taller de excel avanzado combinación de correspondencia ,función si y función anidada
- 1. EXCEL AVANZADO COMBINACION DE CORRESPONDENCIA ,FUNCION SI , FUNCION SI ANIDADA ESTUDIANTE NATALIA LARRAHONDO GARCIA GRADO 10-5 INTITUCION LICEO DEPARTAMENTAL DOCENTE GUILLERMO MONDRAGON MATERIA TECNOLOGIA AÑO LECTIVO 2024
- 2. Tabla de contenido EXCEL AVANZADO COMBINACION DE CORRESPONDENCIA ,FUNCION SI , FUNCION SI ANIDADA................................................................................................1 SOLUCION...................................................................................................................3 COMBINACION DE CORRESPONDENCIA...................................................................3 FUNSION SI.................................................................................................................7 Integrar SI en otras funciones de Excel...................................................................7 FUNSION SI ANIDADA................................................................................................8 MAPA CONCEPTUAL..................................................................................................10 CONCLUCION............................................................................................................11 Link del blog..............................................................................................................12 BIBLIOGRAFIA...........................................................................................................13
- 3. SOLUCION ¿Qué es? ¿De que trata? ¿Cómo se aplica? ¿Ejemplo sencillo? COMBINACION DE CORRESPONDENCIA La combinación de correspondencia le permite crear un lote de documentos personalizados para cada destinatario. Por ejemplo, una carta puede personalizarse para dirigirse a cada destinatario por su nombre. Los orígenes de datos, como las listas, hojas de cálculo o bases de datos, están asociados al documento. La combinación de correspondencia de Word es una herramienta que les permite a los usuarios generar una lista de datos de contacto e insertar la información en un documento con la finalidad de generar una carta personalizada para cada miembro de la lista.La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez. Estos documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían secciones específicas del documento, que se personalizan. (Microsoft, 2018) Cómo Aplicar la Combinación de Correspondencia 1. Preparar los Datos en Excel Crea una hoja de cálculo con las columnas que necesitas (por ejemplo, "Nombre", "Apellido", "Promedio"). Asegúrate de que la primera fila contenga los encabezados de cada columna. 2. Abrir Word y Configurar la Correspondencia Abre Microsoft Word. Ve a la pestaña "Correspondencia" en la barra de herramientas. 3. Seleccionar los Destinatarios Haz clic en "Seleccionar destinatarios" y luego elige "Usar una lista existente...". Busca y selecciona tu archivo de Excel. Elige la hoja que contiene tus datos.
- 4. 4. Insertar Campos Combinados Coloca el cursor en el lugar donde quieras insertar un dato (por ejemplo, el nombre). Haz clic en "Insertar campo combinado" y selecciona el campo que deseas (como "Nombre" o "Apellido"). Repite este paso para todos los campos que necesites. 5. Previsualizar los Resultados Haz clic en "Vista previa de resultados" para ver cómo quedará tu documento con los datos de Excel. 6. Filtrar Datos (Opcional) Si necesitas filtrar los datos (por ejemplo, mostrar solo a quienes tienen un promedio menor a 11), haz clic en "Editar lista de destinatarios". Usa la opción de "Filtrar" para establecer las condiciones que desees. 7. Finalizar y Completar la Combinación Cuando estés listo, haz clic en "Finalizar y combinar". Puedes elegir "Imprimir documentos" o "Editar documentos individuales" para guardar los resultados en un nuevo archivo. Paso 1: entra a Excel Abre Excel y asegúrate de tener todos tus datos listos, como nombres, apellidos, promedios y faltas Paso 2: Iniciar Correspondencia en Word Abre Word y ve a la pestaña Correspondencia Haz clic en "Seleccionar Destinatarios" y elige Usar una lista existente
- 5. Busca tu archivo de Excel y selecciona la hoja con tus datos Paso 3: Insertar Campos Combinados En Word, coloca el cursor donde quieras que aparezca el nombre y haz clic en "Insertar campo combinado". Repite esto para apellidos, promedios y faltas Paso 4: Aplicar Filtros Si quieres filtrar por promedios, ve a "Editar lista de destinatarios". Selecciona la opción de filtrar y establece, por ejemplo, que solo se muestren los que tengan un promedio menor a 11
