Procesos Contables
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Este documento describe los principales procesos contables como la documentación fuente, los libros diarios, el libro mayor, el balance de comprobación y ajustes contables. Explica los diferentes tipos de documentos como facturas, notas de venta, liquidaciones de compra, entre otros. También detalla los procedimientos para registrar transacciones en los libros contables y elaborar estados financieros.
![Katherine Latorre
2013
PROCESOS CONTABLES
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Procesos Contables
- 1. Katherine Latorre 2013 PROCESOS CONTABLES [Escribir el nombre de la compañía] [Escribir la dirección de la compañía] [Escribir el número de teléfono] [Escribir el número de fax]
- 2. Katherine Latorre Contenido PROCESOS CONTABLE................................................................................................................ 4 DOCUMENTO FUENTE ......................................................................................................................... 4 Clasificación: .................................................................................................................................... 5 Comprobante de venta y documentos complementarios .............................................................. 5 Documentos Complementarios .................................................................................................. 7 Comprobante de retención ......................................................................................................... 7 Forma de llevar los libros contables ........................................................................................ 16 LIBRO DIARIO ................................................................................................................................ 16 Procedimiento para registrar las transacciones en el libro diario ....................................... 17 LIBRO MAYOR ............................................................................................................................... 20 Modelo de libro mayor ...................................................................Error! Bookmark not defined. Modelo del libro mayor auxiliar .....................................................Error! Bookmark not defined. Procedimiento para la mayorización ....................................................................................... 21 Procedimiento para mayorizar.................................................................................................. 23 Clases de saldos ........................................................................................................................ 23 BALANCE DE COMPROBACION ............................................................................................... 24 Modelo del balance de comprobación de sumas y saldos ......Error! Bookmark not defined. Modelo del balance de comprobación ajustado ........................Error! Bookmark not defined. Procedimiento para la elaboración del balance de comprobación ..................................... 27 AJUSTES CONTABLES................................................................................................................ 28 Causas de la depreciación ........................................................................................................ 30 Métodos para calcular la depreciación.................................................................................... 31 Registro contable de la depreciación ...................................................................................... 31
- 3. Procesos contables Índice de Tablas Tabla 1.- Libro Diario ......................................................................................................................... 16 Tabla 2.- Libro Diario (otro modelo).................................................................................................. 17 Tabla 3.- Ejemplo Libro Diario ........................................................................................................... 18 Tabla 4.- Libro Mayor ........................................................................................................................ 21 Tabla 5.- Libro Auxiliar....................................................................................................................... 21 Tabla 6.- Modelo de Balance de Comprobacion Sumas y Saldos...................................................... 25 Tabla 7.- Balance de Comprobacion Sumas y Saldos (otro modelo) ................................................ 26 Tabla 8.-Modelo de Balance de Libro Mayor Ajustado ..................................................................... 26 Página 3 de 32
- 4. Katherine Latorre PROCESOS CONTABLE El ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático de los diferentes registros contables, inicia con la documentación fuente y el registro de las transacciones en los libros diarios contables hasta la preparación de los estados financieros que servirán de base a los diferentes usuarios para la toma de decisiones El ciclo contable comprende las siguientes etapas: Documento Fuente Libro Diario Libro Mayor Balance de o Comprobaci Mayorizacio on n DOCUMENTO FUENTE La documentación fuente constituye la justificación de las transacciones realizadas por la empresa y el elemento esencial para el registro contable; es decir, son una prueba integrada y verificable por parte de terceras personas.
