Modulo no 4
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Este documento proporciona información sobre la gestión contable para proyectos productivos. Explica conceptos clave como libros de contabilidad, cuentas, costos e inventario. Detalla los pasos para registrar transacciones y obtener estados financieros. El objetivo es generar ventajas competitivas mediante la aplicación eficiente de la gestión contable para controlar la situación financiera del proyecto.
Modulo no 4
- 1. 1 MODULO 4 GESTIÓN CONTABLE PRESENTACIÓN Este módulo le proporciona información sobre fundamentos, desarrollo contable y metodología necesaria para realizar eficazmente la gestión contable de su proyecto productivo. OBJETIVOS General Generar ventajas competitivas sostenibles mediante la aplicación eficiente de la gestión contable a su proyecto productivo. Específicos 1. Construir los fundamentos conceptuales de la Gestión Contable. 2. Manejar la información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero del proyecto productivo de acuerdo a los fundamentos de la Gestión Contable. 3. Facilitar la planeación mediante el conocimiento de las operaciones contables. COMPETENCIA Ser capaz de aplicar la Gestión Contable en su proyecto productivo. CONTENIDOS Concepto de contabilidad. Libros de contabilidad La contabilidad y los proyectos productivos Las Cuentas Método simple de cuentas Costos y gastos Inventario Punto de Equilibrio Los estados Financieros El Balance General Estado de Perdidas y Ganancias. INTRODUCCIÓN Todo negocio por pequeño que sea, requiere un control de los ingresos que genera, así como de los gastos que ocasiona. Si no se controla la interacción entre estos
- 2. 2 elementos, será difícil apreciar financieramente el accionar de la empresa y como tal la supervivencia de la misma. Una manera de realizar este control se obtiene llevando a cabo la Contabilización respectiva de los ingresos y los egresos. La información contable sirve fundamentalmente para: predecir flujos de efectivo, apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios, para la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, para fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas, para ayudar a la conformación de la información estadística nacional y a contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad. La contabilidad ayuda al empresario a conocer como se desarrolla su negocio; a saber cuánto tiene, cuánto debe y cuánto a ganado o perdido en determinado periodo de tiempo. CONCEPTO DE CONTABILIDAD La contabilidad se considera como un método empresarial que permite el registro y control sistemático de todas las operaciones financieras que se realizan en la empresa. Algunos autores la definen como: "El lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo" (Catacora, Fernando,1998). Sergio García y Miguel Mattera la definen como: “Una disciplina técnica que se ocupa de la medición, registro e interpretación de los efectos de actos y hechos susceptibles de cuantificación y con repercusiones económicas sobre el patrimonio de las entidades en general y que determinan el monto de la ganancia realizada, con el propósito de contribuir al control de sus operaciones y a la adecuada toma de decisiones”. Con la información organizada sobre las transacciones de la empresa, puede conocerse la situación financiera de la misma en un momento dado o saber los resultados contables de las actividades para un periodo determinado. LIBROS DE CONTABILIDAD Las operaciones contables en una empresa, se registran en libros llamados “ Libros de Contabilidad”, en los cuales se registran los movimientos de la empresa, para tener cuando se necesite, toda la información contable ordenada y disponible; según la aplicación consecutiva, se inician los registros en el libro auxiliar, luego al libro Diario y como resumen al Libro Mayor. Estos dos últimos son de carácter oficial, puesto que requieren ser presentados ante la Cámara de Comercio para ser sellados y de esta manera garantizar ante terceros la seriedad de la empresa en el registro de sus movimientos y transacciones contables. El Libro Auxiliar registra detalladamente las transacciones que realiza la empresa diariamente con sus respectivos soportes, tales como: Recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas de venta, etc. En el Libro Diario se registra en orden cronológico el resumen de las operaciones por cuenta, obtenidas del El Libro Auxiliar. Cada operación contable origina un apunte que
- 3. 3 es conocido como “asiento contable”. Este puede ser Simple cuando solo intervienen dos cuentas y Compuesto cuando utiliza más de dos cuentas. El asiento contable se caracteriza porque tiene una doble anotación que se registran en dos columnas: en la izquierda se recoge el destino que se le da a los recursos y se conoce como Debe, en la derecha va el origen de esos recursos, y se denominan como Haber. En las visitas que realizan los funcionarios del Estado, por ejemplo, los de la DIAN, es éste libro el que primero exigen y lógicamente debe estar actualizado concordando los registros con la fecha de la visita. El Libro Mayor se divide en grupos de hojas que se asignan a cada cuenta independiente, esto es, las hojas de cada grupo están dedicada a un aspecto contable, donde se recogen de manera condensada todos los apuntes que afectan una cuenta concreta: por ejemplo, un grupo estará dedicada a la cuenta de "caja", otro a la cuenta "bancos", otro a "cuentas por cobrar", etc. El Libro Mayor recoge en estas hojas todos los movimientos que se registran en el Libro Diario pero a manera de resumen. Permite hacer un análisis del estado financiero de la empresa en un momento dado. La Información contable debe ser ante todo: Comprensible: para que sea de fácil entendimiento e interpretación. Útil: esto es, que sirva para un control efectivo. Confiable: que represente fielmente la situación económica de la empresa. Comparable: que permita establecer relaciones contables entre estados anteriores, presente y futuros sobre bases uniformes. LA CONTABILIDAD Y LOS PROYECTOS PRODUCTIVOS Los proyectos productivos requieren contar con inversión para su inicio y desarrollo. El plan de lo que se piensa realizar en el futuro para establecer un negocio o para acrecentar el mismo, es lo que se conoce como Proyecto de Inversión. Una inversión es un conjunto de recursos convertidos en un negocio para ganar dinero. Dependiendo del tipo de empresa, esta presentará unas necesidades, las que posiblemente requieren invertir en: máquinas, materias primas muebles y enseres, vehículos, locales, tecnología, capacitación, publicidad o estudios técnicos. De la destinación que se le de a la inversión, se originarán diferentes tipos de proyectos, así, 1) una inversión en Capital de Trabajo: se destinará a: Inventarios, Cartera (Financiación de cuentas por cobrar a clientes) o cancelación de pasivos costosos. 