Modulo excel practico

FACILITADOR:
ELIECER A. SAAVEDRA G.
UNIVERSIDAD ESPECIALIZADA DE LAS AMÉRICAS
INSTITUTO DE LENGUAS Y TECNOLOGÍA
MAESTRÍA EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Y COMUNICACIÓN APLICADAS A LA EDUCACIÓN
Planificación de los procesos de formación en
línea
SISTEMAS I
EXCEL PRÁCTICO

….. Enséñele a pescar
y lo alimentará para
toda la vida.
El optimismo es como una fuerte roca ante
las cuales caen convertidas en espumas las
violentas olas de la adversidad. La facultad
para apartar la vista de los problemas, los
desalientos y los obstáculos del presente
para mirar hacia delante con fe en el éxito,
se llama optimismo.
1

Generalidades de la Informática e Introducción al Office
Prof. Eliécer A. Saavedra G.
Estimado(a) participante:
PRESENTACIÓN
El módulo a presentar ha sido elaborado con la exclusiva finalidad de
brindar la oportunidad de compartir conocimientos equitativos e
igualitarios.
Para el logro de los objetivos propuestos, es indispensable su valiosa
colaboración. Sea optimista y sobre todo, perseverante. Recuerde que
la acción es lo más importante en la vida y que la perseverancia es
uno de los secretos más importantes del éxito.
“El éxito de tu vida depende de tu actitud ante las circunstancias”
El contenido a presentar está basado en Generalidades de la
Informática e Introducción al Office.
El mismo presenta sub-módulos que contribuirán de una manera u
otra a enriquecer sus habilidades y conocimientos previos
computacionales en Microsoft Excel. En tal sentido, se procura poner
en relieve los elementos más esenciales y prioritarios que usted
necesitará para desempeñarse en el ámbito laboral.
Es muy importante volver a estudiar lo que creías saber para reforzar
el aprendizaje anterior y poder generar nuevos aprendizajes
significativos y relevantes.
“Piensa positivo y obtendrás cosas positivas; piensa en grande y
obtendrás cosas grandes”

“Sé humilde para ver la verdadera sabiduría y la sencillez del conocimiento”
CONOCIMIENTOS PREVIOS
Es muy importante reconocer las limitaciones propias y ajenas, pero
más importante es detenerse y examinarse a sí mismo para reconocer
sus capacidades, potencialidades y limitaciones. Por ello, es
importante que preguntes cuando no entiendes algo; ya que conocer
los esenciales mínimos de la computadora, es muy importante durante
todo el proceso.
Recuerda e identifica el
Monitor, CPU, teclado,
Mouse, bocinas,
Unidad de diskette,
unidad de CD, impresora,
micrófono, entre otras.

Objetivo General: Incorporar nuevas estrategias y dominios en las
generalidades del computador y Microsoft
Excel como complemento importante en la
formación profesional.
Objetivos Específicos:
 Manejar y administrar el uso de la Hoja
Electrónica de Cálculo.
 Aplicar formato de celdas y Referencias en
Excel

Libros, Hojas,
Filas y Columnas
EXCEL
Teclas de
Función y
Comandos
Gráficos en
EXCEL

Comenzaremos definiendo ¿Qué es Excel?
El potencial de las
hojas de cálculo en
general y de Excel en
particular radica en su
capacidad para realizar
operaciones, analizar y
representar
gráficamente los datos
almacenados en ellas.
Para trabajar en Excel es muy importante conocer y manejar las variables que
intervienen en el proceso. Ellas son:
a) Fila: Son las que van horizontalmente y están enumeradas a partir de 1, 2..
b) Columna: Son las que van verticalmente y se identifican por letras. A, B, …
c) Celda: Es la unión de una Fila con una Columna. El punto de encuentro. C5
se refiere a la columna C, Fila 5.
d) Rango: Es la delimitación o el campo comprendido entre una celda y otra.
(A9:H9) es decir, desde la celda A9 hasta la celda H9. O (B2:B12) Es decir,
desde la celda B2 hasta la celda B12.
La Barra de fórmulas es indispensable en todo el proceso de datos, ya que nos
facilita realizar las operaciones con mayor eficacia.
Observe que cuando escribimos algo en una celda, automáticamente se escribe
en la barra de fórmulas.

