Presentacion erp kickoff v.1.1
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Este documento presenta un proyecto de implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) en una empresa con operaciones en España y Portugal. Actualmente la empresa usa varios sistemas independientes que crean "islas de información". El proyecto unificará toda la información en una plataforma única de ERP para integrar los procesos de negocio. Se evaluaron varios proveedores de ERP antes de seleccionar IFS Applications. El documento describe las fases del proyecto de implementación de IFS en la subsidiaria en Portugal.
Presentacion erp kickoff v.1.1
- 1. E R P
- 2. E R P 2011 2 SITUACION ACTUAL Dispersión de información ACCOUNTING ERP COMMERCIAL EXECUTIONS SERVICE MANAGEMENT SYSTEM COMPETENCE CENTER MANUAL INTERFACE AUTOMATIC INTERFACE SPAIN PORTUGAL COMMON CUSTOMERS REMINDER SUPPLIERS DOCUMENTATION AS/400 ACCOUNTING STOCKS INVOICING ORDERS PURCHASES GPSIB CRM TIME TRECKING SYSTEM PROJECTS PROFITABILITY. XLS TRAINING CENTRE PUPILS AND COURSES REPAIRS AND WARRANTY MATERIALS TO SBA OFFERS COST CALCULATION PHC ADVANCED ACCOUNTING STOCKS INVOICING ORDERS PURCHASES OFFERS AND COST CALCULATION .XLS TIME TRECKING SYSTEM .XLS PROJECTS PROFITABILITY .XLS PROJECTS SCHEDULING .XLS MAINTENANCE AND TECHNICAL ASSITANCE SCHEDULING .XLS TIME to QUALITY CASE SUITE IN PROCESS OF IMPLEMENTATION
- 3. E R P 2011 3 SITUACION ACTUAL Control de procesos por papel Problemas de coordinación entre departamentos •Surge de varios sistemas independientes que existen actualmente para cada área de negocio, lo que crea islas de información y trae como consecuencia una deficiencia en la comunicación y en la eficiencia.
- 4. E R P 2011 4 SITUACION ACTUAL
- 5. E R P 2011 5 POR QUÉ NECESITAMOS UN ERP? SITUACION ACTUAL PROBLEMAS NECESIDADES 1 Evolución desde empresa de distribución a gestión de proyectos e instalación con recursos propios y subcontratados AS400 y PHC no satisfacen las necesidades actuales y su adaptación no es viable ERP con gestión de proyectos, servicios y recursos 2 Demasiadas Bases de Datos no relacionadas entre sí La información no es visible fácilmente y no hay visiones de conjunto Unificar toda la información en una única plataforma 3 Dificultades para conseguir y tratar la información El análisis de información difícil y parcial Reducir tiempo en preparar información y aumentar tiempo analizando información 4 España y Portugal (y el resto de países) tienen diferentes sistemas sin relación entre ellos Reporting manual entre Portugal y España, y de los países con Suiza. Consolidación de información ha de hacerse manualmente Un único sistema con dos compañías y un nivel superior de consolidación. 5 Gestión de proyectos y mantenimientos en Excel Dificultades en coordinar y planificar los recursos Asignación fácil de recursos relacionados con planificación de proyectos, mantenimientos y fechas de entrega
- 6. E R P 2011 6 Qué es un ERP • Enterprise Resource Planning es una herramienta que da a la empresa: • las capacidades y recursos necesarios para • integrar las funciones aisladas en un proceso continuo de negocios • para aumentar su competitividad • Las mejores empresas necesitan herramientas de gestión modernas y eficaces (ERP).