2) Inversión en Activos Fijos, se destinará a: Muebles y Enseres, Maquinaria y Equipo, vehículos, Terrenos y 3) una inversión en Gastos Preoperativos: tendrá como destinación, los gastos que hay que hacer antes de que el proyecto comience a producir y vender, tal como acontece con: indagación, estudios técnicos, costos de legalización, etc. El interés por cualquier Proyecto Productivo se puede reflejar en el aspecto económico. En todo proyecto prima tener información que indique la dirección hacia donde va el resultado de la inversión que se realizó, en un período que puede ser a corto o largo plazo. Para consolidar esta información requerida, es necesario realizar una serie de operaciones de índole contable. El éxito en el mundo de los negocios va acompañado del desarrollo de habilidades en la presupuestación, esto es, hacer ante cualquier gasto o inversión un presupuesto previo que direccione de manera razonable el Proyecto Productivo. Tal operación se aplica al obtener cotizaciones, tanto de productos, como de materiales y equipos, de esta manera, el presupuesto ayuda a controlar el proyecto.
- 4. 4 En el proceso de elaboración de un presupuesto se requiere un orden especial de prioridades bien sea de índole económico, administrativo o cualquier otro que se estime primordial, por tanto, se requiere tener cuidado en no subestimar o sobreestimar las cantidades que se analizan. También desde el inicio de un proyecto productivo, hay necesidad de separar los asuntos personales de los del proyecto en sí, es decir, separar los dineros del negocio de los gastos personales y familiares. Igualmente, todo movimiento debe relacionarse y registrarse para tener un verdadero control y que sirva de fuente para análisis de las posibles variaciones que se den al interior de la empresa. Cuando la empresa inicia sus operaciones comerciales, es decir, abre sus “puertas al público”, empieza el cambio de sus productos, mercancía o servicios por dinero que se moviliza bien sea al contado o a crédito. Al contabilizar los costos de inicio del proyecto, deberán dividirse en dos categorías, una primera que corresponde a detalles que son propios para la producción o desarrollo de servicios y una segunda, que hacen parte de los insumos para prestar los servicios. Una aplicación previa de conceptos relacionados con la contabilidad se verá en el desarrollo del siguiente ejemplo con datos considerados en la apertura y montaje del proyecto productivo de la empresa Trabajos.com, los que se presentan como simples listados y que luego se registrarán de acuerdo a las normas contables. Dependiendo del tamaño de la empresa y del tiempo transcurrido, los aspectos contables deberán profundizarse para un adecuado control financiero de la misma. En la siguiente tabla, la columna Detalles, hace referencia a los artículos requeridos para el inicio y en la columna de Costo, al valor comercial estimado para los mismos.. COSTO DE INICIO PROYECTADOS ( Para Producción) Cantidad Detalle Costo 2 Computadores de última tecnología (clones) 3’200.000 1 Plotter (planos A0 y A1) 3’000.000 1 Fotocopiadora para trabajo liviano 2' 000.000 1 Grapadora pequeña 90.000 1 Perforadora profesional 50.000 1 Guillotina manual 100.000 1 Plastificadora 300.000 1 Mesa para fotocopiadora 70.000 1 Una vitrina 150.000 1 Una estantería 200.000 1 Una bicicleta 100.000 1 Una argolladora 175.000 1 Un bisturí 3.000 1 Un extintor 50.000 Implementos de aseo 10.000 1 Recipiente para basuras 3.000 1 Lámparas 15.000 1 Publicidad y promoción 40.000 Gastos de legalización 100.000 TOTAL 9’656.000 Tabla 1. Costos de Inicio Proyectados
- 5. 5 COSTO DE INICIO PROYECTADOS (Insumos) CANTIDAD DETALLE COSTO 6 resmas Papel tamaño carta 60.000 6 resmas Papel tamaño oficio 60.000 2 docenas Ganchos para anillado 4.000 12 cajas Disquetes 8.400 6 docenas CD para grabar 7.200 3 cartuchos Tinta para impresora 240.000 5 docenas Tapas para anillado 8.000 1 rollo Cinta pegante 4.000 1 tarro Pegante Colbón 4.000 2 docenas Ganchos para grapadora 4.000 3 docenas Plásticos para laminar 6.000 TOTAL 405.000 Tabla No 2. Insumos para la prestación de servicios Luego de analizar el listado de aspectos a considerar, se establece que el Total de costos de inicio corresponde a: $ 10’ 061.600, aproximados. Conociendo los costos de inicio proyectados, es necesario definir el monto de dinero con el que se dispone en efectivo y la cantidad que se requiere solicitar como préstamo a una entidad financiera. El monto total deberá cubrir los costos de inicio requeridos para el montaje inicial, así como los insumos que por lo menos cubran el primer mes de funcionamiento, mientras ingresan los primeros dinero por la prestación de servicios. De acuerdo al monto del préstamo solicitado, también lo será el de los intereses causados, de modo que, para determinar la cuantía del préstamo, deberá considerarse el tiempo para el pago del mismo y los intereses que mensualmente deben cancelarse. Generalmente al solicitar el préstamo, se olvidan fácilmente éstas sugerencias. LAS CUENTAS Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; así mismo los costos, los gastos y las utilidades en un período determinado; es decir representan toda la parte transaccional (que tenga valor económico) para una empresa. En Colombia se unificó la Contabilidad a través del Plan único de Cuentas para Comerciantes (PUC), con el objeto de comparar el rendimiento económico por grupo de actividades económicas y poder de esta manera sacar estadísticas a nivel Nacional. Al respecto el PUC presenta una codificación estructurada por niveles, clase, grupo, cuenta y Subcuenta, que es conveniente consultar para actualización. Al igual que existen varios tipos de cuentas, existen también principios que rigen el manejo de las misma en la contabilidad, los cuales solo mediante su aplicación pueden operacionalizarse debidamente. A continuación se verá la aplicación de dos principio contables y las cuentas que se ven afectadas, es decir que intervienen en la operación contable.
