Modulo 1
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Este módulo trata sobre el diseño de proyectos productivos. Explica que el diseño de proyectos requiere identificar las necesidades y analizar alternativas de solución para luego presentar una propuesta estructurada. Describe las etapas de un proyecto, incluyendo la preinversión, inversión y operación. También cubre temas como el análisis del contexto, los recursos requeridos y la importancia de la cultura emprendedora para llevar a cabo proyectos productivos exitosos.
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- 1. MODULO 1 DISEÑO DE PROYECTOS PRESENTACIÓN Este módulo le garantiza la identificación de pasos para diseñar un proyecto productivo. En él encontrará actividades que le permitirán desarrollar estrategias para que usted pueda incrementar su aprendizaje por su propia iniciativa. OBJETIVOS General Diseñar un proyecto productivo a partir de un análisis contextual, coherente con la secuencia temporal de las acciones y la disponibilidad de recursos. Específicos 1. Identificar y caracterizar necesidades, delimitar problemas y analizar alternativas de solución. 2. Afianzar las habilidades personales de manejo de información en el sistema e-learning, para desarrollar el aprendizaje autónomo. 3. Mediante la estrategia de proyectos desarrollar competencias que le permitan la interpretación y análisis del contexto universidad – empresa. 4. Presentar una propuesta estructurada de un proyecto productivo que contribuya a la solución de por lo menos “un” problema social. COMPETENCIA Ser capaz de diseñar un Proyectos productivos o de bienes y servicios a partir de las necesidades surgidas de un contexto. CONTENIDOS Diseño Proyecto Características De Un Proyecto Proyecto Productivo Recursos Ciclo De Vida De Un Proyecto. Análisis de contexto y valoración de necesidades Proyectos productivos y cultura emprendedora Empresa 1
- 2. Importancia De Una Visión Organizacional Planeación Estratégica Planeación de actividades en un Proyecto Productivo DISEÑO La realización de un proyecto productivo requiere el manejo de conceptos básicos que usted debe ir construyendo para luego aplicarlos. El diseño es un proceso creativo de definición de la estructura y función tanto de objetos físicos como de procedimientos orientados a resolver problemas El diseño de proyecto, es el proceso de elaboración de la propuesta de trabajo de acuerdo con criterios o procedimientos sistemáticos. PROYECTO Un proyecto es una acción, que requiere de proceso ordenado y metódico para obtener un resultado específico en un tiempo determinado. Proyectar es imaginarse la realidad futura como realidad posible. Un proyecto contiene la especificación de un problema, las metas, las acciones ordenadas en el tiempo y los recursos para ponerlo en marcha. Los proyectos surgen de la interpretación de la realidad, de la cual se deriva la percepción de necesidades. El enfoque de un proyecto requiere trabajar sobre una idea, una tarea o una solución, de cualquier tipo de forma sistemática y estructurada. CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO Las siguientes características son propias de un Proyecto: Un enfoque único de una sola vez. Todo el esfuerzo está encausado a obtener unos objetivos y metas, es decir un resultado final específico. Todo proyecto tienen comienzo en una fecha y termina en otra. Cada proyecto se lleva a cabo una sola vez. Es único e irrepetible. Un proyecto bien diseñado consume una cantidad limitada de recursos. Requiere el trabajo preferiblemente de un grupo de personas. Posee una secuencia de actividades interdependientes. 2
