Microsoft Excel II
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El documento proporciona instrucciones sobre el uso de fórmulas y funciones en Microsoft Excel. Explica cómo crear fórmulas para sumar, multiplicar y copiar fórmulas a otras celdas, y cómo usar funciones como SUMA, PROMEDIO, BUSCAR, BUSCARV y BUSCARH para calcular valores basados en rangos de celdas. También cubre el uso de referencias absolutas, mixtas y relativas al copiar fórmulas.
Microsoft Excel II
- 1. Microsoft Excel Clase 2
- 2. FÓRMULAS Fórmula que sume las unidades vendidas =B3+B4+B5 Se puede ir escribiendo B3, B4 y B5 con el teclado o ir seleccionándolas con el ratón.
- 4. FÓRMULAS Copiar fórmulas Hemos introducido la fórmula para calcular el primer total de unidades =B3+B4+B5 Si copiamos la casilla donde está el total de la columna B y la copiamos en C, copiará la fórmula cambiando la columna y lo sumará. Copiar
- 5. Otra manera de copiar es copiar la fórmula de una casilla, y después seleccionar las casillas donde queremos aplicar la fórmula, pulsamos "Intro" y quedará copiada.
- 6. FÓRMULAS Y así haremos con todo lo que queramos copiar.
- 7. FÓRMULAS Referencia relativa B8: al copiar la fórmula a las columnas C a G, la referencia también cambiará (C8, D8, etc.) Referencia absoluta $B$9:al copiar la fórmula a las columnas C a G, la referencia no cambiará; seguirá siendo $B$9, que es lo que aquí interesa, ya que el por-centaje de la gratificación es el mismo para todos los empleados. Para convertir una referencia relativa en absoluta, selecciónala y pulsa la te-cla F4. Las fórmulas se pueden copiar, si copiamos una fórmula con una referencia relativa, esta cambiará por la columna correpondiente, no en el caso de la referencia absoluta.
- 8. FÓRMULAS Calcular beneficios (%). Usamos Al copiar la fórmula, cambia la referencia relativa pero no la referencia absoluta
- 9. Referencias mixtas de celda En algunos casos puede ser necesario que la referencia a una celda en una fórmula sea absoluta en cuanto a la columna y relativa en cuanto a la fila o relativa en cuanto a la columna y absoluta en cuanto a la fila. En tales casos se habla de referencias mixtas.(p.ej., $A1 o A$1).
- 10. FUNCIONES Y RANGOS En ocasiones, las fórmulas a utilizar son demasiado complejas o largas para introducirlas de la forma normal (p.ej, sumar 100 celdas contiguas) Con el fin de resumir fórmulas complejas y/o muy largas, Excel (y cualquier programa de Hoja de cálculo) ofrece una serie de funciones predefinidas. La principal ventaja de las funciones es que, a diferencia de las fórmulas, permiten operar con rangos de celdas y no sólo con celdas individuales.
- 11. RANGOS Hasta ahora, cuando queríamos sumar hacíamos referencia a las columnas poniendo =B3+B4+B5+B6+B7 Pero ¿Qué pasa si tenemos que sumar 100 celdas???? Para eso utilizamos los rangos. El rango entre B3 y B7 sería B3:B7 Entonces si queremos sumar B3+B4+B5+B6+B6 ahora pondremos SUMA (B3:B7)
- 12. FUNCIONES
- 13. FUNCIONES Función SUMA Seleccionamos la casilla H4 y pulsamos (Suma) Aparecerá =SUMA(B3:G3) que son las cantidades que están en la fila. Pulsamos Intro:
- 14. FUNCIONES A continuación, en las celdas A7 y A16 escribe Suma de bajas y, en las filas 7 y 16 usa la función SUMA para calcular el total de bajas mes por mes y el del semestre. En este caso, sumará de la misma columna, los valores de las distintas filas.
