargado valores en los campos CodIva de ningún
regis-tro (de la tabla Clientes), los mismos tendrán un valor nulo y, por lo tanto, no
coincidirán con nin-guno de los valores disponibles en las tablas correspondientes; en
consecuencia, el resultado de la consulta será una hoja de datos en blanco.
1. Pasemos a modo hoja de datos para ver el resultado de la consulta. La misma, como
hemos dicho, aparecerá en blanco.
No podremos entonces acceder a los registros de clientes para completarlos con su
corres-pondiente código impositivo.
¿Cómo solucionamos este problema? ¿Debemos eliminar la tabla recién agregada? No, la
solución consiste en modificar la relación recién establecida (del campo CodIva con la clave
de esta nueva tabla), para que nos muestre todos los registros a pesar de que no encuentre
coinci-dencias.
2. Volvamos al modo diseño de la consulta.

78. Cómo modificar las propiedades de una relación
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-modificar-propiedades-relacion]
Para hacer visibles todos los registros cambiaremos provisoriamente esta relación estricta
(relación tipo 1) por otra que nos muestre todos los registros de clientes aunque éstos no
cumplan con las condiciones que vimos arriba, llamadas de integridad referencial.
Modifiquemos ahora, dentro de la consulta ConsClientes, las propiedades de la relación
con la tabla de Códigos de IVA.
Veamos cómo se modifican las propiedades de una relación:
1. Ubiquemos el extremo del señalador del mouse exactamente sobre la línea de relación
de la tabla Códigos IVA y pulsemos doble clic. Aparecerá el cuadro de la figura 6.2.
Figura 6.2
Las opciones de este cuadro son suficientemente explícitas, aunque merecen algunas
con-sideraciones que haremos luego.
2. Pulsando sobre el segundo botón, estableceremos una relación que nos permitirá trabajar
con el registro del cliente, aún cuando el mismo no cumpla las condiciones de integridad
que men-cionábamos antes. Pulsemos luego Aceptar.
Observemos que ha cambiado la línea indicadora de la relación mostrando ahora una flecha
en su extremo derecho.
3. Guardemos los cambios hechos a la consulta, y ...
4. Ejecutemos para comprobar que ahora sí se muestran todos los registros.
5. Si la ventana de la consulta que tenemos abierta no ocupa toda la pantalla pulsemos el
botón de maximizar.
6. Desplacémonos hacia la derecha para tener a la vista el campo que completaremos
(CodIva) y los campos dependientes de la tabla correspondiente.
Completaremos ahora esos datos contando con una validación inmediata y automática de
los mismos.

7. Pulsemos en la columna CodIva del primer registro, escribamos RI Tabulador y
observemos que han aparecido los datos correspondientes en las columnas DescIva y
PorcIva.
Si el código que escribimos no existiera en la tabla correspondiente, los campos
dependien-tes (DescIva y PorcIva) quedarán en blanco; no obstante, el registro permanecerá
visible mos-trando el resto de los campos del cliente.
8. Comprobémoslo ingresando en CodIva un valor inexistente, como por ejemplo XX.
9. Corrijamos este registro colocando un valor válido y luego completemos el resto de las
casillas de la columna CodIva con valores existentes en la tabla respectiva.
Recordemos que podemos ayudarnos con el Portapapeles.

79. Distintos grados de control en una relación
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/distintos-grados-control-relacion]
Veremos más adelante, en este mismo capítulo, las posibilidades que nos ofrece
Access en cuanto a seguridad en la coherencia de los datos relacionados para toda
la base de datos. Por ahora seguimos refiriéndonos a las combinaciones, es decir las
relaciones dentro de la consulta.
El tipo de relación se indica gráficamente empleando las líneas correspondientes
distintos terminales, según sea el caso.
Relaciones estrictas
Ya vimos que la relación de tipo 1 (que se indica con una línea terminada en ambos
extre-mos por un punto) es una relación estricta que exige coincidencias con la
tabla relacionada.
El campo de destino es, por lo general, la clave de acceso o clave principal de la
tabla rela-cionada.
Access crea las relaciones (ya sea en forma automática o si lo hubiéramos hecho
manual-mente) siempre del tipo 1.
Si necesitáramos una relación no estricta debemos luego modificarla, como lo
hicimos con la de códigos de IVA.
En esta relación, llamada estricta (uno a uno o punto a punto o inner join), el valor
nexo de-be existir en ambas tablas y se considera como un error de validación el
hecho de que no exista en la tabla relacionada el valor que se busca.
Vimos esto en el capítulo anterior, cuando en la figura 5.10 (del Capítulo 5) Dr.
Genio nos indica que no se aceptará el presente registro, debido a que no se
encontró ningún valor relacio-nado en la tabla correspondiente.
Relaciones no estrictas
La segunda relación de la figura 6.2 se indica también con un punto de origen, pero
aparece una flecha en su destino.
Se trata de una relación libre, pues ya vimos en el paso 8 del último ejercicio que
cuando en un registro tenemos un campo ligado a otra tabla mediante este tipo de
relación, el registro se mostrará igual aunque la relación no encuentre el valor de
ese campo (campo origen) en la tabla destino.
Este tipo de relación nos permitió trabajar sobre una tabla que contenía
inconsistencias res-pecto de sus tablas relacionadas, cuando agregamos los datos
de la tabla Códigos de IVA.

80. Restablezcamos las propiedades de las relaciones
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/restablezcamos-propiedades-relaciones]
Una vez completados los códigos de IVA y de Vendedores de todos los registros, podemos
restablecer ambas combinaciones comotipo 1 y de ese modo aplicaremos la condición de
integri-dad referencial, de acuerdo con la cual no será aceptado el registro hasta tanto se
ingresen valo-res existentes en los campos de relación.
Según la aplicación, puede convenirnos emplear el tipo 2 para ingresar registros libremente
aunque los contenidos de estos campos no sean coherentes con los de las tablas del sistema.

81. Podemos relacionar con campos que no son Clave
Principal
[http://www.mailxmail.com/...-access-2000/podemos-relacionar-campos-que-no-son-clave-principal]
Como vimos al final del Capítulo 5, no es obligatorio que el campo de destino sea la clave de
la tabla; se puede combinar en forma manual cualquier dato. Si la relación tiene como
destino un campo que no es clave, la consulta encontrará de todos modos los registros
correspondien-tes de esta tabla, perono se nos permitirá modificar ninguno de los campos
en esa consulta; será una consulta de sólo lectura, con la que no podremos efectuar ningún
cambio en las tablas asociadas. Esta característica es común a los tres tipos de relación.
La situación mencionada se presenta, en ese caso, tanto en la relación tipo 1 como en las tipo 2
y 3, o dicho de otro modo, el tipo de relación incide sólo cuando el campo de destino es clave
de acceso de la tabla relacionada.
Si a pesar de los dicho necesitáramos modificar los datos, podemos acceder a las Propiedades
de la consulta y en el parámetro Tipo Recordset elegir Dynaset (Actualizaciones
incoherentes).

82. Origen y destino de las relaciones tipo 2 y 3
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/origen-destino-relaciones-tipo-2-3]
Las relaciones tipo 2 y 3 son básicamente lo mismo, sólo cambian el sentido. En
cada caso debemos analizar cuál es la tabla principal y cuál la dependiente o
relacionada, y si la flecha tiene un sentido inverso (de la que es relacionada a la que
cumple funciones de principal) debemos cambiar el tipo de relación (de 3 a 2 o de 2
a 3), para lograr en la consulta el resultado que espe-ramos.

83. Cómo crear un formulario con Autoformulario
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-crear-formulario-autoformulario]
Un formulario puede basarse en datos de una tabla o en los de varias tablas si, como en
es-te caso, las agrupamos previamente mediante una consulta. La consulta u hoja de
respuestas dinámicas que elaboramos, agrupa datos de la tabla de clientes y de dos tablas
más que se rela-cionan con la misma. Así nuestro formulario mostrará explícitamente el
nombre de vendedores y situación de IVA, por la relación existente con las tablas
respectivas.
Utilizaremos en este caso el generador de Autoformularios, una herramienta que
simplificará notablemente nuestra tarea.
1. Estando activa la ventana de ConsClientes pulsemos el botón Nuevo objeto
(Autoformu-lario). Aparecerá el aviso de la figura 6.3
El icono Nuevo objeto es un botón multifunción; el que se muestra aquí se halla
preseleccionado como Autoformulario. Si nos llegamos hasta la figura 9.19 (Capítulo 9)
podemos ver, antes de la misma, el subtítulo "Cómo usar el botón Nuevo objeto", donde
podremos conocer su modo de uso y aplicaciones. Entonces, de acuerdo a lo que allí se
explica, si el botón mencionado no presenta el aspecto que se muestra aquí, pulsemos el
icono de extensión que se encuentra a su derecha y, del menú que aparece, seleccionemosAutoformula
Autoformulario.
Figura 6.3
2. Contestemos aquí pulsando el botón Sí.
A continuación se iniciará un breve proceso en el que Access generará un formulario (figura
6.4) que incluye a todos los campos de la consulta o tabla activa.

Figura 6.4
Este formulario contiene todos los campos de la consulta, y observemos que también
here-dó las características particulares de los mismos.
Por ejemplo, aparece la lista de Provincias, que fuera transferida por herencia de la tabla de
Clientes a ConsClientes y ahora se transfirió de esta última al formulario.
Ahora sabemos cómo hacerlo, crearemos un formulario para cada una de las tablas
auxilia-res. Veremos luego cómo manejar todos estos formularios juntos en la pantalla.
1. Pulsemos el botón base de datos y luego la solapa Tablas.
2. Pulsemos una sola vez sobre Vendedores para seleccionarla y luego Autoformulario.
Apare-cerá un formulario para ingresar los datos de los vendedores.
3. Repitamos el paso anterior, pero eligiendo la tabla códigos IVA.
Obtendremos los respectivos formularios mostrando cada uno de ellos un registro de la
tabla correspondiente, como lo vemos en la figura 6.5.

84. Cómo guardar todos los formularios
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-guardar-todos-formularios]
Podríamos repetir el procedimiento que ya conocemos para guardar objetos, es decir,
selec-cionar el objeto (en este caso el formulario), pulsar el botón Guardar y asignarle
un nombre, pero podemos dejar que Access nos ayude en esta tarea; procedamos
como sigue:
1. Seleccionaremos la opción Salir, del menú ARCHIVO, para salir de Access.
Inmediatamente aparecerá la advertencia que nos indica que no hemos grabado
(figura 6.6).
2. Contestemos Sí; aparecerá el cuadro de diálogo que muestra la figura 6.7.
3. Pulsemos Aceptar para confirmar el nombre propuesto.
Figura 6.7
Observemos que Access asignó al formulario el mismo nombre de la consulta o tabla
que le dio origen. Esto no presenta ningún inconveniente porque la tabla (o consulta)
y formulario son distin-tos tipos de objetos y no se confundirán porque aparecerán
en distintas solapas en el cuadro Ba-se de datos. Hay una sola excepción en cuanto
al nombre de los objetos; no podemos utilizar el mismo nombre para una tabla y una
consulta: esta restricción tiene por objeto evitarnos confusio-nes, ya que en cuanto a
su uso y su aspecto ambos objetos son equivalentes (donde utilizamos una tabla
podemos colocar en su lugar una consulta con los mismos datos).
4. Seguidamente se repetirá este proceso para otro de los formularios que creamos.
Repitamos el procedimiento hasta que se cierre Access.
Este método nos resultará conveniente en todos aquellos casos en que hayamos
modificado muchos objetos, ya que nos agilizará la tarea.

85. Relaciones de una tabla consigo misma
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/relaciones-tabla-consigo-misma]
Tal vez no nos parezca lógico relacionar una tabla consigo misma, pero veremos que
puede tener su utilidad.
Supongamos que en un determinado archivo de stock se almacenan datos de ciertas
piezas o componentes y que cada una de ellas puede tener o no otra pieza que es su
complemento.
Por ejemplo, si se tratara de tornillos, podría estar disponible o no la tuerca
correspondiente a cada una de las medidas de los mismos.
Podemos resolver esta situación sin necesidad de crear una tabla extra con las
tuercas, agregando un campo que llamaremos Complemento.
Planteado el problema, en lugar de detallar los pasos a seguir, daremos aquí la
explicación conceptual basada en un ejemplo sencillo, por considerar que a esta
altura del aprendizaje, el lector se encuentra en condiciones de entenderlo y
aplicarlo a la solución de una situación concre-ta.
Comenzaremos por agregar al registro de stock un campo "complemento" que
contendrá el valor de la clave de la pieza complementaria.
Por ejemplo, si denomináramos como S a los tornillos y B a las tuercas, el registro
corres-pondiente a un tornillo de 9/16" por 1" de largo tendría en el campo CODP la
clave S9/16x1, y po-dría tener en el campo Complemento algo como B9/16, clave
con la cual estarían registrados en esa misma tabla los datos de la tuerca
correspondiente.
Para que esto sea posible, debemos agregar nuevamente la tabla Stock a la consulta,
si-guiendo el procedimiento que ya conocemos para agregar tablas. Nos quedarán
así Stock y Stock 1, siendo este último el nombre que asigna Access en caso de que
se agregue dos veces la misma tabla a una consulta.
Notemos que Stock y Stock 1 son dos referencias distintas a los mismos datos, ya
que en realidad sólo existe una única tabla, Stock.
Seguramente el registro de la tabla incluye una descripción de la pieza y otros datos
sobre características de la misma. Podemos entonces agregar a la consulta el campo Compleme
Complemento de la tabla Stock y el de Descripción de la tabla Stock 1.
De esta forma, cuando veamos el registro del tornillo, se mostrará también la clave y
la des-cripción del complemento del mismo, por ejemplo B9/16 Tuerca forjada
facetada y, si lo deseá-ramos, también podríamos agregar a la consulta el campo
existencias de la tabla Stock 1, para conocer las cantidades en existencia de la
pieza complementaria.
Podría ocurrir que alguna pieza no tenga su complemento; en ese caso, el campo
Comple-mento estaría vacío y, como consecuencia, tampoco se mostraría
información en el campo de descripción (el referido a Stock 1).
También es posible que una determinada tuerca sea el complemento de más de un
tornillo y, en ese caso, todos estos tornillos tendrían el mismo valor en su campo

Complemento.

86. Qué ocurre si ejecutamos una consulta sin relaciones
[http://www.mailxmail.com/...icrosoft-access-2000/que-ocurre-si-ejecutamos-consulta-relaciones]
En este caso habremos creado lo que se conoce como Producto cartesiano, es decir una
combinación de todos con todos.
Para entender mejor este concepto crearemos una nueva consulta:
1. Pulsando Nuevo en el cuadro de Consultas de Base de datos accedamos a la cuadrícula
de Diseño para consultas.
2. En el cuadro Agregar tablas pulsemos doble clic sobre Códigos IVA y Vendedores para
agregarlas a la consulta. Por no haber nombres coincidentes, no se habrán creado líneas de
relación.
3. Seleccionemos todos los campos de una de ellas y arrastremos hacia la cuadrícula.
Hagamos lo mismo con la otra tabla.
4. Pongamos en ejecución esta consulta y obtendremos un resultado similar al de la figura
6.8.
Figura 6.8
Observemos que teniendo la tabla de Vendedores 3 registros y la de Códigos IVA 4, se han
obtenido en la combinación 12 registros.
Cada registro de la tabla de Códigos IVA se combinó con cada uno de los registros de
Ven-dedores.
Debemos tener en cuenta que el resultado de este tipo de consultas, ha de contener una
cantidad de registros igual al de cada una de las tablas multiplicados entre sí. Podemos
imaginarnos que si hacemos esto mismo con un par de tablas que contengan 1.000
registros, el resultado será la ge-neración de 1.000.000 de registros, lo que demandaría un
tiempo considerable.

87. Las relaciones generales de la base de datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/relaciones-generales-base-datos]
En lugar de crear combinaciones entre tablas dentro de la consulta, podemos definir
estas relaciones en forma general para toda la base de datos. Las relaciones así
definidas permiten un mayor grado de control de la integridad y la coherencia de los
datos de las tablas entre sí. Para crear estas relaciones generales procederemos
como sigue:
1. Traigamos al frente el cuadro de diálogo Base de datos.
2. Pulsemos el botón Relaciones . Se presentará el cuadro de Relaciones de la
base de datos (similar a la de la figura 6.9, pero sin contenido por ahora).
Figura 6.9
3. Arrastremos desde el cuadro Tablas de Base de datos hasta este cuadro de
relaciones, a aquellas tablas a las que queremos asignar una relación (por ejemplo
Clientes y Vendedores). Podemos también abrir el cuadro Mostrar tabla con el botón
correspondiente y seleccionarlas desde allí.
Notemos que aquí no se crearán relaciones automáticamente, aunque están dadas
las condicio-nes para que ello ocurra. A diferencia de las consultas, en este cuadro
las relaciones se crean únicamente en forma manual.
4. De la forma que ya sabemos hacerlo, originemos una relación (es decir,
arrastrando el campo clave de la tabla relacionada, hacia el campo de relación de la
tabla principal o viceversa). Al liberar el botón aparecerá la relación indicada y se
presentará el cuadro de la figura 6.10.

Figura 6.10
5. Pulsemos Crear, con lo que se cerrará este cuadro y quedará establecida la
presente como relación general de la base de datos (se muestra en la figura 6.9).
El cuadro (figura 6.10) nos muestra nuevas opciones, que no habíamos visto en las
relacio-nes de la consulta. Estas opciones, llamadas de Integridad referencial, se
encuentran inicialmen-te inactivas, por lo que la relación recién creada tendrá las
mismas características que las que utilizáramos dentro de las consultas. Veremos
ahora qué ocurre cuando las activamos.
Qué significa Integridad referencial
De acuerdo a lo que estudiamos hasta ahora, podríamos abrir cualquiera de las
tablas y eli-minar o modificar allí cualquiera de sus registros. Si activáramos luego
alguna consulta que tuviera definida una relación en la que estén involucrados estos
datos modificados y/o eliminados, la misma podría fallar o mostrarnos datos
incorrectos.
Por ejemplo, si abrimos la tabla de Vendedores y eliminamos un vendedor, quedarán
sin su vendedor algunos registros de Clientes, lo que ocasionará que en la consulta
ConsClientes no se muestren los datos de vendedor en algunos registros.
Por otro lado, si abrimos la tabla de Clientes, podremos ingresar cualquier valor en el
campo CodVend aunque éste no exista en la tabla correspondiente, lo que
ocasionará un efecto similar en la misma consulta.
De este modo, no hay ninguna garantía de que las consultas que utilizan datos
relacionados funcionen correctamente. Nos está faltando un control de coherencia.
Cómo garantizar la coherencia de los datos relacionados
Si en esta relación que establecimos para la base de datos, activamos las opciones de Inte-grid
Inte-gridad referencial, Access impedirá que se modifique o elimine cualquier dato
que pudiera perju-dicar dicha relación.
Dicho en otras palabras, la Integridad referencial controlará que en ambos extremos
de la lí-nea de una relación, haya el mismo dato.
La excepción a lo dicho son los valores nulos. Por ejemplo, podemos ingresar en
el campo CodVend (el del Cliente) un valor nulo para indicar que ese registro no se
encuentra rela-cionado. Para colocar un valor nulo en un nuevo registro dejaremos al

campo tal como aparece al crear el registro y, en un registro existente, pulsaremos la
tecla Suprimir para eliminar su contenido. En cualquiera de los dos casos el campo
quedará vacío.
Para poder activar esta función de Integridad referencial, la relación debe
establecerse con la clave principal de la tabla relacionada (lo cual implica que no
habrá duplicaciones) y deben co-rresponderse los registros de las tablas involucradas.
Vimos que es posible vincular tablas de otros formatos a una base Access (por
ejemplo una tabla externa DBF), y que podemos acceder a estos datos del mismo
modo que lo hacemos con las propias tablas de Access, pero aquí viene otra
excepción:
No es posible establecer una relación de Integridad referencial con tablas de otros
formatos.
Como habremos observado, cuando establecimos combinaciones dentro de la
consulta no dispo-níamos de las opciones de integridad que estudiamos aquí.
Diremos entonces que para trabajar con verificación de integridad referencial
debemos establecer las relaciones en la base de datos y activar las opciones
correspondientes en el cuadro de la figura 6.10.
1. Verifiquemos que el contenido del campo CodVend de cada registro de Clientes se
corres-ponda con alguno de los vendedores de la tabla Vendedores y luego cerremos
ambas tablas.
2. Accedamos al cuadro Relaciones (figura 6.9) y pulsemos doble clic sobre la línea
de la rela-ción, para pasar al cuadro de la figura 6.10.
3. Activemos allí la casilla Exigir integridad referencial y pulsemos Crear.
Si apareciera el cartel de la figura 6.11 debemos revisar mejor los datos de la tabla
para ve-rificar que cada registro de la tabla Clientes contenga en el campo CodVend
un código que exista en la tabla de Vendedores. Corregido este problema repitamos
el ejercicio anterior para que la relación sea aceptada (figura 6.12).
Figura 6.11
Notemos que la línea de la relación se ha transformado. El cuadro de la figura 6.12
nos muestra dicho cambio.

