Presentación los sistemas
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Este documento describe la empresa como un sistema compuesto por elementos interrelacionados que trabajan para alcanzar objetivos comunes. Explica que un sistema se compone de subsistemas, insumos, procesos, resultados y realimentación. También describe las características de los sistemas institucionales como empresas y los principios básicos que rigen su funcionamiento como la totalidad, interdependencia, causa-efecto y realimentación.
Presentación los sistemas
- 1. UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVASESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIADESARROLLO GERENCIALTEMA : LAS INSTITUCIONES COMO SISTEMASINTEGRANTES: SONIA CASA RICARDO GONZALEZ RUBEN CATOTACURSO: CA9 - 5
- 2. APRECIACION INTRODUCTORIASe refiere a la necesidad de mejorar la competitividad, para las Empresas, es un objetivo básico de supervivencia impuesto por la Globalización, ya que hoy todos compiten en forma directa o indirecta en el mercado internacional.Está demostrado que el camino más rápido, efectivo y tal vez el único, para ser competitivo y en consecuencia integrarse al mundo comercial y no ser expulsado del mismo, es empezar a mejorar la cabeza (Presidente y/o Gerente General) de una Empresa, es decir mejorar la "Dirección Empresaria" es el desafío, realizarlo implica una inversión mínima con máximo retorno.
- 3. Nos permite visualizar a la empresa como un sistema y como parte de sistemas mucho mayores, dándonos cuenta de la magnitud de relaciones que tiene una empresa y, por consiguiente, la magnitud del trabajo y responsabilidad de un administrador, jefe o gerente, para llevar a la empresa al éxito.Para ello se le da a la empresa o institución un enfoque sistemático, el cual es un método de investigación, una forma de pensar, que enfatiza el sistema total en vez de sistemas componentes, se esfuerza por optimizar la eficacia del sistema total en lugar de mejorar la eficacia de sistemas cerrados. Se basa principalmente en la visión de no ser reduccionista en su análisis, es el medio para solucionar problemas de cualquier tipo.
- 4. REFERENCIA CONCEPTUALPrimero se conceptualizara lo que es el sistema: SISTEMA: Conjunto de elementos de cualquier clase cumpliéndose que cada parte influye sobre el todo, pero no de forma aislada respecto a los demás componentes del sistema. Además, cada posible subsistema tiene las mismas propiedades que el sistema que lo contiene.Conjunto de elementos relacionados entre sí mediante un conjunto de relaciones que representan un conjunto de inputs y outputs que se explican a través de determinados procesos de transformación. En la medida en que los sistemas pueden ser abiertos, esta teoría adquiere una gran complejidad.
- 5. LA EMPRESA COMO SISTEMAEstá compuesta por un conjunto de elementos o subsistemas interrelacionados entre sí, que tratan de coordinarse para alcanzar el objetivo global.La empresa como sistema se caracteriza: Por ser un sistema artificial, diseñado por el hombre para alcanzar objetivos; en constante intercambio de recursos con su entorno; la empresas precisa un sistema de retroalimentación que le proporcione la información necesaria para controlar las desviaciones de su conducta respecto de los objetivos perseguidos; la empresa esta integrada en un sistema de orden superior y formado por diferentes subsistemas.
- 6. Los problemas que afrontan las empresas desde la perspectiva sistemática pueden agruparse en las siguientes categorías:1. Determinar los objetivos que debe alcanzar el sistema.2. Diseñar el sistema.3. Actuar dentro de una configuración dada.4. Controlar los resultados.
- 7. Para alcanzar objetivos en un entorno dado se requiere configurar, en primer lugar, un sistema diseñado a tal fin. En segundo lugar, la empresa persigue actuar de acuerdo a los planes fijados; para ello se precisa no solo diseñar sistemas organizativos y técnicos adecuados sino lograr que funcionen de acuerdo a lo previsto. En tercer lugar, la empresa necesita un sistema de información que le permite conocer el grado de cumplimiento de sus objetivos, pero, obviamente, esto no es suficiente, se precisa además conocer cuáles han sido las causas de las posibles desviaciones para aprender y modificar su comportamiento en el futuro o bien rediseñar la organización o modificar los objetivos.
