Subsistema Stock Inventarios
- 1. SUBSISTEMA “STOCK” El stock es un subsistema que está integrado en el sistema empresa. El Subsistema Stock entabla una estrecha relación con el Subsistema Proveedores, al proveerse de bienes y servicios, y con el Subsistema Clientes, al efectuar las ventas habituales. Entradas de Productos Salidas de Productos y Servicios. y Servicios. PROVEEDORES STOCK (depósito) CLIENTES A COMPRAS VENTAS Definición de STOCK: Stock es una palabra inglesa que hace referencia a “un conjunto de productos o materiales que se almacenan en el depósito de una empresa, comercio o industria, a la espera de su utilización o para su venta. El Stock es comúnmente llamado “Inventario” de la empresa. Bienes de cambio que integran el stock: ¿Qué son los bienes de cambio? Los bienes de cambio son los bienes destinados a la venta habitual de la empresa, o son bienes que se encuentran en proceso de producción o transformación para una posterior venta, o son bienes o servicios que son consumidos por el ente (la empresa) en el proceso de producción o transformación, todos ellos obtenidos de los proveedores a través de pedidos que hace la empresa. La materia prima para elaborar un producto es, por ejemplo, la harina (para el pan) y el azúcar o la leche (para el dulce de leche). Un producto terminado es, por ejemplo, el pan o el dulce de leche. Bienes en proceso de producción o transformación. Bienes de Cambio Bienes consumidos en el proceso de producción. Bienes destinados a la venta o reventa.
- 2. ¿Todos los bienes de cambio que almacena la empresa forman parte de su Stock? Por lo general, una empresa almacena en sus depósitos bienes que forman parte de la misma, por lo que son parte de su Stock, ya que éstas serán destinadas a su venta. Pero existen casos en los que la empresa almacena mercaderías que no son de su propiedad, y, por más que sean destinadas a una posterior venta, no forman parte de su Stock, éste es el caso de mercaderías de propiedad de terceros o de algún socio de la empresa, o mercaderías recibidas en consignación (mercaderías de propiedad de terceros que la empresa recibe para venderlas sin ejercer la propiedad, sino solamente el dominio de ese bien). Bienes de cambio que integran el Bienes de cambio que no integran el STOCK STOCK Todo bien que sea propiedad de la Todo bien que no sea propiedad de la empresa. empresa. •Mercaderías para revender (otros •Mercaderías recibidas en consignación. fueron los que la elaboraron). •Mercaderías de propiedad de otros, •Matérias primas para ser almacenadas en nuestro depósito. transformadas. •Materiales. •Productos terminados para vender (la elaboramos nosotros). •Mercaderías que entrega la empresa en consignación a terceros para que la vendan por nuestra cuenta y orden. Bienes recibidos y bienes dados en consignación: FÁBRICA Distribuidora Almacén Aumento y disminución de stock: Proveedore Stock Clientes s
- 3. •El stock de una empresa aumenta cuando ésta realiza compras a los proveedores. •El stock de una empresa disminuye cuando la misma realiza ventas a sus clientes. Stock Mínimo y Stock Máximo: El “stock mínimo” es la mínima cantidad de cada artículo (harina, azúcar, mermelada, cajas, insumos) que la empresa debe tener en su depósito, para poder cumplir con las entregas cuando los clientes vengan a comprar. La empresa deberá realizar pedidos a los proveedores cuando exista ese mínimo de artículos en el depósito. El “stock máximo” es la máxima cantidad de cada artículo que la empresa debe tener en su depósito, para que dichos artículos no ocupen mayor lugar en el mismo que el establecido. Ejemplo: harina: Cantidad máxima: 20 bolsas. Cantidad mínima: 5 bolsas. Si un artículo sobrepasa la cantidad establecida, produce inmovilización del dinero invertido en la empresa que podría utilizar en otra cosa, también produce mayor gasto de almacenaje y debemos tener en cuenta que ese artículo puede tener fecha de vencimiento, y si no se vende en tiempo y forma produce una pérdida para la empresa, por lo que la cantidad de tal producto dependerá de la cantidad de ventas del mismo. ¿Cómo podemos controlar el stock? En la empresa existe personal encargado de realizar controles de stock para detectar periódicamente si falta una cierta cantidad de productos porque fueron vendidos o por razones como el envío erróneo a otro depósito, hurto, baja por vencimiento, roturas o fallas. También controla si existe demasiada cantidad de un producto, con el fin de no realizar más pedidos del mismo a los proveedores. Para tener controles, el personal encargado utiliza diversas herramientas de control, entre ellas la “ficha de stock”. En empresas informatizadas, por lo general utilizan una herramienta llamada “lector óptico o de código de barras” que sirve para detectar y transformar en información las pequeñas etiquetas que tienen barras y números que traen los diversos productos. Periodicidad: A través de personal de Establecida por la ¿Para qué Contr empresa según se lo Stock depósito que utiliza la ol de sirve? ficha de stock. requiera. Detecta periódicamente la Periodicidad: cantidad de cada producto para A través de sistemas Se efectúa automáticamente en saber si existe un faltante del informatizados que cada movimiento de mismo, para así poder realizar leen códigos de barras. mercaderías. los pedidos a los proveedores y analizar la razón de dicho faltante, como por ejemplo, el envío erróneo a otra sucursal o a un cliente, hurto, bajas por vencimiento, roturas o fallas.
