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La gestión de proyectos implica planificar, organizar y administrar recursos para completar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Un proyecto típicamente incluye fases de iniciación, planificación, ejecución, entrega y control. Existen diversas técnicas para la gestión de proyectos como diagramas de Gantt y PERT que ayudan a planificar y monitorear las actividades y relaciones entre ellas.
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- 2. Gestión de Proyectos Es la disciplina que guía e integra los procesos de planificar, captar, dinamizar, organizar talentos y administrar recursos, con el fin de culminar todo el trabajo requerido para desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance, dentro de límites de tiempo y costo definidos y con buen clima interpersonal. Requiere liderar los talentos, evaluar y regular continuamente las acciones necesarias y suficientes.
- 3. Etapas de un Proyecto Fase de Iniciación. Fase de Planificación. Fase de Ejecución. Fase de entrega o puesta en marcha. Fase de Control.
- 4. Fase de Iniciación Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Una gran parte del éxito o fracaso de un proyecto se relaciona con esta fase preparatoria.
- 5. Fase de Planificación Debe contemplar: ◦ Definición del proyecto y sus objetivos. ◦ Planeación de las actividades, recursos materiales y humanos. ◦ Planeación de la calidad a obtener en el producto o servicio y los riesgos. ◦ Planeación del proceso de comunicación y seguridad. ◦ Optimización del plan. ◦ Distribución del Plan del Proyecto.
- 6. Fase de Ejecución La componen el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización del proyecto. Supone la gestión de recursos adecuadamente. Debe tenerse en cuenta: ◦ Realizar seguimiento al proceso. ◦ Administrar: Programación, recursos, costes, alcance, riesgos. ◦ Informar el estado del Proyecto.
- 7. Fase de Entrega o puesta en marcha Se supone la finalización del proyecto en el plazo determinado, funcionando adecuadamente y respondiendo a las especificaciones establecidas en la planeación. Es importante contemplar: ◦ Revisar la información final del proyecto. ◦ Distribuir la información obtenida.
- 8. Fase de Control Es la monitorización del trabajo realizado, para confirmar el cumplimiento de lo planificado y la aplicación de las acciones correctivas necesarias. Como fases de control tenemos: ◦ Establecimiento de criterios y estándares. ◦ Observación y medición de desempeño o ejecución. ◦ Aplicación de acción correctiva.
- 9. Documentación de un Proyecto Un proyecto debe tener el apoyo de una página web o servicio de intranet para socializar el proyecto y sus resultados a los interesados. Este debe contener: Estudios de factibilidad, viabilidad, documentos requeridos, planificación de tiempos, recursos, costos, minimización de riesgos.
- 10. Nuevos paradigmas en la gestión de proyectos: La Gestión de Proyectos hoy en día está marcada por un presupuesto y unos plazos de ejecución y necesita una buena organización y control de los recursos. Algunos requisitos a tener en cuenta, basados en los paradigmas de SIX SIGMA y SCRUM, son:
- 11. Paradigmas de SIX SIGMA: El proyecto debe: ◦ Ser factible. ◦ Planear resultados cuantificables. ◦ Generar datos. ◦ Influir en el desarrollo de la organización. ◦ Tener viabilidad técnica y financiera. ◦ Tener capacidad innovadora y tecnológica.
- 12. Paradigmas SCRUM La cultura empresarial debe estar basada en el trabajo en equipo. Debe haber compromiso de la dirección para resolver problemas. Las actividades se enfocan hacia la obtención de resultados. La relación con el cliente debe estar basada en la colaboración. Se recomienda el trabajo en un espacio común para mejorar la comunicación. Garantizar estabilidad a los miembros del equipo.
- 13. Técnicas para Gestión de Proyectos Diagramas de Gantt: Método desarrollado por Henry L. Gantt, emplea barras para indicar la cantidad de tiempo empleado en cada tarea. El analista identifica cada tarea y estima el tiempo de utilizado en cada una. Diagramas de Pert: El más sofisticado método de planeación es la revisión y evaluación de programas (PERT). Este método, desarrollado en 1958 por la marina de los E.E.U.U.,y Booze, Allen y Hamilton, una empresa de consultoría gerencial. El diagrama de Pert usa nodos y rutas para representar la interrelación de las actividades del proyecto.