- 3. Ejemplo Solamente cuando nos encontramos ante una necesidad se nos ocurren algunas ideas. Un dicho popular dice “la necesidad es madre de la creatividad”. Basta considerar las posibles necesidades nuestras o de otras personas en el medio o contexto en que vivimos para acercarnos a la idea de un negocio o empresa. ¿Ha pensado usted en qué tan fácil es hacer una fiesta? No una fiesta que se realiza súbitamente. Imagínese que a usted lo encargan de organizar una fiesta y como siempre, buscará quien se la haga y posiblemente, no fueron muchas las ofertas que le hicieron ni tampoco le gustó el valor que le dieron. ¿Y por qué no, pensar entonces en una empresa que ofrezca ese tipo de servicios?. En esta actividad, aprenderemos que la organización y realización de una fiesta conlleva tener presente varios aspectos, que requieren tomar decisiones concretas. Ante todo debemos saber en que medio nos encontramos, pues en una ciudad que es poco amiga de realizar fiestas no tendrá sentido una empresa de esta índole y si queremos insistir, requeriría de mucha motivación para los ciudadanos. Por el contrario, si es una ciudad amiga de celebrar festividades, será entonces bastante la competencia con otros establecimientos que ofrecen este tipo de servicio. Existen otros aspectos, cual sería el factor económico, el social etc., es decir son varios los factores que pueden influir; sin embargo, alguno de ellos tendrá más peso que los otros, habrá que analizar cuidadosamente para definir el más influyente y las repercusiones que implicaría a favor o en contra. Si vamos a crear una empresa encargada de organizar fiestas, o cualquier otra empresa, se deben considerar factores para la elaboración de un proyecto como: Analizar el entorno Mirar nuestras fortalezas y debilidades Precisar una necesidad Definir el problema Analizar alternativas Seleccionar la mejor Diseñar tareas Conseguir recursos. PROYECTO PRODUCTIVO. Un proyecto productivo es aquel que promueve el desarrollo de actividades económicas sostenibles, como una alternativa para mejorar el nivel de ingresos y la calidad de vida en el mediano y largo plazo. Todo Proyecto Productivo se desarrolla en torno a una idea que surge como consecuencia de la detección de una necesidad. La toma de decisiones al implementar 3
- 4. un Proyecto Productivo implican riesgo, para lo cual debe estar cimentado en antecedentes básicos concretos, tener pleno conocimiento de las distintas variables en juego, analizar los beneficios vs costos y tener en cuenta la realidad social, política, cultual y económica. Los proyectos se deben complementar con una adecuada capacitación productiva y administrativa, de acuerdo con las necesidades particulares de cada uno de ellos. Es fundamental para el desarrollo de proyectos productivos establecer alianzas estratégicas entre pequeños productores , empresas privadas, asociaciones de productores, comercializadores y en fin todo lo que corresponde a la cadena productiva. El objetivo de estas alianzas es conformar un marco integral para los proyectos que facilite implementar: técnicas de mercadeo, almacenamiento, comercialización, financiación , asistencia técnica, capacitación permanente y organización empresarial. RECURSOS Para realizar un proyecto productivo deben tenerse en cuenta una serie de aspectos tales el tiempo en el que se realiza, el personal que lo lleva a cabo, el sitio, la maquinaria e instalaciones y el dinero que se requiere para su desarrollo. En el diseño de proyecto, se requiere tener una proyección realista de los recursos que se van a necesitar . Todos son importantes, si uno de ellos falla afectará la consecución de la meta. Los recursos hacen posible la realización de los proyectos. Los recursos suelen agruparse como humanos, materiales y financieros. RECURSOS Recurso Humano: Es necesario definir que persona o personas y con que cualidades y conocimientos van a contribuir y la función que van a desempeñar en el desarrollo del proyecto productivo. 4
- 5. Recursos financieros: se requiere contar con dinero y su oportuna disponibilidad (dinero propio, prestamos bancarios, financiamiento, etc.); la cantidad de dinero determina la amplitud del proyecto a realizar. El origen del dinero y su manejo hacen parte de las actividades que requieren un conocimiento y control especial. Recursos materiales: Se debe definir y evaluar los recursos mínimos para iniciar el funcionamiento y sostenibilidad del proyecto. Considerando factores de inversión como el tipo y costo de maquinaria, capacidad de producción, vida útil, costo de instalación, así como el sitio o local donde se pondrá en marcha la empresa. Antes de realizar un proyecto productivo tenga en cuenta las metas y los objetivos ya que son el punto de partida (y de llegada) que han de impulsar el proyecto productivo. Tenga en cuenta que sus Metas personales, deben