Planificacion y control interno
- 1. El Planeamiento Estratégico y el Control de Gestión Estela Dávila, Tania
- 2. El Planeamiento Estratégico Eficacia de la Empresa Estimula la autorrealización y satisfacción Evaluar y controlar Planeamiento Estratégico Adaptación al cambio Consiste en crear un sistema flexible e integrado de objetivos y sus correspondientes estrategias y luego evaluar su cumplimiento. Coordinar esfuerzos Planeamiento Estratégico Planeamiento Específico Planeamiento Operativo Accionistas/Directores (Largo Plazo) Gerencias Línea/Área (Mediano Plazo) Sub Gerencias/Jefaturas (Mediano Plazo)
- 3. El Proceso de Planificación Estratégica (I) Formulación del concepto estratégico •Determinación de la visión (II) Formulación del plan estratégico: Definición de la estrategia •Objetivos estratégicos (III) Formulación de los planes tácticos Operacionales: La acción del corto plazo (IV) Ejecución de los Planes y Control •Objetivos operativos •Ejecución •Misión •Metas estratégicas •Metas operativas •Análisis FODA •Plan de acción •Plan de acción •Lineamientos y políticas •Recursos para ejecutar el plan de acción •Recursos para ejecutar el plan de acción •Valores Retroalimentación (feed back) •Sistema de Control Interno: Indicadores
- 5. Relación entre conceptos ORGANIZACIÓN La organización es la forma como interactúan y coordinan los individuos y recursos de una institución o empresa, para lograr un fin o resultado. ESTRUCTURA El orden en la empresa es un proceso interno y continuado de asignación formal e informal de tareas a las personas, no a la empresa. La asignación formal es lo que se denomina “estructura”. Básicamente facilita el logro de la estrategia y aclara responsabilidades
- 6. Estructura Organizacional SISTEMAS DE CONTROL SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN Estructura Organizacional SISTEMAS DE INCENTIVOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Clima Organizacional Cultura Organizacional RESULTADOS
- 7. Necesidad de Alineamiento Hacia dónde queremos llevar a la organización? Comunicación y despliegue Objetivos Procesos de la Organización Feedback Estamos logrando los objetivos de la organización? Indicadores y mediciones
- 8. Análisis de Procesos Productividad = Resultado Recurso Eficacia Resultado Meta Eficiencia = = F(Eficacia, Productividad, k) Meta Entradas Salidas Procesos Eficacia Productividad Efectividad = F(Eficiencia, Eficacia, Productividad, N) Eficiencia Productividad
- 9. El Control de Gestión Herramienta de apoyo a la alta dirección, la cual por medio de información generada periódicamente, permite conocer qué está ocurriendo en cada momento en las áreas, o negocios que se consideren fundamentales. Deriva de la estrategia Se adecua a la estructura Es un compromiso organizacional, incide en el comportamiento Busca equilibrio entre el corto y largo plazo Definir indicadores, es definir señales
- 10. Diseño de un Sistema Integrado de Control de Gestión PRINCIPIOS BÁSICOS DE UN SICG Claridad y simplicidad, Adaptabilidad, Eficacia y Eficiencia, Continuidad y Objetividad •Lograr que los objetivos corporativos, departamentales, etc. •Permite descentralizar en operaciones, interfuncionalidad. •Evitar conflictos entre los objetivos, la empresa, los departamentos y los objetivos personales. •Coordinar esfuerzos de distintas áreas de la empresa •Detectar problemas y las necesidades de control a tiempo. Funciones de un Sistema Integrado De Control de Gestión
- 11. Balanced Scorecard (BSC) El BSC traduce la visión y objetivos en Indicadores/Mediciones del desempeño de la organización. CLIENTES ¿Cómo me deben ver mis Clientes para ser exitoso? FINANZAS ¿Qué objetivos financieros debo perseguir para ser exitoso? Pers pecti vas del BSC Visión y Estrategia PROCESOS INTERNOS ¿En qué procesos debemos ser los mejores? APRENDIZAJE ¿Cómo mantener la Capacidad de cambio y mejora? Un conjunto de indicadores financieros y no financieros articulado con la visión y estrategia
- 12. Cómo se construye un BSC MAPA DE OBJETIVOS = RELACIÓN CAUSA EFECTO Debe contener: Objetivos definidos, clasificación por perspectivas, elaboración del mapa causal, revisión vertical.
