1. Programa de
Administración
de empresas
Administraci
ón
Sesión 12
Tema:
Organización: Estructura
Organizacional Funcional,
organigrama, Manual de
Organización y Funciones
(MOF), Reglamento de
Organización y Funciones (ROF),
Reglamento Interno por: Lorena Luján Costa
2. Resultado de
aprendizaje
Analiza el proceso administrativo de las
organizaciones, considerando el entorno,
los fundamentos y las tendencias
administrativas.
Evidencia de
aprendizaje
Control de lectura 2 (CL2).
Organizador Visual sobre Organización:
Estructura
Organizacional.
4. Administración
–
Sesión
12
INTRODUCCIÓN
La segunda función que forma el proceso administrativo es la de
Organización.
Una vez establecida en la planificación donde queremos llegar, es
decir cuales son nuestros objetivos y de que manera vamos a
lograrlo, la siguiente tarea es la de crear una estructura, tanto
material como humana, que no permita poner en marcha los
planes diseñados.
5. Administración
–
Sesión
12
La función de organización o diseño organizativo, se
encarga de definir la estructura básica de
funcionamiento de la organización.
La función de organización requiere que la dirección
especifique cada una de las cargas de trabajo a realizar
en la empresa y las relaciones de todo tipo que se van
a establecer en todos los puestos de trabajo.
6. Administración
–
Sesión
12
Definimos la función de organización, como el proceso por el que los directivos o
mandos de la empresa, una vez formulado los planes, combinan los recursos
materiales y humanos, para establecer una estructura formal de tareas y
autoridad.
Implica ordenar y distribuir trabajo, autoridad, responsabilidad y recursos
materiales entre los miembros de la organización.
Fundamentos de la Organización
El proceso de crear la
estructura de una organización.
7. Administración
–
Sesión
12
Los conocimientos del diseño organización ha ido evolucionando.
Al principio los procesos del diseño organizacional giraban en torno al funcionamiento
interno de una organización.
Según Reyes Ponce (1973) "organización es la estructuración técnicas de las relaciones que
deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y
humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los
planes y objetivos señalados". (p.211).
….Definiendo
Estructura Organizacional
La organización se refiere "a estructurar" los elementos que corresponden a la mecánica
administrativa como deben ser las funciones, jerarquías y actividades.
La organización contribuye el dato final del aspecto estático o de mecánica.
Señala en concreto cómo y quién va hacer cada cosa, ya terminada la organización solo resta
"actuar", integrar, dirigir y controlar.
10. Administración
–
Sesión
12
División del Trabajo
La aceptación de la división del trabajo se debió a una serie de factores, a saber:
Estandarización y simplificación de las actividades, de los obreros y,
posteriormente, del personal de nivel más elevado.
Mayor especialización y explicación detallada de las tareas.
Mejor aprovechamiento del trabajo especializado, gracias a la
departamentalización.
Las consecuencias de la división del trabajo fueron:
Mayor productividad y rendimiento del personal involucrado.
Mayor eficiencia de la organización, gracias al elemento anterior.
Reducción de los costos de producción en especial la materias primas y fuerza
laboral.
13. Administración
–
Sesión
12
La Jerarquía - Características:
La autoridad se distingue por tres características:
a. La autoridad descansa en los cargos de la organización, no
en las personas. La autoridad de los administradores se
deriva de los cargos que ocupa. Los administradores que
ocupan cargos iguales tienen igual autoridad.
b. La autoridad es aceptada por los subordinados. Los
subordinados aceptan la autoridad de los superiores
porque creen que tienen derecho legítimo, concedido por la
organización de dar órdenes que deben ser cumplidas.
c. La autoridad fluye hacia abajo por la jerarquía vertical. La
autoridad va de la cúpula a la base de la organización; las
posiciones de arriba tienen más autoridad que las
posiciones de la base.
16. Administración
–
Sesión
12
Los gerentes, con el objeto de seguir la pista de esta maraña de relaciones
formales de una organización, suelen preparar un organigrama que describe
la forma en que se divide el trabajo.
