Come migliorare la produttività?

Nuovo anno e nuove sfide professionali e obiettivi. Spesso capita di essere bloccati però di iniziare a lavorare pieni di entusiasmo ma di non riuscire ad essere efficienti al massimo. Qui ho fatto un elenco di 6 semplici consigli per migliorare la produttività che potete mettere subito in pratica.

Io per esempio non riesco a lavorare senza la musica. Se mi devo concentrare ed essere produttiva accendo Spotify e mi collego alla mia compilation dedicata, infilo le cuffie o gli auricolare e cerco una musica rilassante, possibilmente che non conosco a volte classica, a volte new age… accendo il cronometro e inizio a lavorare. Guardare il tempo nello smartphone vicino (rigorosamente silenzioso) e ascoltare la musica, mi aiuta nella concentrazione e nella mia produttività.

Se non facessi così la situazione sarebbe: vado a vedere una cosa sui social per lavoro ma poi ci perdo 20 minuti, rispondo a due mail poi mi metto a fare pulizia della casella di posta, applico filtri e creo/svuoto cartelle, poi passo a fare pulizia nella cartella download che sembra un cestino. Insomma tutte cose utili per carità, a cui devi effettivamente dedicare del tempo ma non è quello il momento giusto.

Il momento in cui devo essere produttiva mi devo concentrare sulle scadenze, sui lavori che devo fare, non si scappa. Ma soprattutto se finisco prima di lavorare ho più tempo per me, per i miei affetti e per i miei hobby e per cucinare (una delle mie passioni).

Quando sono produttiva poi sono contenta e soddisfatta, perché sto portando benefici al mio lavoro. Da quando lavoro poi fissa da casa devo darmi delle regole ferree, essere molto diligente altrimenti finisco che devo lavorare anche la notte. Ma le energie calano e non si è più produttivi quindi dobbiamo gestire al meglio il nostro tempo.

INIZIATE DA UNA LISTA

Lo so è un consiglio semplice ma tutto parte da lì, da una buona lista. Fare la lista permette di organizzare al meglio le cose da fare, per me la cosa migliore è iniziare dalle priorità ma poi aggiungere tutto quello che devo fare senza tralasciare nulla.

Se mettessi solo le 2/3 cose più urgenti sentirei di avere un sacco di tempo a disposizione invece no, ne ho poco e devo fare tanto. Se metto tutto, ma proprio tutto nella lista, mi crea la giusta attenzione del tempo. Poi passo a spuntare o eliminare le cose che ho fatto, che grande soddisfazione.

La cosa importante è segnare quali sono i 3 task principali della giornata, quelli più grossi, non devono essere di più perché altrimenti sarà difficile poi portarli a termine. Invece 3 è un numero corretto, se poi ci avanza del tempo e possiamo infilare le altre cose da fare bene le inseriamo, ma così non saremo in super ansia che non siamo riusciti a smaltire tutta la lista. Chiaro che le cose da fare sono molte di più, ma le principali dico non devono mai essere più di 3. Le altre sono a corollario o in abbinata.

Questa è una delle primissime regole per migliorare la produttività! Vediamo le altre.

TROVA IL TUO SPAZIO

Come dicevo prima che sia la musica, che sia la tv accesa, che sia il silenzio assoluto o la finestra aperta, la stanza incasinata o asettica… prendervi il vostro spazio. Ognuno di noi ha le sue preferenze ed è giusto così, non ci sono regole. Questo permette di creare quella zona di comfort che vi fa sentire protetti e liberi dalle distrazioni.

Nel mio caso io ho bisogno appunto di musica, stanza/tavolo pulito senza troppe distrazioni, luce dalla finestra, notifiche disattivate, timer sul telefono. Questo è lo spazio giusto per me per poter lavorare bene. Poi posso farlo anche in treno o in un bar ma è diverso.

Lo spazio deve essere la zona che per te rappresenta il massimo della produttività senza distrazioni. E' importante crearsene uno su misura.

UNA BUONA COLAZIONE O UN PRANZO CHE CI ASPETTA

Per me mangiare bene aiuta a migliorare la produttività. Ti da energia fondamentale per andare avanti e avere il cervello attivo e le sinapsi collegate. Quindi che sia una bella colazione ricca che vi permette di fare il pieno di energie o un lauto pranzo che vi aspetta, magari fuori per costringervi ad alzarsi e fare due passi ancora meglio se in compagnia dove parlate di tutt’altro che lavoro.