ser. Concretas Específicas Claras Realistas Razonables Y las Estrategias(secuencia de decisiones para lograr metas, ajustadas a criterios) Identificar que es lo que se quiere cambiar o implementar. Determinar el por qué Planear estrategias de solución Determinar los recursos. “ Ningún proyecto es tan pequeño para no ser tomado con seriedad” CICLO DE VIDA DE UN PROYECTOS. Un proyecto exitoso tiene comienzo en una fecha y termina en otra. En el ciclo de vida de los proyectos, se atraviesa por tres etapas: Preinversión, Inversión y Operación. Preinversión Consiste en el proceso de elaboración y evaluación del proyecto, y como se llevará a cabo para resolver el problema o atender la necesidad que le da origen. En la preinversión se trata de reconocer, basándose en la información existente o disponible, si hay o no alguna razón bien fundada para rechazar de plano la idea del proyecto. La preinversión se da en las siguientes etapas: Identificación de la Idea: se identifica la necesidad y las alternativas de solución. Perfil Preliminar: se evalúan las alternativas y se describe el proyecto. Estudio de la Prefactibilidad: se analizan las ventajas y desventajas del proyecto Estudio de la Factibilidad: se perfecciona la alternativa recomendada. 5
- 6. Diseño Definitivo: una vez decidida la ejecución del proyecto, se elabora el diseño definitivo. Inversión En la fase de Inversión o ejecución, se materializa el proyecto. Sus actividades son: Revisión y actualización del documento-proyecto. Actualización y detalle del cronograma para la ejecución del proyecto. Negociación de créditos y de recursos destinados al proyecto. Organización institucional y administrativa del proyecto. Gestión del recurso humano. Operación Una vez instalado, el proyecto productivo entra en operación y se inicia la generación del producto (bien o servicio), orientado a la solución del problema o a la satisfacción de la necesidad. ANÁLISIS DE CONTEXTO Y VALORACIÓN DE NECESIDADES Los proyectos surgen de la interpretación de la realidad. La necesidad es vista como una forma de desequilibrio de un sistema. La necesidad tiene un carácter dinámico. Preguntarse qué tipo de necesidad se quiere satisfacer con un proyecto productivo es muy importante, pues da luces sobre el tipo de soluciones que se requiere . La necesidad surge dentro de un contexto y como resultante de interacciones que se dan dentro de éste. El contexto tiene dimensiones culturales, biológicas, ambientales, sociales, religiosas, económicas y políticas. La mirada detallada del contexto permite a quien diseña el proyecto productivo una percepción real de la necesidad y vincular la identificación de la necesidad con la formulación y solución del problema. En la descripción del contexto se pueden considerar algunos pasos útiles generados por las preguntas: ¿Quién?, ¿Dónde?, ¿Cuándo? Y ¿Cómo?. Tipos de necesidades Las sentidas y expresadas por quienes permanecen en el contexto externo y /o quienes van a realizar el diagnóstico. Las sentidas y expresadas por quienes permanecen en el contexto externo como los clientes. Las no sentidas. Las reconocen quienes hacen el diagnóstico pero no las del contexto externo En la práctica se confunde necesidad con problema. En un análisis de términos, se define la necesidad como una situación de desequilibrio mientras que el problema es una pregunta que puede referirse a las características de la necesidad. 6
- 7. PROYECTOS PRODUCTIVOS Y CULTURA EMPRENDEDORA Actualmente se hace mención de la necesidad de crear autoempleo, creando empresas, esta es una oportunidad para desarrollar un Proyecto productivo,, que genere a quien lo desarrolle un medio real de lograr ingresos y bienestar. La experiencia de quienes han sacado adelante iniciativas empresariales indica que el riesgo que se asume a la hora de crear empresas se puede reducir considerablemente si se tiene en cuenta: o Un análisis detallado de la viabilidad del proyecto productivo o Elaboración de un plan de empresa o Adquiriendo la formación necesaria para la gestión posterior de la misma . El riesgo no deja de ser compañero permanente, por eso, quien se interesa por la creación de una empresa o empresa debe saber que en ningún momento podrá desampararla, ni en los casos críticos