- 13. TABLA BALANCEADA: Objetivos, Indicadores, metas, actividades Debe: determinar indicadores para cada uno de los objetivos, definir apoyo tecnológico, desarrollar acciones de monitoreo establecer puntos de aprendizaje a partir de la construcción y empleo del BSC. TABLA BALANCEADA Objetivos Mediciones Indicadores Rentabilidad RSI Mejor la Satisfacción del cliente Compras repetidas Modernizar el proceso % del proyecto de producción avanzado Reentrenar al personal Disponibilidad en tecnología de de habilidades información Líneas de Metas (Año Base N+1) Iniciativas 14% anual Implantar costos ABC 0.3 0.6 Programa de calidad de fidelización n.d. 60% año 1 Programación de instalación 0.25 50% año 1 75 % año 2 Plan Capacitación para todos 0.1
- 14. Indicadores de Gestión Un indicador es una medición cuantitativa que entrega un resultado, una alerta, una señal de una situación, al comparar uno o varios datos, variables o aspectos relacionados a la vez (fórmula), para un determinado período. Ejemplo: Periodo promedio de cobranzas: Cuentas por cobrar * 360 d Ventas anuales Cuentas por cobrar = S/. 100 000 Ventas Anuales = S/. 600 000 Meta = 65 d Periodo Promedio = 60 días Deben concentrarse en los elementos/características importantes del objetivo y meta a medir. Deben mediante una relación simple evaluar las metas cuantitativamente. Dice si un objetivo es o no exitosamente logrado. Provee una base para el monitoreo y evaluación.
- 15. Características o requisitos de un buen indicador ALINEAMIENTO AL OBJETIVO O ESTRATEGIA Sustancial , es decir que tratar de medir aspectos relevantes de la estrategia y/o negocio, centrando atención en medir el grado de cumplimiento de los objetivos de la institución o área a evaluar. Objetivo: Mejorar Eficiencia de la Cobranza Meta1: 65 dias Indicador: Periodo promedio de cobranza Meta2: 90% Indicador: % Clientes puntuales Independiente, debe emplearse para medir resultados que dependan Independiente fundamentalmente por las acciones de la institución, área, grupo responsables, al cual se desea evaluar. Objetivo: Mejorar Eficiencia de la Cobranza Indicador: Periodo promedio de cobranza Interna: Depende únicamente de la gestión de la empresa Externa: Situación económica país: recesión pobreza
- 16. Características o requisitos de un buen indicador VIABLE Cuantitativo, debe identificarse claramente las variables y datos Cuantitativo cuantitativos y debe definirse las unidades que faciliten la medición y posibiliten la comparación o evaluación y la fórmula a emplear. Meta 1: 65 d Indicador: Periodo promedio de cobranza (Cuentas por cobrar * 360 dias) / Ventas anual Cuentas por cobrar = S/. 100,000 Ventas anual = S/. 600,000 Periodo promedio de cobranzas: S/.100,000 * 360 d / S/.600,000 : 60 días Verificables, debe existir alguna fuente de información para extraer los Verificables datos y variables, la información considerada debe ser confiable y debe estar sustentada en sistemas que puedan ser auditados. Meta 1: 65 d Indicador: Periodo promedio de cobranza Estados Financieros: El área contable entrega reportes formales.
- 17. 3. TIPOS DE INDICADORES •INDICADORES DE PERFORMANCE miden resultados o efectos, son del nivel final y miden también el cumplimiento del propósito. Aspectos en que inciden costos, calidad, oportunidad, entrega. •INDICADORES DE EFICIENCIA miden el nivel de eficiencia en el empleo de recursos o factores comparandolos con los productos y/o resultados. •INDICADORES DE PROCESOS miden resultados en la ejecución de los mismos, pueden emplearse para considerar uno o mas aspectos del proceso. .
- 18. Indicadores de Perfomance Indicadores de Procesos 1 Indicadores de Procesos 2 Input Input Input Indicadores de Eficiencia
- 19. Formato: Ficha de Indicador Indicador Margen de Ventas Definición Este indicador permite medir el nivel de rentabilidad obtenido en las ventas del periodo Objetivo Incrementar Rentabilidad de las Ventas Eq. Relacionados Todas las Areas Tipo Perfomance Formula de Cálculo Utilidad Neta / Ventas totales * 100 Fuente auditable Estados Financieros auditados Ganancias y perdidas Datos históricos 1997 : 6%. 1998 : 8.5%. 1999 :10% Meta para el año 2000 14%. Forma de Evaluación Directa Frecuencia de reporte Trimestral y formatos del Estado de
- 20. EL Mapa Estratégico Perpectiva Financiera Compra Promedio Aumentar el valor de los accionistas Crecimiento de las ventas Aumentar el valor a los clientes Rentabilidad Nuevos Clientes Nuevas fuentes de ingresos Mejorar la estructura de costos Perspectiva La Proposición de Valor del Cliente Reconocimiento La experiencia Oferta de prod. de la lealtad Rey y precios Perspectiva Interna Perspectiva del desarrollo y aprendizaje Conocer y Retener a los clientes Competencias Admón. de categorías Tecnologías Excelencia operativa Motivación y clima Mejorar la utilización de activos Imagen Buen ciudadano corporativo