Questo per me è fondamentale per poter produrre al meglio. Se così non fosse sentirei senso di appetito e mi alzerei diverse volte per cercare qualcosa da mangiare e questo mi porta via concentrazione e tempo.

Se riuscite organizzatevi per tempo il pranzo, ordinate un delivery a metà mattina o pensate già alla mattina cosa mangerete a pranzo in modo che non dobbiate, quando vi alzate dalla sedia pensare a "cosa mangio oggi" che vi porterà via tempo e concentrazione.

IMPOSTA IL TEMPO

Sapere quanto tempo devi dedicare alle attività è molto importante per la tua produttività. Ad esempio, se hai solo 30 minuti di lavoro sul tuo blog perché poi hai una riunione o un appuntamento, ma ti occorrerebbe invece un’ora per scrivere un post su Linkedin, probabilmente non è una buona idea iniziare un nuovo articolo.

Usa invece il tempo che hai a disposizione per terminare almeno un’attività. Ad esempio, se ti prende 15 minuti pianificare tutti i tuoi social media e 15 minuti per creare una grafica per un nuovo articolo, fai questo e basta. È meglio utilizzare il poco tempo in modo efficace per completare alcuni compiti più piccoli, che perdere tempo per creare qualcosa di grosso che non riuscirai a terminare. Se hai delle mail in sospeso, seleziona quelle che sai che richiedono meno tempo e, rispondi velocemente a quelle mail nei 15 minuti. Fare attività in sequenza aiuta il cervello ad essere focalizzato su una cosa e non passare da un'attività all'altra.

Tutto questo è da organizzare all’inizio quindi, quando si fa la lista a fianco delle cose da fare è utile segnare il tempo da dedicare alle diverse attività.

FATTI AIUTARE

Se ve che non riesci a gestire tutto fatti aiutare, cerca qualcuno che sappia che cosa deve fare e che abbia esperienza. Se prendi una persona alle prime armi devi dedicare altro tempo per la sua formazione e se il tuo problema è la mancanza di tempo questo non ti aiuterà anzi ti creerà altro stress.

Ma non si può fare tutto da soli, soprattutto se il tuo lavoro cresce e questo è un bel segnale, se devi cercare qualcuno che ti aiuti a cui delegare vuole dire che il tuo business sta andando bene. Impara quindi a farti aiutare, da un’assistente oppure da altri professionisti specializzati.

Magari puoi affidare a qualcuno la grafica per i tuoi social, la programmazione, la risposta alle email, la spedizione di pacchi e prodotti o la tua amministrazione. Fai una lista delle cose che ti piace fare meno o che ti portano via più tempo e decidi cosa potresti affidare a qualcuno.

Se sei un libero professionista non pensare solo che questa funzione ha un costo, sì ce l’ha, ma se riesci ad essere più produttiva è un investimento per il tuo lavoro.

Se lavori come dipendenti alza la mano, impara a dire che il lavoro è troppo per te e rischi di farlo male, chiedi aiuto ai colleghi e parlane con il tuo responsabile per fargli notare la cosa. Non è segno di debolezza, ma è sinonimo di lucidità e di voler far il lavoro che ci è stato assegnato, nell'interesse dell'azienda per cui lavorate.

QUANDO È TROPPO È TROPPO

Se vedi che hai esagerato e stai lavorando da ore, stacca! La cosa migliore per essere produttivi è essere concentrati, sereni e motivati. Quindi alzati, prenditi 5 minuti, bevi una tazza di te, un caffè o un succo di frutta. Ascolta le notizie alla radio o alla tv.

Fai una telefonata veloce in piedi camminando, metti il naso fuori dalla finestra e fai un bel respiro, guarda cosa succede nel mondo, magari basta che passino due persone sotto la finestra mentre tornano dalla spesa per farti accorgere che siamo umani e non possiamo chiedere troppo a noi stessi.

Ok essere produttivi ma bisogna anche essere onesti e non chiedere troppo a noi stessi. Se siamo stanchi fermiamoci per poi ripartire con più energie.

COSA NE DITE DI QUESTI SEMPLICI CONSIGLI PER MIGLIORARE LA PRODUTTIVITÀ?

Sono sicuramente cose che magari già sapevate, ma a volte rileggere e sentire cosa dovremmo fare, per migliorare la produttività, aiuta a metterle in pratica.

Questo articolo per esempio è frutto della pratica dei punti sopra, l’ho fatto come esercizio. L’ho scritto, programmato e creato le immagini in un’ora esatta. 

Voi avete altri consigli per migliorare la produttività? Che tecniche utilizzate?

Se vi va fatemelo sapere nei commenti.