Proyecto de software ii 2010

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
FACULTAD DE CIENCIAS Y SISTEMAS

INGENIERIA DE SOFTWARE II
SISTEMA DE FACTURACION, VENTA E INVENTARIO DE
ROSTICERIA EL CALVARIO

Estudiante: Br. Heisell Bermúdez Álvarez
Br. Alma Morales Benavides

DIAGNOSTICO
Antecedentes
Rosticería el Calvario está ubicada en la Ciudad de Masaya Y tiene 5 años de
elaborar, actualmente el restaurante no posee un sistema automatizado y lleva sus
registros manualmente y los automatizara desde cero.
Actualmente dentro de la organización no existe ningún proceso automatizado, por
lo cual el proyecto toma los procesos manuales y los automatiza desde cero.
Para el mejoramiento de todos los procesos que se llevan a cabo dentro del
restaurante, a la vez de controlar y adquirir información importante de los
resultados de ventas es necesaria la solución informática presentada como
Sistema para Control de Inventario, Venta y facturación para El restaurante el cual
llevara un registro constante y actualizado del inventario tanto de los productos
que salen y entran al local. La facturación de los clientes será en forma digital lo
que llevara un mejor control de las ventas que son realizadas al contado. Se
mantendrá un registro actualizado de los proveedores que abastece el negocio y
los clientes serán almacenados de forma temporal para no sobrecargar la base de
datos
Esta será la primera aplicación que utilizara el restaurante para llevar a cabo la
facturación por medio de una computadora ya que la facturación se realiza
manualmente, pero ahora que están en crecimiento quieren agilizar un poco mas
el proceso de compra-venta y ser mas eficiente para brindar un mejor servicio a
los cliente
Las actividades del restaurante están divididas en 4 procesos principales:
Actualmente las compras de materia prima

1. Entrada de materia prima:
Son estimadas por lo menos para un día de atención, en el caso de día de la
semana, y de dos días para el caso de fin de semana. Todo el proceso de
captación de la materia prima se realiza a mano, quedando como registros las
facturas y boletas, almacenadas en archivadores.
Internamente, sólo se chequea visualmente la cantidad de materia prima
remanente en las bodegas. Además, la cantidad de materia prima que es
destinada para cada elemento producido para la venta es muy variada debido a
que las estaciones del año modifican el tamaño de las materias primas, no así el
de los productos finales presentados al consumidor.
2. Venta de Productos:
Posteriormente el proceso de venta y atención del cliente dentro del local, el cual
debido a que los clientes llegan al local en gran número en horarios específicos,
se debe realizar con la mayor rapidez posible.
El proceso de pedido se realiza de la siguiente forma, al elegir y tomar posición un
cliente de una mesa, el funcionario asignado a esa mesa concurre para tomar la
orden. El cliente elegirá dentro del menú los productos, el funcionario toma nota
del código asignado a cada producto además de las consideraciones que el cliente
especifica. Dicha orden es llevada hacia la caja registradora donde es almacenada
y comunicada directamente a la cocina. Durante el proceso de cocción de los
productos la funcionaria deberá llevar los diferentes utensilios que se necesitarán.
3. Preparación del producto:
La materia prima es retirada de la bodega, o de los congeladores de la cocina.
En la cocina se recibe la orden (documento) con el pedido tomado por la
funcionaria, para su preparación y cocción.

Finalizada la cocción de los productos ordenados, se procede a la entrega de los
productos finales a la funcionaria que llevo la orden, para su posterior entrega al
cliente.
4. Cancelación de la venta:
A continuación se detalla el proceso de entrega de la boleta al cliente, que se
realiza de tres formas:


Se le entrega al cliente la boleta en la mesa en que se encuentra.

El cliente concurre a la caja y recibe la boleta.



Las formas son:

El cliente cancela en la mesa junto con la entrega de la boleta, el cual es llevado
por el funcionario hacia la caja registradora.
El cliente cancela directamente en la caja registradora.



