Reestructuración de sistema información
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Este documento describe un enfoque sistémico para reestructurar los sistemas de información en salud. Propone un modelo de seis pasos que hace corresponder cada componente de un sistema de información con el sistema de servicios de salud, asegurando que la información esté disponible y sea utilizada para la toma de decisiones en cada nivel. El objetivo es transformar sistemas de información rutinarios en herramientas efectivas de gestión mediante la identificación de necesidades de información, el desarrollo de instrumentos de recolección de datos y el uso
Reestructuración de sistema información
- 1. Reestructuración de un Sistema de Información Guillermo Guibovich OPS/OMS Venezuela Octubre 2009 Organización Panamericana de la Salud 20 09
- 2. Aproximación Sistémica a los Sistemas de Información (SIS) • Consenso que los SIS deben ser re-estructurados pero, ¿cómo hacerlo? • Heterogeneidad de sistemas de salud de países condiciona sus SIS • Hay elementos básicos comunes: • Proceso de generación de datos que luego se transforman en información • Estructura organizada para que personas interactúen con instrumentos de recolección y/o máquinas • Aproximación sistémica para desarrollo del SIS: • Examen de la estructura del sistema de salud y sus componentes • Descripción de modelo organizacional de los servicios de salud con niveles de concentración desde la periferia al centro (incluye funciones gerenciales c/nivel) • Descripción de proceso de re-estructuración de SIS en 6 pasos, cada paso concuerda con el modelo de servicios de salud propuesto Organización Panamericana de la Salud 20 09
- 3. Estructura de un SIS • “Sistema que brinda soporte de información específica al proceso de toma de decisiones en cada nivel de una organización” (Hurtubise, 1984) expresa vínculo SIS y sistema de servicios de salud • Conjunto organizado de componentes interrelacionados: – Proceso de información, transforma datos crudos en información “utilizable”: Colección → Transmisión → Procesamiento → Análisis → Presentación y uso – Estructura del sistema que asegure proceso de calidad: •Recursos: personas (planificadores, gerentes, estadísticos, epidemiólogos, colectores de datos, etc); hardware (teléfonos, fax, computadoras); software (formularios de reporte, programas de procesamiento de datos); y financieros. •Reglas organizacionales: uso de estándares de diagnóstico y tratamiento, responsabilidades del personal, procedimientos para manejo de suministros, procedimientos para mantenimiento de computadoras. Organización Panamericana de la Salud 20 09
- 4. Relación entre el SIS y el Sistema de Servicios de Salud • Un SIS no puede existir en si mismo sino como entidad funcional dentro de un sistema de servicios de salud comprehensivo e integrado (curativos, de rehabilitación, preventivos y de promoción) • La estructura del SIS debería permitir la generación de la información necesaria para la toma de decisiones racionales en cada nivel del sistema de servicios de salud Organización Panamericana de la Salud 20 09
- 5. Modelo Organizacional de los Servicios de Salud Funciones de gestión Niveles de Gestión de Gestión de las Gestión del concentración pacientes/clientes unidades de salud sistema de salud de recursos Pacientes Hospital Coordi- Planea- Nacional, Nivel terciario Entrega de referidos terciario nación y regional miento servicios soporte estratégic Decisiones Pacientes Hospital Distrito o o control Nivel secundario promocionales, referidos a operacionales distrito de gestión gestión preventivos y Pacientes/clientes, Nivel primario comunidades curativos de salud Unidades primer nivel Organización Panamericana de la Salud 20 09
- 6. Funciones de Gestión de Pacientes/Clientes • Función principal: Brindar atención curativa, preventiva y de promoción de salud de calidad • Atención de calidad está íntimamente relacionada con las decisiones que los proveedores de salud tienen que tomar en los diferentes niveles de servicios de salud – En nivel primario: comprehensiva, integrada y continua – En nivel de referencia (secundario y terciario) depende de recursos humanos y técnicos (excelencia técnica para el estado del arte) • Usuario de información y decisiones: proveedor de atención – Cómo continuar Tx con base a datos de consulta anterior – Dx con base a datos de vacunación o enfermedad anterior – Conducta Tx con base a resultado de exámenes previos • Una vez definidas las funciones y decisiones a tomar se puede precisar la información que necesitará el usuario, P. ej.: nombre, edad, historia de vacunas, antecedentes patológicos, de gestación, consultas previas, etc. Organización Panamericana de la Salud 20 09