ni en los de bonanza. El creador de empresas se identifica por su espíritu emprendedor, caracterizado por rasgos como: Seguro de sí mismo Decidido Disciplinado Innovador Optimista Positivo Los que tienen una verdadera actitud emprendedora dejan de ser simples observadores de la vida. La actitud emprendedora es mirar hacia delante, es abrirse para aceptar un nuevo modelo en lugar del conocido, del pasado, del acostumbrado, del cómodo, es mostrarse motivado a cambiar. Emprender... es pensar: ¡ Voy a vencer! Intentar realizar lo que es un sueño, Aplicar el talento al empeño, Razonar con la idea de resolver. Factores que inciden en la idea de crear una empresa Existen varios factores que permiten seleccionar ideas para convertirlas en oportunidades efectivas de negocio, estas son: ondiciones preferenciales en el cliente. C a tendencia del mercado L as debilidades de la competencia. L a tecnología. L a localización. L 7
- 8. a economía. L Materializar una idea de negocio no es solo tener una buena idea: es saber estructurarla, pensarla e implementarla adecuadamente. La Idea de negocio, debe ser concreta, una idea que no sea clara, llevará a crear una empresa acompañada de un alto grado de incertidumbre, que acompañada de cambios permanentes que se producen en el entorno y la alta competencia en las empresas existente en cada uno de los sectores de la actividad, complicarán la realización de la empresa. El proyecto productivo y el análisis prospectivo deben despejar esa incertidumbre, asegurando su viabilidad y su permanencia en el mercado. Antes plasmar el diseño de la empresa, es necesario que reflexionemos acerca de nosotros mismos, quienes vamos a emprender y promover esta idea. La actividad empresarial requiere de unas capacidades personales y profesionales determinadas, y también de un conocimiento básico del mundo empresarial. EMPRESA Una empresa es una entidad o sociedad, formada con un capital, que, con fines lucrativos, realiza actividades industriales y mercantiles o de prestación de servicios. Ser un empresario significa tomar acciones humanas, creativas para construir algo de valor a partir de prácticamente nada. Es la búsqueda insistente de la oportunidad, independientemente de los recursos disponibles o de la carencia de éstos. Requiere una visión y la pasión o el compromiso para guiar a otros en la persecución de dicha visión. Las empresas deben atender aspectos de índole tanto externo como interno. Los de carácter externo, están relacionados con las necesidades de sus clientes y los aspectos internos con los requerimientos para atender esas solicitudes. VISIÓN ORGANIZACIONAL La visión es el horizonte hacia el cual se dirigen todas las acciones futuras de la empresa; y deberá servir como base concreta para la organización de la misma. Aunque basada en el futuro se define en tiempo presente, como si se estuviera realizando ya, con el fin de evitar sorpresas futuras desagradables. Una visión promueve el cambio ya que hace las veces de un mapa vial para las empresas cuando experimentan cambios acelerados. La falta de visión explica el porque los esfuerzos de transformación organizacional muchas veces fracasan. El uso de una visión como herramienta gerencial es el determinante más significativo para aliviar la transición de una organización burocrática a una flexible. La visión requiere de una dosis de idealismo y de habilidad para imaginar como queremos nuestra empresa en el futuro. Uno de los desafíos que plantea la visión es reconocer la 8
- 9. adversidad pero desarrollar una perspectiva de éxito. La misión responde a cuatro preguntas básicas: ¿ Que hace su empresa que es único ? ¿Cuál es la justificación social de su existencia? ¿por qué existe esta empresa? La misión identifica y define lo que se espera de la empresa. Una misión debe resultar atractiva para el máximo posible de interesados. Se debe identificar el alcance del trabajo en términos de clientes, productos o servicios. La misión debe ayudar a que todos entiendan el propósito e incentivar el compromiso. Estos principios, fundamentos y fines deben tener en cuenta también las interacciones con el entorno, desde el nivel local hasta el internacional. Para cumplir una misión, debe existir una estrategia que