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- 1. REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITECNICO SANTIAGO MARIÑO Integrantes: Olga Rodríguez. 20988743 Ramón Arvelo. 21204283 Tutor: Ing. Oswaldo Hechenleitner. “S.I”
- 2. INTRODUCCIÓN Las instituciones son una estructura social estable y formal que toma los recursos del medio ambiente y los procesa para la obtención de productos. Las instituciones procesan y emplean información con objeto de producir productos para el medio ambiente (por ejemplo, bienes y servicios). En esta parte es donde entran en juego los sistemas de información que se encargan de interrelacionar procesar y almacenar los datos para luego distribuirlas dentro de la institución y esta así pueda completar sus operaciones.
- 3. ¿QUÉ ES UNA INSTITUCIÓN? • Una institución es una estructura social estable y formal que toma los recursos del medio ambiente y los procesa para la obtención de productos. • Esta definición técnica se enfoca en tres elementos de la institución. El capital y el trabajo son los factores primarios de la producción que son proporcionados por el medio ambiente. La institución (empresa) transforma esos insumos en productos y servicios mediante una función de producción; un proceso que transforma el capital y el trabajo en productos. Los productos y servicios son a su vez consumidos por los entornos a cambio de insumos. • Las instituciones son, por una parte, entidades procesadores de información. Sin embargo, sería un error ver a las instituciones o a los seres humanos que trabajan en ellas desde un punto de vista tan limitado. Las instituciones procesan y emplean información con objeto de producir productos para el medio ambiente (por ejemplo, bienes y servicios).
- 4. CARACTERÍSTICAS DE LAS INSTITUCIONES Burocracias Institución formal con una clara y evidente división del trabajo y especialización, con reglas abstractas o procedimientos que crean un sistema de toma de decisiones imparcial y universal. Cultura organizacional Conjunto de supuestos fundamentales sobre qué es lo que la institución debe producir, cómo obtener dichos productos, dónde y para quién. Todo lo demás, tecnología, normas, valores, declaraciones en público, etc., debe apegarse a estos supuestos. La cultura organizacional es una poderosa fuerza unificadora, que limita el conflicto político y promueve la comprensión mutua, los acuerdos en los procedimientos y las prácticas comunes.
- 5. Procedimientos normales de operación Son reglas, procedimientos y prácticas definidas con precisión para llevar a cabo tareas que han sido desarrolladas para enfrentar decisiones ya esperadas. Políticas institucionales Las instituciones están ordenadas de manera que las personas ocupen diferentes posiciones. Como las personas tienen distintos intereses y especialidades, tienen diferencias naturales en cuanto a puntos de vista, perspectivas y opiniones sobre cómo los recursos, premios y castigos deben distribuirse. Estas diferencias son importantes para los miembros de la institución, ya se trate de directivos o empleados. A causa de estas diferencias, en toda institución se producen conflictos políticos, rivalidades y dificultades.
- 6. ALGO MAS SOBRE LAS CARACTERÍSTICAS Es importante resaltar que algunas características varían de una institución a otra, aun cuando todas las instituciones tienen características comunes, no existen dos de ellas que sean idénticas. Las instituciones tienen distintas estructuras, metas, actas constitutivas, estilos de liderazgo, tareas y entornos.
- 7. TIPOS DE INSTITUCIONES • Instituciones con estructuras muy sencillas, en general son jóvenes y pequeñas empresas emprendedoras en entornos muy cambiantes, dominadas por un inversionista y administradas por un único administrador. Estructura de emprendedores • La grande y clásica burocracia se da en entornos poco cambiantes, produciendo sólo productos estándar. Está dominada por una dirección estratégica que centraliza el flujo de información y autoridad de decisión. Máquina burocrática • Es una combinación de muchas máquinas burocráticas, cada una de las cuales produce un producto o servicio distinto, en general dirigida desde la matriz. Este tipo de organización es conveniente para medios ambientes de cambios lentos y productos estandarizados. Los sistemas de información son habitualmente elaborados y complejos, de manera que pueden dar apoyo a la planeación financiera y sus requerimientos de informes y a las necesidades operativas de las divisiones. Burocracia divisionalizada
- 8. • Esta es la estructura basada en el conocimiento y sapiencia. Los miembros profesionales de la institución que tienen considerable información y autoridad son los que crean el producto o servicio. Tales instituciones tienen en general sistemas primitivos centralizados de información, contabilización del tiempo y facturación por los servicios profesionales, y con frecuencia tienen sistemas muy sofisticados del trabajo de conocimiento para los profesionales. Burocracia profesional • Esta forma de organización debe responder a mercados de cambios rápidos, que se caracterizan por grandes grupos de especialistas organizados en fuerzas de tarea multidisciplinarias y de corta vida que se enfocan hacia los nuevos productos y una administración central débil que comprende poco del trabajo técnico de su personal, pero de la que sin embargo se espera que administre el flujo de fondos desde el entorno y retribuya en cambio productos. Adhocracia