- 7. Funciones de Gestión de Unidades de Salud • Objetivo de la unidad de salud: Brindar atención de salud a una población definida en su área de responsabilidad, con una cantidad dada de recursos • Funciones son específicas para cada nivel de concentración: – Funciones de entrega de servicios, basadas en necesidades de salud de las comunidades: • En nivel primario las unidades ofrecen un paquete de servicios general, el cual dependerá de la variabilidad de recursos entre unidades. Paquete mínimo (Banco Mundial, 1993): atención prenatal y parto, servicios de planificación familiar, manejo de niño enfermo, tratamiento de tuberculosis y manejo de ITS • En nivel de referencia servicios y procedimientos que por complejidad y costos no se justifican en nivel primario – Funciones administrativas: manejo y capacitación de personal, manejo financiero, manejo de medicamentos y suministros, y manejo de información • Una vez que las funciones de los diferentes tipos de unidades de salud, en un sistema de salud dado, han sido claramente definidas, se puede identificar fácilmente la información necesaria para la toma de decisiones (Ejemplo: mortalidad materna en centro de salud) Organización Panamericana de la Salud 20 09
- 8. Funciones de Entrega de Servicios en Unidades de Salud en Chad, 1989 • Nivel primario – Atención curativa a problemas de salud más comunes – Atención prenatal – Clínica para menores de 5 años (incluye inmunizaciones) – Seguimiento a enfermedades crónicas – Clínicas de rehabilitación nutricional – Planificación familiar – Comunicación con la población bajo responsabilidad • Nivel secundario – Manejar emergencias médicas y quirúrgicas – Servicios de radiología y laboratorio – Clínicas para referencia de pacientes ambulatorios – Servicios hospitalización (medicina, cirugía, pediatría y G-O) – Manejo de partos complicados • Nivel terciario – Todo tipo de intervenciones quirúrgicas – Atención especializada Organización Panamericana de la Salud 20 09
- 9. Funciones de Gestión del Sistema de Salud • Objetivo: Coordinar y brindar soporte de planificación y gestión a los niveles de entrega de servicios • Funciones varían para cada nivel de concentración, dependiendo su distribución, y por ende el poder de decisión, del modelo del sistema de salud del país (centralizado vs. descentralizado; sistema de gestión gubernamental vs. privado; gestión de servicios de salud horizontal vs. vertical) • Basado en distribución de funciones de gestión en cada nivel de concentración se puede determinar racionalmente las necesidades de información y se pueden desarrollar procedimientos de colección de datos requeridos Organización Panamericana de la Salud 20 09
- 10. Funciones de Gestión en un Sistema de Salud Descentralizado (1) • Nivel Central es responsable de: – Formulación de políticas de salud, incluyendo políticas sobre actividades intersectoriales – Producción de planes de salud nacionales y de guías para planes regionales y locales – Asesoría en asignación de recursos, particularmente fondos de capital – Fuente de asesoría técnica de alto nivel para programas específicos – Control sobre compra de medicamentos y distribución de suministros – Capacitación y regulación del desarrollo de personal de salud – Regulación de organizaciones privadas con/sin fines de lucro – Control de organizaciones de salud nacionales e institutos de investigación – Vínculo con organizaciones internacionales de salud y agencias de asistencia Organización Panamericana de la Salud 20 09
- 11. Funciones de Gestión en un Sistema de Salud Descentralizado (2) • Regiones son responsables de: – Planificación en salud regional y monitoreo de programas – Coordinación de todas las actividades de salud regionales – Empleo y control de parte o todo el personal de salud – Presupuesto y auditoria del gasto en salud – Aprobación y financiamiento de proyectos de capital a gran escala – Gestión y supervisión técnica de equipos de salud distritales y distritos; cabeza de programas de salud específicos – Provisión de suministros y otro soporte logístico Organización Panamericana de la Salud 20 09
- 12. Funciones de Gestión en un Sistema de Salud Descentralizado (3) • Distritos son responsables de: – Organizar y operar los servicios hospitalarios del distrito – Gerenciar todas las instalaciones de salud gubernamentales – Implementar todos los programas de salud basados en comunidad – Gerenciar y controlar los presupuestos locales de salud – Coordinar y supervisar todos los servicios de salud gubernamentales, no gubernamentales y privados dentro del distrito – Promover vínculos con oficinas locales del gobierno – Promover participación de comunidad en el planeamiento local de servicios de salud – Preparar el plan anual de salud – Generar fondos locales adicionales – Entrenamiento en servicio de trabajadores de salud – Supervisar y controlar trabajadores comunitarios en el distrito – Colectar y consolidar información de salud rutinaria y transmitirla a regiones y nivel central Organización Panamericana de la Salud 20 09
