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ACCES 2007IVAN POLANIA ALMARIOLUIS GABRIEL OCHOAFERNANDO CHICO GUARININSTITUTO TECNICO INDUSTRIALESPECIALIDAD DE SISTEMASGRADO 10FLORENCIA CAQUETA2010

LAS TABLASLas tablas son las estructuras que permiten almacenar los datos de la base dedatos.Una tabla es un conjunto de tuplas o registros. En este sentido podemos considerarla como un fichero que contiene registros, tantos como se quiera. Cada registro estará compuesto por una colección de campos. Cada campo tendrá un tipo que indica la clase de datos que puede almacenar. Y cada tipo tendrá unos atributos de tipo que limitan el dominio de los valores permitidos, así como una serie de restricciones y normas.

Por ejemplo, podemos tener una tabla para almacenar datos sobre los alumnos matriculados en una cierta asignatura. Esa tabla puede denominarse “Alumnos” y contendrá registros con, por ejemplo, los siguientes campos.

CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE TABLAS Las tablas sirven para organizar la información de una forma clara, ordenándola en filas y columnas. PROCEDIMIENTO:Cómo crear la tabla (en blanco): 1.- Sitúa el cursor donde quieras que aparezca la tabla. 2.- Tabla (menú principal), Insertar tabla... En el apartado Nº de columnas cambia el nº a 4. En el apartado Nº de filas, escribe 6. Luego, haz clic en Aceptar. Cómo escribir dentro de la tabla: haz clic dentro de la celda o casillacorrespondiente y empieza a escribir. El cambio de línea es automáticoy el ancho de la fila se va ajustando a medida que escribes.Para cambiar de párrafo, pulsa INTRO.

Para pasar a la siguiente celda, pulsa la tecla “Tabulador” o haz clic en ella con el ratón.Cómo cambiar el ancho de las columnas y alto de las filas: sitúa el cursor justo encima de la línea que separa dos columnas o dos filas y cuando el cursor adopte alguna de estas formas: arrastra hacia derecha, izquierda, arriba o abajo, hasta alcanzar el tamaño deseado. Formato del texto en la tabla: las opciones de formato (tipos, estilos y tamaños de letra, sangrías, alineación de texto...) pueden ser distintas en cada celda de la tabla (si así se establece).Para cambiar el formato de varias celdas a la vez (p.ej., para poner el texto en negrita): 1.- Selecciona las celdas. Para ello apunta el cursor al interior de la primera celda a seleccionar; cuando el cursor tenga la forma de una flecha, haz clic y arrastra el ratón hasta seleccionar todas las celdas.2.- Establece las opciones de formato correspondientes, de las formas ya vistas.

Cómo centrar en vertical el texto en una celda: Para hacerlo necesitas la barra de herramientas “Tablas y bordes”. Haz clic con el botón derecho en cualquier botón de cualquier barra deherramientas y selecciona la opción “Tablas y bordes”. Aparecerá unabarra como la siguiente: Sitúa el cursor en la celda a centrar y haz clic en el botón indicado. Tabla con Autoformato:Al insertar una tabla, es posible elegir paraella un formato predeterminado. He aquí un ejemplo:

LOS CAMPOSUna vez decididos los campos que necesitamos almacenar en latabla, pasaremos a crear la tabla. Para ello seleccionaremos laopción correspondiente en el menú o en la ventana principal dela base de datos. Access nos mostrará un formulario para ladefinición de los campos. Esta ventana se denomina “de diseñode tabla” frente a la “de vista de tabla” que permitirá másadelante introducir los datos.

Formulario de definición de campos (modo diseño de tabla)

Para cada campo que definamos debemos asignarle un nombre, un tipo y una descripción. Además, para cada tipo existen una serie de atributos de tipo que permiten describir con precisión el dominio de valores aceptados por el campo.Los tipos disponibles son los siguientes (Access 97):*Texto: Una cadena de caracteres de longitud limitada. La longitud máxima se define como uno de los atributos, y no puede ser mayor de 255 caracteres. El espacio ocupado en disco por este campo corresponde a la longitud máxima definida. Un atributo importante del tipo texto es si se permite la longitud cero.*Memo: Una cadena de caracteres de longitud ilimitada. El espacio ocupado en disco depende del texto almacenado. Tiene como desventaja respecto al tipo Texto que no permite algunas operaciones (orden, agrupación...).