Los tipos son:

Efectivo
Cheque
•

Todos los procesos detallados requieren de una coordinación muy grande,

debido a que existe una gran cantidad de personas que interactúan entre sí. La
coordinación entre las distintas personas va disminuyendo a medida que la
cantidad de pedidos aumenta. Esta descoordinación que se produce, afecta los
tiempos de respuesta hacia el cliente.

Diagrama de procesos

Inventario
Actualmente el sistema para el manejo de inventario las materias primas entrantes
se realizan manualmente y posteriormente son almacenadas en un archivador, lo
cual es muy difícil de controlar, debido a la gran cantidad de insumos que el
establecimiento requiere, además del ingreso se realiza diariamente. Ese se
encarga del control de todos los productos que entran y salen del almacén, tanto
como las compras de los productos realizados para dicho tiempo.
La Rosticería El Calvario cuenta con 7 diferentes proveedors: Pollo estrella al cual
le compra entre 4500 – 5000 cordobas semanalmente, cerveceria de Nicaragua
4000 – 45000 córdobas semanalmente, agricor 3000 cordobas al mes, coca cola

2000cordobas a la semana, productos Alfaro 3000 al mes y el mercado en el cual
realiza 3 compras por semana Lunes, Viernes y Sabado (lunes 3000 cordobas
viernes y sábado 56000 córdobas)
Software y Sistema Operativo
Normativas del Restaurante
El funcionamiento del restaurante, trata de brindar día a día una mejor atención al
cliente y así lograr un mejor servicio.
Consta con una serie de normativas tanto para la administración como para el
personal y el cliente tales como:
La administración realiza una inspección diaria del local para asegurarse que este
se encuentra en un buen estado por lo cual orienta al personal a mantener una
secuencia de tareas tal como el mantenimiento y la limpieza del mismo.
Con respecto al personal:
El personal tiene que llegar puntualmente a la hora establecida
El mesero en su hora laboral no puede estar socializando con el cliente
El personal tiene que garantizar un buen trato al cliente, en donde el cliente
siempre tiene la razón
Con respecto al Cliente:
Si el cliente esta haciendo mucho escándalo se le pedirá por parte de la
administración que modere su comportamiento y si este continua se le pedirá que
por favor se retire del restaurante.
Cualquier tipo de daño causado por el cliente se le será trasmitido a la factura con
respecto al material dañado

Evaluación del Personal
El restaurante organiza a su personal de la siguiente manera:
RESPONSABLE DEL RESTAURANTE:
FUNCIONES:
Dirección del personal
Definición de la imagen y la comunicación del restaurante
Coordinación general de la empresa
ADMINISTRADOR:
FUNCIONES:
Iniciar operaciones
Revisar agenda de cobros y pagos
Iniciar registro de caja
Atención a proveedores
Hacer o verificar el correcto corte de caja
Realizar operaciones bancarias
Supervisión de inventario
Revisión del ingreso de mercancía y su facturación
Autorización de movimientos materiales o financieros
CAJERO: Encargado de cobros en mostrador.
FUNCIONES:
Iniciar registro de caja
Hacer corte de caja diario
Atención de clientes en el mostrador en caso de ser necesario
Control de facturas
MESERAS: Encargado de ventas en general.
FUNCIONES:
Venta de productos al cliente

Emisión de facturas
Entrega de alimento
Elaboración de inventario (manual)
Mantenimiento del lugar de trabajo
JEFE DE COCINA: Es el encargado de dirigir la cocina
FUNCIONES:
- Dirige la cocina y al personal de cocina
- Participa en la selección del personal de cocina con el RESPONSABLE
- Supervisa las compras de alimentos
COCINERO: Encargado de la elaboración de los alimentos ordenados por el
cliente
FUNCIONES
Preparar los platos del menú.
Responden ante el JEFE DE COCINA
1.1.3 Recursos Materiales de la empresa
Una caja registradora
2 líneas telefónicas
Un conmutador
Un equipo de cómputo.
Una cámara de seguridad en cocina
Papelería en general.
Impresora hp
FODA
Fortalezas:
•

El trabajo en equipo dentro del restaurante, es una cualidad muy importante

•

Ubicación

•

Contar diariamente con un grupo de cliente fijos

Debilidades:
•

Campaña publicitaria débil.