En un organigrama los cuadros representan la agrupación lógica de las
actividades laborales que llamamos Departamentos.
Por lo tanto la departamentalización es el resultado de las decisiones que
toman los gerentes en cuanto a que actividades laborales, una vez que han
sido divididas en tareas, se pueden relacionar en grupos "parecidos".
Como se puede suponer, existen muchas variedades de trabajos y
departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una
organización serán diferentes que los de otras.
La Departamentalización
20. Administración
–
Sesión
12
La Coordinación
Utilizaremos técnicas básicas de la administración cuando se requiera
una coordinación relativamente modesta, ésta se puede lograr
mediante los mecanismos básicos de la administración.
1. Técnicas básicas
de la
Administración
a. Jerarquía
Gerencial.
b. Reglas y
Procedimientos.
c. Planes y metas.
2. Incrementar el potencial de
la Coordinación
d. Sistemas verticales de
información.
e. Relaciones laterales.
3. Reducir la necesidad de
Coordinar
f. Recursos escasos.
g. Unidades independientes.
21. Administración
–
Sesión
12
La coordinación depende, directamente, de la adquisición, la
transmisión y el procesamiento de la información.
Cuanto mayor sea la incertidumbre sobre las tareas que se
coordinen, tanto mayor será la necesidad de información. Por
lo tanto, es conveniente pensar que la coordinación es
cuestión de procesamientos de información.
Podemos enfocar la coordinación efectiva de las siguientes
tres maneras:
a) Utilizar técnicas básicas de la administración.
b) Ampliar las fronteras.
c) Reducir la necesidad de coordinación.
La Coordinación
22. Concepto de Organigrama
El organigrama es una representación gráfica de como está formada una organización en cuanto
jerarquía y capital humano. Demuestra las líneas y niveles de departamentos en la organización y
es importante ya que establece las relaciones entre los puestos de trabajo y empleados para dejar
claro el nivel de toma de decisiones.
El objetivo principal del organigrama es designar los niveles de cada puesto y organizar de forma
estructurada cada competencia dentro de la organización.
Organigrama
¿Para qué sirve el organigrama de una empresa?
El organigrama hoy en día ha evolucionado mucho, incluso hay diferentes tipos de organigramas, las
funciones son las siguientes:
Definir las áreas de la empresa, la autoridad en cada una de ellas y en el ámbito general desde
la dirección hasta el último eslabón, permitiendo conocer el rol de cada uno dentro dicha
organización.
Analizar los cargos y descripciones de funciones, llevar el control de sistema del personal.
Establecer el lugar y función de cada empleado y generar sentido de pertenencia, además de
establecer las relaciones y las posibilidades de subir de cargo.
Permite optimizar la gestión de recursos humanos y determinar los posibles fallos en la
organización en cuanto a puestos y jerarquías.
23. Administración
–
Sesión
12
Manuales y Reglamentos
….Generalidades
Herramientas con las que cuentan las
organizaciones para hacer posible y facilitar el
desarrollo y desenvolvimientos de las múltiples
funciones administrativas que deben llevarse a a
cabo. Los manuales son esenciales, debido a que
nos permiten lograr :
Estandarización
Equilibrio
Ajuste mutuo
24. Administración
–
Sesión
12
Manuales y Reglamentos
…. generalidades
Los manuales son textos utilizados como medio para coordinar,
registrar datos e información en forma sistémica y organizada.
También es el conjunto de orientaciones o instrucciones con el fin
de guiar o mejorar la eficacidad de las tareas a realizar.
25. Administración
–
Sesión
12
Tipos de Manuales y Reglamentos
Organización: este tipo de manual resume
el manejo de una empresa en forma
general. Indican la estructura, las funciones
y roles que se cumplen en cada área.
Departamental: dichos manuales, en
cierta forma, legislan el modo en que deben
ser llevadas a cabo las actividades
realizadas por el personal. Las normas
están dirigidas al personal en forma
diferencial según el departamento al que se
pertenece y el rol que cumple.
Política: sin ser formalmente reglas en
este manual se determinan y regulan la
actuación y dirección de una empresa en
particular.