Figura 6.12
Este tipo de relación se distingue de las anteriores mediante una simbología
particular; en nuestro caso aparece de un lado un símbolo de infinito, el que nos
indica que allí (en la tabla de Clientes) puede haber uno, dos o más clientes con el
mismo número de vendedor y, en el extremo opuesto, el número 1 nos indica que
existe un valor de clave único.
Una vez activa esta función de integridad, Access impedirá que se eliminen registros
de la tabla relacionada (si éstos están ligados, mediante alguna relación con
integridad referencial, a datos de alguna otra tabla).
De no ser así, la integridad se rompería, debido a que quedarían datos que no
encontrarían su clave correspondiente en el otro extremo de la línea de relación.
4. Para comprobarlo, abramos la tabla Vendedores e intentemos eliminar un registro
que se encuentre actualmente relacionado a algún cliente (por ejemplo el vendedor
1). Aparecerá un cartel de error (figura 6.13).
Figura 6.13
No tendremos en cambio inconveniente para eliminar un vendedor que no se
encuentre re-lacionado a ningún cliente.

5. Agreguemos a Vendedores (la tabla que tenemos abierta) un nuevo vendedor, y
luego elimi-némoslo.
Tampoco tendremos inconvenientes en cambiar el vendedor en un registro del
cliente Cod-Vend por otro vendedor existente en la tabla.

88. Qué significa actualizar o eliminar en cascada
[http://www.mailxmail.com/...o-microsoft-access-2000/que-significa-actualizar-eliminar-cascada]
Una vez establecida la integridad referencial, podemos definir ciertas actualizaciones
auto-máticas respecto de la relación.
En el cuadro de la figura 6.10 podremos activar las casillas Actualizar en cascada los
campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados; para que estas
op-ciones se habiliten, previamente debemos activar Exigir integridad referencial.
La palabra cascada, significa aquí que al modificar o eliminar datos relacionados en un
ex-tremo de la línea de relación, se actualizarán en correspondencia los datos en el otro
extremo de dicha línea.
Supongamos que nos han reasignado el vendedor Pedro (Nº 1), que ahora pasa a tener el
número 9.
Observemos que aquí se presenta una situación distinta a la que consiste en reasignar el
vende-dor de un cliente. Hagamos lo siguiente:
1. En el cuadro Relaciones (figura 6.9) pulsemos doble clic sobre la línea de la relación,
para pasar al cuadro de la figura 6.10.
2. Allí activemos las casillas Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada campos
relacionados.
3. Cerremos el cuadro; a la pregunta "¿Guarda los cambios?", contestemos Sí.
4. Abramos sólo la tabla de Vendedores, y al vendedor Pedro cambiémosle el número,
colocan-do 9 en su lugar.
5. Cerremos la tabla Vendedores y abramos la de Clientes. Observemos que todos los
registros que tenían 1 en CodVend, ahora tienen 9.
6. Ahora, repitamos el paso 1 y en el cuadro de la figura 6.10 activemos Eliminar en
cascada los registros relacionados.
7. Cerremos la tabla Clientes, abramos la de Vendedores y eliminemos algún registro cuyo
ven-dedor se encuentre relacionado con algún cliente; recordemos que para eliminar un
registro debemos pulsar el botón de selección de registro, a la izquierda del primer campo
y luego la tecla Suprimir. Aparecerá el cartel de aviso de la figura 6.14.
Figura 6.14
Si a este aviso contestamos Sí, se eliminará el vendedor correspondiente de la tabla
Vendedores y todos los registros de la tabla Clientes que se encuentren relacionados con
ese vendedor.
Si la tabla de Clientes se encontrara abierta en ese momento, quedarán indicados allí los
registros faltantes, tal como lo muestra la figura 6.15. Esta indicación desaparecerá; si
cerramos la tabla y la volvemos a abrir ya no se indicarán los registros eliminados.

Figura 6.15
Observemos que en estos casos, la relación actuó por sí sola; no fue necesario que las
tablas estuvieran incluidas en una consulta ni que estuvieran abiertas. En el caso de la
actualización, fueron actualizados registros de una tabla que se encontraba cerrada,
ocurriendo algo similar con la eliminación de los registros relacionados.

89. Las nuevas consultas toman la relación de la base de
datos
[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/nuevas-consultas-toman-relacion-base-datos]
Si creáramos una nueva consulta en la que intervengan las tablas de Clientes y
Vendedo-res, la relación se establecerá automáticamente, pero esta vez con integridad
referencial, esto quedará indicado en la línea de la relación mediante la simbología
correspondiente.
Qué ocurre con las relaciones existentes
Si abrimos ahora una consulta que relacione las tablas Clientes y Vendedores, por ejemplo
ConsClientes, notaremos que a pesar de que no hemos modificado el diseño de la misma, la
relación ha cambiado; se indica ahora, como se aprecia en la figura 6.10, lo que significa que
la definición de relaciones de la base de datos tiene prioridad por sobre las definidas en las
consul-tas.

90. Cómo agregar listas de ayuda en los campos de las
consultas
[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/como-agregar-listas-ayuda-campos-consultas]
De manera similar a lo hecho con las tablas, podemos asociar una lista de valores a un campo
de la hoja dinámica para ayudar a quien luego ingrese los datos.
Al igual que ocurre con las tablas, los campos así definidos presentarán a su derecha un icono
que, de pulsarlo, abrirá una lista en la que podremos seleccionar uno de sus valores.
Al crear un atributo de lista en la consulta, tendremos una ayuda de tipo lista para esa
co-lumna, sin alterar la configuración de ese campo en la tabla de origen.
También podemos definir atributos de lista en campos calculados (campos que no provienen
en forma directa de una tabla, sino por medio de algún cálculo).
Cómo definir un atributo de lista en la columna
En todos los casos, el procedimiento es idéntico al que explicamos para las tablas, aunque
sólo difiere la forma de seleccionar la columna.
1. En la cuadrícula de diseño de la consulta, pulsemos con el botón derecho sobre la columna
en la que deseamos crear la lista; aparecerá un menú emergente.
2. Seleccionemos allí la opción Propiedades, para presentar un cuadro similar al que
conoce-mos para los campos de la tabla (figura 6.16).
Figura 6.16
3. En el parámetro Mostrar control, de la solapa Búsqueda, seleccionemos la opción cuadro
de lista; aparecerán debajo del mismo las opciones que ya vimos en las figuras 3.14 a .18 del
Capítulo 3, prosiguiendo en adelante del mismo modo que lo hicimos para los campos de la
tabla.
Las propiedades de lista se heredan de tablas a consultas
La lista que hemos incluido en el Capítulo 3 para el campo CodProvin de la tabla de Clien-tes
Clien-tes, ya es un atributo de ese campo que se transmitirá a cualquier objeto que utilice el
mismo. Por ejemplo:
1. Pulsemos sobre el campo CodProvin en la consulta ConsClientes y observemos que el
mis-mo presenta el icono de lista.
Pulsémoslo y se abrirá la lista de provincias. Seleccionemos una de ellas y habrá cambiado en
la consulta, por consiguiente, se habrá actualizado el campo correspondiente de la tabla. Esto
significa que la consulta hereda el atributo de lista del campo.

91. Listas de ayuda en base a una tabla
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/listas-ayuda-base-tabla]
Además, en lugar de crear una lista propia para el campo, podemos utilizar al efecto
los da-tos de una segunda tabla. Por ejemplo, podemos definir para el campo CodVend
CodVendde la consulta, una lista que nos muestre el código y el nombre del
vendedor, tomados de la tabla de vendedores.
También teníamos la posibilidad de tomar una tabla como lista para el campo de
otra tabla; obser-vemos (figura 3.15 del Capítulo 3) que entre las opciones para
Origen de la fila podemos selec-cionar Tabla/Consulta. Pero esto no es
aconsejable, ya que, de hacerlo, la presente tabla depen-dería de una segunda tabla
y no es conveniente que las tablas sean dependientes por cuanto és-tas son las que
realmente contienen la información del sistema.
En cambio, sí podemos utilizar esta facilidad en consultas, ya que éstas son de por
sí dependien-tes de la información de una o más tablas.
Para definir una tabla como origen de la lista, debemos elegir en Tipo de origen de
la fila, Tabla/Consulta y en Origen de la fila, pulsar para abrir la lista y
seleccionar allí la tabla corres-pondiente. El resto de los parámetros cumple la
misma función que en los campos de lista propia.

92. Cómo utilizar el formulario
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-utilizar-formulario]
Ya hemos analizado la creación de formularios básicos y también hemos visto que
pueden abrirse dos o más formularios simultáneamente; ahora veremos cómo se
disponen éstos en la pantalla y comprobaremos luego cómo se muestran
actualizados automáticamente los datos pro-venientes de una relación o
combinación.
En la segunda parte del capítulo crearemos un informe con Autoinformes y otro con
la ayuda de un asistente, de modo que al finalizar este capítulo habremos adquirido
una visión panorámica y generalizada de las prestaciones de Access.
Cómo utilizar el formulario
El modo Formulario dispone de controles similares a los del modo hoja de datos,
que vimos en el Capítulo 2. Estando en el formulario ConsClientes que creamos en
el capítulo anterior, hagamos lo siguiente:
1. Pulsemos el botón Avanzar o Av. Pág. para mostrar el próximo registro.
2. Pulsemos Retroceder o Re. Pág. para volver al registro anterior.
3. Pulsemos Primer registro o Control + Flecha arriba para mostrar el primer
registro de la tabla o consulta se-gún el ordenamiento que se encuentre definido.
4. Pulsemos Último registro o Control + Flecha abajo para mostrar el último.
5. Para ubicarnos en algún registro en particular, por ejemplo el tercero, pulsemos a
la izquierda del número, borrémoslo con Retroceder y escribamos en su lugar el
número 3; finalmente pulsemos Return.

93. Cómo trabajar con varios formularios simultáneamente
[http://www.mailxmail.com/...soft-access-2000/como-trabajar-varios-formularios-simultaneamente]
El objeto del siguiente ejemplo es mostrar de qué modo Access actualiza automáticamente
los datos en la pantalla. Si tenemos dos o más formularios abiertos (a la vista en la pantalla)
y éstos comparten algún dato, al cambiarlo en uno de ellos se actualizará inmediatamente
en todos los demás. Veamos:
El ejercicio anterior debió dejarnos en la pantalla el formulario ConsClientes, si no fuera así
abrámoslo.
1. En el cuadro Base de datos pulsemos Formularios y abramos también los formularios
CodI-va y Comisiones.
2. Si la ventana de Access no está ocupando toda la pantalla, maximicemos.
3. Pulsemos el botón minimizar del cuadro Base de datos para dejar el mayor espacio
disponi-ble para los formularios.
4. Acomodemos los formularios de modo de tener los tres a la vista en la pantalla.
Es posible dimensionar las ventanas de manera tal que queden a la vista todos los datos de
la base, pero esto depende del modo de video que se haya determinado para Windows.
Podemos decir que con el modo de representación de 1024 x 768 tendremos todos los
datos a la vista y con el formato de pantalla básico de 640 x 480, es posible que el
formulario ConsClientes no muestre todos sus datos.
En este último caso tendremos que trabajar con las barras de desplazamiento a fin de dejar
a la vista el sector que nos interese en el formulario ConsClientes, desplacemos hacia abajo
para ver el último campo; perderemos de vista el primero (CODCLI) que por ahora no
necesitamos.
Si utilizáramos alguna de las opciones de Mosaico (Mosaico horizontal o Mosaico
verti-cal) del menú VENTANA, se repartirá el espacio en partes iguales para todas las
ventanas.
5. Pulsemos en cualquier parte del formulario ConsClientes, para activar esa ventana.
6. Pulsemos el botón Primer registro para ubicar el primer registro de la consulta. Ya
sabemos que podemos hacer esto mismo con Control + Flecha arriba.
Modo tabla, modo formulario y uso de filtros
Antes de seguir con el tema propiamente dicho, veremos algo que nos facilitará nuestro
tra-bajo con los formularios. Un formulario tiene siempre asociada una tabla o una consulta
de donde toma los datos y, por lo tanto, siempre que se abre un formulario, también se está
abriendo la ta-bla o ejecutando la consulta correspondiente.
Como vimos, el formulario nos muestra de a un registro por vez, pero en cualquier
momento podemos visualizar estos mismos datos en modo tabla, pulsando el botón
correspondiente.
Recordemos que toda vez que un botón va acompañado de un símbolo triangular, podemos
pulsar este último para abrir una lista con dos o más opciones.
1. Abramos la lista de botones y seleccionemos el tercero, vista hoja de datos.
Con esta vista podemos trabajar como ya sabemos sobre la tabla o consulta en la que se
basa el formulario.
2. Seleccionemos ahora el botón Ver formulario para volver al modo anterior y seguir

2. Seleccionemos ahora el botón Ver formulario para volver al modo anterior y seguir
trabajando en modo formulario.
Como podemos observar, en la barra de botones están disponibles para ambos modos de
trabajo los mismos botones de buscar y ordenar, filtro por selección, filtro por formulario,
etc.
Qué ocurre al modificar datos en un formulario con datos relacionados
Todo lo que sabemos sobre las combinaciones, que experimentáramos en el modo tabla, se
aplica también aquí para los formularios. También aquí se actualizarán automáticamente los
datos de la tabla relacionada cuando los cambiemos en el formulario ConsClientes y
cambiarán los datos del vendedor o de la categoría cuando cambiemos el campo de relación
(código del vende-dor o de categoría).
Cuando ocurría en el modo tabla, los cambios se harán efectivos recién cuando salgamos del
registro activo o cuando cerremos el formulario. En tanto no ocurra alguno de esos dos
hechos podremos volver atrás los cambios y restituir los valores anteriores pulsando ; tal vez
debamos pulsar esta tecla varias veces hasta lograr que la totalidad de los campos vuelvan a
su estado anterior.
Modifiquemos el dato nexo
Por ser el formulario sólo una forma distinta de mostrar los mismos datos de la consulta
ConsClientes, se repiten aquí las mismas situaciones. Podemos modificar el dato (por
ejemplo el nombre del vendedor), tanto en el campo que lo muestra a través de la
relación (en nuestro caso el campo NomVend del formulario ConsClientes), como en la
tabla que contiene realmen-te el dato (que es mostrado en el formulario Vendedores), y
en cualquiera de los dos casos cam-bian ambos ya que se trata de la misma información.
1. Trabajando con el formulario de la figura 6.4, cambiemos el código de vendedor (campo
Cod-Vend) por un valor distinto al que contiene (existente en la tabla) y pulsemos Return.
Observemos que NomVend cambió su texto por el nombre del nuevo vendedor.
Sucede aquí los mismo que en la consulta (recordemos cuando completamos con los códigos
de vendedor e IVA): toda vez que se cambie el valor del campo origen de una relación, la
tabla rela-cionada se posicionará de acuerdo con el nuevo valor ingresado. Como
consecuencia de ello, en el ejemplo, la tabla Vendedores se ubicó en el registro del vendedor
correspondiente.
También sabemos que, tal como está planteada la combinación (relación tipo 1, estricta), no
será aceptado el registro (de ConsClientes) si no se colocan los de CodVend y CodIVA.
Modifiquemos datos de la tabla relacionada
2. Pulsemos el campo NomVend de ConsClientes y cambiemos su descripción, colocando en
su lugar Ingrid y pulsemos Return.
3. Pulsemos el botón Próximo registro y luego Registro anterior (o Av. Pág, Re. Pág). Esto es
al solo efecto de salir del registro (Access actualizará los elementos que correspondan en el
momento en que liberemos al registro modificado) para luego volver al mismo registro.
Si no queremos salir del registro activo, podemos seleccionar la opción Actualizar del menú
RE-GISTROS, obteniendo el mismo efecto.
Observemos que el campo homónimo de la tabla de Vendedores ha cambiado,

Observemos que el campo homónimo de la tabla de Vendedores ha cambiado,
confirmán-dose así que ambos son dos copias en la memoria del mismo dato.
Lo que hemos hecho es cambiar un dato de la tabla de Vendedores desde la consulta de
Clientes.
Esto va más allá del presente registro, ya que en adelante todos los registros de la consulta
que tengan a 2 como código de vendedor, mostrarán "Ingrid" en el campo NomVend.
4. Pulsemos en el campo NomVend de la tabla de Vendedores y reemplacemos su contenido
por Erika, luego pulsemos Return.
De acuerdo con lo que ya vimos, es lógico pensar que si cambiamos el dato en la tabla,
cambiará en el presente y en todos los registros de la consulta ConsClientes que se refieran
al código de vendedor 2.
Esta es otra demostración de que se trata del mismo dato que se muestra en cada registro de
clientes y que está relacionado con el registro de Vendedores correspondiente al la clave 2.

94. Cómo imprimir tablas, consultas y formularios
[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/como-imprimir-tablas-consultas-formularios]
Ya sabemos imprimir una tabla; del mismo modo podemos imprimir una consulta o un
for-mulario. En el caso de las consultas, obtendremos el mismo resultado que con una tabla
ya que, como se explicó, se trata de una hoja de respuestas dinámicas, en donde los datos
se ven y se utilizan como si se tratara de una tabla.
Para imprimir cualquiera de los formularios que tenemos actualmente en la pantalla,
proce-deremos de igual modo, es decir, pulsaremos sobre el objeto para seleccionarlo y
luego el botón de Imprimir .

95. Qué es un informe
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-informe-2]
Un informe es otra modalidad de presentación de los datos, que puede enviarse a la
pantalla o imprimirse. Conviene tener presente que en el primer caso se trata
solamente de una visualiza-ción, pues no podremos modificar los datos que nos
muestra la pantalla.
Los informes resultan más adecuados para presentar información agrupada,
ofreciendo la posibilidad de agrupar y subagrupar, permitiendo obtener subtotales
de distintos niveles.
Es posible elaborar distintos tipos de informes, adecuados en cada caso a la
satisfacción de distintas necesidades en cuanto a la distribución y presentación de
los datos; podríamos citar co-mo ejemplos las etiquetas postales y las tablas.
Conviene destacar que dentro de los informes pueden incluirse textos, gráficos,
líneas y diversos elementos visuales.
Para la creación de informes resulta particularmente versátil el Asistente para
informes, al que recurriremos para elaborar los informes más frecuentemente
requeridos en una oficina.
Mediante este Asistente nos será posible crear informes como columnas simples,
grupos con totales y subtotales, etiquetas postales y muchas otras opciones que nos
ofrece dicho asisten-te, cuyo manejo es similar al del Asistente para formularios.

96. Generemos un informe con Autoinforme
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/generemos-informe-autoinforme]
1. Abramos el cuadro de diálogo base de datos y seleccionemos una tabla o
consulta, por ejem-plo ConsClientes.
El botón Nuevo objeto dispone también de una opción para Autoinformes, que es
similar al botón de Autoformulario, que ya vi-mos. Este botón quedará con la imagen
de la última función utiliza-da, por lo que en este caso probablemente mostrará el
botón deAu-toformulario. Pulsemos entonces el icono de extensión de este botón y
de la lista que aparece (figura 7.1):
2. Pulsemos Autoinforme y, al igual que en el caso de los Auto-formularios, esto es
todo lo que debemos hacer para obtener un informe sencillo por columnas (figura
7.3 izquierda).
Dada la cantidad de campos que contiene nuestra consulta, es probable que el
informe destine una hoja para cada registro.
Figura 7.1
Cómo elegir el tipo de listado con Autoinforme
Lo que hicimos recién fue simplemente pulsar el botón Autoinforme para generar el
tipo de informe predeterminado (Por columnas). Tal vez no resultó de nuestro agrado
porque el origen de los datos contiene muchos campos por registro. En este caso
podemos elegir otro tipo de Autoin-forme de la siguiente manera:
1. En la lista de la figura 7.1 podemos elegir Informe. Se presentará la ventana de
opciones de la figura 7.2.
2. Allí seleccionemos Autoinforme: en tablas y pulsemos Aceptar para generar un
informe algo más compacto que el anterior (figura 7.3 derecha).
Una forma práctica de crear informes
Como vimos, el Autoinforme se encarga de colocar los campos en los lugares
correspon-dientes de la página, colocar títulos y pies, numerar las hojas, etc. Si bien
todo esto nos ahorrará mucho tiempo, los resultados podrán ser en algunos casos,
algo pobres o desprolijos.

Figura 7.2
Uso de los modos de presentación de un informe
Si, estando en el modo Presentación preliminar, pulsamos el botón Diseño
podremos ajustar detalles del listado recién generado. Mejoras tales como
reacomodar campos y títulos y emprolijar el informe en general son fáciles de hacer
en esta ventana de diseño.
Luego volveremos al modo Presentación preliminar para observar los resultados del
ajus-te. Podremos repetir este ajuste una y otra vez hasta que estemos conformes
con el resultado.
Pulsaremos entonces el botón Imprimir para enviar nuestro informe al papel.
Podría ocurrir aquí que en resultado impreso encontremos algún pequeño defecto
que no habíamos notado en la presentación de pantalla y fuera preciso, en ese caso,
corregir y repetir la impresión. Pero si previamente hubiéramos hecho los ajustes
más importantes sobre la base de la vista previa, es probable que el trabajo quede ya
terminado luego de este modesto ajuste.
El modo Presentación preliminar nos permite hacer una vista general de la página; el
seña-lador del mouse tomará la forma de una lupa. Si pulsamos sobre la imagen del
listado, el mismo reducirá su tamaño y nos mostrará una página completa. Pulsando
nuevamente retornaremos al modo normal de presentación para observar los
detalles. Podemos hacer esto mismo pulsando el botón Zoom o bien...

