Programa de gestin documental agn

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LA IMPORTANCIA DE
LOS ARCHIVOS

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PRINCIPIOS RECTORES
FINES DEL ESTADO
FINES DEL ARCHIVO
GARANTIZAR A
LA COMUNIDAD
PRINCIPIOS
DEBERES
DERECHOS
PARTICIPÁCIÓN
CONTROL

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TOMA DE
DECISIONES
FUENTES
DE LA
HISTORIA
PATRIMONIO
CULTURAL
IDENTIDAD
NACIONAL
LALA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURAY LA CULTURA
EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:

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Interés General
Derecho a la información
Interés particular
Consulta
Reproducción copias
ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVOS PÚBLICOS
Derecho de
petición
Excepto:
•C.N.
•Restricciones Legales
•Conservación: Prestamo de información en otros soportes

5/69
LA NORMATIVIDAD Y
LA GESTIÓN
DOCUMENTAL EN LOS
ARCHIVOS

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Gestión documental
 Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y
conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)

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La gestión documental se reconoce, como
una actividad intrínsecamente ligada a los
archivos y su desarrollo es paralelo a la
búsqueda de la transparencia en la gestión
administrativa.
Gestión documental

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El Programa de Gestión Documental -
PGD, como proceso archivístico
sistemático
Debe estructurarse a partir de la
normatividad archivística vigente.
Contempla situaciones tendientes a
la simplificación de trámites y
racionalización de recursos.

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EL COMITÉ DE ARCHIVO
Equipo asesor de la alta dirección,
responsable de cumplir y hacer cumplir
las políticas, definir los programas de
gestión de documentos y hacer
recomendaciones en los procesos
administrativos y técnicos de los
archivos

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COMPONENTES DE UN PGD
Consideraciones básicas de tipo
administrativo, económico y
archivístico.
Aspectos de planeación
relacionados con la necesidad de un
diagnóstico y los requisitos previos
al PGD.

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La adopción e implementación de las
tablas de retención documental.
La formación de archivos según el
ciclo vital de los documentos
(Archivos de Gestión, Central e
Histórico)

12/69
Identificación de los procesos de un
programa de gestión documental y
sus correspondientes flujos de
información
La implementación y seguimiento.

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 Ley 43 de 1913
 Ley 527 de 1999
 Código Penal
 Código de Procedimiento Penal
 Código de Comercio
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS

14/69
 Decreto 2649 de 1993
 Acuerdo AGN 060 de 2001.
 Circular Interna AGN No.13 de 1999,
DOCUMENTOS

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 NTC 1673
 NTC 2223:1986
 NTC 2676
 NTC 3393
 NTC 4436
DOCUMENTOS

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7. CONSERVACIÓN
PROCESOS
DE UN
PGD
2. RECEPCIÓN
3. DISTRIBUCIÓN
4. TRÁMITE 6.CONSULTA
8. DISPOSICIÓN FINAL
5. ORGANIZACIÓN
1. PRODUCCIÓN

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DOCUMENTOS
Generación de documentos
de las instituciones en
cumplimiento de sus
funciones.

19/69
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Creación y
diseño de
documentos
Medios y técnicas de
producción y métodos de
impresión
 Determinación y selección de
soportes documentales
 Determinación de
dimensiones, calidad y tipos de
soportes, gramaje, tintas.

20/69
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Creación y
diseño de
documentos
Instrucciones para el
diligenciamiento de formularios
Determinación de uso y finalidad
de los documentos
Diplomática:imagen corporativa,
características internas y
externas, tipo de letra, firmas
autorizadas
Adecuado uso de la reprografía

21/69
DOCUMENTOS
2.
Normalización
de la producción
documental
Identificación de dependencias
productoras
Definición de tipologías
documentales, formatos y
formularios según TRD
Determinación de formatos
preimpresos y plantillas
predeterminadas

22/69
DOCUMENTOS
2. Normalización
de la producción
documental
Directrices relacionadas con el
número de copias
Control de la producción de
nuevos documentos
Determinación de la periodicidad
de la producción documental

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 Constitución Política
PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS

24/69
DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que
son remitidos por una persona natural o
jurídica.