- 7. E R P 2011 7 IFS Ejemplos de funcionamiento integrado
- 8. E R P 2011 8 Arquitectura
- 9. E R P 2011 9 NSO ERP project information: Process Analysis 2009 (SMR / SIB / SIM …)
- 10. E R P 2011 10 Conclusions and decisions evaluation funnel Short list RFP Workshops Check Finance Decision GL 6 4 2 2 1 Reference Visits Price Negotiations
- 11. E R P 2011 11 Methodology
- 12. E R P 2011 12 Process coverage Process Systems Services Components Average SAP 3.80 3.83 4.34 3.99 4 IFS Applications 4.80 4.13 4.78 4.57 1 MS Dynamics NAV 4.00 3.42 4.86 4.09 3 Infor ERP LN 4.04 4.38 4.60 4.34 2 Role support Systems Services Components Average SAP 3.88 4.08 4.33 4.10 3 IFS Applications 4.77 4.15 4.67 4.53 1 MS Dynamics NAV 3.81 3.55 4.80 4.05 4 Infor ERP LN 3.94 4.15 4.56 4.22 2
- 13. E R P 2011 13 IFS
- 14. E R P 2011 14 Project Blue Print • En la fase Blue Print se definió el sistema básico del ERP. Con estas definiciones se construyó el núcleo del ERP Corporativo, idéntico para todos los paises. Durante la implementación en los paises se harán adaptaciones sobre éste núcleo. • Participaron todos los países que utilizarán el ERP en una primera fase. ERP SMR ERP SIB ERP SIM ERP Sxx Blue Print (Basic System Parameters) Local adaptions Local adaptions Local adaptions Local adaptions
- 15. E R P 2011 15 Fases del Proyecto Project setup Blueprint (Solution map) Adapting Blueprint & Implementation Preparation Go-live Go-live • Contrato • Gestión del Proyecto • Planificación del proyecto • Presupuesto • Equipos • Alcance del Proyecto • Análisis de procesos • Diseño de procesos • Estandarización de procesos • Procesos locales • Data concept / estandarización • Migration concept • Worthflow concept • Document concept • Roles / User concept • GAP list SGR • Planificación y Realización del Sistema -> System (SGR) prototipo • Adaptación de Blueprint a países • GAP list países • Personalización • Modificaciones • Realizar la migración de datos • Realizar conceptors de roles y usuarios • Entrenamiento Key-users • Prueba de la solución -> Systema del país en fase prototipo • Entrenamiento usuarios finales • Migración de datos (test) • Resolución de problemas • Test de integración -> Systema y personal listo para go live • Migración de datos final • Test de integración final • Asistencia a usuarios finales • Asistencia a Key-users • Resolución de problemas -> Systema en funcionamiento y uso SBA ERP project team ERP Supplier team (europe) ERP Supplier team (local) SGR ERP team (SMR/SIM/SIB …) NSO ERP team (e.g. SIB) Equipos implicados:
- 16. E R P 2011 16 Ventajas de un ERP • Uniformidad de gestión: toda la empresa trabaja igual (Barcelona, Madrid, Lisboa, Porto,...) • Toda la información a la vista y en tiempo real: • Facilidad para compartir información, • Facilita la toma de decisiones • Reduce errores • Evita la duplicidad de trabajo • Reduce el esfuerzo desperdiciado • Elimina las actividades que no representan valor.
- 17. E R P 2011 17 Ventajas de un ERP (2) • Menor tiempo en procesar información • se eliminan los Excels independientes que han de ser alimentados a mano • La información entra una vez y se usa desde cualquier departamento que la necesite • Se eliminan cuellos de botella • cada parte alimenta la información una vez y todos la ven y actúan.
- 18. E R P 2011 18 Ventajas de un ERP (3) • Mejora en la comunicación: • autorizaciones en línea con toda la información a la vista • Se elimina trabajar sobre papel • Facilidad de planificación: Mejor planificación -> mejor servicio ->menores costes ->más competitividad.
- 19. E R P 2011 19 Sin embargo un ERP implica: • cambios en los procesos de negocio • un redefinición de la organización (responsabilidades) • un esfuerzo adicional en aprender • un cambio en la disciplina de trabajo • modernización de las herramientas de gestión.
- 20. E R P 2011 20 Quién es IFS • Multinacional fundada en 1983 en Suecia • Produce y distribuye IFS Applications, ERP basado en componentes y orientado a servicios y gestión de activos, fabricación, cadena de suministro y proyectos. • 2.700 empleados en 50 paises • Facturación 2.010: 293 millones € • Clientes en: • Fuerzas Armadas, Operadores de Flotas, Aviación Comercial • Construción/Contratistas, Ingenierías, Construcción y/o Mantenimiento de Instalaciones, Infraestructuras, Astilleros • Oficinas en Madrid.