Es muy importante dominar el comando Ctrl. + 1 que significa Formato de Celda.
O Ir al Menú INICIO y elegir la Opción Formato, luego, Formato de Celdas.
el formato de números negativos.
En ella podemos
encontrar todas las
opciones que podemos
aplicar a una celda o
tabla. Observe que en el
menú número se
despliega una categoría
y en cada categoría un
sub-menú.
En el caso de la
categoría Moneda,
muestra la posición de
decimales que
deseamos, el símbolo y

Así mismo, en el menú de Alineación, encontramos otras opciones:
Observe que le permite
alinear el texto
horizontal y
verticalmente, ajustarlo
a la celda, combinar dos
o más celdas según lo
requiera, la dirección del
texto u orientación.

En el Menú Inicio, encontramos un ícono que también nos permite combinar y
centrar las celdas que requerimos:
Este ícono que se presenta, permite unir dos o más celdas y convertirlas en una
sola; veamos:
 Lo primero que debes hacer es “seleccionar” las celdas que deseas
cambiar; es decir, sombrear las celdas. Si la intención es combinar desde la
celda A5 hasta G5 (A5:G5), tenemos que seleccionar o hacer un clic en la
celda de partida, es decir la A5 y sin soltar el clic del Mouse, arrastrar hasta
la celda G5 de manera horizontal. Observarás que la primera celda de
partida queda en blanco, indicando que desde ahí se inicia la selección.
Luego, haz clic en el Icono Combinar y Centrar para formar un solo rango de la
celda.
Observa que el puntero del Mouse en Excel, es diferente al de Word y se
presenta en forma de Cruz.

Ahora que ya estamos claro en cuanto a lo que es una columna, Fila y
Celda, elaboremos una base de datos en Excel.
Escriba los siguientes datos en los espacios señalados:
En la celda A1: Números
En la celda B1: Artículos
En la celda C1: Cantidad
En la celda D1: Costo
En la celda E1: Total
para enunciar los subtítulos en negrita, colocamos el puntero del
mouse en la fila 1 y observaremos que se sombrea toda la fila o
seleccionamos dando clic en la celda A1 y
arrastramos hasta la celda E1 para sombrear, luego
damos un clic en la N de negrita en la Barra de Inicio o Ctrl+N

Igualmente si queremos centrar los datos de cada columna, sólo
tenemos que colocar el puntero del mouse sobre una de las letras de
cada columna A, B, C etc., y utilizar la barra de Inicio, Centrar.
Cuando haya colocado en las celdas A2 y A3 los números 1 y 2,
seleccione o sombree ambas
celdas. Observará que la
primera no se selecciona; esto
indica la celda de partida o inicial, pero está seleccionada. En dicha
selección se enmarca un borde de línea en negrita: observe con
cuidado que en la parte inferior derecha sobresale en toda la esquina
un cuadrito en negrita. Esto indica que si usted coloca el puntero del
mouse justo en esa esquina, el puntero cambiará de una cruz
blanca a una de línea negrita, señalando que si usted arrastra
hacia abajo, copiará la secuencia de los números deseados.
Observará que a medida que arrastra, en el
puntero muestra el número por el que se
ha escrito. De esta manera evita la acción
repetitiva de la escritura de números.

Para elaborar una base de datos en Excel, es muy importante tener en
61
cuenta de la barra de menú, Formato – Celda o el comando Ctrl. + 1
Observa que en la ventana
de Formato de Celda existen
varias opciones a elegir, y
cada una ejecuta la acción
dependiendo a donde esté
posesionada la celda o la
selección con el mouse que
hayas hecho.
Ahora bien, elaboremos la siguiente tabla: “escriba estos datos en la
hoja electrónica u hoja de Excel.”
Veamos que en la columna D2
hasta D11 al igual que en la
columna E, los
datos
numéricos
aparecen con
símbolos de B/.
(balboa). Esto se hace sombreando
desde la celda D2 hasta la celda E11 y
luego ir al menú formato – celda. En la
opción número, escoja moneda y al
lado se despliega una ventana de

símbolo: escoja B/. Español Panamá. Posición de decimales? Escoja
de total; es decir, de la E2 hasta la E11.
uno o dos, según sea su interés.
En la columna de totales, observará que aparece el
PRODUCTO; es decir, la multiplicación de las cantidades por
el costo unitario de cada artículo. Esto no se debe hacer
manualmente. Para esto existe la barra de fórmulas que
aparece en la parte superior de la Hoja de trabajo y se
distingue al inicio por el signo = (igual) o Borre los datos de la columna
Después de haberse posesionado en la primera celda en donde quiere
que aparezca el producto, haga un clic encima del signo igual
o fx y se desplegará una nueva ventana indicándole qué función desea
hacer.
En la opción seleccionar
una categoría, elija
Todas y en Seleccionar
una función, elija
Producto.

