Qué es un almacén
- 1. ¿QUÉ ES UN ALMACÉN? Para poder hablar de un almacén, en primer lugar deberíamos definir su concepto: un almacén básicamente es un espacio, recinto, edificio, o instalación donde se suele guardar la mercancía, pero al mismo tiempo puede hacer otras funciones, como por ejemplo el acondicionamiento de productos determinados, hacer recambios (tanto para el mantenimiento como para la existencia técnica), etc., más profundamente diríamos que el término almacén viene derivado del árabe (almaizan) y es una casa o edificio donde se guardan géneros de cualquier clase. Por tanto, un almacén fundamentalmente se encarga de guardar el stock, pero no debemos de confundir los términos. La gestión del stock no será la misma que la gestión del almacén. La primera se encarga de aprovisionar para un buen nivel de servicio mientras que la segunda intenta realizar las operaciones de almacenamiento (algunas veces también de preparación y producción) con los mínimos recursos propios del almacén (como son el espacio, la maquinaria y el personal). CLASIFICACIÓN SEGÚN UTILIZACIÓN a) Materias Primas à No se deben mezclar las materias primas, así depende del tipo de producto. b) Intermedio durante la producción à Se para el producto fabricado a medias de su producción y se almacena. c) Producto Terminado. CLASIFICACIÓN SEGÚN CONSTRUCCIÓN a) Patios de materiales y contenedores à No se pueden guardar en almacenes corrientes y se deben depositar al aire libre debido a su volumen (ladrillos, etc.). b) Contenedores à Necesitan de gran espacio y por ello está dentro del contenedor pero requiere una grúa especial para poder cargarlos, son difíciles de manejar. c) Naves de todo tipo à Grandes edificios muy elementales y según el tipo de nave, hay grúas para el movimiento del material. Tienen que ser adecuadas al fin que se ocupan. d) Depósito para líquidos, granulados, granos à
- 2. • Granulados à Se realiza el almacenamiento al aire libre y se mueven con grúas. • Líquidos à Tanques para guardar cualquier líquido, son depósitos de tipo circular y los materiales líquidos peligrosos tienen medidas de seguridad (techos flotantes, presas, etc.). • Granos à Se almacenan en silos y pueden ser de muchos tipos, en el suelo, etc., grandes tanques muy altos y verticales. Regulan la producción y el precio. Son altamente peligrosos ya que los productos que se almacenan (trigos, etc) generan un polvo por el roce altamente contaminante. e) Locales varios à Clásicos almacenes para venta al mayor, etc.. f) Estructuras temporales à A veces es necesario un almacén temporal que es un almacén de plástico, con doble pared que se hincha, cogen rigidez, es auto sellado, si hay fugas los compresores regulan la presión inyectando aire si es necesario en alguna de las áreas. g) Almacenes Inteligentes (robóticos) à Se compone de estanterías. ALMACENAMIENTO RECEPCIÓN: RESPONSABILIDADES QUE INCLUYE • Producción à Se almacena la producción. • Planta Física. • Administración. • Recepción à de todas las materias primas. 1. Se necesita el Almacén de Entrada, Almacén de Salidas y las Expediciones. 2. Se necesita la Oficina de Producción y por último el Material de Manejo. 3. Obtenemos el material y lo tenemos que llevar al almacén.
- 3. 4. Almacén de Entrada para producción. 5. Almacén de Salida para servir el stock necesario. • Expediciones à aquellos movimientos hasta que llega al cliente. Actividad de Recepción: a) Descargar el material de los transportistas. b) Desempacar el material. c) Identificar y seleccionar el material. d) Comprobar los albaranes del transportista con lo que recibimos. e) Comprobación. f) Anotar daños y defectos del material. g) Llevar los controles adecuados. h) Despachar el material para el área de uso o estantería correspondiente. CARACTERÍSTICAS DE LOS MUELLES Y ÁREAS DE RECEPCIÓN Se debe tener en cuenta la capacidad de llegada para no tener retrasos o aglomeraciones en el muelle o punto de descarga. El diseño de los muelles ha de ser adecuado a nuestro volumen de recepción. En las áreas de recepción se controla la mercancía recibida para ver si corresponde con lo solicitado. ALMACENAMIENTO: SUS DIFERENTES ACTIVIDADES 1. Almacenar cualquier producto hasta su uso: a) Durante la llegada. 2. Almacén de material primas y partes à a) M.P. à normalmente requieren una transformación posterior.
