ADMINISTRACIÓN POR SIGNOS VITALES E INDICADORES DE GESTIÓN

ADMINISTRACIÓN POR SIGNOS VITALES
Las 7 Enfermedades gerenciales

Falta de constancia en
el propósito
1
La Gerencia cambia
de dirección
constantemente

Énfasis en las
utilidades a corto plazo
2
Se piensa sólo en el
corto plazo

Evaluación del
desempeño, clasificación
según el mérito
3
Identificar al
culpable

Movilidad de la Gerencia
4
Mover
frecuentemente al
personal de un
cargo a otro

Manejar una compañía
basándose únicamente en
las cifras visibles
5
Presentar a los
estados financieros
como reflejo de la
situación actual y
futura de una
organización

Costos médicos excesivos
6
Médico de
Empresa

Costos excesivos de
garantía
7

ADMINISTRACIÓN POR SIGNOS VITALES
Indicadores de Gestión

¿Por que Signos vitales?
 Se habla de “Administración por signos vitales”,
debido a que la empresa al igual que el ser humano
presenta algunas características esenciales que
brindan idea acerca de su estado de bienestar o
enfermedad.

 Diagnostican cuál o cuáles son las
áreas que ofrecen mayor dificultad
y presentan un cierto grado de
“enfermedad” que no permiten un
desarrollo óptimo de su actividad.
1.Indicadores de Gestión

 Estos indicadores o mediciones
permiten evaluar el estado real de
la empresa, tomados a partir de
unos estándares mínimos que desea
o quiere alcanzar la organización

1.1 Generalidades
 La información que
arrojan estos indicadores
se convierte en la
principal clave para la
toma de decisiones.

Generalidades
 Definir la información clave.
 Es necesario determinar
los factores claves de la
organización

Generalidades
 El funcionario debe seleccionarla, procesarla y
transmitirla a través de los canales formales de
comunicación de la estructura de la
organización

Generalidades
 Las respuestas a las siguientes preguntas tienden a
resolver problemas de estructura:
¿qué información se necesita?, ¿dónde se almacena?, ¿de
quién y hacia quién va?, ¿cómo evaluarla?, ¿cómo
suplirla?.

1.2 Indicadores
 Cada área funcional de la empresa se encarga de
establecer (con base en el plan estratégico de la
organización) unos objetivos y plan de acción que
garanticen alcanzar el éxito de la organización.

¿Los planes que se plantearon
responden verdaderamente a
la misión, visión, objetivos y
políticas de la empresa?
¿las estrategias realmente son
las mejores para alcanzar los
objetivos?..

 Es necesario desarrollar algunas herramientas
adicionales que nos permitan contestar estos y otros
interrogantes y, a su vez, “medir” el grado de
avance, estancamiento o retroceso en las diferentes
actividades de la organización.

ADMINISTRACIÓN POR SIGNOS VITALES E INDICADORES DE GESTIÓN

El sistema empresarial se
basa hoy en día en las
interacciones con el cliente

 El proceso administrativo presenta cuatro fases
claramente diferenciables:

 Es en el proceso de control donde realmente los indicadores
de gestión son importantes, por ello se hace primordial tener
en cuenta que:
 Recolecta información considerada de vital importancia.
 Evaluación y análisis de la información.
 Determinan las acciones necesarias.
 Ejecutan las acciones planteadas.
 Evaluación del impacto de estas acciones.
 Estandarizar y mantener las condiciones necesarias para llevar a
cabo las acciones.

Necesidades a considerar para
implementar indicadores de gestión
 El desarrollo de indicadores de gestión es parte
fundamental en el mejoramiento de la calidad, debido
a que son medios económicos y rápidos de
identificación de problemas, según la naturaleza y
manejo de los mismos.
 Las organizaciones presentan diferentes necesidades
que deben suplir a medida que se va presentando un
mayor crecimiento y desarrollo.

Necesidad de demanda
 La necesidad fundamental de toda empresa se
encuentra precisamente en la demanda de sus
productos o servicios, puesto que sin ella, la
organización está condenada a la desaparición.

Necesidad de recursos.
 Para lograr satisfacer la demanda, necesariamente
la empresa debe realizar inversiones de diferentes
tipos, dependiendo del producto, servicio o negocio
del que se trate. Las empresas se conforman y
crean teniendo en cuenta un propósito en especial y
el cumplimiento de éste depende de la consecución
y el correcto aprovechamiento de los recursos
asignados.