- 6. Paso 5: Revisa los datos y guarda tu documento. Ya tienes tu correspondencia lista
- 7. FUNSION SI La función SI se utiliza para hacer una comparación lógica: ¿es el valor consultado idéntico al valor esperado o no? Solo si esta consulta es cierta, puede ocurrir un determinado evento. Si la comparación es incorrecta, se desencadena otra acción, es decir, si A, entonces B; en caso contrario, C. Esto hace de la función SI una de las herramientas más importantes de Excel. La función se puede utilizar en todas las situaciones posibles, ya sea que estés trabajando con un simple directorio de miembros, una hoja de cálculo de las métricas de la empresa o informes estadísticos. La función SI en Excel es útil tanto en solitario como en combinación con otras funciones. La función SI es una de las funciones más populares de Excel y le permite realizar comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera. Por esto, una instrucción SI puede tener dos resultados. El primer resultado es si la comparación es Verdadera y el segundo si la comparación es Falsa. ¿Cómo funciona la función SI en Excel? En Excel, cada función se basa en una sintaxis determinada, también SI: =SI(algo es verdadero, hacer algo; de lo contrario, hacer algo diferente) Por lo tanto, la función contiene tres parámetros, de los cuales los dos primeros deben completarse. Verificación. En este punto ha de presentarse una condición, una comparación entre dos valores, que pueden estar presentes como referencias a celdas (uno de ellos o los dos). Las posibles condiciones son: Igual = Desigual <> Menor a < Mayor a > Más pequeño o igual a <= Más grande o igual a >= Valor_si_verdadero. En este parámetro se introduce lo que debería suceder si la condición verificada es verdadera. Los resultados pueden ser valores, cadenas, referencias de celdas u otras funciones. Debes poner las cadenas entre comillas. Valor_si_falso. El último parámetro es opcional. Si no se especifica nada aquí, la función emitirá FALSO. De lo contrario, el valor valor_si_falso se comporta de forma análoga al valor_si_verdadero. En la práctica, una función SI en Excel podría tener esta sintaxis: =SI(A1>=100;"Objetivo alcanzado";"Objetivo no alcanzado") Integrar SI en otras funciones de Excel Además de anidar la función SI, en Excel esta función también se puede utilizar con otras funciones. Sin embargo, las funciones que se especifiquen como condición de la función SI siempre deben deben producir un resultado que sea interpretable como verdadero o falso. A continuación, se muestra un ejemplo con la función O de Excel. =SI(O(B2="Entregado";B2="En camino");"Sí";"Falso")
- 8. También puede combinar la función SI con otras. FUNSION SI ANIDADA Una función anidada o es más que una agrupación de una o más funciones en Excel, que se jerarquizan para desarrollar una determinada tarea. El ejemplo más sencillo es cuando necesitamos sumar valores siempre que se cumpla un determinado criterio, lo que implica fijar condiciones. Por ejemplo, cuando se requiere sumar todos los valores mayores a 100, donde se requiere anidar o agrupar dos funciones: la de suma, y la que determine se se cumple la condición. Las funciones SI que están anidadas, es decir, aquellas incluidas dentro de otra función SI, permiten probar varios criterios y aumentan el número de resultados posibles. sencillo y lo vamos a ver con un ejemplo que os servirá de guía. Antes de nada vamos a crear una sencilla tabla con dos columnas una primera que usaremos para sumar los números y sacar su promedio, y una segunda que servirá para sumar sus números siempre y cuando el promedio sea mayor que cierto número. Cómo veis son dos funciones que uniremos en una sola gracias al uso de las funciones anidadas. Bien, para crear una función anidada haremos uso de las funciones lógicas, en este caso en concreto utilizaremos la función SI. Así pues, vamos a “Insertar>>Función” y seleccionamos la función SI. Si os fijáis en la descripción de la función tenemos que introducir la prueba lógica, que ocurre si es verdadero y que ocurre en el caso de que sea falso. En nuestro caso la prueba lógica va a ser calcular el promedio de la columna A y comprobar si es mayor o igual que 20, es decir, Promedio(A2:A11)>=20 La función a ejecutar si es verdadero será la suma de los elementos de la segunda columna, es decir, SUMA(B2:B11) Finalmente en el caso de que sea falso no haremos nada, es decir, será igual a 0, aunque si lo deseamos se podría ejecutar otra función.
