Módulo 4 - Avaliação e Relatórios
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Este documento fornece orientações sobre avaliação e relatórios de projetos sociais para organizações sem fins lucrativos. Ele explica que a avaliação é importante para medir o progresso em relação aos objetivos e melhorar projetos futuros, enquanto os relatórios compartilham resultados com os envolvidos. O documento também discute como elaborar relatórios para diferentes públicos-alvo.
Módulo 4 - Avaliação e Relatórios
- 1. Gestão de Projetos Sociais Manual para Organizações Sem Fins Lucrativos Instituto Voluntários em Ação Maio 2011 Módulo 4 – Avaliação e Relatórios Realização Apoio
- 2. Avaliação e Relatórios Em muitas Organizações, a avaliação é vista mais como uma requisição de parceiros financeiros do que uma ferramenta de gerenciamento. Os parceiros certamente querem saber se seu dinheiro está sendo gasto de maneira apropriada. Porém, é muito mais importante o uso do monitoramento e avaliação para a própria organização ou projeto, para saber como está o andamento em relação aos seus objetivos. AVALIAÇÃO Avaliação é a comparação do que foi planejado com o que foi feito, e como isso foi alcançado ao longo do Projeto. É o momento do projeto visando a melhoria de projetos futuros. Será a partir dos indicadores de monitoramento/acompanhamento, ou melhor, a partir da variação verificada em alguns indicadores, desde o início até o final do projeto que iremos quantificar os impactos do projeto. Para que avaliar? Para conhecer a eficácia, eficiência e impacto do seu projeto: Eficácia: Os objetivos do Projeto foram atingidos; Eficiência: Os objetivos do Projeto foram atingidos com a menor utilização dos recursos disponíveis; Impacto: se o que você realizou fez ou não alguma diferença.
- 3. Tipos de Avaliação: Existem muitas maneiras e metodologias diferentes para avaliar projetos sociais. Neste caso nos centraremos em duas: AVALIAÇÃO SEGUNDO O IMPACTO AVALIAÇÃO SEGUNDO O RETORNO ECONÔMICO “O projeto atinge seus objetivos?” “Os resultados do Projeto, diante de seus custos, são razoáveis?” Está relacionada ao impacto que o Esta pergunta é importante porque Projeto tem sobre os beneficiários muitas vezes embora o projeto tenha escolhidos. Estuda as relações causais impacto positivo, ele não é grande o entre as ações efetuadas no projeto e as suficiente diante dos custos da sua mudanças observadas nos indicadores implementação. Pode ser que outros escolhidos. Ou seja, nos permitirá dizer se Projetos com um custo menor foi de fato o Projeto o responsável pelas alcançassem resultados semelhantes. mudanças que sem o Projeto, não teriam acontecido. Um relatório de Avaliação deve conter, normalmente, as seguintes seções e informações: SUMÁRIO Quanto mais curto, melhor. É o resumo geral sobre o desenvolvimento do projeto que deve conter de forma clara e ordenada as informações principais das seguintes seções. PREFÁCIO Não é essencial: agradecimentos ou outros comentários ÍNDICE Com páginas enumeradas, para auxiliar as pessoas a encontrarem o que desejam ler no relatório. 1ª SEÇÃO: Informações básicas sobre o projeto, breve explicação do INTRODUÇÃO: processo utilizado para o acompanhamento e avaliação e eventuais problemas ocorridos. 2ª SEÇÃO: Aqui serão organizadas seções com áreas importantes de DESCOBERTAS: descobertas, p.ex. eficiência, eficácia e impacto, ou quaisquer outros temas que tenham emergido.
- 4. 3ª SEÇÃO: Aqui você apresentará conclusões de suas descobertas CONCLUSÕES: tanto positivas como negativas 4ª SEÇÃO: Sugestões específicas para os próximos passos RECOMENDAÇÕES: (continuidade do projeto), o que deve mudar, etc. APÊNDICE/ANEXO: Aqui devem ser incluídas as listas das pessoas entrevistadas, os questionários usados, um mapa da área, as planilhas de monitoramento e desempenho, etc. TAREFA: Após a finalização ou prazo de implementação do Projeto, junte todas as informações e elabore o relatório de avaliação do Projeto, de forma clara e ordenada segundo as seções da tabela anterior. Lembre-se que o propósito da avaliação é entender quão eficiente é o projeto em distribuir benefícios para a comunidade em questão, se o dinheiro e tempo investidos justificam os resultados e por que. RELATÓRIOS Relatórios servem para disseminar o Projeto. Desenvolver um sistema de relatórios é importante para compartilhar resultados com todos os envolvidos, pois é assim que se aprende com os erros. Relatórios registram informações, devem ser de fácil compreensão, breves, contendo apenas as informações mais relevantes, cuidando a gramática e a apresentação. Um excesso de informação pode fazer com que os destinatários percam o interesse e não leiam os dados mais relevantes sobre o Projeto. Cumprindo seu papel de ferramentas de gestão de projetos, relatórios incluem informação sobre a dinâmica do trabalho de grupo, as manifestações dos beneficiários, informações financeiras, resultados parciais e finais, conclusões das avaliações e informações não mensuráveis sobre o aprendido ao longo do Projeto.
