Pys adm-alm 001 procedimiento de despacho pysein ver 1

PROCEDIMIENTO Código: PYS-ADM-ALM-P-1
DESPACHO
Versión: 01
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PROCEDIMIENTO DE
DESPACHO
Elaborado Revisado Aprobado
Sr. Grimaldo Diaz Ing. David Enrique VelásquezR. Ing. Antenor Torres Sullón
Fecha de Aprobación

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I. OBJETIVOS
1.1.OBJETIVO GENERAL
Establecer el procedimiento de despacho en PRODUCTOS Y SERVICIOS PARA LA INDUSTRIA
S.A.C. con lafinalidad de manejarde formaadecuadalaplanificación de lassolicitudesdel cliente,
optimizando los tiempos de respuesta, manteniendo la eficacia y el debido control de los
productos.
1.2.OBJETIVOS ESPECIFICOS
1.2.1 Controlar de manera eficiente los requerimientos del área comercial.
1.2.2 Establecer parámetrosparalagestión delas órdenes decompradenuestrosclientes.
1.2.3 Mantener al día los inventarios y el Stock de nuestros productos.
II. ALCANCES:
personas vinculadas,seaporcomprao ventade productos y/o equipos conlaempresa
PRODUCTOS Y SERVICIOS PARA LA INDUSTRIA S.A.C.
III. DEFINICIONES:
3.1.Factura: es el documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso o la
prestación de servicios. Para ser considerado como tal debe ser emitido y/o impreso
conforme a las normas del Reglamento de Comprobantes de Pago.
3.2.Ordende compra o servicio: Es un documento que deja constancia del compromiso del
cliente de comprar un bien o servicio específico en determinadas condiciones.
3.3.Guía de remisión Remitente: son documentos que sustentan el traslado de bienes
entre distintas direcciones y es realizado por el propietario o poseedor, teniendo
algunas excepciones y casos especiales.
3.4.Guía de remisión Transportista: son documentos que sustentan el traslado de bienes
entre distintas direcciones y es realizado cuando el transporte de los bienes es
prestado por terceros, considerando algunas excepciones o casos especiales.
3.5.STOCK MINIMO: Cantidad mínima necesaria de un producto para cubrir los despachos
solicitados en todo momento.
3.6.SELLO DE VISADO: Distintivo que evidencia la realización de una actividad.
IV. REFERENCIAS:
4.1.(Resolución de Superintendencia N° 007-99-SUNAT)
V. RESPONSABLES:
5.1.Encargado del almacén: Se encarga de realizar la gestión de cada etapa del
procedimiento.
5.2.Encargado de producción: Se encarga de la gestión de las materias primas y producto
terminado.
5.3.Técnico auxiliar de almacén: se encarga de realizar la actividad operativa del
procedimiento.

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5.4.Cliente: Es la persona receptora de un bien, servicio, producto o idea a cambio de un
artículo de valor o dinero.
5.5.Proveedor: Es la persona emisora de un bien, servicio, producto o idea a cambio de un
artículo de valor o dinero.
5.6.Chofer: Encargado del transporte de la mercadería.
VI. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS
6.1.REQUERIMIENTO DE MERCADERIA
PASON° RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
1  Técnico
auxiliar de
almacén
 Recepcionar el pedidodel
producto.
 ORDEN DE COMPRA DEL
CLIENTE (interno o
externo).
2  Técnico
auxiliar de
almacén
 Verificar existencias, comparando
si se mantiene en el STOCK
MINIMO el producto solicitado.
 STOCK DE PRODUCTO
3  Encargado
de almacén
 De no mantenerse el STOCK
MINIMO:
 Realizar el pedido del producto al
área de compras con las
especificaciones técnicas y el
númerodeunidadessolicitadasen
la ORDEN DE COMPRA CLIENTE
(interno externo)
 REQUERIMIENTO
INTERNO DE BIENES.
6.2.RECEPCION DE MERCADERIA
4  Proveedor
 Técnico
auxiliar de
almacén
 Verificar que el proveedor
entregue los documentosquese
solicitaron comotambién todala
información requerida al
momentode enviar la orden de
compra proveedor
 Si no cumple con lo solicitado, no
se acepta la mercadería y se
procede a su devoluciónal
proveedor.
 Guías de remisión
transportistade
proveedores (Si
corresponde)
 Guía de remisión
remitente proveedores.
 Facturadel proveedor
 Certificadode Calidad (si
corresponde).
 Hoja de Seguridad (Si
corresponde).
 Hoja de Transporte (si
corresponde)
5  Técnico
auxiliar de
almacén
 Si la mercadería cumple con lo
solicitado:
 Recibir la mercadería y visar los
documentos.
SELLO DE VISADO.