- 5. Procesos contables Todas las compras de bienes y servicios que constan registradas en la contabilidad, deberán estar respaldadas con los correspondientes comprobantes de venta y documentos de importación de ser el caso, emitidos por los vendedores o proveedores; debiendo constar en los archivos del constituyente en forma cronológica, secuencial y numérica. Así mismo, todos los gastos y, en general, los ingresos y egresos relacionados con las actividades comerciales que desarrollen, deben estar respaldados por los respectivos recibos, comprobantes de depósitos, órdenes de pago y demás documentos necesarios. La finalidad de esta exigencia es de asegurar una adecuada y veraz relación entre el resultado obtenido al final de un ejercicio económico y los movimientos realizados durante el mismo. Clasificación: Los documentos se clasifican considerando los siguientes criterios: a. Por su importancia: Documentos Principales: Son aquellos documentos que soportan o justifican las transacciones realizadas por la empresa. Documentos Secundarios: Son aquellos documentos que se adjuntan a las transacciones realizadas como complemento de información. b. Por su origen: Documentos internos: Son aquellos documentos o soportes elaborados por la empresa, de acuerdo a sus necesidades. Documentos externos: Son aquellos documentos que sirven como respaldo a las transacciones realizadas por la empresa con terceras personas. Comprobante de venta y documentos complementarios Se entiende como comprobante de venta, todo documento que acredite la transferencia de bienes o la prestación de servicios. Por lo tanto. quedan comprendidos bajo este concepto los siguientes documentos: Página 5 de 32
- 6. Katherine Latorre Facturas Notas o boletos de venta Liquidación de compra de bienes o prestación de servicios COMPROBANTE DE VENTA Tiquetes o vales emitidos por maquinas registradoras Boletos de entrada a espectáculos públicos Otros autorizados por el SRI También son documentos autorizados para sustentar crédito tributario del IVA los costos y gastos para efectos del impuesto a la renta, siempre que se identifique al comprador mediante su número de 1 RUC o cedula de identidad, razón social o nombres y apellidos y que se haga constar que se haga constar por separado el valor del 2IVA, los siguientes: Los emitidos por los bancos, instituciones financieras crediticias que se encuentren bajo el control de la Superintendencia de Bancos y Seguros. El Documento Único de Aduanas y demás comprobantes de venta recibidos en la operaciones de importación. Los boletos o tiquetes aéreos, así como los documentos que por sobrecarga expidan las compañías de aviación o las agencias de viajes por el servicio de transporte aéreo de personas, siempre que cumplan con los requisitos impresos y de llenado de acuerdo al reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención. 1 RUC: Registro Único de Contribuyentes 2 IVA: Impuesto al Valor Agregado
- 7. Procesos contables Documentos Complementarios Notas de crédito notas de débito Guías de remisión Comprobante de retención Obligación de emisión de comprobante de ventas Están obligados a emitir y entregar comprobantes de venta todos los sujetos pasivos de los impuestos a la renta, al valor agregado y a los consumos especiales, sean sociedades o personas naturales, incluyendo las sucesiones indivisas, obligados o no a llevar contabilidad independientemente del valor de la transacción y de los contratos celebrados en los términos establecidos por la Ley de Régimen Tributario Interno. La obligación de emitir comprobantes de venta nace con ocasión de la transferencia de bienes, aun cuando se realice a título gratuito, o de la presentación de servicios de cualquier naturaleza, o se encuentren gravados con tarifa cero (0%) del impuesto al valor agregado. No están obligadas a emitir comprobantes de venta en las transacciones que realicen las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, por montos inferiores a cuatro dólares; sin embargo a petición del adquiriente del bien o servicio, si están obligados a emitir y entregar el respectivo comprobante de venta. No obstante al final de cada día, los mencionados contribuyentes emitirán una sola nota de venta por todas sus transacciones y por las que no se emitieron comprobantes de venta. Página 7 de 32
- 8. Katherine Latorre Se encuentran exentos de la obligación de emitir comprobantes de venta, las instituciones del Estado que presten servicios que generan la emisión de documentos públicos tales como: cedula de identidad, licencia de conducir, matricula de vehículos, entre otros. Los trabajadores en relación de dependencia tampoco están obligadas a emitir comprobantes de venta por sus remuneraciones recibidas. a. Facturas Se emitirán y entregaran facturas, cuando las operaciones se realicen para transferir bienes o prestar servicios a sociedades o personas naturales que tengan derecho al uso de crédito tributario y , en operaciones de exportación (ventas al exterior). Al momento de su emisión obligatoriamente se debe identificar al comprador con su nombre o razón social y su RUC; además, debe constar el desglose del IVA. Las facturas sustentan crédito tributario del IVA, costos y gastos para efectos del impuesto a la renta. Recuerde que la entrega de comprobantes de venta autorizados o que no contengan los requisitos establecidos, será sancionada con la clausura del establecimiento.