- 4. b) pinturas. Partes à estos son Productos Acabados como motores, 3. Almacén de suministros à a) b) Oficinasà material de oficina. c) 4. Materiales para el mantenimiento de equipos. Se guardan cerca del área de uso. Almacén de material en proceso Cada máquina que realiza una operación, hay veces que se producen retrasos, problemas con el mantenimiento, etc., e impide el flujo de fabricación. Entonces el material que está en proceso de fabricación se guarda en un almacén cerca del área en la que se procesará. 5. Almacén de productos terminados (warehouse). a) Es el almacén de Salidas. b) Contiene todos los elementos para ser vendidos hasta su O/C. c) Equipos listos para ser enviados a nuestros clientes. d) Deben estar disponibles y en buenas condiciones. e) Los lotes de producción no deben ser pequeños para economizar espacio sino que se debe producir más de lo necesario para la venta, estos son excesos temporales de producción. Esta es la parte de almacén. 6. Almacén de salvamento (parte o materiales recuperables). En la fabricación a veces se producen equivocaciones pero el material está en perfectas condiciones, esto se almacena. 7. Almacén temporal de desperdicios. a) Almacén de misceláneos. b) Se almacenan, por ejemplo, maquinaria que se ha cambiado por otra nueva, equipos informáticos antiguos que para nosotros no son
- 5. útiles pero para terceras personas es útil todavía y que comprarán a un bajo precio. PLANIFICACIÓN DE ALMACENAMIENTOS 1. Uso efectivo del tiempo, M.O., equipo. • Usar al máximo el cubo (forma de almacenaje), siempre que sea posible ya que es la mejor. • Usar bien el tiempo, hacer buen uso de él. • Buen uso de materiales, hemos de estar seguros de suministrarlos a tiempo y en el lugar adecuado, en la cantidad solicitada. • Uso efectivo de la Mano de Obra à si logro ordenar el tiempo haré que la M.O. está bien organizada durante su jornada. • Equipo à necesitaremos todo el necesario. 2. Acceso rápido a los items. • Items à productos almacenados. • Se tiene que almacenar de manera adecuada (A,B,C) del más uso al menos uso. 3. Facilidad para MM. • Necesitaremos que los materiales puedan ser movidos con gran facilidad • No por ahorrar un trozo de espacio vamos a moverlo mejor, se tendrá en cuenta la manera de mover los materiales (toro, carretilla). • El almacén y área colindante deben estar perfectamente coordinados. 4. Identificación positiva.
- 6. • No haya ninguna duda de que los materiales estén perfectamente identificados. • Es absolutamente vital para un almacén medio o grande. • 5. Máxima protección. • Los costes, si no se protege, son muy grandes. • Tanto en cuestión de golpes, contaminación. • Deben llevar cierre, seguridad, etc. Con la máxima protección. • Evitar todo lo relacionado con el tipo de material que tratamos. • Orden. • No debe haber nunca nada fuera de su sitio y un sitio para cada cosa. • Facilitar la buena marcha del almacén. CARACTERÍSTICAS DE LOS ITEMS QUE DEBEN MANEJARSE. • El área de recepción se debe diseñar en función del producto a recibir. • Tener equipos adecuados al material que vamos a recibir. • Disponer, por ejemplo, de cintas transportadoras. • Saber cómo se va a cargar el material a manejar. DETERMINACIÓN DE LAS CARGAS DE TRABAJO Nº de recepciones / embarques por unidad de tiempo. SPOT (ver, conocer, localizar), se tiene que recibir la carga cuando tengamos disponible nuestro almacén para la carga y descarga. A tiempo para poder manejarlo bien. 2. Nº de items por llegada o embarque. Tendremos controladas las cargas tanto en tiempo como en cantidad para su buen manejo.
- 7. 3. Diseño de los muelles o áreas de trabajo. Debe de ser la adecuada para trabajar cómodamente y sin contratiempos. 4. Deben tener unas normas de seguridad. • • Planta y diseño de las áreas de trabajo. Los trabajadores deben estar apartados de las áreas de trabajo en un área de descanso para poder evitar posibles robos. Planta y diseño de las áreas de almacenamiento. • • Si, por ejemplo, son productos tóxicos deben estar fuera del alcance. • Siempre depende del material a almacenar. • Un almacenaje incorrecto aumenta los costes. • Los almacenes deben estar muy bien diseñados. 6. Equipos para b y c. • Si sabemos el material a manejar sabremos el equipo necesario para • su manejo. • Grúas, trenes guiados por cables, carretilla, etc. Hasta llegar a su • almacén. 7. Oficinas. • Son necesarias para una serie de controles y servicios burocráticos. • Ha de ser moderna y ágil en la actividad burocrática. • Cumplimentan toda la documentación del envío de materiales así • como toda la mercancía a recibir (controles, inspecciones, etc.). CLASIFICACIÓN DE ALMACENES EN FUNCIÓN DE LA CADENA LOGÍSTICA - Almacenes centrales:
- 8. Tienen que estar preparados para cualquier imprevisto que pueda producirse a lo largo de la cadena de suministro ya que constituya la parte más lejana del punto de venta. - Almacenes regionales: Son los almacenes intermediarios entre el central y el punto de venta. - Almacenes de delegación comercial: Son aquellos que guardan pequeños stocks y se comportan como punto de venta. Hoy la rápida mejora de los medios de transporte y comunicación han hecho desaparecer este tipo de almacén. - Trastienda: También conocido como el “patio de venta”. Suelen ser espacios reducidos no accesibles al público. - Almacenes temporales: Aquellos que se utilizan con stocks estacionales, estando solamente en ciertos periodos del año, y desaparecen en el mismo tiempo que lo hacen los productos. OPERACIONES EN EL ALMACÉN Las empresas necesitan tener un sistema de estudio de las entradas y las salidas tanto para posibles pérdidas en ventas (carencia de mercancías), como por los costos del mantenimiento y conservación, capital invertido (existencia excesiva de stocks). OPERACIONES DE ENTRADA Lo primero que hay que hacer cuando entran productos es identificar el origen y destino para comprobar que no es un error. Seguidamente se identifica el envío para descargarlo por la zona adecuada. Ahora ya está todo preparado para descargar la mercancía. Se avisa al personal cual será la ubicación de destino, “la playa” de descarga, el área de devoluciones, zona de preparación de envíos, o el área de cuarentena (es la zona dónde las mercancías reposan un tiempo antes de ser aptas para vender), como por ejemplo, las cámaras frigoríficas en los almacenes de naranjas.