- 9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Sistemas de Información pueden definirse como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar y almacenar datos, para luego distribuir información que apoye la toma de decisiones y el control en una institución. Además pueden ayudar a los administradores y al personal a analizar problemas
- 10. alimentación Es la captura o recolección de datos primarios dentro de la institución o de su entorno para procesarlos en un sistema de información. Procesamiento Es la conversión del insumo en forma que sea más compresible para los empleados. Salida o producto Es la distribución de información procesada a las personas o en las actividades en donde será usada. Retroalimentación Es el producto regresado a personas indicadas dentro de la institución para ayudarles a evaluar o corregir la etapa de alimentación. Los sistemas de información cumplen con la función de transformar los datos puros en información útil, a través de actividades básicas que son:
- 11. UN SISTEMA DE INFORMACIÓN TIENE DIVERSAS CARACTERÍSTICAS DEPENDIENDO DE LA PERSPECTIVA CON LA QUE SE OBSERVA. • Todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo. Propósito u objetivo • Un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia. Globalismo o totalidad Lo dividiremos en dos grupos Desde la naturaleza:
- 12. • Es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema. Entropía • Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno. Homeostasis Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un súper sistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo.
- 13. AUNQUE TAMBIÉN SE PUEDEN VER LAS CARACTERÍSTICAS QUE TIENEN Desde el tipo de sistema: • Agilizar las tareas operacionales de la organización. • Alta transaccionabilidad (entradas y salidas de información). • Nivel de cálculo bajo. Sistemas Transaccionales • Baja transaccionabilidad (entradas y salidas de información). • Nivel alto de cálculo, y operaciones complejas. Sistemas de Apoyo de las Decisiones • La complejidad de estos SI es alta. • Generalmente su implementación en la organizacional va precedida de los anteriores. • Apuntan a “apuntar” a otros horizontes la organización. Sistemas Estratégicos
- 14. PANORAMA GENERAL DE LOS SISTEMAS EN LAS INSTITUCIONES Sistemas a Nivel Estratégico • En este sistema se encuentra el Sistema de Soporte Gerencial (S.S.G.) Los directivos emplean este sistema para la teoría de decisiones, sirven a nivel estratégico de la institución, dirigen las decisiones no estructuradas y crean un ambiente generalizado de computación y comunicación en vez de proporcionar alguna aplicación fija capacidad específica d estos sistemas de soporte gerencial están diseñados para incorporar información sobre eventos externos como competidores nuevos, pero también obtienen información resumida de los sistemas de información para la administración y del sistema para el soporte de decisiones internas. Las instituciones cuentan con varios sistemas de información: Sistema a Nivel Administrativo o Gerencial • Esta constituida a su vez por los sistemas de información para la Administración (S.I.A.) y los Sistemas para el Soporte de Decisiones (S.S.D.) los sistemas de información para la administración proporcionan a los administradores a informes y en algunos casos acceso en línea a los registros ordinarios e históricos de la institución. Este sistema sirve principalmente a las funciones e planeación, control y a la toma de decisiones a nivel de la administración gerencial y han limitado frecuentemente las capacidades de análisis.
- 15. Sistema a Nivel de Conocimiento • Esta constituida a su vez por los sistemas de información para la Administración (S.I.A.) y los Sistemas para el Soporte de Decisiones (S.S.D.) los sistemas de información para la administración proporcionan a los administradores a informes y en algunos casos acceso en línea a los registros ordinarios e históricos de la institución. Este sistema sirve principalmente a las funciones e planeación, control y a la toma de decisiones a nivel de la administración gerencial y han limitado frecuentemente las capacidades de análisis. Sistema a Nivel de Conocimiento • Dentro de este nivel se encuentra el Sistema de Procesamiento de Información (S. P.O.), es un sistema computarizado que realiza y registra las operaciones diarias de rutina necesariamente para las operaciones de la empresa. Como por ejemplo se tiene la alimentación de datos sobre pedidos, los sistemas de reservación de hoteles, información a clientes, registros de clientes y embarques. Las tareas, los recursos, y las metas de nivel operativo de la institución están previamente definidas altamente estructuradas.