Presentar una o dos páginas pulsando el botón correspondiente, y también...
Elegir el tamaño de visualización adecuado colocando el porcentaje de ampliación
(valores mayores a 100), o reducción (valores menores de 100), en el campo
destinado al efecto.
Si en el presente modo de observación no se mostrará el total del informe,
aparecerán las barras de desplazamiento horizontal y/o vertical sobre las que
accionaremos para desplazarnos hacia las partes ocultas.
Disponemos asimismo de controles para avanzar o retroceder de página.
Pulsando el triángulo de la derecha del botón Modo de presenta-ción, se abre un
menú de tres opciones. Sabemos que la primera corres-ponde a Diseño y la segunda
al modo Presentación preliminar. Estando en modo diseño de informe disponemos de
un tercer botón que nos mos-trará un panorama total del listado. Los datos allí
exhibidos no serán váli-dos pero la vista nos servirá para verificar su distribución en
la página.

97. Cómo crear un informe con el asistente
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-informe-asistente]
Disponemos aún de otro modo semi-automático de generar un informe. El Asistente
para in-formes generará informes automáticos como el Autoinforme, pero en este
caso tendremos la posi-bilidad de decidir algunos detalles generales, como por
ejemplo no incluir aquellos campos que no sean necesarios.
En los informes que mostramos, habremos visto que el campo Provincia toma
demasiado lugar; esto se debe a que el mismo está definido como un Control de
lista.
Podemos modificar esta situación si agregamos una tabla de Provincias y
efectuamos una combinación con el campo CodProvin (que podemos renombrar
como Provincia) de la tabla Clientes.
Así tendremos la descripción de la provincia del mismo modo que los datos del
vendedor. A esta altura de nuestro aprendizaje no tendremos inconvenientes en
hacer lo siguiente:
Crearemos la tabla de Provincias con un campo clave principal CodProvin y otro de
des-cripción Provincia.
Ingresaremos en la misma los datos (clave y nombre) de cada una de las provincias.
Abriremos la consulta ConsClientes en modo Diseño y le agregaremos la tabla
Provincias recién creada. Aparecerá automáticamente la línea que indica la
combinación del campo CodPro-vin de Clientes con el campo clave principal de la
tabla de provincias que tiene el mismo nombre.
Hecho esto, llevemos el campo Provincia de la tabla de Provincias a la cuadrícula
de la consulta, a la derecha del código CodProvin.
Ejecutemos la consulta para verificar que todo funcione correctamente y recién
entonces ini-ciemos el asistente para crear el informe.
1. Estando en el panel de consultas (del cuadro Base de datos) y teniendo resaltada
la consulta ConsClientes, pulsemos el icono Informes (eligiéndolo en la lista de la
figura 7.1) y en la ven-tana de selección de la figura 7.2 pulsemos sobre Asistente
para informes.
2. Pulsemos Aceptar para presentar la primera ventana del asistente (figura 7.4).

Figura 7.4
Allí debemos seleccionar qué campos de la tabla o consulta de origen deseamos
listar. El panel de la derecha se encuentra inicialmente vacío; moveremos uno a uno
los campos que nece-sitamos.
3. Seleccionándolos en la lista y pulsando luego el botón Mover, iremos colocando
uno a uno los campos: CODCLI, NOMBRE, LOCALIDAD, PROVINCIA y
MONTOFACTURADO.
Ya está definida la parte básica del informe; notemos que se habilitó ahora el botón
Finali-zar. Tenemos entonces la alternativa de pulsar este botón y generar un
informe básico, o bien pulsar Siguiente para agregar más condiciones, parámetros,
etc., y así definir informes más espe-cíficos o más complejos, cosa que dejaremos
para el Capítulo 12.
4. Pulsemos entonces Finalizar para obtener nuestro primer informe con asistente.
En la venta-na de vista previa aparecerá una imagen similar a la que muestra la
figura 7.5.

Figura 7.5

98. Access permite manejar todo tipo de información
[http://www.mailxmail.com/...icrosoft-access-2000/access-permite-manejar-todo-tipo-informacion]
Profundizaremos aquí en todos aquellos aspectos del manejo de Access que contribuirán a
proporcionar a los datos de nuestras bases una mayor seguridad, facilidad de manejo y
mejor pre-sentación.
Access permite manejar todo tipo de información
Hasta ahora sólo vimos los tipos de datos de uso generalizado, pero Access es un moderno
sistema de bases de datos que permite manejar todo tipo de información, por lo que
podemos incluir, dentro de una base, textos de varias páginas, imágenes, sonidos e
hipervínculos (direccio-nes deInternet a las que podremos acceder desde el registro de la
tabla, consulta o formulario).
Las propiedades de los campos son hereditarias
Como vimos ya en algunos ejemplos, todo campo proveniente de una tabla conserva sus
propiedades cuando es colocado en una consulta, formulario o informe. Teniendo en cuenta
esta característica, podremos ahorrarnos mucho tiempo y trabajo si dotamos a cada campo
de todas las propiedades de formato, validación y presentación que necesite, en la tabla
misma.

99. Cómo establecer y modificar el tipo de datos de un
campo
[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/como-establecer-modificar-tipo-datos-campo]
La clase de dato que contiene un campo, se especifica en la columna Tipo de datos de la
cuadrícula de definición de la tabla (modo diseño).
Pulsando sobre esa columna a la altura del campo a definir, aparecerá un icono que nos
permitirá desplegar hacia abajo, una lista con los tipos de datos admitidos por Access.
Figura 8.1
Pulsando sobre alguna de sus opciones definiremos el tipo de dato que contendrá en
ade-lante el campo activo.
Podemos también pulsar sobre algún campo ya definido y modificar el tipo de dato, pero
de-bemos tener especial cuidado en hacerlo si la tabla ya tiene cargada información.
Cómo establecer y modificar otras propiedades del campo
Cuando definimos las tablas, vimos que dependiendo del tipo de dato que contenga el
cam-po, el cuadro inferior de propiedades puede variar, y esto es lógico ya que cada tipo de
dato tiene sus condiciones particulares como, por ejemplo, la cantidad de decimales en los de
tipo numérico.
Para examinar las propiedades de un determinado campo de una tabla, debemos acceder al
modo diseño para esa tabla y pulsar sobre el renglón correspondiente al campo en cuestión.
Figura 8.2
El cuadro inferior nos mostrará las propiedades del campo activo. Pulsando sobre las casi-llas
correspondientes podemos modificar cada una de ellas; en algunos casos abriremos listas de
opciones para elegir (como en la figura 8.2) y en otros escribiremos valores.
Siempre disponemos, en el sector derecho, de la información sobre la propiedad o
paráme-tro que se encuentra; por ejemplo, en la figura 2.3 del Capítulo 2 podemos leer el

texto explicativo correspondiente al campo activo (obsérvese el cursor en el parámetro
Descripción). Veremos a continuación algunas de las propiedades más importantes de los
distintos tipos de datos, ahora referidas a la figura 8.3.

100. Propiedades para los campos tipo Texto
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/propiedades-campos-tipo-texto]
Tamaño
Define la cantidad de caracteres que albergará el campo. El valor predefini-do para
Access es de 50 caracteres, más que suficiente para alojar cual-quier descripción,
dirección, nombre, etc.
Podemos cambiar fácilmente ese tamaño reemplazando el valor 5 0 por cualquier
otro, comprendido entre 1 y 2 5 5.
Formato
Define la configuración de los datos que se ingresen en el campo:
< Fuerza los caracteres a minúsculas
> Fuerza los caracteres a mayúsculas
@;"Nada" ó @;Nada coloca el texto "Nada" cuando el campo está vacío
Máscara de entrada
Aplica un determinado diseño a los datos, por ejemplo:
{ / / } para las fechas
{( ) / } para los números telefónicos
Pulsando sobre este campo aparecerá el símbolo o icono del Generador (figura 8.3),
una utilidad que nos ayudará a crear máscaras y otras cadenas de caracteres que
emplearemos en búsquedas, formularios, etc.
Figura 8.3
Si el campo tiene el tipo de dato texto o fecha, pulsando este icon , iniciaremos el Asistente p
Asistente para máscaras de entrada (figura 8.4).

Figura 8.4
Es probable que esta función del asistente no sea encontrada debido a que
efectuamos el proce-so de instalación Típica.
Volviendo al cuadro de la figura 8.4, diremos que lo que utilizaremos del mismo
modo que lo hicimos en el Capítulo 4, seleccionando una de las opciones. Si
pulsamos en el campo Probar: aparecerá la máscara elegida y podremos escribir
nuestros datos para ver cómo encajan dentro de la misma; para concluir pulsemos Finalizar
Finalizar.
Título
Cuando diseñamos el formulario, vimos que en el mismo aparecen etique-tas para
cada campo, las mismas de la tabla o consulta que le dieron ori-gen; si colocamos
aquí algún texto, éste reemplazará al del nombre del campo pero sólo en el
encabezado de la columna. Si creamos una consulta que tome este campo, en la
cuadrícula de diseño veremos el nombre origi-nal, pero luego, en la vista hoja de
datos de la consulta, nos mostrará el texto que el campo tiene como título,
propiedad que fue heredada de la ta-bla. Por ejemplo, si el campo se llama DIRLEG,
podemos definir para for-mularios e informes una etiqueta más descriptiva, como Dirección Le
Dirección Legal. Este cambio en la propiedad título es equivalente (en las tablas) a
lo que vimos para las consultas en "Hagamos algo similar con la propiedad
Títu-lo..." al final del Capítulo 5.
Valor predetermi-nado
Definiremos aquí el valor (o texto) que Access colocará en el campo cuando se cree
un nuevo registro. Por ejemplo, éstos son en su mayoría domicilia-dos en Capital, y
en el campo correspondiente a la localidad definimos a esta propiedad como Capital
Capital, cada nuevo registro que ingresemos a la ta-bla tendrá ese texto en el
campo Localidad, por lo que en la mayoría de los casos nos ahorraremos el
escribirlo.
Debemos tener precaución con este parámetro ya que puede ocurrirnos que, por
error, definamos un valor predeterminado no válido de acuerdo con la definición del

campo correspondiente (por ejemplo, si definiéramos "Capital" como valor
predefinido para el campo CodProvin de la tabla de clientes de nuestro ejemplo). En
ese caso, cuando pasemos al modo tabla para ingresar datos, aparecerá un cuadro
de error indicándonos que el dato es demasiado largo para el campo, al pul-sar
sobre la última línea de la tabla para ingresar un registro.
Regla de validación
Podemos colocar aquí una expresión que limitará los valores que se po-drían
ingresar para ese campo. Recordemos que ya disponemos de una validación
inherente al tipo de datos definida para el campo (no podemos, por ejemplo, colocar
letras en un campo definido como numérico). Colo-cando una expresión, como por
ejemplo > d, este campo no admitirá tex-tos que comiencen con letras inferiores o
iguales a d en el orden alfabéti-co.
Si aplicamos alguna regla de validación de este tipo a una tabla que ya contiene
datos, Access deberá revisar los mismos para verificar si la cumplen y nos lo
informará mediante el cartel de la figura 8.5.
Figura 8.5
Si contestamos Sí a esta pregunta, se iniciará el proceso de revisión, en todos los
registros de la tabla, del campo al que se le modificó la regla de validación y, si se
encuentran inconsisten-cias, se presentará un nuevo cartel que nos lo informará.
En ese caso podremos optar por Sí o por No y en ambos casos se abandonará la
compro-bación. La diferencia entre estas alternativas es que en el caso de responder
en forma negativa, se restablecerá la regla de validación anterior al cambio (o se
dejará al campo sin regla de valida-ción, si es que anteriormente no la tenía).
Texto de validación
Una vez cumplido el paso anterior (que sólo se iniciará si la tabla tiene da-tos
cargados), la regla de validación quedará establecida y toda vez que ingresemos o
modifiquemos un dato en ese campo, el mismo será verifica-do, mostrándose el
cartel de la figura 8.6 en caso de infringirse la regla im-puesta.
Para este caso podríamos escribir un texto algo más explícito en el campo Texto de
validación, como por ejemplo: Ingresar apellidos de la E a la Z únicamente, y de
este modo, cuando el usuario del sistema cometa ese error, obtendrá una
explicación más clara de lo que ocurre (figura 8.7).

Figura 8.6
Figura 8.7
Como ya hemos dicho, los objetos creados en base a una tabla heredarán sus
propiedades, entre ellas la regla y texto de validación. Observemos que el cartel de
la figura se refiere a la consulta cuando, en realidad, el control se incorporó al
diseño de la tabla utilizada por esa consulta y esta última heredó de aquella.
Requerido
Pulsando este renglón aparecerá a la derecha una flecha de lista con las opciones Sí
/ No. Seleccionando para esta propiedad el valor Sí, Access exigirá luego que se
coloque algún valor en el campo correspondiente. Ello implica que con este
parámetro nos aseguraremos de que Access no gra-bará ningún registro que
contenga para ese campo valores nulos (figura 8.8) y, combinando esta propiedad
con alguna regla de validación, podre-mos estar seguros de que la tabla
correspondiente contendrá sólo valores válidos para ese campo.
Figura 8.8
Permitir longitud cero
Este campo es similar al anterior y determina, para el caso de los campos tipo texto,
la admisión de textos nulos (sin caracteres).
Indexado

Activando esta propiedad (valor Sí), Access mantiene un índice para ese campo. Esto
facilitará las búsquedas y ordenamientos cuando sean reque-ridas dichas funciones
por alguna consulta o filtro.
Esta propiedad es obligatoria en caso de que deseemos definir algún cam-po como
clave de acceso de la tabla.
Compresión
Unicode
Los campos se graban, por opción predeterminada, en modo Unicode, un formato
de compresión de datos. El formato comprimido es manejado en forma automática,
de manera que toda vez que se muestre o extraiga in-formación de un campo, la
misma será previamente descomprimida. Si, debido a algún requerimiento, debemos
guardar la información en modo no comprimido, podremos hacerlo estableciendo
este parámetro en No.

101. Propiedades para los campos de tipo numérico
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/propiedades-campos-tipo-numerico]
Algunas propiedades de este tipo son idénticas a las explicadas para los campos
tipo texto, o bien no se aplican en campos tipo numérico, por lo que aquí no las
describiremos; se trata deMáscara de entrada, Título, Valor predeterminado, Regla
de validación, Texto de validación, Re-querido e Indexado.
Figura 8.9
Tamaño del campo
Define el tipo de valores que podemos almacenar en el campo. Pulsando en la flecha
se abrirá la lista de posibilidades que muestra la figura 8.9. el cua-dro que está
debajo muestra los valores numéricos que se pueden almace-nar para cada subtipo
de los de la lista:
De acuerdo con el cuadro, podemos decir que sólo aceptan decimales los últimos
dos tipos, siendo los tres primeros para valores enteros.
Si necesitáramos guardar valores monetarios, deberíamos seleccionar Tipo de datos
Moneda, en lugar de Numérico. Veremos este formato más adelante.
Formato
Pulsando este renglón del cuadro de diseño se abre una lista de posibili-dades; en
el sector derecho se muestra un ejemplo de cada una de ellas.
Figura 8.10

Figura 8.10
El formato se refiere a la forma de presentación de los datos; en caso de que el valor
in-tervenga en algún cálculo, el mismo se hará en un formato interno de mayor
precisión, pero el resultado será presentado tal como lo determine el formato
elegido.
Lugares decimales
Define la cantidad de decimales que se muestran en el campo.

102. Propiedades para los campos fecha/hora
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/propiedades-campos-fecha-hora]
Los valores de fechas se guardan internamente como números enteros, y los valores
de horas como decimales. Esto permite sumar y restar fechas y horas como si se
tratara de números. Veamos el siguiente ejemplo:
1. Pulsemos el botón Base de datos, seleccionemos la solapa Tabla y pulsemos el
botón Nuevo. Mediante la opciónModo ver diseño accederemos a la ventana de
diseño de tablas que ya conocemos.
2. Creemos un campo del tipo Numérico con el nombre Probar fechas y en la
propiedad Tama-ño (del cuadro inferior) seleccionemos Doble.
3. Grabemos esta tabla asignándole el nombre todos los tipos y pasemos a modo
hoja de da-tos.
4. En el único campo escribamos 1.
5. Pasando al modo Diseño, pulsemos en la casilla de la columna Tipo de datos y
optemos por Fecha/Hora.
6. En el modo hoja de datos, observaremos que el campo ahora contiene 3 1 / 1 2 / 1 8 9 9
3 1 / 1 2 / 1 8 9 9. ¿Qué sig-nifica esto?: Internamente Access representa esa fecha con el
valor 1. El día siguiente (01/01/1900) será representado con el valor 2, el
02/01/1900 con 3 y así sucesivamente.
7. Escribamos (ahora que estamos en el formato fechas) 27/08/1997, cambiemos el
formato por numérico y observemos el valor almacenado en el campo: 35669. Este
valor representa la cantidad de días transcurridos desde el 31/12/1899 hasta la
fecha ingresada.
8. Volvamos al modo diseño y agreguemos un nuevo campo Numérico y Doble con
el nombre Probar horas.
9. En el modo hoja de datos escribamos en ese campo los valores: 0 .25 .5 .75. Para
hacer esto colocaremos en el campo Probar horas el valor 0 en el primer registro (el
que contiene el valor 35669 en el campo Probar fechas), y crearemos otros tres con
los valores solicitados en el campo Probar horas.
10. Pasamos a modo Diseño, cambiemos el formato de este campo por Fecha/Hora y
observe-mos el valor de los registros:
12:00 AM 06:00 AM 12:00 PM 06:00 PM
ó 0:00 06:00 12:00 18:00
La forma de representación de las fechas y las horas es afectada también por los
parámetros es-tablecidos para Windows. Así podemos tener la fecha representada
como DD/MM/AA (día-mes-año), MM/DD/AA, o AA/MM/DD (en el Capítulo 4 hemos
visto cómo se ajustan estos parámetros).
Haciendo cuentas, llegaremos a la conclusión de que lo que se almacena como horas,
es en realidad la fracción equivalente del día (12:00 = .5 = medio día).

Un mismo valor puede contener fechas y horas
El hecho de que el formato sea uno solo (fecha/hora) para fechas y horas, tiene
entonces una razón de ser.
Un mismo valor puede contener una fecha en su parte entera y una hora en su parte
deci-mal. Hagamos esta otra prueba:
1. En el campo Probar Fechas escribamos 35669.5
2. Pasemos a modo diseño y asignemos a ese campo en Tipo de dato: Fecha/Hora
3. En el cuadro inferior de Propiedades pulsemos sobre Formato, para abrir la lista
de la figura 8.11.
4. Seleccionemos Fecha corta.
5. Volviendo al modo hoja de datos, obtendremos la fecha 2 7 / 0 8 / 9 7. Por lo visto no
cuentan aquí los decimales, pues arrojó el mismo resultado con el valor 35699 que
con 35699.5.
6. Pasando al modo Diseño, pulsemos sobre el primer campo; en el cuadro de
Propiedades pul-semos Hora larga, grabemos y pasemos a la hoja de datos.
El campo nos mostrará sólo la hora (en este caso, ha sido despreciada su parte
entera y se nos muestra la hora equivalente a su parte decimal: 0.5 = 12:00 o 12:00
PMsegún el formato de fechas de Windows) pero...
Figura 8.11
7. Volvamos a diseño y asignemos un formato Fecha general (ver figura 8.11), y en
modo hoja de datos observemos que el campo nos muestra ahora ambos datos
juntos:
27/08/97 12:00 PM
Esta propiedad de mostrarnos fecha y hora en un mismo campo se logra entonces
asignando el tipo de datos Fecha/hora y en el cuadro de propiedades de abajo Fecha

general. Seguramente deberemos ensanchar la columna para apreciar la fecha y la
hora. Luego, respetando el mismo formato, podemos ingresar o modificar ambos
datos.
Siguiendo con estos razonamientos, si al campo del ejemplo le sumáramos .5, el
resultado sería 35700 (28/08/97), y la ecuación equivalente en el formato Fecha/hora
Fecha/hora sería
27/08/97 12:00 + 12 horas = 2 8 / 0 8 / 9 7
Formato
Ya vimos, en el ejercicio anterior, cómo se trabaja con este parámetro en el caso de
las fechas. Observemos que la lista de parámetros es distinta cuando se trata de un
campo de dato Numérico (comparemos las figuras 8.9 y 8.11).
Las restantes propiedades para los campos tipo fecha, son similares a las que se
explicaron para los tipos texto y numérico.

103. Algunos ejemplos de formatos Fecha y Hora
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/algunos-ejemplos-formatos-fecha-hora]
Fecha general 13/01/94 18:02:00
Fecha larga Viernes 13 de Enero de 1994
Fecha mediana 13-Ene-94
Fecha corta 13/01/94
Hora larga 18:02:00
Hora mediana 06:02 PM
Hora corta 18:02

104. Campos tipo Autonumérico (contador)
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/campos-tipo-autonumerico-contador]
Se trata de un tipo de campo automático. Access asigna un número creciente o aleatorio a
ese campo en cada nuevo registro que se agregue a la tabla. Es ideal para el caso en que
deba-mos numerar los registros por orden de llegada. Este campo NO es accesible al
usuario, por lo tanto, no se lo puede modificar.