Procedimientos: este manual determina
cada uno de los pasos que deben realizarse
para emprender alguna actividad de
manera correcta.
Bienvenida: su función es introducir
brevemente la historia de la empresa, desde su
origen, hasta la actualidad. Incluyen sus
objetivos y la visión particular de la empresa. Es
costumbre adjuntar en estos manuales un
duplicado del reglamento interno para poder
acceder a los derechos y obligaciones en el
ámbito laboral.
Puesto: determinan específicamente cuales son
las características y responsabilidades a las que
se acceden en un puesto preciso.
Múltiple: estos manuales están diseñados para
exponer distintas cuestiones, como por ejemplo
normas de la empresa, más bien generales o
explicar la organización de la empresa, siempre
expresándose en forma clara.
Finanzas: tiene como finalidad verificar la
administración de todos los bienes que
pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad
está a cargo del tesorero y el controlador.
26. Administración
–
Sesión
12
Sistema: debe ser producido en el momento que se va desarrollando el
sistema. Está conformado por otro grupo de manuales.
Calidad: es entendido como una clase de manual que presenta las
políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar
ligado a las actividades en forma sectorial o total de la organización.
Tipos de Manuales y Reglamentos
27. Administración
–
Sesión
12
Ventajas de los Manuales y Reglamentos
Recopilan de manera
organizada los
procedimientos de la
organización.
Reduce en gran
proporción la
improvisación, ya que
todo está escrito.
Aclaran dudas con
respecto a qué hacer
en un momento
determinado.
Mantiene la igualdad
(estandarización) en
la gestión
organizacional.
Es una
herramienta de
control.
Es un
instrumento
informativo.
28. Administración
–
Sesión
12
Es una
herramienta de
control.
Es un
instrumento
informativo.
Ventajas de los Manuales y Reglamentos
Ahorro de tiempo,
debido a que las
instrucciones ya están
dadas.
Permite una evaluación
objetiva de los procesos.
Permite evaluar los
estándares que han sido
establecidos.
Buscar la mejor forma de
hacer las cosas.
29. Administración
–
Sesión
12
Manual de Organización y Funciones (MOF)
El manual de organización y funciones (MOF) es un
documento formal que las empresas elaboran para plasmar
parte de la forma de la organización que han adoptado, y que
sirve como guía para todo el personal.
El MOF contiene, esencialmente las estructura
organizacional, comúnmente llamada organigrama y la
descripción de las funciones de todos los puestos en la
empresa. También se suelen incluir en la descripción de cada
puesto el perfíl y los indicadores de evaluación.
Hoy en día, se hace mucho más necesario tener este tipo de
documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad
(ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque su uso
interno y diario minimiza los conflictos de áreas, marca
responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.
30. Administración
–
Sesión
12
Requerimientos del Manual de Organización y Funciones
1. La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los
líderes como promotores.
2. Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las decisiones
referentes a estos temas.
3. Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.
4. Que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá
realizar el MOF.
5. Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del cronograma y
para que el plan estratégico se refleje en las funciones.
6. Hacer un plan de implantación de este manual. especialmente con los cambios
fuertes.
7. Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la
intranet institucional.
31. Administración
–
Sesión
12
¿Cómo lo desarrollamos el Manual de Organización y
Funciones?
La elaboración del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca
determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para
una adecuada ocupación, las mismas que deberán responder a los objetivos
institucionales de la institución.
Análisis de cargo.
Luego de reunir la información requerida, se revisa la estructura orgánica para
determinar la dependencia jerárquica del puesto y con qué unidades orgánicas
mantiene una relación directa de coordinación.
Análisis desde los objetivos institucionales.
A partir de la información recogida se revisará si el análisis de cargos realizado
corresponde realmente al perfil que la institución desea y necesita para mejorar
los servicios que presta a la comunidad. Se revisará la conducta requerida a los
empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.
32. Administración
–
Sesión
12
Análisis desde los objetivos institucionales.
¿Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto?. Si no lo es, ¿cuál sería el
adecuado?
¿Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?
