Tablas access

INTRODUCCIÓN A LAS TABLAS
• Las tablas son objetos fundamentales de una base de
datos porque en ellas es donde se conserva toda la
información o los datos. Así, una base de datos de una
empresa puede tener una tabla Contactos que almacene
los nombres de los proveedores, las direcciones de correo
electrónico y los números de teléfono.

INFORMACIÓN GENERAL
• Las bases de datos relacionales, como Access, acostumbran a
tener varias tablas relacionadas. En una base de datos bien
diseñada, cada tabla conserva datos de un tema en concreto, como
empleados o productos. Una tabla está formada por registros
(filas) y campos (columnas). Los campos contienen diferentes
tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

• 1. Registro: contiene datos específicos, como información sobre un
empleado o producto en particular.
• 2. Campo: contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como
el nombre o la dirección de correo electrónico.
• 3. Valor de campo: cada registro tiene un valor de campo

Propiedades de tabla y campo
• Las características y comportamiento de las tablas y los campos se definen y
controlan mediante propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen
en la hoja de propiedades de dicha tabla; así, puede establecer la propiedad
Vista predeterminada de una tabla para indicar el modo en que la tabla se va
a mostrar de forma predeterminada. La propiedad de un campo define un
aspecto del comportamiento del campo en cuestión.

Relaciones de tabla
Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto específico,
las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos
conectados entre sí. Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga:
• Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.
• Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e
imágenes de cada artículo.
• Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los
clientes.
Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una
relación es una conexión lógica entre dos tablas que tienen campos en común.

Claves
Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves.
Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por
más de un campo. Existen dos tipos de claves:
• Clave principal: una tabla puede tener
solamente una clave principal. Una
clave principal está compuesta de uno
o más campos que identifican cada
registro almacenado en la tabla de
forma exclusiva. Access proporciona
automáticamente un número de
identificación único (denominado
número de Id.), que funciona como la
clave principal.
• Clave externa: una tabla puede tener
una o más claves externas. Este tipo de
clave contiene valores que se
corresponden con los valores de la
clave principal de otra tabla. Por
ejemplo, puede tener una tabla Pedidos
en la que cada pedido tenga un
número de identificación de cliente
que se corresponda con un registro de
una tabla Clientes.

¿QUÉ ES UN CAMPO EN ACCESS?
• Un campo en Access es una pieza de información relacionada con
una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos
para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena
la información con respecto a información de los empleados de
una empresa, un registro sería la información relacionada a un
solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información
específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de
contratación o el número de seguridad social.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS.
• Las propiedades que se establecen
para los campos varían en función
del tipo de dato que se va a
introducir en los mismos, es decir,
son unas u otras dependiendo del
tipo de campo. Las distintas
propiedades que se pueden
presentar se localizan en el panel
inferior dentro de la vista diseño de
la tabla.

LONGITUD.
• Esta propiedad establece el número máximo de caracteres que podrá
contener un campo si es de tipo texto. Para cada carácter que se vaya a
introducir como valor en el campo, habrá que reservar un espacio para él, es
decir un byte. Inicialmente se fija por Base en 50, pudiéndose modificar en
cualquier instante por otro valor. Si el campo en cuestión cuyas propiedades
se están definiendo es de tipo numérico, la longitud del campo vendrá dada
por el tipo de dato numérico que hayamos seleccionado, no dando opción al
usuario de modificarlo, salvo para el tipo de datos Numérico y Decimal

VALOR AUTOMÁTICO.
Esta propiedad está establecida para el tipo de
datos Integer, y provoca que se almacenen datos
numéricos generados automáticamente por Open
Office Base al introducir un nuevo registro,
asignando a cada registro el valor numérico del
registro anterior incrementado en una unidad (1,
2, 3, ...). Se garantiza la no repetición de valores
para toda la tabla. Únicamente puede haber un
campo de estas características en cada tabla. De
existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede
aprovechar esta numeración para codificar
elementos de la tabla tales como códigos de
empleado, números de pedido, números de orden

DECIMALES.
Para aquellos campos de tipo
numérico que admitan
decimales, aparecerá esta
propiedad que permite
establecer la precisión de la
parte decimal del número
almacenado.

VALOR PREDETERMINADO.
• El valor que se introduce en
esta propiedad, aparece en el
campo al añadir un nuevo
registro. Es útil en el caso de
que un campo concreto tenga
el mismo valor para la mayoría
de los registros que van a ser
introducidos.
• Por ejemplo, para el campo provincia
dentro de una tabla de clientes, si la
gran mayoría de nuestros clientes son
de La Rioja, podríamos establecer
como valor predeterminado La Rioja.
Si un cliente cuya ficha estamos
introduciendo es de La Rioja, bastará
con pulsar la tecla Intro (ahorro de
tiempo y teclado). De no ser un cliente
de La Rioja, se teclea el valor de la
provincia correspondiente.

EJEMPLO DE FORMATO.
• Permite establecer la forma en que se verán los datos. La presentación de
números, fechas, textos y valores Sí/No en distintos formatos.
• Al acceder al cuadro de texto Formato, aparecerá a la derecha del mismo el
botón . Al hacer clic sobre el mismo se muestran las distintas opciones de
formato, en función del tipo de dato contenido en el campo, de que se
dispone.

• El formato modifica simplemente el
aspecto visual del dato almacenado,
manteniéndose el valor original del
mismo en el campo sin formato,
"desnudo".
• Es común a todos los tipos de campos,
la propiedad de formato Alineación,
que nos permitirá decidir las opciones
de alineación del contenido de los datos
en la tabla.

Como se observa en la figura aparece una lista de categorías, de las cuales hay que seleccionar
una de ellas. Una vez seleccionada, a la parte derecha se mostrará el formato de la celda
seleccionada y debajo las opciones, en función de la categoría seleccionada, con las que dar el
formato que se precise, apreciando en la zona de vista previa el formato que va tomando el
dato

Los diferentes formatos numéricos son:
• Definidos por el usuario . Partiendo de uno existente, se crea un código particular.
• Número . Para la presentación de números en general.
• Porcentaje . Se multiplica por 100 el valor de la celda y se muestra el resultado con un símbolo porcentual.
• Moneda . Se hace constar el valor monetario usado (por ejemplo XX €).
• Fecha . Diversos formatos que representan fechas.
• Hora . Se representan fechas y horas con varios formatos.
• Ciencia. El número 100000, por ejemplo, será representado como 1E+05.
• Fracción . Con varios dígitos (por ejemplo 12/25).
• Valor Lógico . Para valores booleanos.
• Texto . Es tratada como texto aunque en ella haya un número.

QUE ES UN REGISTRO ?
Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina
registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los
datos de otro cliente forman otro registro.
Un registro en cualquier base de datos es una colección de datos descriptivos
de los campos, que se relacionan uno a uno.
Por ejemplo, un campo es tu altura, otro tu peso y otro el color de tus ojos.
Un registro sería el valor de tu talla, peso y color de ojos

TIPOS DE DATOS EN ACCESS
Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud
por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.
Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535
caracteres.
Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén
implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la
izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

• Auto numérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que
Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Auto
numérico no se pueden actualizar.
Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento
de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).
Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como
dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

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