105. Propiedades de los campos tipo Moneda
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/propiedades-campos-tipo-moneda]
Se trata de un caso particular del tipo numérico, con parámetros adaptados
especialmente para representar montos o valores monetarios. También depende de
lo que se haya definido res-pecto de valores monetarios en la configuración de
Windows.
El tipo de dato Moneda asigna por omisión también la propiedad Moneda como
formato (primer parámetro de la pantalla de propiedades), pero podemos cambiar el
modo de representa-ción, por ejemplo a científico (3.45E06)
Este formato aplica el tipo de moneda ($, Pta, etc.) y la separación de decimales y
miles que se encuentren establecidas para Windows.
Ejemplos de formatos numéricos
Repasando lo que vimos sobre formatos numéricos daremos algunos ejemplos:
Ingresamos 1234.5
Formato Veremos
Número general 1234,5
Moneda $ 1.234,50
Fijo 1235
Estándar 1.234,50
Científico 1,23E+03
Si en el parámetro Formato (debajo de Tamaño) elegimos, por ejemplo, Porcentaje,
e in-gresamos en modo tabla el valor 0,824, éste se presentará como 82,40 %.
En el formato Fijo, podremos especificar el número exacto de decimales; Access
redondea-rá y agregará ceros para cumplir con la cantidad de decimales fijados.

106. Campos de tipo Sí/No
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/campos-tipo-si-no]
Se trata de campos que sólo admiten un valor por sí o por no. Aparecen en la tabla
con la forma de una casilla de verificación. Cuando se trata de registrar si un hecho
ocurrió o no, este tipo de dato nos dará la seguridad de que sólo cuenta con un
valoractivo (la casilla correspon-diente contiene un tilde) o inactivo (la casilla se
muestra vacía).

107. Cómo aplicar reglas de validación a un campo de la
tabla
[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/como-aplicar-reglas-validacion-campo-tabla]
Con esta propiedad de campo limitaremos el rango de datos que podremos ingresar. Si
qui-siéramos ingresar un valor fuera de dicho rango. Access no lo permitirá, ya que no
cumple con los requisitos introducidos como Regla de validación.
Esta propiedad que, como vimos, se utiliza junto con Texto de validación, mostrará el
men-saje definido en este último parámetro cuando no se cumplan los requisitos
introducidos en la re-gla de validación.
Algunas expresiones comunes de validación
Las reglas de validación nos permiten determinar si se admite o no ingresar un cierto valor
en un campo determinado. Veamos:
< > 0
Determina que el valor deberá ser distinto de 0 (cero)
0 o >100
El valor a ingresar deberá ser 0 o superior a 100
Como "L??"
El valor deberá tener 3 caracteres y comenzar con L
< # 1 / 1 / 9 4 #
La fecha a introducir deberá ser anterior a 1994
>=#1/1/92# Y <#1/1/93#
La fecha deberá ser del año 1992
>=Fecha0
La fecha no podrá ser anterior a hoy
Como ya vimos, cuando agreguemos o modifiquemos alguna regla de validación en una tabla
que ya contiene datos, Access nos advertirá que estos datos podrían no cumplir con las
nuevas reglas y es, por lo tanto, nuestra responsabilidad modificar previamente aquellos
datos que pudieran no cumplir con las nuevas condiciones.

108. Cómo utilizar la propiedad Indexado
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-utilizar-propiedad-indexado]
Ya mencionamos los índices en el Capítulo 2 (figura 2.5), cuando dijimos que Access
nos recomienda asignar un índice para cada tabla que agreguemos al sistema.
Crearemos un índice estableciendo la propiedad Indexado en alguno de los campos
de la tabla. Access se encargará de mantener la tabla ordenada por el contenido de
ese campo respecto de los registros que incor-poremos o modifiquemos en la
misma. Podremos establecer la propiedad Indexado solamente para campos tipo
Texto, Moneda, Numérico o Fecha/hora.
Las alternativas de esta propiedad son:
Valor del parámetro Indexado
Actúa como...
No
Elimina el índice existente o no crea un índice con este campo
Sí (con duplicados)
Crea un índice
Sí (sin duplicados)
Crea un índice único sin repeticiones
Si aplicamos la propiedad Sin duplicados, Access no nos permitirá introducir un
valor en este campo si este valor ya existe para otro registro. Para que un campo
pueda ser laclave princi-pal de una tabla, es requisito que el mismo sea un índice
sin duplicados. Esta propiedad puede aplicarse a un solo campo de la tabla y su
efecto es similar al del parámetro Ordenar (en el cua-dro de Propiedades de la
tabla) aunque nos permite un acceso más rápido.
El parámetro Ordenar tiene prioridad por sobre el Indexado, incluso aunque éste
tenga agregada la propiedad Clave principal.
Cómo funciona aquí la Clave principal
Si, estando ubicados en un campo del diseño de la tabla, pulsamos Clave Principal,
el campo será designado como clave principal de la tabla y automáticamente
quedará establecida la propiedad Indexado (Sin duplicados).

109. Cómo cambiar el tipo de dato en una tabla en
uso
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-cambiar-tipo-dato-tabla-uso]
Cuando definimos una tabla, utilizamos en cada caso el tipo de campo que más se
adecue al dato que ha de contener. Al mejor diseñador de sistemas Access se le
pueden escapar detalles que recién percibe con el sistema en funcionamiento y con
datos cargados en todas sus tablas. Ante la necesidad de modificar el tipo de dato
de algún campo, debemos observar las siguientes consideraciones:
Texto a Numérico
Debemos verificar que el nuevo tipo de campo pueda aceptar los datos que
contenga la tabla. Por ejemplo, si un campo texto no contiene sólo números, NO
podrá ser convertido a numérico.
Sí/No a Texto y a Numérico
No hay ningún inconveniente en convertir este tipo de campo a numérico o a texto;
en el primer caso, los campos que contienen Sí, serán convertidos al valor numérico - 1
- 1 y el contenido No, al valor numérico 0.
Inversamente, si convertimos un campo numérico a Sí/No, todo valor distinto de 0
será convertido a Sí y los valores 0 serán convertidos a No.
En el caso de la conversión a texto obtendremos las palabras Sí o No recostadas
sobre el borde izquierdo del campo.
Cuando se convierte de texto a Sí/No, Access interpreta como Sí a las palabras yes,
on y 1 y como No a las palabras No, Off, 0 y a los campos que contienen espacios.
Texto a Memo
Si optamos por modificar un campo texto a un tipo de campo Memo (más de 255
caracteres) debido a que, por ejemplo, lo almacenado en éste es muy extenso,
debemos tener en cuanta que este último tipo de campono permite crear índices.
Cuando, por el contrario, deseemos pasar de Memo a Texto, este último campo
tomará sólo los 255 primeros caracteres, perdiéndose en la conversión los
caracteres sobrantes.
Tamaño de los campos
numéricos
En los campos de tipo numérico, el tamaño depende del tipo establecido (byte,
entero, entero largo, doble o simple) y pode-mos cambiar su tamaño sin
inconvenientes, siempre que pase-mos a un tamaño más grande o de mayor
capacidad. En el caso inverso, debemos asegurarnos de que todos los valores
pueden tener cabida en el nuevo tamaño.
Contador a numérico
Este cambio se efectúa sin inconvenientes pero debemos estar seguros en cuanto a
la necesidad del cambio antes de concre-tarlo, ya que luego no nos será posible

reconvertir un campo numérico al tipo contador.
Qué hacer ante un posible error de conversión
Access mostrará una advertencia toda vez que no le sea posible convertir un
determinado campo al tipo de dato solicitado. Si en el cuadro de aviso
correspondiente pulsamosCancelar, podremos volver a definir las conversiones, en
cambio con Aceptar, se guardarán todos los cam-bios, se harán las conversiones
posibles y se borrarán los datos que no se pudieron convertir.

110. Campos tipo Memo
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/campos-tipo-memo]
Estos campos son particularmente adecuados para dotar a cada registro de la tabla
de un lugar para escribir todo tipo de comentarios. No es necesario definir su
longitud, ya que la misma se maneja de manera automática, extendiéndose a
medida que se le agrega información.
El texto allí colocado no dispone de ninguna posibilidad de formato, ni de carácter
ni de pá-rrafo, y como un ejemplo de ello podemos mencionar que al pulsar las
teclas Tabulador ó Return pasare-mos al siguiente campo, es decir que no
podremos utilizar siquiera el tabulador o el avance de línea. Veremos de inmediato
una mejor forma de guardar textos en los campos.

111. Campos tipo OLE: cómo colocar en una tabla
información de otros programas
[http://www.mailxmail.com/...ess-2000/campos-tipo-ole-como-colocar-tabla-informacion-programas]
Este formato nos permite definir campos que aceptarán cualquier tipo de dato proveniente de
aplicaciones OLE compatibles (del inglés OLE = Object Linking and Embedding: vinculación e
Incrustación de objetos). En esos campos podremos incluir elementos tales como imágenes de
Paint, textos de Word, Sonidos, etc.
La técnica consiste en que cuando nos ubicamos en un campo OLE y pulsamos doble clic,
Access llama a la aplicación correspondiente para que maneje la información contenida en el
mismo.
Por ejemplo, un campo OLE puede contener un documento de Word y, en ese caso, pul-sando
doble clic sobre el campo, Access llamará a Word y le pasará en bloque los datos allí
con-tenidos, que no son ni más ni menos que un documento Word, para que la propia
aplicación (Word) se encargue de manejarlos. Una vez que Word toma control de la
información la presenta en la ventana correspondiente. A partir de ese momento estaremos
trabajando en Word y dispon-dremos de todo el poder de esta aplicación como procesador de
textos.
La aplicación que presta el servicio (Word en el ejemplo) es llamada servidora y la que lo
so-licita (Access), es llamada cliente. Algo similar ocurre entre Access y Paint, y de esta forma
po-dremos incorporar imágenes a nuestra base de datos.
Cuando hayamos concluido de trabajar con la aplicación servidora, no debemos guardar la
información del modo habitual; en este caso, al salir de la aplicación, ésta devolverá el paquete
de información a Access para que lo guarde en el registro correspondiente de la tabla; de este
modo, regresamos a Access para seguir trabajando normalmente.
Esta posibilidad multiplica el poder de los programas; combinamos todas las facilidades de
manejo de bases de datos de Access con la versatilidad para la autoedición de Word, lo que
nos permitiría en este caso hasta incluir imágenes en estos textos. De esta forma, cada
programa se especializa en lo suyo, lográndose así rendimientos óptimos que difícilmente se
conseguirán con una sola aplicación que incluyera ambos procesos.

112. Objetos OLE en formularios
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/objetos-ole-formularios]
Si creamos un campo OLE en una tabla y luego colocamos este campo en un
formulario (esto es un control del formulario conectado con un campo OLE),
podemos sacar el máximo pro-vecho de la información que contenga. Veamos cómo:
1. En el cuadro de diálogo Base de datos pulsemos el botón Tablas y abramos la
cuadrícula de diseño de tablas.
2. Colocaremos un único campo que llamaremos Campo OLE, y le asignaremos, en
la columna Tipo de dato, la opción Objeto OLE.
3. Pasemos a modo hoja de datos, guardemos la nueva tabla como PruebaOLE,
contestemos No a la pregunta sobre la clave principal y pulsemos luego el botón
Autoformulario para obte-ner un formulario que nos muestre el campo OLE recién
incorporado a la tabla (figura 8.13).
Figura 8.13
Este campo, por ser de tipo OLE, es multipropósito, lo que significa que puede
aceptar in-formación de distinto tipo, como por ejemplo documentos Word,
imágenes mapa de bites (Paint), sonidos, etc.
La información, incluso, puede diferir de un registro a otro. Podemos colocar en el
campo OLE del primer registro una imagen, en el del segundo un sonido, en el del
tercero un documento Word, etc. En suma, podemos colocar allí información
proveniente de cualquier aplicación OLE compatible (que para los tipos de dato
mencionados podrían serPaint, Grabadora de sonidos y Word respectivamente).

113. Qué posibilidades nos ofrece OLE
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-posibilidades-nos-ofrece-ole]
En principio, OLE nos permite manejar información que es desconocida para Access
Un do-cumento de Word, una imagen de Paint, un sonido digitalizado, etc.),
posibilitándonos de esta forma almacenar y manejar cualquier tipo de información
dentro de una base de datos.
Podemos cargar (incrustar) estas distintas piezas de información extra-Access en
campos de una tabla, o bien vincularla a los mismos. En el primer caso, el bloque de
información que constituye el objeto es copiado al campo y pasa a formar parte de la
tabla y en el segundo caso se crea un vínculo con este objeto (o mejor aún, con el
archivo que contiene ese objeto) que perma-nece fuera de la base de datos, pero se
accede a él automáticamente toda vez que sea leído el registro que contiene dicho
vínculo.
Cómo colocar distintos objetos en campos OLE
De alguna manera (hay varias posibles), creamos una copia del objeto o pieza de
informa-ción extra-Access y la colocamos en el campo OLE de alguno de los registros
de la tabla. Junto con el objeto, Access guardará la información necesaria para
identificar a la aplicación servidora (la que se utilizó para crear el objeto o que permite
modificarlo) de manera tal que luego podamos llamarla cuando necesitemos modificar
dicho objeto.
A partir del momento en que fue copiado al campo correspondiente, podemos
modificar o eliminar el objeto original sin que ello afecte a la copia que quedó ya
almacenada dentro de un campo de una tabla en la base de datos.
Por ejemplo, para insertar una imagen bitmap, o documentos Word o WordPad,
podemos hacerlo a partir de los respectivos archivos .BMP o .DOC, arrastrando el
icono que representa a dicho objeto (en la ventana Mi PC o del comando Buscar) al
recuadro del objeto OLE en el formu-lario o bien al campo de la hoja dinámica si es
que estamos visualizando la información de ese modo.
Si se trata de un documento .DOC (Word o WordPad), podemos abrir el mismo en la
aplica-ción correspondiente y, valiéndonos de las herramientas de selección, tomar
sólo una parte del objeto y luego arrastrar al campo OLE, siendo este método
particularmente adecuado para colocar parte de un objeto.
Debemos tener en cuenta que, en el caso de que arrastremos, el documento original
quedará en blanco (el sector seleccionado), ya que en ese caso estaremos ejecutando
el comando Mover de la aplicación servidora (Word o WordPad). Si queremos
conservar intacto el documento original, luego de mover los datos al campo OLE
debemos pulsar sobre la ventana del documento y ejecu-tar el comando Deshacer
(Control + Z), el que actuará sólo sobre la aplicación servidora, restituyendo lo que se
quitó y permaneciendo sin cambios la información que se colocó en el campo OLE.
Mencionaremos una tercera forma de hacer esto mismo (y que es válida también para
el programa Paint que maneja imágenes bitmap). Luego de seleccionar, en lugar de
arrastrar pode-mos utilizar (en la aplicación servidora, Word o Paint), el comando
Control + C para copiar el fragmen-to seleccionado al portapapeles, luego pulsar
sobre el campo OLE y allí colocar la información del portapapeles con las teclas

Control + V. Si nuestra idea fuera recopilar textos escritos en aplicaciones viejas
(archivos TXT o DOC´s de Word 5.5, Word 2.0, Word 6.0, etc.), nos resultará
conveniente abrir cada uno de ellos en Word 2000 (este programa hará las
conversiones necesarias al nuevo formato) y luego pegar lo que nos interese en los
campos OLE, de la forma que ya se explicó.
Qué es un objeto vinculado
En lugar de obtener una copia, podemos vincular el objeto original. Vincular quiere
decir que sólo existirá el objeto original (no hay copias). Este objeto original será
mostrado en el cuadro del campo correspondiente en el formulario Access, y podremos modifica
podremos modificarlo del mismo modo que a los objetos incrustados. Entenderemos
esto mejor con un ejemplo:
Supongamos que el dibujo correspondiente al logotipo de una empresa resida en un
archivo del tipo .BMP (imagen de Paint). Este archivo de imagen puede estar colocado
en todos los for-mularios de la empresa mediante lo que se denomina un vínculo
dinámico.
Si en alguna oportunidad esta empresa decide modificar su logotipo, el diseñador
abrirá ese archivo .BMP con Paint, modificará su diseño y lo grabará actualizado.
En adelante, todos los formularios de la empresa que incluyan un vínculo hacia ese
objeto lo mostrarán con su nuevo diseño, ya que se trata del mismo objeto.
Ya sea que se trate de objetos incrustados o vinculados, al pulsar doble clic sobre el
campo correspondiente llamaremos a la aplicación servidora para trabajar sobre
dichos objetos. En el primer caso, una vez actualizados los objetos, la información
será devuelta al campo de la tabla y en el segundo se actualizará el archivo original,
para que en adelante todos puedan tomar la nue-va versión del mismo.
No siempre es conveniente utilizar vinculaciones; por ejemplo, si se tratara de una
tabla de legajo con fotos, nos convienen los objetos incrustados, ya que de esta
forma las fotos de cada sujeto estarán guardadas en el registro correspondiente
dentro de la base de datos y podrán mo-dificarlas únicamente quienes tengan
derecho de acceso a la misma.

114. Incrustemos objetos OLE compatibles
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/incrustemos-objetos-ole-compatibles]
Recién vimos los casos más comunes, referidos a documentos Word o a imágenes Paint,
pero podemos colocar en un campo OLE objetos provenientes de cualquier aplicación que
dis-ponga de compatibilidad OLE, requisito que cumplen casi todas las aplicaciones
modernas para Windows 3.1 o Windows 95/98.
En el campo OLE que hemos agregado a la tabla Prueba OLE, colocaremos tres elementos
de distinto tipo y origen: imágenes, sonidos y un documento de Word.
1. Estando en el formulario en que nos dejó el último paso del ejercicio anterior, pulsemos
sobre el nuevo campo con el botón derecho y seleccionemos Insertar objeto; aparecerá el
cuadro de diálogo de la figura 8.14.
Este cuadro nos muestra todas las aplicaciones cuyos objetos podemos insertar (o vincular)
en campos o formularios Access. El contenido de esta línea depende de las aplicaciones que
ten-gamos actualmente instaladas. En la instalación de donde se tomó la imagen de la
figura 8.14 disponemos para insertar, entre otros, de archivos de CorelDraw 9.0, hojas de
cálculo y gráficos de Excel, etc.
A la izquierda se nos presentan dos alternativas: la opción Crear nuevo que llamará a la
aplicación seleccionada en la lista para que mediante la misma creemos un nuevo objeto, o Crear desde
Crear desde archivo, con la que incorporaremos el objeto leyéndolo directamente desde el
archivo que lo contiene.
Hasta aquí hemos visto los pasos que son comunes a cualquier tipo de objeto que
inserte-mos. Veremos seguidamente cómo proceder según el tipo de objeto a insertar.
Figura 8.14
Cómo incrustar una imagen desde un archivo
2. Activemos la opción Crear desde un archivo
Aparecerá en el cuadro anterior un campo Archivo con su correspondiente botón Examinar.
3. Para seleccionar un objeto de imagen pulsemos sobre el campo Archivo y escribamos,
por ejemplo, C:WindowsBurbujas.bmp y pulsemos aceptar, o bien...
4. Pulsemos examinar y, en el cuadro de la figura 8.15, seleccionemos cualquier archivo

que se encuentre en nuestra PC o en alguna otra de la red local.
Figura 8.15
Como vemos, este cuadro nos permite una total libertad de elección, pero debemos tener en
cuenta que (como ya lo dijimos) sólo podremos insertar objetos provenientes de
aplicaciones OLE compatibles (las que se muestran en la lista del cuadro Insertar objeto de
la figura 8.14).
5. En caso de haber optado por Examinar, una vez encontrado el objeto pulsemos Aceptar,
lo que nos regresará al cuadro de la figura 8.14 en donde pulsaremos nuevamente aceptar
para que de este modo quede colocada una copia del archivo elegido en el campo tipo OLE
de la tabla.
El método explicado, como vimos, en general, ya que nos permite insertar cualquier pieza
de información proveniente de aplicaciones OLE compatibles.
Cómo colocar un sonido
Veremos ahora los pasos a seguir para insertar un objeto de sonido:
Para trabajar con sonidos debemos disponer de una placa de sonido correctamente
instalada.
1. Pulsemos sobre el campo OLE del nuevo registro con el botón derecho y seleccionemos
nuevamente la opción Insertar objeto.
2. Activemos la casilla Crear desde archivo, pulsemos Examinar y en el cuadro de la figura
8.16 ubiquemos la carpeta
C:WindowsMediaMicrosoft Office 2000
A continuación, tomaremos un objeto de sonido del tipo WAV; disponemos de varios de
ellos en esta carpeta. Ocurre que además de estos archivos de sonido, la lista podría
contener muchos otros de distinto tipo, por lo tanto, para que se muestren sólo los que
necesitamos, haga-mos lo siguiente:
3. En el campo Nombre del archivo escribamos *.Wav y pulsemos el botón Abrir.
4. Aparecerán en la lista sólo archivos de sonido. Seleccionemos cualquiera de ellos, por
ejem-plo,Camera.wav y pulsemos el botón Abrir.
5. Ya de vuelta en la ventana Insertar objeto de la figura 8.14, pulsemos Aceptar y quedará

co-locada una copia del archivo de sonido Camera.wav en el campo OLE de la tabla.
Cómo insertar un objeto nuevo
Dejando activa la casilla Crear nuevo (cuadro de la figura 8.14), podremos seleccionar una
aplicación compatible en la lista correspondiente; haremos un ejemplo con un objeto de
CorelDraw 9.0. Si no tenemos instalada esta aplicación, no aparecerá el elementoCorelDraw
9.0 Gráfico en la lista que se menciona en el paso 2 del próximo ejercicio; siendo así
podremos seleccionar cual-quier otra aplicación que encontremos allí, como por ejemplo
WordPad o Word.
1. Pulsemos sobre el campo OLE con el botón derecho y optemos por Insertar objeto.
Por si no hubiera quedado claro, repetiremos que todas las operaciones relativas a inserción
y uso de objetos extra-Access, mediante OLE se pueden llevar a cabo tanto en el recuadro
de objeto que presenta el formulario (figura 8.14), como en cualquier campo tipo OLE en la
tabla o la consul-ta.
2. Pulsemos CorelDraw 9.0 Gráfico (o, en su defecto, la aplicación que hayamos elegido) y
lue-go Aceptar. Esto nos traerá al escritorio la ventana CorelDraw y, por lo tanto, podemos
aplicar aquí todo lo que sabemos de este programa para elaborar un gráfico.
3. Una vez concluida la elaboración del gráfico, seleccionaremos en CorelDraw la opción Salir y volver a
Salir y volver a Prueba OLE: Tabla del menú ARCHIVO, y con ello la información gráfica
que elabo-ramos pasará al campo OLE de la tabla.