- 9. Procesos contables b. Notas de boletas de venta Se emitirán y entregaran notas de ventas en operaciones con consumidores o usuarios finales. Cuando los contribuyentes requieran sustentar costos y gastos para efectos de la determinación del impuesto a la renta, se deberá consignar el numero de RUC o cedula de identidad y el nombre, denominación o razón social del comprador, por cualquier monto de la transacción. Así mismo, cuando el monto de la venta supere los $200, es necesario identificar al comprador, consignando su número de RUC o cedula de identidad; y, apellidos y nombres. En la emisión de la nota de venta, no se desglosa el IVA, que debe estar incluido en el valor del bien o servicio conforme lo dispone la Ley de Defensa al Consumidor, el vendedor debe declararlo y pagarlo oportunamente, no sirve de sustento de crédito tributario IVA. c. Liquidación de compras de bienes o prestación de servicios. Página 9 de 32
- 10. Katherine Latorre Las sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad, emitirán liquidaciones de compra de bienes y prestaciones de servicios en los siguientes casos: Cuando se adquieran servicios ocasionales prestados en el Ecuador por personas naturales extranjeras sin residencia en el país, las que serán identificadas con su número de pasaporte, nombre y apellido. En este caso, los entes pagadores retendrán en la fuente, tanto impuesto al valor agregado como el 25% del impuesto a la renta. En la adquisición de servicios prestados en el Ecuador por sociedades extranjeras, sin domicilio ni establecimiento permanente en el país, las que serán identificadas con su nombre o razón social. para este caso, los entes pagadores retendrán en la fuente tanto el impuesto al valor agregado como el impuesto a la renta que correspondan de conformidad con la ley; y, En la adquisición de bienes inmuebles, corporales y prestación de servicios a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, que pos su nivel cultural o rusticidad no se encuentren en posibilidad de emitir comprobantes de venta. Para que las liquidaciones de compras y presentación de servicios den lugar al crédito tributario y sustente costos y gastos, las sociedades y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad deberán haber efectuado la retención del IVA, su declaración y pago, cuando corresponda. Las personas naturales y las sucesiones indivisas no obligadas a llevar contabilidad, no están facultadas para emitir liquidación de compras de bienes y prestación de servicios.
- 11. Procesos contables d. Tiquetes emitidos por maquinas registradoras. Se emitirán tiquetes de maquinas registradoras autorizadas por el 3SRI en operaciones con consumidores o usuarios finales. Estos tiquetes al igual que los boletos o entradas a espectáculos públicos no dan lugar a créditos tributarios por el IVA ni sustentan costos y gastos al no identificar al comprador. Sin embargo, en caso que el consumidor requiera sustentar costos y gastos o tenga derecho a crédito tributario, podrá exigir, para el caso de los tiquetes la correspondiente nota de venta o factura. 3 SRI: Servicio de Rentas Internas Página 11 de 32
- 12. Katherine Latorre e. Boletos para espectáculos públicos. Los boletos o entradas a espectáculos públicos los emiten los organizadores de estos espectáculos, no dan lugar a crédito tributario ni sustentan costos y gastos al no identificar al comprador. f. Notas de crédito Las notas de crédito son documentos que se emiten por la modificación en las condiciones de las transacciones originalmente pactadas; es decir, anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones. Las notas de crédito, dan a conocer al cliente la razón por la cual se le acredita un valor a su cuenta. En la práctica comercial las causas más usuales son: Error en la facturación por mayor valor de que se debió haber facturado Devolución en compras de mercaderías por registrar fallas o no corresponder a las características solicitadas por el cliente. Aceptación de descuentos y bonificaciones.
- 13. Procesos contables El comprador o quien a su nombre reciba la nota de crédito, deberá consignar en ella su nombre, numero de RUC o cedula de ciudadanía, pasaporte, fecha de recepción y de ser el caso, el sello de la empresa. g. Notas de debito. Las notas de debito se emiten por el cobro de intereses en mora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del comprobante de venta. Las notas de debito, dan a conocer al cliente, la razón por la cual se debita un valor a su cuenta. En la práctica comercial las causas más usuales son: Devolución en ventas de mercadería, por registrar fallas o no corresponder a las características solicitadas por el cliente. Error en la facturación por menor valor por el que debió ser facturado. Las notas de debito solo podrán ser emitidas al mismo adquirente o usuario para modificar comprobantes de venta otorgados con anterioridad. Página 13 de 32
- 14. Katherine Latorre Las notas de debito deberían contener los mismos requisitos preimpresos comunes de los comprobantes de venta, además de consignar la serie y número de los comprobantes a los cuales se refiere. h. Guía de remisión La guía de remisión es un documento que sustenta el traslado de mercaderías dentro del territorio nacional. Se entiende que la guía de remisión acredita el origen licito de las mercaderías, siempre que la información consignada en la misma sea veraz, referida a documentos legítimos y validos y que concuerde con la mercadería que efectivamente se transporte.