- 8. COMPONENTES BÁSICOS DEL SISTEMA Considerando el alcance de las apreciaciones anteriores y para profundizar el análisis de las instituciones como sistema, procede remitirse al conocimiento de sus componentes básicos:Escenarios ecológicos: realidad concreta. Constituyen las realidades físicas y humanas concretas en las cuales operan las instituciones y ocurren y sus diversos procesos.Regulación. Consiste en las diversas prescripciones, normas y disposiciones formales e informales, requeridas para ordenar el comportamiento de los diversos actores de los procesos institucionales.Sistema de objetivos. Comprende sus diversos instrumentos, todos ellos interrelacionados, entre otros: función específica, propósito, visión, misión, estrategias, políticas, objetivos, metas, por tanto planes, programas, proyectos y presupuestos, con sus correspondientes metodologías y técnicas.
- 9. Insumos-entradas. Son los recursos y medios requeridos para concretar cada uno de los procesos institucionales de dirección y gestión, internos y externos.Procesador. Consiste en los mecanismos de acción mediante los cuales se recepta los insumos y se los transforma, convierte, integra, mediante múltiples procesos y subprocesos, en las diversas funciones, niveles y áreas de acción.Resultados-salidas-bienes mercadológicos. Son los productos, servicios ideas que entrega el procesador, con la referencia del sistema de objetivos.Control. Corresponde a las diversas acciones y medios para determinar en tiempo real, el estado actual de funcionamiento, avance y desempeño institucional.
- 10. Evaluación de impacto. Comprende las acciones y medios para determinar de manera sistemática, la actitud y reacción de los clientes internos y externos, actores institucionales vinculados y fuerzas de la competitividad en general, respecto a los bienes mercadológicos entregados.Realimentación iterativa. Comprende la adopción y aplicación de las decisiones y acciones oportunas para asegurar la adaptación y readaptación de las condiciones de funcionamiento competitivo, frente a las exigencias de los escenarios.Cada uno de los componentes precisa ser observado y analizado, tanto desde la perspectiva individual, específica, así como parte de un todo, con mayor precisión, respecto a sus características, atributos, diversas condiciones y factores gravitantes de comportamiento.
- 11. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES Surgen las condiciones peculiares que distinguen su comportamiento y funcionamiento:Las Instituciones son sistemas concretos, reales, toda vez que son susceptibles de evidencia y constatación física.Las Instituciones operan en escenarios ecológicos concretos, estructurados por las realidades humana y física con los cuales se interaccionan.Las Instituciones son sistemas sociales.Por su función específica, deben entregar bienes mercadológicos, que aporten para el bienestar de la colectividad; su eficacia les otorga legitimidad y permanencia.
- 12. Las Instituciones están estructuradas a la luz de la combinación e incidencia de varios factores, elementos y componentes: legales, técnicos, biológicos, psicológicos, económicos, históricos, políticos y culturales.Los escenarios ecológicos concretos se caracterizan por la incertidumbre, dinamismo, complejidad, turbulencia, expuestos a permanentes cambios.Los cambios y complejidad con diversos matices y trascendencia provienen de múltiples sistemas y componentes que accionan desde los escenarios intra y extrainstitucionales y pueden responder a procesos continuos o discontinuos, con atributos cualitativos y cuantitativos, causales, probabilistas o mixtos.Las Instituciones, en sus diversos escenarios, en esencia están avocadas a competir con otros actores y socio sistemas institucionales.
- 13. Los sistemas institucionales y cada una de sus partes componentes (sub-sistemas), tienen asignada una cuota de poder, la cual es ejercida por cada uno de ellos de manera diversa y se evidencia a través de su autoridad, dominio, jurisdicción, competencias y facultades ejercidas.El propósito de los sistemas institucionales u objetivo básico está estrechamente correlacionado con la visión, misión, metas y resultados, constituyendo su teleología.Al propósito del sistema institucional mayor u objetivo básico, deben aportar y converger el portafolio de objetivos, metas y esfuerzos de sus elementos, recursos y subsistemas componentes o dependientes.El logro del propósito, visión, misión, objetivos y metas institucionales está supeditado a la vigencia de acciones y esfuerzos mancomunados, sujetos a mecanismos de coordinación, integración, concertación, negociación, demás similares y complementarios que determinan diversosniveles de ensambladura y posibilitan los efectos de sinergia requeridos.