- 6. 6 1. El principio de la doble partida, significa que cada transacción en una empresa, afecta por lo menos dos cuentas. Por ejemplo si la empresa Trabajos.com realiza una compra de papel para la impresión de documentos, se aumenta la cuenta compras y disminuye la cuenta caja; el análisis de ésta operación nos permite observar: a) Que ese papel se utiliza para la producción, por tanto es un costo, b) de los tres tipos de cuentas de costos, la de compras es una de las cuentas que participan en la operación, c) y de las cuentas que registran los movimientos de dinero, la cuenta caja, es la que registra el dinero que entra a la empresa en efectivo o en cheques al día o el que sale en efectivo. 2. El principio de Causación, implica que los registros de la contabilidad se hagan únicamente el día en que causan los efectos de la transacción, aunque ese día no coincida con la entrega del dinero. Si por ejemplo la empresa Trabajos. com compró una plastificadora el día 18 de julio de 2003, ese día la empresa adquirió la obligación de pagarla, aunque la cancele el día 30 de agosto de 2003. METODO SIMPLE DE CUENTAS. La manera como se llevan a cabo los registros que organizan y mantienen al día la información relativa a todas las operaciones o movimientos de una empresa, constituyen en sí, lo que se llamar el Método Simple de Cuentas. Este agrupa seis tipos de cuentas principales las que a su vez están constituidas por otras cuentas. 1° Cuenta de ventas ¡Método Simple de 2° Cuenta de cuentas ! movimiento diario. 3° Cuenta de costos 4° Cuenta de gastos de administración. 5° Cuenta de activos fijos. 6° Cuenta de la depreciación. Gráfica 1. Cuentas que Integran el Método Simple de Cuentas. En las cuentas se registran en forma ordenada las operaciones que realiza una empresa; el nombre que se le asigne debe ser claro, explícito y completo. De las cuentas que se manejan en la contabilidad, unas requieren mayor manejo, que otras; las segundas son las que requieren de la información recopilada por las primeras. Seguidamente se presentan las cuentas que registran el movimiento de dinero para la empresa Trabajos.com: El empresario dispone de $4’500.000 de dinero en efectivo, y se ha estimado solicitar un préstamo por $ 6’000.000 a una institución financiera, pagaderos en un plazo de 24 meses, que ocasionan un interés $250.000 mensuales. A partir de éstas
- 7. 7 condiciones previas, deberá analizarse el desarrollo comercial y contable de la empresa, teniendo en cuenta el compromiso financiero adquirido. La facturación de los elementos del costo de inicio, aparece con fecha de facturación del 24 al 29 de noviembre, para la contabilidad todo se registrará a partir de esa fecha, y para el proyecto productivo, deberán estar referenciadas todas las cuentas a la misma fecha y realizarse en periodos mensuales. El dinero de las ventas debe controlarse mediante “recibos de caja”, salvo que se utilice máquina registradora que lleve el conteo en listado diario de las operaciones. Cuenta De Ventas Fecha Detalle Ventas al contado Ventas a crédito 30 - XII - 03 * 3 Digitaciones de tesis 1’400.000.= 700.000.= * Digitación de otros documentos 200.000.= 136.000.= * Servicio de fotocopiado 500.000.= 200.000.= * Servicio de laminación 32.000.= * Servicio de anillado y empaste 180.000.= * Servicio de teléfono 120.000.= Total ventas del mes = 2’432.000.= 1’ 036.000.= Total ventas al mes = 3’ 468.000. Las ventas diarias se registran primero e el libro auxiliar, el resumen correspondiente pasa al Libro Diario y el resumen Mensual a Libro Mayor. Las cuentas que registran el movimiento de dinero diario y que son de manejo permanente son: la cuenta de caja, la cuenta de bancos, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. En la Cuenta de Caja, se registra el dinero que entra a la empresa en efectivo o en cheque al día, al igual, el que sale en efectivo, dando también los saldos. Al hacer anotaciones de un movimiento en la Cuenta de Caja, también se debe anotar en la cuenta que lo originó, como pueden ser: ventas, costos, gastos o activos fijos. Cuenta Auxiliar de Caja Fecha Detalle Entradas Salidas Saldo 30-XII- 03 Valor ventas al contado $2’432.000 $ 2.432.000 5- XII- 03 Insumos y repuestos $ 320.000 $ 2.112.000 5- XII- 03 Valor del arriendo $ 380.000 $ 1.732.000 6- XII- 03 Servicio de agua y alcantarillado $ 80.000 $ 1.652.000 7- XII- 03 Servicio de electricidad $ 120.000 $ 1.532.000 7- XII -03 Servicio de teléfono, $ 30.000 $ 1.500.000 8- XII- 03 Servicio de vigilancia 0 $ 1.502.000 9- XII- 03 Mantenimiento $ 15.000 $ 1.487.000 La Cuenta de Bancos registra el movimiento de la cuenta bancaria de la empresa, en la empresa Trabajos.com; el movimiento bancario se registra así.