- 4. Control de Stock a través de personal encargado de depósito: Ficha de Stock (en unidades): La ficha de stock es una planilla utilizada por personal de depósito encargado de controlar los movimientos de cada producto. Ejemplo: El encargado de depósito de la empresa “El Túnel Supermercados” llena la ficha de stock del producto “Azúcar Ledesma” teniendo en cuenta los siguientes datos: a) Tenemos una existencia inicial de 40 bolsas de azúcar en el inventario de nuestro depósito para iniciar las operaciones de la empresa. b) La empresa estima que se venderá bien este producto debido a que tenemos un precio insuperable, por lo que realizamos un pedido de 10 bolsas más a nuestro proveedor “Molinera del sur”. c) Vendemos 25 bolsas a consumidores varios. d) Vendemos 5 bolsas a consumidores varios. e) Compramos a nuestro nuevo proveedor “Coop. Azucarera” la cantidad de 40 bolsas de azúcar, debido a que el anterior se presentó en situación de quiebra. La empresa estima que éste producto deberá tener un stock mínimo de 20 bolsas y un stock máximo de 60 bolsas. f) Se realiza el recuento de fin de mes y se detecta que faltan 5 bolsas de azúcar Ledesma por roturas en el paquete, de las cuales no se pudo recuperar nada. Producto: Azúcar. Marca: Ledesma. FICHA DE STOCK Código: 0053 Fecha: 04/09/09 (en unidades) Cantidad máxima: 60 bolsas. Cantidad mínima: 20 bolsas. Existencia en Operaciones Entradas Salidas Depósito Existencia Inicial 40 Compra Proveed. “Molinera del sur” +10 50 Venta a consumidores -25 25 Venta a consumidores -5 20 Compra a proveed. “Coop. Azucarera” +40 60 Recuento: Faltante 5 unidades -5 55 Existencia final a la fecha 28/09/09 55 g) El encargado de depósito nos comunica que necesitamos 5 bolsas de azúcar Ledesma para lograr llegar al stock máximo de dicho producto, por lo que la empresa esperará a realizar más ventas del mismo para realizar un nuevo pedido a nuestro proveedor. Control de Stock a través de sistemas informatizados: ¿Qué es el código de barras? El código de barras es un sistema de codificación que se encuentra generalmente en etiquetas y envases de un artículo determinado.
- 5. Consiste en barras verticales de anchos y espacios variables que pueden ser leídas por un “lector de códigos de barras o explorador óptico” para transmitirlos en forma de datos a equipos especiales vinculados a cajas registradoras, computadoras. Ésta es otra herramienta muy utilizada para el control de entradas y salidas y de cantidad almacenada en el depósito. Ventajas del código de barras Entre las primeras justificaciones de la implantación del código de barras se encuentran la necesidad de agilizar la lectura de los artículos en las cajas y la de evitar errores humanos de digitación. Otras ventajas que se pueden destacar de este sistema son: 1) Agilidad en etiquetar precios, ya que no es necesario hacerlo sobre cada artículo, sino simplemente en el lector lineal del negocio y en la estantería donde se ubica dicho producto. 2) Rápido control del stock de mercancías, donde se registran las entradas y salidas de cada artículo de forma automática. 3) Facilita la preparación de los pedidos sin fallas, gracias al sistema de control de stock informatizado del comerciante que maneja el movimiento de las mercaderías, detectando cuando y que cantidad de faltante tiene un producto. 4) El consumidor obtiene una relación de artículos en el ticket de compra, permitiendo su comprobación y posible reclamo. 5) El código de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento, pudiendo extraer conclusiones de merchandising y estadísticas comerciales. 6) Permiten extraer el precio correspondiente a cada artículo de la memoria informática. 7) Transfiere información vía online al instante acerca de los movimientos de mercaderías de la empresa. 8) Ordena todos los artículos por campos clave para acceder a sus listas por rangos como el tipo de producto, el precio, el código, el proveedor, la fecha, etc. Entre las pocas desventajas que se le atribuyen se encuentra la imposibilidad de recordar el precio del producto una vez apartado del lineal óptico. EAN en Argentina: Al utilizar el código de barras, sistema E.A.N.-13 es la versión más difundida a nivel mundial: Consta de un código de 13 cifras, aunque existe una versión corta de 8 posiciones que se utiliza cuando el espacio disponible para la impresión es pequeño. •Las tres primeras posiciones que forman el prefijo E.A.N., identifican el país del cual proviene el producto. Ejemplo: 779 es de Argentina. •Las cuatro posiciones siguientes corresponden al código de la empresa.
- 6. •Los cinco dígitos restantes pueden ser administrados por el fabricante e identifican al producto. •La decimotercera posición es una cifra de control que permite verificar si las cifras precedentes han sido correctamente leídas. Las unidades de venta que llevan el símbolo EAN poseen un código de producto único que puede ser leído e identificado en todos los países, mediante equipos de lectura apropiados (lectores ópticos).