En la parte izquierda
superior aparece una
opción PRODUCTO y
justo al lado de ella, una
flecha en negrita que le
brinda otras opciones,
según sea su interés.
Hacia el centro se
muestra la barra de fórmulas indicando la función que se ha elegido y
justo debajo, hay un renglón (número 1) que indica el RANGO o la
distancia de dónde a dónde va o se aplica la operación (desde la celda
“X” hasta la celda “X”). Luego de dar ACEPTAR, aparecerá el
resultado.
De igual forma como se hizo con la columna de números,
posesiónese en la celda donde realizó la operación; coloque
el puntero del Mouse en la esquina inferior de la celda
indicada con la cruz en negrita y arrastre hasta donde tenga
el último dato para copiar la operación y que aparezcan los
demás resultados.

Cómo modificar las Hojas de un Libro 1?
Observe en la parte inferior de la Hoja de Excel en donde se enuncian
las Hojas 1, Hoja 2, Hoja 3, etc.
Ello indica que podemos Insertar,
Eliminar, Cambiar nombre, Mover o
Copiar o Seleccionar todas las Hojas,
entre otras. Esto se logra posesionado el
puntero del Mouse sobre la Hoja 1 o la
Hoja deseada y hacer clic con el botón
derecho del Mouse.
Al hacer esto, se despliega una pequeña venta con un menú de
opciones a elegir.

Al seleccionar la opción Cambiar nombre, se sombrea
inmediatamente en blanco y negro la escritura de la
Hoja 1, indicando que puede escribir sobre ella.
Así mismo, si es necesario, puede insertar más Hojas usando la
opción Insertar del mismo menú que se desplegó con la opción del
botón derecho sobre la hoja 1.
los vínculos de una Hoja a otra, puede enviar error.
Luego de haber
cambiado los
nombres a por lo
menos 5 Hojas,
asegúrese de que
no haya ningún
espacio en la
escritura, ya que a
la hora de hacer

Observe que ya se han cambiado los nombres a las Hojas.
Ahora, asumamos que queremos compilar los datos de una y otra hoja
o más hojas en una sola hoja de totales.
Seleccione los datos de la
primera hoja (o el nombre que
usted le puso a la hoja) y
cópielos en las demás hojas
(2,3, 4, etc.) observará que los
datos son repetidos, luego mantenga los mismos artículos, esto indica
que los artículos mantienen los mismos precios, pero variarán las
cantidades. La lógica indica que si varían las cantidades, varía el total.
Tomemos de ejemplo un almacén cualquiera que posea una cadena
de centros comerciales. En dicho almacén venden los mismos
productos mostrados en la ilustración.
Usted necesita compilar la cantidad de cada producto igualmente
vendido en toda la cadena
de centros comerciales.
Ahora, cambie los nombres
de cada hoja por cada
sucursal de la cadena de
almacenes y adicione una
hoja que diga: TOTALES; luego seleccione y copie los datos como se
señaló anteriormente y péguelos en los demás almacenes u hojas y
modifique las cantidades de cada sucursal (asegúrese de que cuando
va a pegar en cada hoja, el cursor o celda seleccionada esté en la

celda A1). Observará como lo indiqué anteriormente, que variarán los
totales de cada hoja o almacén.
En la hoja de TOTALES, colóquese en la CELDA C2 o en la primera
celda debajo del enunciado CANTIDAD.
Pasos:
1. borre el dato que aparece en esa celda.
2. váyase de hoja en hoja o almacén escrito y copie en una libreta
de apuntes las referencias o celdas de los datos
correspondientes a cada artículo; es decir, el primer artículo es
camisa y la primera cantidad de ese artículo es 10 y la
REFERENCIA de ese artículo es: Hoja1!C2. (Recuerde que si le
cambió el nombre a la Hoja1, entonces debe escribir el nombre
que usted colocó. Ej. Titan!C2). En la segunda hoja, copie la
referencia del mismo artículo. Ej. Elchance!C2 asumiendo de
que ya se cambiaron las cantidades respectivas de cada hoja.
3. cuando haya escrito todas las referencias de cada hoja, váyase
nuevamente a la hoja de TOTALES y posesiónese en la celda
que una a CANTIDAD con CAMISAS C2; luego en la barra de
fórmulas, coloque el signo = (igual) seguido de la apertura de un
paréntesis ( y escriba las referencias seguidas del signo + entre
una y otra referencia. Al final cierre paréntesis) y
presione la tecla ENTER. Observará y verificará
que aparece la sumatoria de todas las
cantidades de ese artículo.
4. ahora, posesiónese nuevamente en la celda que
obtuvo el resultado y desde la parte inferior de la celda, en