- 16. RELACIÓN ENTRE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LAS INSTITUCIONES Los sistemas de información y las instituciones ejercen entre sí una influencia mutua. Los sistemas de información deben alinearse con la institución para proporcionar la información que necesitan los grupos importantes dentro de ella. Al mismo tiempo, la institución debe tener conciencia y abrirse a las influencias de los sistemas de información para beneficiarse de las nuevas tecnologías. La relación biunívoca entre las instituciones y la tecnología de información se ve medida por diversos factores que condicionan las decisiones para que estas sean o no tomadas por los administradores. Entre los factores que median en las relaciones se tiene la cultura organizacional, la burocracia, la política, modas en los negocios y la pura casualidad.
- 17. COMO AFECTAN LAS INSTITUCIONES A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Las instituciones tienen un impacto directo sobre la sistemas de información al tomar decisiones sobre cómo será empleada y qué papel desempeñará en la institución. Los administradores deciden sobre el diseño de los sistemas, también emplean la tecnología de la información. Son quienes determinan quien construye y opera los sistemas y quienes proporcionan los argumentos para construir los sistemas.
- 18. COMO AFECTAN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN A LAS INSTITUCIONES Los sistemas de información afectan a las instituciones y éstas necesariamente afectan al diseño de los sistemas. El impacto de las computadoras en las instituciones se ve mediada por diversos factores como: ♦ Estructura organizacional ♦ Los procedimientos normales de operación ♦ El entorno ♦ Las decisiones administrativas ♦ Las políticas Son los administradores quienes deciden cuáles sistemas deben construirse, qué es lo que éstos harán, cómo serán implantados, etc. En un sentido muy amplio, los administradores y las instituciones escogen los impactos computacionales que desean. Como existen muchas clases de instituciones, resulta que la tecnología de los sistemas de información tendrá un impacto diferente en los distintos tipos de instituciones. La palabra cambio se refiere a cualquier situación en donde se dejan determinadas estructuras, procedimientos, comportamientos, etc. para adquirir otras, que permitan la adaptación al contexto en el cual se encuentra el sistema u organización y así lograr una estabilidad que facilite la eficacia y efectividad en la ejecución de acciones.
- 19. ¿POR QUÉ LA RESISTENCIA INSTITUCIONAL AL CAMBIO? Existen dos principales razones por las que existe la resistencia al cambio b) Cultura en la organización: la cultura de un grupo y organización es lo que da unidad e identidad a la vida de éstos, por lo tanto, cuando se intenta modificar algún aspecto de la empresa, se alteran algunos elementos de su cultura, aquí es donde surge la resistencia al cambio. Mientras más grande sea la diferencia entre los nuevos valores y actitudes con los anteriores, mayor será la resistencia. La administración de la resistencia al cambio incluye la eliminación del miedo a lo desconocido, que es el principal factor que ocasiona la resistencia. El cambio debe de ser preparado de tal forma que provoque el menor número posible de problemas y temores. a) La conformidad con las normas: las normas sirven para regular y controlar la conducta de los individuos de un grupo, por lo que en el momento en que es necesario efectuar un cambio que se contrapone o altera las normas del grupo, lo más probable es que encuentre resistencia, dada la amenaza a la estabilidad.
- 20. Antes de comunicar un cambio dentro de la organización, se deben de analizar cuidadosamente los factores en los que puede afectar al personal interno, tanto en el presente como en el futuro. Es aquí donde entra el concepto de cultura organizacional, para entender esto, se plantea el esquema de las 4 dimensiones de las culturas organizacionales exitosas que se indica a continuación: Visión: Es la meta que define lo que se hace y lo que no se hace en la organización y dicta hacia dónde va la empresa. Es importante que todos los integrantes de una empresa conozcan la visión de la misma. Consistencia: Se refiere al conjunto de normas, reglas, procedimientos y rituales que definen la forma particular o el estilo en que la organización responde a situaciones internas. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la consistencia exagerada de normas y reglas se puede convertir en burocracia, es decir cuando ya no agrega valor a la organización.
- 21. Participación: Es una medida de la facilidad con la que la información y las ideas fluyen a través de la organización, aunque a veces una empresa no puede implementar todas las ideas de sus miembros, debe de existir el ambiente y la libertad que incite la participación creativa y eficiente. Adaptabilidad: Es la agilidad con la que la organización responde a sus clientes externos y su disposición al cambio, es una medida de la flexibilidad de la empresa. Cuando una organización tiene una alta participación y una alta adaptabilidad, se dice que tiene una cultura flexible y con disposición al cambio.
- 22. CONCLUSIÓN Los sistemas de información y las instituciones ejercen entre sí una influencia mutua. Estos deben alinearse para proporcionar de manera ideal la información que se necesita para que las instituciones realicen su trabajo. A su vez las instituciones sobre los sistemas de información repercuten en la forma en que se realizara la toma de decisiones y como será empleada dicha información. Una buena relación entre ellas permite que se den cambios dentro de la institución.