Módulo 4 avaliação e relatórios 2012
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Este documento apresenta o quarto e último módulo de um curso sobre gestão de projetos sociais. O módulo aborda a avaliação e relatórios de projetos, incluindo como avaliar o impacto do projeto, como apresentá-lo aos parceiros e beneficiários, e como elaborar relatórios para disseminar os resultados.
Módulo 4 avaliação e relatórios 2012
- 1. Gestão de Projetos Sociais Módulo 4 – Avaliação e Relatórios Instituto Voluntários em Ação
- 2. Olá! Agora daremos início ao Quarto e último Módulo do nosso Curso de Gestão de Projetos Sociais. Neste Módulo você saberá como avaliar o impacto de seu Projeto Social e de que forma apresentá-lo aos seus parceiros e beneficiários da Organização. Ao final desta apresentação você encontrará as atividades que deverá realizar. Verifique as datas de entrega das atividades no nosso Calendário! Consulte também o Manual Escrito deste Módulo, disponível na página Seu Curso do nosso Site e também leia as Leituras Complementares, disponibilizadas na Biblioteca. Não deixe de participar dos Plantões de Dúvidas! Bom trabalho!
- 3. Nosso Cronograma - Junho Domingo Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Sábado 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Onde Disponibilização do 10h – 12h: Chat de 16h – 18h: Chat de estamos? e Gabarito Dúvidas Dúvidas Respostas comentadas das Atividades 3. 10. 11. Início do 12. 13. 10h – 12h: Chat 14. 16h – 18h: Chat 15. 16. Módulo 4 – de Dúvidas do de Dúvidas do Disponibilização do Avaliação e Módulo 4; Módulo 4; Gabarito e Relatórios. Respostas Início do Recebimento das comentadas das Envio dos recebimento das Atividades 4. Atividades 4. primeiros Atividades 4. conteúdos e Atividades 4. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. Chat – Plantão de Finalização do Certificação Certificação Dúvidas Geral Curso, últimas dúvidas e 10h – 12h orientações para os próximos passos. Recebimento das Atividades 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30.
- 4. Avaliação e Relatórios Em muitas Organizações, a avaliação é vista mais como uma requisição de parceiros financeiros do que uma ferramenta de gerenciamento. Os parceiros certamente querem saber se seu dinheiro está sendo gasto de maneira apropriada. Porém, é muito mais importante o uso do monitoramento e avaliação para a própria organização ou projeto. Assim, você saberá o andamento das ações e de que forma os objetivos estão sendo alcançados.
- 5. Avaliação Avaliação é a comparação do que foi planejado com o que foi feito, e como isso foi alcançado ao longo do Projeto. Para que avaliar? Avaliamos um Projeto para conhecer a eficácia, eficiência e impacto do seu projeto! Você lembra desses conceitos? Eficácia Eficiência Impacto Os objetivos do Os objetivos do Projeto foram se o que você realizou Projeto foram atingidos com a fez ou não alguma atingidos menor utilização dos diferença recursos disponíveis;
- 6. Tipos de Avaliação Existem muitas maneiras e metodologias diferentes para avaliar projetos sociais. Neste caso nos centraremos em duas: AVALIAÇÃO SEGUNDO O IMPACTO AVALIAÇÃO SEGUNDO O RETORNO ECONÔMICO “O projeto atinge seus objetivos?” “Os resultados do Projeto, diante de seus custos, são razoáveis?” Está relacionada ao impacto que o Projeto tem Esta pergunta é importante porque muitas vezes sobre os beneficiários escolhidos. Estuda as embora o projeto tenha impacto positivo, ele relações causais entre as ações efetuadas no não é grande o suficiente diante dos custos da projeto e as mudanças observadas nos sua implementação. Pode ser que outros indicadores escolhidos. Ou seja, nos permitirá Projetos com um custo menor alcançassem dizer se foi de fato o Projeto o responsável pelas resultados semelhantes. mudanças que sem o Projeto, não teriam acontecido.