- 9. OPERACIONES DE SALIDA. Igual que en el apartado anterior, analizaremos las diferentes fases de las operaciones de salida del almacén: Extracción La extracción de mercancías para finalmente enviarlas al cliente se puede hacer de dos maneras: 1. Extraer los productos en las unidades logísticas especializadas. 2. Extraer unidades sueltas (picking). Suele ser más habitual mientras más nos acercamos al consumidor o usuario. Es decir, el producto suele entrar en pocos envíos de mucha cantidad, y sale en muchos de poca. Preparación y expedición Una vez los productos están en la zona de preparación procedemos de esta manera: – Verificar si es todo correcto. – Embalar y precintar. – Pesar (muy importante; tanto para saber el coste como para controlar la carga). – Etiquetar: è la dirección de entrega. è identificación (del peso principalmente). è mercancía peligrosa cuando lo sea. – Emitir documentación junto a cada volumen. – Agrupar los envíos que van a ser cargados en el mismo camión. – Entregarlos al transportista, habiendo firmado antes la documentación correspondiente.
- 10. USO DE LAS BODEGAS EN SUMINISTRO DE ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN – SOPORTE A LA PRODUCCIÓN CONSOLIDACIÓN DE PRODUCTOS DIFERENTES
- 11. BODEGAS DE CONSOLIDACIÓN BODEGA DE GRAN PRODUCCIÓN
- 12. CONSIDERACIONES Y DEFINICIONES DERIVADAS DE LAS FIGURAS ANTERIORES: a) En las Bodegas de soporte a la producción , se consolidan los materiales provistos por varios proveedores para así mantener abastecido el proceso productivo. b) En una Bodega o Centro de Distribución se almacenan productos de varias plantas productivas y, posteriormente, se envían a los centros de comercialización predefinidos. c) En la Bodega de consolidación , se reciben productos de proveedores o fabricantes y se despachan a clientes definidos que poseen sus propias bodegas para abastecer los puntos de ventas o centros de comercialización. d) En los casos de Bodegas de gran producción , allí se reciben productos de gran tamaño, los cuales posteriormente son despachados a sus grandes clientes o distribuidores. En este caso, están los productos como: automóviles, línea blanca, televisores y otros productos de gran envergadura.
- 13. Tipos de bodegas en relación a los tipos de productos que se almacenan: • • BODEGAS PARA MERCADERÍAS EN GENERAL. • • BODEGAS FRIGORÍFICAS. • • BODEGAS PARA WARRANTS (GARANTÍA DE LOS BANCOS). • • BODEGAS PARA GRANELES O SILOS. • • BODEGAS PARA LÍQUIDOS. • • BODEGAS DE CONSOLIDACIÓN. • • BODEGAS PARA PRODUCTOS QUÍMICOS, ETC.. • El almacenamiento aleatorio o caótico , y el almacenamiento dedicado son dos claras formas como deben ser ubicados y almacenados los productos en las bodegas. ALMACENAMIENTO ALEATORIO • El almacenamiento aleatorio consiste en ubicar los productos en el primer espacio, racks o estantería que esté disponible, siempre que sea ordenado sobre una base del concepto FIFO. • Esta metodología de ordenamiento maximiza la utilización de los espacios en las bodegas, pero tiene el problema que se debe recorrer grandes distancias para los efectos de la búsqueda de los productos durante la preparación de los pedidos. Muchas veces, para la efectividad de esta metodología de ordenamiento, se deben emplear sistemas automáticos de manipulación que permiten economías de tiempo y mano de obra y por lo tanto menores costos.. ALMACENAMIENTO DEDICADO • El almacenamiento dedicado, es un sistema o método fijo de almacenamiento de los productos. Los productos y artículos son almacenados en ubicaciones fijas predeterminadas dentro de las bodegas y en las estanterías o racks. Normalmente, estas ubicaciones son determinadas mediante sistemas computarizados que indican las
- 14. ubicaciones de los productos. Con ese sistema se logra un casi perfecto ordenamiento de los productos. • Este sistema de almacenamiento tiene la desventaja que no permite una eficiente utilización de los espacios, ya que en determinados momentos existen espacios disponibles, pero que no pueden ocuparse debido que están preestablecidos para un determinado producto. ACTIVIDADES Y FUNCIONES TÍPICAS EN UNA BODEGA