Sistema alfabético geográfico
- 1. Ins. Edu. Jesús María Ormaza Archivo SISTEMA ALFABÉTICO GEOGRÁFICO El sistema alfabético geográfico comprende tres divisiones principales: 1. País o Estado, Ciudad y Nombre. ♦ Iniciamos con la GUÍA DE PAÍS, o guía principal, que puede ser en Perú: PERÚ ♦ Enseguida aparece la SUBGUÍA DE CIUDAD, en este caso la ciudad capital es Lima: LIMA ♦ Luego viene la CARPETA INDIVIDUAL DEL CLIENTE, donde se depositan los documentos dentro de un legajador, en estricto orden alfabético, Ejm: LICORERA DEL PERÚ ♦ Finalmente, se coloca la carpeta de VARIOS o MISCELANEOS, al terminar las carpetas individuales de cada ciudad o pueblo, para clientes que no justifiquen la apertura de carpeta individual (clientes con menos de 5 documentos). Ejercicio: 1. La Editorial Interamericana S.A., con sede en Bogotá, Colombia, nos ha encargado la organización de su correspondencia. En ella encontramos documentos marcados así: Argentina Venezuela Buenos Aires: Caracas: La Casa del Libro Libreros Venezolanos Alianza de Libreros Compañía Importadora de Libros Almacén y Librería Voluntad Horacio Villa & Hermanos Luis Méndez & Hermanos Dilia Rivera Santana Rosario: Banco Tequendama Libreros Asociados Colombia Centro del Libro Bogotá: Chile Biblioteca Nacional Santiago: Librería y Papelería La Luz Librería y Papelería Costera Papelería El Refugio Liga de Libreros Círculo de Libreros Asociación de Libreros William Cortés y Hnos. Valbolán & Cía. S.A. La Casa del Libro 1
- 2. Ins. Edu. Jesús María Ormaza Archivo b. Departamento, Estado o Provincia, Ciudad y Nombres: ♦ Iniciamos con la GUÍA DE DEPARTAMENTO O PROVINCIA, o guía principal, que puede ser en Colombia el Departamento de Risaralda: RISARALDA ♦ Enseguida aparece la SUBGUÍA DE CIUDADES o pueblos. En el Departamento de Risaralda, la ciudad capital es Pereira: PEREIRA ♦ Luego viene la CARPETA INDIVIDUAL DEL CLIENTE, donde se depositan los documentos dentro de un legajador, en estricto orden alfabético, Ejm: METÁLICAS PEREIRA ♦ Finalmente, se coloca la carpeta de VARIOS o MISCELANEOS, al terminar las carpetas individuales de cada ciudad o pueblo, para clientes que no justifiquen la apertura de carpeta individual. Ejercicio: La Distribuidora Nacional de Maderas que ha iniciado sus operaciones, nos entrega su documentación para que le organicemos el archivo. Su sede es Pereira y realiza operaciones comerciales con los clientes de varios departamentos del país: Cali, departamento del Valle: ⇒ Muebles Coloniales La Casa de la Madera Almacén El Galeón Alianza de Madereros Asociación Nacional de Madereros Cúcuta, departamento de Norte de María Gómez de Solanilla Santander: Gustavo Recio & Cía. El Rancho de los Muebles Hotel Turístico de Cúcuta Bucaramanga, departamento de Muebles La Hacienda Santander: Depósito de Maderas La Florida Almacén y Mueblería La Ceiba Muebles El Roble Pereira, departamento de Risaralda: La Vitrina del Mueble Maderera El Mesón Arcesio Cárdenas & Cía. La Casa del Mueble Suizo Almacén Los Arrieros Medellín, departamento de Antioquia: Almacén El Portón Almacén Hato Viejo Zuluaga Hermanos & Cía. Maderera Los Recuerdos ⇒ 2
