Tecnicas deDocumentacion
- 1. INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR PARTICULAR “SAN GABRIEL” Tema: TECNICAS DE DOCUMENTACION POR: PAUL IGUASNIA Ing. ANGEL HUILCA Semestre: sexto 2017 – 2018
- 3. Unidad uno INTRODUCCION En el mundo globalizado de hoy es necesario que las empresas, instituciones públicas, entre otros, cuenten con un sistema documental de sus procedimientos, servicios y funciones; ya que la documentación es el soporte del sistema de gestión de calidad y planificación, pues en ella se plasma no solo las formas de operar de la organización si no toda la información qué permite el desarrollo de todos los procesos, la toma de decisiones y permitir las auditorias. Existen diversas técnicas, elementos y metodologías con los cuales se pueden elaborar la documentación que nos permite atacar las necesidades que tengan cualquier tipo de organización o cliente, manera tal que la documentación a implementar cumpla con los requisitos, permita el desarrollo y la permanencia en el mercado TECNICAS Una técnica es un procedimiento o conjunto de reglas, normas o productos, que tiene como objetivo obtener un resultado determinado, ya sea en el campo de la ciencia, de la tecnología, del arte, del deportes, de la educación o en cualquier otra actividad. La técnica requiere tanto destrezas manuales como intelectuales frecuentemente el recurso de herramientas y siempre de saberes muy variados Un ejemplo seria la música, donde la técnica se refiere a la manera de ejecutar un instrumento musical, así como la manera de componer y precomponer, la técnica se refiere a los procedimientos y recursos que se emplean para lograr un resultado especifico, las técnicas tiene el objetivo de satisfacer necesidades y requerir de quien las aplica LA DOCUMENTACION Las ciencias de la documentación se encargan de la información sobre los documentos. Documentación puede entenderse como junto de las disciplinas relacionadas con el estudio del documento, como fuente de información para obtener nueva información o una toma de decisiones. Las ciencias de la documentación incluyen estudios de carácter empírico en el que se debe analizar datos e hipótesis de carácter cuantitativo. Ejemplos de esas técnicas aplicadas a la documentación son los diferentes tipos de indicadores de la bibliometria pero también se usan de manera extensiva en todos aquellos estudios relacionados con el uso de bibliotecas o recursos digitales CONCEPTOS FUNDAMENTALES Los datos sobre los que se trabaja en todo los análisis se consideran parte de un conjunto de elementos o individuos con propiedades comunas. Al conjunto de elementos o individuos que se quiere estudiarsele denomina población no obstante las poblaciones que se estudian en la mayoría de los casos son de un tamaño muy grande. Por ello en los estudios se trabaja con una o varias muestras de población que son subconjuntos de poblaciones. Lógicamente el tamaño muestral de la nuestra que consideramos siempre es menor que el tamaño poblacional es típicamente mucho menor. El estudio puede describirse en los siguientes términos:
- 4. Población considerada: la población son todos los investigadores lógicamente se entiende que son aquellos activos en el momento del estudio Técnica de muestreo utilizada: en la segunda mitad del mundo la primera mitad del 2009 se realizó un estudio en dos partes en la primera parte se distribuyó un cuestionario a una muestra de 750 académicos la muestra incluyo a 155 investigadores en humanidades 345 investigadores en ciencias sociales y 250 en ciencias. Del conjunto de investigadores que se seleccionó solo respondieron 59 investigadores de humanidades, (38.1%), 149 investigadores de ciencias sociales (43.2%), y 96 investigadores en ciencias (38.4%), por lo tanto la muestra se redujo en esa fase a un tamaño de 304 investigadores. La Estadística: es una ciencia de carácter matemático que sirve esencialmente a dos funciones correspondiente a dos divisiones fundamentales. La Estadística Descriptiva que sirve para analizar y resumir datos de las muestras La indiferencia estadística o estadística inferencial, que se ocupa de hacer deducciones y predicciones sobre las poblaciones a partir delos datos de las muestras TECNICAS DOCUMENTALES Existe una confusión de término y situación que impide la definición univoca de la información documental, los profesionales que realizan funciones o actividades diversas en fondos documentales reciben nombres distintos como: documentalistas, bibliotecarios, analistas, científicos de la información, archivistas, informáticos documentales, etc. A continuación se menciona algunos conceptos sobre la ciencia de la información: Ciencia Interdisciplinaria que investiga el comportamiento de la información las fuerzas que gobiernan el uso y el flujo de la misma las técnicas, tanto manuales como mecánicas para proceder la información para sus óptimos almacenamientos recuperación y desimanación. El campo como particularmente interesado en mensajes registrado o almacenado su creación o marcas distintivas o documentos su programación y uso. El estudio de los procesos productivos de información en cualquier sistema de información en que puede ocurrir Para simplificar ambigüedades se limita al concepto de ciencia de la información que abarca el conjunto de técnicas documentales al término generalizado de documentación ¿QUE ES DOCUMETACION? EN TERMINOS GENERALES la documentación es el acto de reunir documentos sobre un tema dado y el tratamiento de estos en vistos a esta difusión. Características de la documentación de sistemas: Pertinencia: los documentos que se proporciona deben responder a las necesidades específicas de los utilizadores Exhaustividad : deben proporcionarse al usuario todos los documentos que respondan a sus necesidades
- 5. Rapidez: los documentos pertinentes deben transmitirse al usuario interesados inmediatamente después de su publicación. Economía : el coste de la documentación debe ser mínimo NOCION DE DOCUMENTO El documento proviene del latín documentum, de doceo es ere, enseñar. Escrito con que se prueba acredita o hace contar alguna cosa de un análisis administrativo se hace necesario de limitar la definición o noción de documento y a su vez referirse a su naturaleza. Un utensilio irremplazable para transmitir los conocimientos las ideas y dar cuenta de los hechos. Funciones de un Documento Permite la comunicación humana Es un medio muy valioso de información y enseñanza Puede materializarse todos los conocimientos humanos formando de este modo una memoria colectiva Un documento valioso debe ser: Original: es decir de primera mano fruto de un estudio o investigación Fiable: digno de crédito identificación de autores y fuentes Utilizable: con posibilidad de difusión de fácil de acceso a los utilizadores Documentos confidenciales: de utilidad limitada FUNCIONES DE LADOCUEMTACION La documentación como concepto generalizado representa el conjunto de documentos recogidos para fines determinados, la documentación como concepto específico para diferenciar de lo anterior consiste en el empleo de técnicas documentales La selección: de documentos a partir de conocimientos lo más completas posibles de cuanto existe se está haciendo o va a producirse. La identificación: los documentos consiste en aplicación de reglas de escrituras y presentación graficas simples normalizadas y univocas con el fin de aseguran una buena comunicación El analices documental: es un conjunto de operaciones realizadas para representar el contenido de un documento de forma distinta al original El almacenamiento: de la acumulación de documentos originales o reproducidos introducido en la memoria documental La difusión: de los documentos o de la información recogida y tratada y analizada tienen cuenta el ejercicio de las técnicas de información entre personas presentes o ausentes en tiempo o espacio.