Readyva 1.0.0.5
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Readyva es una aplicación que automatiza la recuperación, administración y validación de CFDIs, mejorando la eficiencia en procesos contables al permitir la extracción directa de comprobantes del SAT y la generación de reportes específicos. Ha demostrado ser beneficiosa para diversas empresas al reducir tiempos de trabajo y errores en la captura de datos, como se evidencia en varios ejemplos prácticos donde las empresas cumplieron con requisitos fiscales y optimizaron sus procesos internos. La herramienta también facilita la contabilidad electrónica al integrarse con cualquier sistema contable, simplificando la gestión de información fiscal.
Readyva 1.0.0.5
- 2. Objetivos READYVA es una aplicación que permite, de forma automática, Recuperar, Administrar y Validar CFDi´s, brindando a nuestros clientes información verás que puede usarse por medio de las siguientes funciones: Conectarse a cualquier sistema contable, evitando errores de captura de la información, por medio de conexiones ágiles y sencillas Contar con Contabilidad Electrónica, pudiendo generar tanto las pólizas como la balanza en forma automática, dejándolas listas para revisión Contar con una herramienta que permite la realización de reportes personalizados que aprovechan la información contenida en los CFDi´s
- 3. Características Recuperar en forma automática los comprobantes fiscales digitales directamente del SAT (CFDi´s) Administrar los comprobantes fiscales digitales en forma sencilla al contar con una estructura clara y amigable que permite la busqueda, localización y obtención de información en forma oportuna Validar los comprobantes fiscales digitales en forma automática directamente con el SAT Analizar la información contenida en los comprobantes fiscales digitales por medio de la generación de reportes generales y detallados, en la forma y en el momento de requerirlos Mantener el resguardo, dentro de sus instalaciones, tanto de los comprobantes fiscales digitales como de los reportes obtenidos, al ser depositados en una ubicación (folder) en su equipo. Contar con un módulo de Contabilidad electrónica que se conecta a cualquier sistema contable evitando captura.
- 4. A continuación se presentan algunos ejemplos en donde READYVA ha apoyado a nuestros clientes en distintas áreas. Casos prácticos
- 5. Ejemplo 1 Tamaño de empresa: Mediana Tipo de empresa: Transporte de carga Antecedentes: El contador de la empresa llevaba un control de todas las facturas emitidas y recibida, dentro de su proceso imprimía tanto el xml como el pdf. Problemática: Llegó una auditoría del SAT y el contador le entregó al auditor todos los documentos impresos. El auditor le dijo que eso no le servía, que necesitaba los xml´s de las facturas y que los obtuviera a la brevedad para poder realizar la auditoría correctamente. La empresa tenía 4,000 comprobantes de emisión y recepción, el contador en un día pudo obtener 170 del SAT, era imposible cumplir el requerimiento del auditor.
- 6. Ejemplo 1 ¿Cómo ayudó READYVA a nuestros clientes? 1. Obtuvo los 4,000 xml´s en dos horas, directamente del SAT, incluyendo la validación de los mismos. 2. Pudo realizar reportes específicos al momento, dependiendo de las preguntas del auditos, que le permitieron concentrarse en la mejor forma de contestar la auditoría. 3. El contador de la empresa pudo concentrarse en la respuesta a la auditoría an lugar de preocuparse por la obtención de información. Beneficios: La empresa transportista cumplió con los requerimientos de información que el auditor solicitaba, obteniendo la información oportuna, veraz y válida, directamente del SAT, de la misma forma pudo manejar esa información al contar con reportes específicos que apoyaron el análisis de información para contestar adecuadamente las solicitudes del auditor.
- 7. Ejemplo 2 Tamaño de empresa: Mediana Giro de la empresa: Sector automotriz y de autopartes Antecedentes: El área de cuentas por pagar es la encargada del proceso de revisión de facturas y de su verificación con las áreas de compras e inventarios. Problemática: La empresa ha detectado que los proveedores no entregan en tiempo y forma sus facturas, lo que ha provocado que su proceso de revisión tome mas tiempo del adecuado, provocando observaciones por parte del corporativo.