115. Cómo visualizar y actualizar un objeto incrustado
[http://www.mailxmail.com/...icrosoft-access-2000/como-visualizar-actualizar-objeto-incrustado]
Si trabajamos en modo tabla, no tendremos a la vista los objetos OLE que hemos insertado
porque sería imposible mostrarlos en un espacio tan reducido, pero sí tenemos una
indicación del tipo de objetos de que se trata (figura 8.16).
Figura 8.16
1. Abramos la tabla Prueba OLE (no es necesario cerrar el formulario) y pulsemos doble clic
en el formulario sobre el objeto indicado como Imagen de mapa de bits (recordemos que
había-mos insertado una imagen desde el archivo Burbujas.bmp o cualquier otro a elección).
Aparecerá el programa Paint con la imagen que contiene el campo OLE. Si lo deseáramos,
podríamos modificar allí la imagen.
2. Una vez que hayamos concluido con los retoques o cambios a la imagen, pulsaremos
sobre el menú ARCHIVO de Paint. Notaremos que el mismo ha cambiado las opciones
relativas a salir y guardar (figura 8.17).
En este menú la opción Guardar ha sido reemplazada por la de Actualizar Prueba OLE:
Tabla y la opción Salir por Salir y regresar a Prueba OLE: Tabla.
Estos cambios se deben a que la aplicación Paint está actuando ahora como servidora y, por
lo tanto, no puede guardar el archivo de imagen porque el origen del mismo es un registro
de una tabla Access; por ello, en lugar de guardar, debe actualizar en el campo OLE la nueva
versión de la imagen que modificamos.
Tampoco puede salir y regresar a Windows porque la aplicación no se ejecutó desde
Win-dows sino que ha sido llamada por Access, por lo que debe retornar al mismo.
Figura 8.17
3. Seleccionemos la opción Salir y regresar a Prueba OLE. Con esta acción, volveremos a
Ac-cess y devolveremos el objeto de imagen, ya actualizado, al campo correspondiente de
la ta-bla.

Si, estando en Paint, efectuamos algún cambio en el objeto de imagen, este cambio quedará
almacenado en el campo.
4. Pulsemos ahora doble clic sobre el campo en que hemos incrustado el sonido; el mismo
se escuchará.
Observemos que en el caso de los sonidos no tenemos la posibilidad de editar el objeto;
veremos luego cómo podemos acceder a un objeto de sonido para editarlo.
5. Por último, volvamos a repetir los tres primeros pasos, para el objeto CorelDraw.
Cómo cambiar un objeto de imagen incrustado
Puede ocurrirnos que necesitemos reemplazar una imagen en lugar de modificarla. En este
caso, podemos abrir la nueva imagen en la aplicación correspondiente, seleccionarla y luego
arrastrarla dentro del campo OLE (que actualmente nos está mostrando la imagen anterior).
Esto podría no funcionar, dependiendo de la aplicación de que se trate (de hecho, no
podemos hacer esto con Paint) y en este caso, seleccionaremos la imagen o parte de la
misma en la aplicación, enviaremos una copia alPortapapeles con el comando Copiar y
luego, seleccionando el campo OLE, colocaremos la copia con el comando Pegar.
Nada nos impide que estando en el paso 1 del ejercicio anterior abramos una imagen en
cualquier programa adecuado (como por ejemplo PaintShop o Adobe Photoshop), copiemos
una parte de la misma (o en su totalidad) al portapapeles y luego la peguemos en Paint.
Precisamente eso es lo que hicimos en el ejercicio, para tomar una imagen de la carpeta:
C:WindowsPrograma de Instalación.bmp
Los campos OLE se muestran en los formularios
1. Seguramente tenemos abierto el formulario Prueba OLE (si no fuera así, pulsemos el
botón Formularios, del cuadro Base de datos, y abramos Prueba OLE).
En el menú VENTANA disponemos entonces de los elementos Prueba OLE (el formulario) y
Prueba OLE: Tabla (recordemos que en su oportunidad generamos el Autoformulario a
partir de la tabla y le asignamos el mismo nombre que a ésta).
2. Seleccionemos la ventana del formulario.
Utilizaremos el menú VENTANA si la ventana en la que deseamos trabajar se encuentra
abierta pero no se visualiza en la pantalla. Si la misma apareciera visible, aunque
parcialmente, bastará con pulsar sobre la parte visible para que toda la ventana pase al
primer plano.
El formulario aparecerá en la pantalla mostrándonos su primer registro. Pulsemos Av. Pág
y/o Re. Pág. hasta ubicar el registro que contiene la imagen; ésta se mostrará como se
observa en la figura 8.18.

Figura 8.18
Esta imagen fue tomada del archivo Programa de Instalación.bmp que se encuentra en la
carpe-ta C:Windows. Si la misma no se muestra como deseamos, podemos modificar el
modo de ex-hibición de la misma. Esto se explica sobre el final del Capítulo 11 bajo el
título "Cómo modificar propiedades de los objetos de imagen".
3. Pulsemos sobre le botón de Avanzar registro y veremos el siguiente registro, aunque por
con-tener en ese campo otro tipo de información, tendrá un aspecto diferente. Por ejemplo,
si se trata de un documento o de un gráfico de CorelDraw, se mostrará el objeto, pero si el
mismo es un sonido se mostrará un icono de bocina.
4. Ubiquemos entonces el objeto de sonido; pulsemos doble clic sobre el mismo y
escuchare-mos el sonido.
5. Pulsemos nuevamente Avanzar registro y tendremos probablemente en la pantalla una
parte del documento Word (por su tamaño, el campo no alcanza a mostrar el documento
completo).
6. Guardemos este formulario, asignándole el nombre Prueba OLE.
Cómo trabajar sobre los campos OLE
Sabemos que ya se trate de un formulario o de una tabla, podemos pulsar doble clic sobre
el objeto de imagen (o gráfico, o documento) para que Access llame a la aplicación
servidora y le pase la información del mismo. Así podemos trabajar normalmente con el
objeto y su aplicación, esto es, seguir dibujando o modificar una imagen con Paint, agregar
o modificar textos de un do-cumento con Word, etc.
Repetimos que no ocurre lo mismo con los sonidos; al pulsar doble clic sobre la bocina sólo
escuchamos el sonido, sin la posibilidad de modificarlo. Veremos más adelante cómo
podemos editar este tipo de objetos. Por ahora...
1. Estando abierto el formulario Prueba OLE, ubiquémonos en algún registro que contenga
una imagen de mapa de bits y pulsemos doble clic sobre la misma. Cuando hicimos esto
mismo sobre la tabla, accedimos a la ventana del programa Paint, pero ahora aparece una
ventana parecida, pero no es el programa Paint. ¿Qué ha ocurrido?

116. Qué es OLE2
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-ole2]
Para usuarios de anteriores versiones de Windows, diremos que ésta es una nueva
caracte-rística de las aplicaciones Windows 95/98, una nueva forma de incrustación
y vinculación de obje-tos, conocida como OLE2.
Anteriormente (con aplicaciones OLE compatibles de Windows 3.1), al pulsar doble
clic so-bre el objeto incrustado, aparecía en todos los casos la ventana de la
aplicación servidora; luego de trabajar en la misma, mediante la opción Salir y
volver a... del menú ARCHIVO, devolvíamos el objeto modificado al formulario de
Access para seguir trabajando con los comandos de base de datos de Access.
Las nuevas aplicaciones compatibles OLE2 permiten, en cambio, trabajar dentro de
la mis-ma ventana (en este caso el formulario de Access).
Al pulsar doble clic sobre el objeto de imagen (tal como lo hicimos), aparecerá un
marco de líneas con rayas oblicuas rodeando al mismo y, aunque seguimos
visualizando el formulario nota-remos que la ventana ha cambiado las barras de
herramientas y menú de Access por las corres-pondientes de Paint (figura 8.19)
Si el objeto ocupa un espacio mayor que el que le destinamos en el marco de objeto
del formulario, cuando accedemos a la aplicación servidora (Paint, en este caso),
aparecerán las ba-rras de desplazamiento propias de esta aplicación.
Figura 8.19
En estos casos podemos pulsar sobre los bordes de la figura o en el ángulo inferior
derecho del marco (aparecerá una doble flecha) y arrastrar hacia abajo y a la derecha
hasta alcanzar el máximo tamaño posible. También, aunque todo esto entorpece el
manejo y edición del objeto.

Recomendamos, por consiguiente, acceder al modo diseño (pulsando fuera de la
imagen y luego el botón Diseño) para extender el cuadro del objeto al máximo que
nos permita el lugar dis-ponible. Luego, cuando accedamos nuevamente al
formulario, nos resultará más fácil trabajar so-bre el objeto.
Si a pesar de todo lo dicho, el formulario no nos resultara cómodo para trabajar
sobre la imagen (o cualquier otro tipo de objeto de que se trate) pulsemos fuera del
objeto, luego pulsemos dentro del mismo con el botón derecho, seleccionemos del
menú emergente la opciónObjeto xxx para pre-sentar otro submenú del que
elegiremos Abrir. De esta forma se abrirá la ventana completa de la aplicación
correspondiente al objeto, tal como ocurría con los objetos insertados en tablas.
1. Estando en las condiciones que muestra la figura 8.19, tomemos la herramienta
de Rellenar con color y pulsemos sobre un color de la paleta, por ejemplo el
amarillo, para tomarlos.
2. Pulsemos ahora sobre algún sector oscuro de la imagen; este elemento cambiará
a color ama-rillo.
3. Pulsemos en cualquier lugar del formulario, pero fuera del marco de imagen,
habremos vuelto a Access y veremos la imagen modificada. Podemos ahora utilizar
los comandos del formulario para pasar a otro registro, hacer búsquedas de datos,
etc.
Procediendo en forma similar, o sea pulsando doble clic sobre el objeto incrustado,
podre-mos editar el documento Word que tenemos en otro de los registros. Como
ya dijimos, junto con el objeto se guarda cierta información que permite que en
cada caso se abra la aplicación servidora que corresponda al tipo de objeto en
cuestión.
Si el objeto insertado fuera un documento Word, estando en modo edición (o sea
luego de pulsar doble clic, cuando aparecen las barras de herramientas Word)
podemos definir columnas, tablas y hasta pegar una imagen, procediendo en todos
los casos del mismo modo que lo hace-mos habitualmente dentro de documentos
Word.
Cuando luego pulsemos fuera del marco del objeto, comprobaremos que se
muestra texto e imagen dentro de los límites del recuadro del objeto.

117. Cómo manejar un sonido incrustado
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-manejar-sonido-incrustado]
El caso del registro que contiene el objeto de sonido es conceptualmente igual al de
los otros dos objetos, pero hay una pequeña diferencia respecto de su manejo. Si
pulsamos doble clic sobre el campo en cuestión, sabemos que escucharemos el
sonido. Para poder editar el obje-to de sonido, disponemos de un comando en el
menú EDICIÓN; la opción Objeto de archivo de sonido o bien la misma opción en el
menú emergente del botón derecho. Veamos cómo se opera.
1. Pulsemos con el botón derecho sobre el icono de bocina que aparece en el campo
OLE.
2. Del menú emergente pulsemos y optemos por Objeto de archivo de sonido (figura
8.20).
Figura 8.20
Si ahora pulsáramos sobre la opción Reproducir, obtendríamos la misma
reproducción del sonido que cuando pulsamos doble clic.
3. Pulsaremos, en cambio, la opción Edición, y accederemos a la aplicación
Grabadora de so-nidos (figura 8.21).
Haremos un cambio sólo para demostrar que podemos editar los sonidos
almacenados en Access del mismo modo que lo hacemos con las imágenes y los
textos. Al sonido que escuchábamos al pulsar doble clic sobre el campo, agregaremos
uno nuevo, por lo que en adelante escu-charemos este último sonido a continuación
del anterior.
4. En la Grabadora de sonidos (figura 8.21) optemos por EDICIÓN, Insertar archivo.
Aparecerá un cuadro estándar de selección de archivos en donde debemos ubicar la
carpeta C:WindowsMediaMicrosoft Office 2000.
5. Una vez ubicada esta carpeta, se mostrarán los archivos de sonido: Applause.wav,
Cash-reg.wav, Clap.wav, etc. Pulsemos sobre alguno de ellos y luego sobre Abrir.
6. Pulsemos, en la ventana de la Grabadora, sobre el botón Play, para probar la
combinación de sonidos efectuada.

Figura 8.21
7. Pulsemos el botón Cerrar de la aplicación de la figura 8.21; la grabadora entregará
a Access la nueva información; Access tomará el control y guardará en el campo activo
el nuevo sonido recibido.
8. Ahora pulsemos doble clic sobre el campo OLE y escucharemos un nuevo sonido
que se agregó a continuación del anterior.
Si tuviéramos instalada alguna aplicación de edición de sonidos más completa, ésta
sería llamada en lugar de la grabadora. Dispondremos en ese caso de muchas más
posibilidades para elaborar sonidos pero siempre, como toda aplicación servidora,
devolverá del mismo modo el con-trol a Access y le transferirá la información
actualizada.

118. Cómo vincular un objeto
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-vincular-objeto]
Vincularemos ahora un objeto de imagen Paint a un campo de un registro de la
tabla. Como ya hemos dicho, para que un objeto pueda ser vinculado debe existir
en la forma de un archivo grabado en la unidad de almacenamiento, por lo que
trabajaremos sobre un objeto de imagen existente.
Los archivos de imagen BMP provistos por Windows/Office son algo pobres pero si
lo deseamos, tenemos la alternativa de elegir alguna imagen en formato JPG, como
por ejemplo Columna con contenido_image001.jpg, un archivo de imagen provisto
con Office 2000 que se encuentra en la carpeta C:Archivos de programaMicrosoft
OfficeTemplates.
Como la siguiente operación modificará definitivamente el archivo que
vincularemos, es conve-niente que previamente hagamos una copia del mismo.
Accedamos con Mi PC a la carpeta C:Windows (o la otra que mencionamos para la
imagen alternativa), ubiquemos el archivo de imagen (Burbujas.bmp, o bien
Columna...), mantengamos pulsada la tecla Control y simultáneamente pulsemos
sobre el nombre del archivo en la lista, arrastremos y soltemos dentro de la misma
ven-tana. Esto creará en la misma carpeta el archivo Copia de... que utilizaremos
para el ejemplo.
1. Pulsemos dentro de la ventana de Access para visualizar el formulario de la figura
8.18 (si es que ya no lo tenemos a la vista).
2. Pulsemos Av. Pág. hasta ubicarnos en un registro en blanco.
3. Pulsemos sobre el campo OLE con el botón derecho y seleccionemos, del menú
emergente, la opción Insertar objeto.
4. Activemos el botón de selección Crear desde un archivo y luego activemos la
casilla Vincu-lar.
5. Pulsemos el botón Examinar. Aparecerá la ventana de la figura 8.15.
6. Abriendo la lista Buscar en: ubiquemos la carpeta C:Windows (o bien como
alternativa la carpeta C:Archivos de programaMicrosoft OfficeTemplates).
7. En el campo Nombre del archivo escribamos la clave genérica *.bmp (o *.jpg si
nos decidi-mos a cargar la imagen alternativa) y pulsemos Abrir. Con esto nos
quedaremos en el mismo cuadro, pero se mostrarán en la lista sólo los archivos del
tipo elegido.
8. Ubiquemos el archivo de imagen Copia de... que hemos creado en un paso
anterior y pulse-mos el botón Abrir.
9. Ya de vuelta en el cuadro Insertar objeto, éste tendrá el aspecto que se muestra
en la figura 8.22. Pulsemos Aceptar.

Figura 8.22
Aparecerá la imagen, que es en realidad un vínculo al archivo correspondiente.
Cómo se actualizan los objetos vinculados
Toda vez que se cambie ese archivo, se modificará también esta imagen vinculada.
Comprobaremos que la imagen del campo OLE que acabamos de insertar responde
inme-diatamente a un cambio en su objeto de origen. Para hacerlo, podríamos
acceder al archivo Copia de Burbujas.bmp con el propio programa Paint,
modificarlo y grabarlo. De esta forma, una vez que lo grabemos, se mostrará con su
nuevo aspecto en todos los lugares en donde se encuentre vinculado.
Pero, como sabemos, también desde Access se puede actualizar el objeto vinculado.
Vincu-laremos entonces este objeto de imagen a otro registro más, en uno de ellos
lo modificaremos y verificaremos luego en el otro que la imagen aparece modificada.
1. Repitiendo los pasos del ejercicio anterior vinculemos la misma imagen a un
registro nuevo o en blanco.
2. Abramos el formulario y ubiquemos el primero de los registros que contiene la
imagen para que ésta quede a la vista (observemos que debajo se muestra el
número de registro).
3. Pulsemos doble clic sobre el campo vinculado; esto llamará al programa Paint, o
al que co-rresponda a la imagen, que nos mostrará en su ventana la imagen del
objeto vinculado.
Notemos que en este caso aparece completa la pantalla de Paint o la del programa
correspon-diente a la imagen, en lugar de lo que ocurría con los objetos
incrustados en donde se incorpora-ban al formulario las barras de este programa;
esto se debe a que ahora estamos trabajando di-rectamente sobre el archivo de
imagen.
4. Pulsemos sobre el formulario y con la barra de desplazamiento inferior pasemos
al otro regis-tro que contiene el mismo vínculo.
5. Volvemos a pulsar sobre la ventana del programa de edición de la imagen.

Ahora, las dos imágenes que tenemos a la vista provienen de dos registros distintos,
si bien ambos se encuentran vinculados al mismo archivo.
6. Como lo hiciéramos en otro ejercicio anterior, cambiemos algún color con la
herramienta Re-llenar con color. Por ejemplo, habiendo tomado la herramienta
citada, pulsemos con el botón derecho sobre el fondo negro o el cielo de la imagen,
éste cambiará a blanco. La imagen que muestra el formulario también cambiará
(recordemos que ésta pertenece a otro registro).

119. Dónde podemos colocar objetos OLE
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/donde-podemos-colocar-objetos-ole]
Vimos hasta ahora la colocación de objetos OLE en un campo de una tabla, pero también
podemos colocarlos en los formularios o en los informes como dato fijo, es decir, no
dependiente de los datos de la tabla.
Podemos hacer esto con la herramienta Marco de objeto, tema que se estudia sobre el final
del Capítulo 11 bajo el título "Cómo colocar imágenes con las herramientas". Debe quedar
claro que podemos colocar objetos vinculados o incrustados, ya sea a un campo de una
tabla o a un formulario o informe, por cuanto el destino del objeto no depende del tipo de
colocación que hagamos.

120. Cómo vincular nuestros archivos con Internet
[http://www.mailxmail.com/...so-microsoft-access-2000/como-vincular-nuestros-archivos-internet]
Disponiendo de un servicio de conexión a Internet, podemos vincular registros de las tablas
con direcciones de Internet, es decir que utilizando un campo del tipo hipervínculo podemos
acce-der a una determinada página WEB desde un formulario, desde una consulta o
directamente des-de ese campo de vinculación externa.
Qué es un hipervínculo
Al integrarse en Windows 98 los recursos locales con los de Internet, se estableció un
for-mato estándar de direccionamiento llamado URL (por Uniform Resource Locator,
Localizador Uni-forme de Recursos) que permite a cada página Web (a las que accedemos
mediante Internet) tener una dirección única en el mundo.
Un hipervínculo es un código que contiene una dirección URL y es conocido como tal por
Windows 95/98 y sus aplicaciones. En cualquier aplicación que se nos muestre unos de
estos hipervínculos podemos pulsar sobre el mismo para acceder a la pieza de información
que corres-ponda a esa direcciónURL.
Esta propiedad nos permitirá crear hipervínculos dentro de nuestros documentos para
acce-der a:
- Recursos locales, alojados en el disco de la propia PC.
- Recursos de la Red Local (otras PC conectadas a la nuestra).
- Recursos de la WEB que pueden estar ubicados en cualquier servidor alrededor del
mun-do (veremos enseguida los conceptos básicos de esta red mundial).
Windows 98 incorpora en su núcleo operativo al Internet Explorer y es por ello que la
venta-na principal de este sistema, Mi PC, es capaz de procesar hipervínculos.
Básicamente, podemos decir que cuando se pulsa sobre un hipervínculo, Windows 98 inicia
un proceso que establece las conexiones necesarias y nos abre el objeto al que ese
hipervínculo hace referencia.
Si se tratara de un objeto local o de red, directamente lo abrirá, y si es un recurso de la Web,
activará el Internet Explorer, iniciará el proceso de conexión telefónica (si no se encontrara
una conexión activa), enviará el pedido a la red mundial y recibirá la información que
devuelva el ser-vidor correspondiente (si la dirección es válida, el servidor referido en la
misma contestará envian-do la información requerida).
El hipervínculo no muestra el objeto, sino un texto que se distingue de los demás por su
co-lor.
El tipo de dato hipervínculo
El paso previo para conectarnos a Internet desde Access sería entonces agregar un campo
cuyo tipo de dato sea precisamente hipervínculo. Se trata de un tipo de dato que podemos
asignar de la misma manera que lo hacemos con los tipos numéricos o de texto.
Nos resultará aún más sencillo, ya que este tipo de dato no requiere de ningún tipo de
pa-rámetros.
1. Accedamos a una tabla en modo diseño; podemos elegir en este caso la última tabla
utilizada.
2. En la grilla de trabajo de modo diseño de la tabla (figura 2.1 del Capítulo 2)
ubiquémonos en la primera fila libre y escribamos Prueba Vínculo.

