Sistematizacion

Subproyecto: Organización y Sistemas 1
Sistematización: definición, conceptos básicos de la sistematización; normas, políticas, funciones,
procesos, actividades, tareas, procedimientos.
Prof. Dexi Azuaje

Sistematización: Consiste en la aplicación de diferentes técnicas que permitan una
mejor distribución del trabajo, el establecimiento de responsabilidades y visualizar la
participación de los distintos niveles administrativos en un procedimiento específico.

Para llevar a cabo la sistematización en una organización existen los manuales, los
diagramas y los formularios.

En la sistematización, se manejan una serie de términos que es preciso diferenciarlos
para su óptima utilización:

Normas: Son las reglas establecidas en una organización para regularizar las
diferentes actividades que definen el funcionamiento de la misma.

Políticas: Son los patrones de conducta o guías de acción que persiguen los diferentes
objetivos de una organización.

Funciones: Son las principales funciones que se distinguen en una organización. Se
presentan por áreas tales como finanzas, ventas, producción, compras.

Procesos: En cada área funcional, se presentan varios procesos, los cuales son
específicos para cada área. Por ejemplo: Facturación, pago de nóminas, recepción de
materiales. En una gran organización, puede haber entre 10 y 30 funciones y entre 100
y 300 procesos (James Martin. Strategic Data – planning Methodologies).

Actividades: son las acciones que se realizan en cada proceso. A veces suelen
llamarse sub-procesos. Normalmente un proceso puede tener de 5 a 10 actividades.

Tareas: Cada una de las acciones físicas o mentales, pasos o etapas que es necesario
ejecutar para llevar una actividad o labor determinada. Constituye la mínima división
en el trabajo administrativo.

Procedimiento: Conjunto de normas aplicadas y el método utilizado en el desarrollo
de una actividad específica. El método es la manera como se efectúa una operación o
una secuencia de operaciones.

Facilitada por Prof. Dexi Azuaje. Subproyecto Organización y Sistemas. UNELLEZ
Fuente: Prof. Ángel Martínez – Prof. Dexi Azuaje

Subproyecto: Organización y Sistemas 2
Prof. Dexi Azuaje

El Procedimiento.
Es un instrumento formal expuesto generalmente en gráficos o instructivos que describen las
operaciones que comprende un sistema. Provee un modo definido de proceder en el trabajo. Es una
serie de pasos que en forma ordenada o cronológicamente le dice a las personas como actuar para
realizar una actividad.

Procedimientos Administrativos: La sistematización de las operaciones es fundamental en
toda la organización ya que la misma permite cumplir con los objetivos propuestos y satisfacer las
necesidades administrativas de la empresa. Koontz O’ Donnell (1975), define el procedimiento
administrativo como pautas de acción que detallan la forma exacta en la que se deben realizar
determinadas actividades. Estos son de gran importancia ya que regulan y formalizan las
operaciones administrativas.

Presentación escrita de los procedimientos:
a. La identificación: título o código del procedimiento.
b .El objetivo o finalidad del mismo.
c. La responsabilidad: se refiere a quien realiza la operación.
d. Los formularios que se utilizan: se deben indicar las formas utilizadas en el procedimiento
y acompañar éste con una copia de los formatos que formen parte de él.

En la elaboración de los procedimientos se deben tener presente las palabras más adecuadas a ser
utilizadas y que denoten acción, la forma correcta es el presente simple del verbo escogido: envía-
muestra- expide- coloca- decide- registra- entrega, etc.

Los elementos básicos que deben conjugarse para que exista un procedimiento administrativo
son los siguientes:
Unidad orgánica.
Formularios.
Tarea administrativa.

Los procedimientos administrativos no son estáticos ya que existe una interrelación entre
ellos y es la siguiente:
De Orden: A todo paso del trámite, excepto el primero y el último, le preceden y
continúa otro paso, siendo por lo tanto el orden requerido por una secuencia.