•

Infraestructuras

Oportunidades:
•

Capacidad de negociación con los proveedores

•

Necesidad del producto

Amenazas:
•

Amenazas de productos sustitutos, comida casera a precios relativamente

bajos

DESCRIPCION DEL SISTEMA
INTRODUCCION
Por medio de este trabajo se desea comprender la mayoría de la que tenga que
ver con el funcionamiento de facturación, venta e inventario del restaurante
“Rosticería El Calvario”. Se pretende hacer un análisis de sistema tomando en
cuenta todos los puntos de vistas de los trabajadores y así poder llegar a una
solución. Para poder llegar a la solución se deben ocupar varias herramientas para
el análisis. Algunas de estas son: determinar los requerimientos, el cual
comprende, como más importante punto, los diagramas de Flujo; analizar los
resultados y un diseño preliminar de la alternativa de solución.
Lo que comprende este trabajo son los aspectos generales del entorno del trabajo
que incluyen antecedentes, justificación, objetivos y factibilidades. Con esto se
pretende obtener la información general de la empresa con la cual se verá cuales
son los requerimientos de la empresa.
Se construyen diagramas de flujo de datos para ver cuales son los procesos por
los que se pasa para elaborar la facturación en el restaurante. Se explican estos
flujos de datos en la documentación a continuación de los diagramas. Con esto se
pretende obtener una forma gráfica de cómo funcionará el sistema.
PROBLEMA
El sistema para el manejo de inventario para las materias primas entrantes se
realiza manualmente, lo cual es muy difícil de controlar, debido a la gran cantidad
insumos que el establecimiento requiere, además que el ingreso se realiza tres
veces a la semana. En este momento el sistema de ventas se genera en forma
manual, en cuanto a la toma de los pedidos por parte de las meseras a los clientes
y en forma de diálogo con el funcionario de la caja, en donde quedan
almacenadas las ventas por mesa. El grave problema se suscita al momento de

encontrarse varias meseras comunicando la información de los pedidos, lo cual
genera una aglomeración de la información, dando al funcionario del sistema un
mayor margen de error. La información es detallada en papel, siendo este el único
registro. Terminada la transacción el papel se desecha no quedando ninguna
información del pedido, tanto qué productos se vendieron, como tampoco quien y
cuando se realizó, tampoco se tiene un registro preciso de los productos que
entran y salen de inventario.
JUSTIFICACION
El propósito del presente trabajo es poder mejorar el sistema de facturación para
agilizar las facturas y así brindar un mejor servicio al cliente. También se desea
entender como funcionara este dentro del restaurante y dejar un sistema que
podrá ir creciendo junto con el restaurante.

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
El Sistema que se desea deberá realizar los controles de: Facturación, cuentas
con los proveedores y existencias/inventarios.
En el caso de la facturación el sistema deberá realizar:
Control de Clientes con sus datos básicos: Nombre
Control de Proveedores con sus datos: Nombre, Dirección, Teléfono
Control sobre las ventas diarias
Control sobre los Pedidos (diarios, semanales y mensuales) realizados por los
clientes.
Control sobre la facturación de los Pedidos
En el caso del modulo de existencia/inventario:
Control sobre bodega
Control sobre el inventario
El Sistema deberá almacenar información de cada uno de los productos existentes
en el menú: código de combo, nombre del combo descripción del combo, precio
del combo; código de sándwich, nombre del sándwich, descripción y precio del
sándwich; código comida de carta, nombre comida carta, descripción comida
carta, precio comida carta; código bocadillo, nombre bocadillo, descripción
bocadillo, precio bocadillo; código extras, nombre extras, precio extras; código
cócteles, nombre cócteles, precio cócteles; código bebidas, nombre bebidas,
precio bebidas
Otros controles que deberá llevar el sistema:
Control sobre la información de los empleados
Control sobre las compras a proveedores
El Sistema también deberá generar reportes:
En el caso de Facturación:
Reporte de los clientes