- 8. 8 Cuenta Auxiliar de Bancos Fecha Detalle Consignaciones Retiros Saldo $ 4’500.000 30- XI-03 Depósito de préstamo $ 6’000.000 $ 10’500.000 Cheque # 204-3454 $ 3’000.000 $ 6’500.000 Cheque # 204-3455 $ 2’000.000 $ 4’500.000 Pago arriendo $ 380.000 $ 4’120.000 Mensualidad empresario $ 340.000 $ 3’780.000 Mensualidad empleado $ 340.000 $ 3’440.000 Las Cuentas por Cobrar registran las obligaciones de los deudores con la empresa; a su vez puede ser cuentas por cobrar a clientes que registran lo que los clientes deben a la empresa por el producto o servicio; cuando registran las obligaciones a favor de la empresa por conceptos diferentes a las compras de sus productos o servicios se denomina otras cuentas por cobrar. Los cheques posfechados mientras no puedan consignarse o negociarse se registran en cuentas por cobrar. Cada deudor debe tener registrada su propia cuenta. En el manejo de las cuentas por cobrar, es bueno aclarar que se debe abrir una cuenta para cada cliente, como se observa a continuación para la empresa Trabajos.com. Cuenta Auxiliar para cada Cliente: Cuentas por Cobrar Cliente X Empleado____Otro Deudor _____ Nombre del Deudor: Avelino Ordóñez Dirección : Carrera 45 # 101-34 Teléfono: 4113204 Fecha Detalle Valor de Abonos Saldo Vence la deuda 02-XII- 03 Digitación de tesis $700.000 $400.000 $300.000 17-01-04 Cuentas por Cobrar Cliente X Empleado____Otro Deudor _____ Nombre del Deudor: Nérida Suescún Dirección : Calle 78 # 36-28 Teléfono: 3242408 Fecha Detalle Valor de Abonos Saldo Vence la deuda 09-XII- 03 Digitación de documentos $136.000 $136.000 24-01-04
- 9. 9 Cuentas por Cobrar Cliente X Empleado____Otro Deudor _____ Nombre del Deudor: John Londoño y Cia. Dirección : Calle 14 # 68B-44 Teléfono: 2442128 Fecha Detalle Valor de Abonos Saldo Vence la deuda 19-XII- 03 Servicio de fotocopiado $200.000 $200.000 08-01-04 En las Cuentas por Pagar, se registran todas las deudas pendientes que tiene la empresa; según la obligación pueden clasificarse en: 1) obligaciones bancarias, 2) cuentas por pagar a proveedores, 3) anticipos recibidos de los clientes y otras obligaciones pendientes. Cuentas por Pagar Proveedor: X Obligaciones___ Nombre del Acreedor: Colmena Dirección: Calle 72 # 8-34 Teléfono: 2551100 Ext. 234 Fecha Detalle Valor de la Abonos Saldo deuda 30-XI-03 Valor de préstamo $ 6’000.000 $6’000.000 30-XII-03 Abono mes de Diciembre $ 250.000 $5’570.000 COSTOS Y GASTOS Al hablar de costos se hace referencia a los desembolsos y deducciones causados en el proceso de fabricación o producción, como materias primas, materiales de insumo o de consumo, fletes, servicios públicos, daños y reclamos, etc. Mientras que los gastos son los desembolsos y deducciones causados por la administración de la empresa, como sueldos y salarios de gerente y empleados. Es importante, reconocer dentro de los gastos causados por la administración de la empresa; la papelería, el teléfono, la publicidad, la depreciación de muebles, enseres y el mantenimiento. Costos.. Variables Son causados Gastos.. por la producción o Son causados prestación de por la servicio. Fijos Administración de la empresa. Gráfica 2. Costos y Gastos
- 10. 10 Los costos a su vez pueden clasificarse, según se vean afectados por la producción y las ventas, así los Costos Fijos son independientes de ellas, mientras que los Costos variables aumentan o disminuyen de acuerdo con el volumen de producción y ventas. El fin del costo es saber cual es el valor del producto; a ese costo se le adiciona la utilidad que se quiere ganar. Se debe tener presente que el Costo no tiene como fin la ganancia, como es el pago de los servicios públicos, por ejemplo la energía eléctrica , el servicio de acueducto. Todo lo contrario ocurre con los Gastos, en los que su desembolso tiene por objeto la obtención de utilidades, por ejemplo la publicidad del establecimiento comercial. El capital de trabajo, es el dinero que la empresa tiene para pagar sus costos y gastos normales de funcionamiento, tal cual ocurre con el alquiler, la materia prima, los servicios públicos, los sueldos y salarios, pagos a proveedores y otros. El capital social, constituye parte del capital total de la empresa. Este capital social, lo constituye en sí, el dinero que el emprendedor coloca como base. En el caso de los costos, los variables cambian en relación directa con determinada actividad o volumen, bien sea de producción o de ventas. El material que va a utilizarse en el proceso de producción depende del número de artículos o servicios que se producen. Para obtener los Costos y Gastos correspondientes deberán realizarse previamente otras operaciones (registros contables), en las que se establecen las primeras cuentas y la interacción entre las mismas. En trabajos.com, para la máquina fotocopiadora, los materiales y repuestos empleados son papel y tinta; con relación a la mano de obra, no se emplea a destajo, pues generalmente, la mano de obra es fija, lo cual significa que contablemente solo se tienen dos costos variables: el costo de la mercancía y las comisiones sobre las ventas, tal como aparece en la tabla siguiente: Insumos(semanales) : Mensual Valor Resmas de papel, tamaño oficio, 2 resmas 8 resmas $ 80.000.