- 13. Haciendo Corresponder el SIS con el Sistema de Servicios de Salud (1) ¿Cómo transformar un SIS rutinario inadecuado en herramientas de gestión efectivas? • El modelo de servicios de salud debe ser el marco conceptual para construir o reconstruir los SIS, especialmente los aspectos menos funcionales del mismo o los que constituyen prioridades de país, P. ej. Programas de salud • Consiste en hacer corresponder cada una de las 6 subcategorías del SIS (4 primeras de proceso y 2 últimas de estructura) con el sistema de servicios de salud, asegurando que la información esté disponible y sea usada para la toma de decisiones en el nivel de concentración apropiado y para las funciones de gestión identificadas Organización Panamericana de la Salud 20 09
- 14. Haciendo Corresponder el SIS con el Sistema de Servicios de Salud (2) • Paso 1: Identificación de necesidades de información e indicadores factibles partiendo de la definición de funciones en los diferentes niveles de concentración y gestión. El desafío real es establecer prioridades y seleccionar un número limitado de indicadores o variables factibles que – midan cambios, – no abrumen a los trabajadores de salud con la colección de datos, – estén orientados a la acción y contribuyan directamente a la toma de decisiones por proveedores, gerentes y planificadores • Paso 2: Definir fuentes de datos y desarrollar instrumentos para colección de datos para cada indicador seleccionado. Mayoría de datos de entrega de servicios y gestión de recursos se pueden recolectar de SIS rutinario. A nivel de gestión del sistema los datos reportados por las unidades de salud deben complementarse con datos de otras fuentes como encuestas o de otros sectores. Instrumentos de colección deben promover el uso inmediato de la información en los niveles de la entrega de servicios. Organización Panamericana de la Salud 20 09
- 15. Haciendo Corresponder el SIS con el Sistema de Servicios de Salud (3) • Paso 3: Desarrollo de transmisión de datos y sistema de procesamiento. Transmisión de datos debe respetar los canales de gestión establecidos en sistema de salud y responder a la necesidad de intercambio de información entre los niveles de concentración • Paso 4: Asegurar el uso de la información generada. Basado en diseño apropiado de mecanismos de retro-alimentación y estrategias innovadoras de presentación de datos. El principal reto es convencer a decisores que la información de calidad les ayuda a tomar decisiones informadas en todos los niveles o "cultura de información” • Pasos 5 y 6: Planeamiento de recursos del SIS y desarrollo de un conjunto de reglas organizacionales para la gestión del SIS. La eficiencia y sostenibilidad del SIS dependerá de disponibilidad de recursos humanos y físicos, y su organización en una estructura de gestión bien diseñada. Organización Panamericana de la Salud 20 09
Notas del editor
- #2: La presentación fue motivada por la solicitud de la Viceministra de Redes de Salud Colectiva de Venezuela de reorganizar la información del Viceministerio. Se enfatiza la necesidad de vincular el sistema de información a la estructura del sistema de salud vigente y su modelo de entrega de servicios de salud.
- #4: Desarrollo de proceso (espacio y tiempo) no siempre es el mismo en todas las situaciones, Ej: Interrogatorio paciente (colección) → conducta Tx (uso). En otras situaciones pasos del proceso ocurren en diferentes lugares y tiempos, Ej: servicios preventivos colectados diariamente, agregados y transmitidos a distrito cada mes, procesados en nivel regional, cobertura se calcula anualmente y se comunica al distrito para análisis adicional y uso.
- #6: El modelo organizacional permite, a los diseñadores del SIS, identificar para cada nivel de concentración cuáles son las funciones de gestión específicas, quienes son los usuarios de la información y qué decisiones tienen que tomar. Posteriormente, permitirá definir, para cada nivel, las necesidades de información y desarrollar o re-estructurar los métodos e instrumentos de recolección de datos, la transmisión de datos y procedimientos de procesamiento, así como los reportes de retro-alimentación apropiados.
- #7: SIS bien diseñado puede contribuir a la atención de calidad por los proveedores al generar información que éstos necesitan para tomar decisiones apropiadas (Ejemplos)
- #14: Un paso preliminar en la construcción o reconstrucción de un SIS es la identificación de los aspectos menos funcionales se debe hacer mediante una aproximación sistémica.