3. Pulsando Tabulador pasamos a la columna Tipo de datos, allí abrimos la lista (figura
8.1), y selec-cionamos Hipervínculo.
4. Pasamos a modo hoja de datos, guardamos los cambios efectuados al diseño, y ya
estamos en condiciones de crear vínculos con páginas WEB en todos los registros de la
presente tabla.
Teniendo el campo adecuado, lo que sigue es cargar datos en el mismo (la dirección con la
que deseamos vincular). Del mismo modo que ocurre con otro tipo de datos, podemos
trabajar sobre este campo para crear o modificar hipervínculos en toda consulta o
formulario en que se encuentren incluidos. El procedimiento que se describe a continuación
se aplica, por lo tanto, al campo de hipervínculo dondequiera que éste se encuentre (tabla,
consulta o formulario).
Cómo insertar un hipervínculo
Disponiendo ya de un campo capaz de almacenar información de hipervínculo, hagamos lo
siguiente:
5. Pulsemos sobre el campo tipo hipervínculo con el botón derecho.
6. Aparecerá un menú emergente cuya última opción es Hipervínculo. Pulsemos sobre la
misma y se abrirá un submenú similar al de la figura 8.23.
Figura 8.23
7. Pulsemos sobre Modificar hipervínculo... y se presentará el cuadro Insertar
hipervínculo de la figura 8.24.
8. El segundo campo de esta ventana está indicado con el título: Escriba el nombre del
archivo o página Web; allí podemos escribir la dirección de un recurso de la PC local, como
por ejem-plo la ubicación de un archivo de texto referido a Access:
C:Archivos de programaMicrosoft OfficeOfficeAcleame9.txt
Una dirección de recurso en otra PC de la red local:
//Gaby/backup/Monet/Beach.jpg
o bien una dirección de página Web como:
http://www.clarin.com.ar
9. Pulsemos Aceptar para volver al documento; visualizaremos el hipervínculo en color azul
y subrayado
Si la dirección colocada fuera la correcta, al pulsar sobre el hipervínculo se abrirá la pieza de
información correspondiente.
En el caso del objeto local se abrirá la ventana de WordPad mostrándonos el documento
de texto, aunque antes aparecerá un cartel de aviso debido a que el documento es
demasiado grande para abrirlo con Notepad que es el programa naturalmente asociado con
los archivos .txt.

Figura 8.24
En el caso de la dirección de WEB se abrirá el Internet Explorer mostrándonos la página
Web en el formato HTML (el formato de las páginas Web).
Qué hacer si no sabemos la dirección exacta
Bastará el más mínimo error en la dirección ingresada para que la conexión no sea posible y
es por ello que, a menos que estemos muy seguros, nos resultará más conveniente buscar
esa dirección.
Una vez encontrada quedará colocada en el documento y tendremos la seguridad de que es
la correcta.
Busquemos la dirección de un documento local
Ya aprendimos a ubicar un archivo cuando utilizamos el cuadro Abrir archivo. Aquí
proce-deremos del mismo modo, con la única diferencia de que no abriremos el archivo,
sino que crea-remos el hipervínculo para que luego, al pulsarlo, aquél de abra.
1. Repitamos los pasos 5 a 7 del ejercicio anterior para llegar al cuadro de la figura 8.24.
2. Pulsemos el botón Archivo para abrir el cuadro vincular a archivo.
Buscaremos esta vez algún documento (.doc) de los que se copian en el proceso de
instala-ción de Windows 98.
3. Abramos el campo Buscar en (sector superior) y de la manera que ya sabemos
ubiquemos el documento C:WindowsScript.doc.
Observemos que la dirección del vínculo que buscamos se encuentra cargada en el
segun-do campo de este cuadro.
4. Pulsemos Aceptar para regresar a la tabla.
Este vínculo nos conecta ahora con el documento Script.doc; probémoslo.
5. Pulsemos sobre el texto azul subrayado (el hipervínculo que recién creamos) y se abrirá
Word 2000 mostrándonos el documento.
Si observamos el sector superior de la ventana (de Word), notaremos que la ventana agregó
una barra más a las habituales. Se trata de la barra Web, un conjunto de comandos que

una barra más a las habituales. Se trata de la barra Web, un conjunto de comandos que
utilizare-mos para navegar (recorrer una cadena de documentos enlazados mediante
hipervínculos) y que vemos en la figura 8.25.
Particularmente, en el extremo izquierdo se ha habilitado una flecha celeste. Se trata
del botón Atrás que es una de las flechas de navegación y en este caso nos permite volver
al documento desde donde vinimos, sin cerrar el actual.
6. Pulsemos entonces el botón Atrás para regresar a la tabla.
Debido a que existe un documento abierto por el que ya estuvimos "navegando", se
agrega-rá a la ventana de Access una barra similar a la que vimos recién en Word y en
particular, se mostrará habilitado el botón Adelante.
Figura 8.25
Observemos que el hipervínculo ha cambiado el color azul por un color morado; esto
significa que el documento Script.doc ya ha sido visitado. Este cambio de color nos resultará
muy útil en redes de documentos más complejas y también en la WEB, para saber los
hipervínculos a los que hemos accedido ya y aquellos que nos falta ver aún.
7. Pulsemos Adelante para volver a abrir el documento vinculado.
En este caso, en lugar de Adelante podríamos haber pulsado sobre el hipervínculo para
volver a acceder a Script.doc. Los botones Adelante y Atrás nos permiten ir y venir por el
mismo camino que ya hemos recorrido.
Aunque al momento de cerrar Access, el hipervínculo se encontrara en color morado
(visitado), al volver a abrir este programa todos los hipervínculos de la tabla volverán al
color azul (no visitado).
Cómo cargar una dirección desde Internet
Si, en cambio, el sitio o página WEB con el que queremos establecer el vínculo se encuentra
en algún servidor de Internet, hagamos lo siguiente:
1. Repitamos el paso 1 del ejercicio anterior para llegar al cuadro de la figura 8.24.
2. Pulsemos el botón Página WEB, que nos llevará directamente al Internet Explorer (o el
ex-plorador habitual de Internet que tengamos instalado).
El curso a seguir a partir de aquí es un tema propio de Internet que, en parte, depende del
servidor al que estemos conectados y del programa que utilicemos como explorador.
Una vez ubicada la página WEB, ésta se mostrará en la pantalla del Explorador.
3. Minimicemos la ventana del Explorador, con lo que aparecerá visible nuevamente la
ventana de la figura 8.24, que ya tendrá cargada la dirección de la página WEB que
acabamos de vi-sualizar en el campo Vincular al archivo o dirección URL.
Saldremos de este cuadro pulsando Aceptar, con lo que dicha dirección quedará ahora
car-gada en el campo de tipo Hipervínculo de donde partimos.
Cómo funciona el hipervínculo
Sabemos que el color es importante ya que nos indica si la página correspondiente ha sido
accedida (en terminología de Internet diremos "visitada") o no. En este caso, una dirección

recién establecida se mostrará en color azul, lo que nos indica que aún no la hemos visto
(aunque como hemos dicho tuvimos que verla antes de asignarla). Si pulsamos sobre la
misma, se efectuará la conexión con la página WEB correspondiente.
El modo de llevar a cabo la mencionada conexión dependerá del tipo de instalación de
In-ternet presente en nuestra PC o del explorador que hayamos instalado.
Podrá presentarse la ventana del Microsoft Internet Explorer o la del explorador que
haya-mos definido como predeterminado, o bien el asistente de conexión a redes de
Windows 95/98.
Por cualquiera de estos medios, se establecerá la conexión telefónica y luego de transferirse
la información por esa vía, se nos mostrará la página correspondiente.
Podemos en este momento cerrar el explorador y la conexión telefónica (lo cual es
reco-mendable para no seguir acumulando pulsos telefónicos) o simplemente volver a
Access para continuar nuestra tarea con la base de datos.
En este último caso, podemos seguir utilizando el Explorador en forma independiente, para
visitar otras páginas WEB.
Ya de vuelta en Access, observaremos que en el campo del hipervínculo al que accedimos, la
dirección correspondiente se muestra ahora en color morado, lo que nos indica que ya
hemos visto (visitado) esa página.

121. Cómo definir columnas calculadas
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-definir-columnas-calculadas]
En este capítulo tomaremos como base la consulta ConsClientes del Capítulo 6
para des-arrollar nuevos conceptos sobre las consultas de selección; más adelante
analizaremos otros tipos de consultas que efectúan diversas tareas específicas.
Cómo definir columnas calculadas
Hasta ahora hemos definido el contenido de cada columna de la consulta, como
proveniente de un campo de una determinada tabla.
Podemos crear columnas que muestren el resultado de cálculos en los que
intervienen valo-res provenientes de uno o más campos de la tabla, combinados
con valores fijos y operadores matemáticos: expresiones, como por ejemplo MONTOFACTURA
MONTOFACTURADO * 0,15, para que en la misma se muestre el 15 % del valor del
campo MONTOFACTURADO de la tabla, o MONTOFACTURA-DO > 1000, para que
la columna nos muestre como dato el resultado de esta expresión lógica, que será
- 1 (verdadero) para todos aquellos clientes con montos facturados mayores que
1000 y, por el contrario, será 0 (falso) para el resto de los clientes.
En estas expresiones pueden intervenir uno, dos, o más campos de cualquiera de
las tablas que se encuentran en el sector superior de la cuadrícula de diseño de la
consulta; tomaremos ahora un par de estos campos.
1. Ubiquémonos primeramente en la consulta ConsClientes en modo diseño.
Ahora, para agregar una columna:
2. Pulsemos en la barra de selección de la columna MONTOFACTURADO (en la parte
superior de la misma). La columna quedará seleccionada (resaltada en negro).
3. Pulsemos Insert para crear una columna en blanco a la izquierda de
MONTOFACTURADO.
4. Pulsemos en la primera casilla de esta nueva columna (renglón Campo) y
escribamos:
MONTOFACTURADO*PORCOMIS/100
5. Pasemos a modo tabla y desplacémonos a la derecha con la barra inferior hasta
visualizar la nueva columna. Esta mostrará el resultado del cálculo indicado para
cada registro, bajo el en-cabezado Expr1.
Selección por comparación numérica respecto de un valor calculado
Ahora que disponemos del valor calculado lo utilizaremos para seleccionar
registros, del mismo modo que lo hacemos con los campos directos.
Seleccionaremos ahora los registros correspondientes a un monto de comisión
mayor o igual a $ 200.
6. En la casilla Criterio, de la nueva columna, escribamos: > = 2 0 0.
7. Ejecutemos y observemos la nueva selección. Si el objetivo de este criterio fuera

sólo el de seleccionar, podríamos ocultar la columna.
Como podemos apreciar, el modo de expresar los criterios, ordenamientos, etc., es
total-mente explícito. No debe preocuparnos el tener que crear dos, tres o más
columnas auxiliares ya que, como vimos, la consulta es un objetovirtual y por lo
tanto las nuevas columnas no ocuparán ningún lugar extra ni en las tablas ni en la
base.

122. Cómo activar el cuadro de propiedades
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-activar-cuadro-propiedades]
Estando en modo Diseño, pulsemos el botón Propiedades para presentar el cuadro
del mismo nombre (figura 9.1), que quedará visible en la ventana de Access y nos
mostrará las pro-piedades de cualquier objeto que seleccionemos. Este cuadro
permanecerá visible toda vez que nos encontremos en modo Diseño, hasta tanto lo
desactivemos (pulsando nuevamente el mismo botón).
Figura 9.1
Cambiemos el nombre de la columna calculada
El nombre de la columna, Expr1, no es el más adecuado; sabemos que es muy fácil
cam-biarlo. En el cuadro de Propiedades de la figura 9.1 pulsemos sobre el parámetro
Título y escri-bamos Importe de Comisión.
Cómo modificar otras propiedades de un campo de consulta
Habremos notado que el nuevo campo no tiene el mismo formato que
Montofacturado. Para cambiar el formato del mismo, recurriremos al cuadro de Propiedades
Propiedades.
1. Pulsemos en cualquier parte del nuevo campo para mostrar sus propiedades.
2. Seleccionemos Moneda y 2 en las casillas correspondientes (Figura 9.2).

Figura 9.2
3. Pulsemos el botón modo tabla para ejecutar la consulta.
Ahora aparece la columna en su formato correcto y lleva el encabezamiento recién
definido, que tiene prioridad por sobre el nombre que podamos colocar en la
cuadrícula (recordemos el otro modo de cambiar el nombre de una columna que vimos
al final del Capítulo 5).
Otro ejemplo de selección con campos calculados de fechas
1. Pulsemos en la casilla Campo de la columna FECHAPRIMERACOMPRA, ubiquemos
el cur-sor a la izquierda de la F y agreguemos Fecha()- de modo que para esa
columna nos quede la expresión:
Fecha() - FECHAPRIMERACOMPRA
2. En el cuadro de propiedades coloquemos: Antigüedad en la casilla Título.
3. Ejecutemos y observemos que la nueva columna contendrá la diferencia en días
entre la fecha actual (Fecha()) y la fecha de facturación de cada registro.
4. Volviendo al modo Diseño, en la casilla de los criterios coloquemos para esta
columna el texto:> = 3 6 5 * 2
5. Ejecutemos y veremos los clientes cuya antigüedad es igual o mayor a 2 años.
Cómo modificar el cálculo para un campo calculado
Del mismo modo que ingresamos la fórmula de cálculo, procederemos a su
modificación:
6. En modo Diseño pulsemos sobre el encabezado de la nueva columna y luego sobre
las teclas Shift + F2 (Recordemos que esta combinación activa el comando Zoom).
Modifiquemos de manera tal que nos quede la siguiente expresión:
(Fecha() - FECHAPRIMERACOMPRA) / 365 y pulsemos Return.
El comando Zoom nos facilitó la tarea, pero no es obligación utilizarlo; podemos
modificar di-rectamente el dato o bien ensanchar la columna para trabajar con más
comodidad.

7. En la propiedad Formato para ese campo seleccionemos Fijo, lo que eliminará el
exceso de decimales que genera la expresión.
8. Debemos ahora cambiar el criterio ya que el valor que se expresaba en días, ahora
se expresa en años y fracción; en la casilla de criterios reemplacemos por > = 2
9. Ejecutemos y aparecerán seleccionados los mismos registros que con el criterio
anterior, ya que 365*2 equivale a 2 años.

123. Cómo resolver un problema utilizando expresiones
[http://www.mailxmail.com/...crosoft-access-2000/como-resolver-problema-utilizando-expresiones]
Calculemos el recargo en función del tiempo de atraso en el pago de una factura.
Si la fecha de la factura se encuentra en el campo FECHAFACTURA, el monto en
MONTO-FACTURADO, y se nos especifica que se aplicará un recargo de 4 % por cada 30 días
de atraso, podemos crear una columna que contenga para cada registro, el importe del
recargo que se debe-rá abonar, con la siguiente expresión:
MONTOFACTURADO * 0.04 *(FECHA() - FECHAFACTURA) / 30
El término (FECHA() - FECHAFACTURA) da como resultado los días de atraso en el pago. Los
días de atraso divididos por 30 arrojan como resultado la cantidad de meses (y fracción) de
atraso.
El término MONTOFACTURADO * 0.04 nos da como resultado el importe de recargo por cada
mes de atraso.
Finalmente, el producto de estos dos últimos términos dará el resultado esperado, que
po-dremos ver como una columna más en la consulta. Si creamos un informe basado en esta
consul-ta, podremos enviarle a cada cliente una notificación de los montos adeudados, el
tiempo de atra-so (podría ser otra columna con la expresión FECHA() - FECHAFACTURA) y
los intereses punito-rios devengados.

124. Cómo combinar campos: el operador &
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-combinar-campos-operador]
Además de las expresiones matemáticas y las lógicas, podemos emplear expresiones
de cadenas de caracteres. En nuestra tabla Clientes tenemos un campo para la
localidad y otro para el código de provincia. Podemos crear en la consulta una columna
en la que se combinen el códi-go de provincia con la localidad.
1. Agreguemos una nueva columna y en la casilla superior, Campo, escribamos:
Localidad& ","&CodProvin
Sabemos que la expresión que coloquemos en esta casilla determina el contenido de la
co-lumna.
2. Estando abierto el cuadro de propiedades pulsemos sobre este campo recién
creado, verifi-quemos que el parámetro Formato esté en blanco y coloquemos como Título: Lo
Título: Locali-dad/Prov.
3. Ejecutemos la consulta y observemos el nuevo formato: Manantiales/SL.

125. Trabajemos con las propiedades generales de la
consulta
[http://www.mailxmail.com/...o-microsoft-access-2000/trabajemos-propiedades-generales-consulta]
Estando en modo Diseño, pulsemos el botón Propiedades para presentar el cuadro de la
fi-gura 4.17 (mostrado ya en el Capítulo 4, cuando estudiamos la función del parámetro Mostrar Todos
Mostrar Todos los campos).
Cómo mostrar valores únicos cuando éstos se repiten
Supongamos que se nos pide que elaboremos un informe con la lista de las localidades en las
que opera la empresa. Utilizaremos a este efecto la propiedad de la consulta Valores único
aplicándola al campo Localidad de la tabla Clientes.
Estando activa esta propiedad, el resultado de la consulta mostrará la información de
mane-ra tal que no se repitan dos registros con todos los campos iguales o dicho en otras
palabras, la combinación de valores de todos los campos tiene que ser única para un registro
dado que se va a incluir en los resultados.
Mientras que Valores únicos sólo contempla el resultado de la consulta (evita dos o más
registros que muestren los mismos datos) Registros únicos toma como referencia el registro
de origen; en este caso seleccionará registros únicos en la tabla (o consulta) origen y los
mostrará como resultado.
La diferencia entre ambos modos se presenta en el caso de que no sean incluidos todos los
campos del origen en la tabla dinámica. Si el origen de los datos tiene dos registros que se
dife-rencian sólo por el contenido de campos no mostrados, el resultado paraRegistros
únicos nos dará dos registros con los datos mostrados idénticos mientras que Valores
únicos mostrará uno solo.
Por el hecho de establecer cualquiera de estas propiedades el resultado se mostrará
orde-nado de izquierda a derecha por el valor de todos los campos.
Distintos modos de trabajo de las tablas dinámicas
Si abrimos el parámetro Tipo Recordset (figura 9.3) se presentarán tres opciones.
Figura 9.3
La primera opción: Dynaset es la predeterminada, y como ocurrió en todas las consultas que
utilizamos hasta ahora, podíamos modificar los datos y esos cambios se guardan en la tabla
origen.
Consultas sin verificación de coherencia
Dynaset (Actualizaciones incoherentes) nos permite actualizar datos que resultarían lue-go
en incoherencias respecto de las combinaciones que contiene la consulta. Para comprobarlo
con un ejemplo, hagamos lo siguiente:
1. Abramos la consulta ConsClientes e intentemos en cualquiera de los registros colocar un
có-digo de provincia no válido, sabemos que esto será mostrado como un error (recordemos
el cartel de la figura 5.10 del Capítulo 5).
2. Ahora accedamos al cuadro de Propiedades, abramos la lista del parámetro Tipo
Recordset (figura 9.3) y cambiemos a Dynaset (Actualizaciones incoherentes).

3. Repitamos el paso 1 y luego pulsemos para pasar a otro registro y confirmar así que el
có-digo no válido ahora sí fue aceptado.
Esta forma de trabajo no es recomendable, pero puede servirnos si tenemos cierta urgencia
para ingresar registros en una consulta sin tener los datos correspondientes en la/s tabla/s
rela-cionada/s; por ejemplo, ingresar Clientes sin asignar el vendedor en una consulta que lo
exija co-mo verificación de coherencia.
Sabemos que podríamos hacer esto fácilmente abriendo la tabla e ingresando los datos allí
pero no tendremos a la vista los datos de otras tablas combinadas que tal vez necesitemos.
Consultas de sólo lectura (vistas)
Volviendo a las opciones de la figura 9.3, si elegimos para nuestra tabla dinámica la opción Archivo Sna
Archivo SnapShot, ésta generará una vista que sólo nos mostrará los datos no permitiendo
su modificación, por lo que la consulta será de sólo lectura.