 La empresa para llevar a cabo su función y cumplir
con sus planes, necesita de una adecuada
administración que le facilite el logro de sus
objetivos. Sin ella, es imposible realizar el objeto
social, comercial y crecimiento de la empresa.
Necesidad de dirección.

Necesidad de eficiencia y eficacia
 La eficiencia se relaciona con el grado
de aprovechamiento de los recursos
asignados para llevar a cabo las
actividades de la empresa.
 Toda empresa necesita
alcanzar sus objetivos. Esto se
consigue a través de la plena
satisfacción del cliente y
cumpliendo con los requisitos
impuestos por éste.

Necesidad de efectividad.
 Ser efectivos significa alcanzar los objetivos a
través del desarrollo del mejor método y el más
económico. Es decir, se busca minimizar los costos y
maximizar el uso de los recursos disponibles.

Necesidad de ser productivos
 La productividad requiere el logro tanto de la
eficiencia como de la eficacia. De la productividad
se generan los excedentes necesarios para el
crecimiento de las organizaciones y de los
diferentes individuos que las componen.

Necesidad de adaptarse.
 Las empresas modernas deben presentar un alto
grado de flexibilidad tanto en su estructura como
en su operación, de tal manera que se puedan
adaptar con facilidad a los constantes cambios que
presenta el desarrollo de los mercados.

Necesidad de aprender
 Mediante esta capacidad se busca que la empresa
pueda anticiparse a los cambios del sector y
actividad propias.

Necesidad de desarrollarse
 El conocimiento de los cambios, la creación de
ventajas competitivas, la integración de nuevas
tecnologías y la evolución constante de los
individuos hacen parte del desarrollo de la
empresa.

 Es primordial tener en cuenta que
el cliente en la actualidad pasa a
ser quien determina qué desea a
través de sus gustos, capacidad
de pago, desarrollo de nuevas
tecnologías y otras tendencias;
por tanto, la administración en
general toma un nuevo rumbo
hacia el desarrollo y crecimiento
de la empresa.

METODOLOGÍA GENERAL PARA
INDICADORES DE GESTIÓN

Metodología general para indicadores
de gestión
Serie de etapas que son determinantes para obtener los mejores
resultados a través de la elección de los indicadores necesarios y
más representativos acerca de la actividad empresarial en su
conjunto

Definir los objetivos y estrategias.
 Es indispensable que existan objetivos claros,
medibles (metas), precisos y tener establecidas las
estrategias necesarias para alcanzarlos, puesto que
éstos son el punto de llegada en la construcción de
los indicadores.

Identificar factores críticos de éxito.
 El factor crítico de éxito se constituye en aquél que
se debe monitorear constantemente y controlar con
el objeto de lograr alcanzar los objetivos
establecidos por la organización. Estos factores
facilitan el control integral de la gestión orientando
hacia los resultados y la forma en que se deben
alcanzar.

Establecer indicadores para cada factor
crítico de éxito.
 Los Indicadores permiten realizar el monitoreo
antes de la iniciación de un proyecto, en su
transcurso y posteriormente a su ejecución. Estos
indicadores se pueden utilizar en un área, un
departamento, un proceso, un individuo o un grupo
en particular

Determinar para cada indicador el
umbral, estado y rango de gestión.
 El umbral corresponde al valor del indicador que se
desea lograr o mantener; el estado hace referencia al
valor inicial o actual del indicador y, el rango de
gestión es la designación de escalas entre los valores
máximo y mínimo que el indicador puede lograr

Diseñar la medición.
 Determina las fuentes de información, responsables
de su recolección, depuración y análisis y su
presentación.

Determinar y asignar recursos.
 Se determinan las necesidades de recursos que necesita
la realización de las diferentes mediciones, teniendo en
cuenta que estas mediciones se incluyan e integren al
desarrollo normal del trabajo y sean de beneficio para
la persona que las implemente y, que los recursos
utilizados sean parte de los recursos que se emplean en
el desarrollo del trabajo.

Evaluar, probar y ajustar los indicadores
de gestión.
 Es importante recalcar que las mediciones no son
exactas en su primera aplicación, por tanto, requieren
ajustes en cuanto a su escala de medición, resultado
esperado y otras variables que arrojan éstos para
lograr una mejor comprensión y adaptabilidad

Estandarizar y formalizar.
 Es el proceso de documentación, especificación más
amplia, información y divulgación e inclusión en los
sistemas operativos de la empresa. Para ello, se
construyen los manuales, cartillas, y documentos que
brindan guía acerca del uso de los indicadores de
gestión.

