Tema 2 exav validación en excel
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Este documento describe cómo establecer reglas de validación de datos en Excel para restringir los tipos de entrada en celdas. Explica cómo limitar la entrada a un tipo de datos, usar listas desplegables, aplicar fórmulas de validación y configurar mensajes de error. También cubre cómo resaltar celdas no válidas, buscar celdas con validación y eliminar reglas de validación.
Tema 2 exav validación en excel
- 2. Índice VALIDACIÓN........................................................................................................................................... 1 1. DÓNDE SE ESTABLECE LA VALIDACIÓN.............................................................................................. 1 2. LIMITAR LA ENTRADA POR UN TIPO DE DATOS UTILIZANDO VALORES O FÓRMULAS ............................... 1 3. LIMITAR LA ENTRADA CON UNA LISTA DESPLEGABLE .......................................................................... 2 4. LIMITAR LA ENTRADA CON UNA FÓRMULA.......................................................................................... 3 5. MENSAJES DE VALIDACIÓN............................................................................................................... 4 6. MOSTRAR DATOS QUE NO CUMPLEN LAS REGLAS DE VALIDACIÓN....................................................... 5 7. BORRAR CÍRCULOS DE VALIDACIÓN .................................................................................................. 6 8. BUSCAR CELDAS QUE INCLUYAN REGLAS DE VALIDACIÓN................................................................... 6 9. ELIMINAR REGLAS DE VALIDACIÓN .................................................................................................... 7
- 3. Tema 2: Validación de datos C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com 1 Validación En este tema se describe en qué consiste la validación de datos, el modo de aplicarlo y las ventajas de su empleo. La validación se emplea para establecer restricciones en cuanto a los datos que se pueden introducir en una celda, ya sea por su valor o por el tipo de datos. Resulta especialmente útil en quellos casos en los que el libro es manejado por distintos usuarios y se desea mantener la coherencia de los datos en todo momento. 1. Dónde se establece la validación Seleccione las celdas donde establecerá una misma regla de validación o restricción y utilice el comando Validación de datos en la ficha Datos. 2. Limitar la entrada por un tipo de datos utilizando valores o fórmulas Una vez que muestra el cuadro de diálogo Validación de datos, en la pestaña Configuración seleccione el tipo de datos (número entero, decimal, fecha, hora) en Permitir, luego debe establecer los límites para ese valor en Datos.
- 4. Tema 2: Validación de datos C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com 2 En el ejemplo se ha seleccionado Mayor que, lo que requiere un valor mínimo. Puede escribirun valor concreto o bien utilizar una fórmula que comenzará con el símbolo = Puede emplear referencias relativas y absolutas. En el ejemplo se ha utilizado una referencia relativa, de modo que en B2, el valor debe ser superior a C2*2, en B3 superior a C3*2, … 3. Limitar la entrada con una lista desplegable En el cuadro de diálogo Validación de datos, en la pestaña Configuración seleccione lista en el cuadro Permitir. Es importante que marque la casilla Celda con lista desplegable. En Origen puede escribir la lista de valores tecleando cada uno de ellos y utilizando el separador de listas (;) entre cada elemento de la lista. Ejemplo: En una tabla creada para introducir datos de una población, se desea incluir una lista para la columna SEXO, de modo que pueda elegir entre V y M.
- 5. Tema 2: Validación de datos C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com 3 En Origen también puede seleccionar un rango de celdas de la hoja donde se encuentren los elementos de la lista. (Se recomienda la utilización de nombres). Para elegir el servicio en una tabla, se dispone en otra hoja del listado completo de todos los servicios. Este rango de celdas tiene un nombre asignado que es SERVICIOS_DISPONIBLES Para poder utilizar como elementos de la lista valores de celdas de otra hoja debe asignar un nombre al rango de celdas con ámbito en el libro. 4. Limitar la entrada con una fórmula Es posible permitir o no introducir valores en una celda o rango de celdas, si se da una determinada situación. Para ello, debe elegir Personalizada en el cuadro Permitir. En el cuadro fórmula deberá escribir una fórmula que devuelva VERDADERO o FALSO. Permitirá introducri datos en la celda cuando devuelva VERDADERO. No permitirá la entrada cuando devuelva FALSO. En la tabla siguiente se desea que al introducir el gasto, éste no sea superior al presupuesto. Para ello se selecciona el rango de celdas del gasto.
- 6. Tema 2: Validación de datos C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com 4 En el cuadro de diálogo de Validación de datos, tras elegir Personalizada en el cuaro Permitir se ha introducido la fórmula, teniendo en cuenta la primera celda del rango y utilizando referencias relativas: =D2<=C2 Esta fórmula devuelve VERDADERO si el valor de D2 (Gasto) es menor o igual que el de C2 (presupuesto). Si el valor que introduce cumple esta condición, lo admite. Si no la cumple le mostrará un mensaje para indicarle que no es posible. 5. Mensajes de validación Se puede configurar el mensaje que mostrará cuando los datos que introduce en la celda no cumplen los criterios establecidos en la validación. Además del texto de ese mensaje podrá determinar el comportamiento del programa ante ese hecho. Para ello debe ir a la pestaña Mensaje de error del cuadro de diálogo Validación.
- 7. Tema 2: Validación de datos C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com 5 En Estilo puede seleccionar: Grave. Si introduce un valor no válido en la celda, no lo almacenará nunca en la celda. Le mostrará el cuadro de diálogo, con el Título y mensaje especificados, y con los botones Reintentar, para introducir un nuevo valor, Cancelar para cancelar la entrada del dato tecleado y Ayuda para acceder al programa de ayuda. Advertencia. Advierte del error y le da opción a cambiar el valor, aunque puede seguir con el valor incorrecto. Le mostrará el cuadro de diálogo, con el Título y mensaje especificados, y con los botones Sí, para proseguir con el valor introducido, No para que le permita teclear un valor diferente, Cancelar para cancelar la entrada del dato introducido y Ayuda para acceder al programa de ayuda. Información. Sólo informa del error, pero deja proseguir. Muestra el botón Aceptar, que almacena el valor en la celda, Cancelar para cancelar la entrada y Ayuda para acceder al programa de ayuda. 6. Mostrar datos que no cumplen las reglas de validación Para mostrar más fácilmente los datos que no cumplen las reglas de validación establecidas, puede rodear con un círculo rojo cada uno de esos datos, de forma automática. En el comando Validación de datos de la ficha Datos, seleccione Rodear con un círculo datos no validos
- 8. Tema 2: Validación de datos C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com 6 Si probamos en la hoja donde establecimos como validación que el gasto no superase el presupuesto, resultará de este modo: 7. Borrar círculos de validación Si una vez mostrados los círculos de validación desea hacerlos desaparecer seleccione Borrar círculos de validación en el comando Validación de datos de la ficha Datos. 8. Buscar celdas que incluyan reglas de validación Para localizar y seleccionar las celdas que incluyan reglas de validación por toda la hoja, seleccione Ir a especial en el comando Buscar y seleccionar de la ficha Inicio.
- 9. Tema 2: Validación de datos C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa Tel. 943830230_Fax 943830233 comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com 7 También es posible seleccionar las celdas que tienen una regla de validación igual a la celda en la que se encuentra el cursor. Para ello debe estar previamente en una celda con esa validación. 9. Eliminar reglas de validación Si tiene el cursor en una celda que incluya la regla de validación a eliminar, seleccione Validación de datos en el comando Validación de datos de la ficha Datos.