- 14. Los sistemas institucionales son capaces de influir en sistemas mayores, menores y similares, lo cual depende de las condiciones de funcionamiento de cada sistema, capacidad que los distingue e individualiza, otorgándoles su identidad y caracterización operativa, que les posibilita incidir, liderar o alternativamente someterse a condiciones de influencia y liderazgo.Los sistemas tienden a perder su poder y capacidad de funcionamiento, expresado en deterioro, obsolescencia o situaciones similares, que pueden llegar hasta su probable desaparición. Es el proceso de la entropía o desgaste institucional. La capacidad competitiva, el poder de cada actor o sistema institucional, determina, por tanto, sus posibilidades de supervivencia y desarrollo.Los sistemas sus elementos y subsistemas integrantes están expuestos a un conjunto de realidades internas y externas, muchas de ellas altamente aleatorias y turbulentas que pueden alterar de pronto y radicalmente su posición en el mercado, su comportamiento y capacidad de funcionamiento, siendo indispensable preservar y propiciar las fuerzas propulsoras institucionales (fortalezas y oportunidades) y contrarrestar y reducir las fuerzas obstaculizantes (limitaciones, problemas, amenazas y posibilidades de riesgo).
- 15. Los sistemas institucionales pueden lograr y asegurar, bajo ciertas condiciones de funcionamiento: permanencia, estabilidad y equilibrio con dinamismo adecuado que propicien incrementar su poder y capacidad de funcionamiento, su calidad y productividad competitiva sostenible. Constituye la capacidad homeostática institucional.Todo sistema forma parte, al menos, de un sistema mayor.Cualquier forma de exclusión o incremental operada en una de las partes del sistema, afecta a la potencialidad sinérgica institucional.Cada sistema tiene una capacidad y condición de comportamiento diferente con respecto al escenario en el cual opera; las relaciones, interrelaciones, apertura, cultura, valores, necesidades, tradiciones, estrategias, clima, entre otras, muy propias de cada situación, realidad y sistema institucional, condicionan y explican su comportamiento.
- 16. LA TEORÍA DE SISTEMAS – ALCANCE Su alcance es trascendente en cuanto aporta con elementos e instrumentos teórico prácticos de indiscutible utilidad para el conocimiento de las instituciones de toda índole; llega a constituir un medio diferente para el análisis; permite advertir su dinamismo y velocidad; facilita ampliar y profundizar su comprensión en diferentes direcciones, escenarios y dimensiones, su funcionamiento y comportamiento actual y probable, en general sus características; permite y facilita formular acciones más apropiadas para mejorar la conducción y gestión institucional, así como los esfuerzos prospectivos, por ende estimular el incremento de su productividad y capacidad competitiva integral.
- 17. Constituye una alternativa diferente para la conducción institucional, que gravita en el diseño y estrategia de la gerencia y gestión institucionales, para lo cual demanda de la dirección y alta administración: capacidad y habilidad multidisciplinaria, y, de los niveles de gestión: capacidad y habilidad interdisciplinaria para responder al reto de las realidades y exigencias establecidas en los actuales y futuros escenarios, al advertir su complejidad, competitividad, incertidumbre, turbulencia, irrefrenables logros científico tecnológicos de los tiempos contemporáneos marcados por los efectos de la globalización, entre otros.Estimula el trabajo y pensamiento proactivo, científico, creativo e innovador constante, para su aplicación frente a la universalidad y complejidad de los escenarios institucionales, de las realidades concretas de las cuales forman parte.
- 18. PRINCIPIOS O FUNDAMENTOS DE LOS SISTEMAS Y PROCESOS INSTITUCIONALESEl diseño, rediseño y funcionamiento de los sistemas institucionales, de cualquier naturaleza, debe contemplar, según su necesidad específica, la incidencia de los siguientes principios o fundamentos básicos:Propósito o Principio.-El propósito de los sistemas y subsistemas institucionales, su función específica, objetivo básico, la visión, la misión del macro sistema institucional, subordinan las funciones, objetivos, procesos, planes, programas, proyectos y presupuestos, alcances y comportamiento de los recursos, medios, elementos y partes de sus componentes.