- 15. Procesos contables i. Comprobante de retención. El comprobante de retención en la fuente es un documento que acredita las retenciones de impuesto a la renta y el valor agregado, realizadas por los distintos sujetos que reciben la calidad de agentes de retención. Para su impresión se debe cumplir con los mismos requisitos exigidos en los comprobantes de venta. Los comprobantes de retención sustentarán créditos tributarios del impuesto a la renta y del impuesto al valor agregado siempre y cuando fueren emitidos conforme las normas tributarias. Página 15 de 32
- 16. Katherine Latorre Forma de llevar los libros contables Tanto libros básicos y auxiliares, deberán llevarse atendiendo a las siguientes reglas: El orden y las fechas de las operaciones no podrán ser alterados en los respectivos asientos. No se pueden dejar espacios en blanco en el cuerpo de los asiento o a continuación de ellos. Está prohibido poner asientos al margen o hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas. Los asientos no podrán ser borrados en todo o en parte. Cualquier error u omisión contenido, se salvara en un asiento distinto, en la fecha que se notare la falla. Los libros deben mantenerse íntegros, sin alteraciones de la encuadernación, foliatura o mutilación alguna. (Tomado del Manual Legal del Contador, pág. 19) LIBRO DIARIO El libro diario es el primer registro contable principal que sirve para anotar en orden cronológico de fechas las operaciones que ocurren en la empresa, en base a la documentación fuente. Para el registro de las transacciones se requiere el criterio por parte del profesional contable, de tal manera que la información que se refleja sea apropiada. Tabla 1.- Libro Diario "Lojanita Cía. Ltda." Libro Diario Año: Pág. 01 Fecha Detalle Parcial Debe Haber
- 17. Procesos contables Pasan.... Otro diseño de libro diario, es el que incluye una columna adicional para el código de las cuentas Tabla 2.- Libro Diario (otro modelo) "Lojanita Cía Latda." Libro Diario Año: Pág. 01 Fecha Código Parcial Debe Haber Procedimiento para registrar las transacciones en el libro diario Como se aprecia en los modelos de libro diario, es necesario hacer constar en la parte superior el nombre de la empresa, nombre del registro contable (libro diario), el año y el numero de página, el mismo que será secuencial. El rayado consta de las columnas: Fecha. Se escribe el día y mes de la transacción, según la documentación fuente. El año no es necesario especificar porque consta en la parte superior del formato. Código. Se anota el código correspondiente a cada cuenta contable, según el plan de cuentas. Página 17 de 32
- 18. Katherine Latorre Detalle. Se asigna un número secuencial a cada una de las transacciones, se escribe en la misma dirección de la fecha; a continuación se registra las cuentas deudoras y acreedoras que afectan la transacción; y, la explicación será clara y precisa, es necesario hacer referencia al documento que origino la transacción (factura, nota de venta, rol de pagos, etc.) y el número del mismo, dejando de esta manera pistas para una fácil localización. Parcial. Se anota los valores de las cuentas auxiliares. Debe. Se anota los valores de las cuentas deudoras. Haber. Se anota los valores de las cuentas acreedoras. Ejemplos: Enero 01. La empresa "Lojanita Cía. Ltda.", inicia sus operaciones comerciales, con la siguiente información financiera: Caja $2.400,00 Caja chica 120,00 Banco 3.200,00 Clientes 1.200,00 Mercadería 10.000,00 Muebles de oficina 2.000,00 Equipo de computación 4.800,00 Documentos por pagar 3.200,00 Capital 20.520,00 Enero 10. Se cancela con cheque los siguientes servicios básicos: Luz eléctrica $25,50 Agua potable $20,00 Enero 12. Según factura N° 1515 se vente mercaderías al contado por $1.000,00 mas el 12% del IVA. Tabla 3.- Ejemplo Libro Diario "Lojanita Cia. Ltda." Libro Diario Año: 200X Pág. N°
- 19. Procesos contables 01 Fecha Detalle Debe Haber Enero 01 -1- Caja $ 2.400,00 Caja chica 120,00 Bancos 3200,00 Clientes 1200,00 Mercaderías 10.000,00 Muebles de oficina 2.000,00 Equipos de computación 4.800,00 Doc. por pagar $3.200,00 Capital 20.520,00 P/r.los valores que inicia el ejercicio económico Enero 10 -2- Servicios Básicos $45,50 Banco $45,50 P/r. el pago de los servicios básicos de la luz y agua potable Enero 12 -3- Caja $1.120,00 Ventas $1.000,00 IVA Ventas 120,00 P/r. la venta de mercadería al contado, según factura N°1515 24.885,50 24.885,50 Aspectos importantes En el registro contable de cada transacción debe existir igualdad entre los valores que constan en el debe con los del haber, para dar cumplimiento al principio de la partida doble. Al final de cada página del libro diario se suman las columnas del debe y haber, trasladando esos valores a la siguiente hoja. Página 19 de 32
