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Curso Unidades de información
UNIDAD 3:
Titulo:
Administración de las Unidades de Información

Unidades de
información

Guía:
El alumno debe implementar una gestión con rol
administrativo en las diferentes unidades de
información a fin de lograr los objetivos de su gestión en
respuesta a la disposición de la información.

Con esta unidad lograra identificar la definición de
administración aplicada a su función profesional en las
diferentes unidades.

Unidades de
información

Introducción:
Dentro de la demanda que hoy impone la sociedad
moderna en la consulta información, el profesional debe
asumir un rol participativo, colaborativo y administrativo
en las labores que se desempeñan en las diferentes
unidades de información.
En Dicho desempeño podemos enumerar procesos tales
como: planeación, organización, dirección y control, a fin
de mantener y establecer un excelente uso de los
recursos para lograr los objetivos organizacionales de las
diferentes unidades.

Unidades de
información

ADMINISTRACION:
La palabra administración proviene del latín ad (hacia, dirección,
tendencia) y minister (subordinación u obediencia). Proceso de
planear, organizar, dirigir y controlar, realizando un conjunto de
actividades o funciones de forma secuencial, que incluye:
Planificar: Actividad en la que se fijan las misiones y objetivos de la
organización, determinando las políticas, proyectos, programas,
procedimientos, métodos, y estrategias necesarias para alcanzarlos.
Organizar: Actividad en
correspondientes al hacer.

la

que

se

determinan

las

tareas

Dirigir: Actividad donde se influye en los individuos para que
contribuyan
a
favor del
cumplimiento
de
las
metas
organizacionales.
Control: Actividad que mide y corrige el desempeño individual y
organizacional para garantizar que los actividades cumplan con los
planes, midiendo el desempeño, generando así la detección de
problemáticas con respecto a las normas y la corrección de éstas.

Unidades de
información

Uso de recursos: Hace referencia a la utilización de los distintos
tipos de recursos que dispone la organización: humanos,
financieros, materiales y de información; ligado a la
optimización del mismo.
Actividades de trabajo: Conjunto de operaciones o tareas
que se realizan en la unidad para el logro de los objetivos
establecidos.
Logro de objetivos o metas de la organización: Todo el
proceso administrativo que incluye las diferentes actividades
mencionadas, deben establecerse con el propósito de lograr
los objetivos o metas de la unidad.

Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia es el
cumplimiento de objetivos y la eficiencia es el logro de
objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos.
Unidades de
información

La Administración:

Sigue un propósito,
fin u objetivo.

Esta asociada a los
esfuerzos de un
grupo.

Es intangible solo se
vislumbra en
resultados.

Unidades de
información

Rol del profesional de la ciencia de la información como
administrador:
Rol es un conjunto organizado de comportamientos
correspondientes a un oficio determinado”.
Hoy día los administradores desempeñan roles, los cuales
pueden ser agrupados en categorias:

Administrador profesional

Roles
interpersonales:
Cabeza visible
Líder
Oficial de
enlace

Roles
informativos:
Monitor o
centro nervioso
Difusor
Portavoz

Roles de
decisión:
Emprendedor o
empresario
Piloto
Asignador de
recursos
Negociador
Unidades de
información

Roles interpersonales

Solo
los
administradores
pueden crear y mantener
una entidad productiva de
forma eficiente.
Hay dos términos que en
administración
son
confundidos los cuales son:
Eficiencia y eficacia.

Eficiencia

Producir el máximo de
resultados con el mínimo
de recursos, energía y
tiempo.

Eficacia

Capacidad administrativa
para alcanzar las metas o
resultados propuestos.

La eficacia tiene que ver con resultados, y relacionada
con lograr los objetivos.
La eficiencia, en cambio, se enfoca al buen uso de los
recursos.

Eficiencia + Eficacia = Productividad

Unidades de
información

El administrador deberá ser:

Estratega
Líder
Innovador
Creativo
Emprendedor o empresario
interno.

Requisitos y conocimientos para el administrador de unidades
de información:
Facilidad para comunicarse y establecer relaciones interpersonales a
todo nivel.
Actitudes de actualización e investigación permanente, relaciones
humanas, creatividad, dinamismo y liderazgo.
Capacidad para tomar decisiones, dirigir, planear y desarrollar servicios
acordes con las necesidades de información de los usuarios
Tener conocimiento sobre la comunidad que atiende la unidad,
en cuanto a sus características sociales, económicas y culturales.
Tener conocimientos básicos en planeamiento, organización técnica y
Unidades de
funcionamiento de servicios de información.
información
Poseer los conocimientos en el uso de tecnologías apropiadas para
organizar, recuperar y difundir la información.

Funciones del administrador de las unidades de
información:
Elaborar el plan operativo (plan de actividades) de acuerdo
con las necesidades de la respectiva comunidad y presentar
en forma periódica los informes correspondientes.
Organizar los diferentes fondos documentales teniendo en
cuenta las normas establecidas de ley.
Establecer y coordinar los servicios técnicos y administrativos .
Elaborar y actualizar el reglamento interno de la Unidad.
Orientar a los diferentes usuarios en el uso de las fuentes de
información y demás materiales disponibles.
Organizar y desarrollar actividades de divulgación y
extensión de la información.
Prever las necesidades de dotación tomando en cuenta las
solicitudes de los usuarios.
Mantenerse en contacto permanente
Unidades de
información

Síntesis:
Para el alumno es básico el conocimiento de las diferentes
unidades de información ya que estas harán parte de su labor
en las diferentes actividades profesionales en las que se
desempeñe, realizando actividades acordes a la gestión de
cada uno de ellas, e implementando un rol efectivo, eficaz y
eficiente.

Bibliografía:

Improven Consultores. (2201, octubre). Biblioteca digital de
gestión empresarial: Gestión del cambio. Área de consultoría de
dirección y organización.
Lopez Yepes, J. (Ed) (2004). Diccionario enciclopédico de
ciencias de la documentación (Vols. -). Madrid: Editorial Síntesis.
Robbins, S.P., y Coulter, M. (2005). Administración (8va ed.).
México: Pearson Educación de México.

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