- 8. Ejemplo 2 ¿Cómo ayudó READYVA a nuestros clientes? 1. No es necesario que los proveedores entreguen las facturas físicas debido a que READYVA obtiene los xml´s directamente del SAT 2. Las facturas obtenidas de READYVA se validan en automático, por lo cual Cuentas por Pagar tiene información veraz y actualizada, que puede verificar facilmente con otras áreas 3. Los reportes hacia el corporativo se realizan más rapido y con información de mayor valor. Beneficios: El área de Cuentas por Pagar ha mejorado los tiempos de respuesta del proceso de revisión, eliminando el paso de entrega física en caja por parte del proveedor. La empresa programa los pagos de acuerdo a los xml´s que recupera del SAT. El Corporativo no ha vuelto a realizar observaciones acerca del proceso.
- 9. Ejemplo 3 Tamaño de empresa: Mediana Giro de la empresa: Sector público Antecedentes: Diversas áreas reciben las facturas de los proveedores. Problemática: Diferentes áreas tienen contacto con los proveedores, de tal forma que el proveedor envía su factura con quien mas contacto tiene en lugar de enviarlo a cuentas por pagar. Recopilar las facturas o contactar al proveedor para que vuelva a enviarlas provoca mucho tiempo invertido por parte del área de administración.
- 10. Ejemplo 3 ¿Cómo ayudó READYVA a nuestros clientes? 1. Las facturas se obtienen directamente del SAT, por medio de READYVA, incluso la validación se realiza en automático 2. El área de Administración, ya no necesita preguntar a diferentes áreas para obtener las facturas 3. El área de Administración no necesita entrar en comunicación con el proveedor para obtener las facturas, liberando tiempo para actividades sustantivas. Beneficios: El área de Administración redujo el tiempo para obtener las facturas de sus proveedores, lo que le permite planear con anticipación la programación de pagos, evitar errores de captura y dedicar tiempo a actividades sustantivas.
- 11. Ejemplo 4 Tamaño de empresa: Pequeña Giro de la empresa: Comercio Antecedentes: No tengo tiempo para realizar las facturas que me piden los clientes, sólo les pido sus datos y se los envío a una empresa que me da el servicio de administración de mi negocio. Problemática: Después de algunos meses de contratar a una empresa de administracion, el dueño empezó a notar un comportamiento extraño en el pago de sus impuestos. La empresa que administraba su contabilidad le aseguró que el pago de impuestos se hacía conforme a la miscelanea fiscal.
- 12. Ejemplo 4 ¿Cómo ayudó READYVA a nuestros clientes? 1. Con READYVA el dueño de la empresa pudo obtener sus comprobantes fiscales directamente del SAT, en menos de 1 hora, sin acudir a la empresa que habia contratado para llevar la administración de su negocio 2. El dueño de la empresa se dio cuenta que había facturas que no había solicitado por productos que no había vendido, lo que aumentaba el pago de impuestos que realizaba. 3. Obligó a la empresa de administración a resarcir el monto pagado en exceso de impuestos, cancelo las facturas que no reconocía y volvió a tener pagos adecuados de impuestos. Beneficios: Con READYVA el dueño de la empresa tuvo los elementos para solucionar su situación fiscal y contrató a un despacho contable que si lo apoyaba a mejorar su negocio.
- 13. Ejemplo 5 Tamaño de empresa: Mediana Giro de la empresa: Servicos (Despacho Contable y Fiscal) Antecedentes: El despacho tenía 4 personas dedicadas a obtener los comprobantes fiscales de sus clientes, el despacho tenía dos modelos de atención: A. El despacho tenía acceso a una cuenta de correo del cliente donde recibía los CFDi´s, los bajaba a un equipo de cómputo y los relacionaba B. En otros casos los clientes les enviaban los CFDis pero en muchos casos no llegaban a tiempo, lo cual consumía mucho tiempo de atención y de cualquier forma había que ordenarlos. Problemática: Era complicado que el despacho creciera, debido a que aceptar un nuevo cliente representaba contratar otra persona para la descarga de CFDI´s.