- 20. Katherine Latorre LIBRO MAYOR El libro mayor es el segundo registro contable principal, presenta toda las cuentas y movimientos que constan en el libro diario, permite conocer los diferentes registros de las cuentas contables, así como el saldo de cada una de ellas. La información que se requiere para la mayorización consta en el libro diario, y consiste en trasladar los valores de cada cuenta respetando su ubicación, es decir los valores que constan en la columna del debe del libro diario pasaran al debe del libro mayor, los valores que constan en la columna del haber del libro diario pasaran al haber de la cuenta mayor. Por la naturaleza de la información que consta en el libro diario hay dos tipos de libro mayor: Libro mayor principal. Registra los movimientos de las cuentas principales de las cuentas principales. Ejemplo: caja, bancos, clientes, proveedores, servicios básicos, sueldos, etc. Libro mayor auxiliar. Sirve para anotar los movimientos de las cuentas auxiliares o subcuentas. Ejemplo: cliente "A", cliente "B", cliente "C", agua potable, luz eléctrica, teléfono, etc. Demostración: Cuenta principal: Cliente Cuentas auxiliares o subcuentas: - Sr. AA - Sr. BB - Sr. CC Cuenta principal: Servicios Básicos Cuentas auxiliares o subcuentas: - Agua potable - Luz eléctrica - Teléfono
- 21. Procesos contables Tabla 4.- Libro Mayor "Lojanita Cia. Ltda" Libro mayor Nombre de la cuenta: Código: Año: Pág N°. 01 Fecha Detalle Debe Haber Saldo Suman.... Tabla 5.- Libro Auxiliar "Lojanita Cia. Ltda." Libro mayor auxiliar Nombre de la cuenta: Codigo: Nombre de la subcuenta: Codigo: Año: Pág N° 01 Fecha Detalle Debe Haber Saldo Suman.... Procedimiento para la mayorización E n los registros del libro mayor principal y auxiliar es necesario hacer constar en la parte superior los datos de identificación de la empresa, nombre del registro Página 21 de 32
- 22. Katherine Latorre contable (Libro mayor o Libro mayor auxiliar), nombre de la cuenta o subcuenta, código de la cuenta o subcuenta, según plan de cunetas, el año y numero de páginas. Por cada una de las cuentas y subcuentas que constan en el libro diario se realizan la apertura de un libro principal y auxiliar; por otra parte, es necesario que las cuentas del libro mayor se presenten en el orden que constan en el plan de cuentas, (cuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingreso y gasto), esto facilita la elaboración de los estados financieros. En el rayado constan las siguientes columnas: Fecha. Se traslada el día y mes de la transacción, según consta en el libro diario. El año no es necesario especificar porque consta en la parte superior del formato. Detalle. Se escribe una explicación resumida de la transacción, con el objeto de conocer la razón del débito o crédito de la cuenta, y el documento que sustenta la documentación. Debe. Se trasladan los valores de las cuentas deudoras. Haber. Se trasladan los valores de las cuentas acreedoras. Saldo. Es la diferencia entre los valores que constan en la columna del debe y haber, el mismo que se obtiene en la anotación realizada. Con fines didácticos se utiliza el modelo de libro mayor en T por la sencillez para reflejar los incrementos y disminución de cada cuenta contable. Diseño del mayor en T: Nombre de la cuenta Se anotan los Se anotan los valores deudores valores acreedores Débito Crédito Saldo
- 23. Procesos contables Procedimiento para mayorizar en T: En la parte superior se escribe el nombre de la cuenta contable. Al lado izquierdo se anota los valores acreedores, especificado entre paréntesis el numero de la transacción del libro diario. Al lado derecho se anotan los valores acreedores, indicando entre paréntesis el numero de la transacción del libro diario. Finaliza la mayorización se totalizan los movimientos deudores y acreedores y la diferencia entre estos dos constituye el saldo de la cuenta. Clases de saldos El saldo de una cuenta contable, es la diferencia entre los valores deudores y los valores acreedores. Existen tres clases de saldos: Saldo deudor. Cuando los valores totales del debe son mayores a los valores totales del haber se obtiene saldo deudor. Las cuentas del activo y gasto tiene esta clase de saldo. Cuentas de activo Cuentas de gasto Representa Representa Representa Representa un una un una incremento disminución incremento disminución Débito Crédito Débito Crédito Saldo deudor Saldo deudor Página 23 de 32