- 7. Como relatar a Avaliação? Após avaliar, veja o que um relatório de Avaliação deve conter: SUMÁRIO Quanto mais curto, melhor. É o resumo geral sobre o desenvolvimento do projeto que deve conter de forma clara e ordenada as informações principais das seguintes seções. PREFÁCIO Não é essencial: agradecimentos ou outros comentários ÍNDICE Com páginas enumeradas, para auxiliar as pessoas a encontrarem o que desejam ler no relatório. 1ª SEÇÃO: Informações básicas sobre o projeto, breve explicação do processo utilizado para o INTRODUÇÃO: acompanhamento e avaliação e eventuais problemas ocorridos. 2ª SEÇÃO: Aqui serão organizadas seções com áreas importantes de descobertas, p.ex. eficiência, DESCOBERTAS: eficácia e impacto, ou quaisquer outros temas que tenham emergido. 3ª SEÇÃO: Aqui você apresentará conclusões de suas descobertas tanto positivas como negativas CONCLUSÕES: 4ª SEÇÃO: Sugestões específicas para os próximos passos (continuidade do projeto), o que deve RECOMENDAÇÕES: mudar, etc. APÊNDICE/ANEXO: Aqui devem ser incluídas as listas das pessoas entrevistadas, os questionários usados, um mapa da área, as planilhas de monitoramento e desempenho, etc. Lembre-se que o propósito da avaliação é entender quão eficiente é o projeto em distribuir benefícios para a comunidade em questão, se o dinheiro e tempo investidos justificam os resultados e por que.
- 8. Importante Após a finalização ou prazo de implementação do Projeto, junte todas as informações e elabore o relatório de avaliação do Projeto, de forma clara e ordenada segundo as seções vistas no slide anterior. Lembre-se que o propósito da avaliação é entender o quão eficiente é o projeto em distribuir benefícios para a comunidade em questão, se o dinheiro e tempo investidos justificam os resultados e por que.
- 9. Relatórios Para que serve? Relatórios servem para disseminar o Projeto Desenvolver um sistema de relatórios é importante para compartilhar resultados com todos os envolvidos, pois é assim que se aprende com os erros. Devem ser de fácil compreensão, breves, contendo apenas as informações mais relevantes, cuidando a gramática e a apresentação. Um excesso de informação pode fazer com que os destinatários percam o interesse e não leiam os dados mais relevantes sobre o Projeto.
- 10. O que contém num Relatório? Informações Resultados financeiras parciais e finais As manifestações Conclusões das dos beneficiários avaliações Informações não Informação sobre mensuráveis a dinâmica do trabalho de Relatório sobre o quefoi aprendido ao grupo longo do Projeto
- 11. Disseminação Após avaliar e elaborar o relatório final do Projeto é necessário informar os envolvidos sobre a sua continuidade, sustentabilidade e replicabilidade. O que é disseminar? Disseminar o Projeto significa compartilhar as informações e resultados com o ambiente interno e externo à organização. Por que Ambiente Ambiente disseminar no ambiente Interno Externo externo? Para multiplicar e replicar uma idéia e experiência que A equipe de trabalho, os Tudo o que não participa tanto se for beneficiários, as do projeto no seu positiva como Organizações de apoio, os funcionamento: pessoas, negativa é de real parceiros, grupos, grupos, instituições e comunidades envolvidas e comunidades distanciadas utilidade social. diretamente interessadas. da experiência do Projeto.
- 12. Disseminar Disseminar vai, por tanto, muito além de divulgar: é tornar o Projeto palpável à sociedade, que pode transformá-lo num novo modelo de trabalho. Disseminar é uma ATITUDE durante todo o tempo de duração do Projeto: No Início: Para criar Durante: Compartilhar No Final: Desenvolver interesse público pelo lições aprendidas, modelos, políticas, porojeto que está para multiplicar boas replicar casos de acontecer. experiências. sucesso.
- 13. Diferentes destinatários • Você se reportará aos diferentes destinatários de diferentes maneiras, às vezes de forma escrita, outras verbalmente. • Novas ferramentas surgem a cada dia e ficam disponíveis para utilização muitas vezes gratuitas, como apresentações de PowerPoint, slides e vídeos. • Segundo o destinatário, a elaboração e os conteúdos dos diferentes relatórios se basearão nas seguintes questões: Quem está atualmente se beneficiando do projeto e Como será transmitido o que se aprendeu? (formato, itens, de que forma? tamanho e freqüência dos relatórios) Como utilizar os relatórios? Quem deve receber os relatórios? Que lições podem ser aprendidas deste projeto em termos de O que melhoraria a eficiência, a eficácia e o replicabilidade? impacto do projeto atual? (baseado na interpretação dos indicadores, fazendo uma comparação entre o início e o final do projeto) Que diferença fez o projeto? Transformou a realidade anterior?