- 3. Ins. Edu. Jesús María Ormaza Archivo c. Ciudad o Pueblo y Nombres: Es la subdivisión más sencilla de este grupo porque sólo consta de: GUÍA DE CIUDAD o pueblo o guía principal. CARPETA INDIVIDUAL para colocar los documentos de los clientes. CARPETA DE VARIOS o MISCELANEO. Ejercicio: La Inmobiliaria Arenas realiza operaciones en todo el departamento de Risaralda, y su oficina central está ubicada en Cali, la capital del departamento. Organice los documentos que aparecen a continuación: Cali: ⇒ Fernando Angel y Hnos. María Eugenia Alzate y Hnos. Club de Ejecutivos Banco Interdepartamental Jaime Abello Sucesores Constructora del Valle Hotel Intercontinental del Valle Buga: Aristizábal & Pabón Arenas y Asociados Hotel El Fundador Buenaventura: Aníbal Dávila Maderera del Pacífico Augusto Berríos & Cía. Centro Costero Club San Fernando Cartago: Hospital La Milagrosa José Fuentes e Hijos Eduardo Brito & Cía. Ltda. Tulúa: Mario Alonso S.A. Botero & Alzate Ltda. Sucesores de Juan Blanco Marino Jiménez Rosas ⇒ 2. ZONAS, REGIONES, SECTORES, ETC. Si a la empresa se le facilita la organización por zonas o regiones, podrá hacer una demarcación del departamento o provincia en varias zonas, así: Zona Central, Zona Norte, Zona Sur. Observamos que: ♦ GUÍA PRINCIPAL según las Zonas. ♦ SUBGUÍA de ciudad o pueblo. ♦ CARPETA INDIVIDUAL. ♦ CARPETA DE VARIOS o MISCELANEO. Según el ejercicio anterior las ciudades o pueblos que corresponden a la Zona Central son: Buenaventura, Buga, Tulúa; a la Zona Norte: Cartago, y a la Zona Sur: Cali. 3
- 4. Ins. Edu. Jesús María Ormaza Archivo 3. DIRECCIONES. Generalmente, las empresas de servicios, correos, bienes raíces y las que se dedican a la distribución de productos dentro de la ciudad, utilizan este sistema. El sistema no es sólo alfabético, también es numérico. Se organiza así: ♦ GUÍA PRINCIPAL de avenidas, calles, carreras, diagonales y transversales. ♦ SUBGUÍA para las divisiones menores. Ejm: Las avenidas se dividen en calles o en carreras. ♦ Las carpetas están rotuladas con la dirección, siguiendo un orden alfabético y numérico. Cuando se trabaja el sistema zonificado se separan el norte, el sur, el oriente y el occidente. Los apartamentos, conjuntos cerrados, ciudadelas, etc., llevan nomenclatura especial para una mejor localización; Ejm: Apartamento, bloque, interior, manzana, etc. Ejemplo: Organizar el siguiente archivo por direcciones: Calle 13 No. 7-18; Aureliano Bueno C. Calle 6ª No. 13-20; Claudia Manzano Diagonal 6ª No. 49-70; Apartamento 508; Arnulfo Briceño Avenida 30 de Agosto (Calle) No 49-50; Tapetes de Colombia Carrera 12 No. 10-64; Restaurante El Galeón Carrera 6ª No. 30-58; Restaurante Los Arrieros Quedaría así: AVENIDA Avenida 30 de Agosto Calle No. 49-50; Tapetes de Colombia CALLE Calle 6ª No. 13-20; Manzano Claudia Calle 13 No. 7-18; Bueno C. Aureliano CARRERA Carrera 6ª No. 30-58; Restaurante Los Arrieros Carrera 12 No. 10-64; Restaurante El Galeón DIAGONAL Diagonal 6ª No. 49-70; Apto.508; Briceño Arnulfo 4
- 5. Ins. Edu. Jesús María Ormaza Archivo Ejercicio: Organice el archivo de la Empresa Distrital de Gas, de la ciudad de Bogotá, de acuerdo con el suministro del producto. Calle 134 No. 7-18; Restaurante La Quinta Porra Calle 68 No. 13-16; Leovigildo Sánchez Calle 6a No. 17-25; Rogelio Peña Rosas Calle 6ª Bis No. 12-10; Agustina del Gordo Diagonal 5C No. 68F-52; Restaurante La Ceiba Diagonal 44S No. 23-30; Interior 4; Apartamento 409; Ana Acosta Diagonal 5C No. 68-55; Omaira Flórez Avenida 19 (Calle) No. 6-53; Juan Diego Narváez Avenida Boyacá (Carrera) No. 32-10; Apolinar Pérez Dávila Avenida 39(Calle) No. 20-20; Apto. 102; Hermógenes Vidal S. Avenida 39(Calle) No. 20-20; Apto. 501; Humberto Delgado Rizzo Carrera 66 No. 17-10; Taberna La Hojarasca Carrera 15 No. 72-30; María Eugenia De Francisco Carrera 68 No. 26-10; María Eugenia Betancourt Carrera 68 Bis No. 12-10; Restaurante Los Arrieros Transversal 45 No. 40-21; Andrea Acero Fuentes Transversal 36S No. 5-70; Yamile Guerra Serna Autopista Norte No. 264-100; Taberna Los Bosques Autopista Medellín No. 92-33; Mirador del Puente Extractado de: Salgado de Jaramillo, Lilia. Curso básico de Administración de Archivos. Bogotá: McGrawHill. 1990. 5