- 14. Ejemplo 5 ¿Cómo ayudó READYVA a nuestros clientes? 1. Con READYVA el despacho de Contable y Fiscal descarga los comprobantes de todos susclientes actuales consumiendo medio día de trabajo de 1 persona 2. Las tres personas adicionales, que obtenian CFDi´s, las dedicó a ofrecer nuevos servicios a sus clientes, como: generación de inteligencia de negocio y diseño de estrategias fiscales, con lo que pudo obtener nuevos clientes 3. Mejoró el servicio a sus clientes actuales y disminuyó el tiempo de los procesos.internos Beneficios: Con READYVA el despacho Contable y Fiscal pudo crecer, mejoró su servicio hacia el cliente final y desarrollo nuevos servicios; sin la necesidad de contratar personal adicional.
- 15. Ejemplo 6 Tamaño de empresa: Mediana Giro de la empresa: Industria electrica Antecedentes: La empresa implementó un ERP que les solicita capturar el UUID (número de 32 dígitos) de las facturas tanto de clientes como de proveedores. Problemática: Al capturar el UUID se cometen muchos errores, como que a alguien se le olvida un guión, ponen un espacio de mas, equivocarse en una letra o un número, entre otros, esos errores representan tanto trabajo de supervisión como retrabajo en la captura.
- 16. Ejemplo 6 ¿Cómo ayudó READYVA a nuestros clientes? 1. Con la funcionalidad de reportes de READYVA, la empresa hizo un reporte de acuerdo a los requerimientos del ERP, tomando la información directamente de los XML´s de las facturas 2. La empresa deposita ese reporte en una ubicación específica 3. El ERP carga la información en forma automática directamente del reporte 4. A la empresa le llevó menos de un minuto configurar el reporte como lo solicitaba el ERP usando la información directamente de los CFDi´s Beneficios: Se eliminan: errores de captura, tiempo de supervisión y se elimina retrabajo por captura de datos incorrectos.
- 17. Ejemplo 7 Tamaño de empresa: Pequeña Giro de la empresa: Alimentos Antecedentes: La empresa tiene un sistema contable que le pide que cambie los nombres de los archivos xml y que en el nombre del xml ponga la serie y el folio, separados por guiones Problemática: Es necesario abrir cada uno de los pdf´s de las factura, tomar la serie y el folio de la factura, encontrara el xml que tiene el mismo nombre del pdf y renombrar el xml con la serie y el folio de la factura.
- 18. Ejemplo 7 ¿Cómo ayudó READYVA a nuestros clientes? 1. Con la funcionalidad de cambio de nombre de READYVA, la empresa determinó que los nombres de los xml´s fueran de acuerdo a lo que el sistema contable solicita, serie y folio seperado por guiones 2. La funcionalidad de cambio de nombre puede cambiar el nombre del xml y del pdf de acuerdo a cualquier dato que se tenga en la factura, pudiendo aplicar cualquier tipo de separador. 3. A la empresa configuró el cambio de nombre en la configuración inicial de READYVA, esa configuración se realiza una vez y sirve para todos los xml´s y pdf´s que se descarguen. 4. El tiempo que se dedica para hacer esa configuración es de menos de un minuto. Beneficios: Se eliminan errores de captura y tiempo dedicado a renombrar archivos, por medio de una coexión al sistema contable.
- 19. Información adicional Agradecemos la atención prestada a nuestra presentación, si requiere información adicional por favor comuníquese con: Contáctanos Tels. 6726 0235, 6361 6627, 6361 6632. Contacto: contacto@sacbe.net Ventas: ventas@sacbe.net Soporte: soporte@sacbe.net