*Numérico: Un número entero o real. Existen diversos tamaños y precisiones: Byte, Entero, Entero largo, real de precisión simple, real de precisión doble, identificador global. Dentro de cada uno de estos subtipos se pueden definir atributos de rango y precisión decimal. *Fecha/hora: Fecha, hora o ambos a la vez. Existen diversos formatos de fecha y hora que pueden ser definidos como atributo. *Moneda: Un número con formato monetario. Se trata de un valor numérico real con formato especializado para la manipulación de valores monetarios: abreviatura de la moneda local, separación con puntos y comas al estilo local,... *Autonumérico: Un contador autoincrementado. Se trata de un valor numérico que el sistema genera automáticamente para cada registro de manera que nunca existirán dos registros en la misma tabla con el mismo valor en el campo autonumérico.

Objeto OLE: Un objeto de otra aplicación, vinculado mediante OLE: sonido, imagen, vídeo, gráfico...

Hipervínculo: Un vínculo a un documento de Internet. Cada uno de estos tipos dispone de atributos propios, por ejemplo, la precisión decimal y el rango de valores en los campos numéricos, frente a la longitud de cadena de los campos de tipo texto. Pero además existen una serie de atributos comunes, que se describen a continuación:Formato: define mediante una expresión el formato de los datos almacenados. Por ejemplo en campos numéricos define si se utilizan separadores de miles, o si el valor de interpreta como un porcentaje (%); en campos de texto puede forzar a que los caracteres se almacenen en mayúsculas; en campos lógicos si se utiliza SI/NO o VERDADERO/FALSO; etc. Al final del capítulo se incluye un anexo con los formatos de presentación de datos.Máscara de entrada: Fuerza a que los datos se introduzcan en un formato adecuado. Por ejemplo para un teléfono se puede ser interesante mostrar al usuario algo como “(__) ___‑__‑__”, de manera que no pueda introducir caracteres extraños. La máscara de entrada es un conjunto de tres datos que definen los caracteres admitidos, el formato presentado al usuario y el formato almacenado. Al final del capítulo se incluye un anexo con información sobre formatos de máscara de entrada. El atributo Formato prevalece sobre la máscara de entrada, de manera que, al editar los datos del campo, una vez introducidos siguiendo una determinada máscara, el contenido del campo se mostrará con el aspecto definido en el Formato y no con el de la máscara.

Título: Es el título de la columna que aparecerá en el modo de ver datos (al editar los datos almacenados) para el campo.

Valor predeterminado: Un valor que automáticamente introducirá Access en el campo si el usuario no indica otro.Regla de validación: Una condición que debe cumplir el dato introducido para que sea aceptado. Por ejemplo, para un campo Edad se puede forzar a que el valor introducido esté comprendido entre 18 y 65 años con una expresión como “>=18 AND <=65”.

Texto de validación: Un mensaje que Access mostrará al usuario cuando intente introducir un valor no permitido por una regla de validación. Para el ejemplo anterior podría ser algo como “La edad debe estar comprendida entre 18 y 65 años.”.

Requerido: Indica si el campo debe tener algún valor o se permite dejarlo en blanco. Por defecto un campo no contiene ningún valor. No hay que confundir un campo vacío con un campo de texto de longitud cero. De ahí la importancia del atributo de permitir longitud cero de los campos de tipo texto.

Indexado: Establece si sobre el campo debe construirse un índice. Un índice es una estructura manejada por Access que hace que determinadas operaciones con el campo sean más rápidas (ordenaciones y búsquedas), a costa de un mayor espacio en disco y memoria (para almacenar el índice) y de que otras operaciones sean más lentas y costosas (inserciones y borrados). Existen dos formas de hacer índices: con y sin duplicados; esto permite configurar la posibilidad o no de que se repitan valores a lo largo de la tabla para un campo. Para generar las expresiones que se pueden introducir para estaspropiedades, Access proporciona un asistente que facilita la búsquedade operadores y funciones. Para acceder a este asistente basta conpulsar sobre el botón “...” que aparece a la derecha del editor (cuantoesté disponible). Quizá lo más importante del generador de expresioneses la posibilidad de explorar visualmente el conjunto de funcionesincorporadas, entre las que destacan:Funciones de conversión entre tipos de datos.

Funciones de fecha/hora. (Una función muy útil para su utilización como valor predeterminado es fecha(), que proporciona la fecha actual.)