= Resmas de papel tamaño carta, 2 resmas 8 resmas $ 80.000.= Cartuchos de tinta para impresora, ¼ 1 cartucho $ 80.000.= Cartucho de tonner, ¼ 1 cartucho $ 80.000.= Metros de anillado, 5 metros 20 metros $ 20.000. Tapas para anillado, 15 juegos de tapas 60 juegos $ 60.000.= Material plastificante, 3 láminas de 4 12 láminas $ 12.000.= unidades Ganchos para cosedora, ¼ de caja 1 caja $ 4.800.= Disquetes, 1 caja de 10 unidades 4 cajas $ 48.000.= Ganchos clip, 1 caja 4 cajas $ 6.000.= CD para gravar, 1 paquete de 10 unidades 4 paquetes $ 60.000.= Total mensual de Insumos $530.000.= Tabla 3. Insumos Semanales- Mensuales
- 11. 11 Costo correspondiente a Insumos y Repuestos Tipo de Servicio: Fotocopiado Precio del servicio: $ 50 unidad Servicios vendidos en el mes : $ 10.000 = Insumos y Unidad de Costo Unidades Repuestos Compra Utilizadas en Por Unidad Servicios. Costo Papel Resma $ 8. 000 20 $ 160.000 Tinta Cartucho $ 80.000 1 $ 80.000 Tonner Cartucho $ 80.000 1 $ 80.000 Costo total de Insumos y Repuesto = $ 320.000 Otros costos variables Costo variable total $ 320.000 Para realizar el cálculo de los costos, se tiene presente que estos pueden hacer referencia a: 1) Compras de materias primas, insumos o mercancías ; 2) salarios y prestaciones del personal de producción como operarios y uniformes para operarios y 3) Costos generales, tal como: alquiler, servicios públicos, Material de consumo,, mantenimiento de máquinas y equipo, daños y reclamos y otros Unos son los costos de inicio y otros, los que se realicen después del primer período de labor de la empresa. Así, para el primer período los desembolsos y deducciones causados en el proceso de fabricación o producción en la empresa Trabajos.com; fueron los siguientes: COSTO CAUSADOS (Insumos) CANTIDAD DETALLE COSTO 6 resmas Papel tamaño carta 60.000 6 resmas Papel tamaño oficio 60.000 2 docenas Ganchos para anillado 4.000 12 cajas Disquetes 8.400 6 docenas CD para gravar 7.200 3 cartuchos Tinta para impresora 240.000 5 docenas Tapas para anillado 8.000 1 rollo Cinta pegante 4.000 1 tarro Pegante Colbón 4.000 2 docenas Ganchos para grapadora 4.000 3 docenas plásticos para laminar 6.000 TOTAL 405.000 Tabla 4. Insumos del Primer Mes
- 12. 12 Egresos (mensuales) Costos Generales Costo Valor del arriendo, $ 380.000. Servicio de agua y alcantarillado, $ 80.000. Servicio de electricidad, $ 120.000. Servicio de teléfono, $ 30.000. Servicio de vigilancia, $ 0 Mantenimiento $ 15.000. Total Costos Generales $ 625.000. Tabla 5. Egresos Mensuales Ingresos: Trabajos digitados, en promedio 10 semanales( 3 tesis de 100 hojas c/u, otros documentos 120 hojas), total 420 hojas en promedio. Fotocopias, en promedio semanal 3.500 copias Servicio de laminación, 10 semanales Servicio de anillado y empaste, 15 semanales Servicio de teléfono, $ 40.000 Los valores para tesis y documentos en general, se deducen a partir del número de hojas impresas, de acuerdo a los siguientes valores: Digitación de hojas: sólo texto, $700 c/u ; con gráfico hasta $2.000 c/u; valor promedio de tesis realizada completamente a partir de datos generales que se hayan de ordenar y demás, de 100 hojas promedio: $ 700.000=. Si solamente es digitación, el valor puede ser inferior. Depreciación de Maquinaria En la depreciación se tienen en cuenta el gasto correspondiente al valor que va perdiendo un bien como consecuencia de su desgaste o porque se hace anticuado por el uso. Para su cálculo se parte de un documento previo como factura, recibo, comprobante o vale. Si se contabiliza la depreciación de vehículos, muebles y enseres de oficina, se considera como Gastos de Administración, en cambio, si es de maquinaria y equipos, casa o edificios, será costo general. Para el cálculo de la depreciación mensual se divide el valor del activo por el número de meses de vida útil que tiene. Para Vehículos se asignan cinco años, esto es 60 meses; para muebles y enseres: 10 años o 120 meses; para máquinas y equipos: 10 años o 120 meses y para casas y edificios 20 años o 240 meses. Basados en estas normas se procede a su realización contable.