- 14. A tabela abaixo traz algumas sugestões de mecanismos de relatórios para destinatários distintos Público-Alvo Como? Quando? (Destinatários) (Recomendação de Formato) (Frequência) Parceiros Financeiros Resumo por escrito das principais informações do Periódico: ex. Trimestral acompanhamento pode ser enviado por email. Relatório completo por escrito, impresso, com resumo Momento final: executivo inicial, focado nos resultados e no retorno Avaliação econômico. Equipe do Projeto Resumo escrito e apresentação verbal, focada no Periódico: ex. Trimestral reconhecimento aos sucessos e principalmente a identificar e corrigir os erros que ameaçam o sucesso total ou parcial do projeto. Avaliar o desempenho e as contribuições de cada membro da equipe. Discussão em grupo sobre o relatório completo, seguido de Momento final: uma discussão em profundidade sobre as mudanças que o Avaliação Projeto conseguiu Beneficiados Apresentação verbal, em forma de reunião informal, se De tempos em tempos possível com apoio de material audiovisual sobre as ao longo do Projeto mudanças obtidas e a continuidade do Projeto, visando obter um feedback e controlando o nível de participação. Sociedade em Geral Artigos de Jornal, conferências, mídias sociais, páginas de De tempos em tempos Internet, etc. ao longo do projeto, principalmente após a finalização.
- 15. Conclusão Acima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a sua execução. O gerente do projeto deve manter-se alerta e flexível com os acontecimentos do dia-a-dia, mas deve estar sempre se reportando ao plano inicial para não perder o controle. A principal qualidade do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos. Ele é o ponto focal das informações, nele convergem informações que ele depois deverá processar e divulgar para todo o restante da equipe. O segredo é envolver a equipe, parceiros e beneficiários de tal forma que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto. Como diz aquele velho ditado caipira, "quando todos empurram na mesma direção, não há carroça que não saia do atoleiro".
- 16. Atividades do Módulo 4: O projeto deve ser disseminado no Vimos que avaliar é comparar o que Os Relatórios servem para disseminar início, durante e no final da sua foi planejado com o que foi feito, e como o Projeto. Assinale a opção verdadeira: realização, para criar interesse isso foi alcançado ao longo do Projeto, público, compartilhar lições visando a melhoria de projetos futuros. a) Os relatórios não são uma aprendidas e replicar casos de Sobre o processo de avaliação do ferramenta de gerenciamento de sucesso. Sobre a disseminação de projeto, sinale a opção verdadeira: projetos. projetos sociais, sinale a opção verdadeira: a) A avaliação é simplesmente uma b) A organização deve elaborar um requisição dos parceiros financeiros que relatório final detalhado, com a) Segundo o destinatário, a querem saber se seu dinheiro está sendo vocabulário técnico para ser entregue elaboração e os conteúdos do gasto de maneira apropriada, e não tem impresso a todos os envolvidos: relatórios serão diferentes. nenhuma utilidade para a organização parceiros financeiros, comunidade que desenvolve o projeto. atingida pelo projeto, meios de b) O projeto deve ser disseminado no comunicação e voluntários. ambiente interno da organização: na b) A avaliação sobre o impacto do projeto equipe de trabalho, os beneficiários, responde a pergunta “O projeto atinge c) A sociedade tem muitas fontes de as Organizações de apoio, os seus objetivos?” informação disponíveis para conhecer o parceiros, grupos, comunidades esforço e as atividades das envolvidas e diretamente c) A avaliação sobre os resultados do organizações do Terceiro Setor, por interessadas. projeto responde a pergunta “Os tanto, a organização não deve investir resultados do Projeto, diante de seus tempo nem recursos na elaboração de c) O projeto deve ser disseminado no custos, são razoáveis?” relatórios. ambiente externo da organização, mesmo que não participa do projeto d) Avaliamos o nosso projeto para d) Após avaliar e elaborar o relatório no seu funcionamento: pessoas, conhecer a eficácia, eficiência e impacto final do Projeto é necessário informar grupos, instituições e comunidades do nosso projeto: se os resultados foram os envolvidos sobre a sua distanciadas da experiência do atingidos segundo os recursos continuidade, sustentabilidade e Projeto. disponíveis conseguindo ou não fazer replicabilidade. alguma diferença na realidade inicial. d) Todas as anteriores são verdadeiras.
- 17. Dúvidas? Em caso de dúvidas, estaremos sempre à disposição pelo e-mail cursogestaodeprojetos@hotmail.com Até o dia 22 de Junho ficaremos à disposição para recebimento de atividades e resolução de dúvidas. Entre em contato conosco via e-mail ou consulte o nosso Cronograma para veras datas e horários dos nossos Chats de Plantões de Dúvidas! Mande suas atividades o quanto antes! Desejamos muito sucesso para o seu Projeto!