donde se enmarca el puntero con una cruz en negrita (ejemplo
dado anteriormente), arrastre hacia abajo y se copiará
automáticamente las fórmulas y referencias de los demás
artículos.
5. luego de que aparezcan todas las sumatorias de
todos los artículos, observará que el costo unitario se
mantiene, mientras que el costo total se modificó
completamente.
6. cuando se haya modificado el costo total,
posesiónese o haga clic en la celda al final de todos
los totales. Ahora estando esa celda seleccionada, váyase a la
menú Inicio y elija Autosuma.
Observe que tiene forma de una E.
Puede que cuando haga clic en autosuma, aparezca una
fórmula enmarcando con guiones el rango que se desea
sumar (desde la celda C6 hasta la celda C7, por ejemplo). Luego
presione ENTER y obtendrá el resultado.

A este resultado o al igual que a toda la tabla, usted le puede agregar
colores, líneas, imágenes, etc.
¿Cómo se hace esto?
Observe que en la barra de Inicio aparece un ícono
que se llama color de relleno, parecido a un envase de
pintura. Allí se despliega una galería de colores que
usted puede asignar a su gusto a cada celda o grupo
de celdas.
Igualmente en la barra de dibujo también aparece.
Cuando desee agregar líneas
a un cuadro, lo primero que
debe hacerse es seleccionar
toda la tabla o la parte
deseada a la que
pretendemos asignar líneas.
Luego en la barra de menú Inicio tomamos la opción formato – celda
o presionan el comando Ctrl. + 1.
Al elegir esta opción, aparecerá
una venta que nos presenta un
nuevo menú en relación a lo
que hemos seleccionado.
Elegimos la opción Bordes y
observaremos dos vistas
preliminares: Una presenta el
estilo de línea que deseamos y
la otra presenta las líneas

preestablecidas o líneas individuales que usted puede asignar a su
interés.
Debajo de la Galería de estilo, aparece una pequeña ventana de
opción para escoger el color de línea que desea.
Luego de elegida la línea y el color, haga clic en las opciones
Contorno e Interior para asignar los bordes.
Posteriormente haga un clic en Aceptar y de esta manera, usted
puede darle mejor forma a su tabla, cuadro o base de datos.

HIPERVÍNCULOS
Alguna vez a navegado en la Internet?
Pues si lo ha hecho, de la misma manera puede navegar en una Hoja
de Excel y llegar a los datos buscados con mayor rapidez y precisión.
Cuando haya creado una base de datos y desea tener un sistema de
hipervínculos, podrá hacerlo. Sólo tiene que crear una hoja nueva al
inicio de todas las hojas o donde usted mejor le convenga.
En este caso, es conveniente que a esa hoja nueva le asigne el
nombre de INDICE.
Observe que a todas las hojas ya se les ha asignado nombre y que
cada una posee datos respectivos. En la hoja nueva que creó
(INDICE), se enuncian los títulos de cada hoja. A la misma puede
agregar colores, líneas, imágenes o comentarios (los comentarios se
agregan posesionándose en la celda deseada y presionando el mouse

con el botón derecho; aparece la opción: insertar comentario y cada
vez que el puntero del mouse pase por esa celda, aparece y
desaparece la información que usted colocó).
uego de que ya tenga todo listo, posesiónese en el índice, justo en la
palabra guía o título; luego seleccione toda la frase o sombrea.
Seguido, en el Menú
Insertar existe un icono
con el nombre Insertar
hipervínculo;
Al hacer clic en ese icono, inmediatamente se desprenderá una
ventana indicando la ruta que usted desea vincular.
Esta ventana nos
permite vincular con
alguna dirección de
Internet, dentro o
fuera del archivo o
con otro archivo. En
este caso, haremos
clic en la opción que
dice: Marcador o
ruta dentro del archivo.