Reporte de los proveedores
Reporte de las ventas diarias
Reporte de los pedidos realizados por el cliente
Reporte de la facturación que se entregara al cliente con los siguientes datos
En el caso del Modulo existencia/inventario:
Reporte sobre bodega
Reporte del inventario
Reporte del catalogo menú
Reporte de los productos
Reporte de las compras por producto
Otros reportes que deberá llevar el sistema:
Reporte de la información de los empleados
Reporte de las compras a proveedores

ESTUDIO DE VIABILIDAD DEL SISTEMA
SITUACION ACTUAL:
Rosticería el Calvario no posee un sistema automatizado es por lo cual sus
proseos son totalmente artesanales es decir de forma manual. El sistema para el
manejo de inventario para las materias primas entrantes se realiza manualmente,
lo cual es muy difícil de controlar, debido a la gran cantidad de insumos que el
establecimiento requiere, además que el ingreso se realiza diariamente.
En este momento el sistema de ventas se genera en forma manual, en cuanto a
la toma de los pedidos por parte de las meseras a los clientes y en forma de
diálogo con el funcionario de la caja, en donde quedan almacenadas las ventas
diarias. El grave problema se suscita al momento de encontrarse varias meseras
comunicando la información de los pedidos, lo cual genera una aglomeración de
la información, dando al funcionario de la caja se le presenta un mayor margen
de error. La información es detallada en papel, siendo este el único registro.
Terminada la transacción el papel se desecha no quedando ninguna información
del pedido, tanto qué productos se vendieron, como tampoco quien y cuando se
realizó, la facturación de estos pedidos es totalmente manual y son guardadas en
archivadores quedando con el riesgo de perder la información del pedido
facturado.
Ellos cuentan con una computadora no muy moderna y también poseen una
impresora con las cuales será más fácil hacer el sistema porque no habrá
problema de compatibilidad.
A la hora de realizar una venta el mesero toma el pedido del cliente. Luego se
buscan los productos y los precios en sus archivos para realizar la orden. Las

compras se realizan al contado. Entonces se le otorga un documento (factura)
por la compra

OBJETIVOS
General:
Realizar un sistema de control de facturación, venta e inventario del restaurante
“Rosticería el Calvario”
Específicos:
Mejorar la rapidez de facturación del restaurante.
Hacer que la facturación sea mas sencilla y no un obstáculo para entender
Mejorar la calidad y el servicio al cliente de la Rosticería El Calvario

NECESIDADES PLANTEADAS POR EL USUARIO
El sistema debe permitir lo siguiente:
- Introducir los datos de cada platillo que se encuentra en el menú.
- Búsquedas que permitan actualizar la información del inventario.
- Generación de reportes mediante un criterio de selección.
- Debe presentar una bitácora que refleje el historial de cada pedido que ha
realizado el mesero.
RESTRICCIONES DEL USUARIO
Entre las principales consideraciones hechas por el usuario del sistema destacan:
- Debe estar orientado a trabajar sobre una arquitectura de dominio público para
cualquier usuario de la red del restaurante.
- Que sea desarrollado bajo la plataforma Windows.
- Utilizar-Server como Administrados de Base de Datos y Visual Basic 6.0 para el
diseño de la interfaz.
REQUISITOS DEL SISTEMA
Para el desarrollo del Sistema y a su vez aprovechar las capacidades e
información contenida dentro de su registro de base de datos se sugiere:
Equipo de Hardware
-Servidor del sistema con procesador Intel Pentium III o superior y 256 MB de
RAM o superior recomendado.
-Debe contar con un espacio mínimo de Disco Duro de 160 GB, debido a la
cantidad de información que se cargara semestralmente al Sistema.
-Un quemador para respaldar la información.