- 5. Muitos atores como doadores ou a própria sociedade apenas terão conhecimento do esforço da equipe e dos beneficiários do Projeto através dos relatórios posteriores. A imagem e o profissionalismo da equipe e das Organizações envolvidas, para muitos públicos vão depender da gramática e da forma da escrita, além dos conteúdos e resultados. Após avaliar e elaborar o relatório final do Projeto é necessário informar os envolvidos sobre a sua continuidade, sustentabilidade e replicabilidade. DISSEMINAÇÃO: Disseminar o Projeto significa compartilhar as informações e resultados com o ambiente interno e externo à organização: AMBIENTE INTERNO: É a equipe de trabalho, os beneficiários, as Organizações de apoio, os parceiros, grupos, comunidades envolvidas e diretamente interessadas. AMBIENTE EXTERNO: tudo o que não participa do projeto no seu funcionamento: pessoas, grupos, instituições e comunidades distanciadas da experiência do Projeto. Por que disseminar no ambiente externo? Para multiplicar e replicar uma idéia e experiência que tanto se for positiva como negativa é de real utilidade social. Disseminar vai, por tanto, muito além de divulgar: é tornar o Projeto palpável à sociedade, que pode transformá-lo num novo modelo de trabalho. Disseminar é uma ATITUDE durante todo o tempo de duração do Projeto: No Início: Para criar Durante: Compartilhar No Final: Desenvolver interesse público pelo lições aprendidas, modelos, políticas, porojeto que está para multiplicar boas replicar casos de acontecer. experiências. sucesso.
- 6. Diferentes Destinatários: Você se reportará aos diferentes destinatários de diferentes maneiras, às vezes de forma escrita, outras verbalmente. Novas ferramentas surgem a cada dia e ficam disponíveis para utilização muitas vezes gratuitas, como apresentações de PowerPoint, slides e vídeos. Segundo o destinatário, a elaboração e os conteúdos dos diferentes relatórios se basearão nas seguintes questões: Quem está atualmente se beneficiando do projeto e de que forma? Como será transmitido o que se aprendeu? (formato, itens, tamanho e freqüência dos relatórios) Como utilizar os relatórios? (ritmo de reuniões internas, método de analisar os relatórios em equipe, organização e tomada de decisão para corrigir erros de forma rápida) Quem deve receber os relatórios? O que melhoraria a eficiência, a eficácia e o impacto do projeto atual? (baseado na interpretação dos indicadores, fazendo uma comparação entre o início e o final do projeto) Que lições podem ser aprendidas deste projeto em termos de replicabilidade? Que diferença fez o projeto? Transformou a realidade anterior?
- 7. A tabela abaixo traz algumas sugestões de mecanismos de relatórios para destinatários distintos: Público-Alvo Como? Quando? (Destinatários) (Recomendação de Formato) (Frequência) Parceiros Resumo por escrito das principais informações Periódico: ex. Financeiros do acompanhamento pode ser enviado por Trimestral email. Relatório completo por escrito, impresso, com Momento resumo executivo inicial, focado nos resultados final: Avaliação e no retorno econômico. Equipe do Resumo escrito e apresentação verbal, focada Periódico: ex. Projeto no reconhecimento aos sucessos e Trimestral principalmente a identificar e corrigir os erros que ameaçam o sucesso total ou parcial do projeto. Avaliar o desempenho e as contribuições de cada membro da equipe. Discussão em grupo sobre o relatório completo, Momento seguido de uma discussão em profundidade final: Avaliação sobre as mudanças que o Projeto conseguiu Beneficiados Apresentação verbal, em forma de reunião De tempos em informal, se possível com apoio de material tempos ao audiovisual sobre as mudanças obtidas e a longo do continuidade do Projeto, visando obter um Projeto feedback e controlando o nível de participação. Sociedade em Artigos de Jornal, conferências, mídias sociais, De tempos em Geral páginas de Internet, etc. tempos ao longo do projeto, principalmente após a finalização.
- 8. Conclusão Acima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a sua execução. O gerente do projeto deve manter-se alerta e flexível com os acontecimentos do dia-a-dia, mas deve estar sempre se reportando ao plano inicial para não perder o controle. A principal qualidade do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos. Ele é o ponto focal das informações, nele convergem informações que ele depois deverá processar e divulgar para todo o restante da equipe. O segredo é envolver a equipe, parceiros e beneficiários de tal forma que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto. Como diz aquele velho ditado caipira, "quando todos empurram na mesma direção, não há carroça que não saia do atoleiro".