- 19. PoderLa presencia y funcionamiento de los sistemas y subsistemas institucionales y de sus partes componentes, implican acciones y relaciones de poder de la más variada naturaleza y trascendencia, ejercidas por ellos: autoridad, dominio, jurisdicción, atribuciones, funciones, facultades y demás similares.TotalidadLos subsistemas institucionales, no obstante su individualidad y heterogeneidad, por diversos medios y mecanismos, confluyen en una composición estructurada que los abarca. DependenciaTodo sistema institucional forma parte y está subordinado funcional y jerárquicamente, a un sistema mayor, el cual lo rige, gravitándolo en diversa medida.
- 20. InterdependenciaEl funcionamiento institucional genera variadas condiciones de interrelación e interdependencia, entre y con los diversos sistemas componentes (mayores, similares o de menor jerarquía). Causa-efectoEl comportamiento y cualquier modificación o alteración del sistema o de sus subsistemas afectan, con diversa incidencia, al resto de elementos o componentes de los sistemas. OrdenLos sistemas, sus recursos, medios y partes componentes, cumplen funciones y objetivos específicos, interrelacionados a través de métodos, procesos y procedimientos de trabajo debidamente prescritos.
- 21. AdaptabilidadLos sistemas institucionales, requieren desarrollar esfuerzos sistemáticos para lograr la cultura que les posibilite asimilar, con oportunidad y pertinencia, en su capacidad de funcionamiento y de respuesta, las demandas de la modernización, de sus tendencias y paradigmas, de cara a las condiciones cambiantes de los escenarios en los cuales están inmersos. TrascendenciaLos resultados finales de los sistemas institucionales, los de sus subsistemas, diversos procesos y subprocesos, provocan impacto positivo, al aportar al logro del portafolio de objetivos esperados, observando nuevos y retadores estándares de productividad, que fortalecen su capacidad competitiva y afianzan su sostenibilidad. SinergiaLa gestión institucional y la de sus componentes, debidamente articulada e interrelacionada, genera resultados mayores, mejores, con menores costos y en menor tiempo.
- 22. IntegraciónEl aporte articulado y armónico de las partes componentes del sistema, incrementa sus niveles de productividad y competitividad. RealimentaciónLos sistemas institucionales aseguran su equilibrio y funcionamiento con dinamismo, utilizando mecanismos permanentes y adecuados de regulación, control, información y decisorios, en tiempo real.ComplejidadLa naturaleza social de los sistemas institucionales, la incidencia de sus diversos componentes, así como de los elementos, factores y variables intra y extrainstitucionales, en esencia inciertos, turbulentos, generan limitaciones para prever o anticipar con certeza, su comportamiento, condiciones de funcionamiento y opciones de gobernación.GobernaciónPara garantizar la conducción, gestión y permanencia institucional, en los términos esperados, es menester el dominio apropiado de la capacidad de funcionamiento interno y de las variables externas incidentes del y en el sistema institucional.
- 23. Sostenibilidad Las Instituciones, para asegurar la legitimidad y permanencia en los escenarios, deben satisfacer a cabalidad la atención de su propósito, observando al efecto las exigencias de calidad, productividad y competitividad mínimas, acorde con las exigencias de sus escenarios de desempeño. APLICACIÓN: ENFOQUES Todos y cada uno de los procesos Institucionales públicos y privados, ocurren en realidades concretas, tanto físicas como humanas que permiten que exista una interactuación entre estos.La realidad Social, humana y las relaciones mutuas de los componentes de la organización.La realidad territorial, geográfica, ambiental, física en la cual se dan las relaciones entre las personas, instituciones y sociedades.Para ello la organización toma en cuenta:
- 24. Contexto Interno es decir toma en cuenta el escenario humano físico donde están los locales con sus equipos e instalaciones, en los que se desenvuelven sus operaciones.Mercado surge principalmente de las actividades del sistema institucional en la que considera a los actores, factores, variables y recursos con los cuales cuenta para poder realizar sus actividades.Insumos son los bienes y los recursos que son indispensables para su funcionamiento.Resultados son los productos entregados por el sistema al mercado para satisfacer las necesidades y demandas específicas de los usuarios.Control es necesario evaluar el desempeño de cada una de las partes del proceso en cada una de sus diferentes instancias, áreas y niveles de los procesos institucionales.