- 24. Saldo acreedor. Cuando los valores totales del haber son mayores a los valores totales del debe el saldo es acreedor. Las cuentas del pasivo, patrimonio e ingresos tienen esta clase de saldos. Cuentas de pasivo y Cuentas de ingreso patrimonio Representa Representa Representa Representa una una una un disminución incremento disminución incremento Débito Crédito Débito Crédito Saldo acreedor Saldo acreedor Saldo nulo. Los valores totales del debe son iguales a los valores totales del haber. Resumiendo los movimientos de las cuentas contables que integran los grupos de activos, pasivos, patrimonios, ingresos y gastos, tenemos: Nombre de la cuenta Incremento de activo Disminución de activo Disminución de pasivo Incremento de pasivo Disminución de patrimonio Incremento de patrimonio Registro cuentas gasto registros cuentas de ingreso Débito Crédito Debe Haber Cargo Abono BALANCE DE COMPROBACION El balance de comprobación es un registro interno, que presenta en forma agrupada todas las cuentas a nivel de mayor con los movimientos totales del debe, haber y el saldo
- 25. Procesos contables respectivo, permite entre otros principios contables, verificar el cumplimiento de la partida doble. La información del balance de comprobación permite al contador realizar un análisis detallado de las cuentas y verificar que los saldos sean correctos, razonables y confiables. En ningún caso el balance de comprobación reemplaza los estados financieros y tampoco se debe confundir con el balance general, este último es el ultimo estado financiero que se presenta a diferentes usuarios. El balance de comprobación ajustado muestra al final del ejercicio económico los saldos de las cuentas debidamente ajustadas, ,lo cual permite presentar la situación financiera y económica de la empresa con cifras reales. El balance de comprobación ajustado se lo prepara cuando todas las cuentas han sido modificadas o corregidas mediante asientos de ajuste y los saldos sirven para elaborar los estados financieros. Tabla 6.- Modelo de Balance de Comprobacion Sumas y Saldos "Lojanita Cia. Ltda." Balance de comprobación de sumas y saldos Período: Sumas Saldos Código Cuentas Debe Haber Deudor Acreedor Suman... Algunos profesionales prefieren elaborar el balance de comprobación únicamente con los saldos de las diferentes cuentas. Página 25 de 32
- 26. Katherine Latorre Tabla 7.- Balance de Comprobacion Sumas y Saldos (otro modelo) "Lojanita Cia. Ltda" Balance de comprobación de saldos Período: Saldos Codigo Detalle Deudor Acreedor Suman.... Tabla 8.-Modelo de Balance de Libro Mayor Ajustado "Lojanita Cia. Ltda." Balance de comprobación ajustado Período Código Detalle Sumas Saldos Debe Haber Deudor Acreedor Suman....
- 27. Procesos contables Procedimiento para la elaboración del balance de comprobación En la parte superior del balance constan los datos de identificación de la empresa, nombre de registro contable (Balance de comprobación) y el periodo al que corresponde la información, especificando la fecha de inicio y el término del período. El rayado consta de las siguientes columnas: Código. Se traslada el código de cada una de las cuentas del libro mayor, el mismo que debe ser en estricto orden de las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos. Cuentas. Se escribe las cuentas contables de cada mayor. Sumas. Se divide en debe y haber, se trasladan los valores totales de cada cuenta del mayor, la sumatoria de estas dos columnas tienen que coincidir con la sumatoria del libro diario, caso contrario existe algún error, por lo que es necesario revisar. Saldos. Contienen dos columnas para los saldos de las cuentas deudoras y acreedoras; así mismo, se traslada el respectivo saldo de las cuentas del libro mayor . Si las dos columnas anteriores arrojan sumas iguales, los saldos (deudores y acreedores) también sumaran iguales, aunque por cantidades distintas. Es importante recordar que las cuentas del activo y gasto tienen saldos deudores y las cuentas del pasivo, patrimonio e ingresos tienen saldo acreedor. Una vez que se pasa la información de todas las cuentas contables, se procede a totalizar la columna de sumas con debe y haber, la manera de verificar con exactitud del balance comprobación es que la sumatoria de las dos primeras columnas sean igual al total del libro diario, los saldos deudores y acreedores también tienen que ser iguales. La confiabilidad del balance de comprobación no está en el