Equipo del Software
Debido a restricciones del usuario se utilizaran:
-SQL Server y Visual Basic.
-Sistema Operativo Windows XP
FACTIBILIDAD OPERATIVA
Desde el punto de vista operativo, creemos que el impacto del nuevo sistema la
“Rosticería El Calvario” en el cual será aplicado, será positivo y sin grandes
trabas debido a los siguientes elementos.
En primera instancia, la idea surge de una necesidad detectada por el cliente. Por
lo cual, éste sistema se enfoca a resolver un problema concreto y que fija un
punto de partida a la resolución de los problemas por el planteado.
Por otro lado, la implementación del mismo no representa un cambio radical en
los circuitos principales, que se llevan a cabo durante el proceso de pedido y
facturación.
El sistema presentará una interfaz, muy intuitiva que solo requerirá en concepto
de conocimientos previos, estar familiarizado con una PC y la navegación dentro
de ella.
Conceptos con los que, hoy en día, la gente está cada vez más en contacto tanto
en el hogar como durante sus tareas laborales.
De todas formas, evaluando el personal que se verá afectado por el software
notamos lo siguiente:
En el caso de la persona de caja. Éste mantendrá la misma labor y entendemos
que el cambio será mínimo. Sabiendo que en algunos casos dicha función la

cumplen viejos sistemas que corren sobre DOS, mínimamente ya está habituado
a manejar computadoras, por lo cual a lo sumo representa un cambio de interfaz
y el acostumbrarse a la utilización del mouse. Sumado a esto, la mayoría de los
casos, las personas que realizan esta labor son jóvenes, lo cual facilita aun más
la adaptación a las nuevas tecnologías.
Desde el punto de vista de los usuarios, estamos hablando de personal
capacitado, quienes inclusive durante sus estudios necesitaron valerse de una
PC para buscar información en la Web o generar informes en algún procesador
de texto. Tampoco deberían sentirse abrumados por este nuevo proyecto, y
mucho menos teniendo en cuenta como se mencionó anteriormente que la idea
surge de ellos, por lo tanto sentirán que sus palabras fueron escuchadas. Con
esto último, se contempla la motivación que hace posible de manera más fácil la
implementación de ésta nueva propuesta.
El software, además generará reportes para ser evaluados por personal de un
cierto nivel jerárquico, quienes están habituados a recibirlos hoy en día.
Los informes que se generaran son de gran importancia, porque en la actualidad
existe un gran déficit en la información de todos los restaurantes. No existen
números concretos a nivel nacional. Sino que trabaja con estimaciones por lo
problemático que resulta reunir toda la información. Es decir, la información
suministrada por el software responderá a muchas de las preguntas que este
sector necesita responder para tomar decisiones adecuadas.
Luego de realizar este estudio concluimos que contamos con el apoyo de las
personas involucradas, lo cual constituye el principal impedimento para hacer
posible la concreción de éste proyecto.

FACTIBILIDAD TECNICA
Actualmente la Rosticería el Calvario cuenta con una computadora personales, la
cual será signada a los desarrolladores del sistema. Esta se utilizara para
ejecutar el sistema.
A continuación desarrollamos una descripción del equipo con que cuentan:
Plataforma de Hardware Actual
Una computadora personal marca con las siguientes características:
Procesador: intel core 2 duo
Memoria RAM: 2 GB
Disco Duro: 220 GB
Monitor: 14”
Plataforma de Software Actual
Sistema Operativo: Windows vista Ultimate
Programas instalados: Office 2007
Nuevas adquisiciones:
Se le instalara
SQL Server EnterPrice Manager + Service Pack4
Visual Basic 6.0

DIAGRAMA DE CASO DE USO
Control sobre la facturación de pedidos

Realiza el pedido

Cliente

Registra el numero de la orden

Mesero

Registro y verificación de los datos del cliente

Realización de la factura

Descargo de los productos en el inventario

Organización y clasificación de las factura
Por pedidos (días, semanas y mes)

Caja

Control sobre los pedidos

Generación de la orden de pedido

Registro de la orden de pedido

Mesero

Ingreso de los datos del cliente

Ingreso de los productos solicitado por el cliente

Generación de la factura

Descargue de producto del inventario

Registro del número de factura hechas
Durante el día, semana y mes

Caja

Control sobre las compras a proveedores

Registro del stock de producto en bodega

Registro de productos para la compra

Aprobación del presupuesto para compras

Registro de la solicitud de compra

Generación de factura de producto

Proveedores

Registro de entrega de producto

Ingreso de nuevos productos al área
De recepción en bodega

Registro y supervisión de los productos
Comprados a proveedores

Ingreso de productos al inventario
De bodega de la Rosticería El Calvario

Administrador

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