- 21. E R P 2011 21 SIB rollout: Fases del proyecto (1) Fase Contenido Actividad Respon sable Participan Fecha inicio Fecha fin Fase Start Rollout SIB Definición de aspectos fundamentales consolidacion y operacion SIB E - SIB P Definición de qué incluye el proyecto y qué no Strategy meeting Martin Kaiser (SBA) Martin Kaiser (SBA) Rupert Schmid (SMR) Carlos Crespo Juan Ignacio Prats Joan Sales Consultores IFS- Finanzas Equipo soporte IFS- España 10/10/2011 10/10/2011 Personal clave informado sobre el proyecto Proyecto iniciado oficialmente Kick-Off meeting Stefan Widmer (SBA) Martin Kaiser (SBA) Stefan Widmer (SBA) Sacha Meier (SBA) Rupert Schmid (SMR)? Carlos Crespo Juan Ignacio Prats Joan Sales Key-users Equipo soporte IFS- España 11/10/2011 (2 horas) 11/10/2011 Determinar desviaciones entre Blueprint y procesos en SIB Definir procesos o partes que faltan Workshop s Process Analysis Martin Kaiser (SBA) Martin Kaiser (SBA) Sacha Meier (SBA) Joan Sales Key-users 24/10/2011 04/11/2011
- 22. E R P 2011 22 SIB rollout: Fases del proyecto (2) Fase Contenido Actividad Respon sable Participan Fecha inicio Fecha fin Fase Key-user training Rollout SIB Entrenar a los Key-users en el ERP IFS (estado Blueprint) Key-users training Martin Kaiser (SBA) Martin Kaiser (SBA) Sacha Meier (SBA) Joan Sales Key-users 07/11/2011 02/12/2011 Fase Adaptation SIB Rollout SIB Configurar ERP para SIB ERP listo para soportar los procesos de SIB Workshop s Adaptation Martin Kaiser (SBA) Martin Kaiser (SBA) Sacha Meier (SBA) Joan Sales Key-users 05/12/2011 20/01/2012 Fase Business Case Testing Rollout SIB Verificar la configuración del ERP para SIB El ERP soporta los procesos de SIB Business Case Testing Martin Kaiser (SBA) Martin Kaiser (SBA) Sacha Meier (SBA) Joan Sales Key-users 30/01/2012 09/03/2012 Fase Integration Test Rollout SIB Verificar que todos lo procesos trabajan juntos (workflow) ERP listo para trabajar Workshop s Integration Test Martin Kaiser (SBA) Martin Kaiser (SBA) Sacha Meier (SBA) Joan Sales Key-users Key-users SMR- (soporte) 12/03/2012 06/04/2012
- 23. E R P 2011 23 SIB rollout: Fases del proyecto (3) Fase Contenido Actividad Respon sable Participan Fecha inicio Fecha fin Fase End-user training Rollout SIB Entrenamiento de todos los usuarios finales End-user trainings Martin Kaiser (SBA) Martin Kaiser (SBA) Sacha Meier (SBA) Joan Sales Key-users End-users Soporte IFS Iberia 09/04/2012 20/04/2012 Fase Migration Rollout SIB Migrar los datos de los sistemas actuales al ERP Sistema preparado para Go-live Preparació n de migración de datos Denis Harnist (SBA) Joan Sales Juan Ignacio Prats Departamento IT SIB Soporte IT SIB Portugal Tecnocom Enrique (GPSIB) 31/10/2011 02/05/2012 Data Migration Martin Kaiser (SBA) Martin Kaiser (SBA) Sacha Meier (SBA) Denis Harnist (SBA) Equipo tecnico IFS- (datos financieros) 23/04/2012 27/04/2012
- 24. E R P 2011 24 SIB rollout: Fases del proyecto (4) Fase Contenido Actividad Respon sable Participan Fecha inicio Fecha fin Fase Go-live Rollout SIB Empieza la utilización del nuevo ERP ERP en modo Producción Comunicar Go-live inicio con puntos clave Joan Sales 25/04/2012 28/04/2012 Go-live: arranque del nuevo ERP Stefan Widmer (SBA) Stefan Widmer (SBA) Martin Kaiser (SBA) Sacha Meier (SBA) Joan Sales Key-users End-users IFS Solution Manager- (Huber) IFS Consultant Finance IFS technical staff- (stand by) Soporte IFS Iberia 02/05/2012 02/05/2012 Fase Optimization / Acceptance Rollout SIB 07/05/2012 29/06/2012 Resolución de incidencias
- 25. E R P 2011 25 SIB equipo del proyecto: España Portugal Coordinador del proyecto Joan Sales Coordinador Portugal Manuel Queiroz Finance Key-user Juan Ignacio Prats Maria Joao Systems Key-user Carlos Torras Jorge Rebelo Operaciones Key-user Andreu Cortes Sofia Baptista Components Key-user Cristina Alvarez Mº José Sevillano Vitor Rodrigues Fernando Castro Service Key-user Eva Marquez David Saavedra Nuno Silva
- 26. E R P 2011 26 La hora del cambio
- 27. E R P 2011 27 Las mejores empresas necesitan las mejores herramientas
- 28. E R P 2011 28 Gracias por vuestra atención