cuadre realizado, sino que los saldos de las cuentas que reflejen la verdadera situaciones económicas y financiera de la empresa, para lo cual el Contador debe efectuar un análisis minucioso de la información que dispone cada cuenta contable y en caso de ser necesario se debe proceder a ajustar los saldos de las cuentas que por una u otra razón sean incorrectos. En caso que el balance de comprobación no cuadre, se establece diferencias entre el total de los cargos y el total de los abonos, luego se detecta los motivos de esas diferencias, entre las que pueden ser: Omisión de alguna cuenta contable con sus respectivos valores. Registro cambiado de un valor deudor en el lado acreedor y viceversa Página 27 de 32
- 28. Katherine Latorre Error en el registro del valor de una cuenta, por ejemplo se recibe $3.000,00 por $30.000,00 o puede ocurrir una transposición de la cantidad, por $61,00 se escribe $16,00.} AJUSTES CONTABLES A medida que transcurre el periodo contable se consumen algunos activos, se causan ingresos que aun no se han cobrado o gastos que aun no se han pagado y que la contabilidad no ha registrado, ya que, al no constituir movimientos de dinero, ella no ha recibido documentos que informen su ocurrencia. Es por esto que al finalizar el periodo contable hay que revisar los saldos de todas la cuentas para ver si estos reflejan la verdad en la fecha del cierre. Si es así, la cuenta esta lista para ocupar su lugar en el estado financiero que le corresponde, de lo contrario habrá que modificar el saldo para que exprese la realidad en esa fecha. Estas modificaciones se hacen por medio de asientos de libro diario que se denominan ajustes periódicos. Todas las cuentas pueden ser ajustadas si su saldo no es correcto. Como un complemento a lo mencionado en los dos párrafos anteriores el método de contabilización de devengado o causación, exige ajustar los saldos de las cuentas para reflejar aquellas operaciones que no consten en la contabilidad. Recordemos que el método del devengado se refiere que las transacciones o hechos económicos deben reconocerse en el periodo en el cual se realicen y no solamente cuando se efectúe el pago o se reciban los ingresos, por lo tanto para preparar los estados financieros en forma razonable es necesario registrar contablemente los asientos de ajustes. Es importante responder a la interrogante: ¿Cuando se registraran los ajustes contables ? Habrá situaciones que es necesarios registrarlos en el momento que se detecta una omisión, un error en el registro contable, un uso indebido de fondos, una perdida fortuita, etc; en cambio, otros ajustes necesariamente se los registrara al final del ejercicio económico como el caso de la provisión de cuentas incobrables, regulación de cuenta mercaderías, etc. El registro contable de los ajustes se realiza en el libro diario y se mayoriza las cuentas afectadas. Los ajustes que con mayor frecuencia se presenta son: Ajustes por error y omisión.
- 29. Procesos contables Ajustes por uso indebido. Ajustes por prepagados. Ajustes por precrobrados. Ajustes por gastos pendientes de pago. Ajustes por rentas o ingresos pendientes de cobro. Ajustes por depreciación de activos fijos. Ajustes por amortización de activos diferidos. Ajustes por provisión para posibles incobrables. Los tres últimos ajustes se los conoce como ajustes estimativos. a. Ajustes por error y omisión Durante el registro de las transacciones, es posible cometer en forma involuntaria errores en el registro numérico, o en la asignación de las cuentas contables; así como, la omisión de operaciones en los libros contables. Estas situaciones pueden modificarse en el momento que se detecte el error u omisión mediante asientos de ajustes. b. Ajustes por usos indebidos Las personas responsables del manejo de caja, caja chica o de los bienes de propiedad de la empresa pueden efectuar uso indebido tanto del dinero como de los bienes, por lo que es importante que los directivos de la empresa implementen mecanismos adecuados de control para evitar estas situaciones, como son los arqueos de caja, constataciones físicas de los bienes, confirmación de saldos, etc. Con la finalidad de demostrar ese tipo de ajustes se considera como por ejemplo el resultado de un arqueo de caja, donde se determina un faltante. c. Ajustes por gastos prepagados Los gastos 4prepagados son aquellos conceptos que se cancelan antes de recibir el servicio, una vez devengado se reconoce la respectiva porción del gasto. En la fecha que se realiza el pago anticipado se registra en el debe como una cuenta del activo. El ajuste se registra por el valor devengado, reconociendo el gasto y disminuyendo la cuenta de activo. d. Ajustes por ingresos precobrados. 4 Prepagados: pagados por adelantado Página 29 de 32