126. Qué es una hoja secundaria de datos
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-hoja-secundaria-datos]
Es algo similar a una consulta con una combinación uno a varios, pero que podemos
abrir para cada registro de la tabla principal. Supongamos que tenemos un registro
de Calificaciones en donde se almacenan el nombre del alumno, la fecha del
examen y su calificación. Esta tabla contendrá todos los exámenes que se les ha
tomado a todos los alumnos durante el año. Podría-mos ordenar esta tabla por el
nombre del alumno para ver juntas las calificaciones de cada alum-no a lo largo del
año, o bienordenar por fecha y así controlar qué alumnos estuvieron presentes en
cada uno de los exámenes. Pero podemos hacer estas dos cosas de una manera
mejor si aprovechamos las propiedades de las hojas secundarias de datos.
El uso de hojas secundarias es muy sencillo, por lo que no nos detendremos en un
ejercicio detallado, sino que daremos una explicación general referida a cómo
hacerlo.
Hagamos un ejercicio con hojas secundarias
Primeramente crearemos una tabla Calificaciones, en donde incluiremos tres
campos: Alumno, Fecha y Nota.
Luego creamos la tabla Alumnos, con sólo el nombre de cada uno de los alumnos
(sólo un campo: Alumno) y otra tabla Exámenes, que será sólo la lista de las fechas
en las que se tomaron los exámenes (sólo el campo Fecha).
Para la facilidad del ejercicio, coloquemos el mismo nombre de campo para el
nombre del alumno en las tablas de Alumnos y Calificaciones y utilicemos el
mismo nombre para el campo de fechas en Calificaciones y Exámenes.
Tanto en la tabla de Calificaciones como en la de fechas de exámenes, debemos
utilizar para la fecha un formato de texto de 8 caracteres de longitud. Esto se debe a
que las funciones de relación para hojas secundarias de datos, no se pueden
establecer en base a una clave de tipo fecha.
Para ayudarnos en el ingreso de las fechas podemos agregar al campo
correspondiente el atributo de máscara (será necesario hacer esto en la tabla de
Exámenes ya que una vez ingresa-das las fechas en esa tabla, las tomaremos de allí
para agregarlas a cada registro de calificacio-nes). Para crear una máscara,
recordemos lo que estudiamos en el Capítulo 4 y seleccionemos el formato
mostrado en la figura 4.11.
Ya creadas las tablas, ingresemos el nombre de cada uno de los alumnos en la tabla
Alum-nos y la fecha de los exámenes en Exámenes.
Ya no tendremos que volver a ingresar fechas y nombres en la tabla de
calificaciones. Abramos la tabla de Calificaciones en modo diseño, seleccionemos
el campo Alumno, pulsemos abajo la solapa Búsqueda y coloquemos los datos que
se muestran en la figura 9.4 (izquierda).
Pulsemos en el campo Fecha, luego la solapa Búsqueda e ingresemos lo que se
muestra en la misma figura (a la derecha).

Hecho esto abramos Calificaciones en modo hoja de datos. Ingresemos el nombre
del alumno y la fecha, pulsando el botón de extensión del campo correspondiente y
eligiéndolos de la lista desplegada, como se muestra en la figura 9.5.
Figura 9.5
Ahora definamos las hojas secundarias
Abramos la tabla Alumnos en modo diseño y habilitemos el cuadro de Propiedades
(figura 9.6 izquierda).
Allí, en el campo Hoja secundaria de datos, abramos la lista y seleccionemos Ta-bla.Calificac
Ta-bla.Calificaciones. Escribamos Alumno en los dos campos Vincular
(recordemos que el campo de vinculación se llama igual en ambas tablas).
Seguidamente abriremos en modo diseño la tabla Exámenes, y en el cuadro Propiedades
Propiedades colocaremos los parámetros que se muestran en la figura 9.6 (derecha).

127. Utilicemos la Hoja Secundaria de Alumnos
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/utilicemos-hoja-secundaria-alumnos]
Abramos las tablas Alumnos y Exámenes (ambas en modo tabla). Observemos que
a la izquierda se presenta un símbolo [+] (Figura 9.7).
Si pulsamos sobre ese icono, el mismo cambiará a [-] y aparecerá allí mismo una
lista de to-dos los exámenes de un alumno (si lo hacemos en la tabla Alumnos) o
una lista de todos los alumnos de un examen si hacemos lo propio en la tabla Exámenes
Exámenes (figura 9.8).
La consulta de parámetros
Las consultas que vimos hasta ahora tienen ya determinados los criterios de
selección, pero podemos elaborar también lo que se llama Consulta de parámetros;
en este tipo de consulta, el valor de la casilla de Criterios no se encuentra
establecido y es solicitado al operador en el mo-mento de ejecución; ello nos
permitirá decidir qué datos queremos ver en el momento de ejecutar la consulta.
Cómo construir una consulta de parámetros
Este tipo de consulta sólo se diferencia de las anteriores en la casilla de Criterios.
En ese lugar, en vez de colocar el valor que queremos buscar, colocaremos una
leyenda adecuada para solicitar dicho valor, encerrada entre corchetes [ ].
Creemos una nueva consulta, agreguemos la tabla de Clientes y definamos los
datos de la cuadrícula como se muestra en la figura 9.9.

Figura 9.9
Al ejecutar esta consulta aparecerá la ventana de la figura 9.10.
Figura 9.10
Escribamos, por ejemplo, BA y pulsemos Intro para visualizar los datos
correspondientes a la provincia de Buenos Aires.
Apliquemos lo que aprendimos en el Capítulo 5
Cuando ejecutamos una consulta de este tipo, Access procede a un reemplazo de
paráme-tros antes de ponerla en funcionamiento; simplemente colocó BA en la
casilla Criterios de la co-lumna correspondiente, en reemplazo del texto entre
corchetes.
Esto nos permite utilizar en las consultas de parámetros todas las condiciones de
selección que aprendimos en el Capítulo 5.
Por ejemplo, podemos colocar en la fila de criterios de una columna:
Como [Ingrese los caracteres que recuerde del nombre]
Recordemos que si una expresión de selección se inicia con Como, el valor del
parámetro será tomado en forma genérica y no de manera literal.
Por ejemplo, si necesitamos encontrar un apellido difícil, cuando en la ejecución de
la con-sulta se nos pida el parámetro, ingresaremos CZ* si sólo recordamos que
comienza con esos ca-racteres, para encontrar, tal vez, apellidos como CZARNIECKI,
CZORNIAK o CZULO. Si no hubié-ramos incluido el parámetro Como, deberíamos
recordar el apellido exacto y completo para que se mostrara el registro
correspondiente.
Por otro lado, una cosa no nos impide la otra; si cuando ingresamos el texto de
búsqueda no empleamos los caracteres * y ?, la consulta exigirá el texto exacto y
completo, siendo equivalente a la misma consulta sin el parámetro Como.
Si bien en el ejemplo de las provincias no resultó necesario utilizar Como, por
tratarse de un código de dos letras, en la mayoría de los casos le facilitaremos la
tarea al operador si a las claves de búsqueda o selección les anteponemos esta
palabra clave.

Podemos definir dos o más parámetros
Si, en una consulta, definimos varias columnas con criterios entre corchetes, al
ejecutarla nos pedirá uno a uno los parámetros especificados y recién después nos
mostrará los datos.
Apliquemos la palabra clave Entre
Podemos utilizar la función Entre, que vimos en el Capítulo 5, en una consulta de
paráme-tros.
Si, por ejemplo, en la columna MontoFacturado definimos el criterio:
Entre [Mostrar importes a partir de] y [pero no superiores a]
Al ejecutar la consulta aparecerán sucesivamente los cuadros de la figura 9.11,
pidiéndonos los topes mínimo y máximo de los importes que queremos mostrar.
Colocaremos allí los valores correspondientes y estaremos restringiendo el resultado
a sólo los valores comprendidos entre esos límites.
Podemos combinar los dos ejemplos anteriores en una sola consulta para que ésta
nos pida primero una clave genérica para seleccionar nombres y luego los límites
máximo y mínimo para mostrarnos, por ejemplo, los clientes cuyos apellidos
comienzan con una determinada letra y cu-yos montos de compra estén
comprendidos entre determinados límites.
Otro ejemplo con fechas
Podemos hacer algo similar con el campo de fechas. En la fila de criterios de un
campo de fecha podemos colocar Entre [desde] y [hasta]; no tenemos que
especificar nada en especial por tratarse de fechas; la verificación de las mismas se
hará cuando sea solicitado el parámetro.
Cómo cambiar el orden de los parámetros
Si necesitáramos una definición más precisa deberíamos, además de especificar los
pará-metros, preparar una tabla especial destinada a los mismos (figura 9.13).
Lo que coloquemos en cada una de las filas deberá tener el mismo texto que el que
ence-rramos entre corchetes para cada uno de los parámetros.
Así, si en la columna CodProvin colocamos el parámetro [¿Qué provincia quiere
ver?] y en la columna MontoFacturado agregamos Entre [Mostrar importes a
partir de] y [pero no superiores a] tendremos que escribir en la tabla de
parámetros, lo que se muestra en la figura 9.13.
Esta tabla servirá sólo para determinar el orden en que se piden los parámetros (el
orden será el que defina la tabla) y el formato o tipo de dato que se aceptará.
1. Estando en la ventana de diseño pulsemos con el botón derecho sobre el panel
superior (zo-na gris). Aparecerá el menú emergente de la figura 9.12.

superior (zo-na gris). Aparecerá el menú emergente de la figura 9.12.
2. Del mismo seleccionemos Parámetros, con lo que aparecerá el cuadro
correspondiente (figu-ra 9.13, izquierda).
También, definiendo los parámetros mediante este cuadro podemos determinar qué
tipo de datos aceptaremos en cada uno de estos parámetros.
Los parámetros serán solicitados en el mismo orden en que aparecen en el cuadro.
Colocaremos en la columna de la izquierda los textos (que como hemos dicho
deberán coin-cidir exactamente con los textos encerrados entre corchetes en la fila Criterios
Criterios) y en la de la dere-cha seleccionaremos el tipo de dato que se aceptará en
cada caso.

128. Cómo calcular totales en nuestras consultas
[http://www.mailxmail.com/...so-microsoft-access-2000/como-calcular-totales-nuestras-consultas]
Si, estando en modo diseño, pulsamos el botón Totales de la barra de botones
aparece-rá la fila Total en la cuadrícula (figura 9.14).
El botón mencionado actúa como conmutador, activando y ocultando esta fila.
La función de esta fila de totales es separar los registros de la consulta en distintos grupos,
y mostrar sólo un registro por grupo con el resultado del cálculo correspondiente. Por
ejemplo, agrupar los registros por provincia para mostrar el total facturado en cada una de
ellas.
Podremos calcular sumas, promedios, mínimos, máximos, etc., respecto del grupo de los
registros seleccionados por el criterio.
Figura 9.14
Cómo utilizar la fila Totales para calcular sobre grupos
Veremos ahora qué debemos colocar en la casilla de la fila de totales para las distintas
co-lumnas, según la función que cumplirán en la obtención del total:
La columna en la que se basa el cálculo (en los ejemplos utilizaremos MONTOFACTURADO),
debe tener en la fila de Totales la función que se quiere ejecutar, SUMA, PROMEDIO, etc.
Es-tos serán los campos de resumen; allí se mostrará el resultado de aplicar la función
especifi-cada a los valores de todos los registros del grupo (por ejemplo la suma de
MontoFacturado de todos los registros de La Pampa).
Mín
Para mostrar el valor mínimo de cada grupo.
Máx
Para mostrar el valor máximo de cada grupo.
Suma
Para mostrar la suma de los valores del grupo (para ese campo).
Promedio

Para mostrar el promedio o media del grupo.
DesvEst
Para mostrar la desviación estándar de los valores del grupo.
Var
Para mostrar la varianza calculada con los valores del grupo.
La o las columnas en las que se basa el criterio de agrupamiento (por ejemplo la provincia)
debe tener en la fila de Totales la función por omisión Agrupar por. Puede tener también,
en la fila de los Criterios, algún criterio definido para seleccionar los registros sobre los que
se ha de totalizar.
No podemos resumir (sumar, promediar, etc.) columnas de texto, pero podemos aplicar a
las mismas las siguiente funciones:
Cuenta
Para que nos muestre la cantidad de registros que se acumularon en cada grupo.
Primero
Para que se nos muestre el contenido de ese campo del primer registro del grupo.
Ultimo
Para que se nos muestre el contenido de ese campo del último registro del grupo.
No tiene sentido que una consulta de este tipo contenga otras columnas ya que, como
vimos, no podrían mostrarse a menos que se les especifique alguna función. No obstante, si
desea-mos conservar otras columnas, debemos deshabilitar la visualización de las mismas
seleccio-nando en la fila de Totales la función Dónde. Esto desactivará automáticamente la
casilla Mostrar de la columna correspondiente y evitará que cumpla cualquier otra función
que pudie-ra alterar la presentación del total buscado.
El siguiente cuadro (figura 9.15) muestra de manera esquemática qué tipo de operaciones se
pueden efectuar, y en base a qué tipos de campo podemos aplicarlas.
Podemos mostrar más de un cálculo basado en el mismo campo. Para ello crearemos
nue-vas columnas con ese mismo campo, colocando en cada una de ellas la función
deseada.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta de totales de montos facturados que nos
mues-tre además, la mínima, la máxima y el promedio, agregando tres columnas con MontoFacturado
MontoFacturado y aplicando a cada una de ellas las funciones mencionadas.
Veamos algunos ejemplos
Mostraremos la disposición de los parámetros en la cuadrícula y debajo un prototipo del
re-sultado que obtendremos al ejecutar la consulta.
En las distintas figuras sólo se verán las columnas que intervienen en la obtención del
resu-men, que deben ser las únicas de la consulta. Si consideramos necesario conservar

alguna/s otra/s columna/s reiteraremos que éstas no intervendrán ni en el agrupamiento ni
en los cálculos y para que la consulta funcione correctamente, deberá elegirse para todas
ellas el descriptor de operación = Dónde, como se muestra en el margen izquierdo de la
página siguiente.
Una consulta con los totales para cada provincia
Una consulta de totales para Buenos Aires y San Luis
Una consulta agrupando por provincia / localidad
Suma los registros correspondientes a la misma localidad (en cada provincia) y muestra uno
solo, con el total de cada caso.

Figura 9.18
Una consulta con el total general de ventas
Figura 9.19
Una consulta con los promedios de venta por provincia
Figura 2.20
Una consulta con la cantidad de clientes por provincia

Figura 9.21

129. Uso de expresiones en la fila Campo
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/uso-expresiones-fila-campo]
En la fila Campo podemos colocar cualquiera de los nombres de campos de las
tablas que tiene agregadas la consulta (las que aparecen en el sector superior de la
cuadrícula). Como vimos en los casos de campos numéricos, podemos colocar allí
cualquier expresión que tomara a los campos de la tabla como variables, pero
también podemos crear expresiones con campos de tex-to, utilizando funciones
específicas para el manejo de cadenas de caracteres. Veamos un ejemplo:
Una consulta por la primera letra del nombre
En este caso, para la columna de nombres, en lugar de incluir el campo Nombre de
la tabla de clientes, debemos utilizar una expresión de cadena de caracteres: en el
renglón correspondien-te a Campo, para la primera columna escribiremos la
expresión izq(Nombre),1.
Esta expresión utiliza la función IZQ, y significa tomar sólo un carácter de la
izquierda del campo Nombre, por lo que en la primera columna, en lugar de ver el
nombre completo del cliente, veremos sólo su primera letra.
De esta manera, al estar el campo ordenado alfabéticamente, la función Agrupar
por de la fila de totales acumulará todos los clientes que comiencen con la misma
letra. Por lo demás, com-pletemos los datos como se muestra en la figura 9.22.
Figura 9.22
Pulsemos en la primera columna y en el campo título del cuadro de propiedades
escribamos Clientes con, y a la segunda columna le asignamos, del mismo modo, el
título Cantidad.
Ejecutemos la consulta y obtendremos un resultado similar al de la figura 9.23
Figura 9.23

Otra forma de resolver este problema
Obtendremos el mismo resultado con este diseño:
Figura 9.24
No es obligatorio que la columna se refiera a algún campo de una tabla, puede ser
también un texto o un valor fijo, o cualquier expresión numérica o de cadena de
caracteres. Como resulta-do se mostrará el mismo valor de la expresión en todos
los registros, lo cual no tendría mucho sentido, pero...
En lugar de MontoFacturado, en la casilla Campo para esa columna escribamos 1.
Esta simple expresión creará el valor 1 en ese campo para todos los registros que
muestre luego la hoja de respuestas dinámicas (ejecución de la consulta).
Cambiamos también la expresión Cuen-ta por Suma, es decir que sumaremos
todos los unos y esa suma nos dará igualmente como re-sultado la cantidad de
clientes que contiene cada agrupación. Según nuestras necesidades, po-demos
colocar en la fila Campo cualquier expresión numérica o de cadena de caracteres,
que tome o no datos de uno o más campos de las tablas incorporadas a la consulta.

130. Cómo visualizar todos los registros en una consulta
de totales
[http://www.mailxmail.com/...soft-access-2000/como-visualizar-todos-registros-consulta-totales]
Estando en modo Diseño podemos activar o desactivar la fila de totales pulsando el botón
correspondiente. De esta manera transformaremos una consulta de totales en una consulta
de selección normal, la que nos mostrará todos los registros (de acuerdo con los criterios
que tenga definidos). Volviendo a pulsar el mismo icono, obtendremos nuevamente la
consulta de totales que nos mostrará los datos agrupados y acumulados.

131. Qué son las consultas de acción
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-son-consultas-accion]
Hasta ahora, todas las consultas que hemos hecho no modificaron los datos de las
tablas y es por eso que se las denomina Consultas de selección. Las consultas de
acción, en cambio, eje-cutan alguna acción en forma automática, realizando el
proceso que se les haya indicado median-te los correspondientes parámetros, y son
particularmente adecuadas para hacer cambios simila-res en una gran cantidad de
registros.
Utilizaremos entonces las consultas de acción para crear tablas nuevas, tomando
como base los campos de otras tablas o modificando tablas ya existentes.
Las consultas de acción utilizan los mismos criterios que las de selección para la
clasifica-ción, distribución, y selección de los datos. La principal diferencia que
presenta este nuevo tipo de consultas radica en que ejecutan los cambios o generan
los nuevos registros por sí solas.
Figura 9.25
Cuáles son los tipos de consulta de acción
Si, estando en modo diseño, pulsamos el icono de abrir el botón Tipo de consulta,
se abrirá una lista, tal como lo muestra la figura 9.25.
El primer icono de la lista representa a las consultas de selección que ya estudiamos.
Consulta de tablas de referencias cruzadas
Genera una tabla de doble entrada a partir de los datos de una tabla o consulta.
Consulta de creación de tabla
Crea una nueva tabla a partir de datos de otra tabla.
Consulta de actualización
Modifica datos de un grupo de registros.
Consulta de datos anexados o consulta de agregar
Agrega a una tabla registros de otra tabla.
Consulta de eliminación
Elimina los registros existentes en tablas según los criterios especificados

También aparecerá un menú similar al de la figura 9.25 si elegimos la opción Tipo
de consulta en el menú emergente de la figura 9.12.

132. Cómo crear una consulta de acción
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-consulta-accion]
Para crear una consulta de acción crearemos primero una consulta de selección y,
una vez en la cuadrícula de diseño, abriremos la lista de tipos de consulta, como se
mostrara oportuna-mente, y pulsaremos el botón correspondiente a la consulta de
acción elegida.
Podemos también tomar una consulta de selección existente, en el modo diseño, y
pulsar uno de los botones que mostramos para transformarla en una consulta de
acción, lo que no impli-ca modificar la consulta original, ya que debido a que
cambiamos el tipo de consulta, en el mo-mento de grabar se nos pedirá que le
asignemos un nuevo nombre, creándose así un nuevo obje-to.
Cómo utilizar el botón nuevo objeto
Ya vimos que dentro del cuadro de diálogo Base de datos dispo-nemos de un
botón Nuevo para crear nuevos objetos del tipo correspon-diente al de la solapa
activa.
En la barra de herramientas disponemos de un botón con el mismo propósito;
pulsando el botón Nuevo objeto se desplegará el menú de la figura 9.26.
Figura 9.26
Consultas de creación de tablas
Estas consultas son las más parecidas a las de selección; veamos cómo se crean:
Figura 9.26: Menú para la creación de nuevos obje-tos
1. Pulsemos el botón Nuevo objeto y del menú de la figura 9.26 seleccionemos la
opción Consul-ta.
2. Aparecerá el cuadro Nueva consulta en donde se mostrará seleccionada la
opción Vista di-seño; pulsemos Aceptar.
3. Si el cuadro Mostrar tablas no se encontrara presente, pulsemos el botón
correspondiente, seleccionemos Clientes, pulsemos Agregar y cerremos este
cuadro pulsando Cerrar.

4. Pulsemos sobre el campo CODCLI, luego pulsemos la tecla y manteniéndola
presionada, pulsemos sobre el último campo. De este modo quedarán seleccionados
todos los campos.
5. Pulsemos sobre la selección y, sin soltar el botón del mouse, arrastremos sobre la
primera columna de la cuadrícula. Habremos agregado todos los campos de la tabla
a la nueva consul-ta.
6. Pulsemos en la casilla Criterio de la columna NOMBRE y escribamos:
Como ([¿Qué clientes desea copiar? (x*): ])
Lo que hicimos hasta ahora no nos es desconocido, ya que se trata de una consulta
de pa-rámetros.
7. Probemos esta consulta y verifiquemos que funcione correctamente.
8. Volvamos al modo Diseño.
9. Pulsemos el botón Tipo de consulta y del menú elijamos Consulta de creación de
tabla.
Aparecerá un cuadro de diálogo Crear tabla pidiéndonos el nombre de la tabla que
genera-remos con los datos de la consulta (figura 9.27).
Figura 9.27
10. Escribamos Borrador de clientes y pulsemos Aceptar.
11. Ejecutemos la consulta y aparecerá la ventana de parámetros de la figura 9.28.
Figura 9.28
12. Escribamos, como se muestra en la figura: p* y pulsemos Aceptar. Este
comando creará una nueva tabla: Borrador de clientes, con los datos seleccionados
por la clave p*, por lo que pre-viamente presentará el cartel de aviso de la figura
9.29.