Mantener y mejorar continuamente.
 El sistema de indicadores
debe ser revisado
continuamente debido a
los constantes y dinámicos
cambios que presenta la
actividad propia de la
organización, sus objetivos,
estrategias y planes.

 Por el hecho de constituirse en un ciclo, se supone que el
constante cambio es la principal variable que se tiene en
cuenta para realizar las adaptaciones necesarias en los
indicadores propuestos para cuantificar y cualificar la
actividad de la organización.
 El proceso general de la elaboración
de indicadores de gestión, presupone
un ciclo continuo cuyo centro es el
mantenimiento y mejora continua de
los mismos.

INDICADORES Y PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA

Un adecuado desarrollo de
las organizaciones requiere
de la aplicación de una
administración estratégica
que les permita enfrentarse
a entornos cada vez más
cambiantes, competitivos y
complejos.

Planeación estratégica - Características
 Actividad de vital importancia
 Responsabilidad de la directiva
 Proceso altamente participativo
 Actividad que requiere de tiempo e información
 Generación de pensamiento estratégico
 Importancia relativa del entorno:
 Ventaja competitiva sostenible
 Implementación

 Bajo esta perspectiva, los indicadores de control y la
planeación estratégica se complementan entre sí.
 Los indicadores seleccionados por la organización tienen
como función primordial brindar la información necesaria
para la toma de decisiones y plantear los correctivos
necesarios en busca del logro de los objetivos planteados
y el seguimiento del desarrollo de las estrategias para
alcanzarlos.

Identificación y tipo de indicadores.
 Se identifican las necesidades del área involucrada
en lo referente a productividad, utilización,
concentración, disponibilidad, competitividad,
costos, rentabilidad entre otros, los cuales se
clasifican dependiendo de la naturaleza de los
datos y necesidad del indicador.

Levantamiento del indicador.
 Contar con la asesoría de
profesionales en esta función y el
desarrollo de fichas técnicas
necesarias para la elaboración del
Manual de Indicadores de Gestión,
diligenciamiento de formatos de
recolección de información, los cuales
reúnen los datos generales y
específicos para la realización de las
actividades contando con los
parámetros y descripciones generales
acerca del correcto funcionamiento y
evolución del indicador.

Elaboración de fichas técnicas.
 Se estipula todas y cada una de las
características necesarias para la
identificación y recolección de la
información necesaria, la cual debe ser
clara para todos y cada uno de los
funcionarios que consulten o estén
interesados en conocer la evolución de la
gestión, a través de los indicadores
evaluados.

Implementación.
 Para llevar a cabo el proceso de
implementación el Área de Garantía de la
Calidad, y el profesional responsable
diseñan una matriz de manejo a través de
bases de datos.

Análisis de resultados.
 El análisis de los resultados, se hace por parte del
responsable del Área involucrada a través del
tablero de gestión, en el cual se estipulan los
resultados obtenidos en un período determinado y
la realización de varios estudios.

INTERPRETACIÓN DEL VALOR DE LOS
INDICADORES

 En toda ejecución a la que se les han asignado
diferentes recursos se espera lograr un nivel mínimo
de resultados, de tal manera que siempre se
aprovechen al máximo los recursos.
 Los resultados esperados, pueden presentarse y se
construyen con base en diferentes escalas, ya sea
de valor porcentual, numérico de 1 a 100 por
ejemplo, por combinación de diferentes sistemas o
por asignación de atributos

 Valor potencial o potencialidad:
Es el resultado o valor que el indicador puede tomar
si se tienen a mano todos los recursos necesarios y
se dan las condiciones óptimas.
 El valor de capacidad:
En toda situación de gestión se está en capacidad de
obtener un nivel definido de resultados, siempre y
cuando se aprovechen de manera óptima los
recursos asignados y disponibles.

 El valor de actualidad:
Se refiere al resultado obtenido con el grado de
aprovechamiento actual de los recursos disponibles.
 Latencia:
Se refiere a la diferencia que existe entre el valor de
actualidad y el de capacidad.

Ejemplos
 Índice de latencia = (Valor de capacidad-Valor de
actualidad / Valor de capacidad) * 100

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