- 9. Así tenemos la siguiente función: =SI(PROMEDIO(A2:A11)>=20;SUMA(B2:B11);0) Llegados a este punto obtendremos el resultado deseado que en este caso es 22 (la suma de los valores de la segunda columna) y esto es así porque la suma de la primera columna es igual o mayor 20. Si modificamos la formula y ponemos que la condición es que debe ser mayor o igual a 25, el resultado será 0. Cómo podéis ver el funcionamiento no puede ser más sencillo, así que ponte a practicar y comparte con nosotros tus resultados. EJEMPLO = Si(condición1;valor_verdadero1;Si(CondiciónX;valor_verdaderoX;valor_falso )) Si nos fijamos, la condición X se refiere a que tenemos hasta 64 condiciones para usar. Luego de ver de que se compone cada función, resolvamos el problema que hablamos anteriormente. Lo que te recomiendo hacer primero, es que cuentes la cantidad de posibles resultados, esto te dirá la cantidad de condiciones que necesitás usar, pero ten en cuenta que el último resultado, no es necesario usarlo con un si, sino que lo usaremos como el “falso” de la función, como si fuera el descarte. Si no es ninguno de los anteriores, por “descarte” debe ser el último, es así como funciona. Lo otro que es necesario tener en cuenta es que los paréntesis, los cierras al final de la función. ¿Como sabés la cantidad de paréntesis que debes usar? Cuenta la cantidad de “si” que usaste en la función y esos serán la cantidad de paréntesis. Otra pregunta que surge seguido es, ¿Por donde comienzo?, ¿Por el primero o por el último? A mi me resulta más fácil comenzar por el mayor o primer condición, y terminar en el último, aunque perfectamente puedes hacerlo a la inversa. ¿Comenzamos? Vamos por el primer si…
- 10. =Si(C12=12;”Excelente”;Ahora el segundo que si, que tiene una pequeña dificultad, puede ser 11 o 10, lo resolvemos con un O, y queda así: SI(O(C12=11;C12=10);”Muy Bueno” No parece tan difícil, ahora hay que hacer lo mismo con las demás condiciones,el resultado será: SI(O(C12=9;C12=8);”Bueno”;SI(O(C12=7;C12=6);”Regular”;y nos queda agregar el “falso” de la función. El resultado final es: =Si(C12=12;“Excelente”;Si(O(C12=11;C12=10);”Muy Bueno”; Si(O(C12=9;C12=8);”Bueno”;Si(O(C12=7;C12=6);”Regular”;”No Aprobado”)))) ¿Puede quedar aún mejor? Claro, si usamos referencias el resultado es: =SI(C12=12;$D$22;SI(O(C12=11;C12=10);$D$23;SI(O(C12=9;C12=8); $D$24;SI(O(C12=7;C12=6);$D$25;$D$26))))
- 11. MAPA CONCEPTUAL
- 12. CONCLUCION La combinación de correspondencia en Excel y Word permite personalizar documentos masivos de manera eficiente, ahorrando tiempo en la creación de cartas y correos. Las funciones SI y SI anidada en Excel son clave para realizar análisis de datos y tomar decisiones basadas en múltiples condiciones, facilitando la clasificación y gestión de información. Juntas, estas herramientas mejoran la productividad y precisión en el manejo de datos y comunicaciones, siendo indispensables en entornos laborales actuales.