- 14. Diagrama de Gantt Ventajas y Desventajas de los diagramas de Gantt La ventaja principal del diagrama de Gantt radica en que su trazado requiere un nivel mínimo de planificación, es decir, es necesario que haya un plan que ha de representarse en forma de gráfico. Los diagramas de Gantt se revelan muy eficaces en las etapas iniciales de la planificación. Sin embargo, después de iniciada la ejecución de la actividad y cuando comienza a efectuarse modificaciones, el gráfico tiende a volverse confuso. El Gráfico de Gantt no ofrece condiciones para el análisis de opciones, ni toma en cuenta factores como el costo. Es fundamentalmente una técnica de pruebas y errores. No permite, tampoco, la visualización de la relación entre las actividades cuando el número de éstas es grande. En resumen, para la planificación de actividades relativamente simples, el gráfico de Gantt representa un instrumento de bajo costo y extrema simplicidad en su utilización. Para proyectos complejos, sus limitaciones son bastantes serias, y fueron éstas las que llevaron a ensayos que dieron como resultado el desarrollo del CPM, el PERT y otras técnicas conexas. Estas técnicas introdujeron nuevos conceptos que, asociados más tarde a los de los gráficos de Gantt, dieron origen a las denominadas “redes-cronogramas”.
- 15. Diagrama de Pert Ventaja: planeación de proyectos grandes Un gráfico PERT hace más sencilla la planeación de proyectos grandes, de acuerdo a la Escuela de Ciencias de la Información de la Universidad de Pittsburgh. Responde a tres preguntas clave acerca de cada actividad, lo que ayuda a los administradores a identificar relaciones entre tareas y sus dependencias. Estas preguntas involucran qué tanto tiempo se necesitará para completar una actividad, y qué otras actividades deben ocurrir inmediatamente antes y después de esta actividad, para la culminación efectiva de un proyecto. PERT es una buena forma de hacer visibles estas relaciones en un diagrama. Ventaja: camino crítico visible El camino crítico incluye todas las actividades que no se pueden retrasar sin afectar la fecha de terminación del proyecto. PERT hace visible el camino crítico, como explica la Universidad de Virginia. Todas las tareas que no estén en el camino crítico pueden tener cierto tiempo de holgura sin afectar el tiempo de finalización del proyecto. Cuando el administrador del proyecto debe retrasar una tarea para darle más tiempo a otra, la ruta crítica muestra claramente aquellas tareas que no pueden ser aplazadas. Desventaja: gráficos complicados Los gráficos PERT pueden ser complicados y confusos teniendo cientos o incluso miles de tareas y relaciones de dependencia, como lo señala la Universidad de Pittsburgh. Esto es especialmente cierto en proyectos muy grandes. Los diagramas PERT pueden ser caros de desarrollar, actualizar y mantener. Desventaja: inexactitudes en la predicción Los gráficos PERT dependen de la habilidad para predecir marcos de tiempo precisos para multitudes de tareas. Los proyectos complicados que involucran muchas actividades y proveedores pueden hacer esta predicción difícil, como lo explican las Definiciones Legales de Estados Unidos. Los eventos inesperados ocurren, y algunas veces el tiempo necesario estimado original que se necesita para pasos específicos puede ser inexacto. PERT funciona mejor en proyectos en los que se puede confiar en la experiencia previa para hacer dichas predicciones de forma precisa.
- 16. Bibliografía Documentación de un proyecto. Link: www.Slideshare.Net/povi/documentacion- de-un-proyecto Nuevos paradigmas para la gestión de proyectos. Link: http://revista.Eps.Ua.Es/index.Php/noticias/general/229-nuevos-paradigmas-para- la-gestion-de-proyectosrie Gestión de proyectos. Link: http://es.Wikibooks.Org/wiki/gesti%c3%b3n_de_proyectos Etapas de proyectos . gestión de proyectos. Link: http://www.Anaabregu.Com.Ar/espejos/index.Asp?Sit_codigo=28 Pasos básicos para la planificación y el seguimiento de un proyecto con MS project. Link: http://ocw.Upm.Es/proyectos-de-ingenieria/proyectos-de-desarrollo- rural-i/materiales-de-cada-tema/planificacion-seguimiento-proyectos- msproject.Pdf Seguimiento y control de un proyecto. Consultado en el link: http://es.Slideshare.Net/ddjdlc/seguimiento-y-control-de-un-proyecto. James a. S (2000), análisis y diseño de sistemas de información, segunda edición, mc graw hill. Http://www.Monografias.Com Http://www.Ecured.Cu/index.Php/diagrama_de_gantt Http://www.Ehowenespanol.Com/ventajas-desventajas-del-modelo-pert- lista_88767/