- 13. 13 Cuenta Depreciación Deprecia Cantidad Detalle Costo ción 2 Computadores de última tecnología (clones) 3’200.000 53.333 1 Plotter (planos A0 y A1) 3’000.000 25.000 1 Fotocopiadora para trabajo liviano 2'000.000 16.666 1 Grapadora pequeña 90.000 750 1 Perforadora profesional 50.000 417 1 Guillotina manual 100.000 833 1 Plastificadora 300.000 2.500 1 Mesa para fotocopiadora 70.000 583 1 Una vitrina 150.000 1.250 1 Una estantería 200.000 1.667 1 Una bicicleta 100.000 1.667 1 Una argolladora 175.000 1.483 1 Un bisturí 3.000 1 Un extintor 50.000 Implementos de aseo 10.000 1 Recipiente para basuras 3.000 1 Lámparas 15.000 1 Publicidad y promoción 40.000 Recipientes 10.000 Gastos de legalización 100.000 TOTAL 9’656.000 106.149 La cuenta gastos de administración para la empresa Trabajos.com, se observa en la cuenta gastos de administración. Cuenta Gastos de Administración Fecha Detalle Salario y Gastos Prestaciones Generales 30-XI-03 Intereses préstamo Colmena $ 180.000 29- XI-03 Mensualidad Empresario $ 340.000 29- XI-03 Mensualidad Operario $ 340.000 29- XI-03 Teléfono $ 60.000 30- XI-03 Depreciación $ 106.000 30- XI-03 Prestaciones sociales $ 318.512 Todo empresario debe tener en cuenta las Obligaciones Laborales, que son una serie de pagos que el empleador tiene con sus trabajadores y que han sido establecidas por la Legislación Laboral Colombiana, como se observa en el siguiente cuadro: Cesantías = ( Sueldo básico + Auxilio transporte)*(días trabajados/ 360). Intereses Cesantías = ( Cesantías) * ( 1%/30) * (días trabajados) Vacaciones = ( sueldo básico/2) (días trabajados/360) Prima = ( Sueldo básico + auxilio de transporte) (días trabajados/360) Auxilio de transporte = $ 37.500 Gráfica 3. Prestaciones Sociales
- 14. 14 Salarios(mensual): Empresario - Gerente : $ 340.000 Operario: $ 340.000 Auxilio de Transporte $ 75.000 Total salarios al mes $ 755.000 Prestaciones sociales Salud 12,0% ( 4% paga el trabajador y 8% la empresa) $ 27.200 Pensión 13,5% (3.3% paga el trabajador y 10,1% la empresa) $ 34.320 Los siguientes aportes son cancelados por la empresa: Riesgos profesionales 1% $ 3.400 Subsidio 4,0% $ 13.600 Bienestar familiar 3,0% $ 10.200 Sena 2,0% $ 6.800 Total $ 95.620 El total de las prestaciones sociales, para un empleado y el gerente de la Empresa Trabajos.com, sumará entonces el doble $ 191.240 INVENTARIOS El conjunto de bienes clasificados, contados, medidos o pesados y el costo variable constituyen lo que se conoce por inventario. Los inventarios pueden ser de varios tipos según sea de: mercancías, materias primas, repuestos y suministros, de producción terminada o de producción en proceso. El listado de materiales y productos, es en sí un inventario (recuento y valorización de los bienes que la empresa tiene para consumir, procesar o vender, tal como el realizado con los materiales y productos de trabajos.com) y hace parte de los documentos que se emplean en la contabilidad del proyecto productivo, junto con los recibos y demás documentos que respaldan los valores de compra y adquisición de los diferentes implementos. El listado elaborado previamente de manera organizada constituye el inventario y da una idea de la manera como se controlan los movimientos en la empresa. Los inventarios de mercancías, materias primas, repuestos y suministros se hacen con base en el precio de compra, de la última factura. Nunca se utiliza el precio de venta. Del control general, deberá quedar una cantidad que indique una diferencia entre el valor de la venta y el costo variable de lo vendido, cantidad que es conocida como el margen de contribución. A su vez, de éste margen, corresponde una parte como margen de contribución del producto, ocasionado por la diferencia entre su costo variable y su precio de venta y la otra parte, como diferencia entre el total de sus costos variables y el total de sus ventas. En resumen, el margen de contribución es lo que queda de las ventas para pagar los costos y gastos fijos, y para generar la utilidad. PUNTO DE EQUILIBRIO Como se comprenderá, al conocer el margen de contribución, se tendrán argumentos para conocer el punto de equilibrio, esto es, conocer el volumen de ventas necesario para sostener el proyecto productivo sin ganar ni perder dinero. Pues es a partir del punto de equilibrio que se determina un fracaso económico, si el valor es inferior a éste, por el contrario un valor superior impulsará hacia el éxito del mismo.