Figura 9.29
13. Guardemos esta consulta asignándole el nombre Selecciona por primera letra.
Si ahora pasamos al cuadro Base de datos y pulsamos la solapa Tablas, podremos
abrir la tabla que acabamos de crear.
Si el resultado no nos conformara, haremos las correcciones o ajustes necesarios y
volve-remos a ejecutarla, para sobrescribir la tabla Borrador de clientes con los
nuevos datos.
En esta segunda ejecución ya no será necesario indicar el nombre de la tabla;
tomará el mismo nombre que se nos pidió la primera vez.
Si quisiéramos cambiar el nombre asignado, deberíamos acceder a la consulta en
modo Di-seño, y en el cuadro de propiedades, cambiar el contenido del campo Tabla de destin
Tabla de destinopor el nuevo nombre.
Qué es una consulta de datos anexados (añadir datos)
Este otro tipo de consulta, como la anterior, copia datos pero en lugar de borrar la
tabla y crear una nueva, agrega los datos a una tabla existente.
Los campos que se copien deben tener el mismo tipo de dato en las tablas de origen
y des-tino.
Para crear este tipo de consulta, elaboraremos primeramente una consulta de
selección in-cluyendo los campos de la tabla de origen que queremos copiar.
Podemos también aplicar condi-ciones de selección si lo que buscamos es copiar
sólo determinados registros.
Luego, la transformaremos en consulta de Datos anexados (pulsando el botón
correspon-diente); nos pedirá el nombre de la tabla de destino y, una vez asignado,
aparecerá la nueva fila Anexar a:
Si en la tabla de destino se encuentran columnas cuyos nombres y tipo de datos
coinciden con los de la tabla de origen, éstos se asignarán automáticamente.
Esta asignación automática supone que campos de igual nombre contienen el mismo
dato, aunque podría no ser así; por ejemplo, cuando en la tabla de origen existiera
un campo llamado RR (por Provincia) y en la de destino otro de igual nombre, pero
referido al código del Proveedor.
Es muy sencillo asignar o modificar las asignaciones manualmente, abriremos la
lista de la fila Anexar a:, de la columna correspondiente; allí aparecerán los
nombres de todos los campos de la tabla destino para elegir el que corresponda.
Así, uno a uno asignaremos los campos que recibirán los datos en la tabla destino.

En el caso del ejercicio, por tratarse ambas tablas (origen y destino) de copias de un
mismo original, al seleccionar la tabla de destino, los campos homónimos (todos) se
asignarán automáti-camente.
Creemos una consulta de datos anexados
La ejecución de la consulta anterior creó una copia de la tabla original con un
subgrupo de sus registros (aquellos cuyo nombre comienza con la letra P). Ahora,
crearemos una nueva con-sulta, idéntica a la anterior, pero del tipo de datos
anexados, la cual agregará a Borrador de clien-tes los registros agrupados según la
letra inicial que se solicite. Agregaremos así los registros co-menzados con la letra
"P" y en una posterior ejecución los de la letra "C".
Copiemos la consulta anterior (de creación) para transformarla luego en una
consulta de agregar datos.
1. Accedamos a la ventana de Consultas pulsando la solapa correspondiente del
cuadro Base de datos.
2. Pulsemos Control y mientras mantenemos pulsada esta tecla pulsemos sobre la
última consulta creada: Selecciona por primera letra, arrastremos y soltemos
dentro del mismo cuadro base de dato. Obtendremos una nueva consulta, copia de
la anterior, llamada Copia de Selecciona por primera letra.
3. Estando seleccionada esta última volvamos a pulsar sobre su nombre; este
aparecerá recua-drado.
4. Escribamos un nombre en reemplazo de éste: Añade por primera letra.
5. En el cuadro de diálogo Base de datos pulsemos con el botón derecho del mouse
sobre la nueva consulta y del menú emergente seleccionemos la opción Vista Diseño.
6. Estando en la cuadrícula de diseño abramos la lista de Tipos de consulta y del
menú de la figura 9.25 seleccionemos Consulta de datos anexados. Aparecerá el
cuadro de la figura 9.30 para que indiquemos a qué tabla hemos de agregar los
datos.
Figura 9.30
7. Pulsemos Aceptar y volveremos a la cuadrícula.
8. Ejecutemos esta consulta de añadir. Mediante una operatoria similar a la que
empleáramos con la consulta anterior, aparecerá un cuadro como el de la figura
9.28 en donde especificare-mos L* para que se agreguen ahora los clientes que
comienzan con L. Aparecerá un cartel que nos avisa de la operación que estamos
por hacer.

9. Pulsemos Sí y la tabla habrá incorporado los nuevos registros.
10. Pulsemos Guardar.
11. Cerremos el cuadro de diseño de la consulta y luego, en el cuadro de diálogo
base de datos, pulsemos doble clic sobre la nueva consulta, para ejecutarla.
12. De la misma forma que en los casos anteriores, agreguemos ahora los clientes
que comienzan con G (G*).
13. Abramos la tabla Borrador de clientes (actualizada) y verifiquemos que se han
agregado los grupos de registros solicitados.
Cómo crear consultas de actualización
Este tipo de consultas permite modificar uno o más campos de la tabla, eligiéndose
los re-gistros con los criterios de selección que ya conocemos, y aplicándose a las
columnas de cambio expresiones que nos son también conocidas, para modificar
sus datos. Este caso es distinto de los anteriores, en los que había una tabla de
entrada y una de salida. Aquí la consulta trabajará sobre una sola tabla.
Utilizaremos esta consulta para ajustar el campo importe de los registros
seleccionados, de acuerdo a un coeficiente determinado.
1. Creemos una copia de la última consulta y asignémosle el nombre Actualiza
importes.
2. Pulsemos el botón Diseño en el cuadro Base de datos y ya en la cuadrícula
eliminemos todas las columnas, excepto las que corresponden a los campos
Nombre y Montofacturado.
En este tipo de consultas pueden agregarse sólo aquellos campos que sean
necesarios, y en este caso necesitaremos el campo Nombre para seleccionar los
registros, y el campo Monto-facturado para ajustar el importe contenido en el
mismo.
En la fila de criterios de la columna Nombre ya tenemos el criterio de selección
establecido, por lo tanto, la dejaremos como está.
Debe quedar claro que no es necesario que este tipo de consulta trabaje con
parámetros (criterios con [ ]); tenemos total libertad para aplicar todo lo que
conocemos en cuanto a criterios para la selección de los registros.
3. Del mismo modo que lo hicimos anteriormente, cambiemos el tipo de consulta
seleccionando esta vez (figura 9.25) la opción Consulta de actualización.
Aparecerá una nueva fila: Actualizar a: en la cual debemos indicar, mediante
expresiones qué operaciones queremos realizar para cada columna de la tabla.
Si no hubiéramos eliminado las columnas que no se utilizan, éstas no actuarán si
dejamos su filaActualizar a: en blanco.
En estas expresiones podemos referirnos a campos de la tabla asignada o de
cualquiera que se encuentre relacionada con la misma (y, por supuesto, incorporada
en la parte superior de la cuadrícula de diseño).
Toda referencia a campos debe encerrarse entre corchetes. Veremos ahora un

ejemplo sencillo.
4. En la casilla de la fila Actualizar a: correspondiente a la columna Montofacturado
Montofacturado, ingrese-mos la siguiente expresión: [Montofacturado]*1,15. La
cuadrícula tendrá ahora el aspecto de la figura 9.31.
Figura 9.31
Si el parámetro Separador de decimales de Windows estuviera en modo punto {.}
utilicemos el punto en lugar de la coma en la fórmula de Montofacturado.
Esta expresión multiplicará el monto facturado por 1,15, es decir que le aplicará un
aumento del 15%, pero recordemos que al ejecutar la consulta podremos seleccionar
a qué clientes aplicar ese cálculo.
De esta forma, con consultas de este tipo, podremos aplicar cambios a conjuntos de
regis-tros de una tabla.
5. Ejecutemos la consulta, seleccionemos algún grupo de registros (C*, Cas*, etc.) y
comprobe-mos que sólo a éstos se les ha aplicado el cambio.
6. Guardemos esta consulta.
También podemos colocar parámetros en Actualizar a:
En lugar de la expresión [Montofacturado]*1,15 podemos emplear esta otra:
[Montofacturado]*[Ingrese el coeficiente]
y de esta forma, podremos también decidir al momento de ejecutar la consulta cuál
será el coefi-ciente que aplicaremos.
Cómo crear consultas de eliminación
Una consulta de este tipo permite eliminar registros en forma selectiva. Utilizando
los crite-rios podremos elegir cuáles registros eliminaremos y cuáles no.
Como en todos los casos que vimos, aquí también previamente podemos probar
como con-sulta de selección, y así exhibir en forma de hoja de respuestas dinámicas
y revisar los registros que luego eliminaremos de la tabla.
En este tipo de consultas sólo es obligatorio incluir los campos que nos servirán
para identi-ficar los registros que borraremos.
Estableceremos los criterios de selección necesarios, revisaremos esos datos en la
pantalla como consulta de selección y, por último, la transformaremos en consulta

de eliminación, para finalmente ejecutarla.
1. Copiemos la consulta anterior, asignémosle como nombre elimina según clave y
quitémosle luego el campo Montofacturado, ya que no lo necesitamos.
2. Pasemos a Diseño; en Criterios, podemos dejar la selección de parámetros de la
consulta anterior o bien colocar en su lugar cualquier criterio de selección. Sólo
cambiemos en la pre-gunta que está entre corchetes la palabra copiar por eliminar.
3. Transformemos len consulta de eliminación. La cuadrícula tomará el aspecto de la
figura 9.32.
Figura 9.32
4. Ejecutemos esta consulta de eliminación; aparecerá la ventana de la figura 9.33.
Figura 9.33

133. Cómo crear consultas de tablas de referencias
cruzadas
[http://www.mailxmail.com/...soft-access-2000/como-crear-consultas-tablas-referencias-cruzadas]
Este tipo de consulta nos muestra la información resumida en un formato compacto, similar
a una hoja de datos. De esta manera podemos presentar una gran cantidad de información
pro-veniente de una tabla o de otra consulta, en un espacio reducido.
Tomando la consulta ConsClientes como dato de entrada, crearemos (figura 9.34) una
ta-bla de doble entrada que nos muestre la siguiente información.
Figura 9.34
Utilizaremos en este caso el asistente para consultas de referencias cruzadas (antes de
co-menzar con el ejercicio, debemos abrir en modo Diseño la consulta ConsClientes y
eliminar todos los criterios que se encuentren establecidos en sus campos, guardando los
cambios al cerrarla):
1. En el cuadro Base de datos pulsemos el botón Consultas y luego el botón Nuevo, para
acce-der así a la lista de asistentes de la figura 9.35.
Figura 9.35
2. En este cuadro seleccionaremos la opción Asistente para consultas de tabla de
referencia cruzadas y pulsemos Aceptar. Aparecerá el cuadro de selección de los datos de
entrada (fi-gura 9.36).
Figura 9.36
Este cuadro nos permite seleccionar cualquier tabla o consulta de la base de datos activa.

Nos explica también que si necesitáramos datos de más de una tabla, debemos crear
previamente una consulta que las incluya (como por ejemplo ConsClientes) y luego emplear
esta consulta como entrada.
3. En el recuadro Ver se encuentra normalmente preseleccionada la opción Tablas, por lo
que en el cuadro de selección se muestran todas las tablas de la base de datos. Pulsemos el
botón Consultas y seleccionemos ConsClientes.
4. Pulsemos el botón Siguiente. El próximo cuadro de este asistente (figura 9.37) nos
pregunta qué dato se va a emplear como nombre de las filas.
Figura 9.37
Figura 9.38
5. Según el esquema propuesto (figura 9.36) debemos seleccionar el nombre de los
vendedores, por lo tanto, seleccionemos en la lista de la izquierda el campo NomVend y
luego pulsemos el botón Incluir para colocarlo en el panel derecho.
6. Pulsemos el botón Siguiente. Aparecerá el próximo cuadro del asistente (figura 9.38).
Aquí debemos seleccionar cuál será el campo que servirá como encabezamiento de las
columnas de esta nueva consulta de referencias cruzadas.
7. Seleccionemos el campo CodProvin y pulsemos Siguiente. Aparecerá el cuadro de la
figura 9.39.

Figura 9.39
En este cuadro debemos indicar cuál es el campo que contiene el dato que es objeto de la
consulta (MontoFacturado), y cuál será la operación (Suma) que se hará con el grupo de
registros que tengan la misma provincia y el mismo vendedor.
Inicialmente, el cuadro mostrará una expresión propuesta; Access tomó el primer campo de
la izquierda (Nombre) y le aplicó la primera operación de la derecha (Cuenta), generando así
la expresiónCuenta(Nombre) pero no es eso lo que queremos hacer.
8. Seleccionemos MontoFacturado en la lista izquierda y Suma en la derecha, con lo que se
generará la expresión Suma(MontoFacturado) tal como se muestra en la figura 9.39. Luego
pulsemos Siguiente, aparecerá la pantalla final, en la cual daremos un nombre a la consulta
para así grabarla (figura 9.40).
Figura 9.40
El nombre propuesto es muy largo aunque indica claramente que se trata de una consulta
de referencias cruzadas que toma como base a la consulta ConsClientes.
9. En lugar del nombre propuesto escribamos Ventas por Vendedor y Provincia y
pulsemos Terminar.
Concluido el proceso de generación la consulta quedará grabada y luego será ejecutada
pa-ra mostrarnos un resultado similar al de la figura 9.41.

Figura 9.41
Si pulsamos el botón Diseño, veremos que el diseño de este tipo de consultas (figura 9.42)
incorpora la fila Tab Ref Cruz. Además, hace uso de la fila de Totales, en la que se
encuentra especificado el parámetro Agrupar por en los campos de selección, el parámetro
Suma en el campo que se debe acumular y una nueva columna (la segunda) para los totales
de cada vende-dor.
Si fuera necesario, podríamos agregar criterios de selección, por ejemplo para exceptuar a
algunos clientes de la estadística.
También podríamos crear esta tabla mediante un procedimiento manual, de manera similar
a la que utilizamos en las consultas anteriores.
Al pulsar el botón Consulta de tabla de referencias cruzadas (recordemos que el mismo se
encuentra en el menú de la figura 9.25) para definir el tipo de consulta aparecerá la fila
correspon-diente Tab Ref Cruz, en donde asignaremos las funciones de cada una de las
columnas, tal como se muestra en la figura.
En caso de definir este tipo de consultas en modo diseño, debemos crear manualmente la
columna de Totales generales que mencionábamos (la primera columna de importes que se
muestra en la figura 9.42). Para ello, agregaremos el campo MontoFacturado (arrastrándolo
a una columna libre) y le asignaremos la función Suma en la fila Total, y Encabezado de
fila en la fila Tab Ref Cruz.
Podríamos cambiar el nombre de la columna colocando uno más adecuado, como por
ejemplo, Totales del Vendedor. Esto también podemos hacerlo en la consulta recién creada
con el asistente.
Figura 9.42

134. Consultas de buscar datos duplicados
[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/consultas-buscar-datos-duplicados]
Utilizando la opción Obtener datos externos, del menú ARCHIVO, podemos
vincular o in-corporar en Access información de otros sistemas de base de datos,
para aplicar sobre la misma todo lo que hemos aprendido respecto de hojas
dinámicas y consultas especiales de eliminación, actualización, etc. Esto, agregado a
las posibilidades de combinación que nos ofrecen las consul-tas de datos anexados,
nos permitirán utilizar a Access como una excelente herramienta de con-versión,
análisis, mantenimiento y actualización de datos.
En los casos en que recopilemos datos de orígenes diversos se podrá presentar el
inconve-niente de la información duplicada. Puede ocurrir que al reunir los datos
encontremos registros duplicados o bien registros que han sido ingresados más de
una vez por distintos operadores, con pequeñas diferencias entre ellos.
Estas inconsistencias se detectan fácilmente creando una Consulta de buscar datos
du-plicados.
Las consultas de este tipo son creadas por un asistente, por lo que no abundaremos
aquí en detalles, dedicándonos en cambio al aspecto conceptual del tema.
Como ocurre en la mayoría de los casos, podemos tomar como origen de los datos
cual-quier tabla o consulta o, lo que es lo mismo, podemos encontrar duplicados en
cualquier hoja di-námica.
En el cuadro de la figura 9.35 seleccionaremos Asistente para búsqueda de
duplicados y pulsaremos Aceptar.
Esto pondrá en funcionamiento el asistente correspondiente que nos pedirá
primeramente que seleccionemos la tabla o consulta en la que deseamos buscar
duplicados. Una vez definido el origen de los datos, debemos elegir cuáles son los
campos en los que sospechamos que existe información duplicada.
Este proceso no trabaja por claves, por lo tanto, podremos elegir aquí uno, dos o
más campos cualesquiera de la hoja dinámica. Por ejemplo Localidad, Código de
Vendedor y Observaciones.
Debemos entender que si la consulta sólo nos mostrara aquellos datos que están
repetidos (los campos que seleccionamos hasta ahora) la misma nos servirá como
un diagnóstico del pro-blema, ya que nos mostrará series de datos todos iguales;
sólo sabremos que hay datos duplica-dos y cuántas veces se repiten, aunque no
podremos identificar el origen de cada uno de ellos.
Es por eso que a continuación (cuando pulsamos el botón Siguiente) se nos
mostrará una lista con aquellos campos que aún no hemos seleccionado; por
ejemplo, si existieran pedidos du-plicados, seleccionaremos en la ventana anterior
como campo de dato duplicado, el número de pedido y en esta ventana, como
campo de identificación, el código de vendedor. De esta forma, ante un pedido
duplicado (o triplicado, etc.) podremos saber quiénes fueron los vendedores que lo
ingresaron para así determinar cuál de ellos es válido y cuál no lo es.
Seleccionaremos entonces, aquellos campos que suponemos contienen la

información que nos permitirá establecer la diferencia entre los repetidos,
pulsaremos Siguiente, para llegar a la pantalla final en la que pulsaremos Terminar,
donde podremos observar el resultado con la infor-mación duplicada junto con la
no duplicada.
En el caso de que esta consulta nos muestre mucha información duplicada en todos
los campos, podemos crear nuevamente la consulta, pero seleccionando todos los
campos de la tabla como de duplicado y así saber, por la menor cantidad de
registros obtenidos esta segunda vez, en cuántos casos disponemos de información
identificatoria y en cuántos no.

135. Consulta de buscar no-coincidentes
[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/consulta-buscar-no-coincidentes]
En este tipo de consultas intervienen dos tablas y nos permiten hallar los casos de
datos no coincidentes entre ambas.
Cuando trabajamos con relaciones, vimos que las relaciones estrictas sólo muestran
aque-llos casos en que hay coincidencia. Las relaciones no estrictas (o de tipo 2 ó 3)
nos mostrarán en cambio todos los casos, pero en aquellos en que no hay
coincidencia, los datos provenientes de la tabla relacionada estarán vacíos.
Por lo tanto, para ver los datos de la tabla "A", que no se encuentran en una segunda
tabla "B", debemos crear una consulta que incluya a las dos tablas, con las siguientes
características:
a. Una relación no estricta (tipo 2) de "A" hacia "B" (sabemos que este tipo de relación
nos mostrará tanto los casos de coincidencia como los de no-coincidencia).
b. Incluir, además de los datos necesarios del registro de "A", el campo de destino de
la rela-ción. Este, por provenir de la tabla relacionada "B", se encontrará vacío (nulo)
en aquellos casos en que no fuera encontrada la clave de destino.
c. En la fila Criterio de ese campo colocar la palabra reservada Es nulo, para indicar
que sólo se muestren los registros en los que ese campo contiene un valor nulo, que
se corresponde-rán justamente con aquellos casos en los que no hubo coincidencia.
d. No tiene mayor sentido mostrar un campo en el que sabemos (según el parámetro
que hemos colocado en Criterio) que no hay información, por lo tanto, para esa
columna inhabili-taremos la casilla Mostrar de la cuadrícula.
Cuando ejecutemos esta consulta, sólo aparecerán aquellos registros de "A" cuyo
campo de relación no encontró el correspondiente en "B".
Podemos crear este tipo de consultas con el asistente que se muestra en último
término en el cuadro de la figura 9.35, aunque, habiendo comprendido los conceptos
explicados arriba, segu-ramente nos resultará más sencillo crear la consulta
manualmente.

136. Cómo utilizar Access como complemento de otros
sistemas
[http://www.mailxmail.com/...rosoft-access-2000/como-utilizar-access-como-complemento-sistemas]
Por último, diremos que aplicando las capacidades de hoja dinámica que vimos, podremos
crear consultas, informes y formularios que trabajen sobre información elaborada por otros
siste-mas de bases de datos, a la que se podrá acceder (en caso de que utilicemos
vinculación), simul-táneamente con el sistema administrativo que las utiliza, constituyendo así
verdaderas aplicacio-nes con las que, por ejemplo, analizaremos información de clientes y
vendedores en una tabla de referencias cruzadas, buscaremos pedidos duplicados, crearemos
información estadística utili-zando consultas de totales, etc., constituyendo un interesante
complemento de estadística y con-trol para cualquier sistema de producción.
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[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/opiniones]
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