[INFOGRÁFICO] MITOS E VERDADES SOBRE DANFE E XML
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O documento esclarece a validade do XML e do DANFE, destacando que o XML é a validação do documento enquanto o DANFE é utilizado para a circulação da mercadoria. É essencial apresentar o DANFE durante a fiscalização, mas os arquivos XML devem ser arquivados por 5 anos, sendo o XML o documento que possui valor fiscal perante o fisco. O texto também enfatiza a importância de um sistema eficiente para gerir e armazenar esses documentos fiscais eletrônicos.
[INFOGRÁFICO] MITOS E VERDADES SOBRE DANFE E XML
- 1. Mitos e Verdades sobre Tanto o XML, quanto o DANFE (Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica) tem validade. No entanto, cada um com seu obje vo. O XML é a validação propriamente dita do documento e o DANFE é para circular a mercadoria. Este úl mo deve ser impresso de acordo com a validação do XML, ou seja, conteúdo que foi autorizado. Não preciso circular ou apresentar ao posto de fiscalização o arquivo XML. Devo apresentar o DANFE, o qual foi gerado a par r do arquivo XML, validado e assinado pelo fisco. Na portaria do des no, será apresentado o DANFE que circulou com a mercadoria, o qual foi gerado a par r das informações do XML, validado e assinado pelo fisco. Uma boa prá ca, que vale ser ressaltada, é: no momento da portaria, além de apresentar o DANFE que acompanhou a mercadoria, é verificar a sua existência e autorização perante o SEFAZ. Isso garante que de fato o documento é valido e que a chave do DANFE está como Uso Autorizado. A mercadoria retorna com a transportadora para a origem (Emitente) com o DANFE jus ficado no verso. Chegando essa mercadoria na origem, o emitente deverá avaliar a ação a ser tomada: recebimento de nota própria ou cancelamento. Será necessário guardar todos os XML's recebidos e emi dos para um período de 5 anos. Nesse caso, cabe u lizar um sistema que realize todo esse controle e possa oferecer a informação no momento desejado. No ato de uma fiscalização, onde o auditor não irá solicitar o DANFE e sim o arquivo XML recebido, pois esse foi de fato o arquivo assinado pelo fisco. MITO VERDADE Não será necessário circular com o arquivo XML para apresentar na portaria, visto que o arquivo XML já foi disponibilizado pelo emitente, por intermédio de um e-mail ou, até mesmo, via um portal fornecido pelo emitente. Vale ressaltar que por prá ca, a maioria das empresas possui um e-mail padrão para receber as notas fiscais eletrônicas. Não será necessário devolver o arquivo XML ao emitente. O que será necessário é u lizar a Manifestação do Des natário para essa nota, mencionado que a operação não foi realizada. Se ainda es ver no prazo de cancelamento o emitente poderá realizar o cancelamento. Para isso, sugerimos que tanto o cliente quanto o fornecedor entrem em contato para realizar um consenso da operação em questão. Qual documento devo apresentar no posto de fiscalização? No recebimento de des no, devo apresentar qual po de documento na portaria? No caso de uma recusa da mercadoria no ato do recebimento da portaria de des no, como proceder? Após a operação concluída, ou seja, ter recebido a mercadoria e já registrado no ERP, deverei arquivar o DANFE? Não é novidade que o volume de projetos digitais e novas obrigatoriedades aumentaramapós2008quandopassouavigoraranotafiscaleletrônica. A NF-e foi ins tuída pelo governo federal para alguns ramos de a vidades dentrodoProjetoSPED. Nesse Infográfico, pretendemos esclarecer Mitos e Verdades que surgiram sobreaquestãodoXMLgeradoeoDANFEemi do. Qual documento tem valor fiscal no momento da emissão da nota fiscal? XML ou DANFE Nesse contexto, o que deve ser apresentado é o DANFE. O fiscal do posto irá fazer a leitura do código de barras da chave de acesso da nota fiscal eletrônica e vai comparar com a que de fato está validada no Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Como mencionamos no primeiro tópico,o DANFE é u lizado para a circulação da mercadoria. Por isso, no ato da entrega na portaria de des no, será apresentado o DANFE. Nesse caso, na maioria dos estados, é feita uma observação no verso do DANFE, com carimbo da empresa, mencionando o mo vo pela recusa do recebimento. Deverá ser avaliado qual o padrão definido pelo fisco do estado local. Nesse quesito, ainda há uma cultura do passado. Muitas empresas têm por hábito arquivar o DANFE e não dão a devida atenção ao arquivo XML. De fato, o XML que deverá ser arquivado e manter em guarda durante um período de 5 anos. Ambos tem o seu valor fiscal, porém, cada um com sua caracterís ca. É nesse ponto que devemos ter muito cuidado. O que vale perante o FISCO é o XML, que foi validado, assinado e retornando para o emitente. Após isso, o DANFE deve ser emi do conforme o XML, assinado e validado pelo fisco. Dessa forma, o que irá acompanhar a mercadoria até o seu des no é o DANFE. Não há necessidade de arquivar o DANFE para um período de 5 anos. Esse processo era feito quando a nota fiscal era emi da em formulário con nuo, onde o modelo da nota fiscal era 01. PRECISA DE MAIS SEGURANÇA, RAPIDEZ E QUALIDADE NO SEU CONTROLE FISCAL? A QUIRIUS ESTÁ PRONTA PARA LHE AJUDAR.: !CONHEÇAAGORA Cabe ressaltar a importância de um sistema que faça toda a gestão e guarda do arquivo, pois muitas empresas tem os arquivos XML em diretórios, e-mail par culares, onde não há uma gestão efe va das informações, expondo-se ao risco fiscal. Alémdisso,gostaríamosdedeixarumadica: É muito importante fazer a gestão do documento fiscal eletrônico que está sendo emi do contra a sua empresa e que eventualmente ainda não chegoudeforma sica,porexemplo,acompanhadoporum DANFE. É importante acompanhar e verificar se não estão sendo emi das para suaempresa NF-ee CT-edeformaindevida. DANFE e XML