Sistema ordenacion
- 1. SISTEMA DE ORDENACIÓN En el archivo se utilizan varios sistemas de ordenación que materializa la idea de secuencia: Numérico : ordinales y cronológicos. Alfabéticos : onomásticos ,toponímicos y temáticos Mixtos y alfa numéricos.
- 2. SISTEMA ORDENACIÓN NUMÉRICO •Ordinal : disco los documentos en forma consecutiva. •Ejemplo :cuenta interna NO 0966 y así sucesivamente. •Cronológico: colocar un documento detrás de otro de forma secuencial de acuerdo con la fecha de tramite de l documentación teniendo en cuenta el año, mes y al final el día •Ejemplo serie de correspondencia 2005-01-31,
- 3. SISTEMA DE ORDENACIÓN ALFABÉTICA •Los documentos se ordenan por las letras del alfabeto pueden ser: •Onomástico: utilizamos documentales compuestos por expedientes que permanecen abiertos por lapso largo de tiempo. •Ejemplo :historias laborales ACOSTA LOPEZ, Andrés . •Toponímico: o alfabeto geográfico: se ordena documental alfabéticamente por nombre de lugares •Ejemplo :asistencia técnica , entidad por departamentos amazonas , Arauca.
- 4. Temática : documentales por contenido. Ejemplo : actas , estadísticas. Sistema ordenación mixta Alfanuméricos: se ordena documental utilizando orden alfabético y numérico Ejemplo: contrato portación de servicio 2000 MARTINEZ DURAN , Jorge 2000 MONRROY LOPEZ , Susana.
- 5. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN •La ley genera de archivos 594 de 14 de julio de 2000 establece las responsabilidades de administración publica de funcionarios de archivo la conservación de documentos tanto en papel como lo producido con el uso de tecnologías avanzada. Es necesario la evaluación técnica sobre la conservación física , ambientales y operacionales , seguridad y perdurabilidad y reproducción de la información. Garantizando los espacios y las instalaciones necesarias
- 6. PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA Los programas son formuladas de acuerdo a la alteración presente y la intensidad de su exposición contemplen acciones a desarrollar tanto para prevenir y corregir el deterioro. Conocimientos que determinan la preservación de los documentos , implementando su aplicación continua desarrollando acciones ,formulando estrategias . Se debe contar con un presupuesto anual cubriendo prioridades ralaes proyectos concretos de trabajo medibles y cuantificables contando con la sensibilización de todo nivel y trabajo en equipo.
- 7. DIRECTRICES PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Es la decisión resultante en ciclo vital de los documentos, registrado en las tablas de retención. Conservación total Se aplica en los documentos que tienen valor permanente, es decir los que tiene disocian legal o loa que por su contenido informan sobre el origen , desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y transcendencia.
- 8. ELIMINACIÓN Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental , los documentos que han perdido su valor primario y secundario sin conservar su información en otro soporte. Criterios de eliminación La decisión de eliminar documentos si no esta establecida por la ley o reglamento es responsabilidad de comité de archivo de la entidad.
- 9. Se debe observar que el documento que debe eliminarse corresponda a lo señalado en las tablas de retención. Ninguna serie documental puede ser destruida sin ser registrada en la correspondiente tabla de retención. La eliminación forma parte del proceso de preparación primario y secundario cuando loas archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. En todo caso se hace un acta con su respectivo inventario.
- 10. SELECCIÓN Disposición final señalada en las tablas de retención documental y realizada en el archivo central , copara escoger documentos de carácter preservativo, para su conservación permanente. Criterios para la selección Se aplica a documentación que pierde vigencia. la selección se aplica a documentos voluminoso o que el contenido se repite o se encuentra registrado en otra serie.
- 11. Se aplica en documentos que su información no amerita su conservación total. Cuando la serie documental no requiere conservación totalmente se selecciona atreves de muestreo. Microfilmación TECNICA QUE PERMITE FOTOGRAFIAR DOCUMENTOS Y TENER PEQUEÑAS IMÁGENES EN PELICULA.
- 12. CRITERIOS PARA LA MICROFILMACION FIJAR Y ACLARA LOS OBJETIVOS QUE SE PRETENDEN CON LA IMPLATACION DE ESTA TECNOLOGIA. REALIZAR CORRECTA PREPARACINDE DOCUMENTOS QUE ELIMINE ARRUGAS,DOBLECES,MANCHAS Y RETIRE GANCHOS Y OTROS ELEMENTOS DE LOS PAPELES. PLANEAR EL CONTENIDO DE LAS MICROFORMAS QUE TENGAN LOGICAS , CON EL FIN DE UN EXPEDIENTE O UNIDAD DE ALMACENAMIENTO.
- 13. UTILIZAR MICROFORMAS , TIPOS DE CAMARA REDUCCION FORMATO DE FIRMACION DE ACUERDO AL TAMAÑO , COLOR Y ESTADO DE CONSERVACION DEL DOCUMENTO A MICROFILMAR. EVITAR LA UTILIZACION DE CARRETERAS O CAJAS METALICAS PARA EL ALMACENAMIENTO DE MICROFILMAS. DISPONER LABASE DE DATOS CON INFORMACION REFERENCIAL DE DOCUMENTOS QUE FACILITE SU BUSQUEDA.
- 14. DIGITACION TECNICA QUE PERMITE REPRODUCCION DE INFORMACION QUE ENCONTRAMOS DE MANERA ANALOGICA.( PAPEL, VIDEO,SONIDO,CINE,MICROFILMA ENTRE OTROS). SOLO PUEDE SER LEIDO O INTERPRETADO POR COMPUTADORES.
- 15. CRITERIOS DE DIGITALIZACION SE DEBE HACER DIGITALIZACION PARA AGILIPERMANENTES CON VARIOS USUARIOS A LA VEZ . EN DOCUMENTOS DE ARCHIVOS HISTORICOS SE DEBE UTILIZAR PARA LA LEGIBILIDAD Y FACILITAR EL ACCESO REMOTO , SIN DESTRUIR DOCUMENTACION ORIGINAL. ZAR LA BUSQUEDA DE CONSULTAS
- 16. LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS DEBEN INCLUIR PROCEDIMIENTOS DE MIGRACION , BACKUSP TRANSFERIR A OTROS FORMATOS ANALOGICOS COMO EL MICROFILM O EL PAPEL QUE ASEGURA LA PERMANENCIA DE LA INFORMACION . PRESIONAR A LOS FABRICANTES COMO LO PLANTEAN TECNICOS Y ESPECIALISTAN PARA CREAR LIGEROS ESTANDARES QUE EVITA LA RAPIDA ABSOLENCIA DE LOS MEDIOS, PROGRAMAS Y EQUIPOS.
- 17. SISTEMA HIBRIDOS TENIENDO EN CUENTA LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA TECNOLOGIA , VARIAS EMPRESAS TRABAJAN EN SISTEMAS HIBRIDOS QUE PERMITE LA SEGURIDAD DE MICROFILMA CON EL SERVICIO DE LA TECNOLOGIA DIGITAL . HAM DISEÑADO EQUIPOS QUE PUEDA DIGITAR MATERIAL MICROFILMADO A PARTIR DE LA INFORMACION DIGITAL PARA ASI MANTENER LA INFORMACION EN DOS SOPORTES.