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6.3.ALMACENAJE DE MERCADERIA
6  Encargado
de almacén
 Ubicar la mercadería en la sección
correspondiente, clasificándose
segúnla naturalezade estos.
 MAPA DEL ALMACEN
6.4.CONTROL DE MERCADERIA
8  Técnico
auxiliar de
almacén
 Registra el ingresode los bienes en
el Kardex.
 KARDEX DE QUIMICOS
(Si corresponde)
 KARDEX DE ACCESORIOS
(Si corresponde)
 KARDEX DE EQUIPOS (Si
corresponde)
7  Encargado
de almacén
 Encargado
de
producción
 Si la mercadería es INSUMO:
 Derivar al área de usuaria parasu
preparación del productofinal.
 Registrode producción
o servicio.
8  Técnico
auxiliar de
almacén
 Registra la salida de losbienes en
el Kardex correspondiente.
 KARDEX DE QUIMICOS
(Si corresponde)
 KARDEX DE ACCESORIOS
(Si corresponde)
 KARDEX DE EQUIPOS (Si
corresponde)
6.5.DESPACHO DE MERCADERIA
10  Encargado
de almacén.
 Técnico
auxiliar de
almacén.
 Cliente
(solicitante)
 Informaral solicitante la fecha de
despachosegúnla programación
de despacho.
 PROGRAMACION DE
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11  Encargado
de almacén.
 Cliente
(solicitante)
 Técnico
auxiliar de
almacén
 Confirmar con el solicitante lugar
de entrega o agencia pordondese
enviará el productoaprovincia.
 REGISTRO DE DATOS
SOLICITANTE.
12  Encargado
de almacén
 Preparar la mercadería según
normasde recepción del almacén
cliente.
 GUIA DE REMISIÓN
PARA SERVICIO.
13  Encargado
de almacén.
 Técnico
auxiliar de
almacén
 Elaborar los documentosde
despacho.
 Archivar las copias
correspondientesen los ARCHIVOS
DOCUMENTARIOSDELALMACEN.
 Guías de remisión
transportistadel servicio
(Si corresponde)
 Guía de remisión
remitente emitida por
PYSEIN SAC.
 Facturaemitida por
PYSEIN SAC
 Certificadode Calidad
emitida por PYSEIN SAC
(si corresponde).
 Hoja de Seguridad
(Si corresponde).
 Hoja de Transporte
(si corresponde)
14  Encargado
de almacén
 Chofer
 Efectuar despachoen almacenes o
agencias indicada porel cliente,
con los documentoscomercialesy
de transporte
 REGISTRO DE
MOVILIDAD.
15  Encargado
de almacén.
 Técnico
auxiliar de
almacén.
 Chofer.
 Cliente
(solicitante)
 Recepcionar el cargo de la guía
haciendoconstancia que la
mercadería se entregó
 Derivar cargo de la guía al área de
facturación.
 Cargo de guías de
remisiónemitidaspor
PYSIEN SAC
 Cargo de Factura
6.6.VERIFICACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIA DE LA MERCADERIA
PASO N° RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO
16  Encargado
de almacén
/ Técnico
 realizar la verificación física de
todoslos bienes comparándola
 REGISTRO DE
EXISTENCIASFISICAS.

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VII. DOCUMENTOS:
7.1. Formato de ingreso y salida de productos químicos.
7.2. Formato control de uso interno.
7.3. Formato de devolución de equipos y productos químicos.
7.4. Orden de compra de cliente (interno o externo)
7.5. Orden de compra de proveedor (interno o externo)
7.6. Guía de remisión remitente.
7.7. Certificado de Calidad.
7.8. Hoja de Seguridad.
7.9. PROGRAMA DE DESPACHO.
7.10. Hoja de Transporte.
7.11. Factura emitida por el proveedor.
7.12. Factura emitida por PYSEIN SAC.
7.13. Guías de remisión transportista de proveedores.
7.14. Registro de movilidad.
7.15. Registro de existencias físicas.
7.16. Kardex químicos.
7.17. Kardex accesorios.
7.18. Kardex equipos.
auxiliar de
almacén
con el controlelectrónico
disponible.

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VIII. ANEXOS:
8.1.FLUJOGRAMA
AREA COMERCIAL /
CLIENTE
FLUJO GRAMA DE DESPACHO
VERIFICAR STOCK
MINIMO
PROGRAMA DE
DESPACHO
ORDEN DE COMPRA
DEL CLIENTE
RECEPCION DE LA
MERCADERIA
UBICACIÓN DE
MERCADERIA
PRODUCCION DEL
PRODUCTO FINAL
REGISTRO DE
DATOS DEL
SOLICITANTE
EMITIR
REQUERIMIENTO
DEL PRODUCTO AL
AREA DE COMPRAS
PROVEEDOR
VERIFICACION DE
LOS BIENES DEL
PROVEEDOR
ES INSUMO
NO
SI
SI
NO
REGISSTRAR
INGRESO EN EL
KARDEX
REGISSTRAR SALIDA
EN EL KARDEX
REGISSTRAR SALIDA
EN EL KARDEX
Preparar
documentos
comerciales y de
transporte
ARCHIVAR COPIAS
RECEPCIONAR
CARGOS
VERIFICAR STOCK

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8.2. DOCUMENTOS
8.2.1. FORMATO DE REQUERIMIENTO

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8.2.2. CONTROL DE MERCADERIA: INGRESO
8.2.3. CONTROL DE MERCADERIA: SALIDAS

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8.2.4. DESPACHO DE MERCADERIA: GUIAS DE REMISION REMITENTE

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8.2.5. CONTROL DE USO INTERNO:

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8.2.6. VERIFICACION FISICA DE EXISTENCIA DE MERCADERIA (STOCK):

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