De Unidad: Entre los elementos de los procedimientos administrativos debe haber una
relación de unidad, para que el trámite pueda darse en forma integrada y sea posible
detectar que el mismo no pase por unidades innecesarias donde no cumple tareas
administrativas, que los formularios se den en el número necesario para alcanzar los
objetivos del trámite y que no se dé cumplimiento del proceso.


Subproyecto: Organización y Sistemas II. Módulo I 3
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De carga administrativa: El conjunto de tramites que pasan por cada sector o
unidades orgánicas, señalan las administrativas del mismo y sirve como dato para
suministrar equipos, recursos, dotar personal, etc.

De integridad: Cada trámite en cuanto a su secuencia completa constituye una unidad
administrativa independiente, la cual forma parte del conjunto total de tramites, por lo
tanto cada tramite en particular se relaciona con otro y así sucesivamente hasta lograr el
conjunto que los abarcan todos.

Los procedimientos administrativos responden a las características de una situación particular,
los cuales facilitan su aplicación continua y sistemática para facilitar las labores de control y
coordinación.

En este orden de ideas, Melinkoff (1990), afirma que todo proceso se descompone en una
serie de procedimientos, y éstos a su vez en métodos, así existe una secuencia lógica y orgánica
entre ellos. Los procedimientos administrativos son aplicables a aquellas actividades repetitivas,
facilitando la comunicación y control de las mismas, es por ello que deben ser flexibles para así
adaptarse a las situaciones que se presenten a lo largo del proceso. Estos pueden representarse
formalmente mediante los manuales de procedimiento, normas y formularios, como la expresión
descriptiva de los procedimientos administrativos en cuanto a su ciclo, secuencia, formularios a
utilizar y sectores intervinientes.

Tipos de procedimientos:

a) De toda la organización: tiene como propósito unir las actividades de dos o más
departamentos. Están redactados en forma sencilla con párrafos cortos de los pasos y sus
secuencias. Van dirigidos a todos los jefes de departamentos, supervisores y funcionarios.

b) De departamentos: tienen como propósito coordinar el trabajo de dos o más grupos de
un mismo departamento, incluye todo el flujo de trabajo de ese departamento y sus
actividades. Va dirigido a los supervisores y directores de los grupos del departamento
involucrado.

c) Esquema de tareas: su propósito es explicarle al trabajador la manera de realizar sus
tareas. Detalla todos los pasos esenciales. Va dirigido al trabajador involucrado y a su jefe.

Grados de Procedimientos
Grado D: Este suele ser de baja calidad cuya elaboración no ha sido producto de una investigación
previa; indica la forma como se realiza un trabajo en la actualidad sin plantear alternativas de
solución a los problemas existentes.


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Grado C : Estos son elaborados con cierta planificación por lo tanto su calidad es mejor que la del
grado D. A través de él se puede desarrollar la coordinación de actividades y son utilizados en la
resolución de problemas administrativos.
Grado B: Son aquellos elementos que han sido planificados sin embargo no es el resultado de un
estudio a fondo. Requiere de una buena habilidad analítica y suficiente tiempo de trabajo
Grado A: Son mas adecuados entre los mencionados, viene hacer el resultado de un estudio de
una investigación prelimar de todo el sistema, busca objetivos claramente delimitados.

Presentación gráfica de un procedimiento
El flujograma es un diagrama que permite registrar los hechos relativos al procedimiento,
permite al analista exponer el movimiento o ruta que siguen los papeles, las funciones o las
etapas del procedimiento.

Los flujogramas se utilizan:
a) Como dispositivo para visualizar un flujo propuesto dentro de un sistema nuevo.
b) Como recurso para comprender el flujo presente en el ciclo del sistema.
c) Como bosquejo del flujo general hecho por el analista antes de redactar el procedimiento.
d) Para reemplazar el procedimiento escrito.
e) Para analizar con mayor facilidad el procedimiento escrito.
f) Ayuda a mostrar el contraste entre el sistema actual y el propuesto cuando se presente el
nuevo plan.

Simplificación de Trabajo

Es un conjunto de técnicas desarrollables en cualquier oficina para hacer mas sencilla las
tareas del personal. Es un empleo adecuado del sentido común.