Funciones de tratamiento de cadenas.Editor visual de expresiones.

A la hora de editar los datos en el modo de ver datos, Access, pordefecto, utiliza un editor de texto en el que se pueden escribir losdatos. A veces es útil proporcionar al usuario la posibilidad de elegirelementos de una lista, en vez de tener que escribirlos de nuevo. Paraello, Access permite seleccionar el tipo de editor que se va a Utilizar para un campo (atributo Búsqueda: mostrar control):Cuadro de texto: un editor normal.

Cuadro de lista: una lista de valores permitidos.

Cuadro combinado: igual que el anterior, pero con más opciones.

Casilla de verificación (sólo campos sí/no): un recuadro para activar y desactivar.

En el caso del cuadro de lista y del cuadro combinado, el conjunto de valores propuestos puede obtenerse de tres formas:

Indicando explícitamente una lista de valores separados por símbolos de punto y coma.A través de una tabla/consulta, y entonces los valores propuestos se obtienen de los almacenados en una tabla (esta forma la estudiaremos más adelante).Indicando una tabla, y entonces los valores propuestos son el conjunto de campos de esa tabla (esto sólo es útil en tablas muy especializadas y no lo estudiaremos).

FORMULARIOPara ilustrar lo dicho hasta ahora, haremos un formulario que permita al usuario introducir alguna información mediante cajas de texto, áreas de texto y botones.

Se llama formulario a una plantilla o página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad, por ejemplo una solicitud de empleo en la que has de rellenar los espacios libres con la información personal requerida.

Es un conjunto de objetos y procedimientos que se utilizan como diseño de presentación al usuario.

También es utilizado en informática para referirse al conjunto de campos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarán para su posterior uso o manipulación.CLAVE PRINCIPALEn toda tabla suele existir una clave principal (también llamada clave primaria o clave maestra). Una clave principal es un campo o conjunto de campos cuyos valores no se repiten y a través de los cuales se identifica de forma única al registro completo. Es decir, que no hay dos registros en una tabla con la misma clave. ejemplo de los alumnos, el campo NIF puede ser una clave principal, ya que no habrá dos alumnos con el mismo NIF, y además es posible identificar a un alumno a través de su NIF. El campo apellido1 no puede ser clave principal porque puede haber más de un alumno con el primer apellido igual. El conjunto formado por (aplellido1, apellido2, nombre) podría constituir una clave principal (suponiendo que no existen dos personas que se llamen exactamente igual), ya que a través del conjunto podemos identificar de forma única e inequívoca al registro (al alumno).

Sobre un campo que se emplee como clave principal, forzosamente debe generarse un índice sin duplicados, y no se admitirán valores nulos para el campo.Si no tenemos ningún campo o conjunto de campos candidato a clave principal, antes de terminar el diseño Access nos permitirá añadir un campo nuevo que sirva como clave. Este campo se denominará id y será de tipo autonumérico.Por lo general, si en una tabla no podemos encontrar un campo o conjunto de campos para establecerlos como clave principal, lo más probable es que el diseño de la tabla no sea apropiado, y quizá deberíamos volver a plantearnos la estructura de tablas que necesita nuestra base de datos. La declaración de índices y claves principales afecta al orden en que se muestran los registros a la hora de editar el contenido

INDICEUn índice en informática es como el índice de un libro donde tenemos los capítulos del libro y la página donde empieza cada capítulo. No vamos a entrar ahora en cómo se implementan los índices internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero sí daremos unas breves nociones de cómo se definen, para qué sirven y cuándo hay que utilizarlos y cuando no.Un índice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma más rápida además de proporcionar una ordenación distinta a la natural de la tabla. Un índice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas se ordenarán según los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un índice sobre la columna población de una tabla de clientes, el índice permitirá recuperar los clientes ordenados por orden alfabético de población.

Si el índice se define sobre varias columnas, los registros se ordenarán por la primera columna, dentro de un mismo valor de la primera columna se ordenarán por la segunda columna, y así sucesivamente. Por ejemplo si definimos un índice sobre las columnas provincia y población se ordenarán los clientes por provincia y dentro de la misma provincia por población, aparecerían los de ALICANTE Denia, los de ALICANTE Xixona, VALENCIA Benetússer, y finalmente los de VALENCIA Oliva.