suministre la lógica operacional de lo que la empresa pretende alcanzar. La cultura empresarial debe considerarse dentro de la declaración de la misión, cuando la gente entiende la cultura deseada los valores que respaldan el propósito y la estrategia, sabe lo que se espera de ellos. La estrategia define el negocio en el que compite una compañía y la competencia distintiva o ventaja competitiva que posee en la actualidad o que pretende desarrollar. Uno de los desafíos que plantea la definición de una visión es reconocer la adversidad paro desarrollar una perspectiva de éxito. Una visión altamente efectiva puede considerarse constituida por el conjunto que forman la misión o propósito, la estrategia para cumplir la misión y la cultura empresarial necesaria para cumplir la misión y apoyar la estrategia. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y PROYECTOS PRODUCTIVOS Una forma estructurada de identificar necesidades prioritarias de una empresa ante los cambios y retos que le impone su entorno, es utilizar la matriz DOFA, sigla que significa: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas, y que constituye en sí una estrategia que le permite a las empresas realizar un análisis de factores externos recopilados y seleccionados (Oportunidades y Amenazas) presentes en el contexto, ya sea en el mercado, la competencia y la industria en general, contrastados frente a los factores internos (Fortalezas y debilidades) de la empresa, constituyéndose en el punto de referencia de la planeación estratégica. La Planeación Estratégica La planeación estratégica tienen las siguientes características: Es un procedimiento estructurado para tomar decisiones que le permiten a las empresas responder a las necesidades de la su clientela. Es un medio para definir las metas deseadas por la empresa. 9
- 10. Es la ordenación y contrastación de las debilidades y fortalezas internas y las oportunidades y amenazas del entorno, que son la base para la proyección y desarrollo de ventajas competitivas. Busca utilizar más eficientemente los recursos. Se enmarca dentro de la política de mejoramiento continuo de la empresa, para conservar y atraer a sus clientes. El proceso de planeación estratégica puede tomar en cuenta estas características con el ánimo de responder adecuadamente a las políticas de competitividad que le impone el entorno. Perfil Interno y Externo De Una Empresa Una empresa se asocia al concepto de sistema; como un conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr una determinada función. La interacción se da gracias a las transformaciones internas (perfil interno) que tienen lugar en el sistema para que opere óptimamente en función de los cambios del entorno que le generan oportunidades o amenazas. SISTEMA PERFIL INTERNO PERFIL EXTERNO Gráfica No 1. Perfil interno y externo de un sistema. Cuando se delimita un sistema, éste se asocia con sus limites físicos o geográficos, es decir, se trata de identificar sus fronteras. Ejemplos de sistemas pueden ser: Un taller de instalaciones eléctricas Una heladería Un restaurante Local de fotocopiado e impresión Taller de reparación de computadores. Carro de comidas rápidas 10
- 11. Un colegio. El perfil externo corresponde a aquello que se encuentra fuera del sistema, y es este el que le origina las demandas a éste. El perfil externo, también denominado entorno es el origen de las demandas al sistema y a su vez, es la fuente de recursos para el sistema, los cuales son variantes en el tiempo. La matriz DOFA es una importante herramienta de identificación de necesidades que conduce a establecer cuatro tipos de estrategias para desarrollar: a) FO, b) DO, c) FA, d) DA. Las estrategias FO, son las fortalezas internas de una empresa con el objeto de aprovechar las oportunidades externas. Las estrategias DO, tienen como objetivo la mejora de las debilidades internas, valiéndose de las oportunidades externas. Las estrategias FA, se basan en la utilización de las fortalezas de una empresa, para evitar o reducir el impacto de las amenazas externas. Las estrategias DA, tienen como objetivo derrotar las debilidades y amenazas mediante estrategias de carácter defensivo. El procedimiento a seguir en la construcción de una matriz DOFA es el siguiente: Hacer una lista de fortalezas internas claves. Hacer una lista de debilidades internas decisivas. Hacer una lista de oportunidades externas importantes. Hacer una lista de las amenazas externas claves. Hacer un análisis de F ,D, O, A. Ejemplo: El objetivo es establecer una empresa con nombre “TRABAJOS.COM” que preste servicios de digitación de cualquier tipo de documento y planos de sistemas mecánicos en computador, la cual se ubicará cerca de las instalaciones de la Universidad Pedagógica Nacional. MISIÓN: Prestar servicios de digitación de documentos y planos de sistemas mecánicos de manera eficaz y eficiente en el menor tiempo posible. VISION: Ser una empresa líder en los servicios de digitación que cubra el área de acción de la Universidad Pedagógica Nacional. PRINCIPIOS: 11
- 12. Servicio eficiente al cliente. Atención a domicilio. Utilizar Tecnología de ultima generación en los servicios prestados. Para llevar a cabo el ejercicio se realiza el análisis DOFA con el grupo de personas involucradas directamente con la empresa, éstos proponen una lista de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas incluyendo una valoración concertada (1 – 5) como estrategia de análisis para detectar necesidades prioritarias, y de esta forma diseñar un proyecto. PERFIL INTERNO DE LA EMPRESA 1. FORTALEZAS No Descripción Valoración 1 Cantidad de personas que puedo atender. Nuestro servicio le interesa 4 a muchas personas (Estudiantes, profesores, etc) 2 Existen las condiciones de transporte y comunicación que hace posible 5 servirle a nuestros clientes (esta cerca de las Universidades del sector) 3 Se poseen computadores de ultima tecnología para prestar un servicio 5 optimo a la clientela 4 El cliente recibe un servicio adicional (se entrega copia magnética), de 4 tal manera que se sienta a gusto con nuestro servicio. 5 Existen facilidades para dar a conocer nuestro servicio a los clientes 4 (propaganda por medio de carteleras en las Universidades de los alrededores) 6 Existe recurso humano capacitado en el manejo de software 5 especializado 7 Se cuentan con las normas técnicas (ICONTEC) actualizadas para la 5 presentación de trabajos. 8 La obtención de la materia prima (Papelería, tintas, disquetes, etc) 5 están disponibles fácilmente. 2. DEBILIDADES 9 El área del local es reducido, lo que a veces no permite una buena 4.5 atención al cliente 10 No se cuenta con una impresora para la impresión de planos formatos 4 A0 y A1 11 El personal especializado en software (solid edge – Autocad) no esta 4 disponible tiempo completo, pero existe la posibilidad de contratarlos tiempo completo 12 La compra de suministros se tiene que hacer de contado, no existe un 4 crédito ágil con proveedores. Existe la probabilidad de generación de créditos. 13 Se cuenta con dos computadores y una impresora. Existe la facilidad 4.5 para la adquisición de nuevos equipos. 14 El horario de atención en el local es de lunes a viernes 4 Tabla No 1. Fortalezas y debilidades de la empresa. 12
- 13. PERFIL EXTERNO DE LA EMPRESA 3. OPORTUNIDADES 15 Existen varias universidades en el sector 5 16 Los computadores son de ultima tecnología en relación con los 5 competidores. 17 Es la única empresa de digitalización que ofrece el servicio de Autocad 5 y solid edge. 18 Se cuenta con la reglamentación ante la cámara de comercio de 5 Bogotá (impuestos, Nit, etc) 4. AMENAZAS 19 Existen muchos competidores que prestan un servicio similar en el 5 mismo radio de acción. 20 El horario de atención de la competencia es de lunes a sábado 4 21 No se cuentas con todas las licencias de software especializado, sin 4 embargo se esta tramitando su legalización 22 La atención al cliente de los competidores es de 12 horas /diarias (8 4.5 a.m. – 8 p.m.) mientras nosotros atendemos 8 horas /día 23 La competencia además de prestar el servicio de digitación presta el 5 servicio de fotocopiadora, Existe la posibilidad de adquirir una fotocopiadora 24 La competencia tiene locales ubicados más cerca de las universidades. 