En esta ventana, aparecen
las opciones para si usted
desea colocar la dirección
de la celda y la hoja que
usted haya creado. Ahora
bien, dé un clic a donde
aparece “TITAN DE
CALIDONIA”. (Recuerde que
cuando escoge esta referencia, anteriormente tuvo que haberse
posesionado en la celda o haber sombreado ese mismo nombre en la
hoja del INDICE). Cuando hace clic, presione ACEPTAR y en la
ventana se colocará de inmediato la ruta de acceso.
Observe que donde
dice: Escriba el
nombre del archivo o
de la página web,
aparece el nombre
de la hoja a la que
usted le asignó
nombre y la celda A1
de esa hoja. Esto
significa que cuando usted dé clic en el índice a ese título, y el
puntero del mouse se transforme en una “manito” como si estuviera en
Internet, automáticamente le enviará a la ruta que le vinculó.
Ahora, repita el proceso para cada uno de los temas de la hoja de
INDICE

Para trabajar con gráficas es necesario tener en cuenta, el Menú
Insertar y elegir las opciones de Gráficos.
Observe que el asistente para gráficos se caracteriza por tener una
gráfica ilustrada:
Para hacer significativo el uso de este ícono, es necesario haber
creado una tabla de datos.
Pero antes reconozcamos el ícono combinar y centrar de la barra de
Inicio, ya que será de mucha utilidad en la realización de
tablas.
Para convertir dos o más celdas en una sola, es necesario sombrear o
seleccionar las celdas que deseamos combinar. Observe que la celda
A1, B1 y C1 están seleccionadas, sin embargo, la celda A1 aparece en
blanco. Esto indica que desde ahí se inicia la selección, aunque
pareciera que no está seleccionada.
Al presionar entonces el ícono combinar y centrar, automáticamente
las celdas se convierten en una sola. Esto nos permite escribir una
información más centrada,
según los datos
suministrados.

Elaboremos la siguiente tabla:
 En la celda combinada A1 escriba: Número de estudiantes.
 para ampliar las columnas A, B, C, etc., solo basta con
posesionarse con el puntero del Mouse entre A y B. Observará
que el puntero cambia de la cruz blanca a
negrita.
Entonces podrá presionar el botón izquierdo del Mouse y
arrastrar hacia la derecha para ampliar la columna.
 Coloque los siguientes datos en la tabla:
Desde la celda A2:A6 y
en la columna B, desde
B2:B6 (desde B2 hasta
B6)
 Luego sombreamos o seleccionamos desde la celda A2 hasta
B6.
 Seguidamente después de seleccionar, damos un clic al ícono
de Asistencia para gráficos del Menú Insertar.

 Al hacer clic en este ícono, se despliega una nueva ventana
indicando el tipo de gráfico que deseamos.
Para el fin deseado, elija la opción: Todo tipo de gráfico en la
parte inferior de las opciones.
oprima la opción Aceptar.
observe que
por cada tipo
de gráfico le
corresponde
una variedad
de subtipos a
elegir. Cuando
haya escogido
el gráfico,

Observe que Inmediatamente se inserta el gráfico y en el menú se
hace visible las opciones. No olvide que para hacer modificaciones, de
estar seleccionado el gráfico.
 Lo primero que haremos es elegir la Ubicación del Gráfico en
una Hoja Nueva. Para esto, elegimos la opción: Mover Gráfico
Ubicación del Menú

 Luego de elegir la opción, Aceptar
Esta opción es en una hoja nueva. A ella se le puede modificar el
color de fondo, de las barras, tipos de línea, etc.
Para esto, haga clic en el Menú Formato y luego elija la Opción
RELLENO DE FORMA. Allí se despliega una serie de opciones de
color, o elija imagen, degradado o textura. Recuerde que para
esto, debe haber seleccionado el fondo de la gráfica o parte de ella
deseada. Notará los cambios inmediatos.

Observe que en esta nueva ventana existe un espacio que indica
buscar en:
Observe que en el recuadro buscar en,
existe un espacio en blanco que dice Mis imágenes y al lado
derecho una pequeña flechita negrita que al darle clic, nos indicará
desde qué parte deseamos insertar la imagen.
Al hacer clic, se depliega una lista de opciones o un directorio
donde podemos
buscar la imagen
o donde
tengamos la
imagen guardada.
Seleccione la
carpeta o unidad
donde tenga la
imagen guardada y se
presentarán los archivos de imagen.

Seleccione la imagen
deseada y luego en la
parte inferior elija la opción
Insertar.
Al elegir Aceptar de
inmediato se reflejará la imagen en el fondo del gráfico. Recuerde
que la imagen se insertará dependiendo del área del gráfico que
usted seleccionó.

De igual manera, seleccione cada barra o cada cuadrito de la serie
para cambiar el color de cada parte de la gráfica.
Al hacer un clic por primera vez en una de las barras o sección de
la gráfica que usted haya elegido, es probable que se seleccionen
todas; luego repita y clic pausado, específicamente a la barra o
parte de la gráfica
o estilo y notará
que sólo se
selecciona esa
área.
Repita el paso
eligiendo cada
una de las barras.
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