¿Qué requisitos serían adecuados para el puesto desde la expectativa de la
comunidad?
Elaborar la descripción del puesto.
Con la información y el análisis realizado se elabora una descripción y especificación
del puesto:
La descripción del puesto incluye las actividades y responsabilidades inherentes al
mismo así como sus características importantes y las condiciones de trabajo.
La especificación del puesto resume las cualidades personales necesarias para el
desempeño del puesto.
¿Cómo lo desarrollamos el Manual de Organización y
Funciones?
33. Administración
–
Sesión
12
Revisión del análisis con los participantes.
El análisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior inmediato.
Esta verificación ayudará a determinar si la descripción realizada del cargo es correcta,
si está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados.
¿Cómo lo desarrollamos el Manual de Organización y
Funciones?
34. Administración
–
Sesión
12
Contenido del Manual de Organización y Funciones
⇨Objetivos del manual
⇨Objetivos y políticas de la organización
⇨Conceptos generales
⇨Contenido común de los entes del mismo nivel
⇨Contenido específico de los entes
⇨Contenido común de los rangos de igual jerarquía
⇨Organigramas
⇨Régimen de autorizaciones
37. Administración
–
Sesión
12
Reglamento de Organización y Funciones (ROF)
Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la
estructura orgánica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de
su misión, visión y objetivos.
Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones específicas de los
órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.
¿Qué establece el ROF?
Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones
técnico-administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgánica de
una entidad.
En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y
atribuciones de las Unidades Orgánicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma
legal de creación y disposiciones complementarias.
38. Administración
–
Sesión
12
Reglamento de Organización y Funciones
(ROF)
Establece la estructura funcional y orgánica de las dependencias hasta el tercer
nivel organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos
especificándose la capacidad de decisión y jerarquía así como el ámbito de
supervisión en la institución.
Cuál es el modelo de gestión. Qué cosas realizara la entidad y que cosas las
encargara a terceros.
39. Administración
–
Sesión
12
Contenido del Reglamento de Organización y Funciones
1. ÍNDICE
Es la relación clasificada de Títulos, Capítulos y Anexos que contiene el ROF.
2. INTRODUCCIÓN
Se precisa la interrelación entre la naturaleza de la Entidad y las políticas y acciones
de desarrollo que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.
3. GENERALIDADES
Se consignará el contenido y ámbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la
Entidad y tiempo de funcionamiento.
R O F
40. Administración
–
Sesión
12
TÍTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES
GENERALES.
Se precisará la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y características
permanente que ha recibido por mandato constitucional: MISIÓN.
TÍTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONES.
En esta parte se establecerá la Estructura Orgánica y describirá la naturaleza y
funciones de los órganos de la Entidad. Se podrá agrupar los órganos afines en
capítulos.
Se señalaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a efecto.
Contenido del Reglamento de Organización y Funciones
41. Administración
–
Sesión
12
TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES.
Se especificará la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas
naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o
complementarias a los fines que persigue.
TÍTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y
FINALES
Se consignará con precisión él o los regímenes laborales en los cuales se encuentran
comprendidos los funcionarios y servidores.
Consignar los recursos con que contará el organismo, con precisión de sus pautas, así
como el origen de su patrimonio.
Contenido del Reglamento de Organización y Funciones
42. Administración
–
Sesión
12
Reglamento de Organización y Funciones
ORGANIGRAMA GENERAL
Contendrá la estructura orgánica
total de la Entidad.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Deberá definirse aquellos términos
técnicos empleados en el
Reglamento, que requieren
aclaración en cuanto a su
significado, debiendo ser
presentados en orden alfabético.
43. Referencias
Alama Salazar, E., Martín de Castro, G.(2019).
Fundamentos de administración: teoría y
práctica en el Perú y Latinoamérica. Pearson.
http://www.ebooks7-24.com/?il=10387
Chiavenato, I. (2006). Introducción a la teoría
general de la administración. México: McGraw-
Hill
Interamericana.
Covey, S. R. (1992). Los siete hábitos de las
personas altamente efectivas. Barcelona:
Paidós