El orden de las columnas dentro de un índice es importante, si retomamos el ejemplo anterior y definimos el índice sobre poblacion y provincia, aparecerían los de VALENCIA Benetusser, seguidos de los ALICANTE Denia, VALENCIA Oliva, y finalmente los de ALICANTE Xixona. Ahora se han ordenado por población y los clientes de la misma población se ordenan por el campo provincia.EJEMPLO: Tenemos que abrir la ventana Índices con el icono hacer clic sobre el aparecerá una ventana como esta:En la primera columna se pone el nombre del índice, en la segunda columna el nombre del campo sobre el que se basa el índice, y en la tercera columna podemos indicar el orden (si queremos que las filas de la tabla se ordenen de forma ascendente o descendente). Si el índice se basa en varias columnas se pone el nombre del índice en una primera línea con el primer campo que contiene y en las líneas siguientes se indican los demás campos que forman el índice.

ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOSEl administrador de base de datos (DBA) es la persona responsablede los aspectos ambientales de una base de datos. En general estoincluye lo siguiente:Recuperabilidad - Crear y probar RespaldosIntegridad - Verificar o ayudar a la verificación en la integridad de datosSeguridad - Definir o implementar controles de acceso a los datosDisponibilidad - Asegurarse del mayor tiempo de encendidoDesempeño - Asegurarse del máximo desempeño incluso con las limitacionesDesarrollo y soporte a pruebas - Ayudar a los programadores e ingenieros a utilizar eficientemente la base de datos.

RELACIONES ENTRE TABLASDeterminar las relaciones entre las tablas:Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado loscampos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de unmodo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas.Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos biendiseñada existente. Para ver las relaciones de la base de datos de ejemplo Neptuno, abra la base de datos Neptuno.mdb y en el menúHerramientas elija Relaciones.

CONSULTALas consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario. Existen varios tipos de consultas para emplear en Access.

TIPOS DE CONSULTAConsultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas.-Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.-Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.

Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.-Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.-Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.-Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.

INFORMESLos informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.Un informe Access no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinámica", los informes son uno de los módulos de Access mas importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupación y ordenación de datos, y combinado con el código vba que podemos asociar al informe.

ELEMENTOS PRINCIPALES1.- Secciones principales Un informe tiene las siguientes propiedades principales: Pie del informe: Se refiere a la primera página del informe, es decir, la portada del informe Encabezado de página: Datos que van a aparecer en todas las páginas del informe, concretamente en la parte superiorDetalle: en esta sección se incluyen los distintos registros correspondientes al encabezado de la pagina, que pueden ser mas de uno, sería como un subformulario dentro de cada página del informe. Pie de Página: Tiene la misma función que el encabezado de página, pero los datos aparecen en la parte inferior

2.- Funciones de un informeAgrupar: Una de las opciones de un informe de Access mas importantees la posibilidad de mostrar los datos agrupados, seleccionando uno ovarios subgrupos. Al agrupar datos evitamos que aparezcan datosrepetidos en nuestro informe. Por ejemplo, si queremos mostrar losdatos de una tabla con inmuebles de toda España, y queremos que losagrupe según la provincia, para ello vamos sobre la parte izquierda delformulario en vista diseño y con el botón derecho le damos a la opción ordenar y Agrupar:

Ahora seleccionamos los campos que queremos Agrupar y el orden es el que queremos que aparezcan, una vez seleccionado en la parte de abajo aparecerán las opciones, de las que debemos activar "encabezado de pagina". En este momento en el informe se crea un nuevo encabezado, donde podemos incluir las etiquetas y textos necesarios para el encabezado de nuestro informe. En la sección de detalle aparecerán los registros relacionados con los datos principales del encabezado:

PLANEACION Y DISEÑO DE UN BASE DE DATOSAntes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formulariosy los demás objetos que formarán la base de datos, es importanteinvertir algún tiempo en diseñar la base de datos. Un buen diseño de labase de datos es la pieza clave para crear una base de datos querealice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa yeficaz. Pasos para diseñar una base de datos:Determinar la finalidad de la base de datos. Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos. Determinar los campos que se necesitan en las tablas. Identificar los campos con valores exclusivos. Determinar las relaciones entre las tablas. Precisar el diseño. Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos. Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.

Determinar la finalidad de la base de datos: El primer pasoPara diseñar una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber quéinformación desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puededeterminar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea queproduzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrarlos datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.

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