4 Tabla No 2. Fortalezas y amenazas de la empresa en relación con su entorno. Con la lista y valoración de cada una las descripciones se hace la matriz para cruzar fortalezas y debilidades con amenazas y oportunidades. En la matriz se colocan los números que identifican cada una de las proposiciones, para el análisis posterior. Sistema: EMPRESA PERFIL EXTERNO DE DIGITACIÓN OPORTUNIDADES AMENAZAS FORTALEZAS 1, 2, 3, 4, 6,7, 5,14,21,23 PERFIL INTERNO 8,15,16,17,18 DEBILIDADES 9, 10, 19, 20,22, 11,12,13 24 Tabla No 3. Matriz cruzada En la matriz cruzada se identifican las amenazas y debilidades de la empresa, sobre las cuales se tienen que tomar los correctivos necesarios. Para detectar cual de éstas necesidades tiene mayor prioridad se hace la siguiente tabla. NO DESCRIPCION valoracion 19 Existen muchos competidores que prestan un servicio similar en el 5 mismo radio de acción. 22 La atención al cliente de los competidores es de 12 horas /diarias (8 4.5 13
- 14. a.m. – 8 p.m.) mientras nosotros atendemos 8 horas /día 9 El área del local es reducido, lo que a veces no permite una buena 4.5 atención al cliente 10 No se cuenta con una impresora para la impresión de planos formatos 4 A0 y A1 20 El horario de atención de la competencia es de lunes a sábado 4 24 La competencia tiene locales ubicados más cerca de las 4 universidades. Tabla No 4. Prioridad de necesidades. En la tabla se observa una (1) proposición con una valoración igual a 5, El grupo de personas directamente involucradas con la empresa las ordenan de tal manera que identifican la necesidad de mayor prioridad, y sobre ésta plantea el diseño de un proyecto. Para éste caso en particular el proyecto se plantea en términos de la siguiente pregunta. ¿ Cuál es el efecto de prestar servicio de anillado, empastado duro, fotocopiado a color y en blanco – negro en un horario de atención ampliado en dos horas con respecto a las ventas ? Alternativas: 1. Solicitar un crédito a una corporación bancaria para la compra de una fotocopiadora y de los equipos de empaste. 2. Alquilar los equipos necesarios para prestar los citados servicios. 3. Cada persona socia de la empresa aporte una suma equivalente para la compra de contado del equipo necesario. 4. Comprar los equipos con distribuidores autorizados a plazos. PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES EN UN PROYECTO PRODUCTIVO Es el desarrollo normal de las actividades de un proyecto productivo donde se presupone la elaboración de un plan de ejecución que establezca, en forma detallada y cronológica, la secuencia de actividades que corresponden a la fase de ejecución del proyecto. Es necesario determinar el tiempo de cada una de las actividades, así como todos los recursos que se emplearán en el desarrollo de éstas; es decir: recursos humanos, económicos y de infraestructura entre otros. La realización de un proyecto implica la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades, las cuales se reflejan en un plan de trabajo o de ejecución. Vale la pena tener en cuenta los principales aspectos que involucra esta etapa de planeación. Determinación de las actividades por realizar. Distribución de las unidades periódicas de tiempo donde se especifican todos los aspectos cronológicos de las actividades a realizar. Ordenar y sincronizar las actividades con relación al tiempo disponible. Indicar de los recursos humanos, económicos, y técnicos de las diversas actividades del proyecto. 14
- 15. Ejemplo: Para una mejor comprensión, analizaremos la planeación de una actividad con su respectiva distribución de recursos, así como el tiempo destinado para ésta. Nombre del Proyecto Productivo: “TRABAJOS.COM” Actividad Objetivo Productos Responsables Indicadores de logro Tiempo esperados Solicitar crédito a Compara de equipos de Préstamo Representante Aprobación del 100% 3 entidad bancaria empaste y fotocopiado aprobado legal de la del préstamo solicitado semanas empresa Tabla No 2. Descripción de una actividad. Las metas y los objetivos son el punto de partida (y de llegada) que han de impulsar el proyecto productivo pero además se requiere definir, iniciar y revisar los puntos de control, las actividades, las relaciones entre actividades y los estimativos de tiempo (costos y otros recursos). Las actividades son las acciones precisas que se cumplen para alcanzar los objetivos y la meta y hacen parte del mapa general de trabajo y los tiempos se refieren a la precisión cronológica por objetivos. Es conveniente hacer un cuadro que la represente. Es importante que planeemos tiempos y actividades, ello nos ofrece algunas ventajas: 1. Es más realista la planeación, si hace una imagen precisa de lo que va a suceder. 