- 30. Katherine Latorre Los ingresos precobrados son aquellos conceptos que se cobran por anticipado del servicio que se va a prestar, una vez devengado se reconoce la respectiva porción del ingreso. Cuando la empresa realiza el cobro anticipado, en el debe se registra el valor recaudado y en el haber la cuenta pasivo. El momento de registrar el ajuste por el valor devengado, se disminuye la cuneta de pasivo y se reconoce el ingreso. e. Ajustes por gastos pendientes de pago Permite registrar aquellos gastos causados y que a una determinada fecha aun no han sido cancelados. Este tipo de ajustes tiene el efecto de registrar el gasto y reconocer la deuda u obligación. f. Ajustes por rentas o ingresos pendientes de cobros Registra los servicios prestados por la empresa durante el ejercicio contable y no ha realizado el cobro. Estos ajustes tienen el efecto de incrementar un activo y reconocer un ingreso. g. Ajustes por depreciación de activo Los diferentes bienes tangibles que conforman un rubro de propiedad, planta y equipo, a excepción de terrenos, sirven un número limitado de años a la empresa. La depreciación, como se utiliza el término en contabilidad, es la asignación del costo de un activo fijo tangible al gasto en los periodos en los cuales se reciben los servicios del activo. Causas de la depreciación La necesidad de asignar sistemáticamente los costos de los activos fijos sobre períodos contables múltiples surgen de dos causas importantes que son las siguientes: El deterioro físico. El deterioro físico de un activo resulta del uso, lo mismo que de la exposición al sol, al viento y a otros factores climáticos. Cuando un activo fijo ha sido conservado cuidadosamente, no es extraño que el propietario afirme que el activo esta "como nuevo". Tales afirmaciones no son literalmente ciertas. Aunque una buena política de reparación puede alargar mucho la vida útil de una maquinaria, eventualmente toda maquina llega al punto
- 31. Procesos contables que debe ser desechada. En resumen, las reparaciones no eliminan la necesidad de reconocer la depreciación. Obsolescencia. El termino obsolescencia significa el proceso de quedar desactualizado u obsoleto. Métodos para calcular la depreciación Los métodos para el cálculo de la depreciación más conocidos son: Método legal. Método de línea recta. Método de unidades de producción. Método acelerado. En el tema de propiedad, planta y equipo, se desarrolló de manera amplia los métodos de cálculo de la depreciación, se recomienda revisarlos. Registro contable de la depreciación Para el registro contable de la depreciación de los diferentes activo fijos se utiliza al debe una cuenta de gasto denominada "Depreciación de vehículo" y en el haber una cuenta de activo denominada "Depreciación acumulada de Vehículo". El nombre de las cuentas va a depender de los diferentes activos fijos que disponga la empresa. h. Ajustes por amortización de activos diferidos Los activos diferidos son gastos que realiza la empresa por servicios que beneficiarán a períodos futuros, se caracterizan porque estos valores se amortizan en largo tiempo y no pueden recuperarse en caso de no recibir el servicio. i. Ajustes por provisión de cuentas incobrables. Cuando una empresa vende su mercadería a crédito, existe el riesgo de no poder cobrar, al menos una parte de esas deudas; por este motivo la Ley de Régimen Tributario Interno y la técnica contable que en forma anual se efectúe el aprovisionamiento de cuentas incobrables. Para el cálculo de la provisión de cuentas incobrables hay varios métodos, entre los que podemos mencionar: Método legal Método estadístico Método analítico o antigüedad de saldos. Los métodos antes citados se estudiaron de manera detallada en las cunetas de activo, se recomienda su revisión. Página 31 de 32
- 32. Katherine Latorre Recuerde que el método legal establece el 1% anual por concepto de provisión de cuentas incobrables sobre los créditos concedidos en el ejercicio económico. Bibliografía: Libro de Contabilidad General de Lupe Beatriz Espejo Jaramillo de la Universidad Técnica Particular de Loja http://es.scribd.com/doc/22873791/PROCESO-CONTABLE http://brd.unid.edu.mx/recursos/Contabilidad%20General/Bloque%203/Lecturas%20princi pales/V.%20Proceso%20contable.pdf http://www.slideshare.net/dianalex_91/proceso-contable-1726551