- 15. 15 A demás se debe tener presente, que todo negocio en su comienzo, no generará ganancias proporcionales a su inversión, pues se requiere de un tiempo mientras se “acredita” y adquiere “clientela permanente”, por consiguiente, es indispensable asignar parte del dinero inicial para que respalde éste periodo de posicionamiento en el mercado. Punto de equilibrio.. Es el volumen de ventas necesario para sostener el negocio Total de costos y gastos sin ganar ni perder dinero. Total de Ventas Gráfica 4. Relación del Punto de Equilibrio. La empresa está en Punto de Equilibrio, cuando el margen de contribución es igual al total de los costos y los gastos. La empresa da utilidad, cuando el margen de contribución es mayor que el total de los costos y los gastos. La empresa da pérdida, cuando el margen de contribución es menor que el total de los costos y los gastos. También al inicio de actividades se debe hacer referencia al sueldo del gerente, el que se contabiliza en la “nómina”, al igual que los salarios de los demás empleados. Cabe anotar que en un proyecto sencillo, el empresario es el mismo gerente, y aún así, ha de asignársele un salario, para con esto evitar, que la persona como tal, tome dineros del negocio y los asigne para gastos personales, también en negocios de carácter familiar, los empleados aunque son familiares, no por eso se omitirán como empleados en la nómina. ESTADOS FINANCICEROS De los informes que se obtiene de las diferentes cuentas, dos son los informes que dan a conocer la situación de la empresa en un momento dado; y los resultados de su actividad en un periodo determinado, éstos son conocidos como Estados Financieros, y sus nombres son el Balance General y el estado de Ganancias o Pérdidas. De ellos se tratará a continuación. El estudio financiero de un Proyecto Productivo consiste en prever el rendimiento económico del proyecto, en conseguir el dinero necesario para realizarlo y en distribuir de la manera más eficiente ese dinero. El Análisis Financiero permite determinar la capacidad de endeudamiento de una empresa, la rentabilidad del patrimonio y de los activos, la tasa de rendimiento, para poder prever de una mejor manera el futuro de la empresa y tomar las decisiones para su supervivencia y crecimiento.
- 16. 16 EL BALANCE GENERAL Es un informe que organiza los datos de la contabilidad para dar a conocer la situación de la empresa en una fecha determinada. El Balance General está conformado por la Cuenta Activo constituida por los bienes, derechos y valores de la empresa , la Cuenta pasivos que son las deudas y obligaciones que adquiere la empresa y el Patrimonio. Estas tres cuentas deben considerarse conjuntamente para obtener el Balance General. ¿ Como hago un balance general? Gráfica 5. Cuentas del Balance General. Para realiza el balance general se tiene en cuenta la información que suministra la cuenta activos, la cuenta pasivos y el patrimonio. La Cuenta Activos reúne la información que se obtiene de la cuenta caja, la cuenta bancos, las cuentas por cobrar, los inventarios y otras inversiones. Con relación a la inversión previa, la inversión en Activos Fijos, hace referencia a los elementos necesarios para el funcionamiento de la empresa que no están para la venta. Estos pueden ser :1) Muebles y enseres, que incluye muebles en general, equipos de oficina tales como: Teléfono, calculadora, registradora, computador, fotocopiadora, escritorios, otros; 2) Maquinaria y equipos: Todo lo necesario para la fabricación de los productos o para prestación del servicio de la empresa, como son: Máquinas de coser, guarnecedoras, cortadoras, fileteadores, taladros, tornos, herramientas, soldador y otros; 3) Vehículos, lo requerido para el transporte de las personas de la empresa o de las mercancías de la empresa, tales como: Bicicleta, moto, vehículo, camioneta, etc. 4) Terrenos y edificios, espacios que son necesarios para una sede propia. A continuación se referencian los activos de la empresa Trabajos.com Cuenta de Activos Fijos (Vehículos) Fecha Detalle Entradas Salidas Saldo 30- XI-03 Bicicleta $ 100.000 $ 100.000
- 17. 17 Cuenta de Activos Fijos (Muebles y Enseres) Fecha Detalle Entradas Salidas Saldo 30- XI-03 Mesa para fotocopiadora $ 70.000 $ 170.000 30- XI-03 Vitrina $ 150.000 $ 320.000 30- XI-03 Estante $ 200.000 $ 520.000 30- XI-03 Bisturí $ 3.000 $ 523.000 30- XI-03 Extintor $ 50.000 $ 573.000 30- XI-03 Implementos de aseo $ 10.000 $ 583.000 30- XI-03 Recipiente para basura $ 3.000 $ 586.000 30- XI-03 Lámparas $ 15.000 $ 601.000 Cuenta de Activos Fijos (Máquinas y equipos) Fecha Detalle Entradas Salidas Saldo 30- XI-03 2 computadores $ 3’200.000 $ 3’200.000 30- XI-03 1Plotter $ 3’000.000 $ 6’200.000 30- XI-03 1 Fotocopiadora $ 2’000.000 $ 8’200.000 30- XI-03 1 grapadora pequeña $ 90.000 $ 8’290.000 30- XI-03 1 Perforadora profesional $ 50.000 $ 8’340.000 30- XI-03 1 guillotina manual $ 100.000 $ 8’440.000 30- XI-03 1 Plastificadora. $ 300.000 $ 8’740.000 En la Cuenta Pasivos se incluyen todas aquellas deudas y obligaciones, como sobregiros y obligaciones bancarias, cuentas por pagar, anticipos recibidos de clientes e impuestos por pagar. El Patrimonio, es el valor de los bienes que realmente pertenecen a la empresa, está conformado por cuatro cuentas; la cuenta capital, que es la suma del dinero y del valor de los bienes con los cuales se funda la empresa; la cuenta utilidades acumuladas, que se registra luego de transcurrido un tiempo de operación en la empresa; la cuenta utilidades del último periodo, que al igual que el anterior se registran para el periodo definido inicialmente y la cuenta de valorizaciones, en la que se tiene presente el aumento del valor comercial de los bienes, también contabilizada para un periodo preestablecido. En el caso de la empresa Trabajos.com, hacen parte del patrimonio los $10’100.000.00., considerados como costos de inicio. La elaboración del Balance General requiere ante todo: Determinar el periodo para el cual se realiza, con la fecha de corte, que es precisamente el último día, cuyos registros quedan incluidos en el balance.