2. Se logra capacidad de pronosticar los pasos que siguen. 3. Se puede concentrar la atención en el programa de trabajo. 4. Se puede aumentar la coordinación y la comunicación de las actividades. 5. Puede ayudar a fortalecer el compromiso entre los socios de la empresa. 6. Es una herramienta guía para hacer ajustes y correcciones de rumbos de la empresa. Desde hace muchas décadas, se ha venido utilizando la gráfica de Gantt (diagrama de barras), como instrumento de control de los programas de ejecución. Al hablar del concepto de camino crítico, técnica conocida por distintas siglas como; por ejemplo, PERT, CMP (diagrama de flujo), se aplica al control en relación con el tiempo de realización de los grupos de tareas que en su conjunto materializan un proyecto Ejemplo: La articulación del diagrama de barras (Gantt) y el diagrama de flujo (PERT) se representan, de forma esquemática, en las siguientes figuras como mecanismo de 15
- 16. planeación y seguimiento del proyecto productivo. En este caso, se tiene un proyecto con su respectiva lista de actividades y el tiempo estimado para cada una de éstas. Diagrama de barras y ruta crítica en un proyecto Este método permite establecer la relación de actividades (precedencia y concurrencia), duración total del proyecto, tiempos de cada una de las actividades y la criticidad de las mismas. No ACTIVIDADES DURACIÓN EN SEMANAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 1 Solicitar cotizaciones 2 Realizar cuadro comparativo de cotizaciones 3 Solicitar préstamo a entidad bancaria 4 Compra de equipos 5 Remodelación del local 6 Realizar propaganda de los nuevos servicios 7 Análisis de ventas 8 Evaluación del proyecto Gráfica No 7. Diagrama de Barras (Gantt) Para la elaboración de la ruta crítica se tienen en cuenta las siguientes convenciones: Tiempo inicial. Indica el tiempo en que se inicia la actividad. Tiempo final. El tiempo de terminación de una actividad Actividad. Se ubica el número de la actividad correspondiente de acuerdo con la tabla de planeación. Tiempo de la actividad. Se establece el tiempo que dura la actividad de acuerdo con el cronograma de actividades (días, semanas, meses, etc.). La metodología utilizada para la elaboración de la ruta crítica consiste en tener en cuenta las relaciones de precedencia y concurrencia de cada una de las actividades con su respectiva duración. Al tiempo inicial, se le suma el tiempo que conlleva la realización de la actividad y así obtenemos el tiempo final. Este proceso se repite sincronizadamente hasta obtener la totalidad del tiempo del proyecto, y como resultado de esto se obtiene la ruta crítica del proyecto productivo. 16
- 17. 4 3 8 11 1 2 3 5 7 8 2 2 4 3 3 1 0 2 2 4 4 8 8 11 12 14 14 1 Convenciones 6 4 8 12 ACTIVIDAD 6 10 DURACION Nota: Las actividades resaltadas corresponden Tiempo de Tiempo de a las actividades criticas. El conjunto de iniciación finalización estas actividades corresponde a la ruta crítica. Simbolo que indica la actividad Simbolo que indica la relación de precedencia Gráfica No 9. Ruta crítica. 17
- 18. BIBLIOGRAFÍA BARRAGAN CODINA, José N. Administración de la Pequeñas y Medianas Empresas. Editorial Trillas 2002. Págs28, 29 y 30. SILVA DUARTE JORGE ENRIQUE. Cómo iniciar su propio Negocio. El Perfil del Empresario. Escuela de Administración de Negocios, EAN, Bogotá 2002. Pág. 79 2 Ídem, Págs. 79,80 y 81. MALDONADO G., Luis Facundo y Maldonado R., Diana Patricia, Gestión de Proyectos Educativos en la Sociedad del Conocimiento. Cooperativa Editorial Magisterio. Bogotá 2001. POLO, R. Orientando el aprendizaje de diseño. Universidad Pedagógica Nacional. Bogotá. Documento de trabajo 1992. WELTMAN, Bárbara. Inicie su negocio en casa. Serie: ¡Fácil!. Prentice Hall Hispanoamericana S.A: 1998. Pág. 19 y 20. Oficina Eficiente, No 72 Septiembre / Octubre 1996 – 13/12/ 96 Desmitificando el desarrollo de una visión organizacional AMIT, Raphael, Charla de Intraempresariado, Sydney, Australia. 1997. DRUCKER, Peter. Innovation and Entrepreneuriship. Harper y Row. Nueva York, USA. 18