- 15. FUNCIONES Función PROMEDIO Suma en primer lugar todas las celdas seleccionadas y luego las divide por el número de celdas. Esto podría hacerse también con una fórmula (=(B3+B4+B5)/3) pero requeriría, como es lógico más trabajo. Nos situamos en la celda B8.
- 16. FUNCIONES
- 17. FUNCIONES Pulsamos en este icono, para seleccionar las celdas de las que queremos obtener el promedio Seleccionamos las celdas y pulsamos Intro
- 18. FUNCIONES Resultado del promedio. Pulsamos Aceptar Copiamos la fórmula en las demás celdas, como hemos visto anteriormente
- 19. FUNCIONES Para terminar, en las celdas A18 y A19 introduce los textos TOTAL BAJAS SEMESTRE y PROMEDIO BAJAS SEMESTRE. Usando las funciones SUMA y PROMEDIO calcula: ● El total de las bajas causadas por todos los empleados a lo largo del semestre ● El promedio de bajas por empleado a lo largo del semestre. Para seleccionar rangos no contiguos (si es necesario): Selecciona el primer rango. Pulsa la tecla Ctrl y, sin dejar de pulsarla, selecciona los demás rangos.
- 20. FUNCIONES: BUSCAR I Estas funciones buscan en una tabla dada la correspondencia con un valor introducido por el usuario. P.ej, en un modelo de nómina podrían buscar el tipo de cotización que corresponde a un trabajador según su categoría profesional. El usuario sólo tendría que introducir la categoría profesional.
- 21. FUNCIONES: BUSCAR II Vamos a crear las siguientes tablas para estudiar estas funciones.
- 23. FUNCIONES: BUSCAR IV La función BUSCAR es útil siempre que en la tabla de correspondencias sólo haya una correspondencia para cada valor; en nuestro caso, a cada código sólo corresponde un cliente. En la columna D queremos obtener los nombres de los clientes, buscando por el código. Activamos la celda D4 e insertamos una nueva función. Una vez insertada la función habrá que copiarla en el resto de celdas.
- 24. FUNCIONES: BUSCAR V Utilizaremos la función buscar para introducir los nombres de los clientes, que están almacenados en la tabla 2
- 25. FUNCIONES: BUSCAR VI Nos situamos en la celda D4 e insertamos nueva función
- 26. FUNCIONES: BUSCAR VII en C4 está el valor que buscamos en... la matriz A12:A22 En la siguiente diapositiva, se muestra que corresponde con C4 y A12:B22
- 27. FUNCIONES: BUSCAR VIII Celda que estamos buscando C4 Celdas A12:B22
- 28. FUNCIONES: BUSCAR IX Para poder copiar esta fórmula a las celdas D5 a D9 es necesario convertir la referencia a la matriz en una referencia absoluta (dado que la búsqueda se ha de realizar siempre en la misma tabla); por tanto, deberás modificar la fórmula para que quede así: =BUSCAR (D4;$A$12:$B$22). También funcionaría con referencias mixtas: =BUSCAR(D4;A$12:B$22).
- 29. FUNCIONES Función BUSCARH y BUSCARV Estas funciones son necesarias en aquellos casos en que la matriz o tabla en que hacemos la búsqueda tiene más de 2 columnas (o filas). En tales casos, se ha de indicar en qué columna (BUSCARV: Buscar en Vertical) o fila (BUSCARH: Buscar en Horizontal) se ha de buscar la correspondencia que queremos.
- 30. FUNCIONES Función BUSCARV: tabla con datos en forma vertical
- 31. FUNCIONES BUSCAR Valor que queremos buscar Columnas donde queremos buscar el valor Columna de la cual queremos obtener el valor
- 32. FUNCIONES BUSCAR Para copiar la fórmula en otra columna, sólo hay que cambiar el indicador_columnas RESULTADO DE LA FÓRMULA
- 33. FUNCIONES BUSCAR Función BUSCARH: tabla con datos en forma horizontal