25/69
Radicación:
Procedimiento por el cual, se asigna un
número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío
DOCUMENTOS

26/69
Registro:
Procedimiento por el cual, las entidades
ingresan en sus sistemas datos como:
Remitente o destinatario, Nombre o código
de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite,
anexos y tiempo de respuesta
DOCUMENTOS

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Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de
folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo
AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envios
1. Registro de
documentos
ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO
DOCUMENTOS

28/69
2. Radicación
de documentos
Asignación de consecutivo, fecha
y hora
Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos
recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de
radicación y control
Elaboración de estadísticas
DOCUMENTOS

29/69
 Acuerdo 060 de 2001
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS

30/69
DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que
los documentos lleguen a su destinatario.

31/69
1.Distribución de
documentos
recibidos
Identificación de dependencias y
determinación de competencia
Enrutamiento de documentos a
dependencia competente
Registro de control de entrega de
documentos recibidos
DOCUMENTOS

32/69
2. Distribución de
documentos
internos
Identificación de dependencias
Enrutamiento de documentos a
dependencia competente
Registro de control de entrega de
documentos internos
DOCUMENTOS

33/69
3. Distribución de
documentos
enviados
Definición de medios de
distribución: personal, fax, correo
tradicional, correo electrónico,
apartado aéreo, trámite en línea,
página web, otros
Control y firma de guías y planillas
de entrega
Organización mensajería externa
DOCUMENTOS

34/69
 Constitución Política.
 Ley 58 de 1982
 Decreto 2150 de 1995.
PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS

35/69
DOCUMENTOS
Curso del documento desde su
producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función
administrativa

36/69
Respuesta a una solicitud o
requerimiento
DOCUMENTOS

37/69
1.Recepción de
solicitud o trámite
2. Respuesta
-Confrontación y
diligenciamiento de planilla
de control y ruta del trámite
-Determinación de
competencia
-Preparación y proyección
de respuesta
DOCUMENTOS

38/69
 Ley 4 de 1913.
 Ley 80 de 1993.
 Código de Comercio.
 Decreto 1382 de 1995.
 Decreto 254 de 2000.
 Decreto 4124 de 2004.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

39/69
DOCUMENTOS

40/69
DOCUMENTOS

41/69
 Circular AGN 07 de 2002.
 Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.
 Circular AGN 012 AGN-DAFP de
2004.
DOCUMENTOS

42/69
 Resolución MinSalud 1995 de 1999.
 Resolución AGN 081 de 2001.
 Resolución AGN 183 de 2004.
 NTC 4095
 NTC 5029
DOCUMENTOS

43/69
DOCUMENTOS
220.13
ACTAS
220.13.03 Actas
Comité Directivo
Conjunto de acciones
orientadas a la
clasificación, ordenación
y descripción de los
documentos

44/69
1.Clasificación
documental
-Identificación de unidades
administrativas funcionales
-Aplicación de la tabla de
retención y/o valoración de la
dependencia
-Conformación de series y
subseries documentales
DOCUMENTOS

45/69
2. Ordenación
documental
-Conformación y apertura de
expedientes
-Determinación de los
sistemas de ordenación
-Organización de series
documentales
-Foliación
DOCUMENTOS

46/69
Transferencias
documentales
Organización y entrega de
transferencias documentales
y aplicación de la disposición
final de las TRD y/o TVD
DOCUMENTOS

47/69
3. Descripción
documental
-Análisis de información y
extracción de contenidos
-Diseño de instrumentos de
recuperación como Guías,
Inventarios, Catálogos e
Índices
DOCUMENTOS

48/69
 Ley 4 de 1913.
 Ley 57 de 1985.
 Decreto 2126 de 1992.
 Acuerdo AGN 47 de 2000
PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS

49/69
PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen

50/69
1. Formulación de la
consulta
-Determinación de la necesidad y
precisión de la consulta
-Determinación de competencia de la
consulta
-Condiciones de acceso
-Disponibilidad de información en
términos de restricciones por reserva o
por conservación
-Reglamento de consulta
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

51/69
2. Estrategia de
búsqueda
-Disponibilidad de expedientes
-Disponibilidad de fuentes de
información
-Establecimiento de herramientas de
consulta
-Ubicación de los documentos

52/69
3. Respuesta a
consulta
Infraestructura de servicios de
archivo
-Sistemas de registro y control de
préstamo
-Uso de testigos y formatos para el
control de devolución
-Implantación de medios manuales o
automáticos para localización de
información

53/69
 Código Procedimiento Civil.
 Ley 47 de 1920.
 Ley 14 de 1936.
 Ley 39 de 1981.
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS

54/69
 Ley 63 de 1986.
 Ley 80 de 1993.
 Ley 397 de 1997.
 Código de Comercio.
DOCUMENTOS

55/69
 Decreto 2620 de 1993.
 Decreto 2150 de 1995.
DOCUMENTOS

56/69
 Acuerdo 037 de 2002.
DOCUMENTOS

57/69
Conjunto de medidas preventivas o correctivas,
adoptadas para garantizar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido
DOCUMENTOS

58/69
PROCEDI
MIENTOS
ACTIVIDADES
Sistema
Integrado
de
Conserva
ción
Sensibilización y toma de conciencia
Reproducción, duplicación y migración
de información
Inspección y mantenimiento de
instalaciones
Control de condiciones ambientales
Limpieza
DOCUMENTOS

59/69
PROCEDI
MIENTOS
ACTIVIDADES
Sistema
Integrado
de
Conserva
ción
Control de plagas
Almacenamiento, realmacenamiento y
empaste
Primeros auxilios y reparaciones
menores
Prevención de desastres
Planes de contingencia (copias de
seguridad, protección en incendios,
robos, inundaciones, catástrofes
naturales, atentados, guerras)
DOCUMENTOS

60/69
 Constitución Política de 1991
 Ley 163 de 1959.
 Ley 39 de 1981.
 Ley 80 de 1993.
 Decreto 2649 de 1993.
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS

61/69
 Decreto 2527 de 1950.
 Decreto 3354 de 1954.
 Decreto 2620 de 1993.
DE DOCUMENTOS

62/69
 Decreto 1145 de 2004.
DE DOCUMENTOS

63/69
 NTC 3723.
 NTC 4080.
 NTC 5174.
 NTC 5238.
DE DOCUMENTOS

64/69
ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
Decisión resultante de la valoración en cualquier
etapa del ciclo vital del documento
CONSERVACIÓN
TOTAL
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS

65/69
La
conservación
total
Recepción de transferencias
secundarias
Organización de documentos para
disponerlos al servicio de los
usuarios
Conservación y preservación de
los documentos
DOCUMENTOS

66/69
PROCEDIMI
ENTOS
ACTIVIDADES
Eliminación
de
documentos
Aplicación de lo estipulado en la
TRD o TVD
Valoración avalada por el Comité de
Archivo.
Levantamiento de acta y
determinación de procedimiento.
DOCUMENTOS

67/69
PROCEDIMIENTO
S
ACTIVIDADES
Selección
documental
Aplicación de método elegido
Elección de documentos para
conservación total y/o reproducción en
otro medio
DOCUMENTOS

68/69
Microfilmación
Digitalización
Determinar metodología y plan de trabajo
Fines en la utilización de la técnica
Control de calidad durante todo el proceso
-Determinar la metodología y plan de
trabajo
Definir calidad, según la fase del ciclo vital
en la cual se requiere
Control de calidad durante todo el proceso
DOCUMENTOS

69/69
LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS
TECNOLOGÍAS

70/69
contacto@archivogeneral.gov.co

71/69
www.archivogeneral.gov.co
contacto@archivogeneral.gov.co
Teléfono: (1)3373111
Fax: (1)3372019
Cra. 6 Nº 6-91
A.A. 37555
Bogotá D.C., Colombia

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