- 18. 18 Reunir toda la información de la cuenta activos, cuenta pasivos y cuenta patrimonio. Registrar la información en un formato en el que se incluyan todas las cuentas que participan en el balance. Empresa ____________ Balance General Fecha de corte ________ Activos Pasivos Total de Activos corriente: Pasivos Corrientes Total Pasivos Total Activos Fijos Patrimonio Total de Activos Total Pasivo + Patrimonio: Tabla 6. Formato del Balance General. ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS Muestra los ingresos y los gastos, así como la utilidad o pérdida resultante de las operaciones de la empresa durante un periodo de tiempo determinado. El procesamiento de esta información llevará a aprender a calcular lo que se conoce por Estado de Pérdidas y Ganancias, así como, la cantidad de unos y otros correspondientes para un tiempo estipulado. La elaboración del mencionado estado, se resume en la realización de un conjunto de pasos consistentes en averiguar el: Período que se quiere analizar. Valor total de las ventas realizadas en el período Costo de la mercancía vendida en el periodo. Valor total de los gastos de Administración en el período definido. El Estado de Pérdidas y Ganancias está constituido por las cuentas de resultado; y dentro de ellas encontramos la cuenta ventas, la cuenta compras, la cuenta costos, la cuenta gastos y la depreciación. La Cuenta Ventas, permite saber si lo que vende la empresa es suficiente para cubrir sus gastos y para dar ganancia., el la siguiente tabla se observan los aspectos que incluyen dichas cuenta La información contable se puede relacionar mediante un conjunto de operaciones llamadas Índices Financieros, éstos analizan e interpretan los datos consignadas en los estados financieros, mediante comparación de cuentas o grupo de cuentas para analizar el manejo de la empresa en lo relativo a dichas cuentas, de esta manera
- 19. 19 miden el aprovechamiento de los recursos de la empresa e identifican los problemas específicos del proyecto productivo. Un ejemplo típico lo constituye la comparación de los Activos con los Pasivos, que indica si la empresa tiene un nivel de endeudamiento razonable o sí, por el contrario, está demasiado endeudada. Otro caso sería la comparación de la Utilidad Líquida con las Ventas, que indica si los resultados de la actividad de la empresa son satisfactorios o no. Los índices financieros están clasificados en cuatro categorías: De liquidez, de Rotación, de Endeudamiento y de Rentabilidad. Debe tenerse claridad con relación a los costos variables, recordando que su valor aumenta o disminuye cada vez que la producción aumenta o disminuye (si es una empresa industrial) o las ventas aumentan o disminuyen, si es una empresa de servicios. Estos costos variables toman en cuenta: materias primas, insumos y repuestos, mercancías, mano de obra al destajo, comisiones sobre ventas, empaques, fletes y otros. BIBLIOGRAFÍA ÁLVAREZ López, José. Introducción a la contabilidad de Gestión. McGraw-Hill, 1993. BLANCO Ibarra, Felipe. Contabilidad De Costes Y De Gestión Para La Excelencia Empresarial. Madrid 1993 BAREA, María Teresa; BILLÓN Currás, Margarita. Globalización Y Nueva Economía. Madrid: Encuentro, 2002 HORNGREN T., Charles y Walter T. Harrison. Contabilidad. Prentice-Hall Hispanoamericana, México, 1991. LANNY M. Salmón., Vargo, Richard, J. Principios de contabilidad. Harla, México 1988. MEIGS, A. N. Mosich, Johnson Carlos E. Contabilidad La Base Para Decisiones Comerciales Vol. 1Walter B., Libros McGraw-Hill Colombia 1978. LOPEZ , José Isauro. Diccionario Contable Administrativo Fiscal,. México, Thomson, 2002, (3ª ed). LÓPEZ, José Luis. Análisis de Estados Contables. Madrid: Universidad Autónoma: Ediciones Académicas, 1995. MEIGS F. Robert. Contabilidad. La Base Para Decisiones Gerenciales. México, Mc Graw Hill, 2001, (11ª ed).
- 20. 20 PIZARRO, Tomás Miguel y Alfonso , José Luis. Presentación Y Análisis De Estados Contables. 1991 URRUTIA, Raola, Manuel. Diccionario De Negocios: inglés-español, español- inglés. Limusa, México, 1991. VAN DER BERGHE, Edgar. Como Crear y Gerenciar su Propia Empresa. 2ª. Edición. Unibiblos, Bogotá, 1999.