Comienza con un examen del trabajo en el que hay que preguntar:
Porque? Que? Donde? Cuando? Quien? Como? Eliminar? Combinar?
Cambiar secuencia? Cambiar lugares? Cambiar personas?. Todo esto persigue como objetó
Mejorar.

Simplificación del Trabajo
En la actualidad utilizamos el término división del trabajo en lugar de división de labores para
indicar que todas las actividades organizacionales, desde la producción hasta la administración
pueden ser especializadas. Otro término para división del trabajo es especialización del trabajo.
Mucha gente piensa que la evolución de la civilización se puede atribuir a esta especialización, que
le dio al ser humano los recursos para desarrollar el arte, la ciencia y la educación.

Por qué la división del trabajo aumentó en tal medida la productividad? La respuesta es que
ninguna persona es física ni psicológicamente capaz de desempeñar todas las operaciones que

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componen a la mayoría de las complejas actividades, ni aún suponiendo que una persona pudiera
adquirir todas las habilidades especializadas para hacerlo. En contraste, la división del trabajo
crea actividades simplificadas que pueden aprenderse y completarse con relativa rapidez. Además,
crea una variedad de trabajos, permitiendo a la gente escoger o ser asignada a posiciones que
concuerdan con sus talentos e intereses.

Factores Básicos con los que tiene que tratar la Simplificación de Trabajo

- La resistencia al cambio
- Mente abierta
- El tiempo: Planeación deficiente del trabajo
Instrucciones
Equipos dañados o inadecuado
Apuro excesivo
- El desperdicio: Trasporte, tiempo ocioso, demora, almacenamiento.

- La distribución del espacio

- La medición del trabajo

- Los instrumentos y las técnicas.

En este caso solo se explicaran los últimos tres que tienen una mayor pertinencia con el estudio de
los procedimientos

1.- La distribución del espacio: Para este tipo de estudio se requiere un plano a escala de
la superficie, que muestre paredes, divisiones, puertas, pasillos principales y otros a fin de darle
al espacio la mejor utilización, es decir que provea las condiciones de trabajo más prácticas.
Existen varias formas de resolver el problema del espacio:

a) Arreglando el área actual para acomodar más personal o equipo.
b) Expandiendo el área para eliminar congestiones.
c) Dándole el máximo uso a los equipos.
d) Mejorando la apariencia del área.
e) Fijando espacios de trabajo.
f) Planificando nuevas instalaciones para oficinas o unidades.

Recomendaciones para aprovechar el espacio:
a) Los escritorios deben colocarse en la misma dirección siempre que sea posible.
b) El equipo pesado debe colocarse contra las paredes.
c) Los pasillos principales deben tener por lo menos 1,50mts de ancho y los secundarios
0,75cms como mínimo.
d) Ubicar a los empleados que tienen contacto con el público cerca de los pasillos.


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e) No dotar al personal sino del mobiliario necesario y ubicar los archivos y equipos cerca del
trabajador, también deberá ser eliminado el equipo inactivo.
f) Utilizar al máximo la luz natural.
g) Eliminar las oficinas privadas o reducir su tamaño.

2.- La medición del trabajo: Permite valorar el progreso del esfuerzo productivo mediante
la comparación de lo que se ha hecho con lo que se esta haciendo. Entre el objetivo de esta es
determinar las necesidades futuras del personal, planear una secuencia efectiva del trabajo y
ubicar las áreas de operaciones que requiere mejorarse, entre otras.

3. Los instrumentos o técnicas.:Entre los instrumentos más utilizados en la
simplificación del trabajo están los formularios los cuales no son más que una hoja de papel
impresa con una información fija y unos espacios en blanco para ser llenados con información
variable.

Etapa de la Simplificación

-Selección de un trabajo importante.
-Dividirlo para examinarlo en detalle
-Desarrollar la mejora que se propondrán
-Instalar las mejoras

Propósito de la Simplificación de trabajó
Reducir los costos
Acelerar la producción
Prestar un mejor servicio al público, entre otros.


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